Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.
Держать или не держать, вот вопрос. Подумайте о назначении стюарда данных, которому поручено наблюдение, соблюдение и определение доступа, а также служить ресурсом для обработки вопросов и предоставления рекомендаций. При обновлении стратегий хранения записей компаниям следует тщательно учитывать требования к цифровым доказательствам в суде, чтобы гарантировать, что их электронные файлы будут приемлемыми при обнаружении или судебных разбирательствах. Федеральные правила доказывания требуют цифровой отметки времени и цифровой подписи, чтобы доказать подлинность и целостность электронных файлов, представленных в суде.
Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.
В последнее время расширяется . Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.
Если ваша организация использует социальные сети для продвижения информации о сотрудниках и изменениях в пользу, подумайте о сохранении этих записей. Скриншоты, как правило, неприемлемы в нормативных ситуациях. Вы должны быть в состоянии доказать точное содержание ваших страниц в социальных сетях с любой даты. Соблюдайте государственные и федеральные законы, касающиеся доступа сотрудников к файлам, включая обзор и копии файлов.
Для каждого сотрудника поддерживайте отдельный файл для следующего. Компенсация работников обычно хранится в архиве на всю жизнь работника или бывшего сотрудника. Хранить не менее трех лет после того, как сотрудник покинет организацию. . Работодатели должны знать, как долго хранить или уничтожать файлы и документы сотрудников. Каждое государство и федеральное агентство имеют разные требования, часто охватывающие одни и те же документы, поэтому вам сложно знать, что нужно хранить и как долго.
Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Обратите внимание
Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).
Федеральные руководящие принципы могут противоречить руководящим принципам сохранения штата. В этом случае следуйте самым консервативным. Различные отрасли промышленности также могут иметь отдельные требования. В результате работодатели документируют и сохраняют решения о выплате заработной платы, включая предложения по найму и решения о повышении эффективности, чтобы оправдать действия против будущих требований о дискриминации. Для работодателей, желающих принять программу добровольного уничтожения записей, некоторые общие руководящие принципы заключаются в следующем.
Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.
Еще пример для исчисления срока хранения . Организация может применить вычет по в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.
Многие работодатели используют электронную визуализацию для хранения и получения электронных записей. Это связано с более высокими первоначальными затратами на услуги в области труда и визуализации, но экономит на сборах за хранение, защищает от потери и ущерба и позволяет быстрее восстанавливать и распространять информацию. Определите, какие записи являются общедоступными и доступны сообществу, акционерам, средствам массовой информации и другим.
Конкретные указания в соответствии с Федеральным законом
Работодатели должны регулярно планировать разрушения документов, как только они превысят установленный срок.
Мы уничтожаем документы в вашем офисе
Мы размещаем специальные специальные контейнеры в вашем офисе, где вы можете бросить все ненужные документы.За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.
Уничтожение документов по истечении срока хранения
Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.
Дробилка уничтожает различные документы до гранул
Наши сотрудники будут посещать вашу компанию периодически или по согласованию и будут удалять документы, которые будут уничтожены из контейнера, а сам контейнер останется в вашем офисе. Мы уничтожаем документы с оборудованием для уничтожения, которые уничтожают документы до уровня неидентифицируемого.
Какие бумаги нужно оформить при ликвидации документов в архиве?
Наше оборудование для уничтожения надежно, потому что оно не разрезает документы на полоски, а размалывается в мелкие гранулы. Восстановление этих гранул невозможно. Это оборудование также уничтожает документы, скрепленные металлическими заклепками или скобами. Он также разрушает картриджи и пластиковые карты.
Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.
Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.
Альтернатива документированию дробилок
Мы обеспокоены сохранением природы, поэтому вся почвенная бумага на 100% перерабатывается.
Уничтожение файлов, срок хранения которых истек
Мы уничтожаем документы с оборудованием, которое не разрезается на полоски, а измельчается в мелкие клочки и уплотняет разрушающие документы. Документы, которые мы придем, чтобы забрать у вас или, по вашему усмотрению, вы можете доставить их сами и посмотреть процесс уничтожения. Вы также можете смотреть процесс разрушения онлайн с помощью видеокамеры.Мы оцениваем стоимость документов
По истечении срока хранения, установленного нормативными правовыми актами, архивные документы могут быть уничтожены только после определения их стоимости. Мы можем выбрать документы для уничтожения до уничтожения. Все документы, имеющиеся в вашей компании, оцениваются в соответствии с критериями необходимости.
Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:
- давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
- запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.
Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).
Мы составляем заявления об уничтожении документов
Появление «безбумажного общества» стало благом для брезгливых рекордсменов и ленивых. При увеличении емкости хранилища до непостижимых размеров и затрат на хранение на бит данных, приближающихся к нулю, стимул к отмене, по крайней мере, на первый взгляд, практически устранен. Однако еще одна тенденция, быстрое увеличение количества судебных процессов, а также постоянно возникающий риск правительственных действий по обеспечению соблюдения, дают достаточные основания для того, чтобы делать больше, чем сохранять неопределенную недифференцированную массу электронных документов.
В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.
Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.
В то же время любой деловой человек, который вспоминает 18-минутный пробел в лентах Уотергейта или быструю кончину Артура Андерсона, признает, что невозможность выпустить ключевые документы, когда этого требуют, может быть утомляющим не только в зале суда, но и на арене общественного мнения. Недавнее решение федерального суда проливает некоторый свет на требования к хранению данных.
Недавнее дело о дискриминации в сфере труда в федеральном окружном суде Манхэттена Зубулаке против Зубулаке в ходе открытия запросило производство всех сообщений, включая электронную почту, относящихся к ней, которые были отправлены или получены пятью указанными сотрудниками в течение двух и - полгода.
Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Оформление процедуры уничтожения документов
При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.
Руководящие принципы распределения стоимости электронного обнаружения. Руководящие принципы включают следующее. Руководящие принципы для исполнения обязанностей по сохранению соответствующих доказательств. Суд также предоставил важные указания относительно обязанности компании сохранять соответствующие доказательства. Эта обязанность сохранять записи регистрируется как минимум, когда предприятие получает уведомление о том, что официальное административное или судебное разбирательство было подано и, даже раньше, если у бизнеса есть основания полагать, что судебный процесс стоит на горизонте, например, после получения письма с требованием.
После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов - шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.
Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.
Эта обязанность сохранять не распространяется на каждый документ и бит данных. Документы и данные в доступном формате, когда уведомление получено или создается после этого, должны сохраняться только в том случае, если они подготовлены теми или иными работниками, которые будут «ключевыми игроками», то есть основными свидетелями судебного разбирательства, или если данные в противном случае являются или будет обнаружено в судебном процессе, поскольку данные сами по себе являются релевантными или могут привести к обнаружению допустимых доказательств.
Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой - обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную .
Резервные ленты, которые регулярно используются для поиска информации, скорее всего, будут подвергнуты «судебному удержанию». чтобы сохранить атташе, как внутренний юридический персонал, так и внешний юрисконсульт должны предпринять активные шаги для обеспечения сохранения, обнаружения и производства соответствующих доказательств, а также постоянного обязательства следить за соблюдением сотрудниками «судебного удержания». включая следующее. Необходимо не только своевременно выдавать «судебный удержание», особенно «ключевым игрокам», он должен периодически переиздаваться в интересах новых сотрудников и в качестве напоминания о существующих сотрудниках. Примите разумные меры для выявления и поиска всех источников обнаружения Информация. Как правило, адвокат должен встречаться с каждым из «ключевых игроков», чтобы определить, как каждый из них хранит соответствующие данные и раскрывает все потенциальные источники соответствующей информации. Инструкция должна включать все активные файлы, резервные ленты, содержащие доступные данные, и недоступные ленты для резервного копирования, которые могут содержать информацию для обнаружения, которая не хранится в другом месте. Приложите разумные меры для предотвращения уничтожения доступной информации. . Несоблюдение этих обязательств может привести к ряду санкций.
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.
Одна санкция применяется самостоятельно: сотрудники, которые были свергнуты перед всеми соответствующими документами, могут предоставить показания, противоречащие более поздним открытиям, подрывая их доверие к суду. Кроме того, суд может разрешить адвокату истца возобновить отсрочку или потребовать дополнительные отчисления за счет работодателя, чтобы подвергнуть сомнению свидетелей о вновь обнаруженных доказательствах.
Умышленное или даже небрежное уничтожение доказательств может привести к серьезной санкции «инструкции о неблагоприятных выводах». Когда это санкционирование наложено, суд дает присяжным указание, что он может нанести неблагоприятный вывод о том, что сторона, которая уничтожила соответствующие доказательства сделал это из осознания того, что доказательства были неблагоприятными, что привело к тому, что суд Зубулаке назвал «практически непреодолимым барьером» для цели обучения.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей ().
К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.
Перечислите все периоды хранения документов, установленные Уставом или Положением. Эти периоды хранения будут существенно различаться в зависимости от сектора, в котором работает бизнес, и типов записей. Например, брокеры и дилеры по ценным бумагам должны сохранять все связанные с бизнесом связи в течение трех лет, первые два года в доступном формате. Компании-перевозчики должны сохранять результаты тестов на алкогольные напитки сотрудников на срок до пяти лет. Все компании должны сохранять федеральные налоговые декларации по заработной плате в течение не менее четырех лет с даты уплаты налога. Категории информации, не подпадающие под установленный законом или регламентирующий срок хранения, должны быть подвергнуты определенному периоду хранения, соответствующему бизнес-императивам. Ключевые деловые документы, скорее всего, будут сохраняться на неопределенный срок. В отличие от этого электронная почта в доступном формате должна быть подвержена коротким периодам хранения - возможно, тридцать дней - если только они не предназначены для более длительного хранения из-за деловых потребностей. Обеспечьте рутинное уничтожение документов и данных. Резервные ленты должны быть переработаны по регулярному графику. Регулярная рециркуляция значительно уменьшит необходимость восстановления и поиска недоступных данных, наиболее дорогостоящего аспекта электронного обнаружения. Например, резервные ленты, содержащие электронную почту для целей аварийного восстановления, обычно должны сохраняться в течение более длительного периода времени, чем электронная почта, сохраненная на сетевом сервере или локальном жестком диске. Сокращение рутинного уничтожения до необходимого объема, когда судебное разбирательство находится на горизонте. После уведомления о фактическом или ожидаемом судебном разбирательстве бизнес должен идентифицировать все записи, связанные с «ключевыми игроками» и всеми другими категориями записей, которые, скорее всего, будут доступны для изучения в судебном процессе. Эти документы должны быть сохранены в доступной форме, чтобы избежать затрат на восстановление и извлечение из резервных лент. «Основные игроки» должны быть проинструктированы относительно типов вновь созданных документов, которые необходимо сохранить. Если бизнес может идентифицировать резервные ленты, которые могут содержать обнаруженные данные, недоступные в других местах, эти ленты должны быть исключены из обычной утилизации. Сомнение в отношении сохранения или уничтожения определенных документов должно быть разрешено в пользу сохранения. Ограничивая общий универсум данных, который потенциально может быть обнаружен, рутинное уничтожение данных поможет снизить стоимость ответа на запросы на производство информации и уменьшить вероятность того, что повредить электронную почту будет возникать во время судебного разбирательства.
Екатерина Егорова , редакция «ПБ»
Практическая бухгалтерия
Новая страница 1
Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов
Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень).
В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.
Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации :
организационно-распорядительную и правовую деятельность;
планирование, финансирование, учет и отчетность;
кадровое обеспечение;
трудовые отношения;
материально-техническое обеспечение;
административно-хозяйственные вопросы;
социально-бытовые вопросы и др.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам. В нем не содержится конкретных наименований документов, а даются их обобщенные наименования.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.
Деятельность экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК создается приказом руководителя. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, способные определить значение и ценность информации, содержащейся в документах.
В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель службы документационного обеспечения управления организации и заведующий архивом организации (или ответственный за архив). Комиссию, как правило, возглавляет один из заместителей руководителя организации, курирующий деятельность делопроизводственной службы и архива.
В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Деятельность ЭК регламентируется положением, которое разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).
Экспертная комиссия является совещательным органом.Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив .
Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции :
1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.
2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней дел со сроками хранения, номенклатур дел и т.п.);
3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:
● на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – описи дел постоянного хранения; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой «ЭПК» в типовом перечне, документов до 1945 г. включительно);
● на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – сводную номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
● на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения) – предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных существующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
● на утверждение руководителя организации – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:
● в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
● запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
● заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;
● приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
● не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.
Уничтожение архивных документов
После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям .
Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации , описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива , то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.
Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени .Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.
Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись (см. Приложение ). К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.
