Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.

Суточные как часть командировочных расходов

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:

• затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
• собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.

Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.

Что входит в суточные командировочные расходы

Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.

Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.

За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.

Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».

Размер суточных при командировках

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.

Выплата суточных расходов при командировке

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Валерия Сусликова, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным . Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

Либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные ;

Либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

Наименование учреждения;

Наименование документа и дату его составления;

Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

Место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

Срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

Цель командировки;

Вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

Основание издания приказа;

Организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы ( , абз. 1 п. 11 Положения № 749):

На проезд;

На наем жилого помещения;

Связанные с проживанием вне места постоянного жительства - суточные (дополнительные расходы);

Произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание - пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558 .

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

При использовании служебного транспорта;

При использовании личного транспорта;

При использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены . При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание - паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

Цену номера (места в номере);

Период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ . При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет . В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

Маршрут/квитанция электронного билета;

Багажная квитанция на бумажном носителе;

Посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России ( , от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

Путевой или маршрутный лист;

Квитанции;

Кассовые чеки;

Иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами …»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

Учета работников, выбывающих в служебные командировки;

Учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н , которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ - приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

Служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

Документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

В 2016 году учет командировок работников ведется по упрощенным правилам. Из статьи вы узнаете все подробности про оформление командировки в 2016 году

Оформление командировочного удостоверения в 2016 году

Командировки в 2016 году оформляем и оплачиваем на основании двух документов - приказа о направлении работника в командировку и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, если вы не отказались от его оформления.

Напомним, с 8 августа 2015 года отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не обязательно Однако по усмотрению компании она может продолжать их ведение. Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте. Здесь же прописывают процедуру ведения журналов учета, которую можно оставить такой же, как и до 8 августа 2015 года, либо разработать новую (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

В приказе на командировку в 2016 году нужно прописать:

• Цель командировки. Служебное поручение командируемому работнику можно подробно сформулировать непосредственно в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Если вы применяете унифицированную форму приказа (например, форму № Т-9), служебное поручение можно описать в графе «с целью». Например, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, провести монтаж и наладку оборудования и т. п.
• Особый порядок исполнения поручения. В приказе можно отразить особенности выполнения служебного поручения. Например, привлечение к работе в выходной (праздничный) день.
• Основание направления в командировку. Основанием для издания приказа о направлении в командировку может быть документ, подтверждающий цель командировки. Например, работник командируется для проведения монтажа и наладки оборудования в соответствии с договором. Реквизиты этого договора нужно указать в качестве основания для издания приказа.

Приказ на командировку в 2016 году, образец

Нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году

Командировочное удостоверение - это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте

С 29 декабря 2014 года Правительство РФ отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения. Поэтому, направляя работника в командировку, командировочное удостоверение в 2016 году оформлять не нужно.

Кроме того, в 2016 году на командированных работников в 2016 году не нужно выписывать служебное задание на командировку. И брать у них отчет о выполненной работе в командировке по возвращении.

В 2016 году все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам - чекам, квитанциям и прочему.

Командировка на общественном транспорте . Фактический срок пребывания работника в месте командирования нужно подтвердить проездными документами. Их работник представит в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом по возвращении из командировки.

Командировка на личном автомобиле . В этом случае срок командировки нужно указать в служебной записке. Такую записку работник должен представить по возвращении из командировки. И приложить к ней оправдательные документы, подтверждающими использование личного авто (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Такой порядок пунктом 7 Положения о служебных командировках.

Что касается служебных поездок за границу, то здесь служебное задание и командировочное удостоверение и раньше не требовались. Время пребывания сотрудника за рубежом подтверждают отметки в загранпаспорте (п. 18 Положения о служебных командировках).

Авансовый отчёт по командировке в 2018 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке - это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Так выглядит авансовый отчёт с подтверждающими документами

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

• выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс - обязанность работодателя, предусмотренная законом);
• служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

• согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы - это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
• в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
• для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты - дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств - что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств - например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке - это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте - это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции - как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны - средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ - по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда - по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 - расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы - по кредиту;
• 70 - расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 - расчётный счёт;
• 50 - касса;
• 94 - недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 - кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 - Кредит 71 - покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 - Кредит 71 - покупка товаров.
  • Дебет 20 - Кредит 71, Дебет 26 - Кредит 71, Дебет 24 - Кредит 71 - торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 - Кредит 51 - сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 - Кредит 71 - аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Проводки по командировочным расходам сверх выданного аванса Проводки по бухучёту командировочных расходов Проводки по командировочным расходам, не принятым работодателям, их сумма подлежит возврату в кассу или на счёт предприятия Проводки по командировочным расходам, оплаченным работодателем с расчётного счёта фирмы Проводки по расходам работодателя на билет для командированного сотрудника, оплаченный с расчётного счёта компании (билет учитывается на субсчёте 3 счёта 50 «Касса»)

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд - 10 тысяч рублей.

Проживание - 8 тысяч рублей.

Суточные - 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

Проводки по командировочным расходам из примера (таблица)

Корпоративная бюрократия, одной из составляющих которой является оформление командировок и проведение их по бухгалтерии, с первого взгляда представляется невыносимо сложной. Но если разобраться, что к чему, всё быстро становится на свои места.

Юридически грамотная организация служебных командировок позволит избежать многих ошибок. На практике правильное оформление всех необходимых документов вызывает немало вопросов. Поэтому, прежде чем направить сотрудника в 2016 году в командировку, работодателю необходимо учесть ряд нормативных требований.

Рассмотрим их.

Разъездной характер работы и командировка

Закон определяет командировку как служебную поездку работника исключительно по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировка всегда ограничена определенным сроком (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Место своей постоянной работы можно определить по месту расположения организации, в которой вы работаете ().

Поэтому, если работник принят на работу в филиал (представительство) вашей организации, то его поездка в 2016 году в головной офис будет являться служебной командировкой, и наоборот.

На практике также важно отличать служебные командировки от периодических поездок некоторых ваших работников, которые тоже связаны с основной работой, но носят разъездной характер. Такие поездки могут быть любой продолжительности. Для таких работников регулярные поездки - это их повседневная работа.

Разъездной характер работы, например, у водителей, экспедиторов, курьеров, экипажей судов заграничного плавания морского флота, флота рыбной промышленности, российских судоходных компаний.

Поскольку такой перечень работ (профессий, должностей) "разъездных" работников работодатель определяет самостоятельно, то включить в него можно любые специальности работников, которые по роду своей деятельности перемещаются по местности.

Помните, что условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с таким работником (абз. 14 ст. 57 ТК РФ).

Командировка в табеле учета рабочего времени

Ведение учета отработанного времени обязательно для всех работодателей вне зависимости от характера работы и места выполнения работником работы (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

На практике вести кадровику точный учет отработанного работником в командировке времени затруднительно. Поэтому табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13 ) в эти дни заполняется без указания количества отработанных часов путем проставления либо буквенного кода "К", либо цифрового "06".

Между тем существует еще несколько обстоятельств при заполнении табеля, при которых отметки при командировке будут отличаться.

Если так получилось, что работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то необходимо будет дополнительно в табеле проставить код "РВ" или "03". При этом необходимо будет также указать то количество отработанных часов, которое работник отработал в такой день (если работодатель дал на это соответствующее указание) (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Если работник в выходной день не работал, то в этом случае необходимо проставить код "В".

При разъездном характере работы в табеле учета рабочего времени данное время обозначайте буквенным кодом «Я» или цифровым кодом "01".

График работы в командировке

Надо сразу оговориться, что график работы в командировке особый и зависит от содержания служебного задания для командированного работника.

Зачастую график работника в командировке отличается от графика работы по его основному месту работы. В этой связи закон не обязывает командированного сотрудника соблюдать график работы по своему основному месту работы.

В то же время закон никак не обязывает приехавшего в командировку работника соблюдать график работы той организации, куда он был командирован.

В этом случае считаем целесообразным работодателю воспользоваться своим правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ), и либо во внутреннем положении о командировках, либо в приказе о направлении работника в командировку указать, что во время командировки работник соблюдает тот или иной режим труда и отдыха.

Направление в командировку

Направляя работника в 2016 году в служебную командировку, работодатель должен оформить всего лишь один письменный документ.

Это приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Его можно оформить либо по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а) , либо в соответствии с самостоятельно разработанным и утвержденным бланком (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Кроме того, перед отъездом работник получает в бухгалтерии аванс на командировочные расходы (п. 10 Положения о командировках). Поэтому после возвращения из служебной командировки работнику необходимо будет представить:

• авансовый отчет (форма № АО-1) о суммах, которые он потратил, пока находился в командировке (п. 26 Положения о командировках);
• документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (документы о найме жилого помещения, проездные документы и пр.);
• в случае, если работник направлялся в командировку на личном (служебном) транспорте, то дополнительно представляется служебная записка с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта (путевой и маршрутный листы, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Отмена командировки

Отмена командировки в 2016 году оформляется также письменным приказом (распоряжением) в произвольной форме, с которым работодателю нужно ознакомить работника под роспись.

Полученный аванс возвращается в бухгалтерию.

Если вдруг до отмены командировки работник успел потратить часть денег, то по израсходованным суммам ему необходимо будет представить авансовый отчет.

Отгул за командировку в выходные дни

По общему правилу при направлении работника в 2016 году в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (