Каждому кадровику ясна необходимость четкого и безошибочного ведения табелей рабочего времени. К сожалению, табели не всегда и не всеми заполняются достаточно аккуратно. Зачастую виной этому недостаток информации о правильном заполнении.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Такой учет необходим при повременной системе оплаты труда, когда следует учесть отработанное и (или) неотработанное время. Госкомстат России разрабатывает и утверждает специальные формы для ежедневного учета рабочего времени: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В бюджетных организациях применяется табель учета использования рабочего времени, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.

Следует отметить, что табель учета рабочего времени позволяет также контролировать соблюдение сотрудниками установленного режима рабочего времени, получать данные об отработанном времени, рассчитывать заработную плату, составлять статистическую отчетность по труду.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или иным уполномоченным лицом (например, работником структурного подразделения организации, секретарем и др.), подписывается составителем, руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы, а затем передается в бухгалтерию.

На малых предприятиях и у индивидуальных предпринимателей, как правило, нет не только должности табельщика, но и структурных подразделений, а нередко и должности специалиста по работе с кадрами. В такой ситуации невозможно в полной мере выполнить соответствующие требования постановления Госкомстата России об оформлении табеля учета рабочего времени перед сдачей его в бухгалтерию для начисления заработной платы. Во избежание каких-либо неприятностей при проведении проверок органами контроля (надзора) рекомендуется издать приказ (распоряжение) о порядке ведения на предприятии (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени, отражающий специфику данной ситуации. Издание работодателем распорядительного акта представляется нелишним в связи с тем, что табель учета рабочего времени относится к одному из оправдательных документов бухгалтерии.

Табель по форме № Т-12 заполняется от руки. Как и всякий рукописный документ, табель должен содержать четкие записи без помарок, подчисток и непонятных исправлений. В случае обнаружения ошибочной записи работник, ответственный за ведение табеля, должен зачерк­нуть ее тонкой линиейй, выше поставить правильную запись и подтвердить ее своей подписью. После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново.

В ситуации раздельного ведения учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого сотрудника в табеле отведены две строки (графы 4 и 6). Верхняя строка служит для отметки условных обозначений затрат рабочего времени (буквенных или цифровых кодов), а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении граф 5 и 7 в верхних строках указывается количество отработанных дней, в нижних – количество часов, отработанных каждым сотрудником за учетный период.

Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме. Для отражения затрат рабочего времени в форме № Т-13 (графа 4) отведены четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). Верхняя строка в графах 4 и 6 применяется для буквенных или цифровых кодов затрат рабочего времени, нижняя показывает продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах).

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия) работника, его табельный номер и т.п., т.е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново

При необходимости допускается увеличение количества граф табеля для отражения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации работодатель может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендательными и могут изменяться по усмотрению организации. При изготовлении бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом объема показателей в знаках, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все изменения, внесенные в унифицированные формы, должны быть отражены в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя организации.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу и пр.).

Затраты рабочего времени учитываются в табеле одним из двух методов:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, когда соответствующими обозначениями заполняются все графы табеля;
• методом регистрации только отклонений от установленного режима рабочего времени, т.е. регистрации неявок на работу, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, временная нетрудоспособность, служебная командировка, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхних строках графы табеля указываются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми.

Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе табеля формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так. К сожалению, список обозначений не исчерпывает всех возникающих на практике ситуаций, например, среди принятых обозначений нет кода, показывающего, как отметить в табеле время, отработанное женщиной, находящейся в отпуске по уходу за ребенком.

Согласно ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Получается, что в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), и код «Я» (продолжительность работы в дневное время). Поскольку никаких указаний, связанных с данной ситуацией, в Постановлении Госкомстата России нет, рекомендуется решить этот вопрос в приказе (распоряжении) работодателя. Приказом может быть предусмотрено, например, введение двойного обозначения «ОЖ / Я». Соответственно в нижней строке должна быть напечатана косая черта, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/ 4»).

К аналогичным двойным обозначениям приходится прибегать и в ряде других случаев, например:

• при выполнении работником сверх­урочной работы («Я / С» – продолжительность работы в дневное время и продолжительность сверхурочной работы в этот день);
• при работе по графику сменности, когда смена начинается в дневное время, а заканчивается в ночное или наоборот («Я / Н», «Н / Я» – соответственно продолжительность работы в дневное и ночное время);
• когда сотрудник отработал часть рабочего времени, а затем заболел и получил в этот же день листок нетрудоспособности («Я / Б» – продолжительность работы в дневное время и время нетрудоспособности с назначением пособия), и др.

Не всегда правильно заполняется табель учета рабочего времени при направлении работника в служебную командировку, особенно в тех случаях, когда командировка «захватывает» выходные дни, т.е. начинается, продолжается и заканчивается в выходные дни. В сложившейся практике работников, имеющих пятидневную рабочую неделю с двумя выходными, часто направляют в командировку в воскресенье, а возвращаются они в субботу. При этом в табеле в воскресенье и в субботу вместо обозначения «В» (выходной день) должно проставляться обозначение «К» (служебная командировка).

Особенно сложным при ведении табеля является вопрос об учете рабочего времени надомников, а также других категорий сотрудников, часто работающих вне стационарного рабочего места (программисты, журналисты, фотографы, редакторы, верстальщики и др.). Конечно, и их рабочее время должно учитываться в табеле, хотя, совершенно очевидно, что в данном случае указывать привычные «восьмерки» – прием весьма условный. Думается, что для таких работников, несмотря на повременную систему оплаты труда, необходимо устанавливать либо определенные объемы выполняемой работы, либо конкретные задания и сроки их выполнения, что позволит реально проконтролировать затраты рабочего времени. Нелишне напомнить, что названные особенности организации труда отдельных работников, отличающиеся от общих правил, установленных у данного работодателя, должны быть отражены в трудовом договоре.

Для работников-надомников представляется целесообразным вести отдельныйтабель учета рабочего времени методом регистрации отклонений, т.е. указывать в табеле не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.

В небольших организациях ведется сводный табель для всех работников, а в крупных он заполняется в каждом структурном подразделении. Соответственно в заголовочной части табеля указывается либо только наименование организации, либо наименование организации и структурного подразделения.

Типичная ошибка при оформлении табеля – отсутствие кода по ОКПО, который обязательно должен вноситься в табель. Еще одной распространенной ошибкой при заполнении табеля является отсутствие табельного номера работника. Отметим, что табельный номер присваивается каждому работнику и включается в приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1). При этом система табельных номеров разрабатывается самой организацией (индивидуальным предпринимателем).

Наиболее грубой ошибкой работодателя следует признать отсутствие в организации (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени. В такой ситуации работодатель не может документально доказать, что сотрудник действительно работал и законно получил деньги из фонда оплаты труда. Отсутствие оправдательных первичных документов по учету труда и его оплаты – серьезное нарушение правил ведения как кадровой, так и бухгалтерской документации.

Приложение

Образец табеля учета рабочего времени

Валентина Андреева, канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, Москва

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Любое предприятие выплачивает заработную плату, основываясь на данных фактически отработанных часов или дней. Эти данные для бухучета и выплаты заработной платы согласно отработанному времени требуют специального бланка для первичного учета. Таким бланком принято считать табель учета рабочего времени.

Ниже приведена информация об этом документе, его регламент заполнения согласно рабочего времени, проработанного на предприятии.

Для чего необходим этот документ и зачем его оформлять?

Начать следует с того, что табель – это документ, который обязан вести каждый работодатель или его доверенное лицо на предприятии независимо от количества работников и формы собственности в штатном расписании.

Если данный документ будет отсутствовать на предприятии, это приведет к ответственности руководства в виде штрафов при проверке органом охраны труда.

В случае, когда в затратах предприятия оплата труда занимает весьма существенное место, документы при налоговой проверке могут выдать гипотезу касательно безосновательного начисления ЗП и исключения ее из списка расходов предприятия. В таком случае будут иметь место неприятные последствия.

Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов . Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

• В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
• Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
• В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
• Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
• 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
• 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
• 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
• 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
• В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
• 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
• 15 – код причины неявки на работу
• 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.

Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

Составление табеля при сменном графике и другие нюансы

Согласно 91-й статье ТК РФ работодатель должен вести учет фактически отработанного времени каждым работником . Затраты рабочего времени оплачиваются согласно физического нахождения по месту работы. Высчитываются они путем регистрации появления и неявки на рабочее место.

Сменная работа является условием коллективного договора и должна быть задокументирована. Работа по сменам может осуществляться исключительно по графику сменности согласно статье 103 ТК РФ. В нем учитывается ежедневное время работы и частота смен. График сменности в этом случае выступает как локальный самостоятельный нормативный акт.

Для согласования работы в ночные смены требуется, чтобы работа включалась в список, определенный договором или актом работодателя по статье 97 ТК РФ.

На практике чаще всего используется график ежедневной работы «табельного режима». При табельном режиме учитываются отработанные смены за месяц, а продолжительность ее должна быть одинакова на протяжении всего периода. Работа, выполненная сверх продолжительности, не может быть компенсирована недоработкой в другой день либо отгулом.

Если условия предприятия не позволяют соблюдать условия работы согласно статье 94 ТК РФ, предпринимают введение суммированного учета времени работы. Работа посменно может сочетаться с введением учета времени. Порядок введения в компании суммированного учета регулируется исключительно внутренним трудовым распорядком. Статья 104 ТК РФ требует лишь не превышать номинальное число рабочих единиц в месяц.

На следующем видео подробно рассмотрен порядок ведения табеля учета времени работы:

Санкции при неверном заполнении табеля

По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

• данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
• данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
• использование кодов и обозначений неверное;
• не учтены переработки или сверхурочные;
• расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей . Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны фирмы независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель на пользу фирмы.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

Учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;

Контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);

Иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или не начисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику - отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

Табель рабочего времени на 2017 год составляет и ведёт уполномоченное лицо,

Подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы,

После чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается - табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет - автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.Заполнение табеля рабочего времени.

Применяются два способа заполнения табеля:

Сплошное заполнение - каждый день отмечаются все явки и неявки;

Заполнение по отклонениям - отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 - название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 - код по ОКПО

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

8 цифр для юрлиц;

10 цифр для ИП.

Шаг 3 - номер документа и дата составления

Шаг 4 - отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц - период с первое по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 - информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Порядковый номер в табеле.

Фамилия и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации, и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 - сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

Я - явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);

В - выходной;

К - командировка;

ОТ - отпуск.

Шаг 7 - итоговое количество дней и часов за месяц

В 5 графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6 графе - итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 - сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

2000 - зарплата (оплата труда);

2012 - отпускные.

Корреспондирующий счёт - бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней - дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 - сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

3 дня в связи с командировкой;

10 дней был в отпуске.

Шаг 10 - подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

Сотрудник, ответственный за ведение;

Руководитель отдела;

Кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем, как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

Какой именно вид отпуска проставлять;

Период отпуска - с какой по какое число отдыхает работник;

Каким методом заполняется табель - сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля, условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код "Я"), а при методе учёта отклонений - остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по независящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

Заполненный образец табеля рабочего времени

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Организация учёта рабочего времени на предприятии

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

В какой форме можно вести табель?

Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.

Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

Порядок заполнения табеля

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

• название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
• номер табеля;
• дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
• период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

• номер п/п (графа 1);
• ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
• табельный номер – графа 3;
• графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
• графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
• графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
• 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
• 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Учёт рабочего времени в табеле

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:

Рабочее время	Буквенное обозначение	Цифровой код
Явка по обычному графику	Я	01
Ночные часы	Н	02
Выход в праздничные и выходные	РП	03
Переработка	C	05
Дни командировки	К	06
Отпуск	ОТ	09
Дополнительный отпуск	ОД	10
Учебный отпуск	У	11
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства	УВ	12
Учебный отпуск за свой счёт	УД	13
Декретный отпуск	Р	14
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет	ОЖ	15
Административный отпуск с разрешения руководителя	ДО	16
Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом	ОЗ	17
Больничный	Б	19
Неоплачиваемая нетрудоспособность	Т	20
Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников	ЛЧ	21
Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей	Г	23
Прогул	ПР	24
Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя	НС	25
Нерабочие дни	В	26
Отсутствие по неизвестной причине	НН	30
Простой по вине организации	РП	31
Простой по вине сотрудника	ВП	33

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях

Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).

Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.

Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:

1. Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
2. По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
3. По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.