Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле-ния о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре). 79

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав-ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред-ложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа-тельства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")".*

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:

"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чѐм", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). 80

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма машинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т. п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например: 81

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма. 82

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем". "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Например:

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нѐм указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например: 83

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем", Например,

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например: 84

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

23. Составление личных документов (резюме, автобиография, заявления, доверенность, расписка)

Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.

.» То есть в газетах того времени преобладали материалы, несущие образовательную, воспитательную функции. Постигая грамоту , народные массы молодой советской республики тянулись к знаниям, и газеты старались выполнять стоящие перед ними задачи - обучать и воспитывать людей на ярких примерах новой жизни.

Сегодня мы наблюдаем иную картину: крупные жанры на полосах ежедневных газет появляются не очень часто, они перекочевали в еженедельники, журналы . На первое же место вышли информационные жанры. Ускоренный темп жизни, информационный бум диктуют изданиям и соответствующие формы подачи материалов. Многие газеты, учитывая читательские интересы, ориентируют журналистов на небольшие по объему - 100-120 строк - материалы не только информационных, но и аналитических жанров с многочисленными фактами, лаконичной аргументацией, без лишних слов.

Наряду с традиционными жанровыми формами сегодня на страницах газет и журналов появляются новые, например, научно-популярные эссе , социально-политические диалоги, социальные портреты современников, социально-экономические очерки, проблемные социальные критические репортажи, аналитические интервью и т. д.

Информационные жанры

Сенсация - самый ходовой товар в массовой прессе. Издателю он повышает тиражи газет, приносит прибыли. Усилия репортёров этих изданий направлены на то, чтобы каждый номер обеспечить необычной, захватывающей новостью. И на страницы газет сплошным потоком идут материалы о катастрофах и убийствах, пожарах и наводнениях. А если вдруг ничего не случилось, сенсации приходится выдумывать, используя слухи и т. д.

Новости в такой печати - главный жанр. Они занимают больше половины площади газет (не считая рекламы). Светская, скандальная хроника , политические, экономические, спортивные сообщения заполняют многочисленные полосы. Обилие новостей приводит к тому, что многие читатели ограничиваются просмотром одних заголовков или в лучшем случае чтением первых абзацев, набранных крупным шрифтом. В заголовок или начало материала выносятся наиболее выгодные, часто второстепенные детали. Читатель же, приученный к тому, что изложение информационных материалов строится по принципу «перевернутой пирамиды» (главное сообщается вначале, а затем все менее и менее существенные подробности, чтобы легко было сокращать материал с конца при макетировании и вёрстке), воспринимает их как самое важное в сообщении.

Жанр материала журналист выбирает в зависимости от его содержания, от того насколько важны, злободневны и интересны найденные, отобранные факты.

Заметка

Это самый распространенный информационный жанр . Он сообщает о важном факте, событии общественной жизни. Основные его черты - сжатость изложения, высокая оперативность. Отвечает читателям на вопросы: что, где, когда? Не дает анализа событий, то есть не отвечает на вопрос: почему? В заметке должна содержаться новость, отраженная в конкретном факте общественной жизни - новый факт. Причём не просто факт, а факт, имеющий общественное значение.

Отчёт

Отчет-это развернутое информационное сообщение о событии сферы окружающей действительности(конференции, заседания, симпозиумы, семинары, собрания и пр.), т.е. о том событии, на котором совершается большой обмен информацией. В отчете должны быть представлены основные темы, положения и идеи докладов, речей, выступлений лиц, принимающих участие в обсуждении. В качестве деталей выступают отдельные реплики, реакции слушателей на выступление (аплодисменты, дискуссия и т.д.). Отчету свойственна предельная документальность и близость к словам говорящих, а также определенная сухость слога. Одно из главных требований к автору отчета – точность передачи сути высказываний говорящих. Журналист может использовать как прямую речь, цитаты, косвенную речь, так и на основе полученных из доклада сведений написать текст. Виды отчета. Прямой информационный отчет – воспроизводит событие в хронологическом порядке. Журналист подробно отражает происходящее, ничего не комментируя. Однако его позиция может выражаться в акцентировании внимания на определенных деталях, например, доклады некоторых лиц могут быть более детализированы. Аналитический отчет – рассказывая о событии, журналист сообщает подробности с некоторыми комментариями. Для этого он имеет право привлекать дополнительные сведения, факты, цифры, мнения, вычленяя наиболее актуальные проблемы, затронутые в выступлениях рассказчиков. Тематический отчет – нарушает хронологический порядок события, автор выбирает доклады, связанные одной-двумя темами, проблемами, отказывается от побочных деталей и уделяет внимание выступлениям людей, затронувших выбранную им тему.

Интервью

Этот жанр представляет собой беседу журналиста с одним или несколькими лицами, имеющую общественный интерес. Изложение фактов, высказывание о событиях ведется от имени человека, которого интервьюируют. Именно этим - мнением специалиста, компетентного в данном вопросе авторитетного лица - и ценно интервью для читателей.

Как и другие информационные жанры, интервью должно быть злободневным, отличаться целеустремлённостью, деловитостью. Интервью может играть даже роль официального политического документа, если его даёт журналисту крупный политический деятель, глава правительства, президент.

Репортаж

В отличие от других информационных жанров репортаж не просто сообщает о фактах, событиях, а показывает их через непосредственное восприятие автора, как бы воссоздавая картину происходящего. В основе репортажа всегда находится общественно значимое событие, которое развивается на глазах у читателя. Это своего рода история события.

Характерные особенности жанра - оперативность, динамичность, наглядность происходящего, активно действующее авторское «я», которое помогает создавать так называемый «эффект присутствия», позволяет читателю как бы находиться рядом с репортером и вместе с ним видеть, ощущать событие.

Аналитические жанры

Комментарий

Этот жанр используется для оперативного разъяснения важных событий общественной жизни. До недавнего времени его считали одной из разновидностей статьи, которая отличается оперативной и гибкой формой, применяется для отклика на такие явления, как документ, речь политического деятеля, выступление прессы и т. д. Однако несмотря на то, что эти два жанра часто фигурируют в одном ряду, между ними есть существенная разница. Комментарий требует минимального размера и выстраивается, как правило, вокруг одного факта (или цепи однозначных фактов). Статья же подразумевает обстоятельный анализ явления, раскрытия его разных сторон, привлечение фактов различных планов.

Как показывает практика, комментарий сегодня уже уверенно занял собственные позиции как самостоятельный жанр в ряду других аналитических жанров. Особенно это заметно в публикациях на международные темы. Комментарий представляет собой актуальное публицистическое выступление, которое объясняет факты и явления с политических позиций, на которых стоит автор. Основные требования к этому жанру - лаконичность и точность оценки автором происходящих событий.

Газетная практика дает большое количество примеров скромных по объему, построенных на одном или нескольких близких друг другу фактах, лаконичных комментариев. Вместе с тем, нельзя отрицать и право на существование развернутых комментариев, в которых автор опирается на факты из различных , прослеживает историю того или иного явления, раскрывает читателями его истинный смысл.

Публикации этого жанра довольно разнообразны по применяемым в них литературно-публицистическим средствам, которые определяются творческой и политической задачей, поставленной журналистом. Комментарий может иметь пропагандистскую , критическую , сатирическую , полемическую окраску в зависимости от конкретного повода.

Корреспонденция

Это наиболее распространенный аналитический газетный жанр , который основывается на конкретном анализе фактов, изучении какой-либо локальной ситуации. Назначение корреспонденции - пропагандировать новые явления общественной жизни, вскрывать имеющиеся недостатки.

Корреспонденция строится на ряде фактов, объединенных одной общей темой. В ней выдвигаются злободневные вопросы, требующие незамедлительного решения.

Основные черты корреспонденции - это оперативность, актуальность, конкретность темы, точный адрес освещаемых явлений, четкие временные границы происходящего, убедительность, аргументированность изложения проблемы, обобщение, конкретные рекомендации улучшения дела

Это один из самых распространенных и сложных газетных жанров. Ей присущи наибольшая по сравнение с другими жанрами широта теоретических и практических обобщений , глубокий анализ фактов и явлений, четкая социальная направленность. Это - исследование, посвященное какому-нибудь важному конкретному вопросу, явлению, где умело сочетается высокий уровень обобщения с мастерством литературного изложения. Жанр статьи присутствует в большинстве периодических изданий, именно он в значительной мере определяет их аналитический уровень и направление.

Рецензия

С помощью этого жанра журналист осмысливает и оценивает научные, общественно-политические , художественные произведения. Главное отличие рецензии от других жанров состоит в том, что ее объектом являются не непосредственные факты действительности, а факты и явления, уже изученные, осмысленные и отраженные в книгах, спектаклях, кинофильмах и т. д. Рецензия оценивает достоинства и недостатки работы учёного или художника, сопоставляя результаты исследования с жизнью, делая соответствующие выводы. Рецензия, как правило, рассматривает одно-два произведения, даёт им оценку , не ставя перед собой других, более сложных задач.

Периодические издания откликаются на те работы, которые представляют наибольший интерес для аудитории. Задача газеты - заметить лучшее, популяризировать его, а также указать на ошибочные или слабые работы.

Главное назначение рецензии - помочь читателю или зрителю глубже разобраться в вопросах политики, экономики, науки, техники, искусства. Рецензия всегда целенаправленна, рассчитана на определенную аудиторию, читательскую группу. Она содержит данные о рассматриваемом произведении, о замысле его автора, дает анализ и указывает на общественную значимость работы.

Обзор СМИ

Этот жанр весьма схож с жанром рецензии , поскольку представляет собой одну из форм рецензирования. Однако объект его изучения значительно более узкий - это газеты и журналы. Этот жанр имеет большую историю. Он всегда присутствовал в газетах, которые вели полемику с другими органами печати, что особенно характерно для партийной прессы, которая полемизировала со своими идейными противниками, оппонентами. К. Маркс и Ф. Энгельс , редактируя «Новую Рейнскую газету», постоянно использовали обзор печати в качестве средства для борьбы с буржуазной прессой. Кроме того, обзор печати использовался для руководства местной партийной прессой, особенно в первые годы Советской власти . Многие провинциальные газеты не имели в то время достаточно квалифицированных журналистских кадров, и задачей обзоров было повышение уровня журналистского мастерства работников печати на положительных примерах лучших изданий, разбор характерных ошибок и недостатков местной прессы. Обзоры печати заменяли тогда учебные пособия по журналистике, служили повышению профессионализма молодых газетчиков. Все это определило судьбу жанра как управленческого. В дальнейших постановлениях партии роль обзора печати была обусловлена потребностью изучать содержание местных газет, исходя из их анализа.

Обозрение

Это один из распространенных аналитических жанров, в основе которого лежит осмысление системы событий и фактов, ограниченных определёнными временными и географическими рамками. Обозрение дает читателю богатую, разностороннюю картину окружающей действительности, раскрывает связи между явлениями общественной жизни, указывает на тенденцию их развития.

Исследователи жанров журналистики отмечают следующие особенности обозрения:

• обозреватель оперирует не отдельным фактом, не отдельным событием, а более или менее широкой совокупностью фактов, событий, ситуаций, явлений, процессов, сторон общественной жизни. Это набор не случайных, а тщательно отобранных фактов, из которых складывается правдивая картина действительности в ее определенном аспекте (политика, промышленность, сельское хозяйство, культура и т. д.);

• каждый отдельный факт, событие, явление рассматривается автором не самостоятельно, а как элемент целого.

Художественно-публицистические жанры

Художественно-публицистические жанры - очерк , фельетон , памфлет - сочетают в себе понятийные и образно-выразительные средства, обладают большой эмоциональной силой, раскрывают типическое через индивидуальное.

Фельетон

Памфлет

Этот жанр отличается от фельетона более острой сатирической окраской, нередко внешнеполитической направленностью . В отличие от фельетона, который строится на одном или группе близких друг другу фактов, явлений, у памфлета более широкий масштаб. Его назначение - вести огонь по системе взглядов, вскрыть существенное в политике врага, в его идеологической концепции, в его методах действия. Этот жанр отличается «убийственной» иронией , едким сарказмом , разящим идейных противников. Много памфлетов публиковалось в советской прессе в годы Великой Отечественной войны , в них памфлетисты подвергали беспощадной критике фашизм и его главарей. Их безжалостное разоблачение и осмеяние, презрение и насмешка возбуждали у читателей глубокое чувство ненависти к врагам.

Очерк

История газет

Предшественниками газет традиционно считаются новостные сообщения, распространявшиеся в Древнем Риме о событиях, произошедших в городе. Переписывавшиеся от руки свитки под названием Acta diurna populi romani («Ежедневные дела римского народа») вывешивались на площадях и доставлялись политикам или просто знатным горожанам. Римские газеты представляли собой деревянные дощечки, на которых записывали хронику событий. Новостные сводки, как правило, имели неофициальный характер, пока Юлий Цезарь не распорядился в обязательном порядке распространять отчёты о заседаниях сената , донесения полководцев и послания правителей соседних государств.

Первой в мире печатной газетой стал «Столичный вестник», который начал выходить в Китае в VIII веке . В ней помещали указы императора и сообщения о важнейших событиях. Газеты печатали с досок, на которых вырезали иероглифы , покрывали тушью и делали оттиски . Эта технология была крайне неудобной, так как доска от частого покрывания краской быстро приходила в негодность.

На протяжении последующих столетий в газетах мало что изменилось: вплоть до изобретения в Германии в 1450-х годах Иоганном Гутенбергом печатного пресса, позволявшего размножать текст и изображения, не прибегая к услугам переписчиков, газеты (представлявшие собой всё те же переписанные от руки свитки с главными новостями) оставались весьма дорогим атрибутом жизни высокопоставленных чиновников или богатых торговцев. Свой современный облик газеты начали приобретать в XVI веке . Тогда и вошло в обиход само название «газета» - по наименованию мелкой итальянской монеты gazzetta , которую обычно платили за рукописный листок новостей в Венеции . Считается, что именно в этом городе были образованы первые бюро по сбору информации - прообразы информационных агентств - и возникла профессия «писателей новостей».

Первой газетой, сильно напоминающей современные нам издания, принято считать издававшуюся с 30 мая 1631 года во Франции газету «La Gazette ». Тираж газеты насчитывал около 1200 экземпляров, а её издателем стал получивший в 1630 году патент на распространение новостей по территории Франции дворянин Теофраст Ренодо . Политическое значение «La Gazette» было настолько велико, что некоторые сообщения в неё писали лично король Франции Людовик XIII , а также кардинал Ришельё . Значение «La Gazette» для развития этого типа СМИ было особенно велико ещё и потому, что в «La Gazette» стала размещаться платная реклама . В 1657 году одна из английских газет опубликовала первое рекламное предложение, вскоре король Карл II разместил частное объявление о пропаже любимой собаки , а полвека спустя Даниэль Дефо положил начало политической журналистике, основав еженедельник «Обозрение государственных дел».

Годом рождения европейской газетной периодики считается 1609 год (хотя некоторые исследователи называют 1605 год). Местом ее появления стала Германия . Газета, начинавшаяся словами «Relation: Aller Furnemmen», была напечатана в январе 1609 года в городе Страсбурге , и в ней были помещены новости из Кельна , Антверпена , Рима , Венеции , Вены и Праги . Редактором-издателем этого еженедельника стал типограф Иоганн Каролюс, ранее занимавшийся составлением рукописных листков новостей.

В том же 1609 году в Аугсбурге появилась «Avisa Relation oder Zeitung» - другая еженедельная газета, которую издавал Лука Шульте. Проникшее в немецкую печать итальянское слово «avviso» свидетельствует о генетической связи между первыми немецкими еженедельными газетами и их венецианскими прообразами. Формат немецких изданий и форма подачи новостей также напоминают венецианские avvisi.

Первые печатные газеты не имели четко обозначенного названия. Место издания и фамилия редактора-издателя обычно не указывались. Расположение новостного материала зависело не от степени важности самого описываемого события, а от дня поступления данной информации. Сами новости практически не комментировались и подавались без всяких рубрик, политические события перемежались с далеко не всегда достоверными сенсациями.

В России первые газеты - рукописные «вестовые письма» появились во времена царствования Михаила Федоровича с 1613 года . Они также назывались «столбцы», так как писались столбцами на приклеенных один к другому продолговатых листах, длиною несколько сажень . Позднее они были названы на европейский манер - «Куранты». Самым старым изданием такого рода из сохранившихся до наших дней считается экземпляр «Курантов», вышедший в 1621 году . Основу содержания «вестовых писем» составляли переводные заметки из иностранной прессы и донесения русских дипломатов и купцов из-за границы. Первой российской печатной газетой стала появившаяся в 1702 году по указу императора Петра I газета «Ведомости о военных и иных делах, достойных знания и памяти, случившихся в Московском государстве и иных окрестных странах». Первый лист этой печатной газеты появился в Москве 2 января 1703 года . Пётр сам правил корректуру . Газета представляла собой восьмушку листа, почти без полей, церковного шрифта . Большая часть сведений черпалась из голландских газет, причём Пётр сам отмечал карандашом, что нужно переводить для газеты. Печатались Ведомости в количестве 1000 экземпляров. Продажная цена номера была 2 копейки.

Читайте также: Взаимосвязь коммерческой деятельности и конечных результатов работы торговых предприятий. Факторы коммерческого успеха. Види діяльності підприємства та їх характеристика. Загальна кла­сифікація доходів і витрат діяльності підприємства та їх зв"язок з рахунками бухгалтерського балансу. Виды хозяйственных договоров, их структура, признаки, характеристика. Глава 12. Особенности коммерческой работы при совершении экспортно-импортных операций Дисклеймер: сходство с реальными персонами является случайным, коммерческой выгоды не извлекаем. 1 страница Дисклеймер: сходство с реальными персонами является случайным, коммерческой выгоды не извлекаем. 10 страница

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация корреспонденции по следующим основаниям:

1. по территории: письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка

2. вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту: деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма , передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс ) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети

3. область применения: управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений

5. количество адресатов: деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов

6. роль в информационном обмене: инициативные письма, письма-ответы

7. уровень типизации текста: письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма.

8. место в иерархии органов власти и управления - письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций

9. тематика: письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др.

10. характер воздействия на адресата: деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма.

3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. Письмо-требование Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

4. Письма-ответы -письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии: Гарантийное письмо содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам

6. Этикетные письма - письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие: письмо-поздравление, деловое письмо, составляемое в торжественных случаях.

О бработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:

• способ доставки корреспонденции;
• содержание документа;
• автор документа;
• установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская . Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1

Свернуть Показать

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм - «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!

Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.

А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям . Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России» : простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.

По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).

Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.

Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».

Пример 2

Свернуть Показать

Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).

И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете - и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день...

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Пример 3

Свернуть Показать

Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.

Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

Только по наименованию «письма-запросы » понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные , направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.

Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.

Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат - у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.

Срок исполнения

С какого момента начинать исчислять срок исполнения (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.

Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.

А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы :

• прием;
• сортировка;
• регистрация корреспонденции;
• направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
• направление документов на исполнение;
• исполнение документов;
• организация контроля исполнения документов;
• формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников . Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

• Руководитель - это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
• Ответственный исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
• Исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
• Контролер - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
• Секретарь - секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
• Делопроизводитель - сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа , в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).

Прием входящей корреспонденции

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.

Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.

Пример 4

Образцы штампа и печати экспедиции

Свернуть Показать

Если вы имеете дело с курьерской доставкой , то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно» .

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной - каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично» , как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации . Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы - счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства - на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

• как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее - РК)),
• так и в электронном виде:
  • визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
  • если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.

Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• дата и регистрационный номер поступившего документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации - автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
• количество полученных экземпляров письма;
• номер полученного экземпляра;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
• кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

• наименования организации;
• даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
• входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать - сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется - «Сопроводительный документ».

Направление документов на рассмотрение руководителю

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.

В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю : руководитель - секретарь - делопроизводитель - исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.

Пример 7

Свернуть Показать

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Пример 8

Свернуть Показать

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус - «На исполнение».

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

• во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
• во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».

При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».

А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и - одновременно - какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8

Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Свернуть Показать

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

• резолюцией руководителя;
• должностными обязанностями;
• утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011» .

В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011» . Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011» .

Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла - «Отчет об исполнении».

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.

По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.

Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.

Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:

• в первой из которых вы заполняете все графы,
• а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.

Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.

Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.

После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску , а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть . Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).

В этот момент документу может быть установлен новый статус - «Исполнено. Снято с контроля».

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

• по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
• по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
• по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.

Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

• отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
• отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
• отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.