«Кадры решают всё!» - так говорил мой бывший директор, умный и рассудительный человек. Во время его управления, коллектив был сплоченным, единым целым, при этом не было круговой поруки. Качество работы было высоким, а эффективность труда постоянно росла.

Со сменой руководства, позиция другого генерального директора значительно отличалась. «Незаменимых людей не бывает», - твердила она. Цель была одна - максимальное получение прибыли без поощрения трудящихся. В итоге, сотрудники чувствуя безразличие к своей персоне и испытывая себя только средством труда, работали исключительно на «оклад». Дух коллективизма пропал, азарт занять лидирующие позиции на рынке исчез. Несомненно, это сказалось на объемах реализации продукции, привело к снижению клиентской базы и, самое главное - начался отток специалистов.

От правильного подхода к персоналу, грамотной организации труда зависит дальнейшее процветание организации. Как достичь руководителю невероятных успехов в своей компании, добиться положительных результатов на всех участках и для каждого сотрудника индивидуально? Как наладить работу таим образом, чтобы сработал режим «круиз-контроль» ?

Вам помогут 5 способов эффективного руководства, позволяющие познать искусство управленческих побед

1. Смотрите в корень. Желательно не допустить ошибки на начальном этапе собеседования. Иногда замечательный специалист - плохой игрок в команде. Причины могут быть разные: «звездная болезнь», неумение вести диалог, психологические проблемы, только материальная заинтересованность. С такими людьми лучше работать обособленно, например, пригласить человека в качестве консультанта на определенный период. Иначе, в коллективе такие люди могут стать катализатором различных неурядиц либо выступать некой разрушительной силой, и тогда - ранее налаженная работа, рассыпется как пазл.

Порой молодые инициативные специалисты без навыков и практики вносят огромный вклад в развитие компании. Опыт - дело наживное, как говориться: «были бы кости, а мясо нарастет».

1. Видеть цель. Чтобы двигаться вперед, нужно знать куда идти. Цель как маяк, завидя который нужно плыть несмотря ни на что. Невозможно добиться необходимого результата, не определив четкого образа и границ намеченной цели. Руководитель попросту будет расточать свои силы на выполнение ненужных задач. Также и сотрудники, действуя под Вашим началом, будут работать «хаотично» и неэффективно.

Материальное поощрение является приоритетным в теории мотивации, но немаловажное значение отводиться социальному удовлетворению личных потребностей. Поставьте цель, максимально благородную, объясните сотрудникам, ради чего они должны вставать в 6 утра, донесите до их Сознания все положительные моменты после достижения определенного результата. Что Вы можете им предложить в итоге, как измениться их жизнь, какую пользу получат потребители благодаря их труду? Вот ключевые моменты, которые необходимо обсуждать с персоналом.

Критерии, которыми должна обладать цель:

• Во-первых, цель должна быть достижимой. Реально оцените возможности сотрудников и компании в целом (материальные ресурсы, сроки выполнения, положение конкурентов и т.д.);
• Во-вторых, конкретность . Проанализируйте все действия, выделите приоритетные направления и первоочередные задачи. Нужно знать, каким путем Вы поведете фирму к успеху, какими инструментами воспользуетесь в развитии организации. Работникам просто необходимо понимать область своих обязанностей и осознать важность своего индивидуального вклада в развитии общего дела.
• В-третьих, достижение одних задач не должно мешать выполнению других.

1. Нужен план. Спланировав работу, проще контролировать сотрудника. Наемный работник в основном действует по указанной траектории. «Работники-исполнители» редко принимают самостоятельные решения, внедряют новые идеи и боятся спросить «как надо» делать, дабы не показаться некомпетентным. Для таких людей просто необходимы должностные инструкции, четкий распорядок дня, расписанный вплоть по часам.

В таком случае, Вы обезопасите себя от лишних претензий в свой адрес «о неумолимой эксплуатации человека», «о рабском труде на производстве». При приеме человека на какую-либо должность, он осознано идет на выполнение определенного объема работ за соответствующее материальное вознаграждение.

К «сотрудникам-зажигалкам» нужен иной подход. Постарайтесь выделить им больше времени для воплощения амбициозных задумок в реальность. Такие нововведения могут в дальнейшем принести огромную пользу для компании.

Для самоконтролирующих себя работников лучше всего позволить свободный график работы, тогда эффективность труда возрастет в разы.

Предельная внимательность к своим подчиненным поможет определить индивидуальный подход к каждому. Личный и профессиональный рост сотрудников - ценные инвестиции в будущее Вашей организации!

1. Атмосфера в коллективе. Частые причины увольнений - конфликты внутри коллектива. Культура компании, внутренние нематериальные ценности - залог успешного роста фирмы. Ответьте на следующие вопросы:

• Способны ли Ваши сотрудники оказать помощь друг другу в выполнении определенных задач?
• В случае возникновения цели, требующей коллективного подхода, готовы ли сотрудники разных отделов взяться за выполнение этой работы, и будет ли она завершена без споров и конфликтов?
• Налажены ли коммуникации, внутренняя связь в компании?
• Часто ли Вы проводите психологические тренинги и профессиональные для повышения уровня квалификации?
• Есть ли возможность у сотрудников делиться между собой опытом, обмениваться мнениями?

Правдивые ответы на эти вопросы помогут разобраться, насколько благоприятная среда у вас в коллективе. По опыту могу сказать, важный внутренний мотив к работе - ощущение «надежного плеча ». Это возможность свободного обмена опытом, культурное делегирование полномочий, взаимопомощь, корпоративных дух. Теплые дружеские отношение обычно продолжаются и за стенами офиса, причем разговоры в 70% случаев опять же про работу.

Варианты отчетности о проделанной работе:

• Устный краткий рассказ на общих собраниях;
• Письменный отчет;
• Составление графиков, диаграмм;
• Использование специальных программ, фиксирующих определенные действия.

Успех выбирает профессионалов!

Юлия Кобзева

Обстановка в трудовом коллективе занимает первостепенное место. Здоровые отношения – это залог качественно выполненной работы. Если в коллективе чувствуется напряжение, недоверие, то такая обстановка отразится на успехе компании. Интриги, сплетни присутствуют на любой работе. При этом не имеет значение, попали вы в мужской или женский коллектив. Если вы только собираетесь занять новую должность либо не влились в коллектив, то наверняка задаетесь вопросом, как наладить отношения на работе? Не думайте, что это не решаемая задача. Все получится, если действовать точно, аккуратно и целеустремленно.

Как начальнику наладить отношения в коллективе?

Руководитель отдела выбирается не только за профессиональные навыки. Грамотный начальник управляет персоналом, и развивает сотрудников. Помимо тренингов, обучающих программ и корпоративных выездов, руководителю рекомендуется наблюдать за поведением подчиненных. Люди делятся на типы, под которыми скрывается определенное поведение. Если руководитель правильно воспользуется данной информацией, то найдет ключик к каждому сотруднику. Как начальнику наладить отношения в коллективе?:

1. Если в подчинении присутствует сотрудник, который готов спорить по любому поводу, значит он принадлежит к ригидному типу. Такой человек оспаривает решения начальника, вступает в ссоры с коллективом, отстаивая правоту. Как руководить таким подчиненным? Преподносите задачи не от конкретного лица, а давайте инструкции либо свод правил. Такие люди не прислушиваются к конкретному мнению, но с уважением относятся к принятым правилам.
2. Если сотрудник выводит вас своей точностью, вниманием к мелочам, то не спешите избавляться от него. Ограничьте общение такого человека с другими работниками. Загрузите его нудными и кропотливыми задачами. хватит на то, чтобы решить вопросы лучшим образом.
3. Артистичные личности присутствуют везде. И хоть офисные кабинеты – это не сцена театра, они нуждаются во внимании. Такие люди выкладываются по максимуму, если результат произведет впечатление на окружающих.

   Чтобы управлять демонстративным типом, окружите такую личность вниманием. Получите неожиданный результат.

4. Тихие сотрудники, которые готовы выполнить беспрекословно любое задание, на первый взгляд кажутся находкой. Через время в коллективе возникают конфликты. Такой человек забывает о поручениях, подводит, запускает проекты. Чтобы этого не случилось, воспользуйтесь открытостью и общительностью такого сотрудника. Он прекрасно вольется в коллектив, если над ним поставить человека, который будет контролировать выполнение работы.

Не забывайте, что атмосфера в коллективе зависит от вашего поведения. Если вы вызываете сотрудника в кабинет и обсуждаете с ним других подчиненных, то ждите сплетен в ваш адрес. Не выделяйте в коллективе какого-то сотрудника. Это не подзадорит остальных, вы лишь дадите понять, что этот человек ваш любимчик. Подобная ситуация создаст нездоровую атмосферу в коллективе. Если новый подчиненный не влился в коллектив, то помогите ему. Увольнение – это последняя мера. Принимайте это событие, как поражение в роли руководителя. Грамотный начальник не меняет человека, а направляет его стороны и особенности характера в нужное русло.

Как наладить отношения в новом коллективе?

Выход на новую работу – это определенный стресс. В первые дни человек только присматривается, принимает объем работы, обучается. Еще четко не понятны установленные порядки и взаимоотношения сотрудников. Не всегда нового человека принимают с восторгом. Возможно вы пришли на должность сотрудника, с которым дружили. Либо наоборот, вы попали в коллектив, где не знают, и взаимовыручка. В большом офисе и вовсе можно потеряться, разбираясь в . Чтобы не попасть впросак, нужно наладить отношения в новом коллективе. Для этого следуйте таким правилам:

1. Не старайтесь со всеми подружиться. Все таки рабочие отношения отличаются от дружеских. Общайтесь с другими сотрудниками доброжелательно и доверительно, но не посвящайте в семейные тайны. В каждом коллективе есть человек, который умеет расположить и вытянуть на откровенный разговор. Такой сотрудник посочувствует, подскажет и может на время стать лучшим другом. Но, любой рабочий скандал, где вы окажитесь по разные стороны баррикады, и о вашей личной и семейной жизни узнает весь коллектив. Бывают и исключения из правил. Именно на работе встречают спутника жизни или лучшую подругу. Но, прежде чем доверять человеку узнайте его получше.
2. Будьте вежливы и доброжелательны. Не забывайте о простых правилах. Подождите человека, который подбегает к лифту, придержите дверь для другого сотрудника. Если ваша компания занимает несколько этажей в здании, то здоровайтесь со всеми встречными. Не обязательно лично знать человека, достаточно того, что вы работаете в одной компании и являетесь коллегами.

   Поддержите светскую беседу, ожидая лифт либо находясь в зале совещаний в ожидании руководителя.

3. Не обращайте внимания на сплетни. Будьте готовы, что в новом коллективе, вас будут обсуждать. Если услышите за спиной шептания или заметите, что при вас коллеги замолкают, не расстраивайтесь. Это участь всех новеньких. Также не поддавайтесь соблазну обсудить других сотрудников. Если заметите, что вокруг кого-то плетутся интриги, не ввязывайтесь в такие сомнительные мероприятия. Не участвуйте в беседе, переводите разговор на другую тему либо удалитесь под важным предлогом.
4. Не потакайте просьбам коллег. На новенького любят спихивать задачи, которые надоели либо не хочется выполнять. Исследования психологов показали, что не занимают высоких должностей. Пока такие люди решают чужие проблема, их работа остается нетронутой. Если вы не умеете говорить «нет», то пришла пора научиться. Выполняйте только те задачи, которые входят в вашу должностную инструкцию. По остальным просьбам отказывайте, направляя сотрудника к начальнику. Пусть руководитель принимает подобное решение. Не думайте, что таким образом, вы наживете врагов, напротив заслужите уважение.

Не задавайте коллегам нетактичных вопросов. Один из таких – это информация о заработной плате. На такие вопросы редко, кто отвечает. А человек, у которого спрашивают, чувствует себя неловко, особенно, если обязался не разглашать информацию о зарплате.

Бывает, что человек, который занимает должность не первый день, сталкивается с . Изменения происходят в результате смены начальства, при повышении, добавлении новых задач. Бывает так, что банальный рабочий вопрос приводит к настоящей войне между отделами. Как наладить отношения в коллективе на работе?

• Проанализируйте ситуацию. Вспомните, когда разладились отношения с коллегами. В чем причина конфликта. Если вы были виноваты, то принесите коллегам извинения. Затем подумайте, почему произошел разлад. Возможно вы устали, надоела работа, тяготит должность или список обязанностей. Причины могут быть и личными, неприятности в семье, ссора с мужем, болезнь близких родственников. Все эти факторы отражаются на работоспособности и настроении. Научитесь абстрагироваться от личных неурядиц, сосредотачивайтесь на рабочих моментах.
• Ведите себя естественно. Сразу наладить отношения не получится, особенно, если вы виновник ссоры. Искусственного применения не получится. Не лучший вариант прийти на следующий день с тортом или пирожными, угощать коллег и делать вид, что ничего не случилось. Угощения съедят, но отношения останутся напряженными. Действуйте аккуратно, после извинения предложите помочь в сложном вопросе, помогите с отчетом. Если не получили сразу результат, то не вдавайтесь в крайности. Ошибочный путь – это поиск единомышленников, разбивка на враждующие группки. Если не подпитывать ситуацию, то со временем она забудется.

• Не жалуйтесь руководителю на других сотрудников. Решайте вопросы в деловом ключе. Отправляйте запросы, предлагайте встретиться, назначайте совещания. Если ваши просьбы связаны с рабочими моментами, то другой отдел обязан их выполнить. Самое главное не переходите на личности. Отношения сразу не наладятся. Со временем сотрудники увидят, что вы не вступаете в дебаты, которые не касаются работы. Постепенно отношения наладятся. Если ситуация накалится до предела и вы попадете под увольнение, то предъявите начальнику доказательства своего профессионализма: переписку, запросы, ответы коллег.
• Не переходите на крик. Как правило, к такому поведению вынуждают начальники, привыкшие высказывать недовольство в повышенном тоне. Спокойно выслушайте руководителя, дайте аргументированный ответ, скажите, что подготовите отчет к такому-то времени. Не выдавайте, что раздражены, тем более не кричите в ответ. уволит, а нормальный шеф затем даст понять, что был неправ. Чтобы сбросить стресс, выйдите из офиса, пообедайте, выпейте чашечку ароматного кофе, отвлекитесь и отпустите ситуацию. Так вы сможете вернуться к работе и выполните задачу качественно. Если вы пойдете обсуждать ситуацию с коллегой, то сделайте только хуже. Работа пустится на самотек, вы еще больше себя накрутите. В результате получите еще один нагоняй от босса.
• Начните с себя. Обратите внимание, как вы общаетесь с коллегами. Высокомерно отстаиваете свою точку зрения, потому что работаете в компании уже 15 лет. А может говорите каждому сотруднику правду в глаза, считая, что искренность ваше главное оружие? Подумайте, как бы вы отреагировали на подобное поведение коллеги.

  Донести свое мнение гораздо проще, если подкреплять слова фактами и доказательствами, а не обижать и унижать окружающих.

Налаживая отношения в коллективе, начинайте с себя. Помните, что каждый человек – это индивидуальная личность с характером, привычками, опытом работы. Не давите на коллег, не поддавайтесь на провокации, забудьте о сплетнях и пересудах. Главная задача на работе – это качественно выполнять порученные руководителем задачи. Для этого необязательно дружить с коллегами и выполнять просьбы. Относитесь к каждому сотруднику уважительно, сохраняя деловые отношения.

С первого дня вы должны начать вникать в ту работу, которую выполняет вверенный вам коллектив. Даже если вы имеете достаточно ясное представление об этих процессах, вам необходимо знание всех, самых мелких и незначительных деталей. Не стесняйтесь спрашивать у работников и к ним за разъяснениями. За самый срок вы должны знать и четко представлять все технологические цепочки, место каждого сотрудника в этом процессе.

Постарайтесь сначала у себя в голове этот «пазл» и только потом высказывать мнение и принимать решения о внесении изменений в рабочий процесс. Помните, что вы не имеете право высказывать дилетантские суждения и принимать скоропалительные решения. То, что снисходительно простили бы руководителю-мужчине, объясняя это малым опытом, женщине-начальнику не простят, сразу заподозрив в глупости.

Не менее важно изучить не только используемое в процессе работы оборудование и его функциональные , но и психотипы, определяющие характер и поведение ваших подчиненных. Присмотритесь к ним внимательно. Не бывает совершенно никчемных людей. Недостатки, которые они в своем отношении к работе, могут быть полностью компенсированы при взаимодействии нескольких людей с разными психотипами.

Знание психотипов и их особенностей позволит вам не только правильно сформировать рабочие группы и скорректировать участие каждого сотрудника в рабочем процессе, поручив ему ту работу и тот участок, которые подходит ему по особенностям его характера. Вы, тем самым, увеличите отдачу от каждого, ведь такая работа будет выполняться с большим удовольствием и производительностью.

Очень важно мотивацию каждого сотрудника. Для этого побеседуйте с каждым из них по отдельности. Внушите работнику, что именно от него зависит успех и качество порученной подразделению работы. Повышение собственной значимости повысит лояльность сотрудника и его старательность. Возьмите за правило никогда не переходить на крик, поощрять сотрудников публично, а выговаривать им наедине.

Знание всех технологических тонкостей позволит вам объективно оценивать отношение каждого сотрудника к выполняемой работе. Для вашего коллектива распределенное по справедливости материальное вознаграждение станет дополнительным стимулом, повысит стремление работать лучше и заставит каждого понять ответственность за свой участок работы.

Все эти организационные решения помогут вашему подразделению пережить «революцию», связанную с вашим приходом, выйти из стагнации и показать небывалые успехи в работе. А вам – зарекомендовать себя толковым и грамотным руководителем.

Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.

Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.

Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.

«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.

Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:

Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;

Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;

Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.

Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».

Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)

Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.

Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:

Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.

Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.

Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.

Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.

Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.

Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.

Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).

Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.

Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.

Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.

План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:

1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.

4.) Не срочные, не важные.

Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.

Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.

Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?

– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.

О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.

Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.

Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.

Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.

Сформулировать задачу, назначить исполнителей и ответственного, проконтролировать выполнение – так можно кратко сформулировать задачу любого руководителя. Это справедливо для организаций любых размеров, начиная от небольшой частной фирмы, заканчивая огромной трансконтинентальной корпорацией. Более того, даже когда речь идет о работе одного человека, то он действует точно по такому же принципу: обозначает задачу, назначает себя исполнителем и сам контролирует процесс решения этой задачи.

Залог успешной работы команды в ее организованности. Когда дело касается небольшой группы людей и не особо сложных задач, то телефон, записная книжка и электронная почта – достаточные инструменты для слаженной работы. Но вот организация растет, задачи становятся сложнее и глобальнее, количество людей, вовлеченных в процесс работы над проектами, растет и в один прекрасный момент становиться понятно, что «рабочий беспорядок» превращается в хаос и требуется некоторая автоматизация бизнес-процессов, внедрение продуманной системы управления.

Телефон – хорошо, но телефонные звонки забываются. Ежедневник – отлично, но его записи доступны только его владельцу. Доска, на которой записывается все, что имеет отношение к проекту – выручает, но не позволяет охватить все задачи и все связи внутри команды. Решение проблемы напрашивается само. Необходима единая система для управления задачами. Некий программный продукт, который бы мог стать исчерпывающим инструментом для управления бизнесом.

Такое программное обеспечение существует. Увы, в нашей стране оно пока еще не получило широкой популярности, но крупные компании уже достаточно давно используют программные решения для организации работы отдельных подразделений или всей компании. Доступ к системе осуществляется с рабочих мест сотрудников или через сеть интернет. Всё, что имеет отношение к работе, так или иначе, отображается в программе.

Проще всего понять, как это работает, на каком-нибудь наглядном примере. Допустим, в компанию поступила задача разработать сайт. Ответственный менеджер входит в систему управления задачами и создает новый проект. В проекте указывается необходимая информация, техническое задание, требования заказчика, контактные данные клиента и т.д. Менеджер отдает распоряжения дизайнеру и программисту, с указанием сроков выполнения. Если работает группа программистов, то один из них назначается ответственным. Тут же могут происходить обсуждение отдельных вопросов, связанных с проектом, крупные задачи дробиться на мелкие, вноситься корректировки. Система контроля исполнения позволяет в каждый отдельно взятый момент времени отслеживать ход выполнения заданий, вести жесткий контроль сроков исполнения поручений.

Привычка вести все проекты в электронном виде – это залог слаженной и грамотной работы команды. Система управления бизнес-процессами избавляет от необходимости выяснять кто ответственный, к какому сроку нужно закончить проект, кто из сотрудников отвечает за ту или иную часть работы. Результат внедрения системы управления – соблюдение сроков, высокий уровень ответственности работников, довольные клиенты и, как результат всего этого, рост прибыли компании.