Из статьи вы узнаете :

• Как заполнить приходный кассовый ордер (образец)

Что такое «приходовать деньги в кассу»?

Приходовать деньги — это получать наличные, документально оформить их поступление и отразить в кассовой книге. При поступлении наличности составьте приходный кассовый ордер по форме № КО1. Отметим, что унифицированные формы кассовых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Вторую часть приходника — квитанцию отрежьте и выдайте вносителю наличных (п. 4.1, 5 и абз. 5 п. 5.1 Указания № 3210У). Отразите в ПКО, какую сумму получили. В строке «Основание» укажите хозяйственную операцию, в результате которой получили деньги. Например: «выручка от продажи», «внесение собственных средств» и пр. Какихлибо требований к заполнению строки «Основание» законодательством не установлено. Важно отразить содержание операции так, чтобы оно было понятным. В строке «Приложение» перечислите реквизиты документов, которые вы приложите к приходнику. Например, при принятии выручки от кассираоперациониста в этой строке можно указать реквизиты Zотчета. А при получении наличных с расчетного счета — данные банковского чека.

Сделайте в кассовой книге запись о поступлении наличных на основании ПКО.

Как заполнить приходный кассовый ордер (образец, бланк приходника)

Форма приходного кассового ордера № КО1 содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно. О том, как заполнить основные поля приходника, смотрите в таблице ниже.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Когда нужно фиксировать в кассовой книге оприходование денег?

Записи в кассовой книге делайте в тот день, когда наличные поступили в кассу.

Невнесение записи о поступлении денег в кассовую книгу является нарушением порядка ведения кассовых операций. За это предусмотрен административный штраф: для должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей — от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Даже начинающим бизнесменам, чья деятельность связана с оборотом наличности, точно известно, что производить оприходование кассовой выручки необходимо ежедневно. Могут ли быть исключения из этого жесткого правила?

Одно нарушение по многим статьям

Когда налоговики проверили, соблюдает ли компания правила оприходования в кассу наличности, они сразу обнаружили, что иногда это происходило не в день поступления средств, а позже. Инспекторы сразу же указали, что организация не полностью оприходует полученные от населения деньги (ст. 15.1 КоАП РФ), тем самым нарушая целый свод правил: Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок № 40); Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 г. № 104; а также Методические рекомендации № ВЗ-6-13/272 от 18 августа 1993 г. по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, разработанные Государственной налоговой службой России и утвержденные Письмом Центробанка Российской Федерации 18 августа 1993 г. № 51.

Соответственно, чиновники тут же назначили штрафы: по 40 тыс. рублей за каждый проступок.

В том случае, когда со дня получения неучтенной выручки прошло более двух месяцев, контролирующие органы не имеют права оштрафовать организацию.

Как это не вовремя!

Компания была категорически не согласна с таким вердиктом, и ее представители сразу обратились в суд с заявлением о признании карающих постановлений незаконными и об отмене решения инспекторов.

Арбитры первой и апелляционной инстанций полностью поддержали требования фирмы (решение Арбитражного суда Вологодской области от 27 июня 2008 г.). Они сочли, что в данном случае имело место не столько неоприходование, сколько несвоевременное оприходование полученной выручки, а ответственность за такой проступок ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях не установлена.

Однако налоговики не оставили надежды выиграть спор и обратились в кассацию.

Ни то, ни другое

Но и здесь чиновников ожидало фиаско, хотя прежние выводы служителей Фемиды тоже подверглись критике.

Окружные судьи сразу же указали, что все использованные инспекторами статьи совершенно не подходят к обсуждаемой проблеме. Ведь в них говорится о недопущении неоприходования или неполного ежедневного оприходования наличности. А под неоприходованием денежной наличности в кассу следует понимать выполнение этой операции в день получения выручки. Поэтому получается, что выводы судов первой и апелляционной инстанции были не совсем верны. Ведь в данном случае имеет место несвоевременное оприходование денежных средств, а это несколько иная ситуация.

Действительно, такое нарушение, как неоприходование выручки, не подлежит расширительному толкованию, — констатирует судья Кирилл Талов. — Поэтому нельзя штрафовать по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях за любое отступление от порядка ведения кассовых операций. В данном случае действия компании фактически попадают именно под такую категорию проступков, а точнее их следует квалифицировать как несвоевременное заполнение кассовой книги. Кроме того, не стоит забывать о том, что неправильная квалификация нарушения влечет признание решения налогового органа незаконным (п. 9 Постановления Пленума ВАС РФ от 2 июня 2004 г. № 10).

Везде успеть невозможно

В рассматриваемой ситуации есть и еще один интересный момент. Дело в том, что фирма-нарушитель имела не одну, а три торговых точки. Соответственно, работник просто не имел возможности забирать образовавшуюся выручку ежедневно в конце рабочего дня со всех магазинов.

Поначалу судьи не обратили внимания на этот факт. Однако окружные арбитры, возвращая дело на повторное исследование, специально его отметили и даже высказали предположение, что данное обстоятельство будет иметь значение для решения вопроса о возможности освобождения организации от административной ответственности при малозначительности административного правонарушения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2008 г. по делу № А13-3083/2008).

Смотрим в книгу!

В другом споре, практически аналогичном рассмотренному выше, налоговая тоже после проверки сделала вывод о правонарушении фирмы, основываясь на данных кассовой книги магазина. Однако и здесь судьи не поддержали чиновников. Арбитры отметили, что, во-первых, факт обнаружения денежных средств представители фирмы объяснили выдачей кассиру разменного фонда. А во-вторых, они указали, что в ходе проверки налоговики не проверили кассовую книгу предприятия, а вывод сделали, основываясь лишь исходя из данных кассовой книги одного магазина, который является структурным подразделением организации. Исходя из этого, окружные арбитры решили, что «штрафное» решение инспекторов — незаконно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 октября 2007 г. № А56-13643/2006).

Закон не объясняет, что является неоприходованием денег: отсутствие записей в журнале кассира или в кассовой книге, отсутствие приходного ордера или все эти факты вместе.

Автоматизация с остатком

Судьи могут простить оприходование наличности на следующий день после ее получения и в том случае, если фирма ведет автоматизированный бухучет. Допустим, компания, осуществляющая розничную торговлю, отражает в учете всю выручку на следующий день, и записи в кассовую книгу вносятся тем же числом. Пришедшие с проверкой налоговики наверняка попытаются квалифицировать эти действия как оприходование наличных денежных средств и оштрафовать компанию на основании ст. 15.1 КоАП РФ.

Однако если предприятие ведет автоматизированный учет, то и кассовая книга, и отчет кассира должны формироваться к началу рабочего дня (п. 25 Порядка № 40). И если арбитры увидят, что по кассе остаток на начало дня соответствовал остатку на конец предыдущего дня, то, скорее всего, они подтвердят, что в действиях фирмы нет никаких нарушений (Постановление ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 15 ноября 2006 г. № А44-1861/2006-10а)

Им не встретиться никак!

В одном из своих писем московские налоговики указали еще одну причину, по которой наличность можно оприходовать после окончания рабочего дня, в течение которого она была получена.

Если приказом по компании установлен режим работы, согласно которому графики работы кассиров и бухгалтерии не совпадают (например, рабочий день бухгалтера длится с 9 до 18 часов, а у кассиров — с 11 до 23 часов), то дневную денежную выручку можно сдать в кассу предприятия на следующий день, но до начала работы другой смены кассиров (то есть, согласно приведенному примеру, до 11 часов утра). В этом случае будет считаться, что денежная наличность была оприходована в полном объеме и вовремя (Письмо УФНС по г. Москве от 3 мая 2005 г. № N09-24/31061).

Вообще вопрос о том, сколько длится административный проступок, выраженный в нарушении порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций, постоянно вызывает массу споров. И это несмотря на то, что существует четкое указание, согласно которому моментом начала и окончания нарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу, т. е. тот день, когда в кассу не оприходована наличка (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 31 января 2006 г. № 10196/05).

Из этого следует вывод, что фирму нельзя оштрафовать, если со дня получения неучтенной выручки прошло больше двух месяцев, поскольку срок, в течение которого можно привлечь к ответственности, уже миновал (ч. 1 и 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Порядок проверки полноты учета выручки определен Административным регламентом, утвержденным приказом от 17 октября 2011 г. № 133н (далее - Регламент). Для проведения такой проверки или замруководителя налоговой инспекции должен принять соответствующее решение. Перед началом проверки инспекторы обязаны предъявить поручение и служебные удостоверения. Проверка проводится на территории компании (у предпринимателя). Инспекторы имеют право:

• беспрепятственного доступа к кассовой технике;
• запрашивать документы, связанные с применением ККТ и учетом денег;
• проверять наличные деньги в кассе и бланки строгой отчетности;
• получать информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах;
• получать необходимые объяснения, справки и сведения;
• получать пароли ККТ, необходимые для снятия показаний фискальной памяти и контрольной ленты;
• взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
• привлекать к административной

Максимальный срок проведения проверки не может превышать 20 рабочих дней.

Какие документы проверяют инспекторы

Перечень проверяемых документов Регламентом. Сюда входят:

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты, кассовая книга и др.

Инспекторы сравнивают сумму «налички», находящейся в денежном ящике кассового аппарата, с фискальным отчетом, контрольной лентой и записями в журнале кассира-операциониста. Записи в журнале сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений инспектор вправе получить письменное объяснение. Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов сверяются заводские и регистрационные номера кассовых машин, а также ИНН организации (предпринимателя) с данными в карточке регистрации ККТ.

Инспекторы сверяют кассовые чеки, распечатанные на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся чеков.

Когда компании обвиняются в нарушениях

Проследим по материалам арбитражной практики, в каких случаях инспекторы делают вывод о допущенном нарушении.

Неоприходование наличных денег

В организации провели проверку полноты учета выручки. Представленные фирмой листы кассовой книги не соответствовали установленным требованиям. Судьи разъяснили, что, если в кассовую книгу не внесены все записи, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров, это означает неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассу (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 17 июня 2013 г. № А69-272/2013). Штраф составил 40 000 руб.

В другом случае инспекторы установили факт неоприходования «налички» при сверке фискальных отчетов с кассовыми документами. Было установлено, что суммы наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, в кассовую книгу не оприходованы. Инспекторы составили протокол об административном правонарушении. Размер штрафа также равен 40 000 руб. (определение ВАС РФ от 11 июля 2013 г. № ВАС-8675/13). В этом деле интересно то, что судьи не сразу пришли к единому мнению. Суд первой инстанции поддержал компанию и отменил постановление инспекции, но налоговики подали апелляционную жалобу и выиграли спор в суде. Точку в этом деле поставил ВАС.

В следующем деле судьи встали на сторону компании. Инспекторы оштрафовали организацию за то, что выручка была оприходована на основании приходных ордеров, но без подтверждающих документов (контрольно-кассовых лент (Z-отчетов), изъятых из ККТ). Арбитры решили, что здесь нет нарушения порядка ведения кассовых операций (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № 15АП-15020/2013).

Применение ККТ с нарушениями

Инспекторы при проверке кассовых чеков на специализированном сайте установили, что значения криптографического проверочного кода (КПК) указаны неверно. Информация о данных чеках на контрольной ленте отсутствует. Налоговики решили, что это говорит о несанкционированном вмешательстве в ККТ для уменьшения выручки. То есть кассовый аппарат не защищает фискальные данные, не обеспечивает долговременное хранение информации о проведенных операциях. Фирму привлекли к ответственности по пункту 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штраф составил 30 000 руб. (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 3 августа 2012 г. № А33-2096/2012). Определением ВАС РФ от 13 ноября 2012 г. № ВАС-14289/12 высшие арбитры поддержали это решение.

Какое время должно быть в кассовом чеке

Контролирующие органы иногда дают противоречивые разъяснения. Рассмотрим такой пример. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. В частности, одними из таких реквизитов являются дата и время покупки. Указанное на пробитом кассовом чеке время покупки не должно отличаться от реального времени наличных Расхождение не может превышать 5 минут (письмо от 10 июля 2013 г. № АС-4-2/12406@). То есть выдавать покупателю кассовый чек, пробитый заранее, нельзя. Налоговики разъяснили, что в таком порядке выдают чеки и организации, торгующие дистанционно (в том числе через интернет-магазины).

Однако заметим, что чуть раньше ФНС России придерживалась иной позиции, согласно которой покупателю можно было передавать кассовый чек, пробитый заранее (письма ФНС России от 6 мая 2013 г. № АС-4-2/8265, от 1 февраля 2012 г. № АС-4-2/1503). Главное - чтобы в тот же день. Специалисты Минфина России в письме от 24 мая 2013 г. № 03-01-15/18769 разъяснили, что отсутствие на чеке времени (или же расхождение времени покупки с реальным временем) является нарушением требований законодательства. Во избежание споров следует указывать в чеке реальное время. В противном случае свою правоту придется доказывать в суде.

Что происходит по окончании проверки

По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах. В акте инспекторы указывают перечень полученных документов, а также отражают выявленные нарушения. Или же делают запись об их отсутствии. В письме ФНС России от 8 июня 2007 г. № ШТ-6-06/458@ приведена форма акта. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления.

Если в ходе проверки выявлены нарушения, налоговики возбуждают административное производство. Для этого инспектор составляет протокол и направляет его своему руководителю. Он должен рассмотреть дело не позднее 15 дней.

Копия постановления о назначении штрафа вручается под расписку сразу после рассмотрения дела. Или же ее могут выслать по почте в течение трех дней (п. 2 ст. 29.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

За какие нарушения могут оштрафовать

Напомним, за какие именно кассовые нарушения организацию или могут наказать.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью

Налоговики штрафуют за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). То есть прежде всего за неисполнение требований Порядка, утвержденного Указанием Банком России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания № 3210-У). К таким нарушениям относятся:

• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе «налички» свыше установленных лимитов.

Размер штрафа в таких случаях составит (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• для фирм - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Нарушение использования ККТ

Кроме того, предупреждение или штраф можно получить за (п. 2 ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• неприменение контрольно-кассовой техники;
• применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушениями;
• отказ в выдаче по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денег за товар (работу, услугу).

Размер штрафа составит от 30 000 до 40 000 руб. - для организации, от 3000 до 4000 руб. - для должностного лица, от 1500 до 2000 руб. - для граждан.

Е. Шестакова ,
генеральный ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе.

Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит.

Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные

ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом

Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет.

В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных.

Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций нет прямого указания на то, что: ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;

кассовую книгу следует заполнять день в день. Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет.

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов

Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу.

Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день.

Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит.

(-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору). А этого сделано не было.

(-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки.

Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись. Это и называется оприходованием наличных.

В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию.

Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге.

Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и с небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа (Статья 2.9 КОАП РФ ) (Статья 4.1 КОАП РФ ). Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации.

ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром

Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного ("ТИПОВЫЕ ПРАВИЛА ЭКСПЛУАТАЦИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ" ). Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу.

(+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных.

(+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа.

Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами.

СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО.

СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял.

Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого).

Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий

Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения.

ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом

То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать.

А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата.

(+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций.

Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали.

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником

Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте).

(-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя.

ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса

А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге.

Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения.

По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге.

Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки.

И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его, исходя из вашей максимальной дневной выручки.

Узнать подробнее о журнале "Главная книга"

Сотрудник использует бланки строгой отчётности и не успевает в конце рабочего дня сдать деньги в кассу предприятия. Будет ли нарушением, если он сдаст деньги утром?в подотчёт он деньги не берёт. Слесарь обслуживает физических лиц на дому и у них принимает деньги за оказываемые услуги по ремонту и обслуживанию газовых приборов, выдаёт квитанцию (бланк строгой отчётности).

По общему правилу все наличные денежные средства, поступившие в организацию должны быть оприходованы в кассу организации непосредственно в день их поступления, а именно, суммы поступлений должны быть отражены в кассовой книге, причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. В Вашем случае в качестве приходного кассового документа выступает БСО. Следовательно, если БСО выписан одним днем, а в кассу организации данные денежные средства поступили и отражены другим днем, то это

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Внимание: если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.* Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют.* Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу* (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;

от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

С уважением,

Майя Жмакина, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки.