Обязательные документы в кадровом делопроизводстве. Отказ в приеме на работу оформляется в определенные сроки. Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Любое время года - горячая пора для работников, отвечающих за ведение кадрового учета. Кроме привычных забот, они должны учесть все новшества, которые были приняты в этом году и планируются в будущем. Постараемся не упустить ничего важного и рассказать обо всех нововведениях.

Законы постоянно претерпевают изменения, не является исключением и трудовое законодательство. Разберем основные нововведения за 2015-2016 годы, которые напрямую касаются кадровых работников, а также всех тех, кто причастен к кадровому делопроизводству.

Новое в оформлении командировок

В самом начале 2015 г. вышел в свет документ, согласно которому в оформление командировок внесен ряд изменений. Это Постановление Правительства № 1595 от 08.01.2015 г. С точки зрения практического применения эти новшества можно описать несколькими пунктами. Итак, теперь не требуется оформление:

служебного задания;
командировочного удостоверения;
отчета о выполнении служебного задания.

Как и прежде, издается приказ о направлении в командировку, в котором более подробно, чем раньше, описывается цель поездки и срок отсутствия. В журнале учета командировок теперь не заполняется графа с номером и датой командировочного удостоверения, так как сам документ оформлять необязательно. В письме РосТруда от 15.05.2015 № 1168-6-1 даны разъяснения о командировках, совершаемых на личном автотранспорте. Фактическое время нахождения в командировке в этом случае не может быть подтверждено проездными документами. Такие поездки подтверждаются служебными записками, чеками, квитанциями и путевыми листами.Чтобы вести учет командировок по новым правилам, следует обновить внутренний регламент или действующее положение о командировках. Однако следует заметить, что заполнение привычных документов «по старинке» не будет ошибкой, так что переделывать уже составленные командировочные отчеты и удостоверения не нужно.

Предоставление отпусков и график отпусков

Изменения коснулись 123 ст. ТК РФ, редакция принята 197- ФЗ 05.10.2015 г. Основные новшества заключаются в следующем:

Отдельные категории работников получили право на использование отпуска в первую очередь, например, мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет (242-ФЗ от 13.07.2015 г.).
График отпусков обязателен к исполнению, в случае отклонений вносятся изменения на основании заявления работника;
Очередность предоставления отпусков (график) утверждается за 2 недели до начала календарного года;
Работники должны быть извещены об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала.

Казалось бы, нового здесь немного, однако следует отметить, что теперь известить работника можно либо путем письменного уведомления о начале отпуска, либо ознакомив его под подпись с графиком отпусков с проставлением даты подписи. Главное, что срок уведомления должен быть соблюден – не менее чем 2 недели до отпуска. Новое требование – ознакомление работников с графиком отпусков. Напомним, что выполнение графика является обязательным как для работника, так и для работодателя. Период, за который предоставляется отпуск, должен быть непрерывным, таким образом, нельзя взять отпуск за текущий год, если не использовано право на отдых за предыдущие годы. Не нужно забывать о сотрудниках, которые трудятся по трудовому договору на полставки, им также нужно запланировать отпуск не менее 28 календарных дней.

Внеочередной отпуск, независимо от срока работы у данного работодателя, положен беременным женщинам перед уходом в отпуск по беременности и родам, лицам, усыновившим детей в возрасте 1-3 месяца и работникам, не достигшим возраста 18 лет.

Как и раньше, праздничные дни не включаются в количество дней отпуска. Отпуск может быть перенесен из-за болезни работника или по производственным причинам с согласия работника.

Изменение МРОТ и региональных минимумов заработных плат

В 2015 году прошло внеочередное повышение регионального минимума заработной платы в Санкт-Петербурге. В предыдущие годы документ выходил в декабре на следующий календарный год. В 2015 г. это произошло с 15 августа 2015 г., о чем принято Постановление Правительства Санкт-Петербурга. Каким образом это касается кадровиков? В первую очередь, нужно проверить, соответствуют ли оклад в вашей организации утвержденной цифре в 11 000 рублей. Если фиксированный размер оплаты на предприятии ниже, необходимо произвести повышение окладов.

Важно : для предприятий, находящихся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, в расчет принимается только оклад по штатному расписанию. Все премиальные выплаты, бонусы, материальная помощь и другие доплаты не являются обязательными с точки зрения закона, даже если выплачиваются регулярно. Поэтому оклад по должности должен быть не менее 11 000 рублей.

Если в организации есть сотрудники, работающие на пол ставки, т.е. на неполном рабочем дне, или совместители, оплата их труда должна производиться пропорционально времени работы. В трудовых договорах на полставки указывается оклад по штатному расписанию с уточнением графика работы совместителя или работающего неполный рабочий день.

Чтобы привести размер окладов в соответствие с законом, нужно утвердить новое штатное расписание и заключить дополнительные соглашения с каждым работником, которого коснулось изменение размера оплаты. Если заключен трудовой договор на неполный рабочий день образец, и размер постоянной части заработной платы в нем ниже регионального минимума, также нужно составить доп. соглашение о повышении оклада, уточнив при этом оплату по фактически отработанному времени.

Важно не путать МРОТ (минимальный размер оплаты труда), принятый в РФ Федеральным Законом 376-ФЗ от 14.12.2015 г. на 2016 год в размере 6 204 рубля, и региональный минимум для конкретного региона. Кроме того, федеральный МРОТ с 1 июля 2016 года 7 500 рублей. Поэтому, скорее всего, многие регионы пересмотрят также свою минимальную зарплату. При этом, надо отметить, что индивидуальных предпринимателей, которые оплачивают страховые взносы "за себя" такие изменения не коснуться.

Изменения в порядке продления срочных договоров с беременными сотрудницами

В конце 2015 года была дополнена статья 84.1 ТК РФ о продлении срочных договоров с беременными сотрудницами. Теперь продление трудового договора с такими работницами можно осуществить до окончания беременности, или до окончания отпуска по уходу за ребенком, если он был предоставлен. Кроме того, беременная сотрудница предоставляет справки, подтверждающие факт беременности, не чаще 1 раза в три месяца. Уволить женщину по окончанию беременности, если она продолжает трудиться, работодатель имеет право в течение недели с момента, когда он узнал об окончании беременности. Если сотрудница работала на пол ставки, то есть на условиях неполного рабочего времени, на нее распространяются все нормы законодательства.

В случае увольнения сотрудницы по окончанию беременности, с работодателя снимается ответственность за задержку трудовой книжки, если последний день работы не совпал с датой увольнения такой работницы.

Утверждены профессиональные стандарты

Постепенно в законодательство вводится понятие «профессиональный стандарт», регламентирующее уровень подготовки и квалификацию работников. В частности, 10.09.2015 г. вышел Приказ Минтруда № 626-Н об утверждении профессионального стандарта «эксперт в сфере закупок», а также еще около 200 приказов. Само понятие внесено в Трудовой Кодекс в мае прошлого года, когда был принят 122-ФЗ от 02.05.2015 г. Ранее были утверждены профессиональные стандарты для бухгалтеров. Разработанные стандарты станут обязательными при отборе кандидатов на работу для работодателей с государственным участием с 1 июля 2016 года. Для коммерческих структур они пока носят рекомендательный характер и могут быть использованы по желанию.

С 01 июля 2016 года также вводятся правила применения профессиональных стандартов, в первую очередь они коснутся государственных и муниципальных организаций. Разъяснения по этому поводу несколько раз давал Минтруд России.

Коммерческие организации могут разработать свои собственные проф. стандарты, в которых будут учтены все требования к квалификации, уровню образования, знаниям и навыкам сотрудников. Применять профессиональный стандарт можно при отборе кандидатов, разработке систем оплаты труда, планировании обучения и повышения уровня квалификации.

Новшества в специальной оценке условий труда

В 2015 году произошли важные изменения в отношении аттестации рабочих мест. Само понятие «аттестация рабочих мест» ушло в прошлое. Теперь процедура исследования рабочих мест называется специальной оценкой условий труда. Проведение этой процедуры каждым работодателем закреплена законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 22 ТК РФ. Это касается также и офисных сотрудников, их рабочие места придется исследовать наравне с производственными.

С 1 января 2016 года начала работать государственная информационная база, в которую будут передаваться данные о результатах проведенных мероприятиях в сфере спец. оценки рабочих мест. Так что проверяющим органам не составит особого труда выявить нарушителей.

С 2015 года ужесточена ответственность работодателя за не проведение специальной оценки. Штраф увеличены: для физического лица – 5 000 – 10 000 рублей, для юридического – 60 000 – 80 000 рублей (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ). Ранее нерадивых работодателей наказывали по ст. 5.27 КоАПП, а там штрафы на порядок меньше.

Специальная оценка условий труда не проводится для работников, работающих удаленно или на дому.Работодатели, которые уже провели в 2015 году или ранее аттестацию рабочих мест, освобождаются от повторного проведения мероприятий в течение 5 лет с даты прохождения процедуры.В начале 2015 г. вступил в силу Приказ МинТруда № 976н об утверждении методики снижения класса вредности рабочего места, в соответствии с которым выдаются средства индивидуальной защиты.

Отказ в приеме на работу оформляется в определенные сроки

Согласно дополнениям, принятым законом 200-ФЗ, конкретизирован порядок предоставления работодателем объяснения о причинах отказа в заключении трудового договора. Теперь обратиться с требованием соискатель должен письменно (ранее не уточнялся порядок обращения). Регламентирован срок ответа соискателю – 7 рабочих дней на предоставление письменного ответа с указанием причин отказа.

ООО и ОАО могут не иметь своей печати

В апреле 2015 года вышел Федеральный Закон № 82-ФЗ о том, что организации форм собственности «ООО» и «ОАО» имеют право не иметь собственной печати. Однако закон не отменяет обязательность заверять записи об увольнениях в трудовых книжках круглой печатью организации согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек». Исходя из этого, печать все же нужно иметь, чтобы не допустить нарушений.

Микропредприятия смогут не вести трудовые книжки

Подготовлен проект закона, согласно которому в ближайшем будущем малые предприятия, численность которых не превышает 35 человек, получат право не вести трудовые книжки на работников. Это возможно по согласованию с работниками, впервые устраивающимися на работу. Главным и единственным документом, подтверждающим трудовой стаж, для них станет трудовой договор.

Запрет на прием на работу граждан Турции

С 1 января 2016 года российским работодателям запрещено принимать на работу граждан Турции. соответствующий Указ Президент России Владимир Путин в конце декабря 2015 года.

Однако, российским строительным компаниям, заключившим срочные контракты с турецкими инженерами или иными категориями сотрудников, разрешили сотрудничать с ними до конца срока действия трудового договора. Любые новые договора должны обязательно согласовываться со специальной правительственной комиссией, а контроль со стороны Федеральной миграционной службы и Министерства труда за такими работниками усилился.

Запрет на использование заемного труда

С 1 января 2016 года в силу закон «о запрете заёмного труда». Это существенно повлияло на деятельность организаций, которые оказывают или используют такие услуги, как: аутстаффинг - услуга по выводу работников из штата своей компании, при этом они продолжают трудиться на прежнем рабочем месте, а оформлены официально в штате сторонней компании; аренда или лизинг персонала – услуга по подбору и предоставлению временного персонала по запросу заказчика.

«Заёмный труд», а вместе с ним аутстаффинг и лизинг персонала оказались запрещены абсолютно для всех кадровых агентств и работодателей. На смену им пришло понятие «предоставление труда работников». Которое оказалось разрешено при выполнении определенных условий. Оказывать такую услугу разрешили только частным кадровым агентствам, которые должны иметь государственную аккредитацию. Работодатели смогут использовать чужих сотрудников при условии строгих временных ограничений, а также в строго определенных ситуациях.

Можно прийти к выводу, что изменений прошло немало, немало ожидает их и дальше, в этой статье рассмотрены лишь некоторые из них, требующие особого внимания.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.

На кого возлагаются обязанности по ведению кадровой документации

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

либо в отведенной для этого строке на самом документе;
либо на специально созданном персональном листе ознакомления.

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

При несоблюдении положений законодательства или локальных актов компании к работнику, занимающемуся ведением кадрового документооборота, могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. И это вполне обоснованно, поскольку даже незначительные нарушения способны привести к ощутимым финансовым потерям.

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству - 201 6 или разработать собственный регламент?

Формально централизованно утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству нет. Однако в своей работе специалистам рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству . Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.

Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.

Опираясь на данные правила и методы, практикующий делопроизводитель создаст удобный для себя алгоритм действий, которому будет следовать в дальнейшем для ведения качественного кадрового делопроизводства в 2016 году .

Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании - от создания до момента ликвидации или реорганизации. Несмотря на то что пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля достаточно распространены, иметь под рукой компактный и удобный для восприятия вариант будет нелишним.

Итак, шаги, которые нужны регулярно для достижения оптимальных результатов при ведении кадрового делопроизводства с нуля :

Подбор законов и нормативных документов для последующей регламентации работы. В обязательном порядке нужно обратить внимание на следующие:
- Трудовой кодекс РФ. Необходим в полном объеме, поскольку ситуации бывают разные, и периодически все равно придется что-то перечитывать. Наиболее важные разделы - те, которые посвящены понятию нормальной положительности рабочего времени, его учету и нормированию (гл. 15–16, 22), оплате труда, ее составным частям, формам и системам (гл. 21), длительности отпусков и условиям возникновения права на них (гл. 19). Также в обязательном порядке нужно ознакомиться с правами и обязанностями работника, которые закреплены на законодательном уровне.
- Альбом первичной документации на основе постановления Госкомстата РФ от 04.01.2001 № 1. Четкое следование образцам, представленным в нем, необязательно, поскольку компаниям разрешено разрабатывать бланки самостоятельно, но с указанием в них обязательных реквизитов. В то же время представляется нецелесообразной разработка избыточного количества собственных форм, поскольку для большинства операций уже существуют типовые бланки с необходимым набором реквизитов. Достаточно дополнить их недостающими полями.
- Порядок ведения и учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, где раскрыты все аспекты использования основного документа для отражения стажа работника.
- Рекомендации, утвержденные Генштабом ВС России 11.04.2008, регулирующие тонкости ведения учета военнообязанных граждан.
- Базовые стандарты делопроизводства и кадрового дела на основе приказа Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановления Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров - основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
структуру отделов и должностей в компании;
штатное расписание (формально необязательно, однако на практике запрашивается большинством проверяющих);
график отпусков;
документы, регламентирующие защиту персональных данных сотрудника.

В обязательном порядке закрепляется набор документов для персонифицированного учета данных сотрудника:

трудовой договор;
журнал движения трудовых книжек;
журнал учета бланков трудовых книжек, а кроме того, и сам бланк (чтобы оформлять книжки сотрудникам, для которых это место работы первое);
документы по учету рабочего времени (табели Т-12 или Т-13);
личные карточки (Т-2);
приказы по кадрам и основания к ним;
расчетные и платежные ведомости;
индивидуальные расчетные листки;
должностные инструкции, регламенты.

При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.

Если на предприятии внедрена регулярная оценка персонала, необходимо положение об аттестации. Для сохранности внутренней информации должен быть разработан документ об охране коммерческой тайны.

Разработка бланков и их согласование с руководством компании. Необязательно создавать все с нуля, можно воспользоваться типовыми формами, добавив к ним недостающие реквизиты, соответствующие специфике компании. Возможно, что с первой попытки утвердить новый бланк не получится, тогда нужно внести дополнения в соответствии с пожеланиями директора и подать его на согласование снова.
Выбор сотрудника для возложения на него обязанностей по ведению и учету трудовых книжек. Для этого создается соответствующий распорядительный документ. Это может быть как отдельный работник, выполняющий только указанную функцию, так и совмещающий ее с другой работой в кадровой службе.
Организация оформления на работу новых сотрудников. Будучи последней стадией в цикле кадрового делопроизводства, указанная процедура включает в себя комплекс взаимосвязанных действий. Он сопряжен с необходимостью заполнения целого ряда документов (трудового контракта, приказа о приеме, личной карточки), ознакомления работника с должностной инструкцией, положениями компании, внесения записей в журнал по учету трудовых книжек и т. д.

В дальнейшем оформляются документы по текущей деятельности работника: учету рабочего времени, начислению заработной платы, отпускам, дням отдыха согласно справкам донора или без сохранения заработной платы, переводам.

*******

Ведение кадрового документооборота не настолько сложно, как кажется на первый взгляд. Несмотря на обилие разрозненных и разносторонних нормативных актов, регулирующих данный вопрос, всю необходимую информацию можно отобрать и систематизировать.

Кроме того, выше приведена короткая и понятная шпаргалка, способная помочь новому кадровому специалисту и даже опытному работнику, облегчив ему в целом понимание всех шагов, которые необходимо предпринять.

Главное в делах подобного рода - внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.

Статья даст ответы на важные вопросы, связанные с кадровой работой: вы узнаете, как вести кадровое делопроизводство 2016, какие изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году ожидаются, как использовать унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016.

Из этой статьи вы узнаете:

как вести кадровое делопроизводство в 2016 году;
какие изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году;
как использовать унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Кадровое делопроизводство в условиях экономической нестабильности и постоянной трансформации трудового законодательства - задача не из легких. Чтобы справиться с повседневной работой без ошибок, кадровик должен внимательно следить за поправками, вносимыми в Трудовой кодекс, грамотно оформлять все без исключения документы (особенно трудовые книжки, приказы, договоры и соглашения с работниками), а также регулярно повышать свою квалификацию.

Как вести кадровое делопроизводство в 2016 году

Кадровое делопроизводство - понятие, объединяющее все виды деятельности по работе с кадровыми документами: разработку и ведение документации, связанной с управлением персоналом и движением кадров, кадровый учет, расчеты с персоналом и учет рабочего времени. Чтобы избежать претензий со стороны надзорных органов при проверке, следует знать, как вести кадровое делопроизводство в 2016 году без нарушений.

Важно своевременно переходить на новые принципы работы после вступления в силу новых законов и стандартов кадровой работы, корректно использовать бланки строгой отчетности и ориентироваться, прежде всего, не на собственные представления о порядке осуществления делопроизводства, а на требования действующего законодательства.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году

Что изменилось в кадровом делопроизводстве к 2016 году? Многочисленные новшества были внесены в трудовое законодательство в 2015 году: значительное увеличение суммы штрафов за нарушение норм трудового законодательства, расширение перечня категорий работников, имеющих право использовать отпуск в любое удобное время, выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут за собой определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году. Кроме того, на установленный порядок кадрового делопроизводства неизбежно повлияют и другие изменения в законодательстве о труде:

отмена обязанности ООО и АО иметь печати;
новый упрощенный порядок оформления командировок;
установление срока для уведомления соискателя о причине отказа в приеме на работу (в письменной форме);
новая система административной ответственности работодателей;
изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;
новый порядок получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;
новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;
появление в Трудовом кодексе РФ новой статьи, регулирующей вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
изменение системы проверок субъектов малого предпринимательства;
нововведения в вопросе увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Внимание!

Действительно с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать . Однако, по мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту позицию Роструд сформулировал в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в работе при проведении проверок.

Поэтому, если работодатель не будет проставлять круглую печать в трудовых книжках работников, его ожидает штраф в размере до 50 тыс. рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). При этом организациям надо иметь в виду, что трудовой инспектор вправе наложить штраф за каждое нарушение.

Профессиональные стандарты - 2016

В настоящее время применение профстандартов работодателями носит рекомендательный характер. Однако уже сейчас многие работодатели используют утвержденные профессиональные стандарты для разработки должностных инструкций работников.

Документы кадрового делопроизводства - 2016

Практически все документы кадрового делопроизводства-2016 предусмотрены Трудовым кодексом РФ, а порядок их оформления закреплен федеральным законодательством. Несмотря на то, что объем документации, с которым на практике приходится иметь дело каждому кадровику, весьма значителен, основные документы в кадровом делопроизводстве в новом 2016 году можно объединить в определенные категории:

приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, предоставлении отпуска и т. д.);
локальные нормативные акты организации. Это – правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работников, положение об оплате труда и др.;
трудовые договоры;
коллективный договор (при наличии);
договоры о полной материальной ответственности;
документы по учету кадров (штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников);
трудовые книжки;
документы по учету рабочего времени (табель учета рабочего времени);
документы по оформлению командировки;
документы по охране труда.

Все эти документы, так или иначе, постоянно используются в кадровой работе. Часть из них составляется в соответствии с законодательно утвержденными стандартами (и кадровик обязан знать требования к их оформлению), часть - разрабатывается работодателем по своему усмотрению. Каждая организация обязана утвердить штатное расписание, положение о персональных данных работника, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции и правила по охране труда.

Могут ли работать в команде отдел кадров и бухгалтерия?
, расскажут наши эксперты.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Отказ от применения унифицированных форм, считавшихся обязательными до вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», кардинально изменил подход работодателей к оформлению фактов хозяйственной деятельности. Закон, действующий с 1 января 2013 года, никак не влияет на состав первичных документов, но существенно расширяет спектр вариантов их оформления.

Теперь каждая организация может самостоятельно разработать наиболее удобный и соответствующий специфике ее деятельности бланк первичного учетного документа, дополнив его требуемыми реквизитами или убрав ненужные пункты. Но это отнюдь не означает, что унифицированные формы в кадровом делопроизводстве-2016 не будут применяться: многие документы, которые мы привыкли использовать для учета кадров, останутся в силе. Работодатель может внести необходимые изменения в форму или продолжать использовать ее в стандартном виде, без каких-либо поправок.

Какие унифицированные формы востребованы в кадровом делопроизводстве в 2016 году? Прежде всего - формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приема работника(ов) на работу), форма № Т-2 (личная карточка работника), форма № Т-3 (штатное расписание), формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника(работников) на другую работу). При оформлении отпусков удобно применять формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска), а при оформлении командировки - форму № Т-9 (приказ о направлении работника в командировку), которую с учетом новых требований целесообразно дополнить реквизитом «цель командировки».

Готовимся провести еще один год без унифицированных форм: оправдывает себя?

Приказ о приеме на работу

Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ).

Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления.

Несмотря на изменения в законодательной базе, перечень основных задач, стоящих перед кадровыми работниками, существенно не изменился. Чтобы полноценно справляться с трудовыми обязанностями, следует уделять максимум внимания вопросам документального сопровождения отдельных кадровых процедур (в том числе таких привычных и, на первый взгляд, простых, как ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами, оформление отпуска, заполнение трудовой книжки).

Статья даст ответы на важные вопросы, связанные с кадровой работой: вы узнаете, как вести кадровое делопроизводство в 2016 году, какие ожидаются изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году, будут ли применяться унифицированные формы в кадровом делопроизводстве.

Из этой статьи вы узнаете:
как вести кадровое делопроизводство в 2016 году;
какие изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году;
как использовать унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Как вести кадровое делопроизводство в 2016 году

Кроме того, на установленный порядок кадрового делопроизводства неизбежно повлияют и другие изменения в законодательстве о труде:
отмена обязанности ООО и АО иметь печати;
новый упрощенный порядок оформления командировок;
установление срока для уведомления соискателя о причине отказа в приеме на работу (в письменной форме);
новая система административной ответственности работодателей;
изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;
новый порядок получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;
новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;
появление в Трудовом кодексе РФ новой статьи, регулирующей вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
изменение системы проверок субъектов малого предпринимательства;
нововведения в вопросе увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Внимание

Действительно с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать. Однако, по мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту позицию Роструд сформулировал в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в работе при проведении проверок.
Поэтому, если работодатель не будет проставлять круглую печать в трудовых книжках работников, его ожидает штраф в размере до 50 тыс. рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). При этом организациям надо иметь в виду, что трудовой инспектор вправе наложить штраф за каждое нарушение.

Профессиональные стандарты - 2016

С 1 июля 2016 года начинают действовать статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут обязательными для применениях работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ будут установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции.
В настоящее время применение профстандартов работодателями носит рекомендательный характер. Однако уже сейчас многие работодатели используют утвержденные профессиональные стандарты для разработки должностных инструкций работников.

Документы кадрового делопроизводства - 2016

Приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, предоставлении отпуска и т. д.);
локальные нормативные акты организации. Это – правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работников, положение об оплате труда и др.;
трудовые договоры;
коллективный договор (при наличии);
договоры о полной материальной ответственности;
документы по учету кадров (штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников);
трудовые книжки;
документы по учету рабочего времени (табель учета рабочего времени);
документы по охране труда.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Приказ о приеме на работу

Один из самых актуальных документов для кадровика – приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу оформляют по унифицированной форме № Т-1 (1) либо другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Наименование организации (2) соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.
Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ).
Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления.

Редакция журнала «Кадровое дело»