C рок хранения бухгалтерских документов в организации регламентируется положениями закона «О бухгалтерском учете» и утвержденным Минкультуры перечнем архивных управленческих документов. При этом сроки могут отличаться в зависимости от назначения документа, вида операции, отражаемой в нем, его значимости для ретроспективного анализа работы компании и контрольных процедур проверяющих органов.
Первая из них имеет своей целью создание необходимых условий доверия к использованию электронных средств массовой информации, а вторая - тех, которые гарантируют адекватный уровень технической, семантической и организационной совместимости систем и приложений, используемых государственными администрациями.
Все они приходят к этому новому постановлению, которое устанавливает общую структуру, которая не противоречит особенностям каждого упомянутого сектора. В этом законе предусматривается, что административная процедура должна быть исключительно электронной и поощрять отношения гражданства с государственными администрациями такими электронными средствами. Именно поэтому он устанавливает обязательные требования к документам, системам подписи, принятым государственными администрациями, выдаче и архивированию электронных документов государственными администрациями, а также действительности и эффективности сделанных ими копий.
Цели обеспечения сохранности учетной документации
Каждый факт совершенной хозяйственной операции в организации должен найти свое отражение в учётном документе. Впоследствии на основе этих документов строятся показатели для финансовой и налоговой отчетности, то есть доказательная база в компании формируется именно на первичке. Именно поэтому в случае проведения проверок сотрудники аудиторских служб, налоговых органов, пенсионного фонда требуют в первую очередь показать им папки с документами за исследуемый период, а значит, крайне важно обеспечить сохранность последних.
Разработка первого заключается в том, чтобы определить компетентные органы для выдачи аутентичных электронных копий. Во-вторых, при установлении условий, при которых исходные бумажные документы, из которых были созданы электронные копии, могут быть уничтожены.
Это правило устанавливается без ущерба для существующих общих и конкретных правил управления архивами. Его полный текст будет также объявлен в электронном офисе государственной администрации автономного сообщества Эускади. Советник государственного управления и юстиции.
Министр финансов и казначейства. Объект, цель и рамки интеграции. Его цель - установить набор критериев, которые будут применяться в отношении управления документами и электронными файлами, создаваемыми или охраняемыми субъектами, составляющими государственный сектор автономного сообщества Эускади, гарантируя их подлинность, надежность и доступность.
В связи с этим все аналитические регистры и бумаги, на которых они основаны, должны быть в наличии в компании в течение определенного нормативными актами периода, началом которого считается момент их создания. В отношении бухгалтерской документации указанная процедура регулируется:
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, утверждающим перечень архивных управленческих документов.
Именно этими нормативными актами следует руководствоваться при определении максимального периода хранения документов. В то же время при возникновении противоречий между приведенными в них требованиями встает вопрос о том, какой из актов важнее и должен в первую очередь быть принят к исполнению.
Его цель - гарантировать наличие и целостность необходимых метаданных для обеспечения управления, восстановления и сохранения документов и электронных файлов в государственном секторе Автономного сообщества Эускади. Функции и обязанности. Функции и субъекты, участвующие в управлении документами, распределяются следующим образом.
Директорат, компетентный в области электронного управления. Разработка функциональных возможностей общих служб электронного администрирования. Определение и управление каталогом служб. Содействовать цифровизации услуг, облегчая взаимодействие. Продвигайте замену бумаги, развертывая безопасный инструмент оцифровки.
Какой документ в области организации архивного хранения приоритетнее?
В процессе изучения информации, содержащейся в указанных выше нормативных актах, можно выделить следующие важные моменты, касающиеся периодов хранения:
- для бухгалтерских документов в зависимости от целей их создания и наименования отраженных операций в указанном перечне закреплены разные сроки нахождения их в архиве;
- закон «О бухгалтерском учете» закрепляет общий пятилетний срок обеспечения сохранности всех документов, но в нем не указаны периоды хранения для отдельных видов бумаг, которые могут варьироваться в зависимости от конкретных факторов, что вносит дополнительные неясности при его применении;
- в законе № 402-ФЗ сказано, что максимальный срок хранения документации следует определять в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Получается, что приоритет при определении периодов хранения бухгалтерской отчетности и бумаг следует отдавать перечню, утвержденному Минкультуры. В то же время сохраняется обязательный минимальный период обеспечения сохранности документов в архиве, который составляет 5 лет согласно закону «О бухгалтерском учете».
Цели обеспечения сохранности учетной документации
Компетентное управление в архивной системе государственной администрации автономного сообщества Страны Басков и служба общей документации. Определение модели управления документацией. Разработка системы управления файлами. Определение жизненного цикла документов.
Содействовать консультации архивных документов в соответствии с действующими правилами. Обеспечить сохранение документов. Создание инструментов для сохранения электронных документов. Подготовьте классификационную таблицу и ее документальную серию. Определите документальную типологию и схему метаданных.
В список документов, которые требует оставлять в сохранности в течение 5 лет закон № 402-ФЗ, входят бумаги, относящиеся к политике в области учета, рабочие регламенты, инструкции, положения. В течение указанного срока также должны сохраняться устройства для просмотра документов в электронном виде и инструменты для проверки цифровой подписи. Период хранения исчисляется с даты, когда указанные объекты применялись в последний раз. Именно данное положение должно стать отправной точкой для расчета сроков хранения документов.
Компетентное управление по информационным технологиям и телекоммуникациям. Установите применимые информационные технологии. Управление технологическими инфраструктурами поддержки. Ведение информационных систем, поддерживающих информационные системы. Установление технологических стандартов.
Определение форматов электронных документов. Комиссия по оценке, отбору и доступу к документации. Определить и проанализировать все типологии и документальные серии. Выскажите мнение о сроках хранения документов. Предложить необходимые документы. Отделы и субъекты, принадлежащие государственному сектору Автономного сообщества Эускади.
Практические аспекты применения сроков обеспечения сохранности
Для наглядности порядок определения времени хранения документов лучше всего рассмотреть на примере.
Пример
ООО «Простой язык» начинало свою деятельность как обычный класс для желающих обучиться английскому языку по новым передовым программам. За 4 года одно арендованное помещение переросло в двухэтажный учебный центр с хорошо оборудованными классами и штатом профессиональных преподавателей. Одновременно оборот фирмы увеличился в 10 раз, позволяя получать неплохую прибыль.
Определение административных процедур. Обновите информацию, размещенную в каталоге служб. Разработка и адаптация систем управления информацией. Получение регистрационных мест с представленными ими цифровыми документами. Создание оригинальных электронных административных документов.
Причины продления установленного периода сохранности документов
Введите закрытые файлы в систему управления файлами и управляйте ими с помощью приложения. В любом случае это распределение функций между субъектами, участвующими в управлении электронными документами, не будет иметь ущерба для того, что предусмотрено в указах органической структуры для осуществления полномочий, соответствующих органам департаментов Администрации. автономного сообщества Эускади, в отношении которого не может быть никаких противоречий.
Большой объем документации потребовал расширения штата бухгалтеров до 5 человек, каждому из которых был вверен определенный участок работы с соответствующим делегированием ответственности. Руководил этим дружным коллективом главный бухгалтер с обширным опытом работы. Все бумаги за время функционирования компании собирались в железных шкафах, находящихся в цокольном помещении. Особого внимания порядку и условиям их складирования никто не уделял. В один прекрасный день было решено упорядочить хранение учетной документации, наведя в ней порядок и рассортировав бумаги по важности и срокам.
Основными субъектами, участвующими в использовании электронных документов, их квалификацией и функциями являются. Для сотрудников отделений регистрации, чтобы знать и применять процессы управления документами, связанные с этапом инициирования административной процедуры: регистрация, регистрация и замещение.
Для персонала, обрабатывающего файлы, знать и применять процессы управления документами, связанные с этапами координации, инструктажа, завершения и выполнения административной процедуры: создания, регистрации, захвата, классификации, описания, доступа и замены.
Существенную долю в документации компании составляли акты оказания обучающих услуг, по которым можно было определить доходы компании. Они оформлялись после исполнения типового договора, заключенного с каждым клиентом. Кроме того, немало было расчетов заработной платы, платежных ведомостей, авансовых отчетов и накладных на инвентарь и оборудование. Без подобных операций не обходится ни один хозяйствующий субъект. Для финансовой и налоговой отчетности было отведено 2 отдельных шкафа, которые запирались на замок.
Продажа ОС с убытком: особенности периодов хранения
Для сотрудников архивиста и управления документами знать и применять процессы управления документами, связанные с фазой архивирования документов и административных файлов: создание, сбор, классификация, описание, доступ, сохранение, передача, замещение и удаление.
Инструменты для управления электронными документами. Для управления документами организованно доступны следующие инструменты. Каталог услуг представляет собой общий перечень всех услуг и процедур Администрации. Он устанавливает кодировку, которая идентифицирует и определяет их однозначно.
Главбух дал своим подчиненным поручение составить перечень документов, за которые они несут ответственность. В результате была создана таблица, в которой слева указано наименование документации, а справа - максимальный срок его хранения. Именно она стала руководством по хранению учетных бумаг.
Таблица со сроками хранения бухгалтерских документов в организации
|
Документ Таким образом, каталог сервисов позволяет синхронизировать информацию обо всех сервисах и процедурах между различными службами, поддерживающими административное управление. Каждая форма заявки в бумажной поддержке будет содержать код, идентифицирующий услугу, и, при необходимости, процедуру, которой она принадлежит в каталоге услуг. Таким образом, отделениям по оказанию помощи в регистрации будет обеспечен процесс замены бумажного документа его электронным эквивалентом. Этот документ будет отправлен телематически административному подразделению, ответственному за его обработку. ООО «Простой язык» |
Максимальный срок обеспечения сохранности, закрепленный в законодательстве |
|
|
Акты об оказании услуг, составленные на основании контрактов по базовому направлению бизнеса |
5 лет, исчисляемых с момента полного исполнения договора обучения Ответственность за подготовку и обновление каталога услуг лежит на Директе, отвечающем за электронное администрирование, в сотрудничестве с различными органами Администрации Автономного сообщества Эускади. Таблица классификации. Таблица классификации - это инструмент управления файловой системой. Он отражает организацию документарного фонда и содержит основные данные его структуры. Все административные документы будут организованы на основе таблицы классификации, независимо от их физической поддержки. Таблица классификации состоит из трех уровней. Справочная информация: относится к различным областям компетенции, в которых организована Администрация. |
|
|
Контракты и изменения к ним с клиентами (учащимися) |
По завершении договора размещаются в архиве на срок 5 лет |
|
|
Доверенности на получение ценностей и совершение иных юридически значимых действий |
||
|
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате сотрудников Раздел: относится к организационной структуре каждой области компетенции. Документарные серии: относится к административной деятельности, которая ведет к созданию определенной функции административной единицей. Ответственность за подготовку и обновление таблицы классификации лежит на компетентном управлении архивации и документации в сотрудничестве с персоналом, ответственным за документальное управление каждым отделом, органом или органом автономного сообщества Страны Басков. Практические аспекты применения сроков обеспечения сохранностиДокументальный тип - это базовая документальная единица, полученная из выполнения той же функции, которая имеет сходные структурные характеристики. Типы документализуются в конкретных документах, соответствующих процедурам административных процедур. Стандарты электронных документов. |
От 5 лет, если нет индивидуальных лицевых счетов - до 75 лет |
|
|
Документы о доходах физического лица (реестр) |
||
|
Трудовые контракты, карточки Т-2 с личными данными |
До 75 лет включительно |
|
|
Документы по учету рабочего времени (табели, ведомости, распечатки с пропускных пунктов) Чтобы облегчить предоставление услуг электронного управления в условиях, обеспечивающих технологический нейтралитет, электронные документы должны быть закодированы в форматах, составленных в соответствии с технологическими стандартами Государственного управления автономного сообщества Эускади. Ответственность за определение форматов электронных документов лежит на Директорате, ответственном за информацию и телекоммуникации. Администрация оснастила свою собственную схему метаданных в качестве инструмента, который определяет включение и управление метаданными контента, контекста и структуры электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла. |
От 5 лет, при наличии рабочих мест с вредными и опасными производственными факторами, связанных с применением соответствующих льгот - до 75 лет |
|
|
Документы о начислениях сотрудника при отсутствии лицевых счетов или расчетных ведомостей |
Не менее 75 лет |
|
|
Бухгалтерская отчетность компании Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фондыОбщий календарь сохранения. Общий календарь сохранения - это инструмент, который устанавливает для каждой из документальных серий его постоянство в каждом уровне архива, его срок сохранения и уровень доступности. Жизненный цикл документов. Фаза регистрации происходит в момент подачи, получения или публикации документов для их административной обработки. Когда зарегистрированные документы зарегистрированы, они включаются в электронный электронный файл. На этом этапе ответственность за хранение предоставленной документации будет зависеть от офисов по оказанию помощи в регистрации. Фаза обработки состоит из различных действий, которые должны выполняться для разрешения административных файлов. Как правило, он включает в себя инициирование, рукоположение, обучение, доработку и выполнение административной процедуры. |
||
|
Утвержденные бланки учетных документов, документы политики в области учета, положения и инструкции |
||
|
Регистры аналитического учета: главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки по счетам |
||
|
Документы по учету основных средств (карточки, акты, накладные) На этом этапе ответственность за хранение документации лежит на административной административной единице. Для управления и контроля система управления файлами имеет информационную систему. Эта система получает информацию, как от заполненных файлов, так и от его электронных документов. Аналогичным образом, с помощью архивных электронных документов можно ознакомиться с системами управления, используемыми для их обработки. Хотя документация остается в архиве обрабатывающего бюро, ответственность за его содержание подпадает под каждую административную единицу. |
От 5 лет с момента их списания с баланса |
|
|
Налоговая отчетность фирмы |
||
|
Отчетность в ФСС |
Расчеты за квартал - до 6 лет (на основании п. 6 ч. 2 ст. 28 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ), итоговые расчеты по году - до тех пор, пока компания действует |
|
|
Документы и расчеты, предоставляемые в ПФ РФ |
От 6 лет (на основании п. 6 ч. 2 ст. закона № 212-ФЗ), при отсутствии регистров индивидуального учета - 75 лет |
|
|
Лицевые счета по данным ПФ РФ |
||
|
Статистическая отчетность годовая, полугодовая, квартальная |
Бессрочно, пока компания действует |
|
|
Разовая отчетность для статистки |
От 5 лет либо постоянно, пока компания действует, если нет годовых форм |
|
|
Месячная отчетность для представителей Росстата |
От года до всего периода существования компании |
|
|
Свидетельства о выписанных штрафах, предписаниях, взысканиях, наложенных на фирму |
Входящие в полученную таблицу регистры в той или иной мере используются для ведения хозяйственного учета, в связи с чем по тем из них, где максимальные сроки хранения в перечне превышают установленные в законе «О бухгалтерском учете», приоритет отдается данным приказа Минкультуры № 558. Поскольку со дня основания компании еще не прошло 5 лет, сдавать в макулатуру ни одну бумагу нельзя, как бы этого не хотелось. Для обеспечения сохранности документов руководство компании отвело специальное помещение под архив, которое имело металлическую дверь с надежным замком.
Продажа ОС с убытком: особенности периодов хранения
В дополнение к примеру выше можно рассмотреть ситуацию с продажей компанией ООО «Простой язык» внеоборотных активов с отрицательным финансовым результатом. Учетные регистры бухгалтерского и налогового учета в компании идентичны, отклонения могут быть только во времени списания затрат по результатам реализации. Именно данное обстоятельство оказывает решающее влияние на период обязательного хранения всей документации.
Предположим, компанией приобретался автомобиль УАЗ «Патриот», который был отнесен к 3 группе амортизации со сроком эксплуатации в 5 лет. На практике оказалось, что машина не столь надежна, как заявлял производитель, в связи с чем ее решено было продать за любую возможную сумму. В результате продажная цена не покрыла остаточной стоимости объекта, и по правилам НК отрицательный финансовый результат должен на протяжении 3 лет равномерно уменьшать сумму доходов компании.
По окончании процедуры реализации документацию, на основании которой объект принимался к учету, включался в амортизационную группу и продавался, необходимо будет сохранять 4 года со дня окончательного списания убытка. Причина этого достаточно проста: дело в том, что налоговые органы вправе запросить бумаги за 3 года, предшествующих дню начала проведения проверки. Итоговый срок хранения документов по указанному основному средству составит 9 лет.
Подобным основанием продление срока хранения не ограничивается, существуют и иные причины для его увеличения.
Причины продления установленного периода сохранности документов
Предположим, что управление компанией ООО «Простой язык» далеко от совершенства и она не получает прибыли на протяжении долгого времени. Вместо прибыли в отчетности показывается отрицательный финансовый результат. При таком положении дел вся документация должна будет храниться в течение всего периода списания убытка и еще 4 года после его окончания. Особое внимание следует уделить документам, связанным с получением убытка, процессом его отнесения к расходам, уменьшающим прибыль в будущие периоды.
Если убытки сложились в 2016 году и будут списаны в течение 10 лет, то все документы по ним должны храниться до 2030 года и ничего с этим поделать нельзя.
Другим основанием для сдвига максимального срока хранения бухгалтерских документов станет отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги со стороны одного из партнеров. Предположим, что связаться с контрагентом не представляется возможным. При этом ликвидация заказчика работ не производилась, и он до сих пор числится в ЕГРЮЛ как функционирующая компания. В то же время погашения долга не происходит. Если оформить указанную сумму долга как безнадежную удалось только в 2016 году, то хранить все документы, связанные с его возникновением, придется до 2020 года включительно.
***
Документы, в которых фиксируются факты хозяйственной деятельности фирмы, должны храниться в архиве компании в течение срока, регламентируемого специальным перечнем. Сократить период хранения документации не представляется возможным, а в ряде случаев под влиянием определенных обстоятельств он может быть продлен, причем довольно значительно. В частности, это могут быть полученные компанией убытки или безнадежные долги.
При определении срока хранения на основе закона «О бухгалтерском учете» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приоритетное значение имеет последний, и именно на него следует опираться в спорных ситуациях.
Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры
В III квартале 2017 г. организация получила от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же квартале товары были приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в IV квартале 2017 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.
Так как "входной" НДС по товарам принят к вычету в III квартале 2017 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2017, т.е. с квартала, следующего за кварталом, в котором "входной" НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить до 30.09.2021 включительно.
Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.
| Чем является товарная накладная | Срок хранения | ||
| Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета "входного" НДС | Четыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету | 01.10.2017 | 30.09.2021 |
| Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходы | Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах | 01.01.2018 | 31.12.2021 |
| Первичным учетным документом | Пять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах | 01.01.2018 | 31.12.2022 |
Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2022.
Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени
Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.
Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2017 г. указаны в таблице.
| Чем является табель учета рабочего времени | Срок хранения | Дата, с которой исчисляется срок хранения | Последний день срока хранения |
| Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли | Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах | 01.01.2018 | 31.12.2021 |
| Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета | Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах | 01.01.2018 | 31.12.2022 |
| Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносами | Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов | 01.01.2018 | 31.12.2023 |
| Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения | Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда | 01.01.2018 | 31.12.2022 |
| 50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах | 01.07.2017 | 30.06.2067 |
Таким образом, табель следует хранить:
Если по нему учитывалось рабочее время только тех, кто трудился в нормальных условиях труда, - до 31.12.2023 включительно;
Если по нему учитывалось рабочее время тех, кто был занят на вредных или опасных работах, - до 30.06.2067 включительно.
Если документы, чей срок хранения не истек, не по ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3 , 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ .
