Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

Сопроводительное письмо к документам

0 комментариев

16901 просмотр

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;

предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье « Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,

просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,

«Высылаем вам…»,

«Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,

«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Дорогие друзья! В связи с большим количеством поступивших заявок, сервис приостанавливает свою работу до их выполнения. Возможно, среди запрошенных есть и те образцы резюме, которые вас интересуют. Следите за обновлениями.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):

Пример 1.

Уважаемая Мария,

в ответ на вашу вакансию "менеджер по продажам холодильного оборудования", опубликованную в журнале "Работа и Зарплата", высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.

С наилучшими пожеланиями,
Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11

Пример 2.

Добрый день, Мария.

В прикрепленном файле резюме. Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии www.zarplata.ru Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.

Пример 3.

Уважаемые господа,

прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.
Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.

С уважением, Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11

Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:

1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме; желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях); предложение своей кандидатуры.

Пример 4:
Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что Ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.

2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.

3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.

Пример 5:
В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях .

Пример 6:
Весь опыт моей трудовой деятельности, профессиональные знания и навыки, а также ожидания дальнейшего продвижения лежат в области активных прямых продаж и работы с клиентами (как на исполнительском, так и на административном уровне). На данный момент в своем активе я имею более чем 5-летний опыт работы в продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт руководства в данном направлении в течении последнего года работы. На последнем месте работы я, в должности руководителя подразделения продаж, лично отвечал за деятельность и результаты службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование).

4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.

5. Контактную информацию.

Пример 7:
С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …
С уважением,…

Пример 8:
В случае Вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования ответить на все интересующие Вас вопросы. Связаться со можно по тел. Заранее благодарю Вас за внимание и уделенное моей кандидатуре время.
С уважением,…

Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Резюме не всегда достаточно, чтобы хорошему специалисту устроиться на работу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Действительно ли составление письма помогает быстрее решить проблему трудоустройства? Какие нюансы нужно учитывать при оформлении документа?

Давайте подробно разберемся в этих вопросах.

Общая информация

Письмо работодателю о приеме на работу открывает стороны о претенденте, которые не отражены в резюме: личные качества, опыт работы, профессиональные знания и т.д.

Оно показывает мотивацию и заинтересованность в конкретной вакансии. При удачном составлении повышаются шансы попасть на собеседование, ведь руководителю гораздо проще дать правильную оценку возможностей специалиста.

Рассматриваемые документы предназначены для привлечения внимания работодателя и побуждения ознакомиться с .

Они делятся на несколько категорий:

• сопроводительные;
• самостоятельные (письмо-запрос);
• письмо-просьба;
• письмо-заявление;
• письма по объявлению.

В Трудовом законодательстве отсутствуют сведения о незаконности использования подобных документов. Их составление носит рекомендательный характер и не входит в обязанности граждан.

Как составить письмо работодателю о приеме на работу?

Если вы хотите устроиться на работу в крупную отечественную или зарубежную фирму, к созданию письма нужно подойти максимально ответственно.

Оно должно быть безупречным во всех отношениях, ведь от этого зависит дальнейшая судьба вас как претендента на должность.

Залог успеха – правильное оформление, хороший грамотный текст, отсутствие двусмысленных фраз.

Стандартные правила таковы:

• Используется белая бумага хорошего качества, чистая и ровная.
• Ширина левого поля – не меньше 2 см. Текст печатается на одной странице с 1-2 интервалами. Абзац начинается с красной строки. Желательно не переносить слова.
• К работодателю следует обращаться по имени и отчеству.
• Указывается не более пяти достоинств кандидата.
• Подпись ставится в конце синими чернилами (для создания приятного контраста).

Примеры:

Пример краткого сопроводительного письма
Еще один пример письма работодателю

Если вам нужны образцы писем о приеме на работу, скачайте их на нашем сайте:

Документ оформляется:

• отдельным бланком, если резюме подается в распечатанном виде;
• в основной части электронного письма, если планируется отправка по e-mail.

При составлении документа важно грамотно оформить «Шапку».

В верхней части (в правом углу) пишется ФИО адресата, затем название организации, ниже – дата в формате 01.МЕСЯЦ.2016 или 01.01.2016. Дальше указывается адрес компании, в которую желает устроиться кандидат.

Документ должен быть кратким.

В большинстве случаев достаточно одной страницы, состоящей из 3-х частей:

Вступительная	Начинайте письмо с интересного предложения, которое обязательно привлечет внимание работодателя. Здесь должна быть цель и основания обращения (объявление в газете, рекомендация работника компании, реклама по телевизору и т. д.), на какую должность претендуете.
Основная	Содержит краткую и наиболее ценную информацию о квалификации, опыте. Вы должны суметь убедить адресата, что обладаете всеми необходимыми навыками. Напишите, чем именно вы можете быть полезны для данной организации, предложите ознакомиться с резюме.Дополнительным плюсом станет проявление вашего интереса к компании: заранее узнайте о сфере деятельности, историю. Все это положительно повлияет на окончательное решение.
Заключительная	Выражается желание кандидата получить приглашение на собеседование, готовность обсудить все нюансы. Здесь уместно указать контакты. Усилить личностный характер обращения можно, приложив свою фотографию.

На протяжении всего письма сохраняйте позитивный настрой, связанный с возможностью получить рассматриваемую должность.

Придерживайтесь требований официально-делового стиля общения:

• точность изложения информации;
• соблюдение грамматических, синтаксических и лексических норм при написании;
• логичность и объективность содержания;
• лаконичность и достаточное количество фактов.

Основные ошибки

При написании документа часто появляются недочеты, которые могут негативно отразиться на первом впечатлении.

Наиболее распространенными из них являются:

• Излишнее употребление местоимения «Я». Помните, что вы составляете не автобиографию, а деловое письмо. Чрезмерное применение этого слова мешает правильному восприятию информации.
• Выражение просьбы рассмотреть резюме или пригласить на собеседование. Такой подход демонстрирует слабость претендента и утрачивает интерес читателя.
• Отсутствуют конкретные причины, по которым стоит именно вас немедленно пригласить на интервью. Письмо должно убедительно подчеркивать достижения и сильные стороны кандидата.
• Дублирование фактов, имеющихся в резюме. Достоинства должны раскрываться более афористично. Например: «Благодаря коммуникационным навыкам и 4-летнему опыту публичных выступлений, поднял уровень продаж в 3 раза за 4 месяца».
• Заключение в пассивном тоне – просьба позвонить или написать письмо. Вместо этого пишите, что вы свяжетесь с адресатом через определенное время, или он сам может перезвонить по указанному номеру.

При составлении собственного документа помните о других важных нюансах:

• Нельзя ошибаться при написании ФИО адресата. Если имя точно неизвестно, рекомендуется использовать общепринятые фразы. Например: «Уважаемый руководитель отдела Х».
• Не допускаются опечатки. Рекомендуется перепроверить документ на несколько раз. Возможно, дать для ознакомления другому человеку.
• В деловой переписке нельзя использовать просторечные и диалектные слова, междометия.
• Руководитель заинтересован в том, что вы можете дать компании, а не получить. Поэтому не пишите о том, чему вы хотите научиться на предлагаемой должности.
• Письмо о приеме на работу должно содержать только положительные качества кандидата. Упоминать о слабых сторонах не стоит.

Соблюдайте все правила составления делового письма о приеме на работу и не забывайте учитывать индивидуальные особенности компании. Внимательно проверяйте готовый документ, тогда вероятность попасть на собеседование станет гораздо выше.