Лекция 1 (Этапы работы с документами. Первичная обработка. Работа с входящей и исходящей документацией.)
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работу с документацией можно поделить на несколько этапов :
первичная обработка поступивших документов
предварительное рассмотрение документов
регистрация
рассмотрение документов руководством
направление на исполнение
контроль исполнения
подшивка документов в деле
формирование дел
передача дел в архив
Рассмотрим особенности работы с документацией на отдельных этапах.
ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
РЕГИСТРАЦИЯ
Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
входящие документы;
исходящие документы4
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями ожидаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции.
НАПРАВЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю-референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2 – 3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛЕ
В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников. А также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по датам их подписания, поступления или исполнения. До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.
Схема работы с входящими документами | |
| 1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение
письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются). 2. Секретарь регистрирует
письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. 3. Секретарь передает письмо руководителю. 3. Руководитель рассматривает документ
и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. 4. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа). 5. Секретарь (при необходимости) осуществоляет контроль за исполнением документа. 6. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. |
Схема работы с исходящими документами | Этапы обработки исходящих документов |
|
| 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.4. Зарегистрированный документ отправляется адресату . Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело. |
Этапы обработки внутренних документов |
| Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности . Рассмотрим этапы его обработки |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа , добавлен 16.10.2013
Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике , добавлен 11.08.2015
Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.
контрольная работа , добавлен 25.02.2014
Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа , добавлен 16.05.2012
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.
дипломная работа , добавлен 02.03.2009
Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.
контрольная работа , добавлен 30.12.2011
Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.
дипломная работа , добавлен 19.11.2011
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.9
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) - постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов - письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.
Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.
> Обработка исходящих документов
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.10
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:
ь составление проекта документа исполнителем;
ь согласование проекта документа;
ь оформление или проверка правильности оформления документа;
ь подписание или утверждение (если необходимо);
ь регистрация документа;
ь отправка документа адресату;
ь подшивка второго экземпляра в дело.11
Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.
При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.12
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.13
Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.
Исходящий документ должен:
а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). 14
Для регистрации исходящих документов необходимы данные:
* номер документа, включающий номер дела
*дата документа
* отметка об исполнении
* исполнитель
* примечание.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.
Регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.15
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.
Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
Наличие подписи;
Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
Наличие заголовка;
Правильность адресования;
Если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге - наличие адреса;
Наличие отметки об исполнителе;
Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.16
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
· документы, отправляемые по почте;
· документы, отправляемые по факсу;
· документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.17
Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.18
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.
> Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»
Исходящий документ был создан в организации ГООУ НПО «Профессиональный лицей № 19» на основании входящего документа, поступившего по факсу из Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС). Суть входящего документа - информирование о проведении региональной олимпиады по английскому языку среди студентов и обучающихся учреждений начального и среднего профессионального образования Мурманской области. Указаны цели, условия, дата проведения олимпиады и сроки подачи заявок.
По существу данного документа в ГООУ НПО «Профессиональный лицей №19» был издан приказ (внутренний документ) о направлении на региональную олимпиаду по английскому языку четырех обучающихся лицея и назначении руководителя делегации. Составлена заявка (исходящий документ) на участие в олимпиаде, в которой администрация ГООУ НПО «ПЛ №19» ходатайствует о включении в состав участников региональной олимпиады обучающихся лицея.
Движение внутреннего и исходящего документов (приказа и заявки) автор работы представляет в виде оперограммы движения документов, анализируя которую, видно возвратное движение при прохождении документов. Проект приказа отправлен на доработку, т.к. МТКС не предоставил Положение об олимпиаде, указав только, что оно находится на согласовании в Министерстве образования и науки Мурманской области. Необходимо было уточнить уровень подготовки обучающихся по Положению об олимпиаде, т.к. на участие в олимпиаде были заявлены обучающиеся 1 курса «ПЛ-19».
Опрерограмма движения документов.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
адрес отправителя;
время отправки и получения документа;
при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.
> Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
согласование проекта документа;
подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.
После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
