Сущность и классификация функций управления

Функции управления – это совокупность объективно необходимых и устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленности, позволяющих осуществлять управляющие воздействия.

Функции управления являются взаимосвязанными элементами процесса управления и, следовательно, последовательность их выполнения необходимо рассматривать как систему функционального описания любого процесса управления (производством, маркетингом, разработками…)

Термин «функция» в переводе с латинского означает «совершение», «исполнение», а значит деятельность менеджера не что иное как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. При этом любая функция управления выполняется в следующем порядке:

Сбор информации;

Преобразование (обработка) информации;

Принятие решения;

Придание решению необходимой формы;

Доведение до исполнителя;

Контроль за исполнением.

Функции управления можно классифицировать по нескольким признакам, например:

1. По уровню управления.

Высшего уровня – отраслями, объединениями, предприятиями;

Среднего уровня – управление дивизионами, отделениями, цехами;

Низового уровня – управление участками, бригадами, группами.

На различных уровнях управления на первый план выдвигаются разные группы функций. Так, по мере перемещения снизу вверх акцент смещается в сторону контроля, прогнозирования. Чем ниже уровень управления, тем большее значение приобретают функции организации учета, регулирования.

В разных ситуациях, на разных уровнях управления те или иные функции менеджеров имеют не одинаковое значение, в связи с чем в теории управления сформировалась концепция «архетипов», то есть основополагающих типов менеджеров. Так, рассматривая функции менеджера с позиции уровней управления выделяется «ТОП-менеджмент», или высшее руководство. Основная его задача состоит в выработке общей концепции, стандартов и ценностей, формировании организационной структуры, поддержании контактов с контрагентами, управлении кризисными ситуациями и т.п.

Функции высшего уровня сложны, характеризуются новизной и разнообразием, требуют глубоких аналитических способностей, задатков дипломата, политика, оратора, поэтому, «ТОП-менеджеры» являются первыми среди равных.

Роль руководителей среднего уровня – руководство и координация работы руководителей низового уровня. Этот уровень выполняет роль «буфера» между руководителями высшего и низового уровней. Они готовят информацию для решений, принимаемых на высшем уровне и передают управленческие решения вниз, обычно, после трансформации их в технологически приемлемые формы, в виде конкретных заданий.

Руководители низового уровня выполняют функции по руководству деятельностью исполнителей. Именно на них лежит ответственность текущего, ежедневного управления производством.

2. По сложности.

Комплексные, связанные с крупными, самостоятельными объектами

управления (кадры, основное производство…);

Частные, единичные функции, связанные с решением отдельных,

законченных промежуточных действий(прием на работу, оформление

наряда…).

Специализированные;

Обеспечивающие.

3.2. Общие функции управления

Общие функции – это группы работ, которые выполняются при управлении любыми объектами, на всех уровнях управления производством. Общие функции отражают типовые элементы управленческого труда с учетом последовательности выполнения работ (с учетом фактора времени).

Общие функции делятся на следующие группы работ:

1) прогнозирование, 2) планирование, 3) организация, 4) контроль,

5) регулирование (координация), 6) учет, анализ, отчетность.

Прогнозирование предусматривает выявление альтернативных условий, в которых может оказаться система в будущем (на 5 -10 и более лет вперед), вероятность появления этих условий, возможные варианты поведения системы в этих условиях. Например, для предприятия: техническое развитие, изменение специализации и номенклатуры продукции, спрос на эту продукцию и объемы производства, темпы их роста и т.п.

На основании прогнозирования осуществляют планирование деятельности системы: определяют цели системы и пути их достижения, составляют план действия (что делать, кто будет делать, когда и какими ресурсами). Другими словами, план – это модель состояния системы в определенный период времени.

Планирование делится на два крупных этапа: технико-экономическое и оперативное. Технико-экономическое планирование охватывает все сферы деятельности предприятия (рынок сбыта, производство, материально-техническое снабжение, кадры, финансы и т.д.) и предусматривает разработку перспективных планов (на 5 - 10 лет) и текущих (на год, квартал, месяц). Оперативное планирование связано с ходом самого производства (процессами изготовления изделий), охватывает не­большие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену) и тесно переплетается с работами по контролю и регулированию (диспетчированию) хода производства. Оперативное управление распространяется также на подготовку производства, ма­териально-техническое снабжение, контроль качества и другие виды обеспечения производства.

Чтобы система действовала, ее нужно организовать. Организация – это:

Создание системы (проектирование и создание структуры как объекта

управления, так и самой управляющей подсистемы);

Обеспечение условий для действия системы, снабжение всем

необходимым для работы (материалами, кадрами, финансами и т.д.);

Совершенствование системы.

Система действует согласно планам, стандартам, техническим условиям, технологическим картам. В процессе работы выполняется контроль , позволяющий выявить отклонения от нормального режима функционирования объекта, проверить действительный ход работ. Например, контроль за ходом выполнения производственной программы, контроль за расходом материалов, за использованием оборудования, качеством продукции и т.д.

Если контроль показывает отклонения от запланированного хода работ, выполняется регулирование с целью устранения отклонений, а также предупреждения их в будущем. Регулирование включает в себя ряд типовых операций: анализ возникающих отклонений и вызывающих их причин, устранение отклонений, разработка мер по их предупреждению.

Учет – это фиксация и анализ информации о состоянии объекта управления. Учет подразделяется на текущий (оперативный), статистический и бухгалтерский. Результаты учета и анализа используются в планировании следующих циклов производства.

На рисунке 5.1 изображена схема, комплексно раскрывающая содержание общих функций управления.

Таким образом, общие функции отражают во времени непрерывные процессы управления, начиная с прогнозирования и заканчивая учетом и анализом действия любых объектов. Эти функции выполняются не зависимо от масштаба и характера производства, принципиально едины на всех уровнях управления. Однако конкретное содержание этих функций безусловно зависит от объекта управления. Например, функция планирования выполняется в процессе управления любыми объектами, на всех уровнях, но содержание планов (показатели, методы их расчета, формы документов) зависит от конкретных объектов (предприятие, цех или участок, фазы производства, виды ресурсов и т.п.). То есть общие функции тесно переплетаются со специализированными функциями управления производством.

Специализированные функции управления появились в результате разделения управленческого труда. Они включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации.

Специализированные функции управления связаны со всеми направлениями деятельности предприятия. Они должны охватывать:

Все сферы жизненного цикла продукции: исследования и проектирова-

ние, изготовление, сбыт и эксплуатацию;

Все фазы производственного «оборота»;

Все этапы движения производственных ресурсов (формирование,

использование в процессе производства, восстановление утраченных

свойств, выбытие или утилизация);

Все периоды планирования;

Все уровни организационной структуры предприятия, вплоть до отдель-

ного рабочего места.

Специализированные функции связаны, прежде всего, с фазами «оборота» и ресур­сами производства (трудовыми, материальными, финансовыми): управление техни­ческой подготовкой производства (конструкторской и технологической), управление основным производством, службами обеспечения и обслуживания (инструментальным, ремонтным, энергетическим и другими хозяйствами), управление материально-техническим снабжением, маркетингом и сбытом продукции, кадрами, финансами и т.д.

Специализированные функции осуществляются с помощью всех общих функ­ций управления и в комплексе с ними представляют сложную многоуровневую сис­тему. Содержание специализированных функций рассматривается в специальных дисциплинах (операционный менеджмент, инновационный менеджмент, управление проектами и т.д.).

3.4. Функции обеспечения процессов управления

Обеспечение управления является комплексным и включает: правовое обеспечение, информационное обеспечение и организацию нормативного хозяйства, делопроизводство, технологическое обеспечение и оснащение процессов управления, организацию управленческого труда, совершенствование процессов управления. Эти функции составляют внутреннее содержание процессов управления, то есть являются функциями самообеспечения, саморегулирования, самосовершенствования.

Правовое (юридическое) обеспечение : учет в управленческой деятельности государственных законов, постановлений правительства, нормативных документов; правовое регулирование производственных отношений, выполнение требований трудового законодательства; правовая защита деятельности предприятия от конкурентов, в работе с поставщиками и потребителями, ведение претензионной работы; юридическая экспертиза договоров, стандартов предприятия и т. д.

Информационное обеспечение : цель его – своевременное представление органам управления информации, необходимой для принятия решений; распределение ее между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями в соответствии с их участием в управлении.

Управление информационным обеспечением включает:

Проектирование информационных потоков: определение источников

и потребителей информации, состава необходимой информации, периодичности ее циркуляции и форм представления, подбор технических средств, установление порядка составления, оформления регистрации, согласования и утверждения документов;

Организацию потоков информации: сбор, хранение, обновление, переработка, передача информации;

Создание и ведение нормативно-справочной базы.

Делопроизводство – тесно связано с информационным обеспечением: организация документооборота внешнего и внутреннего (прием поступившей документации, регистрация ее, учет, распределение и доставка исполнителям); изготовление и размножение документов; организация архивного хозяйства.

Технологическое и техническое обеспечение – связано с проектированием процессов управления и оснащением их техническими средствами, механизацией и автоматизацией управленческих работ. Важной проблемой является также организация управленческого труда (оснащение и снабжение рабочих мест, обеспечение нормальных и безопасных условий труда, ритмичной работы).

Совершенствование управляющей подсистемы

Одной из функций управления является проектирование и совершенствование самой управляющей подсистемы. Направления совершенствования различны: изменение состава и объемов функций, изменение степени централизации и децентрализации функций, совершенствование организационной структуры управления, механизация и автоматизация управленческого труда и т. д.

Слово «функция» в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение».

Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.

Функции управления - специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решения, придание ему формы и доведение до исполнителей.

Функции управления характеризуются следующими свойствами:

· осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления;

· присущи управлению любой организацией;

· разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности

· их выполнения во времени;

· относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют.

В научной литературе, как иностранной, так и отечественной существуют различные точки зрения на классификацию функций управления, хотя, в сущности, они отличаются лишь по отдельным параметрам. Например, Е.П. Голубков выделяет такие функции, как:

· определение целей и задач деятельности организации;

· планирование;

· организация;

· мотивация;

· координация и регулирование;

· учет, анализ и контроль. Голубков Е.П. Менеджмент. М., 1993. С. 11.

В свою очередь М. Мескон относит к функциям управления следующие виды деятельности:

· стратегическое планирование;

· планирование реализации стратегии;

· организация взаимодействия и полномочий;

· построение организаций;

· мотивация. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1995. С. 20.

Охарактеризовать функции управления можно следующим образом:

Функции управления	Операции
Планирование	Выполнить прогнозирование. Определить цели. Разработать стратегию. Наметить программу действий. Рассчитать сроки и стандарты. Определить источники финансирования. Разработать политику и процедуры
Организация	Разработать организационную структуру. Передать полномочия. Определить отношения к работе. Разработать процесс принятия решения. Определить коммуникации.
Мотивация	Выяснить потребности персонала. Определить способы стимулирования, позволяющие удовлетворить потребности каждого сотрудника
Контроль	Определить стандарты результатов. Обеспечить их измерение. Провести оценку результатов. Осуществить их корректировку. Учесть поведенческую сторону контроля
Маркетинговая деятельность	Определить миссию и социальную ответственность организации. Изучать и формировать потребности в товарах и услугах
Инновационная деятельность	Обеспечить гибкую организационную структуру. Создать аналитический отдел, способный улавливать слабые сигналы из внешней среды. Формировать предпринимательский тип организационного поведения. Создать систему поддержки новаторов.
Развитие человеческих ресурсов	Обеспечить набор и отбор персонала. Разработать «философию фирмы», в том числе кодекс делового поведения персонала. Осуществить планирование карьеры. Ежегодно проводить аттестацию персонала. Разработать программу обучения и развития.
Управленческое консультирование	Обеспечить диагноз организационных патологий и дисфункций управления. Разработать план по их преодолению.

В практике управления различают два вида функций управления: основные и конкретные.

К основным функциям управления можно с полным основанием отнести весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование, организация, планирование, мотивация, контроль, учет анализ, подготовка и принятие управленческих решений.

Функция планирования состоит в определении целей организации и выработке мер по их достижению. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

Функция организации деятельности состоит в создании структуры управления предприятием, определении заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении их полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления.

Функция координирования направлена на достижение согласованности и гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия. Функцию координирования совместной деятельности можно назвать «настройкой системы».

Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима работы организационной системы. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.

Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.

Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.

Функция учета деятельности реализуется для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и др.). Состоит в измерении, регистрации и группировке данных, характеризующих объект управления. Различают учет бухгалтерский, оперативный и статистический.

Функция анализа деятельности состоит в комплексном изучении деятельности предприятия с помощью аналитических и экономико-математических методов в целях объективной ее оценки, определения узких мест в развитии организации и возможных путей улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа - установить степень выживаемости фирмы, ее способности противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим факторам.

Функция принятия решений заключается в выборе, который должен сделать руководитель для выполнения должностных обязанностей. С помощью управленческих решений реализуются все перечисленные выше функции управления.

Конкретные функции управления как более обособленные, самостоятельные области профессиональной деятельности применительно к новым условиям хозяйствования занимают ключевые позиции. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства.

Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта. Функции управления способствуют налаживанию и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры управления по вертикальным и горизонтальным связям. Исходя из такой посылки А.Я. Кибанов подразделяет все функции управления на внешние, внутренние, главные, основные, вспомогательные, полезные, вредные, неестественные, дублирующие. Кибанов А.Я. Менеджмент - наука управления. М.: 1997.

Можно выделить следующие конкретные функции:

· Управление основным производством;

· Управление вспомогательным и обслуживающим производством;

· Управление трудом и заработной платой;

· Управление качеством продукции;

· Управление персоналом;

· Управления финансами;

· Управление маркетингом;

· Управление социальным развитием коллектива;

Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, регулирование, мотивацию, контроль, анализ и т. д.

Итак, существуют общие и специализированные функции управления. Общие функции управления - это планирование, организация, регулиров ание, мотивация, контроль и анализ. Специализированные функции классифицируются в зависимости от сферы управления.

Тема 3. Функции управления

1. Классификация функций управления.

2. Общие функции управления.

3. Специальные и частные функции управления.

Классификация функций управления

Функции управления – это виды деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.

Функции управления делятся на общие, специальные и частные.

Общие (основные) функции управления присущи всем социальным системам управления (ССУ). Это планирование, организация, мотивация и контроль.

Специальные функции связаны с осуществлением миссии фирмы. Эти функции доминируют в деятельности отдельных предприятий, организаций.

Частные функции имеют определенную специфику и связаны с непрофильной деятельностью.

Общие функции управления

1. Планирование – это набор действий для оптимального достижения предприятием своих целей.

Планирование бывает стратегическим и тактическим . Стратегия означает составление всестороннего комплексного плана, обеспечивающего достижение целей предприятия. Реализация стратегического плана охватывает тактику и политику предприятия.

Стратегическое планирование предполагает 4 вида управленческой деятельности :

1) распределение ресурсов;

2) адаптацию к внешней среде;

3) внутреннюю координацию;

4) организационное стратегическое предвидение.

Распределение ресурсов предусматривает:

Ø наиболее рациональное использование оборудования, производственных площадей;

Ø оптимальное маневрирование товарными ресурсами,

Ø формирование запасов;

Ø ускорение оборачиваемости оборотных активов;

Ø минимизацию издержек (затрат) предприятия;

Ø оптимальную расстановку кадров.

Адаптация к внешней среде – стратегические действия, которые улучшают отношения предприятия с ее окружением. Осуществляется путем выработки политики предприятия или фирмы. Она представляет собой общее руководство для действий и принятия решений.

Политика предполагает разработку и соблюдение правил , которые точно определяют порядок действий в конкретной ситуации.

Для реализация стратегии необходим контроль за выполнением поставленных задач. Контроль предполагает проверку выполнения заданий по объему и срокам по всему комплексу намеченных показателей. Кроме того, контроль должен быть действенным, т. е. выявленные недостатки должны устраняться.

2. Организация – это функция управления, означающая создание условий для совместной эффективной работы людей для достижения целей фирмы.

Организация предусматривает наличие полномочий и ответственность, а также делегирование полномочий.

Полномочия – право менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных сотрудников на выполнение тех или иных задач.

Ответственность – обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное выполнение.

Делегирование – передача полномочий и ответственности другому лицу. При этом полномочия делегируются должности, а не конкретному лицу.

Построение организации предполагает создание аппарата управления, который максимально соответствовал бы стратегическому плану организации, обеспечивал бы ее эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей.

Для успешной реализации функций управления необходимо учитывать требованияследующих локальных принципов организации:

§ принцип цели – организация и ее отдельные звенья работают во имя общей цели;

§ эластичность организации – при определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий работников и административными предписаниями;

§ устойчивость – система управления должна быть построена так, чтобы ее элементы под влиянием внешней и внутренней среды не изменялись коренным образом;

§ непрерывное совершенствование организационной работы ;

§ прямая соподчиненность – любой работник должен иметь одного начальника;

§ объем контроля – менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

§ безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных ;

§ соразмерность ответственности полномочиям;

§ исключение – выполнение повторяющихся, рутинных решений поручается нижестоящим управленческим звеньям;

§ приоритет функций – управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;

§ комбинирование – необходимо обеспечивать оптимальное сочетание централизма и самостоятельности.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующим:

Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;

Любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого любого коллектива определено что он должен делать, за что несет ответственность, кто контролирует его работу.

В организационной деятельности выделяются 3 основных направления:

1) определение норм управляемости , т. е. того количества человек, которым может эффективно управлять один руководитель.

На верхнем уровне управления норма управляемости составляет от 4 до 8 человек, на более низких уровнях – от 8 до 16 человек.

Исследования Американской ассоциации менеджмента в 100 крупных компаниях с годовым объемом продаж 1 млрд. долларов, показали, норма управляемости колеблется от 1 до 24 человек (при среднем значении 9 человек).

2) установление взаимоотношений полномочий и ответственности руководителей и их подчиненных на разных уровнях управления;

3) формирование организационной структуры предприятия, е. е. деление его на подразделения и установление связей между ними.

3. Мотивация – это процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация требует четкого представления потребностей и вознаграждений.

Потребность – недостаток в чем-либо, требующий удовлетворения.

Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя.

Мотивация должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных, которые определяют поведение человека

Существуют различные теории мотивации . Самая простейшая – теория Маслоу .

Известный американский психоаналитик Абрахам Маслоу пришел к выводу, что существует иерархия потребностей. Она обычно называется «пирамидой Маслоу» , котораясостоит из 5 уровней:

1) физиологические потребности – пища, одежда, жилье, здоровье, отдых.

2) безопасность – социальные гарантии, пенсионный фонд, страховка и т.д.

3) социальные потребности – контакт с окружающими, общение.

4) самоуважение – компетентность в своей профессии, самостоятельность, право принимать решения, карьерный рос

5) самовыражение и развитие – учеба, творчество.

Основу пирамиды Маслоу образуют физиологические потребности.

Рисунок – Пирамида Маслоу

Другой американский ученый Дэвид МакКлеланд считал, что поведение человека обуславливают 3 потребности:

1) власть (возможность влиять на других)

2) успех (получение вознаграждения за доведенную до конца работу);

3) причастность (потребность в установлении дружеских отношений, в оказании услуг, в широких возможностях общения).

Американский ученый Фредерик Герцберг мотивы поведения человека подразделял на:

1) гигиенические факторы (условия работы, заработок, психологический климат, степень непосредственного контроля за работой);

2) мотиваторы (успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы).

По Герцбергу гигиенические факторы связаны с внешней средой, а мотиваторы – с характером и сущностью работы. При отсутствии или недостаточности гигиенических факторов у человека возникает неудовлетворенность работой.

Однако теории мотивации, разработанные американскими учеными и основанные на американской системе ценностей, не всегда приемлемы в других странах (например, в Японии). В то же время японская система ценностей и японская система менеджмента (фокус на группе, групповой ответственности) вряд ли может быть применима в западных странах.

Совершенно очевидно, что мотивация труда должна учитывать менталитет каждой нации.

В менеджменте используются также теории, которые акцентированы на процессе мотивации .

К ним относятся: теория Врума, теория справедливости и теория Потера-Лоулера .

Основное содержание теории Врума состоит в том, что мотивация определяется ожидаемым результатом деятельности, ожидаемым вознаграждением и ожидаемой ценностью вознаграждения. Эту теорию называют теорий ожиданий.

Сторонники теории справедливости исходят из того, что люди воспринимают вознаграждение субъективно и сопоставляют его с вознаграждением других людей за аналогичную работу и, если работник находит свое вознаграждение несправедливым, то он существенно снижает производительность и качество труда.

Потер и Лоурер разработали теорию мотивации , которая включает элементы теории ожиданий и теории справедливости. Согласно этой теории уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что определенный уровень усилий действительно вовлечет за собой соответствующий уровень вознаграждения.

4. Контроль – наиболее важная функция управления. Это проверка выполнения поставленных задач.

Контроль начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя.

Задачи контроля в управлении производственным процессом состоят в сохранении и поддержании установленного планом порядка выполнения работ, в упорядочении этого процесса. Через определенные промежутки времени плановые показатели сравниваются с фактическими, выявляются причины сбоев в ходе производства и обеспечения их ресурсами.

Контроль реализуется путем проверки информации, поступающей из сферы производственного процесса в виде контрольных и учетных документов (обратная связь).

На каждом этапе контроля по данным информации выявляется состояние производственной деятельности предприятия и его подразделений. При выявлении расхождений при выполнении планов разрабатываются решения по их обеспечению, а в ряде случаев проводится оперативная корректировка планов.

Существует несколько видов контроля :

1) Предварительный контроль – должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов.

На пример предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен на обеспечение соответствия покупаемых материалов установленным стандартам;

В части трудовых ресурсов предварительный контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме на работу с учетом должностных требований, их деловых и личных качеств.

В части финансовых ресурсов такой контроль осуществляется при помощи предварительных бюджетов.

2) Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Обычно его проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.

3) Заключительный контроль – проводится обычно, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сравнить с заданными.

Заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Но все же он позволяет учесть эти проблемы в будущем при выполнении или планировании аналогичной работы, а также осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.

В процессе контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров, установить задания и критерии их выполнения.

Специальные и частные функции управления

Спецфункции связаны с осуществлением функций фирмы. Они доминируют в ее деятельности. .

Например:

Миссия промышленного предприятия выпуск определенной промышленной продукции. Поэтому спецфункцией управления промышленного предприятия является – производство.

Миссия розничной торговой фирмы – реализация населению определенного ассортимента потребительских товаров. Поэтому спец.функцией управления такой фирмы будет коммерческая деятельность.

Наряду с промышленной и коммерческой деятельностью на предприятиях осуществляются такие частые функции управления, как маркетинг и инновации .

Маркетинг помогает расширять поле деятельности, улучшать экономические показатели, создавать новые рабочие места, полнее удовлетворять спрос покупателей.

Инновация предполагает разработку новых товаров и услуг на основе новых достижений в области технологии и управления предприятиями.

Некоторые частные функции управления на предприятии обеспечивают материально-техническое снабжение, хозяйственное и инженерно-техническое обслуживание предприятий. Это регулирующие и вспомогательные функции.

Все перечисленные функции управления служат основой для формирования организационных структур управления.

Содержание и взаимосвязь основных функций управления

Функции управления - это определенные виды управленческой деятельности, выделившиеся в процессе специализации управленческого труда.

Функции управления носят объективный характер, поэтому их применение должно быть основано на познании принципов управления и учете конкретной обстановки. Они универсальны, т.к. характеризуют любой процесс управления.

Для выполнения функций управления должны быть созданы управленческие должности и организационная структура управления, для того чтобы установить, кто конкретно выполняет функции и каким образом управленческие работники взаимодействуют между собой.

Функции управления делятся на 2 группы: - общие (основные); - специальные.

Общие функции управления осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления. Весь процесс управления представляется как цепь последовательных, циклически повторяющихся общих функций: планирование, организация, мотивация и контроль.

Функция планирования - представляет собой управленческую деятельность, которая предусматривает выработку целей и задач управления организацией, а так же определение путей реализации планов для достижения поставленных целей. Цель планирования - это определение будущего состояния, тенденций и перспектив развития объекта управления. Планирование устанавливает связи между существующим положением дел на предприятии и тем, которое должно быть достигнуто в будущем, что даст возможность реализовать представившиеся возможности и свести к минимуму будущие риски. Результатом выполнения функции планирования является - план.

Функция организации - представляет собой управленческую деятельность, которая заключается в установлении взаимоотношений между всеми подразделениями, рабочими местами и работниками и координации их действий. Цель функции организации - формирование структуры субъекта и объекта управления, а также их взаимосвязей. Функция организации, по сути, состоит в формировании управляющей и управляемой подсистем субъекта хозяйствования, а также в налаживании связей между этими подсистемами. Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия как: "департаментализация", "делегирование", "диапазон контроля", "централизации и децентрализации управления", регламентация. Результатом выполнения функции организации является создание организационной структуры управления предприятием и организационного процесса управления.

Мотивация - процесс побуждения работников и себя к активной трудовой деятельности для достижения личностных целей и целей предприятия, т.е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главными здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, удовлетворенность от трудовой деятельности. Цель мотивации - побудить сотрудников к достижению целей организации, путем обеспечения их заинтересованности в результатах собственного и совместного труда. Функция мотивации оказывает влияние на коллектив предприятия или его подразделения в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т.д. Указанные формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления производством. Основные понятия теории мотивации - это потребности, мотивы, стимулы и вознаграждение. В настоящее время разработано большое количество различных теорий мотивации. Все теории мотивации делятся на две группы: - содержательные теории мотивации; - процессуальные теории мотивации. Эти теории расходятся по ряду вопросов, однако они не являются взаимоисключающими.

Контроль как функция управления призван обеспечить достижение целей организации путем систематического представления информации о действительном состоянии дела по выполнению плановых заданий, решений, нормативно установленных задач и предписаний, путем анализа этой информации и проведения соответствующих корректировок. Цель контроля заключается в том, чтобы предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Контроль включает учет, анализ и регулирование. По итогам учета менеджер должен получить объективную информацию о реальном состоянии объекта управления.

Таким образом, функции управления представляют собой взаимообусловленные и взаимосвязанные составные части процесса управления, отличающиеся по своему содержанию и целям. Функции выражают рациональную форму разделения процесса управления по характеру и содержанию связанного с ними труда. Каждой функции присущ замкнутый цикл работ, объединяемых общностью их значения и выполняющих определенную роль в управлении производством. Иными словами, функции управления можно охарактеризовать как комплекс взаимосвязанных организационных воздействий субъекта управления, которые направлены на конкретный участок деятельности объекта управления и в совокупности обеспечивают достижение цели, стоящей перед системой управления.

Основное содержание специальных функций организации. Взаимосвязь общих и специальных функций

Специальные функции дают характеристику процесса управления в пространстве, определяя его направленность на конкретные стороны и сферы деятельности предприятия. При этом весь процесс управления расчленяется по определенным направлениям деятельности организации, в рамках которых повторяются и воспроизводятся управленческие циклы.

Состав специальных функций определяется спецификой деятельности предприятия.

К специальным функциям управления предприятием относятся:

Маркетинг, данное управление призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов, организации и достижение целей организации;

Управление основным производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента, руководители определенного уровня осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде;

Управление вспомогательным производством;

Управление инновационной деятельностью;

Управление научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами;

Управление подготовкой производства;

Управление закупками;

Управление бухгалтерской деятельностью;

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации;

Управление трудом и заработной платой;

Управление качеством продукции;

Управление сбытом;

Управление капитальным строительством и др.

Состав специальных функций определяется спецификой деятельности предприятия. Общие и специальные функции взаимосвязаны и образуют единую систему. Выполнение каждой специальной функции предполагает исполнение всех общих функций управления.

Контрольные вопросы

1 Что такое управленческий цикл?

2 назовите основные этапы управленческого цикла?

3 Что такое функции управления?

4 Объясните, почему функции управления занимают ключевое место среди других категорий науки управления?

5 Какие различия существуют между функциями управления, функциями органов управления и функциями персонала управления?

6 По каким основным признакам можно классифицировать функции управления?

7 Дайте характеристику основных функций управления и покажите влияние на них специфических факторов, особенностей конкретных управляемых систем.

8 Дайте характеристику специальных функций управления.

Содержание и значение управленческих функций

Функции менеджмента реализуются через выполнение некоторых управленческих задач.

Замечание 1

Отличие функций от задач заключается в том, что функции представляют собой постоянный вид деятельности, который реализуется на протяжении всей жизни организации, а задачи – это некоторые подвиды деятельности, выполнение которых необходимо для достижения конкретной цели в определенный период времени.

Выполнение управленческих функций может осуществляться силами отдельно взятых сотрудников (менеджеров), а также одного или нескольких подразделений организации. При этом одно подразделение может отвечать за реализацию одновременно нескольких управленческих функций, и наоборот, выполнение одной функции может обеспечиваться одновременно несколькими подразделениями.

Распределение ответственности за реализацию управленческих функций между подразделениями и сотрудниками зависит от ряда факторов:

• Способ организации производства, его масштаб и структура;
• Масштаб деятельности организации и степень ее зависимости от внешних условий;
• Характер взаимосвязей организации с внешними контрагентами;
• Уровень материально-технического обеспечения менеджмента.

Реализация функций менеджмента в организации призвана обеспечить наиболее эффективный путь к достижению организационных целей. Каждая из функций менеджмента является однородной по своему содержанию, повторяемой и имеет определенную цель. Все функции менеджмента можно разделить на две больших категории в зависимости от их специфичности – общие и специальные.

Общие управленческие функции

К общим функциям менеджмента обычно относятся:

• Постановка целей – определение результатов, к которым стремится компания, ее миссии и философии как пути достижения этих результатов;
• Планирование – составление прогнозов и предвидение будущих условий деятельности компании, потенциальных проблем, а также разработка плана по их решению и приведению компании в соответствие условиям внешней среды;
• Организация – процесс координации деятельности внутри компании, определение ее структуры и элементов, их взаимосвязей и способов взаимодействия, распределение ответственности;
• Принятие решений – анализ, поиск и разработка наилучшего решения в конкретных условиях;
• Мотивация – применение различных методов воздействия на сотрудников компании с целью повышения их трудоспособности и результативности труда;
• Контроль – создание форм учета, с помощью которых оценивается деятельность компании по достижению ее целей, а также деятельность отдельных сотрудников.

Специальные управленческие функции

Определение 3

Специальные функции менеджмента – функции, которые реализуются в связи со спецификой деятельности конкретной компании.

К специальным функциям менеджмента относятся:

• Деловые коммуникации – обеспечение информационного взаимодействия компании и ее сотрудников с различными агентами внешней и внутренней среды;
• Управление персоналом – применение методов и инструментов работы с сотрудниками;
• Выбор инструментария менеджмента;
• Управление конфликтами – определение признаков и причин конфликтов, их предотвращение и устранение различными методами;
• Управление корпоративным имиджем – выбор стиля поведения менеджмента и компании в целом, определение его влияния на восприятие компании целевой аудиторией;
• Управление рисками – определение действий компании в ситуации неопределенности;
• Финансовый менеджмент;
• Управление инновациями – определение путей развития компании и выбор способов ее совершенствования;
• Управление корпоративной культурой.