В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?
Что представляет собой служебная командировка?
Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса - в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.
Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично - не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).
Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие - в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.
На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.
Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.
Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.
Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.
Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.
Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.
Что представляет собой служебная поездка?
Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения - в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически - недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.
Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей - водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.
Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться - например, в виде путевых листов, накладных.
Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника - отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.
Сравнение
Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка - это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.
Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.
Таблица
| Служебная командировка | Служебная поездка |
| Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы | Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции |
| Командировки могут иметь большую длительность | Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью |
| Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы | Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации |
, ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания
Мы шли на семинар по себестоимости, а разговор получился исключительно о поездках сотрудников. Дело в том, что новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие 6 октября прошлого года, принципиально изменила порядок выплаты компенсаций при разъездном характере работ. И теперь компенсации за разъезды учитываются при налогообложении почти так же, как командировки. «Почти» - потому что различия все же сохранились, но теперь компенсации за разъезды стали даже выгоднее, чем командировочные. Узнав об этом, бухгалтеры попросили лектора подробно остановиться на данном вопросе. Конспект этой беседы мы представляем.
Было. Служебные поездки сотрудников обходились дорого всем
Прежде чем начинать наш разговор, думаю, нужно напомнить, чем служебные поездки отличаются от командировок. Согласно статье 166 Трудового кодекса, командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное рабочее место которых находится в офисе.
Но во многих организациях есть сотрудники, сама работа которых должна проходить в пути или иметь разъездной характер. К примеру, это дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы. По отношению к таким работникам мы говорим, что их работа связана со служебными поездками. Учтите, что служебные поездки командировками не признаются. Об этом также сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.
Итак, для чего, собственно, я так подробно говорю об этих отличиях? Дело в том, что до 6 октября 2006 года Трудовой кодекс РФ не предусматривал каких-либо возмещений расходов сотрудникам при разъездном характере работы. Например, стоимости питания или проживания. Нормативные документы не говорили даже о том, что таким сотрудникам нужно компенсировать затраты на проезд. И зачастую фирмы платили таким работникам просто повышенную заработную плату, начисляя на нее ЕСН и удерживая НДФЛ. А работник из этой зарплаты сам должен был покрывать все свои расходы.
Не облагать налогами можно было только стоимость проезда таких сотрудников, поскольку ее можно было не относить к расходам на оплату труда, а списывать по статье 264 Налогового кодекса РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Ведь эта статья имеет открытый перечень расходов. Соответственно, если из внутренних документов фирмы: должностных инструкций, приказов руководителя, авансовых отчетов этих сотрудников и прочих - следовало, что затраты на проезд обоснованы и необходимы для производственной деятельности, их можно было списать в уменьшение прибыли, не облагая какими-либо налогами.
Все остальные траты таких сотрудников либо не возмещались, либо возмещались, но из-под налогообложения не выводились.
Стало. Все компенсации по поездкам зарплатными налогами не облагаются
И вот с 6 октября 2006 года статья 168.1 новой редакции Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение затрат, связанных с разъездным характером работы. Причем это возмещение является компенсационной выплатой. А это означает, что, во-первых, такая компенсация списывается на расходы, уменьшающие прибыль, по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Во-вторых, она не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. И в третьих, с этой компенсации не нужно удерживать и НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Оксана Сергеевна, правильно я поняла, что раньше ЕСН и НДФЛ не нужно было платить только с расходов на проезд, а теперь перечень возмещаемых необлагаемых трат расширился?
Да, именно так.
- И какие же теперь суммы мы можем выдавать и не платить с них налоги?
Ответ на ваш вопрос как раз и содержится в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Итак, внимание! Сотрудникам с разъездным характером работы вы можете оплачивать:
- расходы на проезд;
- затраты на проживание во время служебной поездки;
- суточные;
- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.
Как видите, список компенсаций очень похож на тот, который выдается при командировках. Тем самым законодатель уравнял в правах тех сотрудников, которые работают в офисе и лишь иногда ездят в другие города по производственным целям, с теми, кто вынужден фактически все рабочее время находиться в пути.
Правда, есть одно отличие. Оно касается суточных. При командировках суточные при налогообложении нормируются*.
При служебных же поездках размер суточных устанавливается организацией самостоятельно. И вся утвержденная сумма уменьшает прибыль, не облагается ЕСН и НДФЛ. Правда, здесь я сразу рекомендую не перебарщивать с размером суточных и устанавливать их в разумных пределах. Использовать данную лазейку в качестве скрытой формы оплаты труда я не рекомендую.
Сейчас. Все зависит от того, как у вас оформлены документы
Итак, чтобы спокойно пользоваться новой нормой, вам необходимо четко установить, у каких сотрудников работа носит разъездной характер. Какие именно суммы им будут возмещаться. И в каких размерах. Для этого я рекомендую, во-первых, перечень расходов и суммы, которые ваша организация готова компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы, прописать в трудовых договорах с ними, а также в локальном нормативом акте (см. пример такого акта ). Этого требует статья 168.1 Трудового кодекса РФ.
Следующий шаг - в должностных инструкциях тех работников, которым будут возмещаться расходы, нужно прописать, что их работа носит разъездной характер. Ну а от самих работников, которым вы возмещаете расходы, вам необходимо требовать документы, подтверждающие их траты на проезд, проживание и т. п. Эти документы должны прикладываться к авансовому отчету.
Кстати, что касается оформления расходов на оплату жилья. Часто гостиницы выдают только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли его для подтверждения затрат на проживание? Финансовое ведомство на этот вопрос дает положительный ответ*, поскольку счет для формы № 3-Г является бланком строгой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Таким образом, на основании этого документа вы можете учитывать затраты на оплату жилья при расчете налога на прибыль. Напомню, что постановление правительства от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов...» разрешало применять установленные формы бланков строгой отчетности только до 1 января 2007 года. Теперь срок действия этих форм продлен до 1 сентября 2007 года. Такое решение принято постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2006 г. № 743. Оно касается всех бланков строгой отчетности. То есть квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и других документов, предназначенных для проведения наличных денежных расчетов при оказании услуг населению.
Ну и наконец, чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, я рекомендую на конкретные поездки составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки.
Сравним. Служебные поездки и командировки
Итак, как я уже сказала, компенсации по служебным поездкам теперь максимально приближены к компенсациям по командировкам. Но принципиальная разница в том, что при поездках все - и виды компенсаций, и их суммы - устанавливается предприятием самостоятельно. А при командировках все достаточно четко регламентировано законодательством.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы относятся к прочим затратам, связанным с производством и реализацией. В их состав включаются затраты на проезд, оплату жилья, получение виз, паспортов, суточные, консульские, аэродромные сборы и прочие платежи.
Документы, которыми должны оформляться командировки, в отличие от служебных поездок унифицированы. Это приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, командировочное удостоверение по форме Т-10, служебное задание о направлении в командировку и отчет о ее выполнении по форме Т-10а. Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, у вас должен быть авансовый отчет сотрудника, а также документы, подтверждающие затраты на проезд и жилье. Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истечет срок, на который были выданы деньги*.
Давайте посмотрим, какие разъяснения сделал Минфин России в 2006 году по поводу признания командировочных расходов. Нередко организации в другом городе покупают квартиру, чтобы сотрудники могли в ней жить во время командировки. Затраты на содержание этой квартиры уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако в расходы они включаются не полностью, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания командированных сотрудников. То есть расходы, которые приходятся на то время, пока квартира пустует, для расчета налога на прибыль учесть нельзя. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533.
Следующая ситуация. Компания оплатила визы сотрудникам, но командировки не состоялись. В этом случае чиновники считают, что расходы на получение виз экономически не обоснованы. Соответственно организация не вправе уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134. Хотя я считаю, что все зависит от причины, по которой произошла отмена командировки. Если она уважительная, например болезнь сотрудника, то расходы на визы можно будет учесть.
Аналогичный случай описывается в письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Сотруднику пришлось перенести обратный вылет на более ранний срок по уважительной причине, в связи со смертью отца. Сдать билет не было возможности. И чиновники подтвердили, что организация вправе учесть стоимость неиспользованного билета для расчета налога на прибыль.
Вопросы после лекции
Вопросы записала редактор журнала Ирина Стрижова
Оксана Сергеевна, поясните, пожалуйста. Наша фирма арендует квартиру для проживания сотрудников во время командировок. Плату за аренду я полностью учитываю для расчета налога на прибыль. Теперь я засомневалась, правильно ли я делаю?
Здесь ситуация, аналогичная той, когда организация приобрела квартиру для проживания в ней командированных работников. Расходы на аренду вам нужно признавать только за тот период времени, когда квартира используется для проживания сотрудников во время командировок. Об этом говорится в письме Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.
У нас нередко менеджеры едут в командировку на предприятие, с которым договор о сотрудничестве еще не заключен. И неизвестно, будет ли заключен в будущем. Вправе ли мы признавать командировочные расходы в этом случае?
Хочу вас предупредить, что налоговики могут посчитать эти расходы необоснованными. Чтобы этого не произошло, рекомендую вам составлять проекты договоров, писать протоколы о намерениях с фирмами, в которых был командированный сотрудник. Ну, и конечно, безукоризненно оформлять приказ о командировке, служебное задание, потребовать от работника отчет о проделанной работе, авансовый отчет и документы, подтверждающие затраты.
Оксана Сергеевна, у меня такой к вам вопрос. Вот когда мы покупаем железнодорожные билеты для командированных сотрудников, то платим за страховой полис. Включается ли стоимость страховки в расходы для налога на прибыль?
Нет, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую базу. Расходы на добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленные отдельным страховым полисом в качестве приложения к билету, не учитываются при расчете налога на прибыль. Так считает Минфин России в письме от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138.
Скажите, пожалуйста, можно ли все-таки учитывать оплату проезда на такси в составе командировочных расходов?
Минфин России в своих письмах утверждает, что расходы на такси нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Однако, как показывает арбитражная практика, с таким мнением можно поспорить. Для этого нужно документально подтвердить расходы на проезд. У вас должны быть счета, в которых указаны оплаченные суммы проезда на такси, пункты назначения и время оказания услуг. Пример - положительное решение ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04.
Как платить суточные при служебных поездках?
Суточные выдаются за каждый день служебной поездки. Конкретный порядок выдачи суточных при разъездном характере работ каким-либо нормативным документом не установлен. Поэтому я рекомендую действовать здесь аналогично с командировками. А именно платить суточные только если поездка длится два дня и более.
При однодневных поездках суточные лучше не выдавать. Ведь и при однодневных командировках суточные не выдаются. Это установлено пунктом 15 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая действует и сейчас в части, не противоречащей кодексу.
А так как законодатель, введя новые нормы, фактически приравнял служебные поездки к командировкам, то лучше действовать по аналогии. Кроме того, обоснованность размера суточных подтвердит служебное задание, составленное в произвольной форме. В нем следует указать, куда и с какой целью ездил сотрудник. Командировочное удостоверение оформлять не надо, поскольку служебная поездка - это не командировка.
Когда командировочное удостоверение можно не оформлять
Если вы оформили приказ о командировке, то командировочное удостоверение работнику можно не выдавать. Дело в том, что эти два документа имеют одно и то же назначение. Во-первых, и приказ, и удостоверение подтверждают производственный характер командировки. А во-вторых, определяют ее продолжительность. Поэтому параллельное составление двух документов не обязательно. Такое же мнение высказал Минфин России в письме от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442. При этом финансовое ведомство пояснило, что перечень документов, на основании которых работника направляют в командировку, организация может установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Таким образом, вы можете прописать в этом перечне именно приказ о командировке.
Множество профессий требует проведение бизнес встреч и сопряжено с постоянными командировками и служебными поездками. Некоторые профессии и должности могут быть связаны с временным переездом в другую местность. Урегулированию вопросов, связанных с данными отношениями работника и работодателя посвящена глава 24 Трудового Кодекса РФ.
Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ).
Направление работника для выполнения производственного задания в организацию, которая находится в другой или той же местности, что и основное место работы, называется служебная командировка.
Основное место работы - это организация или структурное подразделение организации, в которой работник выполняет функцию, закрепленную за ним трудовым договором на постоянной основе.
Что не является служебной командировкой?
Курсы повышения квалификации и переподготовка работника не являются служебной командировкой. Также к служебной командировке не относится перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение, если оно находиться в той же местности, что и основное место работы. Работа должна соответствовать квалификации, специальности или должности работника, а условие перевода обусловлено трудовым договором.
Работа, связанная с постоянным нахождением в пути или имеющая разъездной характер, не предусматривает понятия служебная командировка, в таких профессиях, как машинист, проводник и другие существует понятие служебной поездки.
Порядок оформления служебной командировки и компенсация расходов согласно ТК РФ
Служебная командировка отличается от временного перевода на другую работу тем, что при переводе необходимо письменное, предварительное согласие работника. В случае служебной командировки такого согласия не требуется, направление производиться руководителем организации и оформляется распоряжением или приказом. Приказ или распоряжение о служебной командировке оформляется с указанием профессии командируемого, структурного подразделения, цели, месте и времени командировки.
Приказ (распоряжение) - это основание для выписки командировочного удостоверения, которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке. В командировочном удостоверении отмечается время прибытия и выбытия в тот или иной пункт назначения, это необходимо для составления авансового отчета и подтверждения командировочных расходов.
Служебное задание, составленное руководителем подразделения, в котором работает командируемый, является основанием для направления работника в командировку. Именно служебное задание определяет срок командировки, ее цель и место, куда направляется работник. На основании такого задания кадровая служба предприятия издает приказ или распоряжение о направлении работника в командировку.
Прибывший из командировки работник, должен составить краткий отчет о выполненной работе. После чего с руководителем структурного подразделения согласовывается заключение о выполнении задания, которое утверждается руководителем организации. Авансовый отчет, отчет о выполнении служебного задания и командировочное удостоверение предоставляются работником в бухгалтерию. В случае если размер расходов на служебную командировку известен заранее, руководитель имеет право разрешить их оплату без предоставления подтверждающих документов. В таком случае по прибытию работника из командировки, им в бухгалтерию сдается только правильно оформленное командировочное удостоверение. При изменениях сроков командировки, производиться соответствующий перерасчет.
День выезда в служебную командировку - это день отправления самолета, автобуса, поезда или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, день приезда - день прибытия выбранного для передвижения транспортного средства на место постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно - день отъезда в командировку - текущие сутки, после 0 часов - следующие сутки. Нахождение станции, аэропорта или пристани за чертой населенного пункта, подразумевает что, в расчет принимается время, которое необходимо для проезда к месту командировки. День приезда работника из командировки в место постоянной работы рассчитывается аналогично (п. 7 Инструкция о служебных командировках).
Работа в праздничные и выходные дни в служебной командировке оплачивается с учетом компенсации за работу в выходные и праздничные дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Направление работника в служебную командировку в выходной день дает ему возможность по прибытию взять один день для отдыха. Должен ли работник в день отбытия или прибытия из командировки явиться на работу согласовывается с работодателем.
Согласно ст. 167 ТК РФ работнику, направляемому в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы и должности, возмещение всех расходов, связанных с командировкой и средний заработок. То есть во время командировки работнику оплачивается его оклад или тарифная ставка.
Расходы, связанные со служебной командировкой:
- проезд;
- наем жилого помещения;
- другие расходы, связанные с проживание вне места постоянного жительства;
- другие расходы (производятся только с ведома и разрешения работодателя).
Служебная поездка
Данный вид поездок присущ нескольким видам профессий, таким, например, как: работники железнодорожного, речного, авиа и автотранспорта, работники учреждений Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, работники цирковых организаций, и предприятий лесной промышленности и лесного хозяйства.
Расходы, возмещаемые работнику, и связанные со служебными поездками точно такие же, как и расходы на служебную командировку. Размер возмещения таких расходов устанавливается локальными нормативными актами, коллективным договором и трудовыми соглашениями (ст. 168 ТК РФ). За работу связанную со служебными поездками специальными Постановлениями Минтруда РФ установлены соответствующие надбавки.
Переезд на работу в другую местность
Предварительная договоренность работника с работодателем о переезде на работу в другое место дает первому возможность получить возмещение расходов на переезд и обустройство на новом месте жительства. Расходы на переезд могут быть заменены предприятием на предоставление работнику соответствующего средства передвижения. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.
Урегулирование трудовых вопросов между работником и работодателем это прерогатива адвоката по трудовым делам. Благодаря помощи адвоката по трудовым делам, работник, чья работа связана со служебными командировками, поездками или переездом в другую местность, может рассчитывать на компенсацию своих расходов и выплату соответствующих надбавок. Помощь адвоката по трудовым делам - это Ваш шанс выполнять свои трудовые обязанности за достойную оплату с возмещением расходов.
Служебная командировка или поездка по служебным делам? В чем разница и какие налоговые последствия грозят компании из-за неправильной квалификации поездки? Ответ - в комментарии к постановлению АС Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 .
Лишние расходы
Налоговый орган провел проверку компании и установил, что сотрудники организации регулярно направлялись в служебные командировки за границу для оказания консультационных услуг. При этом продолжительность командировок в ряде случаев превышала полгода.
Инспекция проанализировала документы организации и решила, что такое длительное пребывание за границей не может являться командировкой, а должно признаваться служебной поездкой. Основание - сотрудники выполняли в месте командировки не служебное поручение, а осуществляли там свою трудовую функцию.
Налоговый орган рассуждал так: в случае если большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться именно там и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.
Итогом стали миллионные доначисления по налогу на прибыль, так как инспекторы исключили из состава командировочных расходов суточные. Компания не согласилась с таким подходом и обратилась в суд.
Законодательный багаж
Прежде чем перейти к рассмотрению судебного решения, обратимся к положениям действующего законодательства, регламентирующим такие понятия, как командировка и служебная поездка.
Виды поездок
Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная поездка, в свою очередь, характерна для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. При этом такие поездки не являются командировками (ст. 168.1 ТК РФ).
Как известно, при направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Те сотрудники, работа которых носит разъездной характер, вправе рассчитывать на возмещение стоимости проезда, найма жилого помещения и полевое довольствие (последнее - для определенных профессий). Основание - ст. 168.1 ТК РФ. То есть основное отличие служебной поездки от командировки в том, что разъезды входят в трудовую функцию работника, а командировка предполагает поездку с отдельным поручением.
Еще один немаловажный трудовой аспект. У тех сотрудников, режим работы которых имеет разъездной характер, должно быть соответствующее указание на это в трудовом договоре. Пример подобных должностей: курьеры, наладчики оборудования, работники связи и т. п.
Таким образом, при служебной поездке, когда работник выполняет свою непосредственную трудовую функцию в месте назначения, а не отправлен в командировку с поручением, суточные не предусмотрены. Ему положена компенсация расходов, размер которой должен быть установлен локальными актами организации.
Налоговые последствия
Налоговый кодекс разрешает учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты на командировки, которые включают в себя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
на наем жилого помещения;
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, и иные подобные сборы.
Как видим, суточные уменьшают налоговую базу по прибыли лишь в составе командировочных расходов. Косвенно этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626. Правда, в нем речь идет об обложении суточных НДФЛ, но при этом очень четко разнесены порядок налогообложения компенсаций за разъездной характер работы и суточных, которые выплачиваются при командировках.
Что касается компенсации за разъездной характер работы, то суммы такого возмещения также можно учесть при расчете налога на прибыль, но уже по другой норме - по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (письмо Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131).
Судебная оценка
Вернемся к рассматриваемому спору. Суды проанализировали обстоятельства дела и установили, что направление в командировку работников было связано с исполнением организацией договоров, заключенных с иностранной компанией, по которым за проверяемый период была получена выручка. Связь между полученными организацией доходами от выполнения заказов и командировочными расходами установлена самим налоговым органом в оспариваемом решении. При этом условия признания расходов, указанные в ст. 252 НК РФ, налогоплательщиком соблюдены.
В трудовых договорах командированных работников местом постоянной работы указан адрес компании. Налоговый орган не привел доказательств исполнения работниками в месте служебной командировки не служебного поручения, а своей трудовой функции.
В организации есть локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную командировку, служебные поручения и иные первичные документы, оформляющие затраты на командировки. И никаких претензий к их оформлению у инспекции не было.
Судьи акцентировали внимание, что в Трудовом кодексе содержатся два различных по своей сущности понятия: «служебное поручение», выдаваемое работодателем при направлении в служебную командировку, и «трудовая функция», обязательное условие трудового договора. При этом служебное поручение лишь конкретизирует для работника часть его трудовой функции, подлежащей исполнению вне места постоянной работы.
А тот факт, что работники находились в командировке по полгода, а то и больше, значения не имеет. Срок нахождения в командировке сам по себе не может служить безусловным подтверждением исполнения работником своей трудовой функции в месте командировки. Так же как и не имеет правового значения при определении базы по налогу на прибыль. На этом основании претензии инспекции были признаны необоснованными.
Предоставьте, пожалуйста, пример Положения о командировках с разделом про служебные поездки.
Ответ
Ответ на вопрос:
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.
Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Образец положения о командировке см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.
Служебная поездка при разъездном характере работы командировкой не является.
Порядок оформления служебных поездок можно предусмотреть в локальном акте.
Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы
Подробности в материалах Системы Кадры:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Положение о разъездном характере работы
| г. Москва | 06.03.2016 | |
1. Общие положения
1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью «Альфа» (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. , ТК РФ).
1.2. Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, регулярно выполняющим должностные обязанности за пределами организации. Перечень работ, профессий и должностей таких сотрудников устанавливается приказом генерального директора.
1.3. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработка, а также возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы:
Расходы на проезд;
Расходы по найму жилого помещения;
Компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора;
Иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома Общества.
1.4. На сотрудника, имеющего разъездной характер работы, распространяется общий режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в Обществе.
1.5. Если сотрудник, имеющий разъездной характер работы, направляется в поездку в выходной или праздничный день либо был специально направлен для работы в выходной или праздничный день, ему предоставляется другой день отдыха.
1.6. Сотрудник, имеющий разъездной характер работы, может быть направлен в служебную командировку (в т. ч. зарубежную), если цель командировки прямо не связана с его основной трудовой функцией (например, участие в совещании, обмен опытом и т. п.).
2. Сотрудники, постоянная работа которых имеет разъездной характер
2.1. Перечень должностей и профессий сотрудников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается приказом генерального директора.
2.2. Разъездной характер работы может быть установлен сотруднику как при его приеме на работу на должность (по профессии), установленную приказом генерального директора, так и в процессе работы у Работодателя при переводе сотрудника на такую должность (профессию).
2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного сотрудника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.
2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с сотрудником, занимающим предусмотренную приказом генерального директора должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.
2.5. Отсутствие в трудовом договоре с сотрудником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в приказе генерального директора, условий о разъездном характере работы не освобождает работодателя от предоставления сотруднику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении сотрудника в служебную поездку.
2.6. На работу, предусмотренную приказом генерального директора, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.
2.7. В случае выявления у сотрудника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы сотрудник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению в соответствии с части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
3. Порядок компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы
3.1. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, ежемесячно выдается маршрутный лист, форма которого определяется отдельным приказом генерального директора.
Регистрация и выдача маршрутных листов осуществляется отделом кадров.
3.2. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, перед поездкой выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения, и компенсация.
3.3. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы, квитанции по оплате гостиниц, жилых помещений и иные расходы.
3.4. Компенсация за разъездной характер работы выплачивается в соответствии с маршрутным листом сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах).
3.5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, со дня его прибытия и по день выезда в размере фактических затрат. В пределах норм подлежат возмещению также затраты сотрудника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в размерах, предусмотренных настоящим пунктом.
3.6. Расходы по проезду к месту работы и обратно к месту постоянной работы возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая дополнительные услуги: сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Сотруднику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
3.7. В случае временной нетрудоспособности сотрудника, имеющего разъездной характер работы, ему на общем основании выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за период болезни, подтвержденный листком нетрудоспособности, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачивается компенсация в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к работе или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.
4. Заключительные положения
4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно.
4.2. Настоящее Положение применяется к трудовым отношениям, возникшим до вступления его в действие.
- Формы: Положение о разъездном характере работы
- Формы: Положение о командировках
ПОЛОЖЕНИЕ
о командировках
г. Москва 06.03.2016
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО «Альфа» (далее - Организация).
1.2. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя Организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая директора.
1.4. К служебным командировкам не относятся:
Служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной
Характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
Выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора
или вызова приглашающей стороны);
Поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего
и дополнительного профессионального образования.
2. Срок и режим командировки
2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Служебную записку работник по возвращении из командировки представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного
транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)
2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с директором Организации.
2.5. На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.
2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.
3. Документальное оформление служебной командировки
3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.
3.2. На основании решения о направлении в командировку работник кадровой службы издает приказ о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
3.3. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.
4. Командировочные расходы
4.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
4.2. Работнику, направленному в командировку как внутри России, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:
На проезд до места назначения и обратно;
По найму жилого помещения;
Суточные;
Фактически произведенные с разрешения или ведома работодателя и документально подтвержденные целевые расходы:
Сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
На проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
На провоз багажа;
На служебные телефонные переговоры;
По получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
Связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
4.3. За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные.
Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются.
Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:
Директору - 5000 руб.,
Руководителям филиалов - 3000 руб.,
Всем остальным работникам - 1000 руб.
За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются
суточные в размере:
Директору - 200 евро,
Руководителям филиалов - 100 евро,
Всем остальным работникам - 70 евро.
4.4. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.
При проезде к месту командировки воздушным транспортом директору, заместителям директора
возмещается стоимость проезда бизнес-классом. Остальным работникам возмещается стоимость
проезда экономическим классом.
При проезде к месту командировки железнодорожным транспортом директору и заместителям
директора возмещается стоимость проезда в вагоне СВ фирменного поезда, остальным работникам возмещается стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда.
Работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов, подтверждающих размер расходов на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере 1000 руб. за одну поездку.
Суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику при направлении работника в командировку за пределы территории России в размерах, определяемых настоящим Положением.
Суточные выплачиваются по следующему правилу:
При следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы
России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
При следовании на территорию России дата пересечения государственной границы России
Включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
4.5. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения директора Организации только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.
4.6. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.
4.7. Работнику возмещаются расходы на служебные телефонные переговоры. При отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы (детализированные счета оператора связи),
затраты возмещаются в сумме 200 руб. в сутки.
4.8. Командированному работнику за один рабочий день перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого
помещения и суточных.
4.9. Работнику возмещаются фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, но не более 5000 руб. за сутки.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах:
700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.
4.10. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачиваются заработная плата, суточные, а также не возмещаются расходы по найму жилого помещения и другие расходы.
5. Плата за работу в выходные дни в командировке
5.1. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ, то есть как за работу в выходной или нерабочий праздничный день. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.
5.2. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
6. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
6.1. На основании статьи 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
6.2. В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.
6.3. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:
Расходов на проезд;
Расходов по найму жилого помещения;
Дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства
(суточные).
7. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников
в служебные командировки
7.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан
представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.
Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной картой, безналичным перерасчетом). При зарубежных командировках к отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.
7.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
Документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
Документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные
Расходы производились работником лично;
Документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления,
Назначения или пересадок, на провоз багажа;
Документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
Документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного
Паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Организацией;
Документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке
На наличную иностранную валюту.
7.3. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных пунктом 4.10 настоящего Положения.
7.4. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в размере стоимости проезда до места командировки и обратно в вагоне купе или стоимости авиабилета эконом-класса.
7.5. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в
местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере
1000 руб. за одну поездку.
7.6. При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров, расходы возмещаются в сумме, установленной пунктом 4.6 настоящего Положения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы по получению виз, и расходы, связанные с обменом наличной валюты, данные расходы не возмещаются.
7.7. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
7.8. В случае невозвращения работником остатка средств в срок, определенный в пункте 7.7 настоящего Положения, соответствующая сумма возмещается путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового кодекса РФ.
7.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, на которое он был командирован.
Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Организации.
Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.
