Вероника Чернышева,
эксперт газеты «Бухгалтерия: бюджет»

Работник согласно приказу руководителя должен был возвратиться из командировки 02.10.2016 г. (выходной день), а вернулся 03.10.2016 г. (рабочий день) в 07:10 утра, т. е., по сути, задержался в командировке на выходной день. Подскажите, как табелировать дни задержки работника и как компенсировать ему расходы на проезд?

Учет рабочего времени работника, направленного в командировку, ведут в соответствии с установленным режимом рабочего времени по основному месту работы, а именно: вместо рабочих дней работнику проставляют отметку, подтверждающую его пребывание в командировке (см. письмо Минсоцполитики от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 ). Основанием для внесения соответствующих записей будет приказ руководителя о направлении работника в командировку.

Итак, воскресенье (02.10.2016 г.) отмечайте в верхней части как выходной день (если, конечно, этот день по графику является для него выходным), а в нижней части - «Х» или прочерк (это не­рабочее время, поэтому и оплачивать его работнику не нужно).

НА ЗАМЕТКУ . Если работник специально командирован для работы в выходной или праздничный день, то компенсация за работу в эти дни выплачивается ему согласно ст. 107 КЗоТ , т. е. в двойном размере (п. 9 разд. І Инструкции № 59 1).

Из вопроса следует, что командированный не должен был работать в выходной день, но согласно приказу о направлении его в командировку предполагалось, что он вернется в выходной день.

Для такого случая в п. 11 разд. І Инструкции № 59 сказано: если приказом руководителя предусмотрен возврат из командировки в выходной день, работнику может предоставляться другой день отдыха . Но ввиду того, что работник вернулся не по приказу (не в выходной день), считаем, что права на дополнительный день отдыха у него нет. По сути, свой выходной он отгулял в месте командировки.

Теперь разберемся с табелированием понедельника (03.10.2016 г.), когда работник фактически вернулся из командировки. Оснований для обозначения в табеле этого дня как командировки (отметка «ВД» или «07») нет , т. к. соглас­но приказу его командировка уже закончилась. Другое дело, если он напишет заявление (докладную записку) с просьбой продлить ему командировку на один день, и руководитель учреждения удовлетворит его просьбу... Но(!) это возможно только при наличии уважительных причин (работник задержался в связи с выполнением производственного задания в выходной день или, к примеру, вынужден был задержаться из-за проблем с транспортом, что нужно подтвердить документально, п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59 ). Только в этом случае 03.10.2016 г. можно отметить как командировку. При продлении командировки до 03.10.2016 г. суточные работнику выплачивают по эту дату включительно. Если по приезду работник вышел на работу 03.10.2016 г. и отработал полное рабочее время, то за этот день ему начисляется зарплата за отработанное время (в табеле ставится отметка «Р» или «01»).

Если руководитель не нашел основания для продления командировки удовлетворительными (а задержка на выходные дни, скорее всего, будет расценена именно так), то 03.10.2016 г. работник должен приступить к работе. Этот день отмечается как обычный отработанный день (при условии, что работник отработал этот день). Если командированный не вышел в этот день на работу, ему ставится неявка по невыясненной причине («НЗ» или «28») до выяснения причины его отсутствия.

Расходы на проезд Согласно абз. 2 п. 7 разд. І Инструкции № 59 дата на транспортном билете (прибытие транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке .

Но с 11.09.2015 г. в этом вопросе есть небольшое послабление 2 . Теперь если такие даты не совпадают, то с разрешения руководителя во внимание принимается задержка работника в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни (если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не будет превышать срок максимальный срок командировки).

За эти дни работнику не возмещают суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки до места постоянной работы) (абз. 3 и 4 п. 7 разд. І Инструкции № 59 ).

Ваша ситуация - как раз этот случай: датыв транспортном билете и в приказе о командировке не совпадают из-за задержки в командировке на выходной день . Если при этом не превышен предельный срок, установленный для командировок (в общем случае согласно постановлению № 98 для командировок в пределах Украины он составляет не более 30 к. дн. ), то вы:

• возмещаете расходы на обратныйпроезд;
• не возмещаете суточные и расходы на наем жилья за дни такой задержки. Последний день, за который выплачиваются суточные, - 02.10.2016 г. Что касается расходов на наем жилья, компенсируйте только те затраты, которые понес бы работник, если бы он вернулся 02.10.2016 г., как оговорено приказом 3 ;
• не издаете приказ о продлении командировки. Однако понадобится приказ руководителя о возмещении работнику расходов на обратный проезд в связи с задержкой в командировке.

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59.

2 Подробнее см. «Бухгалтерия: бюджет», № 36/2015, с. 13.

3 Если вы все-таки хотите возместить (или уже возместили) работнику еще и суточные расходы и затраты на наем жилья, нужно оформить продление командировки на основании докладной записки, поданной работником по его возвращении из командировки. Но, повторим, что для продления должна быть уважительная причина задержки.

Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена. Из рекомендацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

То факт, что работник задержался в месте командировки по своему желанию — роли не играет. При этом сразу возникает вопрос: нужно ли в этом случае издать приказ о продлении командировки? На него в письме чиновники ответили уклончиво. С одной стороны они написали, что расходы можно учесть, если задержка оговорена с руководителем компании и целесообразность расходов и подтверждена в соответствие с установленным порядком.
А это значит, что приказ о продлении не нужен, достаточно будет авансового отчета от работника, который подпишет руководитель, тем самым, дав свое согласие на задержку работника в месте командировки. С другой стороны, они все-таки упомянули о приказе, сказав, что если компания решит продлить командировку, то без приказа не обойтись. На мой взгляд, приказ о продлении не нужен.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения). Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Налоги и право

Кондратьева А.С. к месту командирования в порядке, установленном для компенсации командировочных расходов. 2.2. за дни отдыха, указанные в заявлении Кондратьева А.С., до даты начала командировки, указанной в приказе от № , суточные не начислять, средний заработок не сохранять. 3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову. Основание: заявлении Кондратьева 17 марта 2013 г.

№ 15. Приложения к приказу:

• приказ о направлении в командировку от 14 марта 2013 г.№6;

Генеральный директор А.В. Львов С приказом ознакомлены: Менеджер А.С. Кондратьев 17.03.2013 Руководитель отдела кадров Е.Э.

Календарь событий

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г.

№ 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования. В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.

Важно

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800, от 30 июля 2014 г. № 03-04-06/37503, от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»). В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее. По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз.

10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Сотрудник хочет остаться на выходные в командировке

Командировка совместителя Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет). Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку. Коммерческая организация может по собственному выбору:

• составить приказ по унифицированной форме;
• применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч.
  2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Сотрудник хочет остаться в командировке на выходные как оформить

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала. Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.РАЗГУЛИН 10.08.2012 4.

Формы документов: ПРИКАЗ № 8 о дате выезда в командировку менеджера Кондратьева А.С. г. Москва 17.03.2013 В связи заявлением менеджера А.С. Кондратьева, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Разрешить менеджеру Кондратьеву А.С. убытие в командировку накануне его выходного дня для использования выходных дней в г.

Отправляем сотрудников в командировку, в пятницу, на один день в Москву, однако, сотрудники просят оставить их в Москве до воскресенья (чтобы погулять по городу), как оформить этот момент в бухгалтерии? Суточные планируем выплатить только за 1день фактического исполнения служебного задания, в пятницу, так же предприятие оплачивает только билеты без проживания.

Ответ

В данном случае нужно оформить письменное разрешение руководителя на задержку выезда сотрудников из командировки (например, ). В этом случае при расчете налога на прибыль затраты на проезд можно учесть в составе расходов. НДФЛ со стоимости билетов удерживать не нужно. Порядок оформления документов при направлении сотрудников в командировку приведен ниже в полном ответе.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в .

Коммерческая организация может по собственному выбору:

• составить приказ по ;
• применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить .

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет , которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в Положения, утвержденного .

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

Такие выводы следуют из положений Налогового кодекса РФ и писем Минфина России , (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается ().

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России и .

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России , .

Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд

Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни

Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?

Когда можно признать расходы по оплате проезда

Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():

• - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
• - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.

Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.

Оплата проезда не является доходом работника

Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России и ).

Пример 4

Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»
П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?

Решение

Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли.
Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается НДФЛ.

Списывать ли расходы, если сотрудник задержался в командировке на праздники?

Алексей Чопяк, эксперт «УНП»

«…Перед новым годом направляем сотрудника в командировку в Волгоград. Командировка закончится 31 декабря. И чтобы не встречать Новый год в поезде, сотрудник планирует остаться в Волгограде. Вернется в Санкт-Петербург только 3 января. Вправе ли мы списать стоимость обратной дороги и не удерживать с этой суммы НДФЛ?..»

Вопрос главного бухгалтера Геннадия Ершова, г. Санкт-Петербург

Да, Геннадий, компания вправе учесть расходы, а НДФЛ удерживать не требуется.

Компания вправе списать расходы на проезд сотрудника в командировку и обратно (). Новогодние каникулы относятся к праздникам (). Но оплатить расходы на обратную дорогу необходимо в любом случае независимо от того, сколько времени сотрудник пробыл в месте назначения (ст. , ТК РФ). Значит, компания вправе учесть стоимость обратного билета, даже если работник вернется во время каникул. Главное, чтобы директор дал согласие на задержку. Поэтому стоит получить от сотрудника после возвращения заявление о том, что он не смог уехать домой в день окончания командировки, а директор поставит на заявлении разрешающую визу ().

Удерживать НДФЛ со стоимости билета не надо. Ведь компенсация проезда при возвращении из командировки освобождена от НДФЛ, даже если сотрудник задержался на выходные или праздники ().

Марина Горбачевская, директор ООО АКФ «Экспертный центр “Партнеры”»

Какое продление срока допустимо

Оплата проезда при несовпадении дат отъезда (возвращения) с датами приказа в одних случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и подлежит включению в доход работника, облагаемый НДФЛ, в других же признается компенсацией расходов работника в связи с исполнением трудовых обязанностей и соответственно не облагается налогом на доходы физических лиц. Каким же образом Минфин России разграничил эти ситуации?

Отклонение значительное

У работника возникает доход, с которого организация обязана удержать , при условии что срок пребывания в командировке значительно превышает срок, установленный приказом. Например, в случае когда сразу по окончании командировки сотруднику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования. Здесь, по мнению финансистов, имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда «от места проведения свободного от работы времени до места работы».

Выходными можно пренебречь?

Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда, как считают специалисты финансового ведомства, не приводит к возникновению экономической выгоды и налог на доходы со стоимости билета исчислять не нужно.

Иными словами, если работник отдохнул в месте командировки пару дней, то это не возбраняется, и оплата организацией обратного проезда доходом физлица не признается. А если решил сэкономить за счет компании на проезде в отпуск, то это уже расценивается как получение экономической выгоды и подлежит обложению НДФЛ.

Отметим: ранее чиновники также не были категорически против оплаты (без исчисления налога на доходы физических лиц) несвоевременного отъезда работника в командировку или возвращения из нее и включения таких сумм в расходы при небольшой задержке*.

* Письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329, от 10.06.10 № 03-04-06/6-111, от 05.08.08 № 03-04-06-01/246.

В то же время имелись и другие письма, из которых следовало, что НДФЛ нужно исчислять в любом случае несвоевременного убытия или возврата работника из командировки, за исключением ситуации, когда срок командировки продлен приказом руководителя**.

** Письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.

Руководитель мог либо разрешить сотруднику более поздний приезд (более ранний отъезд) и продлить время командировки (с соответствующими выплатами суточных и среднего заработка). Либо принять решение о нецелесообразности продления командировки, и тогда стоимость билета включается в доход работника и не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль. В случае продления срока командировки приказ оформляется в обязательном порядке. При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает.

Противоречащие друг другу разъяснения свидетельствуют об отсутствии у Минфина России четкой позиции по данному вопросу.

Изменения лучше согласовать

На наш взгляд, подход к признанию возникновения у работника дохода в рассматриваемых ситуациях должен быть единым – вне зависимости от количества дней задержки в месте командировки.

С тем, что проезд к месту командировки и обратно организация в любом случае обязана оплачивать, следует согласиться. И может быть, действительно неважно, когда человек возвращается домой? Однако не все так просто.

Во-первых, нельзя однозначно определить, надолго ли по критериям Минфина России работник задерживается (например, можно ли задержаться на один день, предположим на 8 Марта, или на новогодние каникулы).

Получается, смысл один – личные нужды работника, а результат разный – признание или непризнание налогооблагаемого дохода. Такое произвольное толкование, по мнению автора, недопустимо для целей налогообложения.

Во-вторых, действующие нормативные акты не содержат указаний на возможность самостоятельного увеличения срока командировки работником ни на один день, ни на несколько без соответствующего решения руководителя.

Например, при сроке командировки с 17 по 21 сентября 2012 года (с понедельника по пятницу) и при отсутствии распоряжения (приказа) руководителя о продлении командировки работник, закончив работу в пятницу 21 сентября и отдохнув в выходные в месте командировки, считается вернувшимся домой уже не из командировки. Ведь по первоначальному согласованию с работодателем выезд из места командировки должен был состояться в пятницу и руководитель своего решения не менял, значит, сотрудник сам отказался возвращаться в пятницу. В противном случае организации следует признать, что и в субботу, и в воскресенье он находился в командировке.

Согласно пункту 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки***, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).

*** Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение № 749).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При этом оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения № 749). Иными словами, если специалист задерживается в месте командировки на выходные или праздничные дни, то организация должна оплатить ему это время как отработанное и выплатить суточные, ведь по всем документам он находился в командировке. Далеко не все работодатели согласны на такие дополнительные расходы. Велика вероятность возникновения трудовых споров.

В-третьих, организация несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в период его нахождения в командировке. При наступлении временной нетрудоспособности ему возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда человек находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения № 749). Если страховой случай наступил в выходной день, когда работник уже приехал (раньше времени) в место командировки или еще не уехал оттуда (остался на дополнительные дни), то организация должна оплатить ему и суточные, и проживание. Потому что в соответствии с командировочным удостоверением с отметкой о прибытии (убытии) к месту работы и проездными документами сотрудник в это время находился в служебной командировке.

В-четвертых, в случае получения работником травмы, когда он находился в командировке, организации необходимо правильно ее квалифицировать и определить, является травма бытовой или производственной. Обязанность по расследованию несчастного случая на производстве и порядок действий работодателя при несчастном случае регламентированы статьями 227–231 Трудового кодекса РФ, Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Положением об особенностях расследования несчастных случаев… утвержденным постановлением Минтруда России от 24.10.02 № 73 (приложение 2 к данному постановлению; далее – Положение № 73). В частности, согласно подпункту «д» пункта 3 Положения № 73, расследованию подлежат события, в результате которых работником получены увечья или травмы либо наступила его смерть, происшедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно.

Вопрос: если работник, оставаясь в месте командировки на выходные дни для личных нужд и возвращаясь в воскресенье (вместо пятницы) домой, в пути следования получил травму, то является ли это повреждение здоровья несчастным случаем на производстве? Если да, то работодатель будет вынужден нести дополнительные расходы, связанные со страховым случаем.

Таким образом, прежде чем воспользоваться подходом Минфина России, изложенным в комментируемом письме, из которого косвенно следует допустимость «самовольной» задержки сотрудника в месте командировки (прямо нюансы трудовых отношений в письме не рассматриваются), организации нужно оценить все риски, связанные с несвоевременным прибытием работника из командировки, вне зависимости от количества дней задержки. Автор считает, что здесь возможны два варианта:

– либо приказом руководителя продлить срок командировки, начислив суточные и средний заработок работнику за дополнительные дни;

– либо признать стоимость билетов при любой задержке (кроме вызванной уважительными причинами, например отменой рейса по метеоусловиям, аварией и т. п., и подтвержденной документально) доходом работника, исчислить и удержать с нее НДФЛ.

Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что должен знать и сделать кадровый специалист?

Нормативная база

• Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
• Постановление Правительства РФ N 749;
• Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
• Налоговый Кодекс: ст. 264;
• КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.

Скачать документы можно тут:

Особенности процедуры

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.

Она должна отвечать следующим условиям:

• выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
• быть ограниченной по сроку;
• не иметь разъездного характера;
• не допускать выполнения поручений во время пути.

Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).

ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.

По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.

Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.

Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:

• в служебном задании.

Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.

Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.

В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.

К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.

Возможные причины увеличения срока

Причин продления командировки множество.

Условно их делят на несколько групп:

• По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
• По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
• Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
• Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется .
• Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.

Как оформить продление командировки?

Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.

Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.

Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.

Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.

Затем издается приказ о продлении.

Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.

Обязательно должен содержать:

• причины увеличения продолжительности;
• новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.

Пример смотрите здесь:

Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».

В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.

При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.

Пример:

Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2019 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.

Кадровый специалист должен подготовить:

В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

• питание;
• оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
• приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

• дни пребывания (в том числе, добавленные);
• выходные и нерабочие праздничные дни;
• период нахождения в пути;
• время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

• суточные за период с 27 июня по 12 июля;
• больничное пособие за период 4 – 6 июля;
• компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Нюансы

Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.

Основанием является решение директора.

«В связи с производственной необходимостью, продлеваю срок своей командировки (в г. Москва, для заключения контракта с ООО «Бета» с 4-13 июля 2019 г., командировочное удостоверение №32) сроком на 4 дня до 18.07.2016. Датой возвращения считать 18.07.2016 г.».

Продление командировки на дни отпуска допускается только при согласовании решения с руководителем и подаче заявления от работника.

Самовольная задержка без уважительных причин не обязывает организацию возмещать расходы.

Увеличение срока, предназначенного для выполнения служебных задач, возможно только с согласия работника. Особенно, если он находится под опекой органов социальной защиты.

Если сотрудник желает остаться на выходные или праздничные дни в период командировки, такое решение не возбраняется (физическое лицо не получает экономической выгоды). Но желательно согласовать вопрос с руководством.

Принудительное продление заграничной командировки — незаконное действие.

Работодатель может быть привлечен к серьезной ответственности.

Хранение командировочной документации

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Министерства Культуры РФ №558, предприятие обязано хранить служебные задания и удостоверения:

• при краткосрочных поездках — 5 лет;
• при долгосрочных – 10 лет.

Приказы должны оставаться в архиве на протяжении срока, установленного Перечнем.

Информация занесена в таблицу:

Законодательство не регламентирует установленного порядка прошивки приказов.

Следовательно, на них распространяются общие правила:

• удаляются металлические крепления;
• используется твердая обложка из картона;
• делается четыре прокола (минимальное расстояние между ними – 3 см);
• применяется банковский шпагат или прошивные нитки, которые продеваются через центральные отверстия и завязываются узлом.