С 1 января 2016 года продавцы алкогольной продукции и пива должны заполнять новую форму журнала учета продаж алкогольной продукции. Рассмотрим, в чем отличие нового порядка от старого и как заполнять журнал по-новому.

Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции, изменения

19 июня 2015 года вышел приказ Росалкорегулирования № 164 о том, что с 1 января 2016 года все, кто продает в розницу алкогольные напитки и пиво должны вести журнал учета продаж алкоголя по-новому. Читайте также: ЕГАИС в общепите . По сравнению с прежней формой в новую форму внесены следующие изменения:

• Прежде всего, изменен срок, с которого вводятся изменения. Предполагалось, что новую форму нужно будет вести с 01.07.2015, но потом перенесли на полгода. Новая форма журнала учета продаж алкоголя и пива действует с 1 января 2016 года.
• Если ИП или ООО, продающий пиво и алкоголь в розницу, ведут журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции в бумажном виде, то в этом случае заполнять 68-символьный код с алкогольной марки не нужно.
• Раньше журнал учета продаж алкоголя и пива нужно было заполнять ежедневно. Сейчас его можно заполнять на следующий после продажи или вскрытия тары день, но не позже.
• Из формы журнала учета объема розничной продажи алкогольной продукции убрали графы с наименованием и ИНН производителя.
• В новую форму добавили графу с количеством.
• В новой форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной продукции теперь нужно будет подводить ежедневные итоги.

Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции, форма и порядок заполнения

Новая форма журнала учета продаж алкоголя выглядит следующим образом:

Наименование организации,

ФИО индивидуального предпринимателя

ИНН/КПП организации

ИНН индивидуального предпринимателя

Адрес места осуществления деятельности организацией,

индивидуальным предпринимателем

№ п/п	Дата розничной продажи	Штриховой код	Наименование продукции	Код продукции	Емкость (л)	Количество (штук)
Итого

Журнал учета объема продажи алкоголя и пива, порядок заполнения

Журнал заполняется по месту осуществления деятельности, то есть там, где алкогольные напитки и пиво продаются в розницу. Это может быть супермаркет, в котором есть специальный алкогольный отдел, любой другой продуктовый магазин, а также магазин по продаже разливного пива или такая точка в супермаркете или продуктовом торговом центре.

Журнал должен заполняться не позднее следующего дня после факта продажи каждой тары или упаковки алкоголя (пива).

Рестораны, кафе, бары и другие заведения общественного питания таблицу заполняют по факту вскрытия тары, упаковки с алкоголем. Вскрыли коробку с вином или водкой в ресторане – сразу же записали в журнал. Вскрыли кегу с разливным пивом в баре – сразу же внесли данные об этом в журнал регистрации.

В графах заполняется следующая информация:

• Графа 1. Порядковый номер записи о продаже алкоголя или вскрытии тары с алкоголем (коробка с вином или кега с пивом).
• Графа 2. Дата, когда алкоголь из то или ино упаковки или тары был продан. Или дата, когда упаковка, тара, кега была вскрыта в заведении общественного питания.
• Графа 3. Сюда вписываются сведения из двухмерного штрих-кода той алкогольной продукции, которая должна быть промаркирована.
• Графа 4. Название алкогольной продукции и пива в соответствии с сопроводительными документами (накладными).
• Графа 5. Код вида продукции в соответствии с классификатором, который утвержден Росалкорегулированием.
• Графа 6. Здесь указывается емкость тары.
• Графа 7. Количество тары.

Итоговые данные по продажам заполняются в разрезе кодов видов алкогольной продукции, их названия и количества штук: что именно, каких кодов и в каком количестве продали. Заполняется журнал ежедневно.

Способ заполнения форм журнала

Журнал учета розничной продажи продукции алкогольной можно вести двумя способами:

• На бумажном носителе.
• В электронном виде.

Во втором случае, когда журнал ведется в электронном виде, это нужно делать с помощью программных средств ЕГАИС . Соответственно, в этом случае ООО или ИП должны быть подключены (с 1 января 2016 года) к ЕГАИС.

Когда журнал ведется с помощью программы для работы с ЕГАИС графы 4, 5, 6 и 7 заполнять не нужно.

Когда журнал ведется в бумажном виде и когда заполняются данные по алкоголю, который не подлежит маркировке, то графу 3 тоже заполнять не нужно.

В также можно будет вести журнал автоматически в сервисе для работы с ЕГАИС.

Штраф за нарушение

За нарушение правил ведения журнала учета алкоголя положены такие же штрафы, как и штрафы за нарушение работы с ЕГАИС : 10-15 тысяч рублей на ИП и 150-200 тысяч рублей на ООО.

Но если на штрафы по ЕГАИС наложили мораторий до 20 апреля 2016 года , то есть до этого времени их не будут налагать, то штрафы за нарушение ведения журнала учета продаж алкоголя действуют без исключений.

Если ИП или ООО нарушили одновременно и правила работы с ЕГАИС и правила ведения журнала учета продаж алкоголя, то штраф придется заплатить дважды.

Другие материалы

Обязанность фиксировать объемы оборота алкогольной продукции в специальном журнале учета закреплена в п. 11 постановления Правительства РФ от 19.06.2006 № 380. Форма этого журнала, а также порядок его заполнения утверждены приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164 (далее – Приказ № 164). Необходимость ведения такого журнала розничными продавцами алкогольной и спиртосодержащей продукции была введена с 01.01.2016. Подробнее об этом читайте в комментарии . Вести журнал должны как организации, торгующие алкогольной продукцией в розницу, так и ИП, продающие в розницу пиво, напитки, изготовленные на основе пива, сидр, пуаре и медовуху. Впоследствии информация, зафиксированная в журнале, используется ими при заполнении деклараций об объеме производства, оборота и (или) использования алкогольной и спиртосодержащей продукции (п. 3 Порядка , утв. Приказом № 164). Это означает, что журнал, по сути, является одним из документов, на основании которого будет проводиться контроль за оборотом алкоголя. Заполнять журнал нужно при продаже как пищевой, так и непищевой спиртосодержащей продукции.

Что касается электронной формы журнала, как сообщается на сайте Росалкогольрегулирования, в личном кабинете ЕГАИС реализована возможность автоматического формирования журнала учета на основании данных, поступающих с технических средств, используемых для работы с системой. Это означает, что розничным продавцам алкоголя, подключенным к ЕГАИС, не нужно вести журнал вручную – сведения о реализуемой алкогольной продукции будут вноситься в него автоматически.

Обратите внимание: законодательство не обязывает розничных продавцов алкоголя регулярно предоставлять журнал контролирующим органам. Но с учетом того, что Приказ № 164 предусматривает обязательное наличие такого журнала, контролирующие органы вправе требовать ознакомления с его содержимым в ходе контрольных мероприятий (например, во время проверки).

Отсутствие журнала учета розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, как и нарушение порядка его заполнения, могут стать основанием для привлечения продавца к административной ответственности на основании ст. 14.19 КоАП РФ (п. 7 письма Росалкогольрегулирования от 01.09.2014 № 17141/03). Штраф за такое нарушение может составить:

• на должностных лиц - от 10 000 до 15 000 рублей;
• на юридических лиц - от 150 000 до 200 000 рублей.

Одновременно с наложением штрафа возможно применение такой меры ответственности как конфискация продукции, явившейся предметом административного правонарушения.

С начала 2016 года магазины ведут журналы учёта продаж алкогольной, спиртосодержащей продукции и пива (приказ № 164 от 19.06.2015). О способах ведения журналов мы рассказывали в статье .

Сегодня речь пойдет о том, какой способ ведения журнала лучше выбрать для каждого конкретного случая и как правильно использовать выбранный способ.

Контролирующая организация, осуществляющая лицензирование алкогольной отрасли в регионе, принимает журнал в двух видах:

• В печатном виде;
• Средствами ЕГАИС.

Способы ведения журнала

Печатный журнал вручную

Журнал можно вести вручную — продавец фиксирует в бумажном журнале факт продажи каждой единицы напитка. Запись в журнал нужно внести не позднее следующего дня после продажи. Ручное заполнение чревато ошибками и штрафами, к тому же отнимает много времени, поэтому подойдет разве что торговым точкам с небольшим количеством посетителей.

Печатный журнал автоматически в кассе

Печатный журнал по продаже напитков можно вести автоматически с помощью программы Start при работе . Касса упрощает процесс, защищает владельца от ошибок и злоупотреблений со стороны персонала магазина.

Журнал по системе ЕГАИС

С 1 июня 2016 года организации, продающие алкоголь и спиртосодержащую продукцию в розницу, должны отражать в системе ЕГАИС продажу каждой бутылки с алкоголем. На основании переданных данных в системе ЕГАИС формируется алкогольный журнал. Его можно скачать на сайте ФСРАР в личном кабинете

Три реальных способа ведения журнала:

• Вручную — кассир заполняет бланк журнала самостоятельно при продаже алкоголя;
• Автоматически в печатном виде — бланки журнала заполняются кассовой или товароучетной программой;
• Автоматически средствами ЕГАИС — журнал формируется средствами ЕГАИС с помощью кассовой программы, которая передает данные о продаже в ЕГАИС.

Особенности ведения журнала по системе ЕГАИС

Ведение журнала при помощи ЕГАИС кажется наиболее приемлемым и простым способом, но .

Объем затрат варьируется от ассортимента: торгует ли предприятие только пивом и пивными напитками без акцизов или в ассортименте есть ещё и акцизный алкоголь. Также имеет значение количество торговых точек и организационная форма предприятия — ООО или ИП.

Безакцизный алкоголь

Данные о продаже пива не нужно отправлять в ЕГАИС. Законодательного требования отражать продажу безакцизного алкоголя в системе не существует — она разработана для учета акцизного алкоголя. Продажи пива и других безакцизных напитков отражаются в системе только для ведения алкогольного журнала средствами ЕГАИС.

При этом, в алкогольном журнале нужно отражать продажу алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и другого безакцизного алкоголя. Каждая торговая точка и каждое юридическое лицо должно вести отдельный экземпляр журнала, поэтому даже в рамках одного магазина можно применять разные способы ведения журнала для каждого юридического лица.

Предприятия общественного питания и разливной алкоголь

Предприятия общественного питания — кафе, рестораны, бары и магазины разливного алкоголя (пиво, вино) ведут журналы, но фиксируют не продажу каждой порции, а факт вскрытия тары с алкоголем — бутылки, кеги, бочки и т.д.

Для разливного алкоголя и пива в журнал необходимо внести запись о продаже целой единицы продукции (бутылки, кеги, бочки) в тот момент, когда вы в первый раз открыли ее упаковку. Следующие продажи алкоголя из той же емкости в системе ЕГАИС и в журнале отражать не нужно. Открыли бутылку и продали первый бокал — внесли запись в журнал. Второй и следующий бокалы записывать не нужно.

От простого к сложному

ИП, пиво, один магазин

Индивидуальный предприниматель может торговать пивом и другим безакцизным алкоголем в розницу. В этом случае от него требуется подтверждать факт поступления пива от поставщика в ЕГАИС, то есть необходимо приобрести Jacarta с КЭП, а также вести журнал.

• Если напитки продаются в розлив, а в магазине совсем мало посетителей, то можно вести журнал вручную. Это самый доступный способ: не требует подключения к интернету, покупки специальных касс и торгового оборудования. Накладные для ЕГАИС можно подтвердить на домашнем компьютере или ноутбуке с помощью любой программы для подтверждения накладных.
• Если магазин не автоматизирован, но поток покупателей большой, то журнал учета продаж лучше вести автоматически в печатном виде с помощью кассы Viki или компьютера с кассовой программой. Кассу Viki можно использовать и для подтверждения накладных в ЕГАИС — для этого нужно просто подключить интернет в магазине.
• Если магазин автоматизирован: есть товароучетная программа для отражения хозяйственных операций с товарами, касса со сканером штрихкодов, а данные о продажах автоматически поступают в товароучетную систему, то журнал можно формировать либо в товароучетке, либо прямо в кассе. Если ни касса, ни товароучетка вести алкогольный журнал не позволяют, стоит подумать о замене программного обеспечения на более современное.

ИП, пиво, несколько магазинов

На первый взгляд, для индивидуального предпринимателя с несколькими магазинами требования по работе с ЕГАИС достаточно мягкие: Jacarta нужна в единственном экземпляре и может располагаться даже дома у предпринимателя.

На деле это помогает только в том случае, если на точках журнал учета алкоголя ведется вручную. Автоматическое ведение журнала возможно только при автоматизации сети: у ИП только одна Jacarta и накладные для всех точек будут приходить лишь в одно место. Это значит, что нельзя просто так принимать и загружать товары через ЕГАИС для ведения журнала в каждом магазине в отдельности.

• Вести журнал для каждой точки вручную как для одиночного магазина с ИП. Это неудобно и ненадежно, но позволяет максимально снизить затраты — нужно приобрести одну Jacarta с КЭП, а подключать магазины к интернету и покупать кассы, как и внедрять программное обеспечение для автоматизации не обязательно.
• Если хочется облегчить ведение журнала, без современных технических средств не обойтись. Все магазины необходимо подключить к интернету, объединить в единую виртуальную сеть, поставить специальные кассы, например, и внедрить единую товароучетную систему.
• Алкогольные журналы сразу в нескольких магазинах, принадлежащих ИП, проблематично вести средствами ЕГАИС. Одна Jacarta для всей сети означает, что журнал лучше вести с помощью кассы Viki или товароучетной программы. Мы рекомендуем использовать товароучетную программу «Далион: Управление магазином» и кассы семейства Viki — Mini, Tower или Classic.
• Как промежуточный вариант между автоматизированной и не автоматизированной торговой сетью, для ИП можно рассмотреть вариант установки в магазины касс Viki без товароучетной системы. В этом случае на кассу следует регулярно и своевременно . На каждой кассе будет формироваться отдельный журнал, а накладные в ЕГАИС придется подтверждать из одного места.

ООО, пиво, один магазин

Требования ЕГАИС для ООО достаточно жесткие: Jacarta должна находиться в магазине постоянно, то есть нужен компьютер или касса для работы с Jacarta и УТМ и интернет для передачи данных.

• ООО с пивным ассортиментом лучше отказаться от идеи вести журнал вручную. Касса или ПК со специальной программой, интернет и Jacarta с КЭП могут помочь в автоматическом ведение журнала.
• Следует выбрать между ведением алкогольного журнала с помощью кассовой программы или средствами ЕГАИС. Кассы Viki пригодны для обоих вариантов. Конечно, ООО может вести журнал вручную, но тогда инвестиции в ЕГАИС будут простаивать, а персонал магазина будет тратить время на ручное заполнению журнала, вместо обслуживания покупателей.

ООО, пиво, несколько магазинов

Представим, что у нас ООО с несколькими торговыми точками, в которых мы торгуем безакцизным алкоголем. В этом случае мы обязаны на каждую торговую точку приобрести отдельную Jacarta и КЭП для работы с ЕГАИС и подтверждения ТТН. Для подтверждения накладных в каждом магазине должен быть ПК со специальной программой или касса Viki, а также доступ в интернет. Выбор способа ведения журнала зависит от желания автоматизировать работу магазинов сети или обойтись без автоматизации, но о ведении журнала вручную лучше забыть.

• Если вам нравится вести учет в тетрадке или Excel и вы хотите получить оптимальное по цене решение — установите в каждой точке , к ней подключите Jacarta и интернет. После этого на кассе каждого магазина вы сможете продавать любые товары, вести журнал и подтверждать накладные в ЕГАИС.
• Если вам нравится идея управлять ценами, матрицей товаров, скидками, остатками из одного места, а в каждом магазине по несколько касс или самих магазинов больше пяти, то вам нужна автоматизация. Она облегчит управление сетью и повысит рентабельность каждого магазина в отдельности. Для автоматизации помимо кассы Viki и интернета, нужна специальная товароучетная программа, например, «Далион: Управление магазином». В ней товароведы и другие сотрудники будут отражать хозяйственную жизнь магазина. Накладные так же лучше подтверждать в программе, а журнал вести средствами ЕГАИС с помощью кассы Viki. Объединение магазинов в виртуальную сеть облегчить работу и обслуживание.

ООО, пиво и алкоголь, один или несколько магазинов

Предприятиям торговли нужно отражать в системе ЕГАИС не только закупку партии товара, но и продажи каждой бутылки. Для каждой точки нужна специальная касса, к которой можно подключить Jacarta, 2D-сканер. В магазин нужно провести интернет, чтобы отправлять в ЕГАИС данные о каждой проданной единице алкоголя. В результате в магазине появляется полный набор средств для ведения алкогольного журнала средствами ЕГАИС.

• ООО с алкогольным ассортиментом лучше вести журнал средствами системы ЕГАИС.
• В зависимости от потребностей предприятие торговли может выбрать: отправлять и принимать накладные для каждого магазина обособленно или через единую сеть с управлением в товароучетной системе.
• Если вы когда-то думали об автоматизации торговли, то сейчас лучший момент, чтобы сделать это. В процессе подключения к ЕГАИС вы выполните большинство шагов, необходимых для автоматизации.

ООО для алкоголя, ИП для пива, один или несколько магазинов

Иногда магазины практикуют смешанную схему собственности, когда пиво и прочие товары в магазине продаются от ИП на ЕНВД, а акцизный алкоголь — от ООО на другой системе налогообложения. В этом случае нужна одна на всю сеть Jacarta для ИП и отдельные Jacarta для каждого магазина ООО. Понадобятся специальные кассы для подтверждения продажи единицы акцизного алкоголя в системе ЕГАИС (с 1.07.2016). По закону о ККТ для каждого юридического лица в магазине необходим отдельный кассовый аппарат, а для ООО нужен фискальный регистратор, а для ИП — принтер ЕНВД.

• Оптимальный вариант — автоматизация учета в магазине. Для этого необходима специальная товароучетная программа, например, «Далион». В ней будет вестись учет обеих организаций и подтверждение накладных.
• Для сокращения затрат установите в магазине специальную кассу Viki Start с двумя устройствами печати: фискальным регистратором для ООО и принтером ЕНВД для ИП.
• ООО ведет журнал средствами ЕГАИС, отражая факт продажи каждой бутылки в системе ЕГАИС через кассу Viki Start. ИП формирует журнал автоматически с помощью товароучетной программы.
• Если магазинов несколько, то их лучше объединить через интернет в единую сеть для удобства и безопасного обслуживания.

Если вы решились вести журнал вручную

Нумерация записей в журнале должна быть сквозной во всем журнале. Каждый новый день нумерация должна продолжаться.

Операции возвратов от розничных покупателей нужно отражать в журнале с отрицательным знаком. Его учитывают при заполнении итогов продажи за день. Ничего страшного, если за какой-то день суммирующий итог по продажам из-за возвратов станет отрицательным.

При внесении записи, нужно заполнять графы с наименованием, кодом вида алкогольной продукции, емкостью тары, количеством. Для ускорение процесса какие-то поля этого журнала можно заполнять не при продаже, а чуть позднее — к таким полям относится код вида продукции и емкость.

Одним из способов заполнения журнала вручную считается ежедневная инвентаризация. В этом случае продавец заполняет журнал в конце дня после закрытия магазина на основании сравнению остатков на начало и конец дня в разрезе каждого наименования товара.

Пояснения по автоматическому ведению журнала

На кассах Viki моделей Mini, Tower и Classic журнал формируется в виде таблицы Excel, её поля автоматически заполняет кассовая программа Start. После сохранения, файл с журналом можно открыть в программе Excel на любом компьютере и распечатать.

Журнал можно сформировать за любой период работы магазина — хоть за день, хоть за год. Файл легко скачать на флешку, или по сети.

Для ведения журнала на кассе, в базе данных должна быть информация о товарах: название, штриховой код, код вида алкогольной продукции, объем, и т.д. Касса Viki автоматически получает эти данные из системы ЕГАИС при подтверждении накладных. Если алкоголь был приобретен до подключения магазина к ЕГАИС, то его можно продать на кассе с занесением записи в журнал. Для этого достаточно заполнить простую таблицу с информацией о товарах и загрузить ее в кассу с помощью флешки или по сети.

Смотрите видео с подробной инструкцией по ведению журнала на кассе Viki.

22 июня 2015 года был опубликован Приказ Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФС РАР) от 19 июня 2015 г. №164. Именно этим документом с 01.01.2016 был введен в действие новый порядок заполнения журнала учета объема розничных продаж алкоголя. Несмотря на то, что основным механизмом регулирования оборота алкогольной продукции в России сейчас является ЕГАИС, журнал учета также необходимо применять всем без исключения участникам розничного алкогольного рынка. Сам ФС РАР, на своих семинарах не раз говорил, что выпустил этот приказ скорее для соблюдения законодательства, а не для реального контроля за продажами алкоголя. И это видно по тем противоречиям и откровенным ляпам, которые присутствуют в правилах заполнения журнала. Тем не менее штрафы за нарушения правил работы с журналом самые настоящие, а значит нам теперь нужно исполнять данный приказ. Давайте разберемся, что для этого необходимо делать.

1. Кто и где его заполняет

Журнал учета объема розничных продаж заполняется каждым обособленным подразделением на месте реализации алкогольной продукции. Никаких исключений по виду юридического лица, по месту его нахождения или по обороту нет. Журнал обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели, даже те, которые торгуют только пивом.

2. Как заполнять журнал

Сейчас предусмотрено два варианта заполнения журнала – в электронном виде, фиксируя продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, и в бумажном виде, занося все продажи алкоголя в таблицу утвержденной формы.

Вот тут начинается первая путаница – как вести журнал в электронном виде в ресторане? В приказе №164 ФСРАР сказано, что журнал заполняется по факту продажи каждой единицы потребительской тары или по факту вскрытия транспортной тары. Вскрытие транспортной тары при записи журнала применяется только для нефасованных алкогольных продуктов, в первую очередь для разливного пиво, хранимого и перемещаемого в кегах. Вскрытие коробки (транспортная тара) с бутылками вина (потребительская тара) не является фактом продажи алкогольной продукции, в отличии от вскрытия пивной кеги. Путаница в том, что в ЕГАИС записать данные о продаже можно только вместе с данными кассового чека, сопровождающего такую продажу. И если при продаже крепкого алкоголя по порциям вскрытие бутылки можно привязать к продаже конкретного первого «шота», который налили из этой бутылки, то при вскрытии кеги никакого чека продажи может и не быть. Аналогично при использовании алкоголя в производстве (в кулинарии, при фламбировании или при изготовлении настоек) момент вскрытия бутылки может очень сильно отличаться от момента первой продажи блюда. Как фиксировать продажу в ЕГАИС в этом случае? Получается, что закон заранее подталкивает исполнителя к нарушениям, заставляя «подгонять» отчетность под возможности системы.

3. Что делать с заполненным журналом

Сдавать журнал учета объема никуда не нужно. Его нужно предъявлять при проверке контролирующими органами. Сейчас нет никаких разъяснений о том, нужно ли при этом хранить журнал в бумажном виде или его можно распечатать за нужный период и предъявить проверяющему. Пока известно одно – хранить данные из журнала необходимо в течении 5 лет. Поэтому необходимо заранее озадачиться в каком виде и где вы будете это делать.
Мы рекомендуем своим клиентам не печатать журнал заранее, но обеспечить возможность его быстрой печати по требованию – исправный принтер и бумага на точке реализации всегда должны быть под рукой.

4. Что заносить в журнал

Согласно приказа при бумажном варианте заполнения журнала в него заносится наименование алкогольной продукции (АП) в соответствии с сопроводительными документами, код АП, а также емкость вскрытых упаковок и их количество. Заносится по факту вскрытия тары (при продаже порциями) или по факту продажи (бутылка целиком). Важно понимать, что наименование АП и его код нужно брать строго из сопроводительных документов, а не из вашего внутреннего справочника номенклатуры.

5. Как считать промежуточные итоги по журналу

В приказе №164 сказано, что «Итоги по продажам алкогольной продукции заполняются с ежедневной периодичностью в разрезе кода вида продукции, наименования продукции и количества (штук)» Эта непростая фраза была расшифрована в примере, который ФСРАР опубликовал на своем сайте 15.01.2016 .

Из примера следует, что каждая запись в журнале должна трижды участвовать в его итогах – по коду АП, по наименованию АП и еще раз по итогу общего количества. И вот тут возникает очередная путаница – получается, что в итогах суммируется количество для разных упаковок, разной емкости. Т.е. мы суммируем поллитровые бутылки с литровыми, добавляем к ним кеги и получаем общее количество проданных и вскрытых тар. Зачем это нужно делать и какую информацию несет такое суммирование совсем не понятно.

6. Какие операции учитывать в журнале

Для понимания того, что нужно заносить в журнал необходимо понимать задачу, для которой он создавался. Согласно приказа № 164 в журнал заносятся только розничные продажи алкогольной продукции. Но что понимать под «розничными продажами» в ресторане? Уже упоминаемая нами ранее алкогольная пропитка для пирожного или вино в маринаде является такой продажей? Согласно логике поступление алкоголя в ресторан фиксируется операцией подтверждения факта закупки в ЕГАИС. Журнал должен «закрыть» эти поступления подтверждением расхода алкоголя. В этом случае сравнив обороты из журнала с поступлениями в ЕГАИС и текущими остатками алкоголя в ресторане ФСРАР может выявить расхождение в этих цифрах и уличить предприятие в торговле контрафактом. Значит, через журнал учета розничных продаж алкоголя должно пройти все то, что было отражено на ваших остатках в ЕГАИС. При этом помните, что в ЕГАИС есть операции возврата, ввода начальных остатков и списания АП на бой, брак, потери. Вот и расход алкоголя нужно подтверждать за вычетом этих операций.

7. Это надолго?

Для ритейла ЕГАИС закроет весь контур учета к 01.07.2016. С этого момента весь оборот алкоголя в магазинах, включая розничные продажи, будет фиксироваться через ЕГАИС, а значит, вести журнал учета объема в бумажном виде они уже не смогут, и он для них будет формироваться автоматически. Для общепита сроки начала регистрации розничных продаж в ЕГАИС не установлены. Поэтому журнал для него является «долговременной заплаткой», которая призвана закрыть контур учета алкоголя. При этом получается, что на остатках ресторанов в ЕГАИС с 01.01.16 копится алкогольная продукция, которую им поставляют через систему поставщики. Как продажи алкоголя, занесенные в бумажный журнал, спишутся с остатков в электронной памяти ЕГАИС совершенно не понятно. И это очередное недоразумение, связанное с этим документом. ФСРАР, чтобы навести порядок в ЕГАИС, будет просто вынуждено реализовать какой-то механизм списания такого алкоголя с остатков ресторанов. И судя по всему, в 2016-2017 годах такой механизм будет реализован, и нас ждут очередные изменения в порядке учета алкоголя для ресторанов.

Каким же образом со всем этим работать?

Как, когда и кому формировать журнал учета объема розничных продаж АП в ресторане? Судя по логике ФСРАР, бармен или официант должен при каждом вскрытии бутылки делать запись об этом в бумажном журнале, а в конце каждого дня брать калькулятор и подсчитывать итоги по каждой позиции, по каждому виду АП и общие итоги. И так – каждый день. Понятно, что такая схема не жизнеспособна. Наши разработчики и методологи несколько месяцев просчитывали, каким образом с наименьшими трудозатратами для сотрудников ресторана реализовать формирование журнала в программных продуктах линейки «Трактиръ» и предложили три варианта его формирования.

Самый простой вариант формирования журнала – заносить в него всю алкогольную продукцию, перемещенную в бар. Ведь такие перемещения делаются с указанием емкости и количества тары, а значит, математически, вся схема расчета крайне проста. Но такая схема имеет существенный недостаток – в том случай, если в баре алкоголь задерживается в закрытых бутылках, может получиться ситуация, когда при проверке окажется, что попавшая в журнал бутылка, например шампанского, все еще лежит в холодильнике бара закрытая. А это нарушения правил заполнения журнала. С другой стороны при существенных оборотах по бару проверить и пересчитать в нем все бутылки проверяющим будет довольно трудно.

Второй вариант сложнее в реализации, но более точен в отражении реальных продаж. Он использует «обратную схему» расчета, довольно распространенную в общепите. По факту получения ежедневного отчета о продажах система переводит проданный алкоголь в литры, и начинает списывать с остатков те конкретные бутылки, емкости которых покрывают проданный объем. Например, мы знаем, что за день бар продал 22 порции виски по 50 мл. «Трактиръ» автоматически переведет проданный объем в литры и занесет в журнал две литровых бутылки виски, которые бармен должен был вскрыть за смену, чтобы разлить такое количество порций. При этом остатки второй бутылки будут перенесены на новую смену и начнут списываться с отчета по продажам следующего дня. «Трактиръ» умеет работать с разными объемами, т.е. если на остатках числятся две литровых бутылки и две поллитровых, то списание будет происходить по FIFO – вначале спишутся те емкости, которые были оприходованы раньше.

Недостатком такой системы является специфика работы бара – ведь совсем не факт, что продав 22 порции по 50 мл. бармен использовал 1,1 литр виски. Скорее всего, у него даже первая бутылка не закончилась. А значит, снова начинается расхождение между фактом и расчетным количеством. Еще сложнее с разными объемами и FIFO. Ведь не факт, что бармен первой откроет ту бутылку, которая пришла раньше. Он может взять ту, которая стоит просто ближе к нему.

Третий вариант формирования журнала наиболее приближен к требованиям ФСРАР. Для этого на рабочем месте бармена или официанта реализована операция «Вскрытие тары». Им остается лишь отмечать в системе, что именно они открыли и в каком количестве. Недостатком такого варианта является внесение лишних операций в действия барменов. Но он самый точный и позволяет ресторану избегать рисков штрафов при проверках.

Важно понимать, что эти методы формирования журнала не являются взаимоисключающими и могут применяться одновременно для разных мест реализации, что позволяет автоматизировать формирование журнала для компаний, использующих сложные схемы налогообложения или разные форматы заведений.

Возможности платформы 1С и математический аппарат, реализованный в «Трактиръ», позволяет нам решать самые сложные аналитические задачи. Даже такие, в которых отсутствует логика. Будем надеяться, что ФСРАР все таки разъяснит правила формирования журнала, или сделает его действительно понятным и полезным механизмом.

Вам будут интересны другие статьи на эту тему:

В бизнесе, как на общественном транспорте - никто ждать не будет! И в рамках очень высокой конкуренции важно знать и понимать все сложности, связанные с законодательством.

Государство твердо решило взять под полный контроль весь оборот алкоголя в нашей стране, и оно приложит все усилия, для достижения этой цели. Мы попробовали разобраться в ситуации и ответить себе на простой вопрос – какие требования и когда именно будут возложены на рестораны в области учета оборота алкогольной продукции?

С 2016-го года (прим. - приказом №164 от 19/06/15) действует новый порядок заполнения журнала учета продаж алкоголя. Нововведения касаются розничных продаж, как алкоголя и спиртосодержащей продукции, так и пива и напитков, содержащих спирт (медовуха, сидр и пр.). Данный журнал учета теперь должны вести и предприятия общепита, и магазины, торгующие в розницу.

Новое в ведении журнала продаж по ЕГАИС с 1 января 2016 года – что изменилось?

Приказ №164 коснулся всех, кто связан с реализацией алкогольной продукции. Наказание за нарушение закона - штраф до 15000 р. для должностных лиц и до 200 000 р. для юридических. Причем штраф могут потребовать и во внесудебном порядке.

Итак, каковы нововведения - что изменилось?

• Приказ №153 больше не действует. Как и порядок ведения прежнего журнала.
• Охват розничных точек теперь учитывает не только торговлю пивом, но и прочими напитками (прим. - на основе пива, сидра, медовухи и пуарэ).
• Ведение журнала должно быть ежедневным, и на отображение всей информации о продажах есть только сутки (не позднее!).
• Вместо 15-ти граф журнала - только 8, и часть «Приход» отсутствует.
• Появилась новая графа - «Штриховой код» (в «бумажном» журнале данная графа не заполняется).
• В части «Расход» теперь отображают только розничную продажу.
• Количество тары не указывается. Причина - в необходимости отдельных записей на каждую единицу товара.
• Отсутствуют итоговые значения, а также «срок хранения» и «отчетный период».

Общие правила ведения журнала продаж в ЕГАИС – можно ли вести журнал в электронном виде?

Из ключевых особенностей ведения данного Журнала можно выделить следующие:

• Ведение Журнала начинается с 1-го января 2016-го.
• Заполнение происходит непосредственно по месту ведения деятельности и не позднее суток с момента продажи.
• Под термином «тара» подразумевается, как транспортн/тара для розлива, так и потребительская тара.
• При продаже в розлив всю информацию вносят непосредственно в момент вскрытия тары.
• Возвращенная продукция вносится в журнал заново по факту продажи.
• Продукция, представляющая собой некрепкий алкоголь без акцизных и спец/марок, не вносится в 8-ю графу.

Как заполнять журнал?

Прежде всего - реквизиты ИП либо компании , включающие в себя названия/ФИО, адрес реализации продукции, а также ИНН. Далее заполняется журнал по графам:

• 1-й пункт: порядковый номер.
• 2-й пункт: дата продажи либо вскрытия тары.
• 3-й пункт: штрихкод (прим. - только для электронной версии журнала).
• 4-й пункт: название продукта соответственно сопроводительным документам.
• 5-й пункт: код вида продукта согласно Классификатору.
• 6-й пункт: емкость тары в литрах.
• 7-й пункт: кол-во проданных тар/упаковок.

На заметку:

• При ведении электронного журнала с применением ЕГАИС для граф с 4 по 7 заполнение не требуется.
• Ведение журнала разрешено и в электронном, и в «бумажном» виде. 1-й вариант подразумевает формирование журнала у себя в личн/кабинете ЕГАИС, а 2-й вариант заполняется вручную, с применением специальных товароучетных программ либо иных автоматиз/систем.
• При ведении электр/журнала используется исключительно сканер 2-мерных штрихкодов PDF417 и специальное ПО, интегрированное с ЕГАИС.

Пример заполнения журнала продаж алкоголя в ЕГАИС

5 самых распространенных ошибок в заполнении журнала продаж при ЕГАИС – как их избежать?

Один из самых важных моментов при формировании декларации - недопущение ошибок.

Как минимизировать «человеческий фактор» и избежать проблем?

• Различные производители 1-го товара. Решение: отражать производителя продукта на уровне приходных документов.
• Различные виды алкоголя у 1-го товара. Решение: корректное введение данных (как и в предыдущем пункте) на уровне приходных документов. При этом кода вида алкоголя отражается в табл/части приходной накладной, за счет чего минимизируется риск ошибки оператора даже при условии схожести видов по названиям.
• Различные КПП у 1-го поставщика. Решение аналогичное: грамотный учет на уровне прихода гарантирует формирование корректных отчетов.
• Неполные данные в декларации. При введении номенклатуры в произвольном порядке существует риск серьезного количества ошибок. Решение: использование шаблона ввода номенклатуры. При наличии факта неправильного ведения справочника следует применять инструмент, заполняющий параметры нужных карточек номенклатуры автоматически (прим. - «групповая обработка товаров»).
• Указание неверных количественных данных по расходу/приходу. Решение: важный момент - разобраться в источнике неверных показателей, воспользовавшись спец/отчетом в конфигурациях, созданным на основе алког/декларации.

Самые популярные вопросы о ведении журнала по ЕГАИС

- Как вести записи в журнале учета при торговле алкоголем в розлив?

Ответ: в этом случае данные вносятся в журнал учета непосредственно при вскрытии тары (прим. - полностью - объем тары и вес).

- Требуется ли ведение журнала учета в Крыму с 1 января 2016 года или есть отсрочка?

- Как вести записи в журнале, если ООО продает и алкогольную продукцию, и пиво?

Ответ: Ведение журнала осуществляется отдельно по каждому конкретному юр/лицу. Если организация одна, то и журнал учета один.