С 1 июля 2017 года все кассовые аппараты должны быть оснащены эти устройством. Так требуется по новому закону об онлайн кассах.

Кому можно использовать какой ФН?

Фискальный накопитель на 36 месяцев ОБЯЗАТЕЛЬНО использовать в следующих случаях:

• оказание услуг;
• на системах налогообложения: УСН (упрощенка), ЕНВД (вмененка), ПСН (патент), ЕСХН (сельхозналог).
• есть исключения первых двух пунктов: Вы можете использовать ЛЮБОЙ фискальный накопитель, если подпадаете под следующие условия:
  • сезонная торговля;
  • плательщики НДС (ОСН) либо совмещающие ОСН с другими системами налогообложения;
  • автономный режим работы ККМ (в труднодоступных районах Российской Федерации);
  • торговля подакцизными товарами: бензин, масла, сигареты, алкоголь (Постановление Правительства РФ от 25.01.2017 № 70);
  • платежные агенты или субагенты (Постановление Правительства РФ от 25.01.2017 № 70).

В любых других случаях Вы в праве выбрать себе любой фискальных накопитель: на 13, 15 либо 36 месяцев.

Важно знать, что память ФН-36 не отличается от ФН-13, и если организация (например, предоставляющая услуги) выдает много сотен чеков в день, то ФН-36 не проработает у Вас и двух лет.

Новый ФН-1.1 будет обладать более вместительной памятью, однако не стоит рассчитывать на все 15 месяцев работы. Технические характеристики для разных предпринимателей будут разные. Например, при работе с ЕГАИС или в автономном режиме такой ФН проработает всего 410 дней. В других случаях ФН-1.1 будет работать до 470 дней.

Функции фискального накопителя

Фискальный накопитель это главная память в кассовом аппарате, он берет на себя две основные функции:

• хранение всех кассовых чеков в собственной памяти;
• шифрование сохраненных данных (кассовых чеков) и формирование специального кода для их проверки.

ФН обеспечивает формирование фискального признака, запись фискальных данных, долговременное энергонезависимое хранения этих данных, формирование и проверку фискальных признаков, шифрование данных для передачи оператору фискальных данных, а так же расшифровывание и аутентификацию фискальных документов.

Фискальный накопитель с середины 2017 года полностью заменил ЭКЛЗ и фискальную память в кассовых аппаратах. Причем, согласно закону, даже предприниматели на патенте и ЕНВД должны будут использовать аппараты с фискальным накопителем с 2019 года.

Разъемы подключения ЭКЛЗ и фискального накопителя совершенно одинаковые, хотя они друг друга не заменяют.

Стоимость фискального накопителя (ФН)

По российской традиции, как и в случае с ЭКЛЗ, фискальный накопитель продается по завышенной цене - от 6000 руб. до 8000 руб. и выше. И как всегда, производитель - монополист, на этот раз ООО "РиК" (кто знаком с классикой, то поймет расшифровку). Конечно, на сайте налоговой службы есть реестр фискальных накопителей с указанными производителями.

Стоит заметить, что некоторые незначительные лондонские события повлияли на "закрытие" ООО "РиК". Первенство в гонке вооружения ККТ фискальными накопителями взяло на себя некое общество "Концерн "Автоматика"" . Стоимость фискального накопителя при это не поменялась.

Проверка фискального накопителя на сайте налоговой инспекции

Берем кассовый чек с номером фискального накопителя:

Вводим номер фискального накопителя на сайте налоговой инспекции www.nalog.ru/rn77/service/check_fn/ и получаем результат:

Вывод: кассовый аппарат с установленным ФН не зарегистрирован в налоговых органах.

Из чего состоит фискальный накопитель

Паспорт фискального накопителя

Образец заполненного паспорта ФН:

Заполнять паспорт нужно только ради гарантии на фискальный накопитель. Гарантия на любой фискальный накопитель - 12 месяцев, не зависимо от сроков использования.

Получить гарантийный ремонт ФН в принципе не возможно - испорченный или неисправный изначально фискальный накопитель могут только заменить на новый. И только в том случае, если неисправность накопителя возникла не по вине пользователя.

Образец незаполненного паспорта ФН КТ:

Реестр фискальных накопителей

Все разрешенные к использованию фискальные накопителе входят в специальных государственный реестр:

Эмулятор Фискального накопителя МГМ ФН-1

Это специальное устройство, которое можно использовать не один раз, как настоящий ФН, а множество раз. Отличие эмулятора в том, что он не формирует верный фискальный признак на чеке и не передает фискальные данные в ФНС.

Будьте внимательны: заводской номер МГМ всегда начинается с 9999ХХХХ, не используйте такой номер для регистрации!

Массо Габаритный Макет ФН-1 Вы можете приобрести у нас по 6995 руб. за штуку.

Так же можно встретить эмулятор фискального накопителя или ЭФН (от). По свойствам данный эмулятор ничем не отличается от МГМ, кроме того факта, что для передачи тестовых фискальных данных используется не тестовые сервера ОФД, а собственный сервер.

При этом стоимость одного комплекта не намного выше стандартного ФН-1. Заказать такой эмулятор можно на сайте производителя . Однако, хотим предупредить - временно не работают тестовые сервера для проверки передачи данных.

Блокировка фискального накопителя

Фискальный накопитель обязан передать фискальные данные хотя бы раз в 30 дней. Если данные в ОФД не передавались в этот срок, то фискальный накопитель заблокируется. Разблокируется ФН в тот момент, как только будет подключен к сети Интернет.

Если ФН не содержит не переданных данных (например, касса не используется), то он не будет заблокирован. Отчет времени до блокировки начнется с момента использования кассового аппарата по назначению.

Фискальный накопитель можно перерегистрировать. Перерегистрацию ФН можно выполнить 11 раз. То есть Вы можете перерегистрировать любой онлайн кассовый аппарат до одиннадцати раз имея на руках один фискальный накопитель. После обновления прошивки в РиК с середины июня 2017 фискальные накопители можно перерегистрировать до 30 раз.

Перерегистрация ККТ может потребоваться при смене ОФД, изменение реквизитов, изменения настроек кассы, а так же при замене фискального накопителя.

Превышение количества перерегистраций потребует смены фискального накопителя.

Процедура замены ФН проводится раз в 13 месяцев. Есть послабления для патентов, ЕНВД и УСН - смена ФН раз в 3 года, такие модели ФН поступили в продажу с 12 мая 2017 года.

Операторы фискальных данных

Оператор фискальных данных (далее ОФД) согласно новому постановлению должны собирать и передавать зашифрованные данные с фискальных накопителей в налоговую службу. Делают они это не за просто так. На данный момент все операторы из реестра указывают цену в 3000 рублей в год с одной кассы.

Совместимость с кассой

Начнем с версий фискальных накопителей. Сейчас на рынке представлены два вида фискальных накопителей (на 13 и 36 месяцев) и оба одной версии - 1.0. Однако один из основных производителей ФН уже полностью остановил их производство и после реорганизации приступит к выпуску накопителей только новой версии - 1.1. Скорее всего его примеру вскоре последуют и остальные производители. Таким образом на рынке окажутся остатки накопителей версии 1.0 (в несколько сот тысяч штук) и постепенно их будут вытеснять вновь произведенные ФН версии 1.1. Почему это важно? Ту версию ФН, с которой может работать кассовый аппарат, определяет версия его внутренней программы (прошивка). Смена версии ФН всегда будет сопровождаться перепрошивкой кассового аппарата. А вот есть ли для вашего кассового аппарата версия прошивки под ФН 1.1. необходимо уточнять заранее, потому что не все производители и не под все модели аппаратов уже выпустили и сертифицировали такие прошивки.

Поэтому мы рекомендуем заранее обратиться в свой сервис-центр или к производителю кассового аппарата и уточнить, поддерживает ли он смену прошивки и будет ли она работать с ФН 1.1. Потому что если это не так, то вам придется покупать для замены ФН 1.0, и чем дальше, тем их на рынке будет оставаться все меньше и меньше.

Срок действия ФН: 13 или 36 месяцев?

Срок действия накопителя определяется сроком действия ключа фискального признака – электронной подписи, которой заверяются все фискальные документы, отправляемые кассовым аппаратом. Сейчас можно выбрать, какой ФН использовать – на 13 месяцев (дешевле, но нужно чаще менять) или на 36 месяцев (дороже, но служит 3 года). Но и тут не все просто. Статья 4.1. п.6 54-ФЗ определяет, что «Срок действия ключа ФП, который содержится в ФН ККТ, с помощью которой осуществляется передача ФД в налоговый орган через ОФД и которая используется пользователями при оказании услуг, УСН, ЕНСХ, ЕНВД, ПС составляет не менее 36 месяцев со дня регистрации в налоговом органе ККТ, в ФН которой используется указанный ключ ФП, за исключением случаев, установленных абзацем вторым настоящего пункта. Положения настоящего абзаца не распространяются на организации и ИП, осуществляющих торговлю подакцизными товарами».

При этом в паспорте «ФН-1 исп. 2» (версия 1.0 на 36 месяцев) указано, что срок службы накопителя:

• 410 дней (13 м) для ОСН и компаний, продающих подакцизный товар
• 560 дней (18 м) ККТ без передачи данных в ОФД
• 1110 дней (37 м) для услуг, УСН, ЕСХН, ЕНВД, Патент при условии передачи данных в ОФД, не продающих подакцизные товары.

И даже если вы подпадаете под все условия – реализуете услуги, работаете по УСН, ЕСХН, ЕНВД или на Патенте и не продаете подакцизные товары вы должны помнить про еще одно ограничение, связанное со сроком действия формата фискальных документов (ФФД 1.0), который заканчивается 01.01.2019. Таким образом, чтобы использовать новый накопитель все 36 месяцев его придется активировать сразу под версию 1.05, иначе вы подпадает под обязательную замену и переход на новую версию ФФД, а значит и ФН уже через год, при этом переплатив за его стоимость по сравнению с версией на 13 месяцев. А если нет разницы, то зачем платить больше?

Версии форматов фискальных документов

Еще одним фактором, который нужно учитывать при выборе фискального накопителя, это версия формата фискальных документов (ФФД), с которой вы планируете работать. Про отличия между версиями ФФД можно почитать тут. Важно понимать, что смена версии ФФД, это и настройка кассовой программы, и прошивка кассы и переактивация или даже замена фискального накопителя.

ФН 1.1 будет поддерживать все три версии ФФД. Это означает, что при активации нового накопителя вы сможете самостоятельно выбрать любую из трех версий, в зависимости от того с какой версией готова работать ваша организация в настоящий момент. А вот ФН 1.0 поддерживает только ФФД 1.0 и ФФД 1.05.

ФФД 1.0 будет поддерживаться только до 01.01.19, а значит вам к этому времени будет необходимо перейти на ФФД 1.05 (без земены ФН) или 1.1 (с заменой ФН).

Переход между версиями формата фискальных документов

Фискальный накопитель версии 1.1 отличается от 1.0 наличием дополнительных внутренних счетчиков, которые позволяют накапливать итоги и реализовывать новые схемы документооборота и новые значения тегов. Поскольку это аппаратные отличия, переход между версиями фискальных документов ограничен рядом особенностей.

Поэтому при плановой замене Фискального Накопителя на новый, нужно четко понимать дальнейшее развитие событий:

1. Ничего не менять в программах и кассе и активировать новый ФН под ФФД 1.0. В этом случае у вас есть время подготовиться к переходу на ФФД 1.05 или 1.1 до 01.01.2019 и помере готовности или переактивировать ФН на ФФД 1.05 или поменять его при переходе на ФФД 1.1. Во втором случае вы сознательно сокращаете срок эксплуатации фискального накопителя и вместо 13 месяцев сможете использовать его на 30-40% меньше.
2. Заранее подготовиться к переходу на ФФД 1.05, обновить кассовый софт и подготовить кассу и при плановой замене фискального накопителя сразу активировать его под ФФД 1.05. ФНС пока никак не ограничивает срок его применения, а значит вы можете забыть о всех вопросах с кассой до следующей плановой замены (через 13 или 36 месяцев).

Нужно помнить, что пока переход с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 без замены ФН возможен только технически, но запрещен с точки зрения нормативов ФНС. Однако сейчас на согласовании находятся дополнения к этим нормативам, которые разрешат переход с ФФД 1.0 на 1.05 и юридически.

Активировать ФН сразу под ФФД 1.1 сейчас не получится – на рынке просто нет таких накопителей, да и в реестре ККТ пока нет прошивок касс под этот формат. А значит для всех нас кассовая реформа так и не закончится и нас ждут новые изменения.

Объем памяти ФН

Фискальный накопитель, по своей сути, это запоминающее устройство, имеющее ограниченный объем памяти. Это означает, что при большом количестве транзакций на кассе накопитель может заполнится и его придется менять даже раньше, чем закончится срок действия ключа фискального признака.

В ранних моделях фискальных накопителей, произведенных до 01.05.2017 (их номера заканчиваются на 645000), может быть зафиксировано не более 150 тыс. фискальных документов. В новых моделях объем памяти увеличен до 230-250 тыс. записей.

Это означает, что если на кассовом аппарате фиксируется более 350 фискальных документов в день, то накопителя старого типа не хватит на весь период эксплуатации. Для нового типа накопителей это уже 600 документов в день. Если для вас актуален такой объем кассовых транзакций, то обращайте внимание на дату выпуска накопителя, который вы приобретаете на замену старому.

Гарантийная замена ФН

Фискальный накопитель - это техническое устройство, а значит и он может оказаться бракованным или испорченным в результате неправильной эксплуатации. Но его замена или ремонт осложнены тем, что это криптографическое устройство с фискальной функцией, а значит его ремонт или замена возможны только после проведения экспертизы в лаборатории производителя. В первую очередь там попытаются выгрузить из устройства фискальные данные, чтобы владелец мог передать их в ФНС. На эту процедуру производитель берет 60 календарных дней.

Понятно, что если это единственная касса на предприятии, то никто не будет останавливать торговлю на такой срок. Там просто снимут кассу с учета, отправят бракованный ФН на экспертизу, а вместо него поставят новый, купленный за свой счет. И будут спокойно дожидаться акта о проведенной экспертизе и получения нового ФН по гарантии.

Но и в этой процедуре есть сложности. Сейчас производители принимают в гарантийный ремонт накопители только от тех компаний, кому они их продавали. Это означает, что если вы, как и большинство предприятий на рынке, купили накопитель не напрямую с завода, а через посредников, то и обратно накопитель должен будет вернуться через всю цепочку посредников. Очевидно, что чем такая цепочка короче, тем проще вам будет достичь успеха.

Согласно 54-ФЗ, контрольно-кассовая техника должна поддерживать онлайн-фискализацию: должно быть соединение с фискальным накопителем и онлайн-канал для передачи данных о выручке операторам фискальных данных (ОФД).

ОФД – аккредитованные компании, имеющие право на хранение и передачу фискальных данных с кассовых аппаратов предприятий. Список ОФД представлен в официальном реестре на сайте ФНС.

Фискальный накопитель (ФН) - программно-аппаратное устройство, в котором записываются данные о каждой произведенной оплате. Накопитель содержит криптозащиту от изменения информации.

Фискальные накопители выпускаются двух серий – на 13 и 36 месяцев. Применение каждой из серий строго регламентировано 54-ФЗ в статье 4.1, пункте 6.

Фискальный накопитель на 36 месяцев должны использовать организации и индивидуальные предприниматели:- оказывающие услуги,- применяющие льготные системы налогообложения: УСНО, ПСНО, ЕНВД , ЕСХН. Исключение составляет: - продажа подакцизных товаров;- сезонный характер работ;- одновременное применение льготной системы налогообложения и ОСНО;- использование онлайн кассы в автономном режиме – без передачи данных в ОФД (местности, отдаленных от сетей связи);В этих случаях, а также при применении ИП и организациями основной системы налогообложения (ОСНО) необходимо применение ФН на 13 месяцев.

Основные отличия в использовании ФН на 13 и 36 месяцев

Фискальный накопитель на 36 месяцев введен в реестр ФНС 15 мая 2017 года (приказ ФНС № СА-7-20/339). Его главное отличие в сроке эксплуатации – 3 года, т.е. для ФН на 36 месяцев не требуется ежегодная перерегистрация, как в случае с ФН на 13 месяцев. Кассовые аппараты одинаково функционируют с ФН любой серии и специальной доработки для ФН на 36 месяцев не потребуется. Вне зависимости от срока эксплуатации ФН (13 или 36 месяцев), срок хранения ФН после истечения времени использования должен составлять 5 лет.

В каких случаях возможна блокировка ФН

Для того, чтобы сформированный онлайн кассой чек распечатался и был отправлен в ОФД, необходимо наличие на нем фискального признака, который формируется ФН. При возникновении сбоев в работе ФН он может быть заблокирован, а выдача кассовых чеков остановлена.

Наиболее вероятные причины блокировки ФН:

Отсутствие подключения к интернету,- ОФД не отправляет подтверждения о принятии данных от ККТ,

Нарушены правила эксплуатации:

• Если кассовые операции проходят более 30 суток, но данные по выручке не отправлялись оператору фискальных данных (ОФД);
• Открытая смена работы онлайн-кассы составила более 24 часов;
• Если интервал времени по таймеру ККТ после открытия смены и формирования чека составляет более 5 минут;

Согласно требованиям законодательства даётся 30 дней, чтобы устранить технические неполадки и привести работу ФН в рабочий режим. В течение 30 дней с момента возникновения сбоя в работе с ФН касса может работать в автономном режиме – печатать чеки без фискального признака, не передавая данных в ОФД.

Как разблокировать ФН?

Для разблокировки ФН достаточно устранить причины его неполадки. Например, если налажено подключение к интернет, то передача данных восстанавливается – чеки передаются в ОФД и дальше можно продолжать в штатном режиме.

В каких случаях потребуется замена ФН?

Если в случае блокировки ФН его работа может быть продолжена, то есть требования, когда продолжать работу с ФН не представляется возможным:

• Заполненная память ФН;
• Изменение ИНН организации;
• Неверный ввод регистрационного номера ККТ;
• Истечение срока эксплуатации накопителя.

Для замены фискального накопителя необходима перерегистрация онлайн кассы в личном кабинете ФНС.

Ответственность за нарушения

Стоит обратить внимание, что законом предусмотрено использование каждой серии ФН в строгом соответствии с видом деятельности и применяемой системы налогообложения. В случае нарушений нужно произвести замену ФН (6000 рублей) и заплатить штраф: - для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП) - от 1 500 до 3 000 рублей- для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

Таким образом, прежде чем переходить на новую систему введения кассовых операций, правильно выбирайте ФН, проверяя на предмет соответствия требованиям законодательства. Также строго следуйте инструкциям по эксплуатации устройства или на этапе установки обращайтесь к сервисным специалистам, чтобы избежать порчи фискального накопителя.

Прошло достаточно много времени. Больше миллиона касс работают в соответствии с новым порядком применения контрольно-кассовой техники.

На данный момент первый этап реформы практически завершен. Теперь второй, касающийся пользователей на УСН, которым предписано законом использовать фискальный накопитель со сроком использования в составе ККТ -36 месяцев.

15 мая 2017 года приказом ФНС № СА-7-20/339@ в реестр ФНС внесен фискальный накопитель «ФН-1» исполнение 2, производства ООО «РИК» со сроком действия в составе ККТ — 36 месяцев.

Если Ваша организация использует «ФН-1» версии на 13 месяцев, то не переживайте, что потребуются затраты на доработки касс при переходе на «ФН-1» версии на 36 месяцев. Кассовая техника способна работать с любой из версий фискального накопителя.

Для кого нужен фискальные накопители, рассчитанные на 13 и 36 месяцев?

Согласно статье 4.1, пункту 6 Федерального закона от 22.05.2003 N54-ФЗ (ред. от 03.07.2016) должны использовать фискальный накопитель на 36 месяцев следующие категории предпринимателей:

• оказывающие услуги;
• применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН);
• применяющие систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН);
• являющиеся плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД);
• применяющие патентную систему налогообложения (ПСН).
  

  ТОЛЬКО «ФН-1» на 13 месяцев. Версия на 36 месяцев НЕ МОЖЕТ использоваться организациями, осуществляющими свою деятельность:

• при продаже подакцизных товаров;
• при сезонном характере работ;
• при совмещении своего режима налогообложения и ОСНО;
• при использовании ККТ в автономном режиме (не осуществляющей передачу фискальных документов в налоговую службу через ОФД).

В остальных случаях нужно применять «ФН-1» версии на 36 месяцев, т.к. нарушение требований ФНС будет грозить штрафами в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, в части 4 статьи 14.5 для должностных лиц в размере от 1500 до 3000 рублей, для юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10000 рублей.

Плюс «ФН-1» на 36 месяцев - это продлённый срок службы. Это позволит Вам производить их замену раз в 3 года, вместо ежегодной перерегистрации.

Как установить и зарегистрировать?

Процедура установки «ФН-1» на 36 месяцев не отличается от процедуры с версией на 13 месяцев. Осуществить её Вы можете самостоятельно. Но, будьте очень внимательны при регистрации кассовой техники, т.к. в случае ошибки возможна заблокировка «ФН-1», и этот случай не будет являться гарантийным и основанием для замены фискального накопителя поставщиком. Поэтому рекомендуется при установке «ФН-1» и регистрации ККТ доверить эту процедуру профессиональным сервисным центрам.

Сколько хранить использованный фискальный накопитель?
Необходимо 5 лет хранить фискальный накопитель, отработавший свой срок.

В каких случаях необходима замена фискального накопителя?

• При завершении срока действия фискального накопителя;
• При переполнении памяти ФН;
• При изменении ИНН организации;
• При неверном введении регистрационного номера контрольно-кассовой техники.

Во всех выше представленных ситуациях замены фискального накопителя требуется перерегистрация кассы в личном кабинете ФНС!