Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.

Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

К таким документам, в частности, относятся:

• табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
• маршрутные и путевые листы;
• приказы;
• больничные листы;
• рапорты о выработке;
• наряды на сдельную работу;
• иные документы.

На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49 .

Бланк лицевого счета сотрудника

Лицевой счет ведется по двум формам:

• Т-54 – унифицированная форма карточки лицевого счета. Как правило, указанная форма применяется для ведения учета заработной платы на крупных предприятиях и организациях. Небольшие организации и ИП чаще всего применяют унифицированную форму Т-49, являющуюся как расчетной так и платежной ведомостью.
• Т-54а – форма карточки лицевого счета, для ведения учета в электронной форме.

Примечание : если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51 , то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.

Как заполняется лицевой счет сотрудника

Общие требования к заполнению

• Данные в карточку вносятся синими либо черными чернилами.
• Не допускается внесение исправлений, использование корректирующих средств, в том числе замазок.
• Документ состоит из титульного листа и таблицы, содержащей 49 граф.

Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

Титульная часть : Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.

Примечание : Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2) .

Графы 1-8 . Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.

Графы 9-16 . Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.

Графы 17-21 . В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).

Графа 22 . В графе указывается сумма налогового вычета , предоставленного работнику.

Графа 23 . Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.

Графы 24-27 . В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.

Графы 28-37 . Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

Графы 38-46 . Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

Графы 47-48 . В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.

Графа 49 . Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.

Образец заполнения лицевого счета сотрудника

Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (

Отсутствие данных ведомостей может привести к достаточно серьезным проблемам с налоговой и трудовой инспекцией. При обнаружении подобного нарушения на предприятие, скорее всего, будет наложен достаточно внушительных размеров штраф. Действующие нормативы При этом ведомости всех типов в обязательном порядке должны полностью соответствовать обозначенным в действующем законодательстве нормативам. Все расчетные ведомости на сегодняшний день в обязательном порядке должны формироваться Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.: Зарплатная расчетная ведомость №Т-51 ОКУД 0301010 Зарплатная платежная ведомость №Т-53 ОКУД 0301011 Расчетно-платежная ведомость №Т-49 ОКУД 0301009 При этом аббревиатура ОКУД расшифровывается как общероссийский классификатор.

Лицевой счет работников по форме т-54

Внимание

Именно поэтому важно формировать специальную ведомость. Причем существуют различные ведомости данного типа. Применение определенного формата данного документа зависит от большого количества нюансов.

Но прежде всего должностным лицам, каким-либо образом имеющим отношение к процедуре выдачи заработной платы, необходимо будет в обязательном порядке максимально подробно ознакомиться со следующими вопросами:

• определения;
• назначение документа;
• действующие нормативы.

Сегодня формат документов рассматриваемого типа закреплен на законодательном уровне. Нарушение действующих нормативов попросту недопустимо, это может привести к достаточно серьезным проблемам с трудовой инспекцией.
Стоит по возможности избегать возникновения подобного рода ситуаций.

Лицевой счёт работника по форме т-54. инструкция по заполнению

Важно

Он применяется для каталогизации и упорядочивания специальной управленческой документации, применяемых в самых разных сферах – экономике, бухгалтерском учете и других. Необходимо в обязательном порядке ориентироваться именно на ОКУД при составлении ведомости.

Так как только если ведомость составлена согласно данной базе она будет являться полностью правильной. Формат документации рассматриваемого типа полностью утвержден на законодательном уровне. Каждая графа должна содержать именно ту информацию, которая требуется. Ошибки при составлении со стороны работодателя наказуемы специальными контролирующими органами.
Сегодня определенный бланк ведомости на выдачу зарплаты должен составляться непосредственно с учетом различных важных факторов. Причем существуют обстоятельства, которые в некоторых случаях освобождают работодателя от необходимости формировать какой-либо отдельный документ.

Личное дело и лицевой счет работника организации

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв.
НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные. < … Трудовые книжки: правила меняются Минтруд подготовил проект приказа, который должен утвердить обновленные правила ведения и хранения трудовых книжек.

< …

Как выглядит ведомость выдачи заработной платы

Данный документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные: Номер документа Порядковый номер конкретной ведомости (обычно их формируется сразу несколько) Дата Обозначается число, месяц и год формирования рассматриваемого документа Вторая страница ведомости рассматриваемого типа в обязательном порядке включает в себя табличную часть. При этом документ №Т-53 может включать в себя несколько листов. Потому они в обязательном порядке нумеруются согласно последовательности составления. Табличная часть включает в себя следующие столбцы:

• номер по порядку;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• Ф.И.О.;
• размер заработной платы, рублей;
• подпись самого сотрудника;
• примечание.

В нижней части документа обязательно наличие подписи главного бухгалтера.

Личная карточка работника т-2 - образец заполнения

Неявка на работу – не всегда прогул Работник заболел, но не предупредил об этом работодателя и не выходит на связь. Может ли работодатель в подобной ситуации засчитать работнику прогул со всеми вытекающими последствиями? < …

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …

Инфо

Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно). Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля.

В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < …

Унифицированная форма № т-54 — лицевой счет

Подписывают образец директор и профсоюзный орган, если такого не имеется, на бланке должна быть запись: «На момент утверждения формы не создано профсоюзного органа работников». Графы, которые непременно должен содержать расчетный листок по заработной плате:

1. название документа (расчетный листок за «период»);
2. наименование организации, ФИО и должность сотрудника, выдавшего лист, а также ФИО и должность работника, получившего документ;
3. Далее удобнее все разместить в табличке, которая будет включать несколько основных граф: начислено, удержано, выдано;
4. Также должно быть указано количество отработанных часов (дней), даты выплат и суммы в соответствующих графах.

• Графа «Начислено» будет подразделяться на выплаты, которые были начислены за период: оклад, отпускные, премии, надбавки, компенсации и т.

12 правил заполнения формы т-54 лицевого счета работника

По сути это единственный первичный документ, который заполняется отдельно на каждого работника и содержит полную информацию о производимых с ним расчетах по заработной плате. Ведется лицевой счет на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Формы № Т-54 и Т-54а Форма № Т-54 «Лицевой счет» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При автоматизированной обработке данных по заработной плате указанным Постановлением предлагается форма № Т-54а Лицевой счет (свт), в которой уже заполнены условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы (наименование организации, Ф.И.О. работника, его табельный номер и другие), а различные виды выплат и удержаний обозначены в виде кодов.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате

Чтобы не возникло спорных ситуаций, лучше выдавать расчетный листок по заработной плате под подпись работника. Работодатель самостоятельно решает, где удобнее фиксировать выдачу листков: в отдельном журнале, в отдельной графе зарплатной ведомости или же на корешке, который остается в бухгалтерии.

Кстати, сейчас встречаются предприятия, которые расчетные листки не выдают в распечатанном виде, а отправляют на электронную почту работника. Закон не запрещает такой способ уведомления (точнее, он ничего о нем не говорит).

Сегодня электронными расчетными листками активно пользуются военнослужащие.

Труд и заработная плата

С чем это связано? В первую очередь с налоговыми отчислениями и последующими гарантиями для работника. Зарплата – вознаграждение работника за труд, которое включает в себя компенсационные и стимулирующие выплаты. Оно обговаривается с работником до вступления в должность и не может быть меньше прожиточного минимума. Трудовой кодекс обязует работодателя извещать в письменной форме работника о том, что включает в себя его зарплата за определенный период.

Т.е. каждый сотрудник должен получать документ, в котором будут расписаны составные части его заработной платы за период (чаще всего месяц). Таким информирующим документом и является расчетный листок по заработной плате работника.

Зачем это нужно? Документы в организации — всегда деликатный вопрос. С одной стороны — очень «скучный», с другой — важный.

Дело в том, что по закону работник может обратиться в суд в течение трех месяце после возникновения трудового спора, основанного на финансовой почве. Если он обратится позже, суд не будет рассматривать его заявление.

Этот период считается с момента уведомления работника о его зарплате. Т.е. если он получил расчетный лист, то у него будет только три месяца, а если таковой ему не выдавался, сотрудник может прийти даже через год и сказать, что только вчера узнал (из любого источника) о том, что ему недоплачивали.Форма Примечательно, что нет специальной унифицированной формы расчетного листа.

Каждый работодатель вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть расчетный листок по заработной плате на его предприятии. Конечно, есть ряд рекомендаций, которые стоит учесть при подготовке своего бланка.

Трудовое и бухгалтерское законодательство уделяют основное внимание защите трудовых прав рабочих, и особенно вопросу оплаты за их работу. Чтобы на различных предприятиях, ИП все начислялось по закону, и не было путаницы, еще советское законодательство ввело учетную ведомость, которая получила кодированное название Форма Т-54 .

Все лица, которые начинают свою трудовую деятельность, обязаны своевременно и в полном объеме получать денежную оплату за выполненную работу. В большинстве случаев на любом предприятии, или у ИП (на которого работает значительная часть рабочих), существует должность бухгалтера, который занимается начислением заработной платы.

Для того, чтобы все начисления были сделаны вовремя, а также учтены все вычеты, на каждого служащего заводится лицевой счет.

По своей правовой природе такой лицевой счет представляет из себя специальную форму, которая заполняется бухгалтером, или другим ответственным работником. В ней содержатся записи о том, какие суммы начисляются, и подлежат выплате сотруднику, а также другие начисления, которые были сделаны за весь период его работы.

Она представляет собой бланк установленного образца, который имеет следующие обязательные составные части.

1. Первое, это название предприятия, или государственного учреждения, где заводится такой табель, и осуществляет свою трудовую деятельность человек. Этот реквизит необходим для идентификации работодателя , который осуществлял начисления и выплату зарплаты.
2. Анкетные данные и другая информация о работнике, который поступил на работу, и которая может его идентифицировать.
3. Следующий реквизит, это все начисления, выплаты, а также отчисления, которые были сделаны сотруднику. Данные записи вносятся каждый месяц, а затем подбиваются по окончании календарного года.

Из этого следует, что такой табель заводится на каждого сотрудника отдельно, и ведется только бухгалтером предприятия.

Есть ситуации, при которых субъект предпринимательства не имеет у себя в штате бухгалтера, а может привлекать последнего по гражданскому договору, для составления месячного или годового отчета.

В этом случае, данные табеля хранятся у директора, ИП или другого ответственного лица. Разобравшись в том, какие данные вносятся в форму Т-54, нужно немного разъяснить, что входит в разделы о начислениях и удержаниях по заработной плате.

К начислениям относятся следующие выплаты.

1. Заработная плата. Она формируется из двух фондов – основной и дополнительный. К основным фондам относят обязательные выплаты, такие как оклад, доплаты за особые условия труда и другие начисления, предусмотренные действующим законодательством. К дополнительным фонам относят выплаты, установленные по желанию работодателя, различные поощрения, подарки.
2. Отпускные и больничные, которые начисляются по действующему законодательству.

К удержаниям относятся следующие денежные средства:

• установленные по решению суда, и проводящиеся по исполнительным листам (например, алименты);
• налоги;
• удержание, которые происходят по распоряжениям администрации работодателя (например, неиспользованные командировочные, и другие).

Основными реквизитами данного документа являются:

• полные сведения о работодателе, и работнике, включая информацию о семейном положении служащего, наличия у него детей;
• все начисления и удержания, которые были сделаны в течение одного месяца;
• итог всех начислений и удержаний в конце календарного года.

Заполнение разделов должно происходить следующим образом:

• в титульной части данной формы, должностное лицо записывает название компании, а также указывает анкетные данные работника, которые берутся из его автобиографии, или личной карточки при приеме на работу;
• в графах 1-8, бухгалтер обязан написать о том, когда человек был принят на работу, информацию о его перемещении (на должностях) в данной компании, предыдущее место работы, также сюда вносятся сведения о должностном окладе на всех местах работы, надбавках и иных обязательных выплатах;
• в графах 9-16 записываются ведомости обо всех предоставленных отпусках (плановых, по учебе, уходу за ребенком, декретные), и номера их приказов;
• в графах 17-21, вписывается информация о удержаниях, которые ведутся с заработной платы;
• в графе 22 прописывается налоговый вычет, если таков имеется в отношении работника;
• в графе 23 прописывается порядковый номер месяца (цифрами);
• в графах 24-27 записываются все отработанное время за отчетный период (часы, дни);
• в графах 28-37 записываются все начисления, которые были реально сделаны сотруднику;
• в графах 38-46 записываются все удержания из заработной платы;
• в графе 47 пишется задолженность учреждения перед сотрудником;
• в графе 48 указывается задолженность сотрудника перед предприятием;
• графа 49, это итоговая сумма, которая должна быть перечислена человеку в качестве оплаты труда.

Образец бланка.

Бланк лицевой счёт работника по форме Т-54

Лицевой счёт (форма Т-54) – документ, содержащий исчерпывающие данные о сотруднике организации, его рабочем времени, а также о всех видах начислений и удержаний в отношении заработной платы.

К начислениям, помимо оплаты труда, относятся премии, материальные подарки и прочие социальные выплаты. В качестве удержаний подразумевается: , взыскания по исполнительным листам, задолженность перед организацией и др.

Лицевой счёт открывается бухгалтером при приёме на работу сотрудника. Но рассматриваемая форма Т-54 используется, как правило, на больших предприятиях. Меньшие по масштабу организации обходятся бланками или Т-51.

Форма Т-49 – расчётно-платёжная ведомость, это универсальный документ, с помощью которого оформляется и расчёт, и выплата заработной платы. Если же используется (расчётная ведомость), то вместе с ней составляется и платёжная ведомость по форме Т-53.

Заполнение формы Т-54

Титульная часть: наименование организации и структурного подразделения; код по ОКПО (указан в уведомлении из Росстата), дата открытия лицевого счёта.

Графы 1-8. Данные о приёме на работу, переводах, увольнении. Указывается должность, тарифная ставка, надбавки, условия труда, место работы, а также номера и даты приказов, которые свидетельствуют о любом изменении положения сотрудника в организации.

Графы 9-16. Отражаются сведения обо всех отпусках сотрудника (длительность, номер и дата приказа).

Графы 17-21. Указываются сведения о различных удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.)

Графа 22. Фиксируется сумма налоговых вычетов (при наличии). Например, стандартный вычет на детей.

Графа 23. Вписывается порядковый номер месяца в формате 01, 02, 03 и т.д.

Графы 24-27. Указываются все отработанные работником дни (часы) по каждому месяцу. Сведения берутся из табеля учёта рабочего времени.

Графы 28-37. Отражаются все виды начислений по каждому месяцу: оплата труда согласно тарифной ставке, премии, больничные, отпускные и др.

Графы 38-46. Фиксируются различные удержания в отношении сотрудника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

Графа 47. Имеется ли задолженность за организацией перед работником.

Графа 48. Задолженность работника перед организацией (при наличии).

Графа 49. Итоговая сумма, которую получит работник. Вычисляется на основе данных с 23 по 48 графу.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
До 2013 года унифицированная "Лицевой счет" являлась первичным учетным документом по оплате труда, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Соответственно, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно ( ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ТК РФ.
Следовательно, решение о применении или неприменении формы N Т-54 работодатель принимает самостоятельно, с учетом того, что информация, обязательность представления которой определена трудовым законодательством, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
Лицевые счета унифицированных форм N Т-54 организация обязана хранить в течение 75 лет. При отсутствии лицевых счетов в течение 75 лет подлежат хранению иные документы по учету труда и заработной платы, которые могут быть представлены по запросу суда.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ТК РФ работодатель обязан при каждой выплате заработной платы выдавать работнику расчетный листок, в котором должны быть указаны:
- составные части заработной платы за соответствующий период;
- размеры иных начисленных сумм. К ним, в частности, относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;
- размеры и основания произведенных удержаний;
- общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Согласно , ТК РФ форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем. Применение в организации формы расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по КоАП РФ ( заместителя Председателя Верховного Суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).
В рассматриваемой ситуации у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета работника по форме N Т-54 за период с 1993 по 2016 гг.
В соответствии со ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Примером запроса у организации документов по учету труда и заработной платы в связи с назначением пенсии, в том числе по форме N Т-54, служит Определение СК по гражданским делам Ивановского областного суда от 08.02.2016 по делу N 33-302/2016.
Согласно Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) на основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке ( или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника ( или N Т-54а).
"Лицевой счет" применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма заполняется работником бухгалтерии (смотрите Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные N 1).
До 1 января 2013 года действовал от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). В Закона N 129-ФЗ было сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные этой нормой обязательные реквизиты. В Роструда от 22.05.2008 N 1168-6-1, Минздравсоцразвития России от 02.04.2008 N разъяснялось, что утвержденные N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для применения всеми работодателями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Получается, что до 2013 года унифицированная "Лицевой счет" являлась первичным учетным документом по оплате труда, утвержденным N 1, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
Вместе с тем с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в соответствии с от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", за исключением организаций государственного сектора (далее - Закон N 402-ФЗ). Так, согласно Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (смотрите также письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). В Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 также сказано о необязательности применения с 01.01.2013 г. форм, установленных N 1.
Таким образом, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно ( ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ТК РФ. Поэтому решение о применении/неприменении формы N Т-54, утвержденной N 1, работодатель принимает самостоятельно с учетом того, что информация, обязательность которой определена и ТК РФ, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
С точки зрения бухгалтерского учета первичным учетным документом следует оформлять каждый факт хозяйственной жизни ( Закона N 402-ФЗ). При этом согласно Закона N 402-ФЗ факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и/или движение денежных средств. В этом смысле первичным учетным документом не является, поскольку в ней лишь собирается информация о фактах хозяйственной жизни, имевших место в организации, в частности, о начислении зарплаты, о произведенных удержаниях и пр. Эта форма не относится к документам, содержащим сведения о финансовом положении фирмы, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств, в отличие от таких документов, как, например, расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости. Поэтому можно смело утверждать, что после 1 января 2013 года применять ее организация не обязана, но вправе, если сочтет необходимым использовать ее для сбора информации.
Сроки хранения первичных учетных документов регламентированы от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). В соответствии с Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Согласно Закона N 402-ФЗ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Однако, по нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств. Соответственно, на прочие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные N 1, в том числе на формы N Т-54 "Лицевой счет", требования Закона N 402-ФЗ не распространяются.
В силу и Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ), пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры РФ, утвержденного Правительства РФ от 29.05.2008 N 406 (утратило силу), единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень) утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Согласно ст. 413 Перечня лицевые карточки и счета работников должны храниться в течение 75 лет (смотрите также материал: : В организации работают 1700 сотрудников, ежемесячно бухгалтерия в их лицевых счетах (формы Т-54 и Т-54 (свт)) отражает сведения о заработной плате. Обязана ли организация хранить лицевые счета работников в течение 75 лет при том, что в настоящее время ежегодно подается информация в Пенсионный фонд РФ, где и хранится? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2013 г.)).
Вместе с тем в ст. 412 Перечня сказано, что в течение 5 лет должны храниться документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов они хранятся 75 лет.
Согласно ст. 393 Перечня налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу должны храниться 5 лет. Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет.
Статьей 394 Перечня определен аналогичный порядок для налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ). Они хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
Статьями 395, 396 Перечня подобные положения предусмотрены для деклараций и расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и для сведений о доходах физических лиц (смотрите также ст.ст. 456, 685, 726).
Получается, что ситуация отсутствия лицевых счетов (форм N Т-54) предусмотрена законодателем (указанные в приведенных нами статьях Перечня документы могут продублировать сведения формы N Т-54), и если в организации формы N Т-54 отсутствуют, свои обязанности по информированию работника и по выдаче по его запросу документов организация может выполнить и на основании иных применяемых ею форм, не нарушив нормы трудового права (ведь ни в ТК РФ, ни в ТК РФ не говорится об обязанности предоставления работодателем работнику именно формы N Т-54).
Подобный подход просматривается в арбитражной практике. Например, в Шестого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2014 N 06АП-1958/14 по требованию налогового органа при проведении проверки начисления НДФЛ работодателем не были представлены документы за 2008-2010 гг., в частности лицевые счета по форме N Т-54. Суд указал, что ведение спорных документов не является для налоговых агентов обязательным (учет НДФЛ велся по ведомости начисления заработной платы, бухгалтерский учет выплат в пользу работников осуществлялся с использованием компьютерных программ с распечаткой на бумажные носители, из чего были установлены полученные доходы и произведенные расходы по конкретным договорам и контрагентам, нарушений в расчете заработной платы и удержанного при ее выплате НДФЛ инспекцией установлено не было).
О представлении работнику формы N Т-54 при решении вопроса оплаты периода временной нетрудоспособности в Санкт-Петербургского городского суда от 25.07.2011 N 33-11164/2011 было сказано следующее. Требования истца о выдаче копии личной карточки по форме Т-2 и лицевого счета по формам N Т-54 и N Т-54а также не основаны на законе, поскольку данные формы являются формами первичного учета документации по учету труда и его оплаты. Всеми сведениями, содержащимися в карточке Т-2 (фамилия, имя, отчество, социальные льготы и т.п.), истец обладает. Формы N Т-54 и N Т-54а содержат сведения об учете рабочего времени и расчеты с персоналом по оплате труда, истцу данные сведения были выданы в форме справки 2-НДФЛ.
То есть мы видим, что в качестве альтернативы форме N Т-54 по запросу проверяющих (или работника) могут быть представлены и иные документы с необходимой информацией. И полагаем, что в Вашем случае при отсутствии в организации форм N Т-54 следует представить фонду документы, из которых могут быть получены соответствующие сведения.
Вместе с тем в СК по гражданским делам Московского городского суда от 22.12.2010 N 33-40113 при решении трудового спора, связанного с увольнением, суд признал обоснованным требования бывшей работницы о представлении ей работодателем справок о периоде работы у данного работодателя (с 1997 года), личной карточки по форме N Т-2, лицевого счета по форме N Т-54, записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме N Т-61, поскольку эти документы, в соответствии со ТК РФ, должны представляться работнику по его просьбе.
О том, что ведение формы N Т-54 "Лицевой счет" является обязательным для организаций любых организационно-правовых форм, поэтому истребование указанных документов является обоснованным, было сказано также в Арбитражного суда Рязанской области от 28.04.2006 N А54-961/2006С22.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.