Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Язык и стиль различных видов документов.

Специалисты по делопроизводству выделяют разные типы и виды документов.

По фактору адресации – внутренняя и внешняя деловая переписка. Документы, которыми обмениваются стороны, называются официальными письмами.

По сфере деятельности человека: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По факту доступности : открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По сроку исполнения : срочные, второстепенные, итоговые, периодические .

По критерию первичности: оригинал и копия.

По форме отправления: для почтовой переписки, электронной корреспонденции, факсового отправления.

Для всех документов существует единое правило: соблюдение правил оформления в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами.

Мы рассмотрим же те документы, которые могут понадобиться вам сейчас.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-либо фактов и событий. Наименование документа пишется в центре листа большими буквами. Основной текст излагается с использованием типовых моделей: «Дана (ФИО) в том, что …», интервалом ниже сообщается организация, для которой выдается справка или фраза «Справка дана по месту требования». Ниже подпись, включающая должность, личную подпись лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Заявление – внутренний служебный документ предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Декану СПФ

проф. Спириной В.И.

студентки 1 курса ФИО,

проживающей по адресу:…,

Заявление.

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Дата ____________Подпись

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Доверенность

Я, ФИО, паспортные данные: _______, проживающая по адресу: ________, доверяю ФИО, паспортные данные: _______, проживающей по адресу: ________, получить стипендию за октябрь 2006 г.

Дата ____________Подпись

В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщения потенциальным потребителям о видах производимых товаров, резюме.

Требования к этим документам иные, чем к регламентированным деловым бумагам. Они должны быть запоминающимися, вызывать коммерческий интерес, поэтому в них используется языковые средства выразительности.

Обратите внимание на резюме – слово пришло из французского языка и означало «краткий вывод», например, на документах: «Согласен», «Не возражаю». В последнее время термин стал употребляться в значении: «Краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессию, личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Резюме напоминает анкету, но к его составлению можно подходить творчески, т.к. не существует жестких правил. Главная задача – как можно больше выигрышно представить себя, именно ту информацию, которую важно отнести к выбранной работе: и образование, и опыт работы, и личные качества, и характеристика дополнительных навыков. Например, если вы хотите стать рекламным агентом, то их профессиональными качествами являются умение общаться с людьми, находчивость, знание основ психики; если вакансия – учитель начальных классов - то необходимыми качествами являются любовь к детям, отзывчивость, доброта, терпение …

Типовые резюме включают:

· персональные данные (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);

· адрес и номер телефона для контакта;

· наименование вакансии;

· основной текст: перечень мест учебы, работы в хронологическом порядке с указанием официального названия организации, времени учебы или работы, наименования занимаемой должности;

· дополнительные сведения: опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка;

· прочие сведения: сопутствующие знания и навыки: иностранный язык, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобилем…;

· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;

· иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

· дата и подпись.

При оформлении учитывается следующее: слово «резюме» не пишется. Фамилию лучше писать печатными буквами для лучшей разборчивости. С нее и начинается оформление бумаги. Далее посредине - ФИО, у левой границы листа: домашний адрес, телефон; у правой адрес и название организации, в которой претендент учился или работал, служебный телефон. Дане под этими данными название вакансии точно с приведенным в источнике, далее информация о соискателе.

АНТОНОВА Белла Михайловна

родилась в г. Армавире 30.07.80 г.

Дом. адрес: Адрес института:

Тел.: Раб. тел.:

Учитель начальных классов.

Сведения об образовании и опыте работы – АГПУ, 3-й курс, социально-педагогический факультет, студентка ОЗО.

Закончила курсы кройки и шитья при ателье «Полет» в 2003г.

Руководила кружком «Умелые руки» при МСОШ № 23 с 2003-2006 гг.

Доп. сведения:

· Участвовала в конференции «Дети наше будущее» (г. Армавир, 2005г.)

· Проходила стажировку в …

· Закончила курсы повышение квалификации.

Прочие сведения:

· Читаю и перевожу со словарем с английского языка.

· Владею компьютером на уровне опытного пользователя.

· Имею водительские права на управлении автотранспортным средством категории С (личного автомобиля нет).

Интересы: увлекаюсь театром, шью для кукольного театра…

Вспомогательная информация: по характеру открытая, коммуникабельная, люблю детей…

Дата ______________Подпись

5 вопрос: Понятие «речевой этикет»

Речевым этикетом называют систему требований (правил, норм), которые разъясняют нам, каким образом следует устанавливать, поддерживать и прерывать контакт с другим человеком в определённой ситуации. Нормы речевого этикета весьма разнообразны, в каждой стране присутствуют свои особенности культуры общения.

Соблюдение правил речевого этикета поможет грамотно донести свои мысли до собеседника, быстрей достигнуть с ним взаимопонимания.

Овладение этикетом речевого общения требует получения знаний в области различных гуманитарных дисциплин: лингвистики, психологии, истории культуры и многих других. Для более успешного освоения навыков культуры общения используют такое понятие, как формулы речевого этикета.

Базовые формулы речевого этикета усваиваются в раннем возрасте, когда родители учат ребёнка здороваться, говорить спасибо, просить прощения за проделки. С возрастом человек узнаёт всё больше тонкостей в общении, осваивает различные стили речи и поведения. Умение правильно оценить ситуацию, завести и поддержать разговор с незнакомым человеком, грамотно изложить свои мысли, отличает человека высокой культуры, образованного и интеллигентного.

Формулы речевого этикета - это определённые слова, фразы и устойчивые выражения, применяемые для трёх стадий разговора:

начало разговора (приветствие/знакомство)

основная часть

заключительная часть разговора

Деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца); 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

главная суть («суть» - это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to - тот же, logos - слово) - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» . Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается

должностной оклад -устанавливается выговор - объявляется порицание - выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. рага - возле, при; опуша - имя) - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами: оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий - первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) - кроме прилагательных на -ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже - в неофициальных вариантах названий - отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур - от ит. abbreviating), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

• 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
• 2) названия месяцев (янв.);
• 3) телеграфные сокращения (тчк);
• 4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
• 5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
• 6) текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
• 7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• 8) обращение г-н (господин)

и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка .

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
• вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
• благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

• 1. Вчера подготовлен отчет.
• 2. Вчера отчет подготовлен.
• 3. Отчет вчера подготовлен.
• 4. Отчет подготовлен вчера.
• 5. Подготовлен отчет вчера.
• 6. Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-ми 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м - на факте его подготовки, в 4-м и 5-м - на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например: Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) - это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие - критика - коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования - восприятие текста - имеет

чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т.п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

• сохранение содержания документа неизменным;
• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

• не содержать фактических ошибок и опечаток;
• быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
• иметь оптимальный объем;
• строиться по законам логики;
• соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Контрольные вопросы и задания

• 1. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
• 2. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
• 3. Почему необходимо знание терминов, употребляемых при составлении служебного документа?
• 4. Каков порядок употребления сокращений в служебных документах?
• 5. Какое значение имеет порядок слов в предложении?
• 6. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
• 7. Укажите этапы редактирования.
• 8. Назовите виды редакторской правки.
• 9. Каковы принципы редакторской правки?

• Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина.М., 1983.
• Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ ОГКУиПТ)

Отделение управления и гуманитарных наук

Курсовая работа

Язык и стиль служебных документов

Пивина Вероника Андреевна

Введение

1. Понятия о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

2.3 Редактирование, правка служебных документов

2.4 Типичные ошибки

Заключения

Приложение

Введение

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявления о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем - лишает его практической и юридической значимости.

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Большую роль играет словесное оформление решений, действий. Язык не влияет пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль - функциональная разновидность языка. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии-основного компонента любого функционального стиля. На язык и стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать двусмысленности.

Исходя из вышесказанного мы можем сделать вывод, что тема исследования является актуальной, как с теоретической, так и с практической точек зрения.

Цель данной работы: выявить отличительные черты современного языка и стиля служебных документов.

1. Изучить понятие служебного документа. Определить место и роль служебного документа в управлении.

2. Дать краткую характеристику стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Объект: служебные документы.

Предмет: язык и стиль служебных документов.

Структура работы: первая глава посвящена рассмотрению особенностей составления текста служебных документов и их функциям, а так же установлению места и роли служебных документов в управлении.

Во второй главе будут рассмотрены стили современного русского языка, выявлены отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

В ходе решения поставленных задач курсовой работы были использованы следующие методы исследования:

· анализ исследовательской литературы;

· сравнения;

· анализ и синтез;

· системный;

Практическая значимость: невыполнение требований языка служебных документов в лучшем случае может привести к затруднению работы с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости. Поэтому, чтобы не оказаться в таком положении данная курсовая работа прояснит некоторые практические вопросы по данной теме.

1. Понятие о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

Рассмотрим определение служебного документа:

Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь - помочь", "допускать ошибку - ошибаться" нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи.

4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.

5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.

6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

Достоверность и объективность;

Точность, исключающая двоякое понимание текста;

Максимальная краткость, лаконизм формулировок;

Безупречность в юридическом отношении;

Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

Нейтральный тон изложения;

Соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Служебные документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.

Виды служебных документов:

Служебная записка (приложение 1);

Докладная записка (приложение 2);

Заявление (приложение 3);

Акт (приложение 4);

Договор;

Трудовое соглашение;

Распоряжение.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).

3. По форме: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные - часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые - созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах).

4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен.

5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Функции служебных документов:

Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на:

1. Респективную (относящуюся к прошлому).

2. Оперативную (текущую).

3. Перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие.

Каждый документ имеет информационную емкость.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. Документы, ориентированные в одном направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)

2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)

3. Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и др.).

4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы (накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

1.2 Место и роль служебного документа в управлении

В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.

Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.

2. Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

2.1 Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка

Стиль - это функциональная разновидность языка. Существует 5 видов стилей современного русского языка:

1. Научный стиль - функциональный стиль речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста. Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному. Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.

Под стили научного стиля:

1) научно-деловой;

2) научно-популярный;

3) научно-технический;

4) учебно-научный;

5) научно-публицистический.

2. Литературно-художественный - главной чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней, наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными особенностями того художественного произведения, элементом которого является это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях. Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или низменное, трагическое или комическое.

Под стили литературно-художественного стиля:

1) поэтический;

2) прозаический;

3) драматургический.

3. Официально - деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все эти приемы, с помощью которых автор теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.

Существуют следующие под стили официально- делового стиля:

1) законодательный (он используется в сфере управления государством);

2) административно - канцелярский (это ведение личных деловых бумаг организации);

3) дипломатический (проявляется на международном уровне).

Официально- деловой стиль применяется в таких документах как:

· Справка

· Объяснительная записка

· Заявление

· Инструкция

· Постановление

· Доверенность

· Законодательный акт

Многие черты в официально-деловом стиле, такие как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.

Общие черты официально- делового стиля:

1) сжатость, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала;

3) широкое использование терминологии;

4) частное использование отглагольных существительных, отыменных предлогов;

5) повествовательный характер изложения.

4. Публицистический стиль - это функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк, репортаж, интервью и др.

Публицистический стиль служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, афиша, буклеты). Он характеризует наличием общественно-политической лексики, логичностью, эмоциональностью, оценочностью, призывностью.

В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова, употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы, риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам, приобретает публицистическую окраску. Среди таких тем следует выделить политику, экономику, образование, здравоохранение, криминалистику, военные темы.

Под стили публицистического стиля:

1) информационные;

2) собственно публицистические;

3) художественно-публицистический.

Функции публицистического стиля:

1) информационная - это стремление в кратчайший срок сообщить людям новости;

2) воздействующая - это стремление повлиять на мнение людей.

5. Разговорный стиль - это функциональный стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и просторечная лексика.

В разговорном стиле большую роль играют жесты, мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.

Форма реализации - диалог, этот стиль чаще всего используется в устной речи. Разговорному стилю присуща функция обобщения.

2.2 Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор слова и его формы, построения предложение - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Для этого нужно помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой - либо области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем (например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в договоре предусмотрены форс - мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)»

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быль понятен и автору, и адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

1) расшифровать;

2) дать официальное определение термина;

3) заменить термин общепонятным словом или выражением.

Расшифровка термина должна быть точной, ясной полной.

Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

· тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. Nuance - оттенок, тонкое отличие);

· форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. Forcer - ускорять темп деятельности);

· в декабре месяца (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);

· 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

· прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix- цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

· главная суть («суть»- это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словарях встречается и тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потерь смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости.

Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· должностной оклад - устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится и т.д.

Особое внимание следует обратить на сочетание «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины - синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. Например, термины «анкета» и «вопросник». Они могут быть полными или частичными. При употреблении терминов- синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве многосторонние сделки называются договорами и др.

При работе с текстом следует различать паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:

Оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»).

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа.

Трудно догадаться, что аббревиатура потери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ - это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура не допустима в деловом письменном обращении.

Правила аббревиации:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением.

2. Сокращение должно быть обратным, т.е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами.

3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношения и правописания.

В современном русском языке существуют три способа образования аббревиатуры:

1) по первым буквам слов, входящих в сокращение;

2) по начальным слогам слов, входящих в сокращение;

3) соединение одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом.

Типы аббревиатур:

· инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь, подразделяются на:

ь Буквенные: МЧС, МП, КБ;

ь Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ;

ь Буквенно-звуковые (при чтении произносится по буквам, а другая часть по звукам): ГУВД, ТОО.

· слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов;

· частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова;

· телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов.

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Необходимо запомнить, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:

Организация Объединенных Наций.

В большинстве названий - первое слово с прописной:

Федеральная архивная служба России.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, храм Христа Спасителя.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия, и постоянно происходят изменения.

2.3 Редактирование правка служебных документов

Редактирование - (это проверка и исправление текста) - одна из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное значение существа вопроса, владение фактическим материалом.

Официально - деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку служебных документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому не редко приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Важные принципы редакторской правки:

· сохранение содержания документа неизменны;

· возможность доказать, что вмешательство в тексте необходимо;

· целостность и последовательность;

· четкость и аккуратность,

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторских правок (приложение 5);

· Правка - вычитка;

· Правка - обработка;

· Правка-переделка.

Документ, выправленный квалификационным редактором, должен:

· Быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;

· Иметь оптимальный объем;

Строиться по законам логики;

2.4 Типичные ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употреблены в официально -деловой речи.

Составление текста служебных документов - это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковых компетенции. Нельзя научиться правильно писать документы, не зная особенностей официально - делового стиля. Современный русский язык накопил в сфере делового письменного общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными формами.

Заключение

В курсовой работе были выполнены следующие задачи:

1. Изучено понятие служебного документа. Определены место и роль служебного документа в управлении.

2. Показаны виды и однократная характеристика стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Таким образом, цель данной работы - выявление отличительных черт современного языка и стиля служебных документов - достигнута.

В работе сделаны следующие выводы

Во-первых, для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Документы должны составляться и оформляться на основе правил изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Во-вторых, составление документов - это трудный и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила современного русского языка и отличительные черты официально-делового стиля документов, можно значительно уменьшить время на их подготовку.

Отличительными чертами современного делового стиля являются:

· грамотное использование терминов - слов или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

· знание основных правил грамматики, такие как использование пассива и безличных предложений, употребление деепричастных оборотов и другие.

· умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

служебный документ язык деловой

Список литературы и источников

1. Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999г.).

2. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

5. Словарь сочетаемости слов русского языка. / Под. Ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983

6. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм/ Т.В. Кузнецова: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.

7. Михалкина И.В. Соблюдение норм русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах// Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. - №4. - С. 61-67.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

9. И.Н. Кузнецов. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М.: «Дашков и К о », 2007. - 520 с.

10. Н. Кушнаренко. Документоведение: Учебник. - Киев: Знания, 2008. - 459с.

11. Н.С. Ларьков. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427, с.

12. М.Ю. Рогожин. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.

13. К.Б. Гельман-Виноградов. Трудности научной трактовки понятия "документ" и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2005. № 6.

14. А.С. Демушкин. Распознание подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4

15. Л.Н. Мазур. Бюрократические циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.

17. В.Ф. Янковая. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. № 11

Приложение 1

Образец оформление служебной записки

Приложение 2

Образец оформления докладной записки

Приложение 3

Образец оформления заявления

Директору ООО «Желание»

Степанову Г.Н.

Менеджера по продажам

Ларионова Василия Ивановича

Заявление

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 19.09.2013 г.

Ларионова

Приложение 4

Образец оформление акта

Приложение 5

Виды редакторских правок

Вид правки	Краткая характеристика
Правка-вычитка	Максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.
Правка-сокращения	Производится в двух основных случаях: Во - первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче; Во - вторых, когда в тексте содержится избыточная информация - повторы и «общие места». Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, настолько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.
Правка - обработка	Представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием громоздких конструкций и т. д.
Правка-переделка	Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили.

Приложение 6

Примеры синтаксических ошибок

Вид ошибок	Характеристика
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении	В текстах служебных писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.	В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО выполнило заказ
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов	Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты.	Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты»
Неправильное использование предлогов	В служебной письменной речи получили большое распространение словосочетание с предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже.	Неправильно: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».
Неправильное согласование в падеже	Составители служебных документов часто допускают неправильное соглашение в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного	Неправильно: «Согласно Вашей просьбы…» Правильно: «Согласно Вашей просьбе…»

Положение 7

Примеры морфологических ошибок

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа , добавлен 09.05.2013


История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.

учебное пособие , добавлен 04.08.2010


Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа , добавлен 17.12.2009


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа , добавлен 27.07.2008


Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа , добавлен 18.02.2011


Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

контрольная работа , добавлен 03.04.2010


Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов. Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу.

контрольная работа , добавлен 11.07.2011


Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

презентация , добавлен 07.08.2013


Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.

реферат , добавлен 02.08.2013


Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

Бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

верхнее - не менее 10 мм,

правое и нижнее - не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

2. Язык управленческого документа.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

3. Этикет делового письма.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо- как один из основных видов документов.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

3.1. Особенности текста письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

“Уважаемый Игорь Леонидович!”;

“Господин Зорин!”;

Затем уместны были бы слова благодарности:

“Мы были рады получить Ваше письмо”;

“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Напоминание

Напоминаем Вам, что...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Пожалуйста, сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

Золотое правило

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

3.2. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

4. Официальный деловой стиль.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· адресность информации;

· повторяемость информации;

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.

Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.

Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.

Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.

Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.

Список литературы

1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с

2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.

3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.

6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")

Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с