Что такое организация? Как рассматривают субъект «организация» теоретики менеджмента? Организация - это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.
Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю -
«единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.
Что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации? Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами и пр. Согласно Мескону, внешнее окружение организации выглядит следующим образом (рис. 3).
Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социокультурные и физико-экологические факторы.
Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде. Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной). Поставщики!»^«] Ж @232О Ж Нетрудовых ресурсов^® |м ате риалов *ка пит ал а)| И государственные»
* 1 ?" Р ган ыТУУ** ?; | , ЕЕЗрЗЗШШЗ \ ! У а) Среда прямого воздействия на организацию
б. Среда косвенного воздействия на организацию Рис. 3. Внешняя среда организации
Внешняя среда характеризуется:
взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;
сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;
динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;
неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.
Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.
Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры. Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п. К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.
Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней среды организации? Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).
Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.
Запомнить!
Информационная система - это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.
Иначе говоря, информационная система - это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.
Как и в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе, были совместимы, минимально избыточны, максимально полны и хорошо согласованы друг с другом.
Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям.
Проектируя новую информационную систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.
Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем.
Примерами внешних воздействий являются: -
увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов; -
конкурентоспособные действия других организаций; -
изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.
Как информационные технологии влияют на организацию? Чтобы это понять, консультанту следует учитывать, что существуют две равнозначные позиции по данному во - просу. Одна из них базируется на законах экономики, другая использует поведенческий подход.
С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые свободно заменяют капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.
Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.
Кроме того, как считают специалисты:
с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал во - прос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;
использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;
использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;
выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий1 (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного использования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);
информационная технология должна обеспечивать интеграцию децентрализованных систем (организационным рычагом могут стать виртуальные межотраслевые предпринимательские группы)1.
Исследование поведенческой теории дало несколько доказательств того, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные сложные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.
По их оценке, информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Применение новых информационных технологий позволяет организации: -
быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды; -
сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на
обеспечивать качество «с первого раза»; -
производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ; -
сокращать сроки доставки; -
четко выполнять заказы; -
использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей; -
оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс; -
оперативно реагировать на развитие конкуренции.
Вопросы и задания для самопроверки: 1.
Как вы понимаете термин «организация»? 2.
Расскажите, что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации. 3.
Объясните, почему для анализа внутренней среды организации применим системный подход. 4.
Расскажите, что такое информационная система. 5.
Дайте характеристику внешней среды организации. Из каких элементов она состоит? 6.
Объясните, как информационные технологии влияют на организацию.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Исследование особенностей информационной технологии в организациях различного типа. Информационные связи в корпоративных системах. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. Методы сбора, передачи и обработки информации.
презентация , добавлен 09.09.2013
Особенности и недостатки линейно-функциональной структуры управления. Роль функциональных органов. Процесс децентрализации управления в рамках линейно-функциональной структуры. Усложнение внутренних и внешних связей. Внедрение технических новшеств.
презентация , добавлен 24.03.2013
Ознакомление с характерными чертами информационной и индустриальной эпох. Изучение линейной, линейно-функциональной и дивизионной структуры управления. Рассмотрение основ программного регулирования поставки комплектующих в производственный процесс.
презентация , добавлен 08.10.2014
Сущность и основные характеристики внешней среды предприятия. Процесс контроля внешних по организации условий с целью определения возможностей и угроз для нее. Определение информации о критических точках среды и техника формирования базы данных.
контрольная работа , добавлен 25.02.2015
курсовая работа , добавлен 23.03.2016
Понятие информационных технологий в управлении - совокупности информации, экономико-математических методов, технических, программных, других технологических средств, предназначенной для сбора, обработки информации и для принятия управленческих решений.
контрольная работа , добавлен 03.12.2010
Понятие и сравнительная характеристика организационных структур предприятия: линейной, линейно-функциональной, матричной, проектной, дивизиональной. Описание работы и устройства предприятия с линейно-функциональной структурой организации управления.
курсовая работа , добавлен 19.05.2011
информационный хранение безопасный
Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды организации
На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией.
В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики -- науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации. В результате проведенных исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.
Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.
Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.
Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства. Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления -- информационной экономики.
Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью -- обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.
Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него.
По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.
Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы.
Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.
В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:
- - информационный обмен с окружающей средой;
- - коммуникации внутри организации.
Информационный обмен с окружающей средой включает:
- - входную информацию;
- - выходную информацию.
Входная информация включает следующие виды информации:
- - информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);
- - информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;
- - информацию о социально-экономическом состоянии общества.
Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность - это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.
18 Внутренняя и внешняя информационная среда организации
Информационная среда организации является важнейшей частью его инфраструктуры, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех организации. Сравнивая устойчиво функционирующие предприятия с предприятиями, находящимися накануне финансового краха, можно увидеть, что наличие мощной информационной базы и благоприятной для распространения информации внутрифирменной среды отличает успешные предприятия от неуспешных.
Охарактеризуем вначале разнообразие сообщений, составляющих внешнюю информационную среду организации, выделяя те их свойства и особенности, которые важны для обеспечения высокого качества решений, принимаемых предпринимателем. Прежде всего, все множество таких сообщений нужно разделить на сообщения направленные и ненаправленные.
Направленные сообщения формируются и передаются их источниками (авторами) непосредственно в адрес данного предпринимателя. Примерами таких сообщений могут служить телефонные звонки, сообщения, поступающие в личных беседах, письма, поступающие в адрес предприятия и т.п.
Ненаправленные сообщения характеризуются тем свойством, что формируются автором в расчете на восприятие не какого-то одного конкретного получателя, а целой их группы, потенциально – всех, кого может достичь такое сообщение.
· информацию о рынках;
· информацию о правилах хозяйственного поведения;
· информацию общеэкономического и общеполитического характера.
Внутренняя информационная среда организации включает в себя сообщения или иную информацию, вырабатываемую сотрудниками фирмы, ее руководителями и наемными работниками. К потоку этих сообщений применимы (с соответствующим уточнением содержания) многие из приведенных выше классификаций (направленные – ненаправленные, инициативные – заказные, побуждающие к действию – информирующие, а также классификация по содержанию сообщений), поэтому нет смысла их здесь повторять.
Характеризуя внутреннюю информационную среду организации, важно подчеркнуть другое: в определенных пределах «внутренние» сообщения могут быть взаимозаменяемыми с «внешними», и наоборот. Прежде всего отметим, что инициативные сообщения, поступающие к руководителю «самотеком», могут замещаться заказными сообщениями, выполненными (подготовленными) работниками возглавляемой им организации. Такая замена, требуя, разумеется, дополнительных издержек, одновременно в состоянии существенно повысить надежность получаемой информации. Следовательно, если речь идет о необходимости получения сведений, от содержания которых зависят важные для организации решения – в первую очередь стратегические, – выбор между более дорогим информационным «самообслуживанием» и приобретением сторонней информации (или ожиданием ее спонтанного появления в потоке ненаправленных сообщений) становится вполне осмысленным.
19 Характеристики информационного общества
Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей её формы – знаний.
Основные характеристики информационного общества можно классифицировать по следующим критериям.
Технологический: ключевой фактор - информационные технологии, которые широко применяются в производстве, учреждениях, системе образования и в быту.
Социальный: информация выступает в качестве важного стимулятора изменения качества жизни, формируется и утверждается «информационное сознание» при широком доступе к информации.
Экономический: информация составляет ключевой фактор в экономике в качестве ресурса, услуг, товара, источника добавленной стоимости и занятости.
Политический: свобода информации, ведущая к политическому процессу, который характеризуется растущим участием и консенсусом между различными классами и социальными слоями населения.
Культурный: признание культурной ценности информации посредством содействия утверждению информационных ценностей в интересах развития отдельного индивида и общества в целом.
При этом основная мысль состоит в том, что коммуникация представляет собой «ключевой элемент информационного общества».
Говоря об информационном обществе, его следует принимать не в буквальном смысле, а рассматривать как ориентир, тенденцию изменений в современном западном обществе. По его словам, в целом эта модель ориентирована на будущее, но в развитых капиталистических странах уже сейчас можно назвать целый ряд вызванных информационными технологиями изменений, которые подтверждают концепцию информационного общества.
20 Соотношение понятий «документ» и «документированная информация»
Документ (от лат. «documentum» – свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.
Документированная Информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие Документированная информация (документ) является общепринятым и не исключает иного возможного толкования термина "Документированная информация (документ)"
Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...
Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...
Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...
Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...
Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.
Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.
Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.
Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.
Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.
Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.
Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)
1. Личного информационного массива работника (его документов);
2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);
3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;
4. информации, полученной из других организаций;
5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;
6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.
6.Информационные ресурсы организации (№ 7)
Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.
1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».
2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.
Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.
3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.
4.Основные правила работы архивов (1997г.)
5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.
6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.
7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.
9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).
11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).
13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).
15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).
Работа с ИР в организации определяется:
1)Законом «О НАФ РБ».
2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.
3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.
Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.
7. Сроки хранения ИР
Сроки хранения ИР определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности архивов (2006г.). Если срок не указан в этих перечнях, то он рассматривается на заседании ЭК, в состав которой должен входить человек, занимающийся организацией работы с ЭД. В организации должен быть составлен перечень ЭД и ИР с указанием сроков хранения в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности ЭД. Этот перечень должен согласовываться с БелНИЦЭД.
Архивные копии . Для постоянно обновляемых ИР необходимо регулярное создание архивных копий на правах подлинников (в соответствии с Инструкцией о периодичности создания архивных копий ИР).
Если организация является источником комплектования, то все нормативные документы должны согласовываться с БелНИЦЭД (на ЭПК).
Классификация ИР.
По видам ИТ: базы данных и банки данных (государственные кадастры и регистры, реестры, базы данных учётно-статистического характера, научно-исследовательские базы данных, базы данных нормативной, справочной и библиографической информации) и интернет-публикации (правительственные сайты, сайты органов государственного управления, образовательные и научные сайты, сайты СМИ).
По срокам хранения: постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение; постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение; временного срока хранения.
К ИР постоянного срока хранения, подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных, научно-исследовательские базы данных, инернет-публикации государственных органов, отдельные сайты НИИ и учебных заведений (по решению ЭПК БелНИЦЭД).
К ИР постоянного срока хранения, не подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Департамента по архивам и делопроизводству на постоянное хранение ИР или заключенный с Департаментом договор на продление сроков хранения документов.
К ИР временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности.
Некоторые исследователи в ИР включают ИТ. Информационные технологии – технологии, ориентированные на получение, обработку и передачу информации. Их цель – производство информации для её анализа человеком и принятие на его основании решения по выполнению какого-либо действия.
Основные характеристики . Предметом обработки являются данные. Целью процесса – получение информации. Средства осуществления процесса бывают программными, аппаратными, программно-аппаратными вычислительными комплексами.
Процесс обработки данных разделяется на операции в соответствии с данной предметной областью. Выбор управляющих воздействий на процесс должен осуществляться лицами, принимающими решение.
Критерием оптимизации процесса является своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, доступность и полнота.
Новые ИТ – технологии с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующие персональные компьютеры и телекоммуникацию.
Основные принципы новых ИТ:
1. Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.
2. Интегрированность с другими программными продуктами.
3. Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.
Проблемы:
1. Выработка соглашений и стандартов, протоколов для компьютерной связи.
2. Организация защиты и безопасности информации.
Базовые ИТ:
Технологии программирования;
Телекоммуникационные технологии;
Базы данных;
Технологии обработки изображений;
Экспертные системы (анализируют информацию, на основе этого анализа принимается решение);
Технологии криптографии.
Прикладные ИТ:
Системы поддержки принятия решений;
Геоинформационные системы – сбор, обработка картографической информации;
Системы автоматизированного проектирования (САПР: AutoCad).
К обеспечивающим ИТ относятся микроэлектронные базы средств вычислительной техники.
Некоторые исследователи включают в ИР персонал.
Для построения системы управления ИР (СУИР) в организациях важны все составляющие ИР. Для создания информационной инфраструктуры организации и системы регулирования, использования ИР эти элементы тоже важны. Должен быть решен вопрос о порядке создания ИР, получения, предоставления и передачи информации, доступа к ней, порядок её использования (в или за пределами организации).
Качество и степень полноты ИР особенно важны для удовлетворения потребностей организации. Их важнейшим индикатором являются неудовлетворенные запросы пользователей. Постоянный мониторинг степени соответствия информационных потребностей ИР позволяет выявить и устранить проблемы.
8. Управление документацией (УД)
УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ. Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.
В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:
1. Выявить связь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов, образования, разработки стандартов и терминологии.
2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.
3. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработке и осуществлении программ УД.
Целями УД в организации является:
1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.
2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.
3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.
4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.
1) управление центром документации;
2) составление графиков контроля за документами;
3) управление хранением дел в организации;
4) управление машиночитаемыми и электронными документами;
5) управление информационно-поисковой службой (ИПС);
6) управление перепиской;
7) управление формами документов.
УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.
Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.
Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.
Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.
Стандарты в области УД
В рамках ISO осуществляется сотрудничество между национальными организациями, с Международной электронно-технической комиссией, Международным союзом электронной связи, всемирным почтовым союзом, Европейской экономической комиссией ООН. В ISO есть Технический комитет 46 «Информация и документация».
Международные стандарты не имеют обязательного характера для стран-участниц. В РБ – Госкомитет по стандартизации. Он проводит разработку проектов международных стандартов, определяет позицию РБ при голосовании по принимаемым стандартам.
Уровень гармонизации наших и международных стандартов приблизительно равен 60%. Существует 3 степени их соответствия.
1. Идентичная: они равнозначны по техническому содержанию, структуре и изложению (как правило, аутентичный перевод).
2. Модифицированная: содержат технические отклонения, которые можно разъяснить.
3. Неэквивалентная: имеются изменения в структуре и содержится незначительная часть требований международных стандартов.
Проблемы автоматизации УД
