Контроль представляет собой сложную социально ориентированную систему, которая, в свою очередь, является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы? системы управления организацией.

Контроль в системе менеджмента? это процесс, обеспечивающий достижение организацией намеченных целей, включающий в себя функции учета, оценки, анализа. Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления, информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. контроль социальный экономический

Основная цель функции контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией, и обеспечить эффективное осуществление всех основных функций менеджмента.

Задачи контроля:

• ? сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности организации и ее результатах (функция учета);
• ? оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов: плановых заданий, нормативов (функция оценки);
• ? анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция анализа);
• ? прогнозирование последствий сложившейся ситуации и основание необходимости принятия корректирующих воздействий.

Функция контроля включает в себя сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений предприятия, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработку мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми общей системы контроля в организации.

К основным видам контроля относятся: предварительный, текущий, заключительный контроль. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль? вид контроля, осуществляемый до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение? это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Предварительный контроль используется в трех ключевых областях? по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников.

Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые кандидатом на вакантную должность. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период его найма на работу. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим требованиям.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов основан на анализе бюджета (текущего финансового плана), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджеты устанавливают предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом нерационально использовать финансовые средства. Предварительный контроль бюджета способствует финансовой стабильности организации.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же вовремя не устранить отклонения, они могут привести к серьезным проблемам для всей организации. Текущий контроль не проводиться одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после окончания работы, направленной на достижение желаемых целей.

Для того чтобы осуществлять текущий контроль, аппаратуру управления необходима обратная связь. Система обратной связи позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным задачам. Руководитель-менеджер регулярно воздействует на эту систему, внося изменения, как в ее цели, так и в функционирование. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, она вряд ли останется эффективной в долгосрочной перспективе.

Заключительный контроль? это контроль, при котором используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь намеченных целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена, либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени, фактически полученные результаты с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующего на вопросах управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.Сравнивая фактически полученные и запланированные результаты, руководство имеет возможность оценить, насколько реалистично были намечены эти планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации сотрудников. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «…для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований. Контроль должен быть всеобъемлющим, экономичным, операционным, результативным, простым, а также непрерывной во времени.

В процессе контроля выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер: выработка стандартов и критериев, сопоставление фактических результатов с ожидаемыми и принятие корректирующих мер.

Контроль завершает управленческий цикл в организации. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения. Контроль не позволяет растрачивать ресурсы, сохраняет организацию от разрушения, дает возможность руководству своевременно выявить проблемы и скорректировать деятельность организации таким образом, чтобы предотвратить перерастание проблем в кризис или закрепить достигнутый успех. Важно, чтобы в организации была разработана система контроля (сроки контроля для различных структурных подразделений, отраженные графиках; контроль деятельности специалистов - в отчетах и т.д.).

Управленческий контроль? это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития предприятия. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всего предприятия. Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия и достижение им намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Важными функциями управленческого контроля являются разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности предприятия в целом, так и отдельного подразделения, поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающие финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В рамках деятельности организаций широко используется две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого и хозяйственного контроля) и административный (исполнение законодательной, правовой, нормативной базы).

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, одинаковым для головных и дочерних компаний, в том числе зарубежных. Однако сроки предоставления отчетности могут быть различными. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность, ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль деятельности производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля выполнения плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении организациями тесно связано с использованием компьютерных технологий, оргтехники, современных средств связи, которые позволяют оперативно и точно передавать информацию по назначению, производить ее обработку и анализ, выявить отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим оперативные решения. Это дает возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение компьютерных технологий, оргтехники, современных средств связи способствует усилению централизации и оперативности контроля в управлении, то есть перенесению на высший уровень руководства контроля деятельности компании. Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств связи способствует усилению централизации и оперативности контроля деятельности компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет в целях контроля осуществлять регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб в отдаленные подразделения фирмы (дочерние предприятия), иностранные дочерние компании. Все это способствует усилению централизованного контроля деятельности каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности. Таким образом, многочисленные территориально разобщенные дочерние компании действуют как единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля оперативной деятельности низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль соответствия хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным в отличие от общего, стратегического контроля.

Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль? децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

Основная из современных форм управленческого контроля? внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (совету директоров, исполнительному органу, наблюдательному совету).

Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение.

К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством.

Таким образом, контроль будет эффективен при следующих характеристиках:

• ? Стратегическая направленность контроля (для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их).
• ? Своевременность контроля (своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению; значение наиболее подходящего временного интервала определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов).
• ? Гибкость контроля (контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям; незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля).
• ? Ориентация на результаты (конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией).
• ? Экономичность контроля (если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль; для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким).
• ? Контроль на международном уровне (когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности, поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом осуществлять труднее; менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса).

Накопленный отечественный и зарубежный опыт убедительно свидетельствует, что профессионально выстроенная система контроля способствует оптимизации прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях.

Внедрение эффективного контроля? это гарантия повышения конкурентоспособности белорусских предприятий.

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово «контроль» как и слово «власть» вызывает чаще всего отрицательные эмоции, так как воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.

Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры, правовой формы, видов и масштабов деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны: усложненная организационная структура, многочисленность филиалов, дочерних компаний; разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования; стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления. Кроме задач контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование.

Сферы применения контроля

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и другие. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, то есть перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, то есть поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которых позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным,или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации.

8.1. Понятие контроля и его место в системе управления.

8.2. Виды управленческого контроля

8.3. Этапы и модель процесса контроля.

8.4. Дисфункциопальний эффект системы контроля.

8.5. Основные характеристики эффективной системы контроля *

Контроль, стандарты, критерии, масштаб допустимых отклонений, принцип исключения, дисфункциопальний эффект системы контроля.

После изучения этой темы вы будете иметь представление о:

Сущность и место контроля в системе управления организацией;

Виды управленческого контроля, их сильные и слабые стороны;

То, как можно идентифицировать требования к построению эффективной системы контроля;

Причины сопротивления контроля и методы их преодоления;

Сущность основных инструментов финансового контроля деятельности организации;

Главные инструменты операционного контроля в организации;

Модель, проблемы и средства контроля поведения работников в организации.

Понятие контроля и его место в системе управления

Контроль - это процесс достижения организацией целей.

Процесс контроля состоит в определении стандартов, фактически достигнутых результатов и осуществлении корректировок, если достигнутые результаты существенно отличаются от определенных стандартов.

Выясним, для чего нужен контроль.

Руководители осуществляют контроля с того момента, как они сформулировали цели и задачи, создали организацию. Контроль очень важен, для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп уже невозможно. Важно и то, ицо сами по себе цели, планы и структуры организации определяют направление ее деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Следовательно, контроль является неотъемлемой составляющей сущности любой организации. Это и дало основание

П. Друкер заявить: "Контроль и определение направления - это синонимы".

Неопределенность. Планы и организационные структуры - только картины, которым хотелось бы видеть будущее руководству. Различные обстоятельства могут помешать тому, чтобы реализовать задуманное. Изменения законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды способны превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в несколько недостижимо.

Еще одним фактором неопределенности, постоянно имеющимся в управлении, есть люди, которые выполняют большинство работ в любой организации. Люди - не компьютеры, их можно запрограммировать на осуществление задачи по абсолютной точностью. Сложно спрогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, предоставление дополнительных прав и возложения обязанностей.

Предотвращение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются (если их вовремя не исправить) с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность этого в организации очень велика в связи с высокой степенью взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля - такая характеристика управления, позволяет выявить проблемы и соответственно скорректировать деятельность организации до того, как проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана быть способной своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их до тех пор, пока они помешают достижением целей организации.

Поддержка успеха. Важно и положительную сторону контроля, предусматривает всестороннюю поддержку всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть отвечая на вопрос "Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», Руководство организации может определить, где организация добилась успехов или потерпела поражение. Важным аспектом контроля является определение направлений деятельности организации, которые наиболее эффективно способствуют достижению ее общих целей.

Объем контроля. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать, прежде всего, заключается в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Контроль - фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, почти все эти процессы они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в определенной организации. Виды контроля (предварительный, текущий, заключительный) имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно подобны таковым, что требуется.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

утверждение выработанного управляющего воздействия;

осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

изучает положение дел в организации;

отслеживает тенденции ее развития;

выявляет нарушения и ошибки;

является основой вознаграждения;

ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

привлечение компетентных лиц;

направленность на предотвращение ошибок;

гибкость;

своевременность;

экономичность;

индивидуализированность;

ориентированность на человека.

Особенности процесса контроля:

система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно при выработке решения планирования и организации;

в процессе контроля входит и непосредственное воздействие с целью обеспечения эффективной деятельности.

Руководство организации, разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля организации. Управленческий учет требует различной информации о всех сторонах планирования. Бухгалтерский учет, о котором аудитор представляет заключение руководству организации, ограничен правовыми рамками законов и положений, содержащих требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской отчетности организации. При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство организации, как правило, преследует следующие цели:

• 1. обеспечение надежной информацией для успешного руководства организацией и принятием эффективных управленческих решений;
• 2. обеспечение сохранности активов, документов и регистров организации. Материальные активы организации должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях;
• 3. обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов;
• 4. обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники организации следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами организации;
• 5. обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Контроль - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Управление - сознательное целенаправленное воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Необходимо рассмотреть взаимосвязь контроля с другими управленческими функциями.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера - Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т.к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Таким образом, контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль как функция управления, позволяет оценить и исправить результаты работы организации, найти эффективные способы функционирования.

Пол общей системой контроля на предприятии понимают коммуникационную сеть управленческого учета, с помощью которой обеспечиваются соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике и основа правильных действий в будущем.

Внутренний управленческий контроль содержит методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью предприятия, подразделений и внутри них. Примером может служить бюджетирование и составление отчетов, нормативный метод учета затрат.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает внимание на структурных единицах предприятия: отделах, службах, цехах, участках, бригадах, называемых центрами ответственности. Поскольку у каждого центра ответственности имеются свои цели, то для их осуществления они вырабатывают свою стратегию. Иногда такую процедуру управления называют стратегическим санированием. Но по существу стратегическое планирование не входит в систему внутреннего управленческого контроля, так как стратегия вырабатывается предприятием и достаточно стабильна по причине редкого появления дополнительных, новых возможностей или трудностей в достижении целей. Поэтому внутренний управленческий контроль в большей мере представляет собой процесс, с помощью которого управленцы оказывают влияние на работников для действительного выполнения организационной стратегии.

На управленческий контроль воздействуют факторы окружающей среды, существо организации, правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов трудового коллектива, культура организации.

Существо организации - это люди, работающие совместно для достижения одной или нескольких целей. Имеются две системы контроля за существом организации: механического и сметного контроля.

Механическая система контроля действует чаще всего в текущий период и заключается в регулярной проверке работы подчиненных и регулировании на основе фактических результатов, полученный после проведения работы.

Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с планированием, поэтому применяется как в текущий период, гак и в долгосрочной перспективе.

Обе системы контроля организуются по-разному в зависимости от типа управления: с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «ход и выход. Пол «входом понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, под «выходам - товары, услуги и затраты на их проведение. Такая связь включает контроль путем сопоставления фактических данных с плановыми, корректировку плановых данных в случаях выявления отклонений, например, при контроле за затратами (рис, 7.2).

В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и корректируют в целях приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами.

Управление с прямой связью предусматривает оценку ожидаемого уровня объема производства и затрат и сопоставление с плановыми показателями. При выявлении отклонений предпринимают определенные действия для того» чтобы свести отклонения к минимуму. Основная цель - предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.

При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы. Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.

Элементами системы внутреннего управленческого контроля является управление как с обратной связью, так и с прямой.

Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью организации вырабатываются каждым предприятием и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли и др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников и др.
Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

Характер системы внутреннего контроля зависит от внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные органы и другие внешние стороны постоянно вступают во взаимоотношения с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.

Ежедневный контроль осуществляет руководитель низшего звена управления. Для этого ему необходима детализированная, аналитическая информация, которая формируется в управленческом учете по центрам ответственности.