Метод «5S» (система «5s») – это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства, японской организации производства Kaizen.

Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, оответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

5 шагов методики 5S:

Сортировка, удаление ненужного. На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: немедленно удалены и утилизированы; перенесены в место для хранения; оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.

Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места. Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.

Соблюдение чистоты, систематическая уборка. Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.

“Стандартизировать” процесс. Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.

Совершенствование порядка и дисциплина. Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.

5S помогает:

упорядочить образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.

улучшить безопасность труда, эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.

организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения.

Система 5с – концепция рационализации рабочего пространства, которая пришла к нам из Японии. Она подразумевает, что каждый сотрудник должен максимально оптимизировать свою деятельность, выполняя всего пять правил. Причем новых или специальных навыков от сотрудников не потребуется. Читайте о принципах подхода и о том, как их внедрить.

В послевоенный период, когда японский автопром жестко конкурировал с американским, инженер завода «Тойота» Тайити Оно сумел внедрить принципы порядка, дисциплины и рационализации на предприятии, которые позволили увеличить производительность без существенных затрат.

Система 5с на производстве стала продолжением научных трудов и экспериментов Фредерика Тейлора по внедрению нормирования и рационализации труда на производстве, которые он проводил в США в конце 19-ого века. Однако система 5S основана на Японских традициях и культуре бережливого производства .

Принципы бережливости - основа большинства производств по всему миру, поскольку борьба с потерями ведется уже более 50 лет. А вот компании, работающие, например, в сфере выпуска потребительских товаров, опирались в основном на систему продаж и маркетинг, эффективность производства не входила в число приоритетов - и только в последнее время ситуация изменилась. С развитием новых технологий принципы бережливого производства эволюционировали в новую фазу трансформации бизнеса.

Система 5s: пять принципов

1. Сэири (整理) – Сортировка

Сортировка предполагает, что все вещи и предметы, лежащие на рабочем месте, разделяются на 4 вида по частоте использования: постоянно, часто, редко и никогда. Соответственно, те которые не используются убираются на склад, те которые постоянно – лежат «прямо под рукой», часто используемые – поблизости в ящике и редко нужные – где-нибудь подальше в тумбе.

Вроде все просто и понятно. Наверное, каждый по себе знает, как сложно найти вещь, когда все свалено в кучу. Или когда, скажем, кухня на первом этаже, а накрывают на третьем - бегать туда-сюда очень утомительно. Поэтому принцип, чтобы «все нужное лежало под рукой» экономит время и производительность ().

2. Сэитон (整頓) – Соблюдение порядка

Это метод 5S, согласно которому «все имеет свое место», то есть это прямое продолжение Сэири. Когда вещи отсортированы, каждому предмету должно быть назначено конкретное место. Это место должно быть подписано и обозначено, а сам предмет маркируется красной биркой с соответствующей записью. По-японски такие бирки называются «Канбан» (). Иногда, предметы обводят, чтобы точно знать их расположение.

Как внедрить систему 5s: опыт российской компании

Расскажем, как одной российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить принципы бережливости - вам может быть полезен ее уникальный опыт.

3. Сэисо (清掃) – Содержание в чистоте рабочего места

Часто возникает вопрос, кто должен убирать: сам работник или уборщица. Представьте себе, что уборщица начинает влажной тряпкой протирать открытый компьютер у сотрудника IT-отдела, который может находиться в спящем режиме - короткое замыкание гарантировано. Поэтому правило Сэисо гласит, что сотрудник сам должен убирать за собой рабочее место.

4. Сэикэцу (清潔) – Стандартизация

Стандартизация включает в себя правила, инструкции по выполнению тех или иных работ, нормативы по их выполнению, используемые средства и т. д. Суть в том, что нормировщики, например, уже высчитали, сколько деталей на определенном станке за определенный период должен изготовить рабочий. Если он будет работать по-своему, то:

• либо сделает быстрее, чем нужно (в Японии система «Точно в срок» этого не поощряет), и будет «прохлаждаться», мешая остальным;
• либо сделает быстрее за счет качества (ведь качество и скорость взаимопротивоположные понятия);
• либо сделает медленнее и затормозит работу остальных, либо с большими издержками и т. д.

Система организации и рационализации рабочего места 5S предполагает описание и контроль за исполнением первых трех пунктов: сортировка, порядок и чистота. Периодически начальство делает контрольный обход, и все данные по рабочим местам заносит в контрольный лист:

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ПРОВЕРКИ (фрагмент)

(наименование подразделения)

за __________ месяц 20__ г.

5. Сицукэ (躾) – Самодисциплина и совершенствование

Совершенно очевидно, что вся система 5с не будет работать, если сами сотрудники предприятия не желают ею пользоваться. Для убеждения работников в Японии, прежде всего, используют доски почета персонала, сравнительные фотографии и другую наглядную агитацию.

Кроме того, для использование системы 5s для рационализации рабочего места и процессов, необходим творческий подход. Сотрудники должны предлагать соответствующие улучшения. И руководство в целом должно постоянно оптимизировать процесс. Поэтому японцы часто собираются после работы и обсуждают, как им что-нибудь улучшить.

Например, для оптимизации рабочего пространства часто используют диаграмму «Спагетти» (название из-за схожести с макаронами). На рисунке отмечают маршруты, которые проходят сотрудники или клиенты, или инструменты, или документы и т.д. и видят, как можно по-другому расположить рабочие места, чтобы сократить рабочее время на ненужную беготню.

Рисунок . Диаграмма «Спагетти»

На диаграмме видно, что до изменений товар проходил более длинный путь, чем после расположения отделов и склада по пути следования товара из цеха. Соответственно, это сокращает время на логистику.

Проблемы внедрения системы 5 с (бережливое производство) в России

Однажды директор издательства, где я работал руководителем отдела продаж, предупредил, что завтра у всех сотрудников заберут все ненужные вещи и положат на склад до особого распоряжения. Никто не придал этому особого значения, так как под словом «ненужные» каждый понимал что-то свое.

На следующий день директор с двумя помощниками из отдела охраны стал проходить по отделам и забирать у сотрудников все, что находилось на столах, в ящиках и на полках. Народ возмущался, но бойцы из службы безопасности были непреклонны. После этого директор объявил, что если кому действительно что-то очень нужно, то он должен написать письменную заявку, пойти на склад и там поискать свои вещи.

Больше всех не повезло сотрудникам бэк-офиса. Если бухгалтерию директор обошел стороной, то «делопроизводители» были вынуждены несколько дней ковыряться в мешках и папках на складе с книгами, чтобы найти свои рабочие документы. Что касается канцелярии, то народ не пошел за ней на склад, а заказал все по новой секретарю. Несколько человек не выдержали и уволились.

Результат: несколько месяцев сотрудники все старательно прятали от глаз директора, а он радовался чистым столам. Производительность труда при том не выросла.

В чем же сложность внедрения системы 5с на производстве и в офисах в России?

1) Российский менталитет. В учебниках по международному менеджменту различают три типа культуры свойственные разным народам: моноактивные, полиактивные и реактивные. Моноактивные и реактивные культуры, к которым относятся японцы, немцы, американцы и другие, живут строго по планам, правилам и инструкциям, четко соблюдая все сроки и графики работ. В один промежуток времени они, как правило, делают только одно дело.

Носители полиактивной культуры делают множество дел одновременно, не придерживаясь четких правил, планов и графиков, адаптируя их под текущий момент. Делают не то, что должно, а то, что нравится. К этим культурам относятся: итальянцы, арабы, мексиканцы, африканцы, русские и т. д.

Для представителей этих культур понятия порядок, дисциплина, инструкция, технология и т. д. являются весьма относительными. Они могут поддерживаться на высоком уровне только в авторитарной иерархической структуре, например, армии.

Поскольку для представителей западных культур главным стимулом является вознаграждение, для восточных – наслаждение процессом, а для русских – зуботычина и грозный окрик начальства, то система внедрения «порядка и дисциплины» на рабочем месте на российском предприятии возможно только через силовое давление начальства: ругань, штрафы и т. д.

Смотрите, как действовать, если предстоит перестроить работу. Решение поможет руководителю финансовой службы избежать обратного эффекта реформ - роста текучести кадров и саботажа со стороны сотрудников.

Система 5S

5S — это система организации рабочего места, которая позволяет значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, улучшить корпоративную культуру, повысить производительность труда и сохранить время.

Это первый шаг на пути к созданию бережливого предприятия и применению других инструментов системы менеджмента компании Toyota.

Краткая история системы 5S

В Японии системный подход к организации, наведению порядка и уборке рабочего места возник в послевоенный период, точнее, к середине 50-х годов ХХ века. В то время японские предприятия были вынуждены работать в условиях дефицита ресурсов. Поэтому они разработали для своего производства метод, при котором учитывалось все и не было места никаким потерям.

Первоначально в японской системе было только 4 действия. Слова, обозначающие эти действия, в японском языке начинаются с буквы «S»:

• Seiri (整理) – Sorting – сортировка .
• Seiton (整頓) – Straighten or Set in Order – рациональное расположение .
• Seiso (清掃) – Sweeping – уборка .
• Seiketsu (清潔) – Standardizing – стандартизация работ .

Сейчас система 5S обладает фундаментальной мощью для того, чтобы изменять рабочие места и вовлекать в процесс улучшений всех работников.

В систему 5s входят пять действий:

1) Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:

• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

2) Рациональное расположение – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) – значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

4) Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

5) Совершенствование – означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Подробнее о системе 5s читайте в книгах:

Эта книга была подготовлена группой разработчиков издательства Productivity Press на основе фундаментального труда о системе 5S под названием «5 Pillars of the Visual Workplace», автором которого является Хироюки Хирано.

Книга рекомендуется всем, кто хочет сделать свое рабочее место более эффективным, будь то рабочее место в цеху или офис банка, кабинет бухгалтера или директора. В ней содержится вся информация, необходимая для внедрения системы 5S в вашей компании и на вашем личном рабочем месте.

Лучшие деловые практики внедрения системы 5S (США).

Уважаемые посетители нашего сайта предлагаем Вам третью часть Бенчмаркинг - Отчета об исследовании эффективности системы 5 S (The Very Best of 5S)подготовленный Консультантами Anthony Manos & Jennifer Molski из «5S Supply» в 2011 году. Исследование проведено на 50 американских предприятиях из более, чем восьми отраслей промышленности и сфер обслуживания.

В третьей части речь идет об охвате внедрения системы 5 S и о подходах к внедрению, кроме того, приводятся данные о размерах экономического эффекта, достигнутого в рамках Системы 5 S .

С оригиналом отчета вы можете познакомиться .

Во всех ли подразделениях внедрена система 5 S ?

Только в четверти опрошенных (27%) предприятий внедрена система 5 S во всех подразделениях. Многие из респондентов указали, что система 5S была внедрена в производстве и это явный признак того, что офисные и вспомогательные подразделения отстают. При внедрении системы 5S , мы настоятельно рекомендуем вовлекать в проект офисные и вспомогательные подразделения на ранних стадиях внедрения. По нашему опыту больше сопротивления переменам возникают именно там.

Методы внедрения

Наиболее распространенным методом, на сегодняшний день (и мы его рекомендуем) является выбор целевого участка или нескольких участков для внедрения системы 5S . Есть несколько преимуществ, в том числе и возможность выбирать на основе цели внедрения, например, повышение уровня безопасности, снижения затрат или потерь и пр. Кроме того, это помогает получить и продемонстрировать «быстрые результаты», что позволит быстрее «продвинуть» проект внедрения системы 5S внутри предприятия.

Другие распространенные методы внедрения, в порядке убывания: внедрение одного элемента «S » на всем предприятии в одно время, отсутствие формального метода, внедрение системы 5S на всем предприятии сразу и т.д.

Методы внедрения (список):

1. Целевой участок

2. Несколько целевых участков

3. Одно «S» в одно время (1-2 дня)

4. Нет метода

5. 5S за 3-5 дней на всем предприятии

6. 5S на всем предприятии

5 S расходные материалы

Наличие под рукой расходных материалов важно для поддержания системы 5S на высоком уровне. Наиболее распространенные расходные материалы, используемые на опрошенных предприятиях, являются:

1. Клеящиеся этикетки, принтеры этикеток, символы – знаки, принтеры символов – знаков, крепления для символов – знаков, маркеры

2. Различные виды лент: цветные ленты, клейкая лента, лента для маркировки

3. Учебные материалы

4. Наклейки с тенями инструментов, Доски – органайзеры для размещения инструментов

5. Ведра с чистящими и моющими средствами

6. Средство хранения для расходных материалов

7. Краска для разметки и аксессуары для покраски

8. Фото и видео камера

9. Бункеры - корзины, Стенды – органайзеры и держатели к ним.

Экономическая выгода от системы 5 S

Когда респондентам задавали вопрос: «какова экономическая выгода от внедрения вашей системы 5S »? подавляющее большинство ответило «не знаю».

Мы пониманием, что рассчитать экономический эффект от внедрения системы 5S не легко, но это одна из главных причин для Руководства отложить упорядочение рабочих мест. Если мы не можем конвертировать 5S -результаты в доллары, то Руководство останется глухо к необходимым изменениям.

Примерно половина респондентов ответили, что экономический эффект от внедрения системы 5S составляет более 25 000 $ в год.

На графике ниже, причиной того, что 27% респондентов указали экономический эффект менее чем 10 000 $, явилось, то, что на этих предприятиях отсутствует система оценки экономического эффекта от использования системы 5S . Около 50% сообщили, что годовой экономический эффект составляет 25 000 $ и выше, а более 40% респондентов отметили, что затраты на 5S мероприятия составляют менее 1000 $ в год. По нашему опыту возврат инвестиций (ROI ) будет в тех компаниях, которые решили сделать свою систему рентабельной.

Сэйвур Консалтинг. Г. Новосибирск

Предлагаю вашему вниманию складчину на практическое руководство по 5S от портала Up-pro

Что это?
5S - техника повышения производительности труда, разработанная на "Тойота".
Практическое руководство включает в себя четкие и доступные алгоритмы, 15 чек-листов различного уровня сложности, примеры, фото и многое другое!

Кому интересна эта складчина?
Руководителям производственных процессов, бизнес-консультантам и людям, интересующимся системами улучшения оффлайн-бизнесов в целом.

Портал Up-pro существует продолжительное время, выпускают журнал по вопросам управления производства и "лин-производству". Публикуют много реальных кейсов крупных заводов и производственных предприятий.

Резюме: тема интересная, очень полезна для реально действующего бизнеса.

SpoilerTarget">Спойлер: описание продукта

Это Практическое руководство представляет собой детальный пошаговый алгоритм подготовки и реализации мероприятий в рамках внедрения на предприятии системы 5S: от разработки плана и оформления карты проекта до оценки полученных результатов. Для каждого этапа 5S (сортировка, самоорганизация, систематическая уборка, стандартизация и совершенствование) определяются цели и время реализации, предлагается список необходимых материалов, рекомендации по внедрению, уточняющие комментарии и обязательно критерии для оценки успешности, только при соблюдении которых можно переходить к следующему этапу.

Его сильной стороной является максимальная ориентированность на практическое использование . О теоретической составляющей концепции 5S написаны десятки книг, по этой причине в основу Практического руководства мы положили реальный опыт промышленных предприятий, непроизводственных подразделений, консалтинговых агентств и принцип «Распечатай и используй», а не «Прочитай и подумай» . Поэтому мы смело можем утверждать, что в русскоязычной среде аналогов не существует.

Особый интерес для практиков представляет блок «Контрольные листы для внедрения 5S», без которых невозможна оценка достигнутого уровня. Здесь мы постарались максимально широко охватить требования предприятий разного профиля и разного уровня подготовки. В Практическом руководстве представлены чек-листы для индивидуальной самооценки и для командной работы, для оценки, занимающей всего одну минуту, и для углубленного изучения процесса внедрения 5S, для рабочих мест и помещений коллективного использования, для рядовых работников, аудиторов, линейных руководителей и начальников отделов. Отдельным блоком мы представили для вас чек-листы, которые помогут эффективно организовать и проверить работу офисов и непроизводственных отделов.

Каждый чек-лист универсален и максимально адаптирован для нужд широкого круга предприятий. Естественно, каждое предприятие обладает своими уникальными характеристиками и требованиями, но даже если эти отличия являются принципиальными, Вы без труда сможете скорректировать представленные чек-листы под свою специфику, должностную иерархию, требования к организации рабочих мест или проведения специальных мероприятий.

Особенно ценны эти практические материалы будут для тех, кто находится в самом начале пути и внедряет 5S не больше трех лет. На этом этапе крайне важно не допустить возвращения к исходному состоянию, а закрепить успехи в стандартах через разработку своей методики или опору на мировой опыт. Но и тем, кто внедряет 5S уже многие годы, полезно будет оценить свои успехи и получить новый толчок к развитию и совершенствованию стандартов.

Сосредоточившись на оптимизации ключевых производственных процессов и повышении прибыли, компании не всегда обращают внимание на «досадные мелочи». Тем не менее, в современном производстве нет мелочей, и качество продукции и эффективность процессов вне зависимости от степени автоматизации и роботизации производства, как и сто лет назад, зависят от работника и организации его рабочего места.

Чем полезно «5S. Практическое руководство по внедрению»:

1. Практическое руководство поможет Вам правильно начать и реализовать проект внедрения 5S на всех его этапах.
2. Практическое руководство обеспечит руководителя проекта 5S на Вашем предприятии всей необходимой ему информацией и поможет составить план работ.
3. Практическое руководство избавит Вас от необходимости изобретать и разрабатывать десятки новых документов по проекту 5S.
4. Практическое руководство, благодаря более чем десятку чек-листов, выведет Ваш проект внедрения 5S на уровень международных стандартов.
5. Практическое руководство и правильное его применение обеспечит внедрение 5S на всех уровнях предприятия и во всех отделах.

Чем уникально «5S. Практическое руководство по внедрению»:

1. Практическое руководство предлагает четкий и доступный алгоритм внедрения 5S, а не содержит теоретическую выкладку: “что это такое” и “как это важно”.
2. Практическое руководство обеспечивает Вас 15-ю чек-листами различного уровня сложности и масштаба применения, с примерами заполнения, оценки и создания графика для сравнения результатов.
3. Практическое руководство концентрируется не только на самом методе 5S, но и на организации проекта его внедрения на производстве.
4. Практическое руководство наполнено фотографиями с реально внедренных на российских предприятиях проектов 5S, практическими рекомендациями к выполнению различных этапов проекта и проверочными блоками для оценки работы.
5. Практическое руководство, в отличие от ряда зарубежных книг и материалов, адаптировано для российского производителя с точки зрения терминологии и подачи материала.