Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM

Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.

Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks .

Diagram.ly

Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:

1. Очень богатый выбор стенсилов, с которыми можно работать. С помощью Diagram.ly можно нарисовать блок-схему, UML-диаграммы некоторых типов, ER-диаграммы, организационные диаграммы, BPMN-схемы, схемы баз данных и сетей, а также схемы телекоммуникаций, геоинформационные схемы, схемы электрических цепей и социальных сетей, а также создавать прототипчики лёгких интерфейсов. Собственно, пожалуй, это даёт им основание называть себя «мини-версией Visio, доступной из любимого браузера».

1. Богатые возможности текстового форматирования. Текст можно написать одним из пяти шрифтов: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond или Courier New. Размер шрифта можно менять в диапазоне от 6 до 60 пунктов. Можно менять жирность текста, писать курсивом или с подчёркиванием, изменять выравнивание текста. Текст, кстати, вводится очень просто: по двойному клику на блоке.

Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.

3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.

1. На блоках и странице работает контекстное меню (по правой кнопке мыши).

1. При каждом входе в систему пользователю предлагается просмотреть простые советы по работе с ней. Эти «tips and tricks» играют роль справки. Хотя, по большому счёту, лично мне они и не понадобились, настолько система интуитивно понятна: объекты добавляются на доску по технологии drag-n-drop, появляющаяся при наведении на блок стрелочка подсказывает, что именно она является инструментом-коннектором, а уже упоминавшееся мною контекстное меню закрывает все остальные вопросы, даже если каким-то образом пользователю не удастся найти панель инструментов сверху.

1. Приятной неожиданностью явилось для меня то, что работу можно вести как с XML-файлами, созданными Diagram.ly, так и VDX-файлами, которые создаёт Microsoft Visio. Таким образом, вы сможете изменить диаграммы, которые ваши коллеги создали в Visio даже, если у вас нет собственной лицензии на этот продукт. Получившуюся в итоге схему можно сохранить в XML-формат, предлагаемый Diagram.ly, или экспортировать в растровую (PNG или JPG) или векторную (SVG) картинку.
2. Есть и возможности предпросмотра. Во-первых, всегда в левом нижнем углу экрана отображается масштабируемое окошко предпросмотра текущей схемы.

А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.

Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.

1. Не предлагаются примеры диаграмм, на основе которых можно создать свои собственные художества.
2. Система создаётся, по всей видимости, группой энтузиастов и порой в работе системы возникают довольно глупые баги (например, в день написания сего мне не удавалось применить изменение шрифтов). Однако, этот недостаток с лихвой покрывает наличие собственной ленты Diagram.ly в Google Plus , в которой можно открыто высказывать свои пожелания и предложения.

Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования .

yWorks

yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.

Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:

1. С первого взгляда видно, что панель инструментов этой системы не такая насыщенная, в ней можно выполнить минимальное количество действий (откатить или повторить действие, открыть, сохранить или распечатать диаграмму, поработать с буфером обмена, изменить масштаб или вид отображения доски).
2. Стоит признаться, что без справки сложно догадаться, что текст в блоки добавляется по кнопке F2. Думаю, что если бы не привычка «курить маны» при первой же сложности, я бы так и не догадалась до этого. Однако, стоит отдать должное: справка написана хорошо и даже при среднем уровне английского будет вполне понятна пользователю.
3. Видов блоков не так много, но достаточно для рисования, например, схем-бизнес-процессов, UML-диаграмм, ER-диаграмм и блок-схем. Также можно добавлять кастомные блоки. Не очень мне понравилось, что можно открыть только одну группу блоков за один раз. Так что, придётся запоминать, в какой группе лежит блок, если вдруг вы захотите снова им воспользоваться. Однако, приятен тот факт, что, например, все объекты-артефакты для BPMN-схемы скрываются за одной и той же картинкой артефакта с типом «документ» (остальные показываются при клике на маленькую стрелочку в правом нижнем углу значка). Это экономит рабочее пространство.

1. Относительно форматов работы: загружать в систему можно только объекты с расширением.Graphml. Сохранять диаграммы можно как файлы совсем без расширения (тем паче, что оно и не предлагается), а также экспортировать как растровую картинку в формате PNG. Приятно, что при экспорте диаграммы в картинку система предлагает настроить параметры экспорта.

1. В левом верхнем углу предлагается предпросмотр только что нарисованной диаграммы, с помощью которого можно быстро менять участок схемы, который в данный момент отображается на доске (это напомнило мне о Heroes of Might & Magic).

1. Для новичков создатели системы подготовили плюшку в виде возможности посмотреть примеры диаграмм, что лично мне кажется очень обоснованным решением. Для многих людей опора на ранее кем-то созданную модель является большим подспорьем в работе.
2. И специально напоследок я оставила самый большой плюс этой системы. У блоков можно указывать очень большое количество свойств, например, быстро менять тип блока, с точностью до пиксела указать положение объекта на доске и его размер, задать текст, цвет фона, границ и загрузить изображение, которое будет занимать фон.

О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице .

Немного в качестве заключения

Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.

Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.

Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.

Количество убивает качество

Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.

Но как только бизнес разрастается, а большинство сотрудников превращаются в незнакомцев, нужно фиксировать и отображать рабочие процессы. Иначе – компанию ждет крах

Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.

В каких случаях нужно рисовать схемы?

• если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
• если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.

Как пользоваться нотациями

Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает шесть основных элементов схемы :

• Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
• Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
• Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
• Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
• Потоки. Отображают последовательность работы.
• Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.

На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.

Схема процесса

Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.

Схема процесса без исполнителей

Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.

Схема процесса с исполнителями

Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.

Подпроцессы отображаются в виде свёрнутых элементов

Сравнение разных инструментов для нотации BPMN

Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.

Как пользоваться бесплатной программой

Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.

Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.

Так выглядит рабочее окно программы

Как нарисовать регламент бизнес-процесса

• определите проблему , которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;

• определите начало и конец процесса . Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;
• опишите всё , что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
• укажите последовательность действий , расположив элементы схемы в нужном порядке;
• укажите исполнителей , выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
• детализируйте схему , расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
• продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
• предусмотрите исключительные случаи.

Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.

Что такое Skype for Business?

Microsoft Skype for Business - это единая платформа корпоративных коммуникаций, позволяющая сотрудникам компании делать телефонные или видео-звонки как друг другу, так и внешним контактам, видеть присутствие в сети всех подключенных контактов, отправлять мгновенные сообщения, вести совместное обсуждение документов и проводить аудио, видео или веб-конференции для нескольких участников. Microsoft Skype for Business разработан специально для корпоративного сектора, с целью повысить производительность труда сотрудников, сэкономить на междугородной и международной связи, сократить затраты на ИТ-инфраструктуру.

Что такое Skype?

Skype – популярный сервис голосового и видео общения между людьми по всему миру с передачей данных по каналам Интернет, бесплатный клиент загружается из Интернета. Основной набор сервисов предоставляется бесплатно, дополнительные (например - звонки на мобильные номера) – за плату. Недавно Skype был приобретен Microsoft и постепенно интегрируется с ее технологиями. Рассчитан в основном на частных лиц.

Ключевые отличия Skype for Business от Skype:

1. Skype for Business интегрируется с Microsoft Office и Microsoft Exchange Server, делая работу пользователей продуктивнее;

Интеграция Skype for Business с Outlook дает следующие возможности:

• синхронизация контактов с единым корпоративным справочником на базе Active Directory, что позволяет сотруднику быстрее находит нужный контакт;
• автоматическое обновление в реальном времени статуса доступности сотрудника, на основании событий в календаре Outlook. Статусы гораздо более информативны, чем в Skype (Говорю по телефону, На собрании, На конференции и пр.);
• централизованное хранение и контроль переписки (как в Outlook, так и на сервере);
• получение голосовой почты;
• планирование собраний и онлайн-конференций прямо из Outlook;

2. Средства коммуникаций Skype for Business интегрированы в приложения Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Microsoft CRM, а также могут быть встроены в сторонние системы (например, HR, ERP)

3. Skype for Business позволяет собрать одновременно до 250 человек в аудио или видеоконференцию, в отличие от Skype, где эта возможность только платная и ограниченна по функциям и количеству участников (до 10 человек). Поддерживается высокое качество видеосвязи Full HD.

4. В ходе web-конференции в Skype for Business можно не только видеть участников, но и показывать участникам свой рабочий стол и отдельную программу, с функцией передачи управления. Также есть возможность использовать механизмы голосования, а также доску для рисования.

5. Собрание в Skype for Business (совещание, дистанционное обучение, собеседование) можно записать в формате видеофайла, и затем выложить его для общего доступа

6. Внешние участника совещания (не сотрудники компании) могут подключиться к совещанию абсолютно бесплатно. При этом им для этого нужен только браузер.

7. Skype for Business и Skype – это безопасные решения, с обязательным шифрованием всех коммуникаций, но Skype for Business дает администратору больше контроля над безопасностью.

8. Skype в общем случае – это бесплатный сервис, без обязательств о уровне поддержки (SLA) и гарантий работоспособности. Skype for Business – решение для бизнеса с официальной поддержкой от вендора.

9. Skype for Business можно интегрировать с собственной телефонией (провайдером) заказчика. Интеграция с телефонией может дать следующие преимущества:

• Дешевые звонки в командировках с ноутбука или смартфона по VoIP (ноутбук = корпоративный телефон, на который в т.ч. может перевести секретарь).
• Экономия на междугородних звонках, в т.ч. на местные номера («приземление» звонка по префиксу города).
• Единый номерной пул клиентов Skype for Business и телефонии (например, для расширения номерной емкости не нужно закупать новые платы в АТС).
• Гибкий подбор по стоимости и функциям конечного UC-устройства (гарнитуры, USB-телефоны, IP-телефоны, системы для конференц-залов и пр.).
• Сокращение стоимости владения (единое решение, работает на обычном сервере, меньше специалистов для поддержки, быстрое развертывание телефонии в новом офисе).
• Подключение к конференциям и совещаниям с любого телефона (городского, мобильного).
• Click-to-call – звонок одной кнопкой из Office, из браузера, с портала, из CRM, из учетной/кадровой системы и т.п.
• Простое включение переадресации или одновременного звонка самим пользователем.
• Skype for Business – удобный многоканальный клиент телефонии (подойдет в т.ч. секретарям – перевод звонка кликом мышки, шаблоны конференций и пр.)
• Сохранение всей история звонков в Outlook, в т.ч. пропущенных (например, поможет менеджеру в конце дня занести данные в CRM).
• Использование прочих телефонных функций Skype for Business:
• «парковка» звонка (перевод на некую виртуальную телефонную линию (с постановкой на удержание) с тем, чтобы ожидающего таким образом клиента обработал тот же или другой оператор)
• перехват звонка
• группы обзвона
• частная линия (доп. прямая линия для руководителя)
• делегирование и др.

Skype for Business - это новая служба от компании «Майкрософт» для общения сотен людей одновременно в видео-режиме; MSI - client. Но не путайте: Скайп - это совершенно другая программа, предшественником «Скайп Business Edition» является Microsoft Lync.

Что это такое

«Skype для бизнеса» - отличное решение для тех, кто хочет сделать конференцию в онлайн-режиме с участием сотен людей одновременно. Кроме этого, отличительными особенностями данного программного продукта являются:

• Сохранение корпоративной безопасности.
• Всем известный по программе Скайп интерфейс.
• Явные качественные отличия от Skype в выполняемых функциях.
• Проведение конференций на 250 человек.
• Возможность привязки к другим программам из «Офис 365», например, к Outlook.
• При работе с другими приложениями, например, Excel или Power Point, не нужно прекращать работу ни одного из них, чтобы пообщаться в Скайпе. То же самое относится и к демонстрации своего экрана и работы этих программ во время совершения видеозвонка.

Подробнее о преимуществах

Безопасность

«Skype для бизнеса» имеет ряд существенных преимуществ, одно из самых главных - безопасность. Что компания Microsoft делает для обеспечения безопасности своих пользователей, а именно тех, кто приобрел Microsoft Skype for Business? Судя по описаниям данного программного продукта - все возможное.

Во время связи между любым допустимым количеством участников происходит шифрование всей информации, поступающей от каждой из сторон. Для этого используется так называемое AES-шифрование. Кроме этого, сильные методы по аутентификации пользователей позволяют еще больше обезопасить всех участников.

Конференция

Возможности программы «Скайп для бизнеса» расширены в области массовости одновременных многосторонних онлайн-трансляций. В данной версии (в отличие от классического Скайпа, отличающегося кардинально и распространяющегося бесплатно) можно приглашать на видео-конференцию до двухсот пятидесяти человек. Это очень удобно как для отдельных организаций, ведущих переговоры по интернету в режиме онлайн, так и для больших корпораций, которые собирают внутриорганизационные собрания с большим количеством участников.

В данном софте присутствуют новые функции. Вот, например, «Skype Room Systems» нужна для использования разнообразного оборудования, которое помогает достичь определенных целей такого общения, то есть помогает совместить множество устройств (в том числе оборудование от компании Polycom) в один специальный мессенджер.

Если вам нужна цифровая онлайн-доска, для этих целей можно использовать Microsoft Surface Hub - еще один пример полезной новой функции, имеющейся в описываемом программном продукте. Также «Скайп для бизнеса» используют там, где необходимо применение PBX-систем для корпораций и других пользователей VOIP-телефонов.

Стоимость специальной программы

Стоимость колеблется в зависимости от курса доллара относительно рубля. Получается в среднем около ста российских рублей в месяц для каждого пользователя (это приблизительная цена, в долларовом эквиваленте она составляет две единицы). Такую цену имеет, например, план первый, называемый «Онлайн 1». Второй предлагаемый тарифный план содержит больше услуг, разница в цене существенная - в 2,7 раза дороже. Зато четкость и большое качество связи обеспечено!

Удобная удаленность

Если ваши сотрудники находятся вне централизованного офиса, не нужно будет платить за аренду, ведь общение и переговоры будут совершаться в режиме онлайн, приблизительно как в Скайпе, только с большим количеством участников. Кроме этого, не потребуется оплачивать труд технического персонала, обслуживающего оборудование и программное обеспечение, а также искать своих удаленных работников для переговоров можно через почту Аутлук.

Как скачать и установить?

Чтобы воспользоваться программой Microsoft Skype for Business, нужно скачать файл с официального сайта компании Майкрософт в своем портале (это возможно при использовании вашей компанией пакета «Офис 365» и программ, входящих в него; в частности, необходимо предварительно проверить лицензирование, то есть наличие купленной лицензии для данного программного продукта). Вариант альтернативной закачки, вроде Torrent, получится использовать только при скачивании файла с неофициального источника.

Установка и настройка производится следующим образом:

1.Зайдите в вашем браузере на сайт https://portal.office.com/.

2.Зайдите в раздел «Office 365».

3.В верхней части страницы найдите изображение маленькой шестеренки. Это настройки. Войдите в них.

4.Вы увидите страничку настроек. Выберите в разделе «Программное обеспечение» пункт «Установка программного обеспечения и управление им».

5.Если на следующей странице есть ссылка «Skype для бизнеса», нажмите на нее и, выбрав русский язык, нажмите кнопку «Установить»; если вы увидите страницу, которая перечисляет продукты, входящие в пакет «офиса», и если среди них есть искомый, значит нужно нажать кнопку «Установить», и на компьютер будут установлены все программы из данного пакета, в том числе и «Скайп для бизнеса».

В случае отсутствия в вашем пакете этой программы, нужно открыть доступ к ней (купить ее). Для этого необходимо обратиться в службу поддержки продуктов Офис по этому адресу: https://support.office.com/home/contact .

7.После окончания процесса сохранения файла найдите его (он называется «setupskypeforbusinessentryretail.exe»), откройте двойным щелчком и нажмите «Выполнить».

Если установка случайно прерывается, снова используйте скачанный файл для ее возобновления.

8.Когда программа установится, на экране монитора вы увидите сообщение о том, что установщик Office закончил свою работу. Запустите приложение двойным щелчком мыши.

9.Когда на экране появится окно с текстом лицензионного соглашения, ознакомьтесь и нажмите «Принять». Таким образом можно установить программу на еще четыре компьютера.

При необходимости стоит использовать программу без установки, войти в которую можно через браузер Web App.

Уже большое количество предприятий и корпораций опробовали на практике «Скайп для бизнеса», который так просто скачать и настроить и при необходимости удалить. Для общения в режиме конференции удобно использовать также версию для Android.

Skype for Business – это полноценная программа, которая позволяет проводить деловые собрания. А также значимые встречи и на новом профессиональном уровне. Что в ней особенного? Чем Скайп для бизнеса отличается от обычного? Как с ним работать? Эти и другие вопросы мы обсудим в данной статье.

Что такое Skype для бизнеса?

Skype for Business и его главное отличие от обычного Skype – возможность организации удаленной работы сотрудников в полной мере.

Приобрести данную версию Скайп ты сможешь на официальном сайте по ссылке .

Корпоративные коммуникации становятся еще продуктивнее, благодаря следующим функциям:

Как скачать Skype for Business от Microsoft?

Скачать клиент Скайп для бизнеса бесплатно можно на официальном сайте мессенджера или компании Майкрософт (вводим в строку поиска).
Коммерческая версия распространяется по специальной подписке, где есть абонентская плата за число сотрудников.

Как удалить Скайп для бизнеса с windows 10 или другой ОС?

Важно! Если ты пользуешься Office 365 Skype для бизнеса, то для того, чтобы удалить ее с компьютера, надо будет убрать все другие приложения набора Офис. Алгоритм, который мы приводим ниже, подойдет для пользователей с автономными версиями Скайпа для бизнеса.