Даже нетворческий ум в состоянии обнаружить
неправильный ответ, но лишь творческому уму
дано заметить неправильный вопрос.
Энтони Джей

С чего следует начинать подготовку совещания?

Начиная подготовку совещания, прежде всего, спросите себя: “С какой целью проводится это совещание?”. Проводится ли оно для того, чтобы:

• Принять решение?
• Проанализировать или решить проблему?
• Ознакомить группу с новой информацией?
• Выяснить состояние дел по конкретному проекту?

Постарайтесь четко представить себе конкретный конечный результат, к которому Вы стремитесь. Сформулируйте конечную цель в виде краткого, желательно в одну строку, предложения, запишите его на листке бумаги, чтобы впоследствии поместить на виду у всех присутствующих на совещании.

Затем подготовьте повестку дня, определите персональный состав участников совещания, назначьте время и место его проведения.

Как повысить эффективность совещаний?

Прежде всего, сведите к минимуму число участников. Приглашайте на совещание только тех, чье присутствие действительно необходимо. Можете также попробовать использовать прием под названием “мячик выступающего”. Он заключается в передаче резинового мячика, при этом говорить разрешается только тому, у кого мячик находится в данный момент. Такой прием заметно экономит время, так как выступающего никто не перебивает.

Обязательно установите общую продолжительность совещания и старайтесь строго ее придерживаться. В начале совещания согласуйте с участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений.

Поручите одному из участников ведение протокола совещания.

Регулярно проверяйте общее мнение путем предварительного неофициального голосования. Ведь иногда люди говорят скорее для того, чтобы обнародовать свою точку зрения, чем для решения обсуждаемых вопросов. Пресекайте подобные попытки, проводя время от времени неофициальные голосования для определения общего мнения. Если какой-то образ действий единодушно одобряется, то надо сразу же ставить вопрос на официальное голосование.

Попробуйте также использовать японский прием “ньюмаваши”. В Японии принято проводить совещания для подготовки совещаний. Хотя на первый взгляд может показаться, что это способствует росту количества совещаний, на самом деле “ньювамаши” в состоянии помочь Вам значительно сэкономить время.

Данный прием предполагает проведение предшествующих совещанию встреч небольших групп специалистов для кратких обсуждений. После этого один-два человека от каждой группы участвуют в самом совещании. Этот восточный прием в настоящее время достаточно широко практикуется, поскольку позволяет делегатам, представляющим различных специалистов или группы с различными интересами, быстро принимать решения.

Если двое участников совещания сталкиваются друг с другом и начинают обсуждать вопрос между собой, исключая из дискуссии остальных членов группы, немедленно прервите их, предложив им выяснить разногласия после совещания, а затем решительно верните общее внимание к цели настоящего заседания.

В конце совещания подведите его итоги. Обязательно заканчивайте совещание призывом к действию. Воодушевите всех присутствующих на какие-либо конкретные действия, вытекающие из решений совещания. Дайте понять присутствующим, что Вы намерены следовать принятым решениям (и, конечно, сделайте это впоследствии!).

Есть ли какие-либо специальные правила для проведения крупных совещаний?

Когда количество участников больше десяти человек, следуйте всем представленным выше советам, но кроме этого, чтобы избежать скуки и снижения внимания:

• Внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами.
• Варьируйте форму, темп и стиль. Держите аудиторию в возбужденном состоянии, не позволяя совещанию стать предсказуемым.
• Больше практикуйте групповые доклады и обсуждения. Не позволяйте часами монотонно бубнить одному-двум докладчикам.
• Равномерно распределите пункты повестки дня. Избегайте, например, чтобы один мотивирующий выступающий следовал за другим, или чтобы два докладчика представляли трудную для усвоения статистику друг за другом.
• Вставляйте менее интересующие неспециалистов вопросы, например, такие, как финансовые отчеты, между темами, привлекающими более широкую аудиторию.
• Чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие команды.
• Если предполагается наглядный материал, разнообразьте его видеозаписями, наглядными пособиями, слайдами.
• Используйте цветные слайды и заголовки, это увеличивает интерес и повышает внимание.

Каких правил следует придерживаться, если я присутствую на совещании у кого-либо другого?

• Будьте пунктуальны.
• Будьте хорошо подготовлены.
• Будьте там, только если Ваше присутствие действительно необходимо.
• Будьте активны.
• Будьте внимательны.
• Будьте уместны.
• Будьте немногословны.
• Будьте вежливы.
• Будьте сосредоточены. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих.
• Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям.

Памятка руководителю, проводящему собрание:

• убедитесь, что собрание - лучший способ достижения поставленной цели.
• тщательно готовьте собрание, не забывайте о мелочах.
• приглашайте людей на собрание только в том случае, когда их присутствие действительно необходимо.
• составьте точную повестку дня с регламентом.
• начинайте и заканчивайте собрание строго в установленное время.
• контролируйте ход и регламент проведения собрания - это ваша ответственность как председателя.
• записывайте утвержденные действия.
• подведите итоги собрания, контролируйте результаты.

Повестка совещания

Для корабля, не имеющего пристани,
ни один ветер не бывает попутным.
Луций Сенека

Если совещание небольшое, обязательно ли готовить повестку дня в письменном виде?

Каждое совещание, каким бы коротким оно ни было, должно иметь письменную повестку дня. Ее следует распространить задолго до начала совещания, чтобы у его участников была возможность заранее подготовиться к нему. Совещания без повестки дня очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.

Спросите себя, что, по Вашему мнению, должны вынести с совещания его участники. Каких перемен в их позициях или поведении Вы добиваетесь? Разъясните повестку дня в самом начале совещания, а затем переходите непосредственно к основной цели.

Нужно ли включать в повестку дня информацию о цели совещания?

Да, обязательно. При этом цель совещания должна быть предельно конкретна. Не просто «как сберечь ресурсы», а «об экономии комплектующих за последние шесть месяцев в пределах 10%». Сразу становится намного понятнее, о чем конкретно пойдет речь, кто должен присутствовать, и какие данные необходимо подготовить к совещанию.

Как правильно подготовить повестку совещания?

Исконный смысл слова “повестка” означает примерно следующее : “то, что должно быть сообщено”. Повестка дня служит определенной цели - проинформировать людей о предполагаемом предмете собрания, о присутствующих, о месте и времени его проведения, о предполагаемой продолжительности, о том, какие вопросы будут обсуждаться, и том, как люди должны подготовиться, чтобы участвовать в собрании эффективно.

Руководствуясь этими принципами, сядьте и напишите повестку дня заранее, а потом разошлите для ознакомления всем участникам совещания. То же самое сделайте и с документами, которые будут обсуждаться на совещании. Они должны быть направлены участникам, чтобы была возможность ознакомиться с ними заранее.

Не перегружайте повестку чрезмерно большим количеством вопросов, иначе Ваше совещание никогда не закончится. Но и проводить совещание без повестки также не рекомендуется, ибо ничего путного из такого совещания не получится.

В повестке дня обычно находят отражение следующие моменты:

• тема совещания
• дата, время и место проведения, продолжительность
• соблюдение формальностей (количество присутствующих, отсутствие по уважительным причинам и т.п.)
• рассмотрение вопросов, упущенных на предыдущем совещании
• порядок обсуждения вопросов с учетом их срочности, сложности, производственной необходимости
• возможность высказаться по перечисленным вопросам (заранее оговаривается председательствующий, список выступающих и время на обсуждение каждого вопроса)
• вопросы, не включенные в повестку, на совещании не обсуждаются

Пример повестки дня совещания приведен в соответствующем разделе ПРАКТИКУМА.

• повестка дня – это ваш надежный компас, документ, от которого нельзя отступать ни на шаг, и только в этом случае поставленная вами цель будет достигнута.
• готовясь к совещанию, критически оцените его повестку. не слишком ли она перегружена? не устанут ли участники совещания?
• старайтесь не включать в повестку дня раздел “разное” - это позволит вам держать ситуацию под контролем.

Персональный состав присутствующих

Идеальные собрания те, на которых
присутствуют двое при одном отсутствующем.
Народная мудрость

Я стараюсь проводить совещания с максимальным составом участников, чтобы дать возможность высказаться всем желающим. Я прав?

Нет, не правы. В данном случае в основу должен быть положен принцип “чем меньше, тем лучше”. Помните, что, внося в список приглашенных новое лицо, Вы тем самым удлиняете продолжительность совещания. Присутствовать на совещании необходимо либо тем людям, чье выступление запланировано в повестке дня и чье мнение особенно важно для принятия решения, либо тем, кто собирается взять на себя выполнение каких-то действий по итогам совещания.

Не требуйте от людей досиживать все совещание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах повестки дня. Подумайте о том, что восемь человек, отсидев час на совещании, потеряют целый рабочий день! Спланируйте повестку дня так, чтобы люди присутствовали при решении “своих” вопросов, после чего могли бы уйти.

Так кто же все-таки должен присутствовать на совещании?

Сужайте насколько возможно круг участников! Приглашать надо лишь тех, без кого действительно нельзя обойтись , т. е. работников:

• непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
• располагающих соответствующими специальными знаниями;
• исполняющих решения;
• имеющих опыт решения аналогичных проблем;
• ответственных за надлежащее исполнение;
• а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести собрания).

Что должно быть включено в приглашения на совещание, и когда их лучше рассылать?

Приглашение на совещание должно содержать:

• ФИО и должность приглашаемого
• основную тему совещания
• дату и время проведения совещания
• место проведения совещания
• основные пункты повестки дня
• состав участников
• ФИО и контактный телефон организатора совещания

Приглашения рассылайте, по крайней мере, за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).

Образец Приглашения на совещание Вы можете найти в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.

• уделите особое внимание подготовке списка приглашенных на совещание. помните, что, внося в список новое лицо, вы не только удлиняете совещание, но и обрекаете человека на потерю нескольких часов своего рабочего времени.
• заранее рассылайте приглашения будущим участникам совещания. приглашения должны содержать минимальную информацию, которая поможет им подготовиться к совещанию.

Время и место проведения совещания

Сначала выслушайте, а потом принимайте решение.
Аллен Шеппард

Как правильно выбрать время для проведения совещания?

Очень важно, когда Вы проводите совещание. Допустим, Вы приурочили планерку к концу рабочего дня. Все пришли уставшие, обсуждение протекало вяло, и результат от такого совещания низкий. Еще хуже назначить совещание перед обедом. Люди начинают нервничать, все время поглядывают на часы. Все торопятся побыстрее “закруглиться”, чтобы успеть перекусить; и снова Вы имеете тот же результат. Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.

Пожалуй, самое благоприятное время для деловых совещаний – утро, где-нибудь с 9 до 11. Впрочем, многое зависит от режима работы Вашего предприятия, от характера бизнеса, от графика работы участников совещания.

Как «не выпасть» из графика совещания?

Следите за тем, чтобы все совещания начинались строго в назначенное время . Нельзя допускать, чтобы участники совещания десять минут рассаживались по местам, потом еще десять минут ждали опоздавших, потом пять минут выслушивали их объяснения, потом начинали пить кофе и т.д.

Вначале это покажется Вам трудным, почти невозможным, но стоит лишь проявить твердость, не расслабляться, и очень скоро все усвоят, что приходить на совещания следует вовремя.

Начиная совещание, заранее сообщите время его окончания. Ни в коем случае нельзя затягивать обсуждение даже самого важного вопроса сверх установленного срока! По ходу ведения собрания помогают фразы типа: “У нас осталось не более 10 минут до конца дискуссии. Прошу высказываться только по существу вопроса!”

Что нужно учесть при выборе места проведения совещания?

Позаботьтесь о том, чтобы совещание проводилось в максимально удобном для всех участников месте. От аудитории, в которой намечено провести собрание, также зависит многое. При подготовке помещения надо предусмотреть все до мелочей. Например, могут ли во время перерыва люди выйти в фойе, обменяться мнениями, выпить чашечку кофе или стакан воды, зайти в туалет? Все, что может потребовать лишнего времени, должно быть учтено, и, по мере сил, устранено.

Допустим, Вы проводите деловой совещание у себя в кабинете. Можно ли там удобно разместить всех приглашенных людей? Может быть, лучше сразу назначить совещание в конференц-зале, где и места побольше, и столы удобнее? Можно ли курить прямо в помещении? Не задохнетесь ли Вы в таком случае от дыма?

Словом, вопросов возникает много, и все они должны быть учтены при выборе и подготовке помещения.

Каким основным требованиям должно отвечать помещение для проведения совещания?

• Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно – клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.
• Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки, ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном.

Вам необходимо также определиться с тем, должно ли совещание быть выездным. Известно, что работа такого рода, хотя и требует больших затрат, является и более результативной. Ничто не отвлекает людей от обсуждения проблем, они целиком концентрируются на работе, чувствуют себя более раскрепощено и за два дня успевают обсудить и принять решения, для которых в обычных условиях потребовалось бы несколько недель, а то и месяцев. Однако не увлекайтесь и не думайте, что выездное совещание способно решить все накопившиеся в организации проблемы.

Что еще следует учесть при подготовке совещания?

Без необходимых вспомогательных средств хорошее собрание или совещание не организовать. Что нужно в первую очередь?

• Чем писать и на чем писать . Вспомните вопрос, способный нарушить ход любого совещания: “Послушайте, есть у кого-нибудь ручка?”, или “листик бумаги” или что-то еще. Не забывайте о графине с водой, стаканах, пепельницах, если разрешено курить.
• Наглядные пособия и другие материалы . Их широко используют сегодня даже на небольших совещаниях. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы – все должно быть подготовлено заранее и своевременно роздано участникам. Если речь пойдет о слайдах, нужно заранее подготовить и проверить проектор и экран. То же самое касается показа видео.
• Копировальное оборудование. Оно не обязательно должно находиться в данном помещении. Тем не менее, если возникнет необходимость срочно размножить и раздать участникам определенные документы, это должно быть сделано оперативно.
• Прочее оборудование . Для больших залов используют микрофоны, трибуну или специально оборудованное место для выступающего. Для небольшой аудитории все это не существенно. Тем не менее, могут оказаться очень полезными настенная доска и мел, либо большие листы бумаги и фломастеры.

При подготовке собрания не забывайте о мелочах. Все должно быть продумано и подготовлено заранее.

Продолжительность совещания

Делу – время, а потехе - час.
Русская пословица

Какой должна быть оптимальная продолжительность совещания?

Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день затрачивается на посещение совещаний. Если некоторые совещания действительно необходимы и неизбежны, другие – просто черные дыры, в которых бесследно исчезает время.

Не существует универсальных правил, позволяющих определить оптимальную продолжительность совещания. Однако в Ваших силах организовать работу максимально эффективно.

При планировании совещания руководствуйтесь принципом: “Чем короче, тем лучше”. Однако не переборщите: во всем должен соблюдаться принцип разумной целесообразности! Повестку дня обязательно составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Продолжительность обсуждения каждого пункта повестки дня необходимо определять в соответствии с его значимостью.

Как сделать так, чтобы присутствующие активно участвовали в совещании, но совещание при этом не затянулось надолго?

Чтобы непосредственно воздействовать на позиции и ожидания участников:

• Побудите каждого готовиться к совещанию. Например, задолго до его проведения Вы можете объявить, что каждому придется выступить с пятиминутным сообщением о самой серьезной проблеме, с которой он столкнулся с момента прошлого совещания.
• Во время совещания выбирайте выступающих произвольно.
• Дайте каждому присутствующему почувствовать, что его участием дорожат, и что из данного заседания можно почерпнуть важную информацию.

Для того чтобы добиться сосредоточенности каждого участника совещания, Вы можете в самом начале познакомить присутствующих со своими расчетами стоимости минуты времени на совещании с учетом окладов присутствующих и величины накладных расходов. Еще эффектнее записать эту сумму большими цифрами и повесить на виду у всех присутствующих. Когда участники осознают, сколько стоит каждое неуместное высказывание, даже самые заядлые демагоги будут старательно следить за своей речью!

Иногда краткие совещания в нашей компании превращаются в многочасовые дебаты. Как с этим бороться?

Многие компании в этих целях стали использовать весьма остроумный прием, который сейчас широко практикуется для коротких совещаний. Все стулья убираются из комнаты, и участники в течение всего совещания стоят. Такой подход дает два основных преимущества:

• Стоящие люди более внимательны, чем сидящие, а потому меньше вероятность упустить важные моменты.
• Никто не хочет без нужды затягивать совещание, поэтому повестка дня может быть исчерпана намного быстрее и эффективнее.

• Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора.
• Держите под контролем перерывы – не позволяйте им затягиваться.
• Начинайте точно вовремя. тот, кто поджидает опаздывающих участников, может прождать вечно!
• Во время совещания пресекайте разговоры на отвлеченные темы.

Роль и функции председателя совещания

Добрым словом и револьвером Вы можете добиться
гораздо большего, чем одним только добрым словом.
Аль Капоне

Каковы основные функции председателя собрания?

Председатель, ведущий собрание, должен:

• Заранее подготовиться к своей роли (ознакомиться с повесткой, просмотреть список выступающих и проект постановления)
• Быть пунктуальным
• Начинать собрание в строго назначенное время
• Проследить за тем, чтобы были соблюдены все формальности (ведение протокола и т.д.)
• Контролировать соблюдение порядка в зале
• Работать и вести собрание исключительно по повестке
• Представлять ораторов, если в этом есть необходимость
• Следить за регламентом выступлений
• Вести и направлять ход дискуссии, при необходимости задавать уточняющие вопросы выступающему
• Следить за тем, чтобы могли высказаться все желающие
• Уметь охладить эмоции как ораторов, так и аудитории
• Пресекать посторонние разговоры, лишать слова грубиянов или болтунов, вышедших за рамки регламента
• Выступить с заключительным словом, подводя итоги работы собрания, напомнить дату проведения следующего мероприятия
• Быть внимательным к своим словам или репликам, никого не обидеть и не сделать объектом насмешки

Где же найти хорошего председателя?

Хорошими председателями не рождаются, ими становятся. Воспользовавшись перечисленным выше перечнем основных функций председателя как подсказкой, Вы сможете добиться оптимальных результатов при ведении собрания. Помните, что хороший председательствующий – это половина успеха любого собрания. Если Вы заранее позаботитесь о председателе, то:

• У вас появится надежная гарантия, что все поставленные цели будут достигнуты;
• Дискуссия будет вестись конструктивно и по существу;
• Принятию того или иного решения будет предшествовать обсуждение данного вопроса;
• В постановлении будут отражены все, даже самые полярные, точки зрения;
• Обсуждение вопроса не выльется в оскорбительные выпады, а то и в откровенную перебранку;
• Собрание пройдет в строго установленные по времени сроки, не затянется до бесконечности, не превратится в пустую говорильню.

Практически в любом коллективе найдутся 1-2 человека, которые регулярно нарушают ход любого собрания. Что в этом случае может сделать председатель

При проведении совещаний полезно знать и учитывать, что их участники могут быть условно распределены по нескольким характерным группам, требующим специфического подхода со стороны ведущего. Ниже даны соответствующие рекомендации:

Типы участников совещания Поведение председателя совещания "Спорщик" Сохранять спокойствие и деловитость. Дать участникам возможность отклонить его утверждения "Негативист" Признать, оценить его знания и опыт "Позитивист" Предложить ему подвести итоги, сознательно втянуть в дискуссию "Всезнайка" Призвать участников принять определенную позицию по отношению к его утверждениям "Словоохотливый" Тактично прерывать, напоминать о регламенте "Застенчивый" Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уверенность в своих силах "Незаинтересованный, пассивный" Поинтересоваться его работой, привести примеры из его сферы интересов "Склонный к расспросам" Адресовать его вопросы к участникам "Большая шишка" Избегать прямой критики, применить технику "да, но"

• Помните, что хороший председатель – половина успеха любого совещания.
• На возникающую острую ситуацию реагируйте незамедлительно. при резком обострении дискуссии объявите незапланированный пятиминутный перерыв.
• Следите, чтобы аудитория была собранной и внимательной, чтобы четко выполнялся установленный регламент.
• Не беда, если поначалу что-то получается совсем не так, как хотелось бы. помните, что хорошими председателями не рождаются, а становятся.

Подведение итогов

Понимаете, чтобы оставаться на том же самом месте,
необходимо бежать так быстро, как только можно.
Если Вы хотите попасть куда-нибудь еще,
то должны бежать по меньшей мере в два раза быстрее.
Льюис Кэролл

Как правильно завершить совещание?

Во время совещания обязательно перепроверяйте, как достигаются поставленные цели. Обязательно повторяйте принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.

В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Краткий протокол с важнейшими данными и результатами желательно иметь уже к концу заседания и раздать всем участникам его копии. Его примерная форма приведена в ПРАКТИКУМЕ.

Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Постарайтесь воодушевить всех присутствующих на определенные действия, вытекающие из решений совещания, дав им ясно понять, что Вы намерены следовать принятым решениям.

Нужно ли предпринимать какие-либо специальные действия после совещания?

Проанализируйте подготовку, проведение, итоги совещания. Задайтесь такими вопросами:

• Были ли достаточно понятны тема и цель совещания?
• Все ли участники получили вовремя повестку дня и необходимые материалы?
• Вовремя ли началось заседание?
• Соблюдались ли повестка дня и регламент?
• Была ли достигнута цель совещания?
• Были ли распределены задания и установлены сроки?
• Сколько времени было использовано неэффективно?

Для осуществления такого анализа Вы можете, например, провести неформальный опрос участников.

Составьте четкий итоговый протокол - по возможности через 24 часа, но не позже чем через 48 часов после завершения заседания. В некоторых случаях можно ограничиться кратким протоколом с важнейшими данными и результатами, который был распространен среди участников уже к концу заседания или, по крайней мере, в день заседания.

Контролируйте выполнение принятых решений всеми, кого они касаются.

Невыполненные задания и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего совещания.

Самая большая ошибка после совещания – отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка – плохой протокол.

Типичные ошибки при проведении совещаний

Ситуация: “У нас принято назначать совещания на 10 или 11 часов утра. Очень многие сотрудники регулярно опаздывают. Как я только с этим не боролся…”

Ошибка: Возможно, Вы сами приучили сотрудников к тому, что совещание никогда не начинается вовремя. Не исключено, что Вы регулярно предлагаете пришедшим вовремя подождать опоздавших, чтобы потом не прерываться. Попробуйте начинать совещания строго в установленное время, не прерываясь при появлении каждого опоздавшего, а лишь кивком показывая ему, что его извинения приняты. Попробуйте также не назначать начало совещаний на строго конкретный час. Исследования показали, что люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом с минутами. Например, на совещание, запланированное на 10 часов утра, опоздает большее число людей, чем на совещание, начинающееся в 10 часов 10 минут. Чем это объясняется – непонятно, но компании, начинающие совещания в час с минутами, сообщают о росте пунктуальности.

Ситуация: “За период между двумя совещаниями обычно накапливается много мелких вопросов, которые мы включаем в повестку дня как “Разное”. Однако иногда обсуждение этого пункта затягивается на несколько часов…”

Ошибка: Никогда не включайте в повестку дня раздел “разное”. Люди не будут ставить вас в известность о том, что они захотят обсуждать. Следовательно, вы не будете знать, сколько времени продлится обсуждение таких вопросов.

Если избежать этого невозможно, вынесите “Разное” на обсуждение в первую очередь. Перед тем, как приступить к рассмотрению других пунктов, спросите о наличии соответствующих вопросов и решите сразу, будете ли вы включать их в повестку дня собрания, и если да, то в какую его часть.

Если Вы все-таки включили раздел “Разное” в конец повестки дня, то сразу же установите время, которое Вы выделяете на “разное”. Решительно пресекайте тех ораторов, которые взяли слово для различных провокационных заявлений и требований, не имеющих отношение к основной повестке.

Ситуация: “Иногда, бывает, сидишь на совещании и ловишь себя на мысли: что мы здесь обсуждаем?…”

Ошибка: Возможно, причина кроется в плохой подготовке совещания. Люди приходят на него, в действительности не представляя, зачем, и не зная, что от них требуется. Бороться с этим можно путем тщательной подготовки.

Быть может, такие мысли посещают Вас на регулярных совещаниях, проводимых скорее по привычке, чем с какой-либо ясной целью. В этом случае стоит пересмотреть график совещаний.

Ну и, наконец, особое внимание следует уделять эффективному обмену информацией до, во время и после совещания. Иначе – увы! – многие совещания так и будут оставаться пустой тратой времени.

Ситуация: “Иногда на совещаниях возникает всеобщее воодушевление, все горячо поддерживают какую-либо новую идею, но на этом все и заканчивается…”

Ошибка: Причин тому может быть несколько. Одна из основных – отсутствие системы контроля за исполнением решений. Также возможно, что решения совещания не были достаточно конкретными, т.е. не были назначены ответственные, не были определены конкретные мероприятия и т.п.

Кроме того, как показали исследования психолога Дж. А. Стоунера, на совещаниях люди более склонны предлагать рискованную политику и принимать смелые решения, чем каждый из них в отдельности. Одна из причин этого явления – рассеивание ответственности, позволяющее каждому из присутствующих обвинить кого-нибудь другого в допущенных ошибках. Часто участвующие в совещаниях люди также склонны путать обсуждение с принятием решений – это характерная ошибка бюрократов, равнодушных к реалиям бизнеса.

Ну и, наконец, многие принятые на совещаниях решения никогда не выполняются из-за того, что люди с неохотой принимают перемены. После вспышки интереса, следующей непосредственно за совещанием, заинтересованные в том, чтобы все оставалось как прежде, быстро восстанавливают статус-кво.

Принципы организации времени.

Время бесконечно для умеющих
его ценить и правильно им распоряжаться.
Гете

Название Степени свободы необходимо иметь степени свободы, возможность для маневра. Например, оставлять резервы времени. Использование отходов использование "отходов" времени - мелких отрезков, возникающих между большими делами, во время ожидания, итд. Режим совмещения использование возможности параллельно выполнять несколько действий, особенно тех, которые задействуют различные "части" человека. Например, ехать в транспорте и читать, и тд. Вынесение нужнейшего наиболее часто или легко используемая часть выносится в самостоятельный объект (напр, относящийся к текущему дню раздел органайзера+ручка и бумага). При этом желательно учитывать принцип Парето: 20% системы выполняют 80% функций, или требуют 80% затрат, и т.д. Картотечность полная дифференцированность носителей информации: единице информации соответствует один носитель (бумажка, папка, и т.д.). Допущение контролируемого хаоса Не следует пытаться поддерживать порядок постоянно. Структурирование и упорядочение должны быть сконцентрированы в пространстве (не структурируется "отстойник") и во времени, т.е. должны быть регулярными для постоянного процесса (напр, разбор рабочего стола) или привязанными к определенным моментам (напр, разбор папки с мыслями перед созданием объединяющего их продукта, напр. статьи).

Приемы организации времени.

Название Описание Когда применять Что делать Результат Правило 60:40 При планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени нерасплани - рованными (20% на собств. спонтанную активность и 20% на непредсказу - емые изменения внешних обстоятельств) При наличии большого числа привязанных к точному времени дел Назначить несколько "зеленых окон" напр. часовой продолжи - тельности после логически единых блоков деятельности (особенно известных непредсказу - емостью продолжи - тельности) Снижается риск опозданий, психологи - ческая напряженность. Повышается устойчивость (в экстренных случаях найдется время на преодоление неблаго - приятных обстоятельств) Маленькая книга При поездках в переполненном транспорте можно читать книгу небольшого формата; степень облегченности содержания - сообразно умению сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах. Начать с легкой книги, желательно "дробного" содержания (стихи и т.п.), т.е. состоящей из достаточно самостоятельных элементов (т.о. облегчается переключение внимания на книгу и с книги). Транспортное время используется более эффективно Закладка для выписок При чтении книги на закладку делаются выписки в формате: стр., верх/низ страницы, суть информации. Далее закладки могут обрабатываться: произведением полных выписок (если книга не своя); единообразным складированием закладок; оставлением закладки в книге. Любая, особенно транспорт. Желательно стандартизировать размер закладок. Удобно делать их из листов, сложенных в несколько частей станд. размера, дабы по окончании книги оторвать неиспользованные части (добавлять к закладке новые листы менее удобно - появляется проблема скрепления) Вполне транспорта- бельными средствами создается набор ссылок на нужную информацию в книге, допускающий впоследствии любую обработку менее транспорта- бельными средствами (напр., выписки с помощью компьютера). Отстойники Не нужно структурировать процессы по ходу дела. Напр,в течение недели на рабочем столе или в папке для вырезок из газет накапливается хаос [т.к. он недавний, то ориентироваться в нем легко],в установленный же день упорядочивается - накопившееся раскладывается по полкам или папкам. Или: нет смысла бумажки с записанными мыслями сразу раскладывать упорядоченно - достаточно складывать их в папки с достаточно широким обозначением темы, а в нужный момент (напр, перед написанием статьи на данную тему) извлекать и структурировать. Места накопления поступающей информации (рабочий стол, папка для газетных вырезок, писем, и т.д.). В любом хранилище информации выделить две части: структурированную для длительного хранения, и неструктури - рованную - для вновь поступающих материалов. Установить периодичность разбора второй части. Снижаются затраты времени и нервов на структури- рование информации (тк этот процесс концентрируется в определенных точках времени); разбор отстойника (особенно это касается папок с мыслями) отлично освежает в голове проблематику темы.

Материалы к разделу «время – главный ресурс предпринимателя».

Тест «Ваше отношение к управлению временем»

Задания для самостоятельного выполнения

Только Вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом (либо удерживать Вас от этого). В то же время Вы можете сами встать у себя на пути. По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение, которое хорошо зарекомендовало себя на наших семинарах.

Задание:

Подумайте, какие внутренние причины могут помешать Вам использовать методы управления временем на практике. Ниже следует набор возможных ответов. Отметьте в таблице те пункты, с которыми Вы согласны.

Чтобы оценить Ваше отношение к управлению временем, запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует Вашим убеждениям.

Утверждение "Мне не дается планирование времени, так как от рождения я неорганизованный человек" "Постоянное планирование времени отнимет у меня слишком много сил" "Управление временем функционирует только в теории" "Планирование времени лишит мою жизнь спонтанности" "Для моей практической работы в качестве __________ самоменеджмент не подойдет" "Это все азбучные истины". "Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет". "Реальность не будет соответствовать моим планам" "Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня, если я начну фиксировать затраты времени" "Я и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня". "Я все равно не успею сделать то, что запланировано". "Если я захочу, чтобы работа была сделана, я сумею ее выполнить, не прибегая к тайм-менеджменту". "Если бы это было так просто, то это бы делал каждый" ВАШ РЕЗУЛЬТАТ

Результаты тестирования.

0 - 2: У Вас позитивное отношение к тайм – менеджменту и не должно возникнуть особых трудностей в выполнении практических приемов, описанных в данном модуле.

3 – 5: Хотя Ваш подход к организации времени в целом конструктивен, некоторые отрицательные черты могут помешать Вам.

6 – 8: Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления. Почитайте те разделы модуля, в которых даны рекомендации по каждому из утверждений, принесших Вам очко.

Свыше 8: Большое количество очков, набранное Вами, предполагает, что Вашему умению организовать время, значительно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент Вы сильно сомневаетесь, что в состоянии сделать свою жизнь более легкой или менее напряженной. Но использование представленных в данном модуле методик поможет Вам выработать положительную позицию в отношении организации времени.

Материалы к разделу «Время – главный ресурс предпринимателя».

Тест «Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем».

Для самоанализа Вашего реального рабочего стиля и выявления его слабых сторон, ведущих к нерациональному использованию рабочего времени, существенную пользу может принести периодическое обращение к следующему тесту. Ответьте на поставленные вопросы и проанализируйте возможные причины Ваших временных потерь:

Потери времени из-за проблем в планировании

• Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
• Готовлю ли я каждый день план “Что нужно сделать?”
• Обновляю ли я регулярно мои личные и производственные планы?
• Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?
• Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?
• Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?
• Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?
• Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?
• Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?
• Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?
• Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
• Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

Потери времени при выработке решений

• Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?
• Устанавливаю ли приоритетность дел в зависимости от их важности?
• Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
• Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
• Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?
• Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком многими деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?
• Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?
• Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

Потери времени из-за плохой организации работы

• Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
• Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
• Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?
• Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?
• Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?
• Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?
• Могут ли другие заменить меня на рабочем месте в мое отсутствие?
• Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?
• Кладу ли я каждую вещь на свое место?
• Могу ли я без труда найти необходимые бумаги в моем архиве?
• Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т.п.)?
• Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?

Потери времени из-за “пожирателей”

• Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?
• Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
• Просчитываю ли я в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
• Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?
• Часто ли вовремя работы меня прерывают коллеги и подчиненные?
• Откладываю ли я важные дела из-за неумения отказать руководству и коллегам в срочных просьбах?
• Занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
• Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?
• Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?
• Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

Материалы к разделу «Время – главный ресурс предпринимателя».

Мини-тест “Стратегия “бегства””.

В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пытаться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например, в том случае, если высший приоритет имеет неприятная для Вас работа. Как Вы обычно действуете в такой ситуации? Проверьте:

• Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чтению газет?
• Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружающими?
• Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или более простое дело?
• Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном столе или в кабинете?
• Не делаете ли Вы один или несколько телефонных звонков?

Или ____________________________________________ (Ваша версия.)

Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как методу?

Может быть. Вы все же попробуете однажды тот или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь определить, какой метод и какой стиль подходят Вам лично, чтобы постоянно их совершенствовать.

Примерная схема журнала рабочих заданий.

Дата поступле - ния Приори - тетность Срок исполне - ния Кому поручено Начато Окончено Приме - чания

Материалы к разделу «Как научиться эффективно планировать время».

Система учета времени А. Любищева.

В 1974г. издательство "Советская Россия" выпустило небольшую книжку Д.Гранина "Эта странная жизнь". Речь в книжке шла о биологе и математике Александре Александровиче Любищеве. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только "чистое" время - без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта - 10 минут.

Вот что пишет об этой системе Даниил Гранин в своей книге “Эта странная жизнь” :“Деятельное время суток, “нетто”, он принял за десять часов; делил его на три части, или шесть половинок, и учитывал с точностью до десяти минут.

Он старался выполнить все намеченное количество работ, кроме работ первой категории, то есть самых творчески насыщенных.

Возьмем, к примеру, любую дневниковую запись, летний день 1965 года.

“Сосногорск. 0,5. Осн. Научн. (библиогр.-15м. Добржанский- 1ч. 15м.). Систематич. энтомология, экскурсия - 2ч. 30м., установка двух ловушек - 20 м., разбор - 1 ч. 55 м. Отдых, купался первый раз в Ухте. Извест. 20 м. Мед. газ.- 15 м. Гофман “Золотой горшок” - 1 ч. 30 м. Письмо Андрону - 15 м. Всего 6 ч. 15 м.”.

Прослежен, разнесен весь день, вплоть до чтения газет.

Что такое “Всего 6 ч. 15 м.”? Это, как видно из записи, сумма работ только первой категории. Остальное учтенное время - работа второй категории и прочее. Каждый день суммировалась работа первой категории. Затем она складывалась за месяц. Например, за этот август 1965 года набралось 136 часов 45 минут рабочего времени первой категории. Из чего состояли эти часы? Пожалуйста, все сведения имеются в месячном отчете.

“Основная научная работа - 59 ч. 45 м.

Систематич. энтомология -20 ч. 55 м.

Дополнит. работы -50 ч. 25 м.

Орг. работы - 5 ч. 40 м.

Итого 136 ч. 45 м.”.

А что такое “Основная научная работа”, эти 59 ч. 45 м.? На что они были потрачены? Опять же все расшифровано в отчете:

1. По таксонам - эскиз доклада “Логика системы” - 6 ч. 25 м
2. Разное - 1 ч. 30 м.
3. Корректура “Дадонологии” - 30 м.
4. Математика - 16 ч. 40 м.
5. Текущая литература: Ляпунов - 55 м.
6. ” - биология - 12 ч. 00 м.
7. Научные письма - 11 ч. 55 м.
8. Научные заметки - 3 ч. 25 м.
9. Библиография - 6 ч. 55 м.

Итого 60 ч. 15 м. ”.

1. Добржанский “Мейнкайнд Эвольвинг”. 372 стр., кончил читать (Всего 16 ч. 55 м.) - 6 ч. 45 м.
2. Анош Карой “Думают ли животные”, 91 стр. - 2 ч. 00 м.
3. Рукопись Р. Берг - 2 ч. 00 м.
4. Некоро З., Осверхдо... 17 стр. - 40 м.
5. Рукопись Ратнера - 35 м.

Итого 12 ч. 00 м.”.

Большинство научных книг конспектировалось, а некоторые подвергались критическому разбору. Все выписки и комментарии регулярно подшивались в общий том. Эти тома, напечатанные на машинке - как бы итоги чтения, - составили библиотеку освоенного. Достаточно перелистать конспект, чтобы вспомнить нужное из книги.

Кроме работ первой категории, учитывались с той же подробностью и работы второй категории. Скрупулезность эту объяснить было труднее. С какой стати нужно выписывать и подсчитывать, что на чтение художественной литературы затрачено 23 часа 50 минут! Из них: “Гофман, 258 стр.- 6 часов”; “Предисловие о Гофмане Миримского - 1 ч. 30 м.” и т. д., и т. п.

Написано семь плановых (!) писем.

Прочитано газет и журналов на столько-то часов, письма родным - столько-то часов.

Можно было считать такие подробности излишеством, тогда спрашивается, к чему из года в год производить анализ времени, от которого никакой пользы, только зря на него тратить время. У Любищева все было продумано. Выясняется, что для Системы нужно было знать все деятельное время, со всеми его закоулками и пробелами. Система не признавала времени, негодного к употреблению. Время ценилось одинаково дорого. Для человека не должно быть времени плохого, пустого, лишнего. И нет времени отдыха: отдых - это смена занятий, это как правильный севооборот на поле”.

Что это дало?

Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа - продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вторичные. Если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в разработках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы - видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.

В книге Гранина обо всём этом говориться подробно. Книгу надо прочитать, в краткой справке её не перескажешь.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

Цели, даты, времени и места проведения собрания;

Списка приглашенных лиц;

Перечня обсуждаемых проблем;

Главной темы;

Разного;

Даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между "да" и "нет". Сказав "да" в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Кого приглашать на совещание

Назначая совещание, помните о пословице: "Лучше меньше, да лучше". Заседание, на котором присутствуют два-три человека может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10–12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

Если на собрание приглашено много людей, необходимо подумать, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

Информацию, которую необходимо получить во время совещания;

Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.

Место проведения совещания

Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки – например, фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф. Собрание с участием большого количества людей необходимо обеспечить помещением с комфортными условиями – теплым, светлым, хорошо проветриваемым. Нужно также обеспечить всех приглашенных напитками (чаем, кофе, водой).

Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.

Присутствующие должны видеть друг друга.

Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.

Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.

Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.

По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.

▲ Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?

Все получится, если…

Пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;

Заранее готовиться даже к неофициальной встрече;

Заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;

Пригласить на совещание компетентных людей;

Правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);

Установить время для обсуждения каждого вопроса.

Проведение собраний и совещаний

Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Совещание пройдет быстро и будет продвигаться результативно, если с самого начала направить обсуждение в нужное русло. Помните, что в конце совещания необходимо подвести итоги.

Начало совещания или собрания

Открывая собрание, следует придерживаться следующих правил.

1. Приветствие.

Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.

2. Принятие протоколов.

Если совещание проходит в несколько этапов и обсуждаются одни и те же вопросы (или это очередное собрание постоянной комиссии), нужно пересмотреть протоколы и записи предыдущих собраний. Это необходимо делать только при проведении официальных встреч. Спросите присутствующих: "У кого есть вопросы по поводу страницы № 1?" (Пауза.) "Страницы № 2?" и т. д. Возможно, были допущены грамматические или смысловые ошибки, исказившие суть принятых решений.

Экономия времени

Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких простых правил.

Начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.

Напомните присутствующим о "стоимости" такого заседания (для этого необходимо знать, сколько зарабатывает каждый из присутствующих). Например: "900 евро – стоимость одного часа проведения собрания, соответственно, 15 евро за минуту, поэтому я предлагаю не тратить время зря, а использовать его эффективно".

Разместите часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат. Оставьте десять минут в конце собрания для подведения итогов.

Делайте перерывы, если собрание длится долго. Люди должны отдыхать.

Давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов. Например: "Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений".

Заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.

Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.

Книга предназначена тем, кто хочет управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться.

Основная цель проведения любого совещания или собрания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата. К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными. Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удается не каждому менеджеру. Чтобы избежать типичных проблем, возникающих во время совещания, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Даже если ранее вам не приходилось проводить собрания, подготовившись надлежащим образом, вы сможете управлять участниками дискуссии так, чтобы достичь требуемых результатов.

Простые и эффективные методы, изложенные в данной книге, помогут правильно подготовить и провести любое совещание или собрание, чтобы получить необходимые результаты.

Причины неэффективности совещаний и собраний.

Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.

«С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.).

«Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.).

«Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.).

«Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.).

«Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.).

Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.

Неуправляемая дискуссия.

Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем. Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:

Придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;

Предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;

Контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;

В конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.

Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.

Отсутствие утвержденной повестки дня.

Если заранее не подготовить список вопросов, которые необходимо обсудить на собрании, возникнет множество проблем. Отсутствие повестки дня чревато появлением нежелательных результатов.

Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.

Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.

Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.

У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.

Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.

Несерьезное отношение к мероприятию.

Результат совещания непосредственно зависит от того, как организаторы и участники относятся к нему. Ниже приведены признаки, указывающие на то, что люди не осознали важности мероприятия.

Замена приглашенного участника.

Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.

Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.

Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.

Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.

Плохие условия для проведения собрания.

Необходимо правильно выбрать место и обеспечить хорошие условия, способствующие проведению заседания. Очень трудно сконцентрироваться на обсуждении проблемы, если заседание длится слишком долго, если в помещение постоянно кто-то заглядывает или же присутствующие разговаривают друг с другом на отвлеченные темы. Организаторы встречи обязательно должны создать подходящие условия для эффективной работы участников мероприятия.

Проведение бесполезных совещаний.

Организация совещания отнимает много времени и сил. Поэтому некоторые руководители отдают предпочтение телефонным звонкам. Иногда, действительно, стоит задуматься о целесообразности проведения собрания.

На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.

Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.

Делаем выводы.

Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат.

Спросите себя.

Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?

Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?

Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?

Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?

Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?

Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?

После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?

Если на большинство вопросов вы ответили утвердительно, подумайте, как улучшить подготовку к проведению собрания.

Все получится, если…

Выяснить, почему некоторые собрания не принесли результата;

Понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;

Хорошо подготовить собрание;

Обеспечить необходимые условия для проведения заседания, чтобы помочь людям сконцентрироваться на принятии решения;

Сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;

Принципы проведения собраний и совещаний.

Любая встреча проводится с определенной целью, которая задает его темп, ритм и настроение. Люди не просто собираются вместе, но и оказывают влияние на поведение друг друга.

Для достижения желаемого результата участники любого коллективного мероприятия должны научиться работать вместе. Становление единой команды происходит в четыре этапа.

1. Знакомство. В этот период участники совещания очень вежливы, стараются лучше узнать друг друга (такая атмосфера сохраняется до первого конфликта интересов) и установить общие правила обсуждения.

2. Столкновение интересов. Адаптировавшись, люди становятся более открытыми, вследствие чего иногда начинается словесная перебранка, которая не поддается контролю и оказывает дезорганизующее влияние на ход совещания. На этом этапе происходит своеобразное тестирование всех присутствующих, раскрываются их положительные и отрицательные качества.

3. Формирование групп. На этом этапе происходит формирование групп по интересам и установление своеобразного баланса сил.

Поскольку во время совещания высказываются различные мнения, продуктивная работа возможна только при условии компромисса. Придерживаясь оговоренного порядка согласования интересов, участники совещания приближаются к заключительному этапу.

4. Сотрудничество. На этом этапе все приходят к консенсусу, достигая поставленной цели. Некоторые специалисты считают, что это самая важная стадия командной работы.

Только на последнем этапе формирования команды можно добиться необходимых и эффективных результатов. Решение, принимаемое на втором или третьем этапе, не смогло бы максимально полно отразить мнение всех участников совещания.

Совещание не принесет результата, если участники недостаточно поработали над вопросами на первых этапах. Присутствующие на совещании не смогут прийти к консенсусу, не научившись работать вместе и уважать мнение других людей. Не эффективно совещание, используемое для достижения личных целей, – когда присутствующие даже не знают, ради чего инициатор совещания собрал их вместе.

Конечно, длительность каждого этапа зависит от личных особенностей присутствующих людей и степени их знакомства, но знание общей логики формирования команды позволяет быстрее преодолевать возникающие трудности, не задерживаясь подолгу на отдельных этапах этого процесса.

Эффекты групповой динамики.

Коллективно принятые решения значительно отличаются от решений, принимаемых самостоятельно. Это различие появляется в результате так называемого «стадного чувства», которое влияет как на дискуссию в целом, так и на окончательно принятые решения.

Влияние группы на развитие дискуссии.

Работая в группе, люди боятся показаться глупыми. Поэтому многие из них опасаются высказывать свое мнение. Чаще всего влияние группы обсуловливает возникновение следующих ситуаций.

Нередко люди не высказывают свое мнение из страха повредить своему статусу, если их предложение будет отклонено.

Участники, которые не умеют обосновывать свое предложение, также присоединяются к общей точке зрения.

Участники, которые сомневаются или же имеют особое мнение, не высказываются из-за нежелания отличаться от группы.

Отсутствие возражений создает иллюзию единства, хотя в действительности многие просто испугались представить свою точку зрения на суд общественного мнения.

Влияние группы на принятие решения.

Работая в группе, люди могут принимать самые непредсказуемые решения. Возникает так называемый «феномен повышения склонности к риску» – тенденция принимать более рискованные решения, если ответственность за их последствия разделяется с другими людьми.

Готовность принимать рискованные решения во многом зависит от индивидуальных особенностей участников совещания и отношений, сложившихся в группе. Присутствующие на собрании люди могут принять рискованное решение, потому что никто не несет за него личной ответственности.

Если в начале заседания председатель объявит: «Мы должны сделать следующее…», то в результате так и будет сделано. Но поскольку цель большинства собраний – обсудить некоторые вопросы и обменяться идеями, лидеру не следует навязывать всем присутствующим свою точку зрения. Это может привести к нежелательному результату и непредсказуемому решению.

Чтобы группа не чувствовала давления и работала продуктивно, ведущий должен вовлекать участников совещания в обсуждение вопросов.

Делаем выводы.

Для того чтобы совещание или собрание было действительно продуктивным, необходимо понять правила, по которым оно проходит. Не забывайте, что люди сначала должны научиться работать вместе. Группа людей станет сплоченным коллективом, когда пройдет следующие этапы развития сотрудничества: знакомство, столкновение интересов, формирование, сотрудничество.

Обычно группа оказывает существенное влияние на индивидуальное мышление и принятие решения, что в свою очередь влияет на динамику собрания, вследствие чего могут быть приняты непредсказуемые решения.

Назначая совещание, всегда учитывайте этапы процесса становления команды и воздействие, оказываемое группой на каждого присутствующего.

Спросите себя.

Подумайте о том, что может произойти на совещании, и дайте ответы на следующие вопросы.

Согласны ли вы с мнением, что совещание будет продуктивным, если группа присутствующих пройдет несколько этапов развития?

Согласны ли вы, что группа оказывает влияние на поведение индивида?

Понимаете ли вы, что иногда люди не меняют свое решение (если даже они этого желают) только из-за страха потерять лицо?

Согласны ли вы, что молчание не всегда знак согласия?

Знаете ли вы, что группа людей принимает более рискованные решения, чем каждый участник совещания по отдельности?

Все получится, если…

Знать, что существует четыре этапа становления группы, предшествующие принятию продуктивного решения. И только последний из них способствует получению эффективных результатов;

Понимать, что группа оказывает воздействие на индивидуальное мышление и поведение;

Знать, что под давлением человек может согласиться с коллективным решением вопреки собственному мнению;

Осознавать, что некоторые люди могут придерживаться общего мнения, только потому, что боятся выглядеть глупыми;

Понимать, что отсутствие разногласий не всегда означает согласие;

Понимать, что, работая в группе, люди могут принимать более рискованные решения, чем индивидуально;

При проведении совещания всегда помнить о групповой динамике.

Подготовка к совещанию.

Успех собрания зависит от его организации. Необходимо заранее выяснить несколько важных моментов:

К какому виду можно отнести предстоящее мероприятие;

Какова цель собрания;

Какие вопросы нужно обсудить;

Кого необходимо пригласить;

Когда и где проводить собрание.

Виды собраний и совещаний.

Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Официальное мероприятие.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально приграшенные люди. Основные составляющие мероприятия:

Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

Доклады (изложение сути вопросов);

Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

Прения (проведение дискуссии);

Составление протокола (письменное изложение событий);

Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

Неофициальные мероприятия.

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

Список тем для обсуждения;

Ведущий мероприятия;

Протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Повестка дня.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

Цели, даты, времени и места проведения собрания;

Списка приглашенных лиц;

Перечня обсуждаемых проблем;

Главной темы;

Разного;

Даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Кого приглашать на совещание.

Назначая совещание, помните о пословице: «Лучше меньше, да лучше». Заседание, на котором присутствуют два-три человека может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10–12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

Если на собрание приглашено много людей, необходимо подумать, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

Информацию, которую необходимо получить во время совещания;

Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.

Место проведения совещания.

Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки – например, фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф. Собрание с участием большого количества людей необходимо обеспечить помещением с комфортными условиями – теплым, светлым, хорошо проветриваемым. Нужно также обеспечить всех приглашенных напитками (чаем, кофе, водой).

Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.

Присутствующие должны видеть друг друга.

Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.

Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.

Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.

По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.

Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.

Планирование времени.

Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:

«вопрос № 1 – 10 мин ;

Вопрос № 2 – 15 мин ;

Вопрос № 3 – 20 мин ».

Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.

Делаем выводы.

Известно, что успех собрания на 80% зависит от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного проведения собрания или совещания.

Результат собрания зависит и от приглашенных лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.

Создание комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время на обсуждение каждого вопроса.

Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания.

Спросите себя.

Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.

Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?

Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?

Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?

Вы согласны с тем, что цель совещания должна быть сформулирована четко?

Согласны ли вы, что на заседание следует приглашать только компетентных людей, присутствие которых позволит достичь поставленных целей?

Вы согласны с тем, что собрание должно проходить в комфортных и подобающих случаю условиях?

Согласны ли вы, что места для присутствующих должны располагаться таким образом, чтобы все люди могли видеть друг друга?

Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?

Все получится, если…

Пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;

Заранее готовиться даже к неофициальной встрече;

Заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;

Пригласить на совещание компетентных людей;

Правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);

Установить время для обсуждения каждого вопроса.

Проведение собраний и совещаний.

Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Совещание пройдет быстро и будет продвигаться результативно, если с самого начала направить обсуждение в нужное русло. Помните, что в конце совещания необходимо подвести итоги.

Начало совещания или собрания.

Открывая собрание, следует придерживаться следующих правил.

1. Приветствие.

Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.

2. Принятие протоколов.

Если совещание проходит в несколько этапов и обсуждаются одни и те же вопросы (или это очередное собрание постоянной комиссии), нужно пересмотреть протоколы и записи предыдущих собраний. Это необходимо делать только при проведении официальных встреч. Спросите присутствующих: «У кого есть вопросы по поводу страницы № 1?» (Пауза.) «Страницы № 2?» и т. д. Возможно, были допущены грамматические или смысловые ошибки, исказившие суть принятых решений.

Экономия времени.

Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких простых правил.

Начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.

Напомните присутствующим о «стоимости» такого заседания (для этого необходимо знать, сколько зарабатывает каждый из присутствующих). Например: «900 евро – стоимость одного часа проведения собрания, соответственно, 15 евро за минуту, поэтому я предлагаю не тратить время зря, а использовать его эффективно».

Разместите часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат. Оставьте десять минут в конце собрания для подведения итогов.

Делайте перерывы, если собрание длится долго. Люди должны отдыхать.

Давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов. Например: «Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений».

Заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.

Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.

Концентрация внимания.

С самого начала заседания будет благоразумно напомнить людям о его целях. Это поможет сразу же направить обсуждение в нужное русло.

Четко опишите существующую ситуацию или проблему. Например: «Штат наших сотрудников значительно увеличился, поэтому в офисе стало тесно».

Напомните людям о главной цели встречи. Например: «Наша цель – найти способ реорганизовать существующее пространство».

Определите порядок обсуждения. Например: «Во-первых, необходимо решить, где лучше разместить принтер, к которому все должны иметь доступ. Во-вторых, решить, как лучше расставить столы, чтобы организовать еще одно рабочее место».

Это заставит людей задуматься и сконцентрироваться на решении вопросов, вынесенных на повестку дня.

Управление дискуссией.

С самого начала собрания ведущий должен направлять дискуссию в нужное русло. Для этого следует:

Придерживаться повестки дня. Если не было принято решение об изменениях в повестке дня, то следует придерживаться утвержденного плана. Например: «Переходим к обсуждению вопроса № 4».

Способствовать решению вопросов. Если люди стали обсуждать вопросы, не включенные в повестку дня, необходимо приложить все усилия, чтобы направить энергию непосредственно на достижение поставленных целей. Например: «Помните ли вы, для чего мы все собрались?» или «Я не думаю, что нам стоит обсуждать этот вопрос сейчас…».

Удерживая дискуссию в нужном русле, вы позволите каждому присутствующему принять участие в обсуждении вопросов.

Этого можно добиться следующим образом.

Обращайте внимание на «отсутствующих» в комнате. Заметив, что кто-то из присутствующих задумчиво смотрит в пространство или же молчит, побудите человека присоединиться к обсуждению, задав вопрос непосредственно ему. Например: «Джим, можете ли вы что-то еще добавить?» или «Джейн, что вы думаете об этом предложении?».

Учитывайте опыт каждого присутствующего. Для принятия правильного решения необходимо, чтобы квалифицированные сотрудники поделились своим опытом. Например: «Фред, по-моему, у тебя была такая же ситуация. Что ты предпринял?».

Вносите предложения. Подавая идеи, которые содержат возможные варианты действий, вы поможете людям подойти к решению вопросов творчески и не сбиться с темпа. Например: «Было бы не плохо сделать?..» или «Будем ли мы обсуждать возможность?..».

Поддерживайте идеи. Одобрение мнений и взглядов других людей делает дискуссию более продуктивной. Например: «Это действительно может сработать» или «Идея Питера многообещающая. Что вы думаете? Пол, давай начнем с тебя».

Поддержание порядка.

Собрания не всегда проходят так, как хочется. Иногда поведение некоторых участников негативно влияет на его ход. Обычная словесная перепалка может даже перерасти в драку. Конечно, усмирить разбушевавшихся не так-то просто, но все же председатель собрания должен применить данную ему власть, чтобы прекратить безобразие.

Во избежание таких ситуаций необходимо предпринять некоторые меры.

Следует напомнить, что не стоит переходить на личности. Например: «Не нужно все комментировать. Давайте вернемся к вопросу…».

Нужно препятствовать появлению деструктивных заявлений, задавая конкретные вопросы. Например: «Тед, если ты не согласен с Бобом, то что можешь предложить для решения этой проблемы?».

Следует двигаться вперед, если поступило разумное предложение. Например: «Я думаю, этот вопрос можно обсуждать долго, но надо двигаться дальше. Давайте будем принимать решение путем голосования».

Напряженную обстановку может разрядить напоминание о целях заседания и соответствующие комментарии. Например: «Очевидно, что эта тема близка каждому. Но все-таки давайте закончим обсуждение».

Хотя участники совещания редко нарушают порядок, все же необходимо знать, как исправить такую ситуацию, если она возникнет.

Отклонение от сути обсуждаемых вопросов.

Иногда в процессе дискуссии люди могут отклониться от решения наиболее важных проблем или же ходить вокруг да около того или иного вопроса, не принимая решения. Подобные брожения надо прекратить – и чем раньше, тем лучше.

Чтобы удерживать совещание в нужном русле, понадобится такт и дипломатичность. Но для начала необходимо распознать некоторые приемы отвлечения внимания от решения запланированных вопросов.

Создание трудностей. Некоторых людей хлебом не корми, предоставь возможность обсудить проблемы и ошибки. Например: «Мы не можем этого делать, потому что…», «Мы попытались сделать это в прошлый раз, и ничего не вышло». Задавая подходящие вопросы, вы заставляете людей обосновать свою точку зрения и тем самым препятствуете вовлечению других участников в спор.

Навязчивые идеи. Во время проведения собрания у кого-то из присутствующих может появиться навязчивая идея. Этот человек постоянно напоминает о ней другим людям. Ведущий должен тактично напомнить ему, что все уже услышали его предложение и нет необходимости повторять его снова.

Обсуждение посторонних вопросов. Некоторые люди могут отклоняться от темы, даже не осознавая этого. Например: «Кто-нибудь из присутствующих видел второй том оксфордского словаря?» – говорит кто-то при обсуждении вопроса о том, где лучше оборудовать место для хранения книг. Можно направить дискуссию в нужное русло, указав человеку, что это не тема данного обсуждения.

Достижение согласия.

Ведущий совещание или собрание должен управлять дискуссией, плавно подводя участников к достижению консенсуса. Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, нужно использовать несколько проверенных приемов.

Сопоставить все «за» и «против». Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах. Например: «Итак, мы достигли согласия в вопросе… Но все еще не решили…».

Задавать уточняющие вопросы. Задавайте вопросы, чтобы удостовериться, правильно ли вы поняли человека. Это также поможет прояснить ситуацию и для других людей, если они постеснялись задать вопрос. Например: «Вы имели в виду, что?..», «Позвольте узнать, правильно ли я вас понял?..».

Подводить итоги обсуждения каждого вопроса. Завершая обсуждение того или иного вопроса, обязательно подводите итоги, чтобы участвующие смогли осознать результаты встречи: «Давайте вспомним, какие решения были приняты. Все согласны, что для вопроса № 2 наилучшим решением будет…».

Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения. Например: «Скажите, все ли согласны с принятым решением?», «Кто-нибудь желает еще что-либо добавить к обсуждению, прежде чем мы перейдем к решению следующего вопроса?», «Все согласны?».

Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.

Принятое решение необходимо сразу же записать. Та к вы будете уверены, что позже никто не изменит свою точку зрения или же не выразит несогласие с принятым решением. Если не удостовериться в общем согласии по поводу принятого решения, то этот же вопрос может возникнуть позже или на следующем заседании.

Подведение итогов.

В конце совещания разумно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением. Необходимо также восстановить в памяти все принятые решения. Сделать это можно:

подводя итоги и еще раз объявляя о принятых решениях. Та к вы будете уверены, что все присутствующие согласны с принятым решением и позже не смогут сказать, что они не знали, о чем шла речь. Например: «А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых… Также мы решили, что…».

фиксируя задания и временные рамки. Это поможет проконтролировать, кто получил задания и каковы сроки выполнения. Например: «Было решено, что Джим отвечает за организацию… до 30-го мая и поддерживает связь с Джил, которая отвечает за…».

Перед подведением итогов нужно записать задание для каждого человека на отдельных листах яркого цвета. В конце совещания раздайте листы с заданием, сказав: «Это ваше задание, которое необходимо выполнить до следующего совещания. Поскольку цвет бумаги с вашим заданием очень яркий, маловероятно, что вы его потеряете».

Подведение итогов – ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.

Делаем выводы.

Независимо от того, каков характер встречи и какие вопросы вынесены на повестку дня, ведущий обязательно должен проинформировать всех участников о целях собрания. Он должен не только наблюдать за процессом обсуждения, но контролировать и направлять его в нужное русло.

В конце совещания необходимо подводить итоги.

Спросите себя.

Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.

Правильно ли вы начинаете совещание?

Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?

Напоминаете ли вы людям о целях встречи?

Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?

Вы четко придерживаетесь установленного порядка?

Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?

Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?

Подводите ли вы итоги по окончании совещания? Проверяете ли вы, что все знают свои задания?

Все получится, если…

Проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;

Начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;

Иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;

Предоставить всем участникам возможность высказаться;

Принимать только обоснованные решения;

Направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;

Удостовериться, что все согласны с принятым решением;

Подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;

Сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.

Ведение протокола встречи.

По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.

Составление протокола.

Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.

В ходе заседания.

Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:

Записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;

Помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;

Иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;

Контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.

По окончании совещания.

После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, по горячим следам. Откладывать на потом – плохое решение.

В протоколе обязательно должны быть:

Шапка с указанием целей встречи и даты проведения;

Список присутствующих лиц;

Список лиц, не пришедших на собрание;

Принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.

Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:

Использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени. Например: «Джим Смит отметил, что…», «Джейн Браун сказала, что это не сложно, потому что…», «Было решено…»;

Записывать только основные факты, не указывая личных мнений;

Выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение.

Прежде чем напечатать протокол, убедитесь, что его содержание соответствует реальному положению дел, так как неточности могут привести к недоразумениям.

Необходимо помнить, что протокол не конечный результат собрания, а руководство к дальнейшим действиям. Имея протокол, вы будете уверены, что все сотрудники в курсе обсуждавшихся на совещании вопросов и принятых решений.

Оценка совещания или собрания.

Большинство людей, которые проводят совещания или собрания, утомившись от этого нелегкого занятия, радуются их завершению и поэтому не утруждают себя подробным анализом проведенной встречи. Если вам приходится проводить заседания постоянно, по окончании заседания следует обдумать, все ли получилось, как запланировано. Также во избежание ошибок при проведении следующего совещания желательно поинтересоваться мнением других его участников.

Наиболее простой способ узнать мнение других людей – попросить их заполнить небольшую, заранее подготовленную анкету.

Можно задать следующие вопросы:

Было ли полезным для вас это собрание? (Да/нет.).

Сказали ли все, что было необходимо? (Да/ нет.).

Довольны ли вы организацией собрания? (Да/нет.).

Знаете ли вы, что нужно делать по окончании собрания? (Да/нет.).

Есть ли у вас комментарии?

Получив ответы (даже если на вопрос о комментариях никто не даст развернутого ответа), вы сможете оценить, насколько успешно прошло собрание, допущены ли какие-нибудь оплошности. И в следующий раз попытаетесь провести собрание на более высоком уровне.

Делаем выводы.

Составление протокола – очень важный вид деятельности при проведении собрания. Ведение протокола позволяет сохранить содержание всей встречи в письменном виде и позднее избежать искажения принятых решений.

Протокол составляется в лаконичной форме непосредственно после заседания. Протокол должен быть четким и понятным для всех, а также способствовать тому, чтобы люди приняли к сведению полученные задания. Этот документ поможет вам быть уверенным в том, что встреча прошла успешно и результативно.

Спросите себя.

Подумайте о необходимости ведения протокола и дайте ответы на следующие вопросы.

Плодотворно ли вы работаете с человеком, который составляет протокол встречи?

Все ли ключевые моменты были записаны при проведении собрания?

Записаны ли все принятые решения?

Был ли протокол составлен сразу же после совещания?

Действительно ли были записаны только основные факты, а не личные мнения?

Проверили ли вы протокол, перед тем как его напечатать?

Уверены ли вы, что протокол – это точное описание собрания?

Все получится если…

Вам будет помогать человек, который ведет протокол собрания;

Записывать все принятые решения;

Точно указывать задания и фамилии людей, ответственных за их выполнение;

Составлять протокол сразу же после собрания;

Понимать, что протокол – это точное, сжатое и объективное описание совещания.

Ваше отношение к деловым совещаниям.

Для того чтобы совещание прошло продуктивно, необходимо не только умение его проводить, но и позитивный настрой. Активное участие и контроль над совещанием приносит желаемый результат.

Управление совещанием.

Если вы хотите, чтобы совещание прошло успешно, то должны быть готовы взять бразды правления в свои руки. Не сделав этого, вы много потеряете. Взвалив на себя ношу ведущего, вы можете:

Позволять себе навязывать другим собственную точку зрения, причем делать это безапелляционным тоном.

Напоминать себе о своем праве контролировать собрание.

Убеждать себя в том, что вы можете это сделать и даже получите от этого удовольствие.

Люди, присутствующие на встрече, видят в вас лидера и ждут от вас соответствующих действий. Поскольку они не могут управлять собранием самостоятельно, то полностью полагаются на вас.

В ожидании чуда.

Возлагая определенные надежды на заседание, можно получить нужный результат. Чтобы мечты стали реальностью, необходимо быть уверенным в том, что:

Заседание имеет очень большое значение (если думать иначе, то нет необходимости проводить заседание);

На собрание приглашены компетентные люди (если вы не уверены в компетентности присутствующих людей, то не сможете поддержать или отвергнуть их идеи и предложения);

Время не будет потрачено зря (если вы так не думаете, то время и в самом деле будет потрачено впустую);

Будут получены нужные результат (уверенность в том, что ваша деятельность не принесет плодов, заранее обрекает мероприятие на неудачу).

Отношение к заседанию влияет на атмосферу мероприятия. Если изначально вы будете настроены негативно, возникнет угнетающая обстановка. И наоборот, собрание пройдет в теплой, доброжелательной атмосфере, если сразу настроиться на хорошее и даже немножко пошутить.

Реализация.

Только с помощью общих усилий участников можно успешно провести собрание. Но если ничего не будет сделано для реализации его решений, то, конечно же, ничего не получится. Чтобы быть уверенным в том, что заседание было проведено не напрасно:

Перечитайте еще раз протокол собрания, уточните, что должны сделать вы и ваши коллеги;

Разработайте план, который поможет выполнить все задания в срок;

Действуйте, а не надейтесь, что вас освободят от возложенного задания.

Приступив к выполнению заданий сразу же после заседания, вы добьетесь успеха. Если каждый внесет свою лепту, то результат совещания превзойдет все ожидания.

Делаем выводы.

Ваше отношение к проведению собрания или совещания играет немаловажную роль в успехе этого мероприятия. Результаты встречи будут незначительными, если не выполнить принятых решений. Тщательная подготовка к встрече гарантирует, что вы не зря потратите время и силы. Чем больше вы ожидаете от встречи, тем продуктивнее она будет.

Прикладывая усилия для достижения результатов во время проведения встречи, вы подаете отличный пример другим. В награду вас ждет успех. И, конечно же, вы никогда не услышите, что заседание под вашим руководством было пустой тратой времени.

Спросите себя.

Подумайте о вашем отношении к деловым совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

Ожидаете ли вы каких-то результатов от собрания?

Можете ли вы вдохновить других людей позитивным отношением к совещанию?

Верите ли вы в целесообразность проведения совещаний?

Проводя совещание, всегда ли вы уверены в том, что делаете это на соответствующем уровне?

Контролируете ли вы процесс проведения совещания?

Отклоняетесь ли вы от правил проведения совещания, если это необходимо?

Выполняете ли вы свое задание после совещания?

Все получится, если…

Возлагать большие надежды на заседание;

Позитивно относиться к совещанию;

Верить, в то, что вы сможете эффективно провести собрание;

С самого начала контролировать процесс проведения собрания;

Уметь влиять на людей;

Надеяться на хорошие результаты;

Проверяем еще раз.

Если вам кажется, что заседание прошло не так успешно, как хотелось бы, подумайте, – возможно, вы что-то упустили.

Поведение участников встречи.

Если во время заседания люди ведут себя неадекватно, возможно, вы уделили очень мало времени процессу развития сотрудничества в коллективе, необходимого для продуктивной работы. Или вы не подумали о влиянии группы на индивидуума и не осознали, что под давлением группы человек может вести себя не свойственным ему образом.

Организация собраний.

Если собрание началось не вовремя, не продуманы вопросы для обсуждения, отсутствует человек, который должен вести протокол, не подан кофе – это указывает на отсутствие организации и способствует появлению множества проблем. Если перед собранием участников не ознакомили с повесткой дня, значит, у них не было возможности подготовиться и результаты собрания будут весьма незначительны.

Управление дискуссией.

Совещание затягивается, окончательные решения не приняты, никто из присутствующих не понял, как все пришли к тому или иному решению и принято ли оно вообще… Подобная ситуация – результат отсутствия контроля над собранием со стороны ведущего. Возможно, вы не контролировали обсуждение, и оно отклонилось от повестки дня; или же не удостоверились в том, что все согласны с принятыми решениями; а может быть, у вас не осталось времени подвести итог совещания.

Составление протокола.

Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая информация.

Отношение к совещанию.

Если рассматривать проведение совещания как простую формальность и не надеяться на положительный результат, то по окончании собрания вы будете разочарованы. Необходимо знать, что отношение к совещанию прямо влияет на успех его проведения.

Преимущества эффективного проведения собраний и совещаний.

Совещания – неотъемлемая часть современной жизни. Чтобы совещание прошло успешно, уделите внимание его подготовке.

Преимущества хорошо подготовленного собрания.

Участники хорошо проинформированы.

У всех есть возможность высказаться.

Люди изучают и оценивают мнение других.

Достигнут консенсус.

Приняты решения, даже если было решено ничего не предпринимать.

Люди охотно выполняют принятые решения, так как они участвовали в обсуждении непосредственно.

Предприняты те или иные меры.

Задания выполнены.

Для выполнения заданий необходимо вовлечь людей в процесс обсуждения вопросов. Проведенное эффективно совещание обеспечит необходимый результат.

Глоссарий.

Вывод – умозаключение, то, что выведено.

Группа – совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии и деятельностью.

Индивидуум – человек, как отдельная личность.

Контроль – проверка, а также постоянное наблюдение в целях управления или надзора.

Отчет – детальное описание выполненной работы.

Перерыв – промежуток, на время которого прекращается деятельность.

Повестка дня – перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании. Вопросы должны располагаться в строго определенном порядке.

Подготовка – приведение чего-либо в состояние готовности.

Предложение – то, что предложено, предлагается.

Председатель (ведущий) – выборное лицо, руководящее собранием.

Протокол – документ с записью всего происходящего на собрании, совещании, встрече.

Результат – то, что получено в завершение какой-нибудь деятельности, итог.

Секретарь – лицо, ведущее протокол собрания, заседания.

Совещание (собрание) – совместное присутствие где-нибудь нескольких членов коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов.

Цель – предмет стремления; то, что нужно, желательно осуществить.

Об авторе.

Кейт Кинан – дипломированный психолог со степенью бакалавра, магистр философии. В 1978 году открыла центр психологического консультирования для сотрудников крупных производственных предприятий. Ее цель – помочь людям реализовать свои скрытые возможности.

Разработанные Кейт Кинан индивидуальные программы помогают современным руководителям самостоятельно находить и решать организационные проблемы – от индивидуальной оценки при подборе персонала до создания команды и изучения отношений внутри коллектива. Кейт отдает предпочтение обучению менеджеров, помогает им разрабатывать программы по расширению и развитию ресурсов компании.

Раньше Кейт всегда волновалась, когда ей приходилось самостоятельно проводить совещание, но позже она поняла, что, сконцентрировавшись на достижении поставленных целей, можно достичь хороших результатов, а не просто потратить время зря.

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть - запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

Симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;

Конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

Конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

Оперативное;

Инструктивное;

Проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

Диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

Автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

Сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

Дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

Свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

Цель совещания,

Основные вопросы для обсуждения,

Состав участников,

Место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать - они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в приложении 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из приложения 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется./1, с.81/

1.4 Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

Которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

Которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

Которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

Которые будут организовывать выполнение решений совещания.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Приложении 2.

В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

Обращения;

Информации о дате, месте и времени проведения;

Повестки дня;

Предложения принять участие;

Просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Приложении 4.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

Приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо

Повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже - за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств./3, с.109/

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

Для успешного проведения совещания (эффективная работа участников и оперативное обсуждение вопросов) большое значение имеет своевременная подготовка размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиальное обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основною докладчика и содокладчиков.

Подготовка печатного материала целесообразна не только из соображений экономии времени на совещании, но и потому, что восприятие информации во всем ее разнообразии «с голоса» для человека довольно затруднительно. Может быть недопонимание того или иного момента в устном сообщении. Наличие печатного материала поможет снять все сомнения подобного рода.

В настоящее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют на руках их текст или тезисы. В результате на совещании докладчик должен лишь подчеркнуть самые основные положения своего выступления в ограниченные временные рамки.

Так, 10–15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта - 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных - Times New Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

Кратким, насколько позволяет содержание и цель;

Понятным (простым, а не запутанным);

Логичным;

Структурированным.

Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения./1, с.125/

Кроме основного доклада заранее готовятся и размножаются ннформацнонно-справочные документы, позволяющие участникам совещания глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос:

Таблицы;

Графики;

Справки;

Экономические расчеты;

Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту руководитель можег поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.

Обычно от секретаря не требуется составление текста выступления. Он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка:

Законодательно-нормативных документов;

Распорядительных документов;

Отчетов;

Актов ревизий;

Справок;

Писем и т.д.

Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, так как на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные мест, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада.

Секретарь-референт может составить информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Ведь именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание.

Наличие проектов в письменном виде позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их изменить или дополнить. Секретарь должен востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих материалы для совещания, и организовал, соответствующее оформление полученного текста.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, а размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В настоящее время эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса./1, с.130/

2. Оформление документов при проведении совещаний

Ответственным этаном является документирование совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее.

Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

2.1 Стенограмма и фонограмма

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, то есть всех выступлений, вопросов, ответов, реплик.

При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилий выступающих, особенно подающих реплики из зала и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не представился. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись. секретарь должен фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы установить, кому принадлежит то или иное выступление, реплика, вопрос.

Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки, диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

Самое важное начинается после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы./3, с.114/

2.2 Протоколирование

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

Полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);

Краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

При составлении протоколов необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе. Очень важно, чтобы в протоколах заседаний коллегиальных органов было указано число присутствующих, так как это имеет принципиальное «политическое» и юридическое значение. От количества присутствующих зависит установленный кворум, при наличии которого принятые решения будут иметь силу.

По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

Дату и время проведения рабочего совещания;

Участников;

Повестку дня и ее исполнение;

Принятые решения;

Намеченные действия;

Ответственных исполнителей;

Срок исполнения.

Протокол ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее время является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

Воспринимайте факты и идеи, а не только слова;

Прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;

Отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;

Не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;

Перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Приложении 5. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия./2, с.99/

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатьюорганизации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится. Поэтому и в наших Приложении 5 ее нет.

Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются следующие сроки хранения протоколов :

Протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) - постоянно;

Протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) - постоянно;

Протоколы совещаний у руководителя организации - постоянно;

Протоколы собраний трудовых коллективов организации - постоянно;

Протоколы собраний структурных подразделений организации - 5 лет ЭПК;

Протоколы общих собраний акционеров, пайщиков - постоянно.

Бо льшая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел./1, с.142/

2.3 Электронный документооборот и совещания

Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

Планирование и подготовка совещаний;

Предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;

Контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

Формирование проекта повестки дня;

Получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;

Формирование пакета документов к совещанию;

Формирование протокола совещания;

Контроль исполнения решений совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;

Ф.И. О. ответственного исполнителя;

Сроку исполнения поручений;

Просроченным поручениям.

Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Если учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор - 23 часа, а менеджер среднего звена - 11 часов в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии./4, с.27/

Заключение

В рамках моей курсовой работы была рассмотрена тема особенностей оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний, в которой были изучены вопросы по следующей проблематики:

Виды совещаний;

Подготовка совещаний;

Формирование повестки дня;

Участники совещания;

Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы);

Документальное оформление совещания;

Электронный документооборот и совещания.

Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального оформления этих совещаний.

При выполнении курсовой работы для большей наглядности были использованы средства вычислительной техники с программным пакетом MicrosoftWord 2005.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Список литературы

1 Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.

2 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2002.

3 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.

4 Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.

5 Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

1. общие сведения;
2. повестка дня заседания;
3. обсуждение и принятые решения.

Общие сведения

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Обсуждение и принятия решений

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.