Как учесть в бухгалтерском и налоговом учете оплату авиа/перелета будущего сотрудника к месту работы? можно ли выдать уже работающему сотруднику под отчет деньги на покупку авиа-билета, а потом принять авансовый отчет с билетами будущего сотрудника? можно ли оплатить перелет, прописав это в трудовом договоре, и если можно, то будет ли это доходом сотрудника и будет ли этот доход облагаться НДФЛ и взносами?

Стоимость проезда нужно включить в налогооблагаемый доход будущего сотрудника, страховые взносы можно не начислять.

Из полученного уточнения вопроса следует, что организация по законодательству не обязана оплачивать переезд нового сотрудника к месту работы.

Поскольку оплата транспортных расходов физического лица происходит до заключения с ним трудового договора, то предусмотреть выплату в нем компенсации будет затруднительно.

Организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на переезд в другую местность до заключения трудового договора (ст. 41 ТК РФ). Однако в качестве компенсации расходов в соответствии с нормами статьи 169 ТК РФ такая выплата не рассматривается, так как происходит до подписания трудового договора. С суммы выплат нужно удержать НДФЛ. Взносы на обязательное страхование не начисляют, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений.

Способ оплаты авиабилетов для будущего сотрудника организация вправе выбрать самостоятельно. Их может оплатить подотчетное лицо, организация вправе перечислить оплату напрямую перевозчику и т.д. Выбранный способ оплаты не меняет правила учета и налогообложения таких расходов.

Порядок учета расходов на переезд будущего сотрудника организация может определить самостоятельно. Например, их можно отразить так:

Дебет 91-2 Кредит 76

Учтены расходы на переезд будущего сотрудника.

Согласно частным разъяснениям специалистов ФНС РФ, такие затраты не относятся к расходам на оплату труда - в налоговом учете организации их признать нельзя.

Представители Минфина России придерживаются другой позиции и не возражают против учета расходов на переезд сотрудника в составе расходов на оплату труда, если выплата такой компенсации предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Однако в таком случае нужно начислить обязательные страховые взносы в общем порядке.

Как учесть компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность начислена компенсация на возмещение расходов на переезд, перевоз багажа, предоставление жилья и других расходов.

Компенсация переезда иногороднему сотруднику

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность ().

Оплата переезда сотруднику-иностранцу

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство сотруднику-иностранцу, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из-за границы в местность нахождения организации

Да, можно.

На территории России нормы трудового законодательства распространяются и на трудовые отношения с участием иностранных граждан ().

При переводе сотрудника-иностранца на работу в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

• с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
• с обустройством на новом местожительстве.

Такой порядок предусмотрен Трудового кодекса РФ.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иностранному сотруднику расходы на его переезд в другую местность ().

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты .

НДФЛ и страховые взносы

Компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются:

• НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ , письмо Минфина России от 10 февраля 2016 г. № 03-03-06/3/6878);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , );
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ , письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893).

Если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы ().

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ ( , п. и ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: как учесть при начислении НДФЛ, страховых взносов компенсацию расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность

С компенсации расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность (в т. ч. и вместе с организацией), не удерживайте НДФЛ. На сумму компенсации таких расходов начислите страховые взносы.

НДФЛ

Данные выплаты непосредственно связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей и носят компенсационный характер (п. 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, они не могут быть включены в доход сотрудников, облагаемый НДФЛ. Так считают судьи (см., например, п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. , постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. № А56-50900/2013).

Ситуация : нужно ли удерживать НДФЛ с суточных, выплачиваемых сотруднику при переезде на работу в другую местность, за каждый день нахождения в пути

Нет, не нужно.

От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы:
– на переезд самого сотрудника, членов его семьи, а также провоз имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
– обустройство на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ , письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:

• сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272 , п. 3 ст. 273 НК РФ);
• сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Такие правила распространяются на те случаи, когда подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор и который на момент переезда на новое место работы уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы (письма Минфина России , , УФНС по г. Москве от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139).

Расходы на переезд нового сотрудника

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах , от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 , от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 .

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 . Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Главбух советует : есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Ограничения при учете подъемных

Ситуация : какую сумму подъемных можно учесть при расчете налога на прибыль

Организация может учесть при расчете налога на прибыль сумму подъемных в пределах норм, установленных законодательством (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

• положения статьи 169 , ТК РФ, ч. 5 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

  Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35 , от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 , от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 . В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2).

  • Скачайте формы

Минфин России согласился, что компания, которая наняла иностранного или иногороднего работника и оплатила ему дорогу к месту исполнения трудовых обязанностей, понесла оправданные затраты.

Правильное оформление трудового и (или) коллективного договора позволит включить их в расходы на оплату труда. В то же время специалисты главного финансового ведомства указали, что недопустимо расценивать такие затраты как выплату подъемных и признавать в составе прочих расходов. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 23.07.09 № 03-03-05/138)

ВЕРОЯТНОСТЬ ПРЕТЕНЗИЙ НАЛОГОВИКОВ СТАНОВИТСЯ МИНИМАЛЬНОЙ

Опубликованное письмо полезно организациям, которые привлекают на работу лиц из других городов (стран). Если к месту своей новой работы такие лица добираются за счет компании, она может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму произведенных трат. Главное, чтобы в трудовом и (или) коллективном договоре было условие, по которому оплату дороги берет на себя работодатель. Тогда затраты можно будет признать в налоговом учете на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ. Этот пункт определяет, что любые выплаты в пользу работников, предусмотренные в трудовом и (или) коллективном договоре, являются расходами на оплату труда. Такие благоприятные разъяснения дал Минфин России.

Они выпущены в ответ на запрос ФНС России. Поэтому можно рассчитывать, что разногласия компаний с налоговиками по поводу затрат на билеты для приглашенных работников прекратятся* 1. Судебная практика показывает, что проверяющие не всегда принимали в качестве расходов для целей налогообложения такие затраты. Судьи же, напротив, поддерживали налогоплательщиков (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 06.12.06 № Ф03-А51/06-2/4410).

* 1 Разъяснения Минфина России по поводу применения налогового законодательства, адресованные налоговым органам, являются для них обязательными (ст. 34.2 НК РФ, письма Минфина России от 20.07.09 № 03-01-11/4-176, от 07.08.07 № 03-02-07/2-138).

ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ СОТРУДНИКАМ ПОДЪЕМНЫЕ НЕ ПОЛАГАЮТСЯ

Специалисты главного финансового ведомства еще раз предупредили, что по подпункту 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитывать затраты на переезд приглашенного работника нельзя. Напомним, что этот подпункт относит к прочим расходам суммы выплаченных подъемных (см. справку «Если сотрудник переводится на работу в другую местность»). По мнению контролирующих органов, необходимо различать ситуации, когда переезжает будущий работник и когда переезжает сотрудник, с которым трудовой договор уже заключен. Минфин России считает, что трудовое законодательство (ст. 169 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать расходы на переезд сотрудника только во втором из названных случаев. А в отношении лица, которого компания только намеревается нанять, у нее нет такой обязанности. Такое же заключение сделано и в письме Минфина России от 14.07.09 № 03-03-06/2/140.

ЕСЛИ СОТРУДНИК ПЕРЕВОДИТСЯ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ Сотруднику, который, для того чтобы продолжить работу в компании, согласился сменить место жительства, должны быть выплачены подъемные. Такое правило закреплено в статье 169 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя компенсировать следующие расходы:

Стоимость переезда самого сотрудника, членов его семьи, а также провоза имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

Затраты по обустройству на новом месте жительства.

Конкретный размер возмещения определяется соглашением компании и работника.

Необходимость перевода персонала в другую местность может быть связана, например, с образованием филиала или с переездом самой компании.

СУДЬИ НЕ ВОЗРАЖАЮТ ПРОТИВ ВАРИАНТА УЧЕТА, ОТВЕРГНУТОГО МИНФИНОМ

Арбитражная практика показывает, что вывод главного финансового ведомства о том, что в отношении потенциальных работников не действуют нормы статьи 169 ТК РФ, нельзя признать бесспорным. Так, ФАС Московского округа считает, что с момента, когда организация пригласила человека на работу, он становится ее сотрудником. Следовательно, на него распространяются все нормы трудового законодательства, в том числе и правила статьи 169 ТК РФ о выплате подъемных (постановление от 21.08.08 № КА-А40/7732-08). Такой же подход применил ФАС Поволжского округа (постановление от 16.03.06 № А72-5629/05-6/435).

Споры, приведенные здесь в качестве примеров, касаются НДФЛ и ЕСН* 2. Однако использованные в них аргументы пригодятся компании, если она проигнорирует мнение Минфина России и налоговиков в отношении налога на прибыль. Ведь для работодателя более предпочтительно квалифицировать суммы, потраченные на привлечение персонала, как подъемные. Тогда можно включить в расходы не только стоимость проезда приглашенного сотрудника, но и затраты на жилье, если компания предоставляет его такому сотруднику. Причем оплату жилья получится признать без ограничений* 3. Кроме того, в пользу компании решится вопрос с налогообложением НДФЛ и ЕСН* 4.

* 2 Компании рассматривали оплату переезда, а также проживания привлеченных работников в качестве выплаты подъемных. Это позволило не включать суммы такой оплаты в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Однако налоговики предъявили работодателям претензии, которые удачно оспорены в суде.
* 3 Главное финансовое ведомство считает, что для целей налогообложения стоимость жилья для иногороднего (иностранного) работника является расходом только в части, не превышающей 20 процентов от его зарплаты (см. письма Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155, от 27.08.08 № 03-03-06/2/109, от 08.08.07 № 03-03-06/2/149).
* 4 т этих налогов освобождаются все компенсации, полагающиеся работнику по законодательству (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это положение распространяется в том числе и на суммы подъемных, выплаченные по статье 169 ТК РФ.

Реализовать описанный вариант (учесть расходы в качестве подъемных) проще всего, если компания позаботится о том, чтобы ко времени переезда работника с ним уже был заключен трудовой договор. В нем необходимо определить условия и размер компенсации.

Но на наш взгляд, наиболее удачна для компании и соответствует содержанию перечисленных трат третья точка зрения на них: они являются расходами, связанными с производственной деятельностью работодателя, а не выплатами в пользу его сотрудников. Для налога на прибыль такие расходы в полном объеме можно отнести к прочим на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Что касается НДФЛ и ЕСН, то по этим налогам объект не возникает. Закономерность такого подхода подтверждают постановления ФАС Поволжского округа от 31.05.07 № А65-8701/2006-СА1-19, от 06.04.07 № А65-14563/2006-А1-29.

Очевидно, что любой из предложенных вариантов учета, если он не соответствует позиции Минфина России, придется отстаивать в суде.

МИНФИН СОГЛАСЕН, ЧТО ВСЮ СУММУ ПОДЪЕМНЫХ МОЖНО ВКЛЮЧИТЬ В РАСХОДЫ Для целей налогообложения затраты в виде подъемных нормируются. В подпункте 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ сказано, что они списываются в пределах норм, установленных законодательством РФ. Однако такие лимиты определены только для организаций, которые финансируются из бюджета (постановление Правительства РФ от 02.04.03 № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»; далее - постановление № 187). Для остальных компаний каких-либо ограничений не утверждено. Нет их и в Трудовом кодексе. Минфин России разъяснил, что для организаций, которые не относятся к бюджетным, расходом является вся величина возмещения, выданного работнику в связи с переездом в другую местность. Об этом говорится и в комментируемом, и в более ранних письмах Минфина России (например, в письме от 17.12.08 № 03-03-06/1/688).

Заметим, что долгое время главное финансовое ведомство настаивало на том, что все без исключения работодатели должны руководствоваться постановлением № 187 и ограничивать расходы в виде подъемных (см. письма Минфина России от 22.05.07 № 03-04-06-01/152, от 17.01.06 № 03-03-04/1/30).

М.Г. Мошкович, юрист

Оплата проезда вахтовикам к месту работы: что с налогами?

Тему статьи предложила Виолетта Высевкова, г. Нижневартовск.

Советские трудовые нормы обязывали работодателей обеспечивать вахтовикам дорогу к месту работы и обратно. Однако сегодня вахтовый метод применяется уже не совсем так, как раньше, в силу чего возникают некоторые сложности с налогообложением, которые мы и будем рассматривать. Кроме того, по просьбе нашей читательницы коснемся специфических проблем с вахтовиками, приезжающими из Украины. Текущая политическая ситуация привела к тому, что до нашей страны им приходится добираться «на перекладных», а именно - через Молдавию или Белоруссию. Да и пункты сбора все время меняются, поскольку неизвестно, как именно в очередной раз работник будет добираться.

Из чего складывается дорога на вахту

Вахтовый метод организации труда применяется в случаях значительного удаления места работы от места жительства работников и (или) места нахождения организаци ист. 297 ТК РФ . Работники, занятые на такой работе, не могут ежедневно возвращаться домой. В период вахты (как правило, это месяц) они живут вблизи объекта, на котором работают, в специально созданном вахтовом поселке, предоставляемом общежитии и т. п., а работодатели оплачивают им проезд к месту работы.

Варианты оплаты проезда могут быть следующими:

• <или> от места сбора до работы и обратно. Место сбора - это место нахождения организации или иное определенное администрацией место, куда работники должны прибыть для дальнейшей отправки на вахту. Доставка работников от места сбора к месту работы и обратно для организации обязательн ап. 2.5 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82 (далее - Основные положения); ст. 423 ТК РФ ;
• <или> от места жительства до места сбора (и обратно) и от места сбора до работы (и обратно). Желающих работать на удаленных объектах немного, поэтому организации нередко привлекают иногородних или даже иностранных работников. При этом многие работодатели оплачивают им также дорогу от дома до места сбора. По закону это не обязательно, подобные компенсации прописываются в локальных нормативных актах, коллективных и (или) трудовых договорах.

Оплата работодателем дороги от места жительства когда-то была предусмотрена нормативн оп. 2.5 Основных положений . Сейчас это положение не действуе тРешение ВС от 17.12.99 № ГКПИ 99-924 . Однако, по мнению ВАС, это не означает, что работодатель не вправе компенсировать расходы на проезд от места жительства добровольн о;

• <или> от места жительства до места работы и обратно. Иногда встреча в пункте сбора теряет смысл. Ведь это раньше вахтовый метод был характерен для работы в труднодоступных районах или районах со сложными природными условиями (в частности, Крайнего Севера). То есть работники просто не могли приехать на такой объект самостоятельно. А сейчас в порядке вахты организовываются и обычные виды работ, если это выгодно работодателю. Так, суд, рассматривая спор о недоимке по ЕСН, признал правомерным применение вахтового метода для организации уборки московских улиц приезжими из других регионов Росси иПостановление ФАС МО от 08.07.2008 № КА-А40/6130-08 . В подобных случаях пункт сбора не нужен, работодатели оплачивают сразу путь от дома до работы.

Рассмотрим теперь, как учитывается оплата дороги при налогообложении.

Налогообложение расходов на дорогу

Налог на прибыль

В НК прямо сказано, что затраты на доставку вахтовиков от места жительства (сбора) до места работы и обратно учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацие йподп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ . При этом неважно, покупает ли организация билеты сама или компенсирует затраты работникам. Главное, чтобы соответствующая обязанность работодателя была предусмотрена коллективным договоро мподп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17142 , от 30.06.2011 № 03-03-06/1/384 (п. 2) .

А как быть, если коллективного договора в организации нет? Ведь его наличие не обязательно. Тогда порядок оплаты расходов на доставку нужно отразить в трудовом договоре с вахтовико мПисьмо Минфина от 12.07.2005 № 03-05-02-04/135 .

Таким образом, затраты на проезд организация может учесть в «прибыльных» расходах при любом варианте.

НДФЛ и взносы

Оплату расходов по проезду к месту работы можно рассматривать как компенсацию затрат, связанную с исполнением трудовых обязанносте йст. 164 ТК РФ . Она обязательна для работодателя:

• в части «пункт сбора - вахта» - в силу нормативного акт ап. 2.5 Основных положений ; ст. 423 ТК РФ ;
• в части «дом - пункт сбора» либо «дом - вахта» - в силу локального нормативного акта, коллективного или трудового договора.

Поэтому НДФЛ и страховых взносов (в том числе «несчастных») тут быть не должн оп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее - Закон № 125-ФЗ) .

Однако Минфин высказывал иное мнение. Он считал возможным не облагать только оплату проезда от места сбора, да и то при условии, что работники не имеют возможности добраться то точки назначения самостоятельно (в силу труднодоступности объекта). А оплата дороги от места жительства до места сбора (либо прямо от места жительства до работы) - это доход работника в натуральной форм еПисьма Минфина от 26.02.2013 № 03-04-06/5379 , от 24.04.2008 № 03-04-06-02/41 .

Мы обратились с вопросами к чиновникам, и вот что нам разъяснили.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Департамент развития социального страхования Минтруда России

“ Страховыми взносами в фонды (в том числе «на травматизм») не облагается только оплата проезда вахтовика от пункта сбора до места выполнения работы. Поскольку такие расходы признаются компенсационными выплатами, установленными ст. 302 ТК РФподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ . А если организация оплачивает вахтовикам проезд от места жительства до работы и обратно, то на стоимость проезда нужно начислить страховые взнос ып. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ , так как такой компенсации в ТК не предусмотрено и эта оплата будет рассматриваться как выплата в пользу работника в рамках трудовых отношени й” .

Напомним, что непосредственно оплата проезда от места сбора предусмотрена советскими правилам ип. 2.5 Основных положений . А ст. 302 ТК РФ регулирует порядок выплаты надбавки и иные гарантии за работу вахтовым методом.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

“ Закон не обязывает работодателя обеспечивать и оплачивать проезд вахтовиков от места жительства до места сбора или от места жительства до места выполнения работы. Следовательно, такая оплата либо возмещение работникам стоимости проезда признается доходом работника, полученным в натуральной форм еподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Компенсационной выплатой, не облагаемой НДФЛ, является только оплата проезда от места сбора до места выполнения работ ып. 3 ст. 217 НК РФ ” .

Тем не менее в защиту работодателей недавно выступил ВАСПостановление Президиума ВАС от 08.04.2014 № 16954/13 : дополнительные гарантии и компенсации, установленные в организации, становятся обязательными для работодателя. Поэтому предусмотренные, к примеру, коллективным договором выплаты по возмещению оплаты проезда вахтовиков от дома до пункта сбора и обратно являются компенсационными, не входят в систему оплаты труда и не должны облагаться страховыми взносами. В качестве дополнительного аргумента ВАС сослался на порядок учета таких расходов при налогообложении прибыли. Как мы уже говорили, расходы на доставку сотрудников от места жительства до места работы - это прочие расходы, а не расходы на оплату труда.

Указанный спор касался недоимки по страховым взносам в отношении оплаты проезда вахтовиков к месту работы в районах Крайнего Севера. Однако сформулированная позиция, по сути, универсальна, вы можете ссылаться на нее в случае претензий ФСС по взносам «на травматизм», а также претензий налоговиков по НДФЛ.

Если вахтовик едет из Украины

Все вышесказанное применимо и к организациям, привлекающим на работу вахтовым методом граждан Украины.

Что касается пункта сбора, то он определяется администрацие йп. 2.5 Основных положений , и нигде не сказано, что пункт сбора должен быть один. Поэтому если работник может ехать разными путями, то продумайте все возможные пункты и зафиксируйте их:

• <или> в локальном нормативном акте по работе вахтовым методо мст. 297 ТК РФ ;
• <или> в трудовых договорах с вахтовиками.

Главное, чтобы работник успевал прибыть в пункт сбора в день, обозначенный в графике. Ведь в нем отражается время нахождения в пути от места сбора к месту работы на вахт ест. 301 ТК РФ . А график работы на вахте должен быть:

• согласован с профсоюзом (если он есть в организации) как ЛНАст. 372 ТК РФ ;
• доведен до сведения работников не позднее чем за 2 месяца до введения его в действие.

Следует также отметить некоторый риск для тех организаций, которые оплачивают проезд работников-вахтовиков кружным путем (Украина - Молдавия - Россия или Украина - Белоруссия - Россия). Если стоимость кружного пути будет существенно отличаться от стоимости прямого, то налоговики могут обратить внимание на этот нюанс при выездной проверке.

Как правило, в подобных случаях инспекторам нужен хоть какой-нибудь документ, обосновывающий, почему работник ехал не прямым рейсом, а в обход (справка об отмененных рейсах, о закрытии авиа- или железнодорожного сообщения и т. д.) Если такого документа нет, то стоимость проезда могут исключить из «прибыльных» расходов (исходя из экономической нецелесообразност ип. 1 ст. 252 НК РФ ). В связи с этим можно посоветовать следующее:

• каждый раз берите у работников письменные заявления с объяснениями, почему они выезжали из Украины именно таким путем. Но показывать их налоговикам до поры не нужно, только если возникнут вопросы;
• фиксируйте сведения о стоимости билетов «по прямой» - на случай, если проверяющих не удастся убедить в обоснованности расходов. Тогда настаивайте на том, чтобы из расходов сняли только разницу, а не всю сумму оплаты проезда.

Если вы применяете вахтовый метод, помните, что порядок его применения в организации должен быть урегулирован локальным нормативным актом. И обязательно прописывайте все виды компенсаций вахтовику в коллективном или трудовом договоре.

Согласно п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ при исчислении налога на прибыль в составе расходов, по общему правилу, не учитываются затраты: - на оплату проезда к месту работы транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом; - на оплату проезда обратно с работы транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Вместе с тем указанные затраты могут учитываться при исчислении налога на прибыль в двух случаях: - если они подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, - если они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Так, в ситуации, когда маршруты общего пользования отсутствуют и организация заключает со сторонней организацией договор на доставку сотрудников до места работы, но доставка коллективным или трудовым договором не предусмотрена, расходы по перевозке работников к работе и обратно не учитываются при исчислении налога на прибыль (Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, Письмо УМНС по г. Москве от 23.03.2005 N 21-18/98). Затраты охранной организации по доставке арендуемым транспортом вооруженных охранников до оружейной комнаты и обратно также могут учитываться при исчислении налога на прибыль только в случае, если доставка охранников от места хранения оружия и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договором (Письмо УМНС по г. Москве от 25.04.2003 N 26-12/22712). На практике возникают ситуации, когда работники доставляются до места работы и обратно личным транспортом самих работников. При этом в трудовом договоре имеется соответствующий пункт, предусматривающий такую доставку. Вправе ли организация в этом случае включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, затраты по такой доставке работников? В Письме УМНС по г. Москве от 04.01.2003 N 26-12/821 указано, что если нормативными актами, определяющими должностные обязанности работника, не предусмотрена обязанность по доставке работника его личным транспортом до места работы и обратно и работник - владелец личного автомобиля не является индивидуальным предпринимателем и не вправе оказывать транспортные услуги на сторону, то расходы организации по доставке не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, т.к. они не соответствуют критериям, указанным в ст. 252 Налогового кодекса РФ. Спорным является вопрос, все ли организации вправе учитывать расходы по доставке сотрудников до места работы и обратно при исчислении налога на прибыль, или только те, которые осуществляют деятельность вахтовым методом или в полевых условиях. Налоговые органы придерживаются точки зрения, что уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на величину расходов по доставке своих работников до места работы и обратно вправе лишь организации, которые осуществляют свою деятельность вахтовым методом или в полевых экспедиционных условиях (пп. 12.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако ФАС ПО в Постановлении от 27.02.2006 N А65-6046/2005-СА2-9 признал, что общество (ТЭЦ), имеющее обособленное подразделение, расположенное в промышленной зоне, правомерно включило в состав расходов затраты по доставке своих работников до места работы и обратно. При этом суд принял во внимание круглосуточный режим работы на предприятии, отсутствие маршрутов общественного транспорта до обособленного подразделения, а также наличие в трудовых договорах с работниками условия о доставке их к месту работы и обратно. ФАС СЗО в Постановлении от 23.01.2006 N А05-5406/05-22 сделал вывод, что общество правомерно включило в состав расходов при исчислении налога на прибыль затраты по доставке своих работников на обед и с обеда служебным транспортом. При этом суд учел, что объекты, где трудятся работники общества, находятся на расстоянии более одного километра от остановок маршрутных автобусов общего пользования и на предприятии не организовано коллективное питание. Минфин России в Письме от 02.08.2005 N 03-03-02/43 также сделал вывод, что экономически оправданными затратами можно признать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, особенно в тех случаях, когда другим транспортом (кроме служебного) доехать до предприятия невозможно, и учесть их в составе расходов на оплату труда в случае, если это будет отражено в трудовом (коллективном) договоре. Аналогичный вывод следует из Письма Минфина России от 05.07.2005 N 03-03-04/1/54. Арбитражная практика 1. Затраты по доставке работников к месту работы и обратно учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль, если доставка предусмотрена коллективным договором (Постановление ФАС ЗСО от 08.12.2004 N Ф04-8759/2004(7029-А27-31)). Общество обжаловало в суд решение налогового органа о привлечении к ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ за неполную уплату налога на прибыль в связи с неправомерным включением в расходы затрат по доставке работников предприятия до места работы и обратно. Решением суда первой и апелляционной инстанций заявленные требования удовлетворены в полном объеме. Суд кассационной инстанции оставил постановления нижестоящих судов без изменения. При этом указал, что довод налоговой инспекции относительно расходов налогоплательщика по доставке работников до места работы и обратно является несостоятельным. Налоговый орган не учел того, что коллективным договором ОАО "Физкультурник" на 2001 - 2004 гг. предусмотрена доставка работников на работу и обратно, соответственно указанные расходы включены в состав затрат в соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ. Ссылка налоговой инспекции на ст. 264 НК РФ является несостоятельной, поскольку указанная статья регулирует иные правоотношения, которые не имели место и не установлены при проведении налоговой проверки. 4.27. Расходы на оплату ценовых разниц при реализации по льготным ценам (тарифам) (ниже рыночных цен) товаров (работ, услуг) работникам На некоторых предприятиях практикуется продажа товаров (работ, услуг) своим работникам ниже рыночных цен. В случае образования в связи с этим убытков данные убытки в размере ценовой разницы для целей налогообложения не учитываются. Вместе с тем аналогичные убытки, возникшие при реализации товаров не своим работникам, могут быть учтены при налогообложении прибыли в силу ст. 268 Налогового кодекса РФ.

Еще по теме 4.26. Оплата проезда к месту работы и обратно, за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами:

1. 2.2.13. Расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно
2. 2.2.7.2. Расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно в порядке, предусмотренном законодательством РФ
3. 2.2.19. Начисления по основному месту работы во время обучения работников с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров
4. 2.2.25. Другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором
5. Расторжение трудового договора в связи с переходом работника на работу к другому работодателю или на выборную работу (должность)