Шаблоны документов упростят вашу работу и сэкономят время. Шаблоны каких документов должны быть в организации? Обычно создаются шаблоны для документов, которые часто используются: писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок. В качестве примера создадим шаблон приказа по основной деятельности. Шаблоны приказов и распоряжений не отличаются по составу и расположению реквизитов. Поэтому на основе шаблона приказа можно создать шаблон распоряжения.
Какие требования нового ГОСТа нужно учитывать для шаблонов
При оформлении реквизитов шаблонов мы будем руководствоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ), который вступает в силу 1 июля 2018 года. Основные рекомендации ГОСТа, которые пригодятся для создания шаблонов. В приложениях В6 и В7 ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены образцы оформления приказов и распоряжений. Состав реквизитов приказа для оформления шаблона:
– Эмблема (02);
– Наименование организации – автора документа (05);
– Наименование вида документа (09);
– Дата документа (10);
– Регистрационный номер документа (11);
– Место составления (издания) документа (13);
– Заголовок к тексту (17);
– Текст документа (18);
– Подпись (22).
Полужирным шрифтом можно выделить реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагменты текста
Задайте размеры полей документа по правилам ГОСТа:
левое поле – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет – 30 мм), правое поле – 10 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм. Для этого на вкладке «Разметка страницы» нажмите кнопку «Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне задайте параметры полей и нажмите «ОК».
Оформите заголовочную часть. Поместим заголовочную часть приказа в таблицу. В таблице мы разместим следующие реквизиты: «Эмблема», «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) документа».
Добавьте таблицу из четырех строк и трех столбцов. В первой строке объедините ячейки и по центру разместите эмблему организации. Под эмблемой в этой же строке через 1 междустрочный интервал укажите полное наименование организации и в скобках краткое, если оно есть. Во второй строке объедините ячейки, прописными буквами укажите вид документа и выделите его полужирным шрифтом. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на одной строке. Разместите их в третьей строке таблицы, в левой и правой ячейках соответственно. Реквизит «Место составления (издания) документа» разместите строкой ниже (рис. 1).
Рис. 1. Заголовочная часть приказа с видимыми границами таблицы
Сделайте границы таблицы невидимыми. Для этого кликните правой кнопкой мыши по таблице и нажмите «Границы и заливка...». Выберите тип «Нет» и нажмите «ОК». Аналогичным способом в таблице ниже можно разместить реквизит «Подпись».
Добавьте поля форм для переменных реквизитов. Теперь добавим несколько полей форм для переменных реквизитов и зададим параметры их заполнения. Формы удобно использовать в шаблонах документов – можно задать определенный формат для их заполнения, а также защитить данные от удаления.
Обратите внимание!
Регистрационный номер документа может быть цифровым или буквенно-цифровым
Активируйте вкладку «Разработчик», так как именно на ней расположены необходимые опции для работы с формами, но по умолчанию она активна не во всех версиях MS Word. Кликните мышкой по вкладке «Файл», далее – «Параметры». В открывшемся окне «Параметры Word» нажмите команду «Настроить ленту». Далее настройте ленту «Основные вкладки»: поставьте галочку в поле «Разработчик» и нажмите «ОК».
Теперь установите курсор в то место в документе, где вы хотите разместить реквизит, – например, в ячейку реквизита «Дата документа». На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку с подсказкой «Инструменты из предыдущих версий». На появившейся панели «Формы предыдущих версий» нажмите кнопку «Поле (элементы управления формами)» (рис. 2). Добавленное поле формы будет выглядеть как серый прямоугольник.
Рис. 2. Панель «Формы из предыдущих версий»
Мы добавили форму «Текстовое поле». В текстовом поле может быть обычный текст, число, дата, время и даже формулы. Теперь зададим параметры этой формы. Дважды щелкаем мышкой по полю формы. Откроется диалоговое окно «Параметры текстового поля» (рис. 3). Поскольку эта форма для заполнения реквизита, то тип данных указываем «Дата», а формат даты – dd.MM.yyyy, по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Далее ставим галочку «разрешить изменения» – тогда специалисты, которые будут работать с шаблоном, смогут заполнять поля после того, как мы ограничим редактирование. Об этом речь пойдет позже. Нажимаем «ОК». Теперь в это поле можно внести только дату арабскими цифрами.
Рис. 3. Диалоговое окно «Параметры текстового поля»
Чтобы заполнить «Регистрационный номер документа», вставляем текстовое поле аналогичным способом. Но параметры этого поля будут несколько иными. Выберите тип данных «Обычный текст», а в поле «Текст по умолчанию» укажите, какую именно информацию необходимо внести в это поле. Нажмите «ОК». Теперь поле при наведении на него мышки будет выглядеть так: . Таким же образом добавляем поля для реквизитов приказа «Заголовок документа», «Подпись» и задаем соответствующие параметры.
Осталось добавить реквизит «Текст документа». Для этого реквизита мы используем другую форму – «Форматированный текст». Это поле удобно тем, что в него можно вносить текст, состоящий из нескольких абзацев. Мы разобьем реквизит на несколько полей: поле для заполнения констатирующей части приказа и поле для заполнения распорядительной части. На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Элемент управления содержимым “Форматированный текст”» (рис. 4). Поле будет выглядеть следующим образом: Место для ввода текста .
Рис. 4. Диалоговое окно «Свойства управления содержимым»
Задайте параметры этого поля – для этого кликните по нему мышкой и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым». Задайте параметры поля и нажмите «ОК» (рис. 4).
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», поэтому мы его внесем в шаблон текстом без использования полей форм, так как это слово остается неизменным. Окончательный вариант шаблона приказа (рис. 5).
Рис. 5. Шаблон приказа
Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
наименование компании - владельца печати,
должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
и того, которому она передается,
нужно отразить причину передачи,
дату, до которой печать переходит в другие руки,
поставить оттиск печати,
подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Образец акта приёма-передачи печати
В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
на основании каких документов действуют сотрудники
Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
Акт приема-передачи печати
г. Энгельс
В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от "12" марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от "12" марта 2017 г. и доверенности от "01" декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:
Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.
_________________ /Новиков А.И./
_________________ /Суриков П.Р./
На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.
Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.
Как составить акт
Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.
Образец и пример акта приема-передачи печати
При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).
Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.
После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.
Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.
(Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 7 167)
В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.
Из статьи вы узнаете:
Каково назначение акта приема-передачи печати
Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.
Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.
Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами .
Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.
Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.
Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.
Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.
Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.
К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати , труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.
В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон - участники передачи.
В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.
ПРИМЕР
Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?
Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.
Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.
Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.
Полезная статья: Сведения о том, как составить акт приема-передачи печати и много других ценных советов можно найти в статье « ».
В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.
Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.
Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.
Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.
У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.
Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:
- Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
- Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
- Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
- После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
- Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
- Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
- Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.
После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.
Важно! Обязательно необходимо указать время и случаи, при которых новый ответственный человек может распоряжаться штампами.
Ниже представлен образец бланка, шаблон можно скачать внизу статьи.
Передача штампа командированному сотруднику
Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя. В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.
Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.
