Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом . Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:

ü автоматизации обработки и передачи документов;

ü хранения документации в памяти систем;

ü интеграции всех процессов документооборота;

ü повышения информированности руководства;

ü уменьшения стоимости документального обеспечения;

ü сокращения времени поиска документов;

ü создания качественно новой информационной базы документации.

В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

ü учет и анализ корреспонденции;

ü учет кадров и ведение бухгалтерии;

ü составление договоров;

ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;

ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

ü проведение баланса и оценок работы;

ü ревизия отчетности;

ü ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

ü использование текстового и графического редактора;

ü работа с электронными таблицами;

ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;

ü использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

ü прием, регистрация и учет документов;

ü упорядочение и классификация документов:

ü обработка документов;

ü дописывание комментариев к документам;

ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;

ü создание личных библиотек документов;

ü изменение конфигурации документов;

ü контроль версий документов при их модификации;

ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;

ü управление информацией;

ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

ü администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.

Рассылка созданных документов должна осуществляться в порядке, определенном на предприятии (в организации). Нередко в систему встраивают средства обработки изображений, получаемых на основе сканирования. Ценные бумаги, страховые полисы хранятся в виде изображений и могут также комментироваться звуковыми и текстовыми примечаниями. Система обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Ранние версии документов хранятся в архивных файлах.

Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:

ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;

ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);

ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;

ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).

На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.

Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий бы­ли созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.

Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Бла­годаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.

В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.

Создание виртуального офиса позволяет:

ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;

ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;

ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:

ü поддерживать телеработу;

ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.

Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.

Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.

Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

 автоматизация рутинных работ с документами;

 организация электронного документооборота .

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.

1. Автоматизация рутинных работ с документами (Создание документов, офрмление документов, редактирование документов, печать и размножение документов)

2. Организация электронного документооборота (Хранение, передача документов, организация доступа к документам, контроль прохождения документов, контроль исполнения документов)

Программные средства электронного офиса  это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

1. Средства формирования и редактирования документов (Текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных, пакеты демонстрационной графики, пакеты программ мультимедиа, программы распознавания символов, программы перевода языков.

2. Организаторы работ (Программы сетевого планирования и управления ресурсами, электронные секретари)

3. Средства организации электронного документооборота (Системы хранения и поиска информации, системы поддержки управления предприятием, системы совместной работы.

Аппаратные средства электронного офиса ¾ это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 4.8.).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры ), устройства автоматического ввода информации (сканеры , дигитайзеры ) и др. (см. рис. 4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов. В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства.

25. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения.

Так как на отдельных операциях технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные технические средства и в различных сочетаниях, на практике существует множество вариантов организации технологического процесса. Для повышения эффективности технологии обработки данных необходимо провести ее стандартизацию .

Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучшению качества обработки информации.

Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки информации, являются технологические и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет собой набор последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой обрабатываемой задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

Организация технологического процесса должна обеспечивать максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технических средств и высокую достоверность получения результатных данных при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

К основным этапам технологического процесса обработки информации относятся следующие этапы:

1. Наподготовительномэтапе осуществляется:

¨ сбор исходных данных (например, сбор информации в технологическом процессе промышленных предприятий);

¨ регистрация информации, т. е. нанесение данных на носитель информации;

¨ контроль правильности исходных данных;

¨ ввод информации в персональный компьютер или передача данных в центр обработки.

2. Основнойэтап обеспечивает непосредственную обработку информации в средствах вычислительной техники, а также при необходимости хранение и поиск первичных и результатных данных. Основной этап занимает ведущее место среди остальных информационных этапов технологического процесса как по значимости, так и по объему.

3. Назаключительномэтапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для их использования.

26. Понятие АРМ, виды и поддержка функционирования АРМ.

В современных информационных технологиях широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) . Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений . Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления. На практике для каждой группы работников управления такие функции регламентируются должностными инструкциями, положениями, законодательными актами и др.

Создание АРМ обеспечивает:

 доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;

 простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

 компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;

 информационно-справочное обслуживание пользователя;

 развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;

 максимальное использование ресурсов системы;

 возможность ведения локальных и распределенных баз данных ;

 наличие документации по эксплуатации и сопровождению;

 совместимость с другими системами;

Автоматизированные рабочие места можно классифицировать по нескольким признакам:

¨ АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ. Они обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники ¾ работников собственного информационно-вычислительного средства.

¨ АРМ, построенные на базе малых ЭВМ. Они несколько снижают стоимостные затраты на организацию и эксплуатацию АРМ, но сохраняют большинство недостатков, присущих АРМ, построенным на базе больших ЭВМ.

¨ АРМ, созданные на базе персональных компьютеров. Это наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места в современных информационных технологиях. В этом случае АРМ рассматривается как система, в которой пользователь сам непосредственно выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

По специализации можно выделить следующие виды автоматизированных рабочих мест:

¨ АРМ руководителя предназначено для выполнения функций оперативного управления и функций принятия решений. Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет:

¨ АРМ специалиста предоставляет пользователю возможность проводить аналитическую работу, максимально используя всю необходимую информацию.

¨ АРМ технического работника позволяет автоматизировать выполняемую пользователем ежедневную рутинную работу

Функционирование любого типа АРМ требует различных видов обеспечения:

1. Техническое обеспечение АРМ ¾ это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста.

Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств.

2. Информационное обеспечение АРМ ¾ это информационные базы данных, используемые на рабочем месте пользователя.

Информационная база АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:

¨ представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;

¨ способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;

¨ сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;

¨ обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;

¨ информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

3. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.

4. Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков).

5. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.

Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других ¾ в виде операторов специального вида.

6. Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя .

Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:

¨ ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);

¨ ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;

¨ прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей ;

¨ редактирование данных и манипулирование ими;

¨ накопление и хранение данных;

¨ поиск, обновление и защита данных;

¨ вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;

¨ формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;

¨ получение оперативных справок по запросам.

7. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:

¨ определить функции и задачи каждого специалиста;

¨ регламентировать взаимодействие работников;

¨ обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.

8. Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.

9. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

10. Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т. д.

27. Текстовые информационные технологии. Общая характеристика. Типы текстовых редакторов и процессоров.

Все информационные технологии для работы с текстами можно разделить на две группы:
1) текстовые редакторы;
2) текстовые процессоры.
Текстовый редактор - это программное средство для подготовки текстовых документов. В настоящее время существует много программных средств этой группы, начиная от самых простых до сложных издательских систем.
Текстовые редакторы представляют собой достаточно простые инструменты обработки текста, не поддерживающие форматирование (изменение внешнего вида текста), вставку рисунков, объектов и т. д. Текстовые редакторы сохраняют файлы в ASCII-формате. Основное назначение текстовых редакторов - создание и редактирование исходных текстов программ на языках программирования высокого уровня, ввод и редактирование тэгов HTML, XML, редактирование пакетных и INI-файлов и т. д. Следовательно, основными пользователями текстовых редакторов являются программисты и системные администраторы. В качестве примера текстового редактора можно привести «Блокнот», входящий в состав стандартных программ операционной системы Windows.
Текстовый процессор - это компьютерная программа, предназначенная для ввода, редактирования, форматирования, сохранения в электронном виде и вывода на печать документов.
В отличие от текстовых редакторов, создающих ASCII-файлы, текстовый процессор сохраняет файлы либо в двоичном формате (например, в формате MS Word), либо добавляет к тексту специальные тэги разметки (например, файлы в формате RTF - Rich Text Format) (подробнее о тэгах см. разд. 6.2 настоящего пособия). Каждый текстовый процессор имеет собственный формат сохранения документов; для того чтобы открыть в текстовом процессоре документ, созданный в другом текстовом процессоре, необходима специальная программа - конвертер. Существуют также и универсальные форматы документов, поддерживаемые большинством текстовых процессоров, например формат RTF . Текстовый процессор отличается от текстового редактора тем, что он позволяет не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, осуществлять вставки различных графических, табличных, аудио- и видеофайлов в текст для формирования итогового документа и др.
Форматирование электронного документа - это оформление документа, т. е. определение размеров листа, выделение заголовков, выравнивание текста, настройка красной строки в абзацах, вставка рисунков, объектов и другого графического материала в текст. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров включает в себя следующие этапы:
набор текста;
редактирование текста;
форматирование отдельных структурных элементов будущего документа;
печать документа;
сохранение документа для дальнейшего использования.

28. Понятие пользовательского интерфейса, его виды, принципы построения.

В информационных технологиях конечного пользователя важное значение имеет пользовательский интерфейс ¾ совокупность элементов, позволяющих пользователю управлять работой программы или вычислительной системы и получать требуемые результаты. Фактически, пользовательский интерфейс ¾ это канал, по которому осуществляется взаимодействие пользователя и программы.

Пользовательский интерфейс реализует работу человека на персональном компьютере посредством элементов взаимодействия.

Элемент взаимодействия ¾ это элемент пользовательского интерфейса, с помощью которого пользователь непосредственно взаимодействует с программой или вычислительной системой.

Различают активные и пассивные элементы взаимодействия:

1. Активные элементы взаимодействия (команды управления системными настройками,команды управления программными ресурсами, команды работы с файловой системой)

2. Пассивные элементы взаимодействия (информационные сообщения, подсказки, справочная система)

Развитие уровней логического представления данных прошло несколько этапов:

1-й этап. От битов к байтам . Бит ¾ фундаментальная единица информации в логической модели представления данных, однако технологически удобнее обрабатывать совокупности битов ¾ байты. Представление информации в виде байтов стало первым шагом в развитии логического уровня представления данных.

2-й этап. От байтов к блокам (сегментам) . Следующим шагом стало объединение байтов в блоки, что дало возможность обращаться и обрабатывать большие совокупности данных (блоки) как единое целое.

3-й этап. От блоков к файлам. Файл ¾ совокупность битов (байтов, блоков), имеющих собственное имя. Появление файлов стало следующей вехой в эволюции моделей представления данных. Теперь файл стал высшей формой логического представления данных, с которой работают пользователи и программное обеспечение .

4-й этап. От файлов к объектам. Переход от файлов к объектам сделан лишь на формальном уровне. Фактически объекты ¾ те же файлы или их совокупности, однако совокупности файлов ¾ есть наиболее близкий к будущему метод организации данных, когда файлы останутся «видны» лишь операционной системе , как в свое время байты остались «видны» лишь процессору.

Развитие средств взаимодействия с пользователем также прошло несколько этапов

1-й этап. Первым шагом в развитии средств взаимодействия пользователя и ЭВМ стало создание таких устройств, как монитор и клавиатура, которые позволяли вводить информацию и отображать результаты выполнения программ.

2-й этап. Средства позиционного ввода (манипуляторы типа «мышь») стали революционным прорывом в построении пользовательских интерфейсов , т. к. стало возможным организовать взаимодействие пользователей и ЭВМ не с помощью команд, которые необходимо вводить вручную в командную строку, а с помощью выбора объектов, которые обозначают данные команды.

3-й этап. Появление цветных мониторов и мультимедиа привело к созданию более эргономичных графических пользовательских интерфейсов и позволило применять более широкий спектр средств передачи информации: от однотонных звуков бипера, графических статических и подвижных изображений к полноценному качественному видео и аудио.

4-й этап. Световое перо позволило создать компьютеры планшетного карманного типа и соответствующие им графические пользовательские интерфейсы, ориентированные на работу с рукописным вводом.

5-й этап. Виртуальная реальность ¾ следующий этап развития пользовательских интерфейсов. Взаимодействие пользователя и ЭВМ осуществляется с помощью различных сенсоров, таких, как, например, шлем и перчатки, которые связывают его движения и впечатления и аудиовизуальные эффекты. Будущие исследования в области виртуальной реальности направлены на увеличение чувства реальности наблюдаемого

Согласно общепринятой классификации, существующие на практике интерфейсы можно разделить на следующие виды:

1. Командный интерфейс. Одним из основных и наиболее старых является интерфейс командной строки. Командный (командно-строчный) интерфейс получил наибольшее развитие во времена расцвета больших многопользовательских систем с алфавитно-цифровыми дисплеями. Он характеризуется тем, что пользователь осуществляет взаимодействие с ЭВМ посредством командной строки, в которую вводятся команды определенного формата, а затем передаются к исполнению.

2. Графический интерфейс пользователя является обязательным компонентом большинства современных программных продуктов, ориентированных на работу конечного пользователя. Основными достоинствами графического интерфейса являются наглядность и интуитивная понятность для пользователя, а также общность интерфейса программ, написанных специально для функционирования в графической среде. Пользователь, научившись рабо

3. SILK-интерфейс (Speech, Image, Language, Knowledge ¾ речь, образ, язык, знание). В настоящее время SILK-интерфейс существует лишь как «голосовой» (если не считать биометрических интерфейсов, применяющихся не для управления компьютером, а лишь для идентификации пользователя). Это очень перспективное направление по той причине, что вводить информацию с голоса ¾ самый быстрый и удобный способ. Но его практические реализации пока не стали доминирующими, т. к. качество распознавания устной речи пока далеко от идеала.

Пользовательские интерфейсы строятся с соблюдением принципов:

1. Принцип структуризации. Пользовательский интерфейс должен быть целесообразно структурирован. Родственные его части должны быть связаны, а независимые ¾ разделены; похожие элементы должны выглядеть похоже, а непохожие ¾ различаться.

2. Принцип простоты. Наиболее распространенные операции должны выполняться максимально просто. При этом должны быть ясные ссылки на более сложные процедуры.

3. Принцип видимости. Все функции и данные, необходимые для выполнения определенной задачи, должны быть видны, когда пользователь пытается ее выполнить.

4. Принцип обратной связи. Пользователь должен получать сообщения о действиях системы и о важных событиях внутри нее. Сообщения должны быть краткими, однозначными и написанными на языке, понятном пользователю.

5. Принцип толерантности. Интерфейс должен быть гибким и терпимым к ошибкам пользователя. Ущерб от ошибок должен снижаться за счет возможности отмены и повтора действий и за счет разумной интерпретации любых разумных действий и данных.

6. Принцип повторного использования. Интерфейс должен многократно использовать внутренние и внешние компоненты, достигая тем самым унифицированности.

Существует три основных критерия качества пользовательского интерфейса:

¨ скорость работы пользователей;

¨ количество человеческих ошибок;

¨ скорость обучения.

29. Уровни представления данных в ЭВМ.

Эталонная модель взаимодействия открытых систем состоит из семи уровней:

1. Сетезависивымые уровни (Физический, Канальный, Сетевой)

2. Сетенезависимые уровни (Транспортный, Сеансовый, Представительский, Прикладной)

Физический уровень ¾ базовый уровень в иерархии протоколов модели взаимодействия открытых систем.

Назначение физического уровня состоит в обеспечении механических, электрических, функциональных и процедурных средств для установления, поддержания и разъединения физических соединений с целью передачи последовательностей бит между объектами сети.

Канальный уровень обеспечивает надежную передачу массивов данных между сетевыми открытыми системами, непосредственно связанными некоторой физической средой передачи данных.

Назначение канального уровня заключается в управлении доступом к передающей среде и в управлении передачей данных.

Сетевой уровень служит для образования единой транспортной системы, объединяющей несколько сетей, причем эти сети могут использовать различные принципы передачи сообщений между конечными узлами и обладать произвольной структурой связей.

Назначение сетевого уровня заключается в установлении, поддержании и разъединении сетевых соединений между объектами транспортного уровня и прокладке оптимальных маршрутов для передачи пакетов данных через топологию подсетей связи.

Транспортный уровень обеспечивает приложениям или верхним уровням модели ¾ прикладному и сеансовому ¾ передачу данных с той степенью надежности, которая им требуется.

Назначение транспортного уровня : обеспечение надежного, последовательного обмена данными между пользователями с использованием сетевого уровня и управление потоком данных, чтобы гарантировать правильный прием блоков данных.

Сеансовый уровень устанавливает, управляет и завершает сеансы взаимодействия между прикладными задачами.

Назначение сеансового уровня ¾ обеспечивать управление диалогом для того, чтобы фиксировать, какая из сторон является активной в настоящий момент, а также предоставлять средства синхронизации .

Представительный уровень (уровень представления данных) отвечает за то, чтобы информация, посылаемая из прикладного уровня одной системы, была читаемой для прикладного уровня другой системы.

Назначение представительного уровня ¾ обеспечение независимости прикладных взаимодействующих объектов от использования конкретного синтаксиса (кодирования) передаваемой информации.

Прикладной уровень является границей между процессами сети и прикладными (пользовательскими) процессами.

Назначение прикладного уровня ¾ обеспечить доступ прикладных процессов к среде передачи информации для обеспечения их взаимодействия при решении общей задачи.

30. Развитие уровней представления данных и средств взаимодействия с пользователем.

Начальная стадия развития сетей LAN, MAN и WAN имела во многих отношениях хаотический характер. В начале 80-х годов XX века резко увеличились размеры сетей и их количество. По мере того как компании осознавали, что, используя сетевые технологии, они могут сэкономить значительные средства и повысить эффективность своей работы, они создавали новые сети и расширяли уже существовавшие с той же быстротой, с какой появлялись новые сетевые технологии и новое оборудование.

Однако к середине 80-х годов эти же компании стали испытывать трудности с расширением уже существующих сетей. Сетям, использовавшим различные спецификации и реализованным различными способами, стало все труднее осуществлять связь друг с другом. Компании, оказавшиеся в такой ситуации, первыми осознали, что необходимо отходить от использования фирменных (proprietary) сетевых систем.

Для решения проблемы несовместимости сетей и их неспособности осуществлять связь друг с другом международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) разработала различные сетевые схемы, такие, как DECnet, системная сетевая архитектура (Systems Network Architecture - SNA) и стек протоколов TCP/IP. Целью создания таких схем была разработка некоторого общего для всех пользователей набора правил работы сетей. В результате этих исследований организация ISO разработала сетевую модель, которая смогла помочь производителям оборудования создавать сети, совместимые друг с другом и успешно взаимодействовавшие. Процесс подразделения сложной задачи сетевой коммуникации на отдельные более мелкие можно сравнить с процессом сборки автомобиля.
Процесс проектирования, изготовления деталей и сборки автомобиля, если его рассматривать как единое целое, является весьма сложным. Маловероятно, что нашелся бы специалист, который смог бы решить все требуемые задачи при сборке автомобиля: собрать машину из случайным образом подобранных деталей или, скажем,
при изготовлении конечного продукта непосредственно из железной руды. По этой причине проектированием автомобиля занимаются инженеры»проектировщики, инженеры-литейщики проектируют формы для литья деталей, а сборочные инженеры и техники занимаются сборкой узлов и автомобиля из готовых деталей.

Эталонная модель OSI (OSI reference model ), обнародованная в 1984 году, была описательной схемой, созданной организацией ISO. Эта эталонная модель предоставила производителям оборудования набор стандартов, которые обеспечили большую совместимость и более эффективное взаимодействие различных сетевых технологий и оборудования, производимого многочисленными компаниями во всем мире.
Эталонная модель OSI является первичной моделью, используемой в качестве
основы для сетевых коммуникаций.
Хотя существуют и другие модели, большинство производителей оборудования и программного обеспечения ориентируются на эталонную модель OSI, особенно когда желают обучить пользователей работе с их продуктами. Эталонная модель OSI в настоящее время считается наилучшим доступным средством обучения пользователей принципам работы сетей и механизмам отправки и получения данных по сети.

Эталонная модель OSI определяет сетевые функции, выполняемые каждым ее уровнем. Что еще более важно, она является базой для понимания того, как информация передается по сети. Кроме того, модель OSI описывает, каким образом информация или пакеты данных перемещается от программ»приложений (таких, как электронные таблицы или текстовые процессоры) по сетевой передающей среде (такой, как провода) к другим программам»приложениям, работающим на другом компьютере этой сети, даже если отправитель и получатель используют разные виды передающих сред.

Похожая информация.

К офисным задачам можно отнести следующие:

делопроизводство;

контроль исполнения документов;

составление отчетов;

поиск информации;

ввод и обновление информации;

составление расписаний;

обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

обработка входящей и исходящей информации;

сбор и последующий анализ данных;

хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

персональные компьютеры, объединенные в сеть;

печатающие устройства;

средства копирования документов;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находить­ся в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуаль­ных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офи­са через глобальную компьютерную сеть;

на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо­ваться не отдельными программами, а интегрированными программ­ными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри­рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволя­ющий применять одни и те же приемы работы с различными приложе­ниями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин­ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить па­кет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

Word - текстовый процессор;

Ехсеl - табличный процессор;

Ассеss- система управления базами данных;

РоwerPoint - система подготовки презентаций;

Outlook -менеджер персональной информации;

FrontPage - редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

РhotoDraw - графический редактор для создания деловой гра­фики;

Риblisher - настольная издательская система;

Small Business Tools - специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

Internet Explorer - броузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word - это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграм­мы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Ехсе l - табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

создание и редактирование электронных таблиц;

создание взаимосвязанных табличных документов;

ввод формул, выполняющих математические и логические опера­ции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

построение диаграмм и графиков различных видов;

создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлече­нием информации из внешних баз данных;

разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономиче­ский анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Ассе ss - система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных при­ложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook - менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

обработка сообщений электронной почты;

планирование встреч и собраний;

управление контактами и задачами;

доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен­там, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft Microsoft Ро werPoint - подготовки презентаций. Презен­тации могут использоваться в процессе обучения, проведения семи­наров, конференций и т. д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft , существуют также следующие пакеты:

КО ffic е;

Lotus SmartSuite (компания IВМ, http://www.lotus.com);

WordPerfectOffice (корпорация Сог el, http://www.corel.com );

StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com );

EasyOffice (http://www.e-press.com );

OpenOffice.org (http://www.openoffice.org );

Русский офис (фирма «Арсеналъ»).

Грозненский Государственный Нефтяной Технический Университет
имени М.Д.Миллионщикова
Факультет Автоматизации и Прикладной Информатики
Кафедра «Информационные технологии»

КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Информационные технологии»
На тему: «Технологии электронного офиса»

Выполнил ст. гр. ИСТ-09 Манаев С.М
Проверила: Моисеенко Н.А

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

1. Понятие офиса.

Офис - это место, где совершается служба или деловые операции. Он является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. Главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

1.1 Офис – как информационная система

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

современных технологий работы с документами;
средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
систем электронной транспортировки;
доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

работа между исполнителями должна быть скоординирована;
движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.
Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.

2. Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
автоматизацию управленческой деятельности;
вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;
качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
печатающие устройства;
средства копирования документов;
модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.
Прежде всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

3. Основные компоненты и их назначение электронного офиса.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Концепция электронного офиса.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средст в для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

Основные концепции безбумажной технологии управления

Безбумажная технология управления основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации.
Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных
алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.
За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).
Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для
настольных издательств; факсовые сообщения, пришедшие через факс - сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота, призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

Автоматизация деловых процессов.

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:

обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.
Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.
1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных.
2. Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

Электронный офис – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве. Электронный офис-это единственное готовое SaaS -решение на платформе Microsoft Sharepoint , которая соответствует требованиям ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

Функции Электронного офиса:

• Менеджмент поручений
• Электронный документооборот
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Управление проектами.
• Автоматизация работы с платежами
• Корпоративный портал
• Service Desk

Электронный документооборот в «Электронном офисе»

• Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.
• Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.
• Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.
• Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.
• Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.
• Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.
• Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.
• Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.
• Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.
• Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :

• Функциональность: только самые важные и нужные для бизнеса функции;
• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы. За счет возможности использования Электронного офиса в режиме SaaS , внедрение занимает 2-3 дня.
• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.
• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;
• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;
• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;
• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;
• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;
• Возможность оффлайн работы с данными

Возможности поставки решения
Электронный офис – единственное готовое решение на платформе SharePoint , предоставляемое в режиме услуги (Software as a Service , SaaS).

Также возможна установка решения на сервер Заказчика.

Функциональность решения не зависит от способа поставки.