Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

• статья 127 Трудового кодекса РФ;
• п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

• временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
• выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
• отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

• при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
• при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

1. фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
2. ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

1. заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
2. прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

• при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
• даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

• при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
• при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

• Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
• Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
• Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
• Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется на сотрудника в случае поступившего от него заявления. Он издается тогда, когда срок положенного отпуска был увеличен ввиду переноса с предыдущего года.

ФАЙЛЫ

Законодательная база

О выплатах за неиспользованных отпуск говорится в 126, 127 статьях Трудового кодекса. Причем вторая касается денежных выплат при увольнении. Такие ситуации случаются чаще. И приказ об этой компенсации обычно не издается отдельно. Распоряжение просто является одним из пунктов приказа об увольнении, при этом сама причина увольнения не важна, она не может послужить предлогом для отказа в праве получения денежной выплаты.

Вообще, согласно существующим нормам, компенсация положена только в том случае, когда в прошлом году работник «недогулял» любо вообще не брал отпуск и остаток (либо все положенные 28 дней) были перенесены на следующий год и «прикреплены» к отпускным дням следующего периода.

Исключения из правил

Если в компании есть несовершеннолетний сотрудник, то ему нельзя компенсировать дни отпуска. Также категорически запрещено оформлять такие компенсации беременным женщинам.

Раньше эта норма касалась и сотрудников, которые выполняют свои обязанности во вредных (3 класс) и опасных (4 класс опасности условий труда) условиях. У некоторых категорий отпуск, кстати, должен быть увеличенным.

Так вот, если сотрудник, который работает во вредных условиях труда, желает получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то его заявление можно выполнить, только если дней отпуска набирается 28, плюс дополнительная неделя. То есть на все, что превышает 35 дней.

Почему может образоваться неиспользованный отпуск

На практике отпуск может быть не использован в полном объеме по нескольким причинам:

• Болезнь сотрудника во время отпуска. При этом свое состояние в это время работник должен будет подтвердить наличием больничного листа.
• Если во время отпуска сотрудник сдавал сессию на учебе заочно. Согласно закону, работодатель обязан отпускать со службы работника для этой цели. А так как человек находится в отпуске и фактически не использует дни, то он имеет право продлить отпуск на этот срок или получить компенсацию. Это касается и других случаев, когда работник выполняет государственные обязанности (например, дает показания и пр.).
• Другие причины, предусмотренные существующим законодательством.

В любом случае руководствоваться при пересмотре срока либо компенсации нужно интересами как работника, так и работодателя. В большинстве случаев адекватные люди приходят к компромиссу в этом вопросе достаточно быстро. Если такового не случается, то следует обратиться к Трудовому кодексу.

Основания

Для того чтобы издание приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск было оформлено юридически грамотно (и имело силу), необходимо основание. Единственно возможным основанием является заявление самого сотрудника. Именно он должен проявить желание получить компенсацию, если какие-либо дни отпуска были не использованы.

Элементы приказа

Приказ можно оформлять как на стандартном листе А4, так и на специальном бланке организации. Суть последнего в том, что в верхней его части прописаны реквизиты компании, руководитель которой подписывает документ.

Приказ состоит из трех разделов:

• Стандартной для этого документа шапки. В ней приказ нумеруется, прописываются реквизиты и название организации (если этого не сделано ранее), указывается дата подписания. После этого можно переходить к сути.
• Основная часть. Тело приказа в подавляющем большинстве случаев включает ссылку на закон (126 статью ТК), слово «Приказываю» и указание на замену оговоренного в заявлении сотрудника количества дней на материальные средства.
• Заключительная часть. Принципиально важно, чтобы заключение содержало ссылку на заявление работника (с указанием числа его принятия в работу). Также в конце необходима подпись руководителя, при наличии – печать организации.

Где регистрируется, сколько хранится

Приказ относится к указаниям по личному составу. И, например, вместе с приказом о предоставлении основного отпуска регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.

Что касается времени хранения, то в обычном случае оно составляет 5 лет. Если же речь идет о выполнении своих обязанностей сотрудником во вредных условиях труда, то срок хранения документа увеличивается до 75 лет.

При использовании части отпуска

Если работник использовал некоторую часть отпуска, а за оставшуюся хочет получить компенсацию, то бухгалтеру (либо другому ответственному лицу) необходимо будет оформить сразу 2 документа за подписью руководителя учреждения. Приказ о предоставлении основного отпуска (составляется в форме Т-6) плюс приказ о выплате компенсации – отдельно.

Расчет компенсации

Для того чтобы не ошибиться с конкретной суммой выплаты, бухгалтеру (либо другому производящему расчеты работнику) необходимо свериться с формулой. Она достаточно проста: количество дней отпуска, которые компенсируются, перемножаются на сумму, которую в среднем получал сотрудник за 1 трудовой день. При вычислении последней учитывается заработная оплата за 12 предыдущих месяцев работы.

Всё, что конкретный сотрудник заработал за 12 прошедших месяцев, делится на 12, а затем – на 29,3 (среднее количество дней в месяце).

Однако если часть дней была пропущена по болезни (и имеются больничные листы), то применяются уточняющая формула, берущая в расчет и этот параметр. Например, вместо 12 месяцев сотрудник фактически отработал 10 и 3 дня. Тогда вместо 12 следует подставлять 10+3.

Эти и другие нюансы процесса произведения расчетов рассмотрены в Положении, которое утверждено Постановлением Правительства №922 от 24 декабря 2017 года.

В любом случае если отпуск переносится, то он должен быть использован не позднее следующего года (либо должна быть компенсация за него). Иное положение дел противоречит закону. Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск – легальный способ юридически грамотно оформить выплаты со стороны работодателя сотруднику.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации любой трудоустроенный гражданин имеет право на гарантированный ежегодный оплачиваемый отдых. Его продолжительность составляет 28 и более суток. При определенных обстоятельствах возможно увеличение его длительности. При неиспользовании дополнительных дней отдыха работник может оформить материальную компенсацию. Условия ее предоставления регулируются федеральными законодательными актами.

Что такое денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Все трудоустроенные граждане имеют право на ежегодный отпуск, но не каждый работник полностью его использует. Отпускные оплачиваемые дни, количество которых превышает 28, подлежат переносу либо финансовому возмещению – на выбор работника. Трудовой Кодекс РФ предполагает возможность получения денежных выплат только взамен дополнительных выходных.

В случае увольнения сотрудника, при расчете, в последний рабочий день работодатель обязан выплатить ему компенсацию пропорционально отработанному в организации периоду времени. Оплата оставшихся от отдыха суток деньгами выполняется по письменному заявлению сотрудника. Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск регулируется федеральными нормативными и законодательными актами.

Кто не имеет право на компенсационные выплаты

Существуют ограничения круга лиц, имеющих право заменить неиспользованный отпускной период на денежные выплаты. Статья 126 Трудового Кодекса накладывает запрет на предоставление компенсации части отпускного периода:

• основной и дополнительной – беременным и работникам моложе 18 лет;
• дополнительной – лицам, работающим в тяжелых, вредных, опасных условиях.

Причины образования неотгуленного отпуска

Если работник написал заявление на полный ежегодный обязательный отдых, но вследствие определенных обстоятельств использовать его полностью не удалось, возникают дни, взамен которых можно получить денежное возмещение. Причинами такой ситуации могут оказаться:

• болезнь – получение листа временной нетрудоспособности, максимальной продолжительностью 30 суток, на период действия которого продляется ежегодный обязательный отдых;
• решение руководителя отозвать работника из отпуска по производственной необходимости;
• перенос отпускного периода по инициативе сотрудника вследствие имеющихся у него на то уважительных причин, например, смерти родственника;
• неправильно подчитано количество отпускных за расчетный период;
• исполнение во время ежегодного отдыха государственных обязанностей, сопряженных с освобождением от работы.

Нормативно-правовое регулирование

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится в строго определенные законом моменты. Большинство нюансов регламентируется Трудовым Кодексом РФ:

• ст. 126 – денежная компенсация отпускных суток, превышающих стандартные 28;
• ст. 127 – то же, но при увольнении;
• ст. 115–120 – продолжительность основного и дополнительного отпусков;
• ст. 423 – о пропорциональности размера денежных средств, получаемых взамен неиспользованных отпускных дней;
• ст. 251–351 – особенности регулирования условий труда и отдыха отдельных категорий граждан.

Право представителей определенных профессий на получении денежной компенсации взамен неиспользованного отдыха устанавливается частью IV ТК РФ и министерскими письмами, приказами. Порядок исчисления стажа, расчета количества положенных возмещению дней и другие нюансы регулируют следующие нормативно-правовые акты:

• Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР в 1930 г., с изменениями от 2010 г.;
• Письмо Министерства здравоохранения и социального развития №4334-17 от 07.12.2005 г.;
• Письмо Федеральной службы по труду и занятости №944-6 от 23.06.2006г.;
• Письмо Роструда №5921-ТЗ от 31.10.2008 г.;
• Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007 г.;
• Международная Конвенция «Об оплачиваемых отпусках» №132 (ратифицирована 01.07.2010 г.).

В каких случаях положена компенсация

В большинстве случаев все оставшееся количество суток положенного ежегодного отдыха подлежит пересчету и оплате при увольнении. Возможны ситуации и при продолжении трудовой деятельности в организации. Редкость возникновения последнего варианта связана с тем, что Трудовым Кодексом запрещено компенсировать положенные большинству рабочего населения (за исключением отдельных профессий, например, медики, педагоги и др.) основные 28 суток, а остаток работодатели предпочитают переносить на следующий расчетный период.

Сотруднику полагается предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха, длительностью 28 календарных дней хотя бы 1 раз в 24 месяца. Непредоставление такового является нарушением законодательства, влечет административное наказание для работодателя. Использовав половину из 56 суток, положенных за 2 отработанных года, остаток возместить в денежной форме нельзя, т.к. все это – составные обязательной основной части. Замена деньгами возможна лишь в случае расторжения трудового договора. Эти правила относятся к основным работникам, внутренним, внешним совместителям.

При увольнении сотрудника

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у сотрудника по прошествии полугода работы. При увольнении возмещению подлежат все полагающиеся неиспользованные отпускные дни, вне зависимости от количества проработанного в организации времени. Например, проработавшему 4 месяца работодатель должен возместить период обязательного ежегодного отдыха пропорционально этому сроку. Для точного расчета используется специальная формула.

Без увольнения

При продолжении работником трудовой деятельности на предприятии не использованные им за расчетный год отпускные сутки с его согласия переносятся на следующий год либо оплачиваются. Статья 115 ТК РФ запрещает компенсацию основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Если сотрудник не отгулял его полностью, то может возместить оставшуюся часть, даже если не увольняется, но оплате подлежит только количество, превышающее положенные 28 календарных дней.

Сверхнормативными являются дополнительные сутки, предусмотренные законодательством, локальными нормативными актами предприятия, остатки выходных дней за предшествующий расчетный год и др. Статья 116 ТК РФ предусматривает удлиненную продолжительность ежегодного отдыха, взамен которого возможна компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения, следующим категориям работников:

• имеющим особый характер работы – количество дополнительных дней устанавливается Правительством РФ;
• занятым на вредных производствах – минимум 7 дней;
• с ненормированным графиком – 3 и более;
• имеющим опасные условия труда – более 6;
• проживающим в районах Крайнего Севера и приравненной к ним местности – в зависимости от регионального коэффициента;
• инвалидам, пенсионерам – до 14 календарных дней;
• представителям определенных профессий: медикам, педагогам, научным сотрудникам, госслужащим;
• иным, если это установлено локальными актами работодателя.

Расчет компенсации при увольнении

Работнику, отработавшему определенный период времени и не воспользовавшемуся правом на ежегодный оплачиваемый отпуск, при увольнении обязаны возместить эти дни в денежном эквиваленте. Причина прекращения трудового договора – по собственному желанию, окончания срока действия, нарушение трудовой дисциплины и др. – не влияет на право получения выплаты, она положена всем. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается:

1. пропорционально проработанному времени;
2. с учетом среднедневного заработка.

Когда положена полная компенсация

В некоторых случаях, работнику полагается возмещение неиспользованных отпускных дней за полные 12 месяцев, даже если отработанный период меньше. Это происходит, когда сотрудник проработал на предприятии период, превышающий 11 месяцев – 1 год и 11 мес., 2 г. 11 мес. и т.д. либо имеет стаж от 5,5 месяцев и уволен по причинам:

• сокращения штатной единицы;
• ликвидации, реорганизации предприятия, структурного подразделения;
• перенаправления на другое место работы;
• призыва на воинскую службу;
• профнепригодности.

Отпускной стаж сотрудника

Отдых в размере от 28 календарных дней полагается сотрудникам не за календарный, начинающийся с января, год, а за расчетный, исчисляемый с даты приема на работу. Например, работник трудоустроился 04.02.2016 г., расчетным годом для него будет 04.02.2016 – 03.02.2017 (при отсутствии периодов, смещающих его). Право на использование до 14 календарных дней (при согласовании с начальством – более) возникает у сотрудника спустя 6 месяцев непрерывного стажа, т.е. в вышеуказанном примере – 04.08.2016 г., а полный можно использовать через 11 мес. – 04.01.2017 г.

Авансом возможно предоставление ежегодного отдыха следующим категориям работников:

• лицам младше 18 лет;
• беременным;
• имеющим детей до трех лет;
• совместителям;
• льготникам, например, пенсионерам, инвалидам и т.д.

Для определения количества неиспользованных суток с целью компенсации необходимо рассчитать отпускной стаж. Из расчета исключаются периоды отпуска:

• без сохранения заработной платы, продолжительностью более 14 дней за 1 год;
• по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.

Например, сотрудник, трудоустроенный 04.02.2016, использовал 12 дней основного и 28 – за свой счет (01.08 – 28.09), то при увольнении 01.10.2016 г. ему положена компенсация неиспользованного периода 04.02 – 01.08 и 15.08 – 01.10. Для округления месяцев, составляющих отпускной стаж, используется арифметический принцип: 15 и более дней последнего месяца округляются в большую сторону, меньшая продолжительность – в меньшую.

Формула расчета отпускных

Положенную сумму за непотраченный отдых работник может подсчитать самостоятельно, воспользовавшись онлайн-калькулятором, но затруднительно, т.к. необходимо знать совокупный годовой доход, количество неотгуленных дней и отпускной период. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается бухгалтерами предприятий по формуле:

• Сумма = Кол-во неиспользованных дней × Средний дневной заработок.

Количество положенного за отработанный период отдыха можно рассчитать двумя способами:

1. По Правилам об очередных и дополнительных отпусках от 1930 г. Утвержденный в Советском Союзе документ, с внесенными изменениями, до сих пор действует. Дни, подлежащие компенсации = Отработанные месяцы × Количество положенных суток за год / 12. Например, отработавшему 7 месяцев работнику по его просьбе предоставляется выплата за 7×28/12=16,33=17 дней. Согласно предписанию Министерства здравоохранения и социального развития, округление при расчете не производится, но при необходимости нецелое число округляется в пользу сотрудника, даже если это противоречит правилам арифметики.
2. По нормативам, установленным Министерством здравоохранения и социального развития РФ: 2,33 × количество отработанных месяцев. За отработанные 7 месяцев полагается 2,33×7=16,31, при округлении в сторону работника получают те же 17 дней, подлежащих компенсации.

Средний дневной заработок рассчитывается по формуле, учитывающей зарплату за год, :

• СДЗ = ЗП / 12 / 29,3, где:
  • ЗП – заработная плата сотрудника за последние 12 месяцев, исключая выплаты по больничным листам, переработки по производственной необходимости, период вынужденных простоев;
  • 12 – число месяцев в году;
  • 29,3 – среднее количество дней в месяце (такое среднемесячное число было введено в ТК в апреле 2014 г. и остается актуальным сейчас).

В случае, если один или несколько месяцев были отработаны не полностью, расчет производится по совершенно иной формуле:

• СДЗ = КПМ × 29,3 + НП1 + НП2 +…, где:
  • КПМ – количество полных месяцев,
  • НП – количество отработанных дней в неполном месяце (-ах).

Для сезонных работников и лиц, заключивших срочный трудовой договор продолжительностью до 2 месяцев, количество полагающихся суток оплачиваемого отпуска указано в ст. 291 ТК РФ и составляет 2 суток за один отработанный месяц. О количестве отпускных суток, полагающихся возмещению некоторым другим категориям работников, указано в ч.4 Трудового Кодекса.

Как получить компенсацию­

Для того, чтобы получить денежное возмещение неиспользованных суток оплачиваемого отдыха, необходимо обратиться в бухгалтерию по месту работы с письменным заявлением. На его основании издается приказ о выплате компенсации, выдается работнику под подпись, оформляются соответствующие записи в кадровых документах – личной карточке, графике отпусков.

Заявление

Форма заявления на предоставление выплаты за неиспользованный отпуск не утверждена на государственном уровне. Сотрудник в произвольном виде составляет документ с указанием основных необходимых реквизитов:

• в шапке: ФИО, должность руководителя, работника;
• по центру: «заявление»;
• с красной стоки, примерный текст: «Прошу выплатить мне денежную компенсацию взамен неиспользованных дней…»;
• количество дней;
• расчетный период;
• дата, подпись сотрудника с расшифровкой.

Приказ руководителя о замене отпуска денежной компенсацией

Приняв от работника заявление, руководитель визирует его, издает приказ для бухгалтерии и отдела кадров. Если за ведение кадрового делопроизводства отвечает непосредственно директор, ему рекомендуется проверить указанные в заявлении работника данные во избежание финансовых ошибок при расчете. Унифицированной формы приказа нет, он создается по типовым нормам организации, с указанием необходимых для этого случая сведений – ФИО сотрудника, количество неиспользованных суток и т.д.

Примерный вариант (образец оформления документа):

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

ООО «Весна»

№137-лс от 01.10.2017 г.

г. Москва

О замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией

В соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Старшему технологу Макаровой И.А. заменить денежной компенсацией часть дополнительного отпуска за период 12.03.2016 по 11.03.2017 в размере 2 (двух) календарных дней.

Основание: личное заявление Макаровой И.А. от 29.09.2017г.

Директор ООО «Весна» (подпись) Крючков Д.С.

С приказом ознакомлена:

Старший технолог (подпись) Макарова И.А.

Когда выплачивается

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения выплачивается в дату начисления зарплаты за текущий месяц. При прекращении трудового договора перечисление производится в последний рабочий день либо в день предъявления сотрудником требований о его расчете. Несоблюдение сроков выплаты либо уклонение от выполнения законного обязательства, связанного с оплатой неиспользованных суток, влечет наложение на работодателя санкций, установленных:

1. Налоговым Кодексом;
2. Кодексом об административных правонарушениях.

Налогообложение и страховые взносы

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении регулируется Налоговым Кодексом РФ. Статья 226 обязывает работодателя перечислить НДФЛ не позднее одного рабочего дня, следующего за датой увольнения сотрудника. В любой ситуации – при увольнении либо при продолжении трудовой деятельности – с выплаченной суммы отчисляются обязательные страховые взносы в ФСС и ПФР (ФЗ №212, п.2, ч.1, ст.9).

В бухгалтерских документах организации (малого предприятия), не имеющей фонда оплаты отпусков, возмещение неиспользованных суток отражается как статья расходов (ст. 225 НК РФ), поэтому влияет на выплату налога на прибыль организациями, применяющих систему налогообложения «доходы минус расходы» и не влияет на использующих в качестве объекта налогообложения только доходы.

Что делать если компенсационная выплата не начислена или не выплачена вовремя

Задержка сроков начисления компенсации за неиспользованные дни или ее отсутствие является поводом обращения в трудовую инспекцию и суд. Кодексом об административных правонарушениях для работодателя предусмотрены штрафы в размере:

• 10–20 тыс. рублей – для должностных лиц;
• 30–50 тыс. – для юридических лиц;
• 1–5 тыс. – для предпринимателей, ведущих деятельность без образования юрлица.

За повторение аналогичных нарушений наказание усиливается:

• 20–30 тыс. рублей либо отстранение от деятельности на 1–3 года – для должностных лиц;
• 10–30 тыс. – для не являющихся юрлицом;
• 30–50 тыс. – для юридических лиц.

Подав на работодателя в суд, работник вправе претендовать на получение невыплаченной компенсации, недоплаты, возмещение морального вреда, издержек на юридические услуги, связанные с судебным разбирательством. Обратиться с исковым заявлением в соответствующие инстанции о взыскании доплаты с работодателя сотрудник имеет право до истечения 3 месяцев с даты увольнения.

Видео

Довольно многие задаются вопросом, допускается ли замена ежегодного отпуска денежной компенсацией . Попробуем разобраться в тонкостях действующего трудового законодательства в данной сфере и дать вам подробную информацию, которая полезна при выстраивании взаимоотношений с работодателем.

Когда отпуск возможно компенсировать деньгами

Существует 2 законодательно закрепленных варианта замены отпуска денежной компенсацией:

Выплата деньгами за часть отпуска, превышающую базовые 28 календарных дней. Данная норма содержится в ст.126 ТК РФ.

Увольнение работника. В данном случае действуют положения ст.127 ТК РФ.

Не допускается замена отпуска денежной компенсацией женщинам в период беременности и работникам, не достигшим совершеннолетия (18 лет). Для лиц, которые трудятся на вредных, а также опасных работах закон ранее не разрешал заменять денежной компенсацией дни предусмотренного дополнительного отпуска. Однако два года назад в данную норму были внесены корректировки. Теперь замена отпуска денежной компенсацией возможна на дни дополнительного отпуска, превышающего календарную неделю. Причем данная возможность должна быть закреплена коллективным соглашением. Производится выплата на основании приказа директора.

Компенсация за неиспользованный отпуск образец приказа:

Что касается выплаты компенсации за дни неиспользованного отпуска при увольнении сотрудника , то здесь согласно ст. 127 ТК РФ оплачиваться должны все неиспользованные отпуска, включая дни, которыми человек не воспользовался за все прошлые годы с момента трудоустройства. При этом право получить компенсацию не зависит от обстоятельств, послуживших причинами увольнения. В данном случае основанием для начисления денежной компенсации служит приказ об увольнении, где и фиксируются суммы, подлежащие выплате.

Остановимся более подробно на обоих вариантах.

Замена отпуска денежной компенсацией на дни, сверх 28 календарных дней

Как уже отмечалось выше, выплата в данном случае производится на основании приказа директора, который в свою очередь издается на основании личного заявления работника.

Компенсация за отпуск образец заявления:

Решение о такой денежной компенсации дней отпуска принимается непосредственно руководителем, который либо соглашается ее произвести по просьбе работника, либо принимает отрицательной решение ввиду определенных обстоятельств. В случае отказа дни отпуска должны быть работником использованы так сказать в натуре. Поэтому говорить об ущемлении законных прав работника при этом не стоит.

Если человек делит отпуск, то компенсации подлежит лишь та его часть, которая приходится на дополнительные дни свыше 28 календарных дней основного отпуска.

Приведем пример. Предположим, что сотруднику предприятия в связи с исполнением им трудовых обязанностей по режиму ненормированного трудового дня полагается основной оплачиваемый отпуск длительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск сроком 10 календарных дней. Итого 38 календарных дня. на очередной год предусмотрено, что в отпуск он идет в августе на все 38 дней. Однако он обращается к руководителю с заявлением о направлении в отпуск на 28 календарных дней и замене дополнительных дней отпуска денежной компенсацией.

В таком случае работник скорее всего получит выплату компенсации одновременно с отпускными не позднее, чем за 3 дня до ухода на отдых. Норма касательно сроков выплаты отпускных закреплена в ст. 136 ТК РФ.

Рассчитывается сумма денежной компенсации на основании среднего заработка человека, который в свою очередь определяется согласно правилам, предусмотренным статьей 139 ТК РФ, а также Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Если продолжительность основного отпуска больше, чем 28 календарных дней (к примеру это может быть 30 календарных дней), то денежной компенсацией может быть заменен дополнительный отпуск и 2 дня основного отпуска.

Существуют и такие варианты, когда основной отпуск оформляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих. В этом случае часть отпуска, компенсируемая денежной выплатой, должна быть пересчитана на календарные дни. При этом используется математическая дробь 7/6, в которой 7 – число календарных дней в неделе, а 6 – число рабочих дней при 6-дневной рабочей недели.

Стоит учитывать и такой немаловажный момент, что в случае суммирования ежегодных отпусков, а также при переносе положенного отпуска на очередной календарный год на законодательном уровне предусмотрена возможность получения денежной компенсации части отпуска за каждый год, превышающей 28 календарных дней. К примеру, продолжительность ежегодного отпуска человека составляет 35 календарных дней. Ввиду производственной необходимости его очередной отпуск перенесен на следующий календарный год. Таким образом, ему полагается отдыхать целых 70 календарных дней . Из них он обязан отгулять непосредственно 56 календарных дней, а в виде денежной компенсации может получить оплату за 14 календарных дней (35-28) за каждый из 2-х полагающихся отпусков.

Компенсация отпуска на вредных работах (вредные условия труда)

Работникам, занятым на вредных работах, выплата денежной компенсации взамен дополнительного оплачиваемого отпуска полагается за ту его часть, которая превышает 7 календарных дней.

Для обеспечения законной базы для подобной компенсации необходимо, чтобы существовало отраслевое соглашение, ее закрепляющее, а также она была предусмотрена в коллективном договоре по предприятию. Кроме того требуется наличие согласия работника на подобную денежную замену дней отпуска, которое оформляется в письменной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Напомним, что дополнительные дни для отдыха предоставляются работникам, условия труда которых в ходе проведения спецоценки отнесены к категории вредных II-IV степеней или опасных.

Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении

Денежная выплата увольняющемуся работнику за все дни неиспользованных с момента трудоустройства отпусков предусмотрена ст. 127 ТК РФ. Правда, выплата может быть заменена на основании личного заявления работника непосредственно предоставлением ему всех указанных дней отдыха. Исключением в данном случае является увольнение за дисциплинарные проступки работника. При этом работодатель может рассмотреть обращение о замене компенсации отпуском положительно, но не обязан. На этот счет существует судебная практика и разъяснения Роструда.

Если работодатель отказывается оформить увольняющемуся работнику отпуск перед уходом, то его законное право на оплачиваемый отдых реализуется путем предоставления денежной компенсации. Рассчитывается эта выплата пропорционально количеству неиспользованных дней отдыха.

Статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией . Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда не допускается.»

Данное положение законодательства вызывало вокруг себя множество споров и дискуссий. Одни знатоки трудового законодательства утверждали, что переводу в денежный эквивалент подлежат только дни дополнительного оплачиваемого отпуска, другие же считали, что «обменять на наличность» можно и дни основного.

Письмо Министерства труда и социального развития от 25.04.2002 г. № 966-10 поставило точку в этом споре между «физиками» и «лириками». В частности, в нем было сказано, что решение этого вопроса возможно по соглашению сторон, или, иначе говоря, соответствующее положение Трудового кодекса можно применять и так, и эдак.

Процедура проведения замены отпуска денежной компенсацией на практике часто вызывает затруднения. Особенно много сложностей возникает в связи с «конвертацией» части основного отпуска, превышающей 28 календарных дней, в денежный капитал. В данной статье мы постараемся разъяснить, каким образом оформляется подобное превращение.

Откуда излишки?

Для образования «отпускных излишек», если можно так выразиться, необходимо, чтобы человек не отгулял полный отпуск или его часть за предыдущий период.

Согласно части 3 статьи 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12-ти месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Норма, касающаяся данного вопроса, есть и в статье 125 ТК РФ. В частности, в части 2 данной статьи сказано, что отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течении текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Проанализировав эти положения ТК РФ, можно представить два случая, когда складывается ситуация, при которой сотрудник не отгулял отпуск в положенное ему время:

• Первый вариант: сотрудник лелеял мечту уйти в отпуск, но для родной организации его потенциальное отсутствие грозило крахом и погибелью, в связи с чем руководство попросило бедолагу не покидать свой «отчий» дом, на что тот жертвенно согласился;
• Второй вариант: сотруднику все-таки удалось уйти на покой, но посредине отпуска его опять-таки попросили вернуться, мотивируя тем, что без его присутствия в организации ну никак не обойтись.

В обоих указанных случаях, во-первых, желательно иметь письменное обоснование тому, что предоставление отпуска работнику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации .

Во-вторых, необходимо получить письменное согласие работника :

• в первом случае — только на перенесение отпуска на следующий год;
• во втором случае помимо этого понадобится еще и согласие на отзыв его из очередного отпуска.

Отзыв из отпуска обычно оформляется следующим образом. Непосредственный начальник пишет служебную записку с просьбой отозвать из очередного отпуска своего подчиненного. В данном документе обязательно должна быть указана причина, по которой «бедолагу» возвращают на свое рабочее место. Согласие работника может быть подтверждено соответствующей надписью внизу данного документа. Предлагаем вам пример оформления служебной записки (см. Пример 1). На основе данной служебной записки издается приказ об отзыве работника из очередного отпуска (см. Пример 2).

Для получения согласия работника на перенесение отпуска на очередной календарный год можно составить уведомление (см. Пример 3) и уже на его основании издать приказ (см. Пример 4).

Техника замены основного отпуска денежной компенсацией

Итак, дни основного оплачиваемого отпуска «передвинулись» на следующий период. Наступает новый рабочий год и у сотрудника появляется выбор:

• либо отгулять все «набежавшие» дни в совокупности (28 полагающихся в этом году дней плюс неотгуленный отпуск за прошлый год),
• либо отдыхать только 28 дней основного отпуска, остальные же заменить денежной компенсацией.

Чтобы получить денежную компенсацию, работнику следует написать письменное заявление. Выражение согласия в иной форме (составление соглашения, «утвердительная» надпись на служебной записке или уведомлении) будет противоречить ТК РФ. Трудовой кодекс предполагает, что инициатива подобной замены должна исходить исключительно от работника.

Допустим, что работник не смог отгулять все 28 календарных дней отпуска, полагающиеся ему за период с 02.09.2004 по 01.09.2005, а был в отпуске только с 04.06.2004 по 19.06.2004 — 15 дней. Тогда заявление сотрудника будет выглядеть так, как показано в Примере 5.

На основании заявления издается соответствующий приказ . См. Пример 6. Стоит отметить, что работник может попросить заменить денежной компенсацией не только весь «хвостик» в 13 календарных дней, превышающих 28, но и 12, 11, 10 дней и т.д. Тогда он будет отдыхать соответственно 29, 30 или 31 день.

В личной карточке работника (форма Т-2) делаются необходимые записи (фрагмент данной формы см. в Примере 7).