Постановление Правительства РФ от 6 июля 2015 г. N 676
"О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"

В соответствии с частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые требования к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации.

2. Установить, что мероприятия, предусмотренные требованиями , утвержденными настоящим постановлением, осуществляются федеральными органами исполнительной власти в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период на руководство и управление в сфере установленных функций.

3. Рекомендовать иным государственным органам, помимо федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органам управления государственными внебюджетными фондами, органам местного самоуправления руководствоваться в своей деятельности требованиями , утвержденными настоящим постановлением.

Требования
к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации
(утв. постановлением Правительства РФ от 6 июля 2015 г. N 676)

С изменениями и дополнениями от:

I. Общие положения

1. Настоящий документ определяет требования к порядку реализации мероприятий по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации и выводу из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшему хранению содержащейся в их базах данных информации, осуществляемых федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (далее соответственно - система, органы исполнительной власти) в целях повышения эффективности реализации полномочий органов исполнительной власти в результате использования информационно-коммуникационных технологий.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 11 мая 2017 г. N 555 Требования дополнены пунктом 1.1

1.1. При реализации органами исполнительной власти мероприятий по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации и выводу из эксплуатации систем и дальнейшему хранению содержащейся в их базах данных информации должны выполняться:

а) требования о защите информации, содержащейся в системах, устанавливаемые федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий;

б) требования к организации и мерам защиты информации, содержащейся в системе.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 11 мая 2017 г. N 555 Требования дополнены пунктом 1.2

1.2. В целях выполнения требований о защите информации, предусмотренных пунктом 1.1 настоящего документа (далее - требования о защите информации), органы исполнительной власти определяют требования к защите информации, содержащейся в системе органа исполнительной власти, для чего осуществляют:

а) определение информации, подлежащей защите от неправомерных доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации;

б) анализ нормативных правовых актов, методических документов и национальных стандартов, которым должна соответствовать система;

в) классификацию системы в соответствии с требованиями о защите информации;

г) определение угроз безопасности информации, реализация которых может привести к нарушению безопасности информации в системе, и разработку на их основе модели угроз безопасности информации;

д) определение требований к информационной системе (подсистеме) защиты информации, содержащейся в системе.

II. Требования к порядку создания системы

2. Основанием для создания системы является:

а) обязанность органа исполнительной власти по созданию системы, предусмотренная нормативными правовыми актами;

б) решение органа исполнительной власти о создании системы с целью обеспечения реализации возложенных на него полномочий.

3. Создание системы осуществляется в соответствии с техническим заданием с учетом модели угроз безопасности информации, предусмотренной подпунктом "г" пункта 1.2 настоящего документа.

Модель угроз безопасности информации и (или) техническое задание на создание системы согласуются с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий в части, касающейся выполнения установленных требований о защите информации.

Техническое задание на создание системы должно включать сформированные в соответствии с подпунктом "а" пункта 1.1 настоящего документа требования к защите информации, содержащейся в системе.

4. Техническое задание на создание системы и модель угроз безопасности информации утверждаются должностным лицом органа исполнительной власти, на которое возложены соответствующие полномочия.

5. Порядок создания системы включает следующие последовательно реализуемые этапы:

а) разработка документации на систему и ее части;

б) разработка рабочей документации на систему и ее части;

в) разработка или адаптация программного обеспечения;

г) пусконаладочные работы;

д) проведение предварительных испытаний системы;

е) проведение опытной эксплуатации системы;

ж) проведение приемочных испытаний системы.

6. Этап разработки документации на систему и ее части включает разработку, согласование и утверждение документации в объеме, необходимом для описания полной совокупности проектных решений (в том числе по защите информации) и достаточном для дальнейшего выполнения работ по созданию системы.

7. Этап разработки рабочей документации на систему и ее части включает разработку, согласование и утверждение документации, содержащей сведения, необходимые для выполнения работ по вводу системы в эксплуатацию и ее эксплуатации, и порядка эксплуатации системы, содержащего сведения, необходимые для выполнения работ по поддержанию уровня эксплуатационных характеристик (качества) системы (в том числе по защите информации), установленных в проектных решениях, указанных в пункте 6 настоящего документа, в том числе:

а) перечень действий сотрудников при выполнении задач по эксплуатации системы, включая перечень, виды, объемы и периодичность выполнения работ по обеспечению функционирования системы;

б) контроль работоспособности системы и компонентов, обеспечивающих защиту информации;

в) перечень неисправностей, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы, и рекомендации в отношении действий при их возникновении;

г) перечень режимов работы системы и их характеристики, а также порядок и правила перевода системы с одного режима работы на другой с указанием необходимого для этого времени.

8. Этап разработки или адаптации программного обеспечения включает разработку программного обеспечения системы, выбор и адаптацию приобретаемого программного обеспечения, а также в установленных случаях и порядке сертификацию разработанного программного обеспечения системы и средств защиты информации по требованиям безопасности информации.

9. Этап пусконаладочных работ включает автономную наладку технических средств и программного обеспечения частей системы, загрузку информации в ее базу данных, комплексную наладку технических средств и программного обеспечения системы, включая средства защиты информации.

10. Этап проведения предварительных испытаний включает:

а) разработку программы и методики предварительных испытаний, в соответствии с которыми осуществляется проверка системы на работоспособность и соответствие техническому заданию на ее создание;

б) проверку системы на работоспособность и соответствие техническому заданию на ее создание;

в) устранение выявленных при проведении таких испытаний неисправностей и внесение изменений в документацию и рабочую документацию на систему;

г) оформление протокола испытаний и акта о приемке системы в опытную эксплуатацию.

11. Этап проведения опытной эксплуатации включает:

а) разработку программы и методики опытной эксплуатации;

б) опытную эксплуатацию системы в соответствии с программой и методикой опытной эксплуатации;

в) доработку программного обеспечения системы и дополнительную наладку технических средств в случае обнаружения недостатков, выявленных при опытной эксплуатации системы;

г) оформление акта о завершении опытной эксплуатации, включающего перечень недостатков, которые необходимо устранить до начала эксплуатации системы.

12. Этап проведения приемочных испытаний включает:

а) испытания системы на соответствие техническому заданию на ее создание в соответствии с программой и методикой приемочных испытаний;

б) анализ результатов устранения недостатков, указанных в акте о завершении опытной эксплуатации;

в) оформление акта о приемке системы в эксплуатацию.

III. Требования к порядку ввода системы в эксплуатацию

13. Основанием для ввода системы в эксплуатацию является правовой акт органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию, определяющий перечень мероприятий по обеспечению ввода системы в эксплуатацию и устанавливающий срок начала эксплуатации.

14. Правовой акт органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию включает:

а) мероприятия по разработке и утверждению организационно-распорядительных документов, определяющих мероприятия по защите информации в ходе эксплуатации системы, разработка которых предусмотрена нормативными правовыми актами и методическими документами федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, а также национальными стандартами в области защиты информации;

б) мероприятия по аттестации системы по требованиям защиты информации, в результате которых в установленных законодательством Российской Федерации случаях подтверждается соответствие защиты информации, содержащейся в системе, требованиям, предусмотренным законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации;

в) мероприятия по подготовке органа исполнительной власти к эксплуатации системы;

г) мероприятия по подготовке должностных лиц органа исполнительной власти к эксплуатации системы, включая лиц, ответственных за обеспечение защиты информации.

15. Ввод системы в эксплуатацию не допускается в следующих случаях:

а) невыполнение установленных законодательством Российской Федерации требований о защите информации, включая отсутствие действующего аттестата соответствия требованиям безопасности информации;

б) отсутствие в реестре территориального размещения объектов контроля, предусмотренном Правилами осуществления контроля за размещением технических средств информационных систем, используемых государственными органами, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными унитарными предприятиями, государственными и муниципальными учреждениями, на территории Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 675 "О порядке осуществления контроля за соблюдением требований, предусмотренных частью 2.1 статьи 13 и частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", сведений о размещении технических средств информационной системы на территории Российской Федерации;

в) невыполнение требований настоящего раздела, выявленных в ходе осуществления контроля в соответствии с Правилами осуществления контроля за соблюдением требований к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 675 "О порядке осуществления контроля за соблюдением требований, предусмотренных частью 2.1 статьи 13 и частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

16. Срок начала эксплуатации системы не может быть ранее срока окончания последнего мероприятия, предусмотренного правовым актом органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию.

IV. Требования к порядку развития системычасти 7 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", а также в пункте 15 настоящего документа.

VI. Требования к порядку вывода системы из эксплуатации и дальнейшего хранения содержащейся в ее базах данных информации

20. Основанием для вывода системы из эксплуатации является:

а) завершение срока эксплуатации системы, в случае если такой срок был установлен правовым актом органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию;

б) нецелесообразность эксплуатации системы, в том числе низкая эффективность используемых технических средств и программного обеспечения, изменение правового регулирования, принятие управленческих решений, а также наличие иных изменений, препятствующих эксплуатации системы;

г) порядок, сроки и способы информирования пользователей о выводе системы из эксплуатации.

23. Перечень мероприятий по выводу системы из эксплуатации включает:

а) подготовку правовых актов, связанных с выводом системы из эксплуатации;

б) работы по выводу системы из эксплуатации, в том числе работы по деинсталляции программного обеспечения системы, по реализации прав на программное обеспечение системы, демонтажу и списанию технических средств системы, обеспечению хранения и дальнейшего использования информационных ресурсов системы;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 11 мая 2017 г. N 555 пункт 23 дополнен подпунктом "в"

в) обеспечение защиты информации в соответствии с документацией на систему и организационно-распорядительными документами по защите информации, в том числе архивирование информации, содержащейся в системе, уничтожение (стирание) данных и остаточной информации с машинных носителей информации и (или) уничтожение машинных носителей информации.

24. Если нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное, то сроки хранения информации, содержащейся в базах данных системы, определяются органом исполнительной власти и не могут быть меньше сроков хранения информации, которые установлены для хранения документов в бумажном виде, содержащих такую информацию.

25. Срок вывода системы из эксплуатации не может быть ранее срока окончания последнего мероприятия, предусмотренного правовым актом о выводе системы из эксплуатации.

Система управления ИТ: три составные части …

В контексте этого номера под системой управления ИТ мы будем подразумевать автоматизированную систему управления деятельностью ИТ-подразделения, построенную на базе специализированных подходов, методологий, стандартов и программных решений для ИТ-отрасли. Концептуальной основой построения такой системы является «сервисный подход», то есть организация управления ИТ-службой как сервисным подразделением и ориентация всей работы персонала на предоставление услуг бизнесу. Поэтому такая система управления часто называется «Системой управления ИТ-услугами», а ее внедрение – «Внедрение ITSM-решения» или «ITSM-проект».

Система управления ИТ, конечно, не ограничивается средствами автоматизации. Конечный результат ITSM-проекта – работающая система управления ИТ «под ключ». Это совокупность трех составляющих – «процессы», «люди», «средства автоматизации». Когда мы говорим о коммерческом внедрении или об оказании услуг по внедрению, все эти составляющие, как правило, включаются в договор с исполнителем (системным интегратором, консалтинговой компанией) в качестве формальных объектов поставки.

«Процессы» – это так называемая процессная документация, то есть целый комплекс организационно-распорядительных документов, описывающих и устанавливающих правила работы персонала ИТ-подразделения, области ответственности и порядок взаимодействия. Концептуальная основа современной системы управления ИТ (наряду с уже упоминавшимся сервисным подходом) – это процессное управление в сочетании с отраслевой моделью, описанной в библиотеке ITIL. Конкретный ITSM-проект охватывает один или несколько взаимосвязанных процессов, для которых и разрабатывается процессная документация.

«Люди» – это сотрудники ИТ-подразделения, которые участвуют в процессе внедрения, а затем становятся пользователями системы. Они являются носителями опыта и знаний о специфических технологиях и практиках организации и вносят существенный творческий вклад в дизайн системы.

«Средства автоматизации» – это комплекс технических и программных средств, автоматизирующих деятельность в рамках процессов. Мы не будем уделять особого внимания самим программным средствам, скажем лишь, что на современном рынке представлено немало специализированных отраслевых программных решений.

Для компании «Инфосистемы Джет» флагманскими решениями являются (в алфавитном порядке) линейки продуктов «BMC Remedy ITSM Suite» и «HP Software Service Management Center». Таким образом, внедрение ITSM-решения – это целенаправленное изменение трех составляющих системы управления ИТ: нормативной документации, навыков работы персонала и средств автоматизации для ограниченного числа видов деятельности (процессов). После принятия принципиального решения о необходимости изменения системы управления ИТ (запуске ITSM-проекта) начинается стадия планирования. Здесь устанавливаются ключевые параметры проекта, выделяются его составные части (задачи), определяется необходимый объем ресурсов, последовательность проведения работ, устанавливается бюджет.

На этом этапе организация принимает ряд важных решений. В первую очередь: какими силами реализовать проект, самостоятельно или с привлечением консультантов? Какое программное обеспечение использовать? Для ответа на эти вопросы в помощь организации имеется достаточное количество источников, в том числе – исследования, рейтинги и отзывы владельцев подобных систем. Распространенными инструментами поиска наилучших решений являются запрос технико-коммерческих предложений ведущих интеграторов, организация технических презентаций и демонстраций от различных вендоров, запуск «пилотных» проектов для сравнения платформ.

При тщательном подходе организаций к планированию в части выбора программных средств и команды исполнителей, в большинстве случаев остается за кадром технологический аспект планирования проекта: что будет взято за основу создаваемой системы, в какой степени и каким образом эта основа будет доработана для получения конечного результата. Как правило, вопрос выбора способа разработки и внедрения на этапе подготовки проекта не ставится явным образом, этот способ как бы скрыт внутри детальных планов проекта и остается на усмотрение исполнителя.

По нашему мнению, недостаточно четко обозначенный выбор способа разработки влечет за собой высокие риски неустранимых отклонений от плана (то есть тех, которые требуют сущест-венного перепланирования и уточнения составных частей проекта). Снизить влияние таких рисков поможет открытое обсуждение и согласование ожиданий заказчика и исполнителя относительно способа внедрения.

… и три варианта внедрения

При всем разнообразии платформ и богатстве функциональных возможностей, представленных на рынке специализированных программных средств «промышленного» класса, организация имеет в своем распоряжении всего три альтернативных способа использования их для построения системы управления. Назовем их условно: «Решение от производителя», «Лучшая практика» и «Индивидуальное решение».

«Решение от производителя» – установка системы автоматизации «из коробки» и начало работы по эталонным технологическим схемам производителя (с последующей донастройкой в процессе сопровождения). Это наиболее быстрый и недорогой способ организовать работу по-новому.

«Лучшая практика» – установка типового решения, заранее созданного компанией-интегратором на основе своего опыта. Это наиболее гарантированный способ получить реально работающую систему.

«Индивидуальное решение» – разработка индивидуального решения, начиная с процессной модели и регламентов процессов и заканчивая особенностями настроек интерфейсов пользователей. Такой способ лучше всего позволяет учесть пожелания сотрудников и имеющиеся в организации наработки.

При выборе решения от производителя организация получает систему автоматизации с преднастроенной бизнес-логикой и документацию, входящую в стандартный комплект поставки лицензий. Работы интегратора по настройке такого решения включают установку и тестирование на комплексе технических средств заказчика, ввод справочных данных о размещении объектов обслуживания, организационной структуре, сервисах, пользователях. Также производится интеграция с почтовой системой для отправки оповещений. Этого, как правило, достаточно, чтобы начать обучение сотрудников и эксплуатацию системы управления.

«Лучшая практика» (авторское решение компании-интегратора) обеспечивает, как минимум, удобный, не перегруженный пользовательский интерфейс и достаточный для работы набор автоматизированных функций. Помимо инсталляции и заполнения справочников, внедрение такого решения подразумевает некоторую адаптацию процессной документации и доработку системы автоматизации, в основном, средствами настройки, а не программирования. Ключевые предпосылки успешного внедрения: верная оценка применимости для конкретной отрасли и заказчика, наличие простого и красивого интерфейса, высокое качество документации и надежность функционирования.

Первые два варианта («решение от производителя» и «лучшая практика») имеют много общего. Это готовые решения, которые в рамках проекта не разрабатываются. Внедрение их, по сути, начинается с развертывания и обучения. Планы внедрения таких решений разработаны заранее, много раз апробированы и от проекта к проекту не меняются. Если организация пошла по одному из этих вариантов модернизации системы управления, самые критичные вопросы проекта – это вопросы выбора правильного производителя (платформы) и правильного интегратора.

Выбираем «Индивидуальное решение». Как будем делать?

Наименее предсказуемым и поэтому более интересным для рассмотрения с точки зрения участников проекта представляется «Индивидуальное решение», в рамках внедрения которого происходит, в первую очередь, проектирование и разработка специфичной для конкретной организации системы. Проекты внедрения индивидуальных решений могут существенно различаться по стоимости и срокам. По нашему опыту наиболее существенным фактором здесь является способ организации проекта.

В качестве методологической основы проектирования и внедрения индивидуальных решений, в общем случае, используются стандарты управления проектами, стандарты и базовые нормативные документы управления жизненным циклом программных средств, а также методологии проектирования программных средств от известных производителей (Microsoft, Oracle, HP, BMC и др.). На их основе компания-интегратор формирует свой собственный профиль стандартов и методик, регламентирующий процессы проектирования, разработки, эксплуатации и развития информационной системы. Все эти стандарты и методики адаптируются и конкретизируются применительно к определенным классам проектов, в нашем случае – к ITSM-проектам.

Рис. 1. Карта продуктов

В результате получается набор конкретных методических указаний, требований, свойств и показателей качества, характеризующих способ организации разработки и внедрения системы. Другая часть характеристик индивидуального решения – в основном, функциональные и технические – творчески определяется заказчиком и исполнителем уже в процессе разработки.

Таким образом, даже для индивидуального решения на стадии планирования проекта значительная часть проектных решений предопределена и известна исполнителю. Поэтому имеет смысл поставить обсуждение способа разработки в один ряд с такими вопросами подготовки проекта, как выбор платформы (вендора) и выбор архитектуры.

В какой последовательности будут получены результаты проекта? Как будут сформированы и собраны замечания заказчика? В каком порядке и в каком объеме замечания будут приняты и устранены? Эти и другие вопросы, характеризующие применяемый исполнителем способ организации проекта, могут быть поставлены
на этапе планирования в том числе и для того, чтобы более точно сравнить конкурентные предложения и выбрать наилучшее.

Основной вопрос способа разработки: каким образом мы получаем продукты проекта? Для того чтобы понимать это самим, рассказать об этом заказчику, и, самое сложное, реализовать задуманное, мы используем карты продуктов проекта. Карта продуктов – это схема промежуточных и конечных результатов проектных работ, определяющая, что и в каком порядке будет производиться в ходе проекта (см. ). Методической основой построения карты продуктов является метод «Планирование на основе продуктов» (Product based planning) из Prince2, используемый для разработки «Структурной декомпозиции работ» (Work breakdown structure).

Наши карты «расчерчены» этапами проекта, на которые в виде прямоугольников наносят продукты проекта. Прямоугольники соединяются связями, связи определяют, на основе каких продуктов разрабатываются следующие продукты. Таким образом, карта продуктов определяет технологию изготовления системы управления.

Все продукты могут быть разделены на две группы. Первая группа – «внешние», которые предоставляются заказчику. Вторая – «внутренние», которые необходимы проектной команде как технологическая составляющая, как правило, для того, чтобы получить один из «внешних» продуктов.
У нас применяется еще одна классификация продуктов: «обязательный» и «опциональный». К «обязательным» относятся продукты, разработка которых необходима с технологической точки зрения (без них конечный результат ITSM-проекта не получить). К «опциональным» относятся продукты, без которых можно было бы обойтись. «Опциональные» продукты включаются в карту продуктов, как правило, по требованию заказчика.

Состав, последовательность и взаимосвязи продуктов, составляющие основную ценность карты, определены эвристически, вряд ли возможно представить универсальный алгоритм составления такой карты. Это результат многолетнего опыта внедрения, огромного количества ошибок, принципиальных идеологических споров, внезапных открытий, проб, прошедших испытание временем и реальными проектами.

На основе карты продуктов можно наглядно показать основные отличия и особенности рассматриваемого способа разработки. Большинство реализованных нами проектов может быть отнесено к одному из двух способов организации работ. Назовем их условно «Классический» и «Итерационный» и рассмотрим каждый отдельно.

Каждый пример продукта в статье описан по следующей схеме:

• Форма;
• Назначение;
• Содержание;
• Варианты, рекомендации.

«Классический» способ внедрения системы управления ИТ

Суть «классического» способа внедрения – по-этапная разработка системы, начиная с исследования предметной области и заканчивая внедрением системы «под ключ» и дальнейшим сопровождением. Мы выделяем (и наносим на карту) следующие этапы проекта:

• Обследование;
• Проектирование;
• Разработка;
• Развертывание;
• Опытно-промышленная эксплуатация;
• Ввод в промышленную эксплуатацию;
• Техническая поддержка и сопровождение.

В случае «классического» способа внедрения этапы очень важны, так как получаемые в конце этапа результаты (продукты проекта) кладутся в основу следующего этапа, и их пересмотр практически невозможен без внесения изменений в проект. Рассмотрим основные продукты проекта на каждом из этапов.

Этап 1: Обследование

Цели у этапа обследования две: получить представление о текущей практике в предметной области и уточнить постановку задачи. Основной результат этапа – отчет об обследовании. Если следовать карте, первый продукт этапа – «Структура объекта управления» (другое название – «Модель обследования»). Заказчику он не выдается, это «внутренний» продукт. В нем, по той же схеме «люди – процессы – средства автоматизации», фиксируется: что нужно исследовать в рамках обследования, какие документы получить и изучить, с какими людьми провести интервью, какие средства автоматизации, используемые заказчиком, рассмотреть.

Отчет об обследовании

Форма

Текстовый документ (преимущественно), презентация.

Назначение

Отчет об обследовании является наиболее любопытным и интересным для чтения проектным документом. В начале проекта отчет полезен для создания атмосферы взаимопонимания в совмест-ной проектной группе «Заказчик – Исполнитель»: консультанты демонстрируют понимание специфики и приоритетов организации, а представители заказчика принимают и соглашаются использовать термины и инструментарий ITSM-проектов, например, «ролевая структура процесса» и «уровень зрелости».

Вторая жизнь «Отчета» начинается в конце проекта, когда требуется продемонстрировать эффект от внедрения новой системы (было – стало). В дальнейшем, после запуска системы управления в эксплуатацию, он становится ненужным и практически не используется.

На основе чего разрабатывается

Консультанты составляют отчет на основе своих заметок, сделанных в ходе интервью, а также на основе собранных документов организации: положений, инструкций и так далее. Точность и качество пропорциональны квалификации консультантов и их количеству на интервью (один консультант – плохо). Если в ходе обследования проводилось анкетирование (что бывает не каждый раз), результаты обрабатываются и попадают в отчет в агрегированном виде.

Типовой отчет условно делится на три основных блока: общие сведения, описание текущей ситуации, выводы.

Общие сведения – это заявленные цели обследования, границы обследования (организационные и функциональные), перечень используемых документов и интервьюируемых лиц. Здесь же приводится описание методики обследования, включая методы сбора информации, методы группировки и обобщения, методы и критерии оценки.

Описание текущей ситуации – это структурированное изложение текущей практики «как есть», иногда с использованием графических схем и рисунков. Для всех обследуемых областей деятельности организации используется единая структура описания. Например, такая:

• Организационная и ролевая структура;
• Виды деятельности процесса;
• Документационное обеспечение;
• Информационное обеспечение;
• Средства автоматизации.

Часто в раздел включаются требования руководства и собранные в ходе обследования пожелания по улучшению, по возможности, без изменения формулировок.

В разделе «Выводы» содержатся результаты анализа текущей ситуации. Практически всегда это результаты оценки уровня зрелости процессов, а также выявленные «узкие места» и связанные с ними риски.

После раздела «Выводы» логичным кажется наличие каких-то рекомендаций, однако, в контексте идущего ITSM-проекта на этом можно сэкономить: проект запущен, бюджет утверж-ден, требования сформулированы – пора приступать к проектированию.

Проектную группу заказчика часто интересует содержание интервью, которые консультанты проводят с высшим руководством ИТ-службы и представителями бизнеса. Чтобы удовлетворить такой интерес, рекомендуется заранее согласовать с руководством публикацию обсуждаемых тем в отчете или присутствие руководителя проектной группы заказчика на интервью.

На основе него разрабатывается промежуточный продукт «План обследования», производным от него является «внешний» продукт «План-график обследования». Продукт «План-график обследования» считается готовым, когда он согласован с заказчиком. В этот момент мы имеем четкое представление, как будет проходить обследование. Следующим за «Планом обследования» «внутренним» продуктом является комплект материалов, составляющих «Результаты обследования» – все, что собрано в рамках обследования. Далее производится «Отчет об обследовании» – основной результат этапа. Производным от него может быть «опциональный» продукт «Презентация итогов обследования».

Этап 2: Проектирование

Цель этапа проектирования – предложить и согласовать с заказчиком организационные и технические решения, которые лягут в основу создаваемой системы управления ИТ. Основные результаты этапа – «Модель системы управления ИТ» и детализирующие ее «Описания (регламенты) процессов».

Процессная модель

Форма

Текстовый документ, презентация (преимущественно).

Назначение

Процессная модель представляет собой набор ключевых характеристик создаваемой системы управления. Это наиболее дорогостоящие элементы дизайна будущей системы, относительно которых требуется принять решения на ранних стадиях проекта, чтобы избежать существенных переработок. Процессная модель компактна, содержит только важное, удобна для обсуждения и согласования.

На основе чего разрабатывается

Исходными ограничениями при разработке процессной модели являются определение проекта в организации и соответствующие положения договора с исполнителем. Как правило, заранее определен состав процессов – подсистем будущей системы управления. Известны и утверждены цели проекта, например, «Внедрение в Департаменте ИТ-процессного подхода, ориентированного на потребности бизнеса. Внедрение элементов мировой «лучшей практики» управления ИТ».

Внешними источниками, используемыми при разработке модели, являются принятые к использованию стандарты, «лучшие практики», а также предыдущий опыт членов команды.

Основной проектный источник разработки – отчет об обследовании, а точнее описание текущей практики и «узкие места» в ней. Новая модель должна сохранить хорошо работающие методы управления и устранить недостатки.

В описании процессной модели имеет смысл опираться на широко используемое деление системы на три составные части – «процессы», «люди», «средства автоматизации».

Для каждого процесса, как правило, модель фиксирует следующие элементы решения:

• Термины и определения;
• Профиль применяемых стандартов и методов управления;
• Целевой уровень зрелости и его характеристики;
• Цели процесса;
• Входы и выходы (результаты) процесса;
• Информационные объекты;
• Виды деятельности, общая схема процесса.

Набор остальных ключевых характеристик (другими словами – «политик»), включенных в модель, является специфическим для каждого процесса. Для управления инцидентами это может быть число линий поддержки, вариант организации службы поддержки (централизованная или распределенная, решающая или регистрирующая), поддерживаемые способы обращения в службу поддержки.

В части ролевой структуры системы («люди») в модели определяется состав и ответственность ролей за виды деятельности процессов. Для каждой роли должна быть оценена возможность назначения или найма персонала. В случае необходимости изменения оргструктуры на это должно быть явно указано.
Что касается средств автоматизации, если они к этому моменту еще не выбраны и не приобретены, то в процессную модель включается перечень планируемых к использованию программных средств и определяется необходимость и методы интеграции со смежными системами (источниками данных о сотрудниках, системами инвентаризации, почтовой программой и т.д.).

Чтобы процессная модель не превратилась в маркетинговый материал или, скажем, самоотчет проектной команды (на чем хотелось бы сэкономить), рекомендуется включать в нее те элементы системы, для которых обсуждались альтернативные варианты дизайна.

Модель – центральный продукт этапа. Разработка и согласование модели происходит в несколько итераций с привлечением максимально широкой рабочей группы заказчика. Ошибки, допущенные при разработке модели, обязательно дадут о себе знать на последующих этапах проекта. Цена вопроса: как минимум, существенная переработка уже полученных результатов и неудовлетворенность заказчика. На основе согласованной модели разрабатываются «Схемы процессов» как промежуточный шаг при разработке «Описаний (регламентов) процессов».

Регламент процесса

Форма

Текстовый документ, содержащий графические схемы.

Назначение

Прочитав регламент, участники процесса и заинтересованные лица (например, аудиторы) должны получить представление о следующих вещах: с какой целью и какие действия выполняются в процессе (без подробного описания, как именно) и кто за что отвечает.

На основе чего разрабатывается

Полуфабрикатом для разработки регламента является процессная модель. Согласованные ранее виды деятельности разбиваются на процедуры, определяются участники процедур и ответственные. Описываются сами процедуры, условные и безусловные переходы между ними, более подробно – в точках передачи управления.

Регламент представляет собой логически связанное формальное описание видов деятельности процесса с указанием ответственных. Вот примерная структура регламента (возьмем управление инцидентами):

• Термины и определения;
• Общие положения:
  • Цели и задачи процесса;
  • Преимущества процесса;
  • Область применения и границы процесса;
  • Входы в процесс управления инцидентами;
  • Выходы из процесса управления инцидентами;
  • Общая схема и описание процесса;
  • Инструментальные средства процесса;
• Роли и обязанности участников процесса:
  • Функциональные роли;
  • Матрица ответственности;
• Регламент процесса:
  • Прием и регистрация;
  • Классификация и первичная поддержка;
  • Назначение;
  • Разрешение, выполнение;
  • Закрытие;
  • Владение;
• Метрики процесса:
• Компоненты и отчеты, предоставляемые процессом;
• Приложение А – Правила классификации;
• Приложение Б – Правила определения приоритетов;
• Приложение В – Правила эскалации.

Чтобы регламент мог быть использован по назначению, то есть быть прочитанным до конца, рекомендуется все отвлекающие, нарушающие логически связанное описание подробности вынести в приложения или другие документы (спецификации и инструкции).

Этап 3: Разработка

Цель этапа разработки – создание средств автоматизации и разработка процессной документации.

На основе «Описаний (регламентов) процессов» разрабатываются «Спецификации процессов». Для каждого процесса управления в составе системы разрабатываются три спецификации: «Спецификация воркфлоу», «Спецификация метрик» и «Спецификация интеграции». На их основе разрабатываются «Сценарии тестирования СА».

Спецификация процесса

Форма

Текстовый документ.

Назначение

Спецификация процесса детализирует положения регламента. Если регламент устанавливает, что и в какой последовательности выполняется в процессе, то спецификация отвечает на вопрос: как именно и с какими результатами выполняются процедуры. Как проектный документ спецификация содержит основные функциональные требования для разработки автоматизированной системы. В дальнейшем используется в качестве основы для составления сценариев тестирования и рабочих инструкций участников процессов.

На основе чего разрабатывается

Спецификация разрабатывается на основе регламента и детализирует его процедуры с учетом ограничений и возможностей выбранных средств автоматизации.

В спецификации процедуры процесса разбиваются на последовательность шагов – элементарных операций участников процесса (пользователей системы). Структура описания процедуры примерно следующая:

• Описание процедуры:
  • Номер (идентификатор) процедуры;
  • Название процедуры;
  • Описание процедуры (из регламента);
  • Ответственный исполнитель (роль);
• Вход в процедуру (событие, активирующее процедуру);
• Операции.

Для каждой операции указывается:

• Номер операции;
• Название операции;
• Выполняемые действия;
• Результат операции.

После внедрения системы управления в эксплуатацию для сокращения затрат на сопровождение рекомендуется вносить изменения сначала в регламент и спецификацию, а затем «нарезать» из спецификации инструкции и сценарии.

Параллельно идет работа по созданию средств автоматизации: создается промежуточный продукт «Базовый стенд СА (системы автоматизации)», затем «Рабочий стенд СА» – путем настройки базового стенда согласно спецификациям. «Внешний» продукт «Опытный стенд СА» получается на основе «Рабочего стенда СА» и набора «Сценарии тестирования СА»: усилиями команды тестировщиков и инженеров система автоматизации доводится до готовности к демонстрации заказчику, обучению и опытной эксплуатации.

На основе спецификаций и «Опытного стенда СА» разрабатывается набор продуктов «Инструкции пользователей СА». Результирующим «внешним» продуктом этапа является «Демонстрация СА» проектной команде заказчика.
Опциональными «внешними» продуктами на данном этапе могут быть: «Техническое задание» (на основе спецификаций), «Методика испытаний» (на основе «Сценариев тестирования»), «Описание системы показателей» (на основе набора «Спецификаций метрик»).

Этап 4: Развертывание

Цель этапа развертывания – подготовить объект управления к опытному или опытно-промышленному использованию системы автоматизации.

План опытной (опытно-промышленной) эксплуатации

Форма

Текстовый документ, план в MS Project.

Назначение

Документ служит инструментом планирования и организации совместных действий участников для гарантированного достижения целей опытной эксплуатации в заданный срок (как правило, от двух недель до полутора месяцев).

На основе чего разрабатывается

План включает два крупных раздела: регламент проведения опытной эксплуатации и собственно план.

Регламент проведения опытной эксплуатации отвечает на следующие вопросы:

• Какие цели должны быть достигнуты?
• Каковы сроки проведения опытной эксплуатации?
• Какие подразделения и сотрудники участвуют?
• Какие роли в процессах им назначены?
• Какие методические материалы доступны участникам и где они опубликованы?
• К кому и по каким вопросам обращаться, в какие сроки и каким образом?
• В каком режиме используются «старые» системы и технологии?
• Будут ли вноситься изменения в систему во время опытной эксплуатации?

План опытной эксплуатации включает перечень этапов и задач с указанием ответственных, длительности и сроков по каждому мероприятию. Примерами таких мероприятий могут быть «запуск и апробация приема обращений пользователей с использованием Web-интерфейса», «проведение конфигурационного аудита».

Результаты этого этапа по большей части «внешние» – видимые заказчику. Если следовать привычной структуре «люди», «процессы» и «средства автоматизации», это следующие продукты: «Обученный персонал», «Организационные мероприятия» (для запуска и начала эксплуатации системы управления ИТ) и развернутые на площадке заказчика «Средства автоматизации». Чтобы получить эти результаты, разрабатываются и согласовываются с заказчиком «План обучения», «План развертывания СА», «План выпуска приказов и распоряжений» о начале опытно-промышленной эксплуатации. Параллельно в интересах следующего этапа разрабатывается «внешний» продукт «План опытно-промышленной эксплуатации».

Этап 5: Опытно-промышленная эксплуатация

Цель этапа опытно-промышленной эксплуатации – апробировать систему управления ИТ в производственных условиях на площадке заказчика. На основе «Плана опытно-промышленной эксплуатации» в ходе этапа формируется «внутренний» продукт «Результаты опытно-промышленной эксплуатации», на основе которого будут подготовлены «внешние» продукты «Отчет об опытно промышленной эксплуатации» и «Протокол замечаний и доработок». «Опциональным внешним» продуктом этапа может стать «Презентация итогов опытно-промышленной эксплуатации».

Этап 6: Ввод в промышленную эксплуатацию

Центральное событие этапа ввода в промышленную эксплуатацию – начало использования системы управления ИТ в промышленном режиме. Для этого необходимо устранить замечания, сформулированные на этапе опытно-промышленной эксплуатации. На основе «Опытного стенда СА» и «Протокола замечаний и доработок» разрабатывается «внешний» продукт «Промышленный стенд СА». Результирующим этап и проект в целом является «внешний» продукт «Презентация итогов проекта».

После завершения проекта: Техническая поддержка и сопровождение

С точки зрения планирования и организации работ техническая поддержка и сопровождение системы управления ИТ имеет скорее процессную, чем проектную природу, и строится по другим правилам. Поэтому на нашей карте продукты проекта, связанные с деятельностью по поддержке и сопровождению, не отражены.
Таким образом, с помощью карты продуктов мы рассмотрели технологию выполнения проекта разработки и внедрения «индивидуального решения» для системы управления ИТ по «классической» схеме. Следует заметить, что для простоты изложения состав продуктов проекта был упрощен. В реальных картах, которые мы используем, для одного продукта проекта может быть предусмотрено несколько промежуточных продуктов. К примеру, «Продукт» становится сначала «Черновиком продукта», затем, после внутренней приемки, «Проектом продукта» и только после согласования с заказчиком – собственно «Продуктом». Другими словами, в карте могут быть отображены не только продукты и их взаимосвязи, но и жизненные циклы отдельных продуктов.

Составив такую карту продуктов, можно перейти к составлению плана проекта, например, с использованием Microsoft Project. Продукты проекта в плане будут представлены в виде вех, которые необходимо детализировать проектными работами. Для этого требуется каждую совокупность входящих связей продукта сформулировать в виде задач по изготовлению продукта на основе предыдущих. Оценив длительность получившихся проектных задач, получим базовый план проекта.

«Итерационный» способ внедрения системы управления ИТ

«Классический» способ внедрения наиболее распространен на рынке консалтинговых услуг, имеет широкую популярность и проверен временем. Тем не менее он обладает одним недостатком, вернее особенностью, которая в сегодняшних условиях приобретает все большее значение как для заказчика, так и для исполнителя. Речь идет о длительности. Проекты внедрения систем управления «классическим» способом редко реализуются быстрее, чем за три месяца. Напротив, совсем не редкость, когда такие проекты длятся более года. За это время могут измениться внешние условия, в которых действует компания,
а также планы, приоритеты бизнеса. Трансформируется представление руководителей ИТ-службы о том, как должна работать система управления. Все эти факторы, а также ошибки планирования накапливаются и приводят к тому, что на середине и поздних этапах проекта возрастает желание сократить отставание в ущерб либо качеству, либо количеству продуктов проекта.

«Итерационный» способ внедрения существенно снижает влияние этих рисков. Он нацелен, в первую очередь, на возможность корректировки хода внедрения, предполагая на каждой итерации пересмотр дальнейших планов.

Очевидно, что результат «итерационного проекта» по формальным объектам поставки не должен отличаться от «классического проекта». Приведем общую схему формального комплекта объектов поставки:

• Люди:
  • Участники обследования;
  • Участники проектирования системы управления;
  • Прошедшие обучение;
  • Участники опытно-промышленной эксплуатации;
• Процессы (документы):
  • Отчет об обследовании;
  • Модель процесса;
  • Схемы, описания (регламенты) процессов;
  • Спецификации;
  • Инструкция администратора системы, документация на систему автоматизации;
• Средства автоматизации:
  • Базовый стенд системы автоматизации;
  • Рабочий стенд системы автоматизации;
  • Опытный стенд системы автоматизации;
  • Промышленный стенд системы автоматизации.

  Все эти продукты должны быть получены в рамках «итерационного проекта», равно как они получаются в рамках «классического проекта».

  Итерация предполагает повторение. В нашем случае повторяться будут следующие группы задач:

• Исследование (предметной области);
• Определение границ результата итерации (релиза);
• Разработка релиза, которая включает в себя:
  • Разработку;
  • Тестирование результата разработчиком;
  • Тестирование результата постановщиком задачи;
  • Приемка релиза постановщиком задачи;
• Приемка релиза заказчиком.

Очевидно, что «приемка релиза» как в мини-цикле разработки, так и в цикле основной итерации, приводит либо к переходу к новой итерации, либо к повторению (в некотором объеме) текущей с целью устранения недостатков.

Итак, мы описали, что необходимо получить (продукты проекта) и каким способом мы собираемся это делать (цикл одной итерации). Осталось показать, каким числом итераций будет разработан продукт, и немного детализировать работы внутри каждой итерации. Мы считаем, что оптимальным количеством итераций будет три, четвертая и последующие вполне могут выполняться в рамках технической поддержки и сопровождения системы управления ИТ. Так же, как для «классического» способа разработки, рассмотрим логику получения основных продуктов проекта в разрезе трех итераций проекта.

Итерация 1: Разработка пилотного релиза (1.0)

Группа проектных задач «Исследование» в рамках первой итерации включает большой объем работ, которые при «классической» разработке выполняются на этапах обследования и проектирования:

• Обследование;
• Разработка модели.
  Затем выполняется группа проектных задач «Определение границ релиза», в которую войдут следующие работы:
• Определение границ релиза в части воркфлоу, метрик и интеграции;
• Согласование границ релиза.

Задачи, входящие в группу «Разработка», выполняются для получения прототипа системы, готового к демонстрации заказчику.

Завершает первую итерацию разработки группа проектных задач «Приемка», в которую войдут следующие работы:

• Демонстрация релиза рабочей группе заказчика;

Таким образом, при заранее оговоренных условиях и ограничениях мы получаем в некотором роде законченное, работающее решение (пилотный релиз), которое включает следующие продукты:

• Персонал заказчика, участвовавший в обследовании;
• Персонал заказчика, участвовавший в проектировании системы управления;
• Отчет об обследовании;
• Модель;
• Схемы процессов;
• Набор спецификаций;
• Согласованные границы релиза 1.0;
• Рабочий стенд СА.

Итерация 2: Разработка опытного релиза (2.0)

Группа проектных задач «Исследование» в рамках второй итерации имеет существенно меньший масштаб, чем для пилотного релиза, и включает одну задачу:

• Апробация релиза рабочей группой заказчика.

Группу проектных задач «Определение границ релиза» составляют следующие работы:

• Согласование границ релиза.

• Принятие решения о доработке релиза или переходе к следующей итерации.

Результирующими продуктами итерации 2 являются:

• Согласованные границы релиза 2.0;
• Опытный стенд СА;
• Описания (регламенты) процессов;
• Инструкции пользователя системы автоматизации;
• Программа и методика испытаний;
• Персонал заказчика, участвовавший в апробации средств автоматизации.

Итерация 3: Разработка промышленного релиза (3.0)

Для получения промышленного релиза группа проектных задач «Исследование» нацелена на расширение круга участников для более глубокой и качественной апробации решения в условиях, максимально приближенных к реальным.

Отчет об опытной (опытно-промышленной) эксплуатации

Форма

Текстовый документ.

Назначение

Документ фиксирует результаты оценки работы участников опытной эксплуатации с точки зрения целей этого этапа проекта, а также демонстрирует текущее состояние системы управления, ее готовность к промышленному использованию и направления совершенствования.

На основе чего разрабатывается

Отчет служит для сравнения плановых показателей с фактическими, поэтому в разработке используются две группы источников информации. В качестве базы для оценки рассматривается план опытной эксплуатации и методические материалы для участников процессов (регламенты, инструкции и т.п.), а фактические данные формируются участниками опытной эксплуатации в процессе работы и анализируются консультантами в ходе аудита системы.

Типовой отчет содержит три раздела: общие сведения, оценка выполнения плана опытной эксплуатации, оценка деятельности в рамках реорганизованных процессов.

Общие сведения – это, в первую очередь, источники данных и критерии оценки, используемые для формирования отчета. Желательно, чтобы выбранные критерии охватывали и управление процессами, и выполнение процедур процессов, и результаты выполнения плана опытной эксплуатации.

Оценка выполнения плана опытной эксплуатации проводится по каждому пункту плана. В случае полного или частичного невыполнения указываются причины. В разделе могут быть приведены некоторые важные количест-венные и качественные характеристики результатов, например, количество ошибок и замечаний.

Оценка деятельности в рамках процессов проводится по разработанным критериям с формированием обобщенной оценки успешности запуска каждого процесса и системы управления в целом. При этом могут быть использованы метрики и средства отчетности, входящие в состав внедряемой системы. Полезной составляющей этого раздела отчета является описание выявленных недостатков, связанных с ними рисков, а также рекомендации по снижению их влияния.

При внедрении сложной, функционально насыщенной системы на большом участке (например, когда эксплуатация не опытная, а опытно-промышленная) полезно через одну-две недели после запуска подготовить краткий промежуточный отчет.

В группу войдут следующие работы:

• Обучение пользователей системы;
• Опытно-промышленная эксплуатация.

• Формирование перечня доработок;
• Определение способа реализации доработок;
• Согласование границ релиза.

Группа проектных задач «Разработка» по своему содержанию также повторяет предыдущую итерацию. Завершает итерацию группа проектных задач «Приемка», в которую войдут следующие работы:

• Разработка программы и методики испытаний;
• Приемка релиза рабочей группой Заказчика;
• Принятие решения о доработке релиза или переходу к следующей итерации.

Итак, продуктами итерации 3 являются:

• Инструкция администратора;
• Описание настроек системы автоматизации;
• Согласованные границы релиза 3.0;
• Промышленный стенд СА;
• Обученный персонал заказчика;
• Персонал заказчика, участвовавший в опытной эксплуатации.

Таким образом, итерационный способ внедрения обеспечивает наличие всех ключевых продуктов проекта, создавая дополнительную ценность в виде возможности постоянного пересмотра хода проекта. Особенностью итерационного способа является то, что в результате каждой итерации заказчик имеет целостный набор документов, средств автоматизации и персонала. С таким набором организация имеет возможность продолжить разработку системы управления ИТ с учетом новых обстоятельств и в новых условиях, вплоть до отказа от услуг стороннего поставщика.

Заключение

В статье мы рассказали о нескольких альтернативных вариантах внедрения автоматизированной системы управления деятельностью ИТ-подразделения. Это «Решение от производителя», «Лучшая практика» и «Индивидуальное решение», которое, в свою очередь, может быть разработано как «классическим», так и «итерационным» способом.

Рассмотренные варианты различаются не только качественными характеристиками. Между базовой настройкой системы автоматизации «из коробки» и внедрением несколько раз апробированного «индивидуального» решения имеется существенная разница в сроках и стоимости проекта для заказчика.

Нет никаких сомнений, что дополнительное время и ресурсы, потраченные организацией на анализ и выбор способа внедрения на этапе подготовки проекта, окупаются более точным «попаданием» итогов проекта в запланированный бюджет и ожидания заинтересованных лиц.

Успешных вам проектов!

Порядок ввода ЭИС в эксплуатацию.

ТИПОВОЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ. СТАДИЯ ВВОДА В ЭКСПЛУАТАЦИЮ.

ЛЕКЦИЯ 10.

Согласно ГОСТ 34.601-90 «АС. Стадии создания» и ГОСТ 34.603-92 «Виды испытаний АС» В рамках стадии ввода системы в эксплуатацию проводят следующие работы:

1) организационная подготовка объекта автоматизации к вводу ИС в действие – реализация проектных решений по организационной структуре, обеспечение подразделений объекта управления инструктивно-методическими материалами, внедрение классификаторов информации;

2) подготовка персонала – обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование ИС;

3) комплектация ИС поставляемыми изделиями (в случае описанной в ТЗ необходимости такой поставки) – получение комплектующих изделий серийного и единичного производства, материалов и монтажных изделий, проведение входного контроля их качества;

4) строительно-монтажные работы – проведение работ по строительству специализированных помещений для размещения технических средств и персонала ИС, сооружению кабельных каналов, монтажу технических средств и линий связи, испытанию смонтированных технических средств, сдаче технических средств для проведения пусконаладочных работ;

5) пусконаладочные работы – автономная наладка технических и программных средств, загрузка информации в базу данных и проверка ее ведения, комплексная наладка всех средств системы;

6) проведение предварительных испытаний – испытание ИС на работоспособность и соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой предварительных испытаний; устранение неисправностей и внесение изменений в документацию на ИС, в том числе эксплуатационную в соответствии с протоколом испытаний; оформление акта о приёмке ИС в опытную эксплуатацию;

7) проведение опытной эксплуатации – опытная эксплуатация ИС; анализ ее результатов; доработка программного обеспечения ИС; дополнительная наладка технических средств ИС; оформление акта о завершении опытной эксплуатации.

8) проведение приёмочных испытаний – испытания на соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой приёмочных испытаний; анализ результатов испытания ИС и устранение недостатков, выявленных при испытаниях; оформление акта о приёмке ИС в постоянную эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию ЭИС представляет собой постепенный переход от существующей системы управления к автоматизированной. При этом не только повышается степень использования технических средств для обработки данных, но и соответствующим образом меняются сами методы управления.

В соответствии со спиральной моделью жизненного цикла системы начиная со стадии технического проектирования, подсистемы ЭИС, комплексы задач или отдельные компоненты, способные к самостоятельному функционированию, вводятся в эксплуатацию поэтапно, по мере готовности рабочей документации и технических средств.

Стадия ввода в эксплуатацию включает в себя опытную эксплуатацию комплексов задач и прием их в промышленную эксплуатацию после проведения приемо-сдаточных испытаний. В промышленную эксплуатацию всю систему принимают после завершения приема в эксплуатацию всех комплексов задач.

Одной из важных особенностей ввода системы в эксплуатацию является наличие некоторого периода, в течение которого осуществляется параллельная работа существующей системы и новой ЭИС. В технических системах одно устройство заменяют другим чаще всего последовательно во времени. Иногда новый станок устанавливают на месте старого – в этом случае в течение некоторого времени не работает ни новое, ни старое оборудование. Если новое вступает в строй раньше, чем прекращает работать старое, то они работают независимо друг от друга. При вводе в эксплуатацию ЭИС организационного типа принципиально невозможна ситуация, при которой хотя бы кратковременно не работала ни старая, ни новая система. Более того, для проверки правильности всех заложенных решений ввод в эксплуатацию новой системы осуществляется постепенно во время опытной эксплуатации следующими шагами:

1. Проверка подсистемы или комплекса задач на полном объеме реальных данных, но не в реальные сроки, необходимые для управления.

2. Работа новой системы на полном объеме реальных данных и в реальные сроки в контрольном режиме, когда полученные результаты не используются для управления, а сопоставляются с результатами, получаемыми в прежней системе, и анализируются.

3. Переход на управление по результатам новой системы при сохранении в работе старой системы на случай возможных сбоев и непредвиденных ситуаций.

4. Окончательный переход на работу новой системы.

Работа системы в параллельном режиме крайне неблагоприятна для сотрудников. Им приходится выполнять двойную работу с повышенной нагрузкой. Разработчикам системы следует стремиться к сокращению срока параллельной работы, что существенно зависит от того, насколько успешно проведена разработка и отладка системы. Недопустимо переносить хотя бы часть отладки и доводки системы на период опытной эксплуатации. Изменения и в этот период неизбежны, однако следует стремиться к тому, чтобы остались лишь такие, которые нельзя было предусмотреть до начала опытной эксплуатации.

Опытная эксплуатация перекрывает процесс тестирования. Как правило, система вводится в эксплуатацию не полностью, постепенно. Поэтому с точки зрения информационного наполнения системы ввод в эксплуатацию проходит, по крайней мере, три фазы:

2) накопление информации;

3) выход на проектную мощность.

инициирует довольно узкий круг ошибок - в основном это проблемы рассогласования данных при загрузке и собственные ошибки загрузчиков, то есть то, что не было отслежено на тестовых данных. Если отладку «на живых» данных производить невозможно, то придется моделировать ситуацию, причем быстро. Здесь требуются очень квалифицированные тестеры.

В период накопления информации проявится наибольшее количество ошибок, допущенных при создании информационной системы. Как правило, это ошибки, связанные с многопользовательским доступом. Часто на этапе тестирования таким ошибкам не уделяется должного внимания. Это связано, видимо, со сложностью моделирования, а также с дороговизной средств автоматизации тестирования информационной системы в условиях многопользовательского доступа. Некоторые ошибки исправить будет довольно сложно, так как они являются ошибками проектирования. Ни один самый хороший проект от них не застрахован. Это значит, что на всякий случай надо резервировать время на локализацию и исправление таких ошибок.

В период накопления информации можно столкнуться со знаменитым «упала база». При самом плохом раскладе окажется, что СУБД не выдерживает потока информации. При хорошем - просто параметры конфигурации неверны. Первый случай опасен, так как повлиять на производителя СУБД довольно сложно, а заказчик очень не любит ссылок на службу технической поддержки СУБД. Решать проблему отказа СУБД придется не производителю, а вам - менять схему, снижать поток запросов, менять сами запросы; в общем - вариантов много. Хорошо, если время восстановления базы вписывается в запланированное время проекта.

Выход системы на проектную мощность при удачном стечении обстоятельств - это исправление ряда мелких ошибок, и изредка – ошибок серьезных.

3) описание действий оператора при работе с программами (правила запуска программ, очередность работы, действия в возможных нестандартных ситуациях и т.д.).

Описание контрольного примера включает описание:

1) функций и параметров программного обеспечения, проверяемых контрольным примером;

2) состава технических средств, необходимых для проверки программного обеспечения на данном примере;

3) входной информации;

4) результатов прогона программ по данным контрольного примера;

5) действий оператора при проверке программы на контрольном примере;

6) результатов проверки (эталона контроля) программ на контрольном примере.

Порядок передачи программной документации

Все программы и инструкции, проверенные разработчиком на контрольном примере, сдаются заказчику по акту, удостоверяющему их приемку в опытную эксплуатацию.

Сдаваемые заказчику программное обеспечение, инструкции и описания алгоритмов должны соответствовать требованиям, предъявляемым к составу и содержанию рабочего проекта информационной системы. Заказчику передаются программы, записанные на магнитных носителях. Заказчик обеспечивает разработчика магнитными носителями и машинным временем, необходимыми для сдачи программ в опытную эксплуатацию и их дублирования (при необходимости).

Приемка комплекса задач (подсистем) в опытную эксплуатацию заключается в решении контрольного примера специально подготовленным персоналом заказчика в присутствии представителей разработчика с последующим анализом результатов. По взаимному согласованию контрольный пример может выполняться разработчиком в присутствии заказчика.

По результатам приемки подписывается акт сдачи-приемки программного обеспечения в опытную эксплуатацию. Обнаруженные

ошибки разработчика в программах и технической документации устраняются в процессе сдачи в опытную эксплуатацию.

Организационно-распорядительская документация

На основные работы, проводимые на стадии «Рабочий проект», оформляется следующая организационно-распорядительская документация:

1) приказ о проведении работ на стадии в соответствии с планомграфиком организационно-технических мероприятий;

2) план-график совместных работ исполнителя и заказчика;

3) акт проверки на контрольных примерах и приемки в опытную эксплуатацию рабочих программ;

4) акт готовности нормативно-справочной документации;

5) акт выполнения организационно-технических мероприятий по подготовке предприятия к внедрению информационной системы.

5.5. Ввод информационной системы в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию информационной системы и ее отдельных элементов представляет собой процесс постепенного переходы от существующих методов управления к методам автоматизированного управления.

Ввод в эксплуатацию информационной системы организуется и проводится силами заказчика при участии разработчика и организацийсоисполнителей. Взаимодействие организаций заказчика, разработчика и соисполнителей осуществляется на основании договорных условия и плана-графика сдачи информационной системы в промышленную эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию осуществляется поэтапно, начиная со стадии разработки технического проекта по мере готовности рабочей документации и ввода в эксплуатацию технических средств, обеспечивающих внедрение очередей или объектов информационной системы, способных к самостоятельному функционированию.

К вводу информационной системы в эксплуатацию следует приступать при наличии:

1) оформленных документов о выполнении плана мероприятий по подготовке объекта;

2) рабочей документации на внедрение выделенной очереди или информационной системы в целом;

3) обученного персонала, обеспечивающего подготовку к вводу в

эксплуатацию и эксплуатацию выделенной очереди информационной системы;

4) принятых в эксплуатацию технических средств информационной системы, обеспечивающих функционирование внедряемых комплексов задач.

Организация работ

Осуществляются:

1) опытная эксплуатация отдельных задач и их комплексов;

2) приемка комплексов задач в промышленную эксплуатацию;

3) проведение приемо-сдаточных испытаний;

4) приемка системы в промышленную эксплуатацию.

Состав и очередность выполнения работ определяются согласованными планами-графиками ввода в эксплуатацию, в которых указываются состав и сроки выполнения следующих работ:

1) по строительству, монтажу, наладке и испытанию объектов информационной системы с момента получения рабочей документации до сдачи объектов в промышленную эксплуатацию;

2) по проведению опытной эксплуатации и приемо-сдаточным испытаниям комплексов задач;

3) по обеспечению перехода от существующих методов управления

к методам, предусмотренным проектом информационной системы.

На стадии «Ввод информационной системы в эксплуатацию»

заказчик обязан :

1) завершить выполнение организационно-технических мероприятий по подготовке предприятия к внедрению информационной системы и оформить их актами;

2) обеспечить выполнение персоналом предприятия должностных и технологических инструкций;

3) ввести в эксплуатацию технические средства, необходимые для внедряемого технологического процесса обработки данных;

4) издать приказ с планом-графиком о проведении опытной эксплуатации информационной системы и проанализировать совместно с разработчиком результаты опытной эксплуатации;

5) завершить опытную эксплуатацию комплексов задач, входящих в состав информационной системы, и приемку их в промышленную эксплуатацию;

6) внести изменения в организационную структуру предприятия в соответствии с проектом информационной системы;

7) разработать проект приказа по составу приемочной комиссии;

8) разработать и согласовать с разработчиком проект программы приемо-сдаточных испытаний;

9) организовать работу приемочной комиссии, представить ей требуемую документацию и провести испытания информационной системы;

10) проверить эффективность реализованных решений в условиях промышленной эксплуатации и по результатам анализа функционирования системы разработать рекомендации по ее дальнейшему развитию.

На стадии «Ввод информационной системы в эксплуатацию»

разработчик обязан :

1) корректировать техническую документацию по результатам опытной эксплуатации информационной системы;

2) принимать участие в разработке проекта программы приемосдаточных испытаний информационной системы;

3) осуществлять методическое руководство и принимать участие в сдаче задач (комплексов задач) в промышленную эксплуатацию;

4) участвовать в работе комиссии по приемке информационной системы в промышленную эксплуатацию.

Порядок проведения опытной эксплуатации

Начало опытной эксплуатации задач (комплексов задач), сроки эксплуатации и состав комиссии по приемке конкретной задачи или подсистемы определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком. К приказу прилагается согласованная с

разработчиком программа опытной эксплуатации, в которой определяются условия проверки комплексов задач, порядок проверки технических средств при решении комплексов задач (подсистем) и порядок устранения недостатков, выявленных при опытной эксплуатации.

Возникшие в процессе опытной эксплуатации дополнительные требования заказчика, не предусмотренные в техническом задании и техническом проекте, не являются основанием для отрицательной оценки результатов опытной эксплуатации и могут быть удовлетворены по дополнительному соглашению в согласованные сроки.

При положительных результатах опытной эксплуатации задач (подсистем) составляется двухсторонний акт о приемке их в промышленную эксплуатацию.

После приемки информационной системы в промышленную эксплуатацию ответственность за функционирование ее в объеме принятых комплексов задач и средств несет заказчик.

Исходные и отчетные документы при испытаниях программного обеспечения информационной системы

Совместные испытания проводятся комиссией заказчика, в которой участвуют руководитель разработки и некоторые ведущие разработчики. Комиссия при испытаниях руководствуется следующими документами:

1) утвержденным заказчиком и согласованным с разработчиком техническим заданием на создание информационной системы;

2) действующими государственными и отраслевыми стандартами на проектирование и испытание программного обеспечения и на техническую документацию;

3) программой испытаний по всем требованиям технического

4) методиками испытаний по каждому разделу требований технического задания.

Программа испытаний, методики их проведения и оценки

результатов разрабатываются совместно заказчиком и разработчиком и должны быть согласованы и утверждены. Они содержат уточнения требований технического задания для данной системы и должны гарантировать их корректную проверку. Документация на систему должна

полностью соответствовать испытываемым программам, обеспечивать познаваемость системы обслуживающим персоналом, а также обеспечивать возможность развития и модернизации программ для увеличения продолжительности их жизненного цикла.

Программа испытаний – это план проведения серии экспериментов. Он разрабатывается с позиции минимизации объема тестирования при заданной и согласованной с заказчиком достоверности получаемых результатов. Для этого определяются последовательность и объем каждого тестирования в процессе проведения испытаний для проверки выполнения требований технического задания при минимальных затратах. Особенно сложно бывает выбрать набор стрессовых ситуаций функционирования системы, при которых следует провести испытания.Программа испытаний должна содержать следующие четко сформулированные разделы:

1) объект испытаний , его назначение и перечень основных документов, определивших его разработку;

2) цель испытаний с указанием основных требований технического задания, подлежащих проверке, и ограничений на проведение испытаний;

3) собственно программу испытаний , содержащую проверку комплектности разработанной системы в соответствии с техническим заданием и план тестирования для проверки функционирования программ по всем разделам технического задания и дополнительным требованиям, формализованным отдельными решениями;

4) методики испытаний , однозначно определяющие все понятия проверяемых характеристик, условия тестирования, средства, используемые для испытаний, методики обработки и оценки результатов тестирования по каждому разделу программы испытаний.

Большой объем разнородных данных, получаемых при испытаниях

программного обеспечения, и разнообразие возможных способов их обработки, интерпретации и оценки приводят к тому, что важнейшими факторами для обработки результатов тестирования становятся методики обработки и оценки результатов . В соответствии с методиками испытаний средства автоматизации должны обеспечивать полноту проверок характеристик по каждому разделу методик и разработку

протоколов проверки по пунктам программы испытаний. Сложность программного обеспечения и тесная взаимосвязь между различными его характеристиками приводят к необходимости тщательной формулировки всех условий тестирования и значений параметров, при которых должна производиться проверка.

Результаты испытаний фиксируются в протоколах, которые обычно содержат следующие разделы:

1) назначение тестирования и раздел требований технического задания, по которому производится испытание;

2) указание методик, в соответствии с которыми проводились испытания, обработка и оценка результатов;

3) условия проведения тестирования и характеристика исходных

4) обобщенные результаты испытаний с оценкой их на соответствие требованиям технического задания и другим руководящим документам;

5) выводы о результатах испытаний и степени соответствия созданного программного обеспечения определенному разделу требований технического задания.

Протоколы по всей программе обобщаются в акте, в результате чего

делается заключение о соответствии системы требованиям заказчика и о завершении работы с положительным или отрицательным итогом. При полном выполнении всех требований технического задания заказчик обязан принять систему и работа считается завершенной.

Однако, как уже отмечалось, для сложных комплексов программ трудно на начальных этапах проектирования предусмотреть и корректно сформулировать все требования технического задания. Поэтому при отладке и испытаниях часто выявляется, что некоторые требования технического задания оказываются невыполненными и иногда даже принципиально не могут быть выполнены при самом добросовестном отношении к этому со стороны разработчика. В этом случае необходима совместная работа заказчика и разработчика в поисках компромиссного решения при завершении испытаний и составлении заключения. Некоторые недостатки комплекса программ в процессе испытаний только регистрируются и фиксируются в плане устранения замечаний комиссии,

проводившей испытания. Этот план является приложением к акту о результатах испытаний и позволяет отделять последующие доработки от непосредственных испытаний.

Порядок проведения приемо-сдаточных испытаний

Ответственность за организацию и проведение приемки в промышленную эксплуатацию несет заказчик. Приемка информационной системы в промышленную эксплуатацию производится по завершению приемки заказчиком всех комплексов задач (подсистем) в промышленную эксплуатацию.

Задачи, комплексы задач (подсистем) и технические средства информационной системы, не предусмотренные в техническом задании, но внедренные заказчиком самостоятельно, могут быть включены в комплекс сдаваемой информационной системы только по согласованию с разработчиком и после внесения в техническое задание на создание информационной системы соответствующих изменений.

По требованию заказчика или разработчика к приемке информационной системы могут быть привлечены представители субподрядных организаций.

Заказчик предъявляет информационную систему приемочной комиссии. Помимо членов комиссии к приемке могут привлекаться с правом совещательного голоса эксперты по отдельным вопросам создания информационных систем. Заказчик обязан обеспечить нормальные условия работы комиссии в соответствии с принятой программой приемки информационной системы. Для оперативного решения организационных вопросов, возникающих в процессе приемки информационной системы, приказом руководителя организации-разработчика выделяется ответственный представитель от организации-разработчика.

Заказчик совместно с разработчиком подготавливает проект программы проведения испытаний и приемки информационной системы и передает его приемочной комиссии для рассмотрения и утверждения. В программе указываются: наименование сдаваемой информационной системы, директивные документы, на основании которых разрабатывалась система (если такие имеются), состав приемочной комиссии и номер приказа о ее назначении, цель, объекты, объем, место и

последовательность испытаний, методика проведения испытаний и оценки результатов.

Заказчик подготавливает совместно с разработчиком и передает во временное пользование комиссии следующие документы:

1) приказы, распоряжения, планы, договоры, предусматривающие создание информационной системы;

2) технико-экономическое обоснование, техническое задание, технический проект, рабочий проект информационной системы;

3) акты рассмотрения и утверждения технического проекта;

4) двухсторонние акты заказчика и разработчика по сдаче задач, комплексов задач (подсистем), устройств и их комплексов в промышленную эксплуатацию в соответствии с утвержденным техническим заданием.

Приемочная комиссия обеспечивает:

1) проверку документации и функционирования информационной системы;

2) организацию рабочих групп и распределение обязанностей среди членов комиссии для проверки отдельных подсистем;

3) проверку расчета экономической эффективности созданной информационной системы;

4) организацию рабочих совещаний и подготовку актов приемки информационной системы.

Проверка условий эксплуатации и режима работы технических

средств информационной системы проводится одновременно с проверкой функционирования комплексов задач (подсистем). Подготовленность персонала, ответственного за функционирование информационной системы, определяется в соответствии с программой обучения и должностными инструкциями, входящими в состав рабочего проекта. Результаты проверки обсуждаются на рабочих совещаниях и оформляются протоколами.

Завершающим этапом работы комиссии является составление акта, в котором указываются:

1) состав комиссии, должности и места работы членов комиссии;

2) срок (дата) приемки системы;

3) состав исполнителей (организаций, предприятий), принимавших участие в создании информационной системы;

4) основания для проведения приемки (приказы, распоряжения и

5) перечень предъявленной документации информационной системы

и оценка ее соответствия действующим нормативно-техническим документам;

6) соответствие фактически выполненных и внедренных работ техническому заданию;

7) готовность всех видов обеспечения и структурных подразделений заказчика к внедрению и эксплуатации информационной системы;

8) сведения об эффективности информационной системы (сопоставление имеющихся или ожидаемых фактических данных по объему и источникам получаемой экономии с расчетными данными);

9) выводы комиссии о возможности приемки информационной системы;

Акт приемки в пяти экземплярах подписывается председателем и всеми членами комиссии. Датой ввода информационной системы в эксплуатацию считается дата подписания акта комиссией.

6. Коллектив разработчиков информационных систем

Поскольку создание современной информационной системы – сложный процесс, требующий совместных усилий большого числа различных специалистов, формирование коллектива, занимающегося проектированием, разработкой и внедрением информационной системы, в современных условиях приобретает очень большое значение.

Организация коллектива и распределение работ по специалистам могут производиться по нескольким принципам:

1) на основе распределения системного анализа (алгоритмизации) и разработки программ по разным коллективам;

Ключевым документом, определяющим взаимодействие сторон при внедрении программных решений является техническое задание, в котором содержится совокупность требований к функциональности программного решения и критериев проверки и приемки. Основной вопрос, на который должно отвечать техническое задание: что должна делать будущая система? Процесс подготовки технического задания состоит из разработки, оформления, согласования и утверждения документа. Как правило, он представляет собой совместную работу специалистов организации-заказчика и организации-исполнителя. В этих работах принимают участие продуктовые ИТ- консультанты.

Техническое задание выдается организацией-заказчиком организации-исполнителю (системному интегратору ) работ по внедрению программных решений, в его содержательную часть включаются разработанные ранее требования к ИС.

Методической поддержкой для подготовки технического задания является ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы", в котором определен перечень требований к содержанию документа и проведению испытаний.

В соответствии с указанным стандартом техническое задание включает следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:

1. общие сведения;
2. назначение и цели создания (развития) системы;
3. характеристика объектов автоматизации;
4. требования к системе;
5. состав и содержание работ по созданию системы;
6. порядок контроля и приемки системы;
7. требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
8. требования к документированию;
9. источники разработки.

6.7.5. Организация управления процессом внедрения на основе создания совместных рабочих групп

Как и любой проект, проект по внедрению нуждается в собственной организационной структуре, в которой должны найти свое отражение объем и сложность задач по внедрению. В такой структуре должны быть объединены специальные знания сотрудников функциональных подразделений организации, знания по управлению проектами и методологии внедрения программного продукта.

При создании организационной структуры проекта внедрения разрабатываются квалификационные требования к участникам, оцениваются трудозатраты по каждому этапу внедрения и определяется необходимое число участников, проводится спецификация ролей и областей ответственности каждого члена команды, осуществляется отбор персонала и его обучение методологии внедрения и применяемому инструментарию.

Примером организационной структуры проекта внедрения ERP-системы на крупном промышленном предприятии может служить следующая организационная структура:

• координационный комитет, в состав которого входят руководство предприятия и менеджеры высшего звена, в том числе главный менеджер проекта, а также назначенный управляющим директором ведущий консультант;
• руководитель проекта и группа проекта внедрения, в состав которой входят техническая команда, представители ключевых пользователей, консультанты, представители высшего звена руководства.

Организационная структура проекта может включать в свой состав различные совместные рабочие группы, которым поручаются отдельные задачи внутри проекта. Это подразумевает назначение различных членов рабочих групп, назначение их руководителей и создание структуры отчетности для составления отчетов о результатах деятельности каждой рабочей группы, которые затем консолидируются в общий отчет о выполнении проекта.

Методологии внедрения ведущих разработчиков программных средств предусматривают определенные организационные структуры проектов внедрения и четкое распределение ролей с соответствующими требованиями к их навыкам и знаниям, закрепленное в документации. Примером является документация по методологии внедрения AcceleratedSAP, в которой подробно определены роли всех участников организационной структуры проекта, в т.ч. и консультанта по приложениям.

Следует отметить, что в состав организационной структуры проекта внедрения обязательно входят продуктовые ИТ- консультанты. Так, в организационную структуру проекта SAP включают лидеров по модулям (Module Leaders ), которые несут ответственность за каждый из базовых модулей, планируемых к внедрению.

Продуктовые ИТ-консультанты участвуют в работах по разработке стратегии внедрения в составе основной организационной структуры, а также выполняют определенные задачи на отдельных этапах внедрения в составе совместных рабочих групп и выполняют следующие основные обязанности:

• обучение членов рабочей группы методологии внедрения , применяемой в данном проекте;
• обучение пользователей работе с программным продуктом;
• подготовка учебных материалов;
• ответственность за соблюдением сроков внедрения конкретных модулей программного продукта;
• разработка необходимой документации;
• помощь в процессе настройки программного продукта на сформулированные требования;
• разработка методики испытаний и управление рабочей группой во время проведения испытаний;
• мониторинг результатов внедрения и внесение необходимых модификаций;
• обсуждение замечаний пользователей и выявленных узких мест проекта;
• консультации пользователей.

6.7.6. Работы при определении границ проекта и плана внедрения

Основой подготовки устава проекта является стандарт ANSI PMI PMBOK® 3-rd Edition (2004) - основной стандарт, описывающий все процессы управления проектами.

Устав проекта - первый официальный документ проекта, формально удостоверяющий существование проекта. Данный документ наделяет менеджера проекта правом задействовать ресурсы организации на операциях проекта.

Устав может включать в себя:

• общее описание проекта (руководитель, начало проекта, завершение проекта, краткое описание);
• цель или обоснование проекта, задачи проекта;
• границы проекта (основные выполняемые работы);
• результаты проекта, систему мер (методы оценки результатов), состав и структуру проектных отчетов;
• организационную структуру проекта;
• описание ролевых функций участников проекта;
• описание процедур взаимодействия;
• расписание контрольных событий (основные даты);
• описание процедур управления изменениями, проблемами и рисками;
• бюджет проекта.

В процессе подготовки Устава проекта и базового плана основными задачами продуктового ИТ-консультанта является определение рамок проекта внедрения, выбор стратегии внедрения и стратегии развертки (определяющей план разворачивания системы с пилотного участка на остальные, определенные рамками проекта внедрения), планирование проектной деятельности .

Для определения рамок проекта необходимо выделить те виды деятельности и подразделения, которых коснется автоматизация.

Определение границ проекта проводится на этапе предварительного обследования организации. В ходе предварительного обследования собирается вся макро-информация об организации: сведения об организационно- функциональной структуре , направления деятельности, выполняемые работы и услуги, масштаб организации. Границы проекта - это определенный перечень работ или бизнес-процессов, которые затрагивает автоматизация. Границы проекта являются базисом для определения сроков проекта и его стоимости, планирования проектных работ.

Исходя из информации, полученной в результате предварительного обследования, продуктовый ИТ-консультант формирует отчет, регламентирующий границы проекта. Очерченные границы проекта являются исходной информацией для разработки Устава проекта.

Стратегия внедрения определяет подход к внедрению программного продукта в организации. Существуют различные стратегии внедрения, используемые ведущими разработчиками программных продуктов. Например, при внедрении ERP-систем обычно применяют стратегии "Большого взрыва", "Шаг за шагом", пилотное внедрение.

Принцип "Большого взрыва" предполагает одновременное внедрение всех функциональных модулей программного продукта и замен старых систем.

При подходе "Шаг за шагом" внедрение функциональных модулей разносится во времени, когда по окончании одного внедрения начинается другое.

При пилотном внедрении в определенном подразделении предприятия реализуется прототип будущей системы, который в случае успеха распространяется на другие подразделения с учетом накопленного опыта. При этом сам прототип может внедряться по принципу "Большого взрыва" или "Шаг за шагом". После завершения пилотного проекта прототип системы переносится на остальные участки в соответствии со стратегией развертки. Как правило, при этом проводятся минимальные изменения, обусловленные спецификой участков.

Выбор подходящих стратегий внедрения и развертки является решающим фактором успеха проекта внедрения.

На основе принятых стратегий, с учетом поставленных целей проекта, выделенных ресурсов и финансов разрабатывается базовый план проекта внедрения.

Базовый план проекта (по стоимости, срокам) - официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта, и который используется для управления и контроля за исполнением проекта. В состав такого плана входит план освоения ресурсов и бюджета, календарный график, определяющий сроки прохождения различных рубежей проекта. Такой план не является статичным, он совершенствуется по мере выполнения проекта и прохождения различных этапов. Обычно базовый план проекта включает:

• перечень этапов, подэтапов, задач и их взаимосвязь;
• сроки выполнения этапов, подэтапов, задач, включая все виды деятельности, которые включены в график реализации;
• сроки предоставления результатов;
• трудоемкость этапов;
• планируемые ресурсы по этапам.

6.7.7. Разработка документа "Дизайн системы"

Документ "Дизайн системы" отвечает на основополагающий вопрос проекта внедрения: как будем строить систему, чтобы она удовлетворяла предъявленным к ней требованиям. При его разработке проводится окончательная детализация и документирование всех предъявляемых требований организации относительно тех или иных бизнес-процессов, определение необходимой адаптации программного продукта спецификаций пользовательского интерфейса.

При разработке документа "Дизайн системы" продуктовые ИТ- консультанты проводят дополнительный сбор информации для подтверждения и уточнения требований; демонстрируют пользователям стандартную функциональность программного продукта на основе тестовых данных, что сопровождается заполнением опросных листов с мнениями пользователей; определяют пробелы между стандартной функциональностью программного продукта и требованиями; вырабатывают соответствующие рекомендации и меры по их устранению.

На основе анализа покрытия стандартной функциональностью программного продукта предъявляемых требований; анализа соответствия форм документов и отчетов предприятия формам документов и отчетов, стандартно формируемых в программном продукте, продуктовый ИТ- консультант составляет список необходимых модификаций программного продукта для адаптации его к особенностям организации, согласовывает принципиальные решения, документирует макеты отчетов и первичных форм, разрабатывает регламенты ведения нормативно-справочной информации.

Поскольку на момент реализации проекта в организации могут использоваться и другие программные средства, при выполнении указанных работ также решаются вопросы экспорта-импорта информации и вопросы по организации переноса данных из старых систем в новую.

Результатом проведенных работ является документ "Дизайн системы" и техническое задание на проведение необходимых доработок. В соответствии с техническим заданием организация - исполнитель работ дорабатывает функционал системы.

6.7.8. Управление процессом настройки программного продукта

Настройка программного продукта в соответствии со сформулированными функциональными требованиями и с учетом особенностей бизнес-процессов - продолжительный и трудоёмкий процесс, поскольку при выполнении этих работ реализуется логика каждого из бизнес-процессов и создаётся пользовательский интерфейс.

Данные работы проводятся на основе разработанного документа "Дизайн системы" и соответствующего технического задания. Продуктовый ИТ-консультант участвует в управлении процессом настройки программного продукта на сформулированные требования.

В общем случае на этом этапе выполняется настройка бизнес-процессов программного продукта в соответствии с моделью бизнеса организации; создаются необходимые шаблоны отчетов и первичных документов; разрабатываются средства экспорта-импорта данных с программными решениями, уже функционирующими на предприятии; проводится настройка справочников и классификаторов; разрабатываются дополнительные прикладные модули.

В процессе управления настройкой продуктовый ИТ- консультант составляет план и сценарии тестирования проведенной модификации программного продукта. Тестирование позволяет убедиться в том, что настроенный программный продукт работает без программных ошибок и соответствует согласованным требованиям предметной области и организационным требованиям. При выявлении ошибок проводятся работы по их устранению.

Кроме того, в процессе проведения работ по настройке программного продукта продуктовый консультант на тестовых данных демонстрирует пользователям, каким образом происходит выполнение в программном продукте настроенных бизнес-процессов; согласовывает замечания и изменения. Параллельно с демонстрацией макета программного продукта, он проводит обучение конечных пользователей, а также принимает участие в документировании конфигурации и подготовке документации для конечных пользователей.

6.7.9. Работы при управлении процессом создания пилотной версии информационной системы

Практический опыт свидетельствует, что работы по созданию информационной системы, базирующейся на выбранном программном продукте, особенно в крупных проектах, рекомендуется начинать с пилотного проекта . Пилотный проект внедрения предполагает внедрение программного продукта на отдельном участке в рамках выбранных первоочередных функций. Приобретенный опыт затем распространяется на другие функции и подразделения.

Пилотный проект - это прототип информационной системы, который реализует ограниченную функциональность, или охватывает более узкий контур внедрения, или хранит и обрабатывает часть данных. Его задачей является выявление эффекта от внедрения данного программного продукта с целью принятия окончательного решения о целесообразности внедрения в полном масштабе и выработки базиса для планирования работ по проекту внедрения.

Продуктовый ИТ-консультант занимается вопросами планирования пилотного проекта . Он участвует в работах по проверке готовности пилотных объектов (выбранных участков) к внедрению, проводит оценку необходимых ресурсов, составляет план конвертации данных старых систем в новую систему и план проведения приемо-сдаточных испытаний, проводит обучение пользователей.

В рамках выполняемых работ продуктовым ИТ- консультантом осуществляется согласование и утверждение возможных изменений, в соответствии с которыми проводится доработка программного продукта и документации.

По окончании работ продуктовый ИТ-консультант участвует в подготовке отчета, содержащего результаты пилотного проекта .

6.7.10. Обучение персонала организации методологии внедрения и использования выбранного ИТ - решения

Процесс обучения персонала организации поддерживается стратегией обучения, технологией и средствами обучения.

Стратегия обучения разрабатывается с учетом этапности и масштабности внедрения программного продукта. Продуктовым ИТ- консультантом определяется общий подход к обучению, осуществляется планирование основных этапов и мероприятий по обучению и аттестации полученных знаний персонала, составляется календарный график обучения, проводится предварительный расчет количества слушателей, описание требуемых для обучения ресурсов.

Технология обучения включает в себя перечень учебных курсов, для которых разрабатываются соответствующие учебные программы, и поддерживается средствами обучения.

Состав средства обучения, как правило, следующий: документация по описанию функциональных возможностей программного продукта; учебные пособия; практические задания для обучения и методические материалы; учебный экземпляр программного продукта, наполненный тестовыми данными, для проведения демонстрации и обучения; другие автоматизированные средства для обучения, например, тестовые системы, электронные учебные материалы.

Документирование стратегии и технологии обучения проводится в виде подготовки специального отчета, включающего описание подходов к обучению, учебных курсов и программ обучения, применяемых средств обучения, требуемых для обучения ресурсов, учебных планов и регламенты проведения обучения.

Продуктовый ИТ-консультант принимает участие как в работах по разработке средств обучения, так и подготовке отчета, документирующего стратегию и технологии обучения.

В функциональные обязанности продуктового ИТ- консультанта входит обучение проектной группы методологии внедрения и обучение пользователей. В соответствии с разработанным календарным планом обучения он проводит предусмотренные учебные занятия. Следует отметить, что обучение персонала включает не только проведение учебных занятий, но и аттестацию способности персонала обеспечить функционирование программного продукта, выполнить необходимые при внедрении работы.

6.7.11. Организация опытной эксплуатации информационной системы и разработка методики испытаний

Информационная система, базирующаяся на выбранном программном продукте, должна доказать свою работоспособность.

Испытания информационной системы представляют собой процесс проверки выполнения заданных функций системы, определения и проверки соответствия количественных и качественных характеристик системы требованиям технического задания, выявления и устранения недостатков в действиях системы, в разработанной документации.

В соответствии с ГОСТ 34.603-92 "Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем" для информационных систем устанавливаются следующие виды испытаний: предварительные, опытная эксплуатация, приемочные.

Предварительные испытания выполняют после проведения разработчиком отладки и тестирования поставляемых программных и технических средств системы и представления им соответствующих документов об их готовности к испытаниям, а также после ознакомления персонала с эксплуатационной документацией.

Опытную эксплуатацию проводят с целью определения фактических значений количественных и качественных характеристик информационной системы и готовности персонала к работе в условиях её функционирования, определения фактической эффективности информационной системы, корректировке (при необходимости) документации.

При организации опытной эксплуатации информационной системы задачей продуктового ИТ-консультанта является разработка документа "Программа и методика проведения испытаний".

Документ "Программа и методика испытаний" включает:

• условия и порядок функционирования частей информационной системы и информационной системы в целом;
• продолжительность опытной эксплуатации , достаточную для проверки правильности функционирования информационной системы при выполнении каждой функции системы и готовности персонала к работе в условиях функционирования информационной системы;Работа завершается оформлением акта о завершении опытной эксплуатации и допуске к приемочным испытаниям.

  6.7.12. Управление вводом информационной системы в промышленную эксплуатацию и разработка ее регламентов

  Задача управления вводом информационной системы в промышленную эксплуатацию включает подготовку и утверждение детального плана перехода на новую систему и плана её дальнейшей поддержки, проведение приемочных испытаний информационной системы. В этих работах принимает участие продуктовый ИТ- консультант.

  Как уже говорилось, приемочным испытаниям информационной системы должна предшествовать её опытная эксплуатация. На основе результатов опытной эксплуатации проводится распространение полученного опыта на все участки, входящие в границы проекта, в соответствии с принятой стратегией развертки информационной системы.

  Приемочные испытания информационной системы проводят для определения её соответствия техническому заданию, оценки качества опытной эксплуатации и решения вопроса о возможности приемки информационной системы в промышленную эксплуатацию.

  В соответствии с ГОСТ 34.603-92 "Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем" документ "Программа приемочных испытаний " содержит:

  • перечень объектов, выделенных в системе для испытаний и перечень требований, которым должны соответствовать объекты (со ссылкой на пункты технического задания);
  • критерии приемки системы и ее частей;
  • условия и сроки проведения испытаний;
  • средства для проведения испытаний;
  • фамилии лиц, ответственных за проведение испытаний;
  • методику испытаний и обработки их результатов;
  • перечень оформляемой документации.

  Приемочные испытания включают проверку:

  • полноты и качества реализации функций при штатных, предельных, критических значениях параметров объекта автоматизации и в других условиях функционирования информационной системы, указанных в техническом задании;
  • выполнения каждого требования, относящегося к интерфейсу системы;
  • работы персонала в диалоговом режиме;
  • средств и методов восстановления работоспособности информационной системы после отказов;
  • комплектности и качества эксплуатационной документации.

  6.7.13. Организация мониторинга результатов внедрения информационной системы и внесения необходимых модификаций

  В течении установленных сроков продуктовым ИТ-консультантом осуществляются работы по организации мониторинга работы информационной системы и внесения необходимых модификаций. Эти работы направлены на улучшение эффективности и производительности информационной системы. Обычно они включают следующие мероприятия:

  • дополнительное обучение пользователей;
  • консультирование пользователей;
  • мониторинг характеристик работы информационной системы;
  • анализ полученных результатов мониторинга и выработка рекомендаций по внесению необходимых изменений
  • управление процессом внесения изменений и модернизацией информационной системы;
  • разработка дополнительной документации, внесение изменений в существующую документацию.