Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Бытует мнение, что при организации электронного документооборота у пользователей есть 2 варианта: сделать это самим, либо воспользоваться услугами специализированных операторов ЭДО. Соответственно, у каждого, кто решается отказаться от бумаг, встает вопрос - действительно ли это так? Зачем платить деньги какой-то посреднической организации, если все можно организовать самому?

И действительно, если два контрагента договорятся между собой и подпишут соглашения, то они смогут обмениваться электронными договорами, актами и накладными без участия оператора, подписав их электронной подписью.

Однако российское законодательство предусматривает, что обмен счетами-фактурами может происходить в строгом порядке через операторов ЭДО, имеющих соответствующие лицензии и выполняющих ряд жестких требований в соответствии с законодательством РФ. В противном случае, переданный счет-фактура не будет иметь юридической силы, и им нельзя будет воспользоваться в качестве доказательства в суде, или при вычете НДС.

Таким образом, если пользователь решается перейти на безбумажный документооборот, то без участия оператора ему не обойтись.

Навязали?

Следующий вопрос, который возникает у многих пользователей - выходит, что законодательство нам навязывает платные услуги? И почему тогда в этом случае сама ФНС не может выступать в роли оператора, если обязует сдавать счет-фактуры только таким способом?

Представьте себе спорную ситуацию, когда вам приходится доказывать что-то налоговой службе. А если бы она являлась оператором, то кто бы вам гарантировал «независимое» мнение?

Оператор ЭДО будет всегда третьей, «независимой» стороной.

Кроме того, чтобы ФНС выступала в качестве оператора, государству пришлось бы выделить огромный бюджет на создание инфраструктуры: техническое оснащение, огромный штат операторов и технической поддержки.

Есть определенный рынок, с определенным набором услуг. И эти услуги предоставляют специализированные организации, как и в любой другой отрасли. Это обычная практика.

А в чем плюсы посредничества?

Так как операторы ЭДО являются коммерческими организациями, соответственно, между ними, как и в любой отрасли, идет конкурентная борьба. Как следствие, повышение качества обслуживания клиентов, снижение стоимости оказываемых услуг.

Если у пользователей возникают какие-либо проблемы, то они всегда могут обратиться в службу технической поддержки, где квалифицированные специалисты всегда с удовольствием им помогут.

Также, через оператора абоненты могут обмениваться как формализованными документами (счета-фактуры, акты, накладные по форме ТОРГ-12), так и неформализованными (договоры, скан-копии писем, спецификации и прочее).

Ну и, пожалуй, самый главный плюс - это присоединение к Регламенту обмена, при котором пользователю потребуется подписать соглашение об обмене электронными документами лишь один раз - с оператором. При обмене напрямую, без оператора, всем участникам придется подписать огромное количество этих соглашений «каждый с каждым». В данном случае, этот бизнес-процесс станет затратным как в материальном, так и во временном плане. При том, что счетами-фактурами они все равно обмениваться не смогут (без потери их юридической значимости).

Поэтому, если вы решились перейти на электронный документооборот - доверьтесь профессионалам. Грамотно реализованный проект ЭДО - залог экономии ваших денег и вашего времени.

Все материалы спецпроекта:

На данный момент на территории Российской Федерации легально работают 94 оператора ЭДО

Об электронном документообороте с момента внедрения этого понятия в повседневную жизнь не писал только ленивый. Неоднократно разъяснялся и принцип работы с электронными документами, и степень ответственности операторов ЭДО, которые берут на себя ответственность за обмен конфиденциальной информацией и данными, представляющими коммерческий интерес.

Помнится, мы даже подсчитывали, сколько же операторов электронного документооборота числится в официальном реестре Федеральной налоговой службы, попутно объясняя, почему документооборотом в таком формате не могут заниматься все желающие.

Однако пришло время поговорить о том, как выбирать своего оператора ЭДО и на что обращать внимание при изучении условий, предлагаемых вам.

Рост на лицо!

По статистике, каждый квартал количество предпринимателей и компаний, которые предпочли обмениваться электронными документами , а не их бумажными аналогами, вырастает в полтора раза. Естественно, удовлетворить растущие потребности одному оператору просто не под силу. В данный момент на территории России легально работают 94 оператора. Они внесены в реестр налоговиков и действуют на законных основаниях.

Проблемой для потенциального клиента становится выбор. И в самом деле, сориентироваться в таком количестве поставщиков популярной услуги непросто.

Специалисты, давно и внимательно наблюдающие за развитием этого сегмента рынка, отмечают, что самый правильный выбор оператора ЭДО можно сделать, основываясь на семи основных критериях, которые мы и рассмотрим ниже.

Клиентское приложение и его возможности

Выбирая подходящего оператора, ознакомьтесь с возможностями предлагаемого им клиентского предложения, своеобразного аналога электронной почты. Вы должны иметь возможность:

• Обмениваться любыми типами формализованных и неформализованных электронных документов.
• Знакомиться с содержимым документов в интерфейсе без выгрузки в другие приложения.
• Визировать документы подписями нескольких сотрудников или отказывать в подписи.
• Выводить на печать документы со штампом оператора.
• Архивировать документацию на личный ПК или в электронный архив вместе со всем набором сопутствующих технологических документов, сформированных при передаче.
• Аннулировать ранее внесенные данные или вовсе отзывать документ.
• Облегчить поиск нужного документа в архиве.
• Параллельно совершать несколько действий.

Каждый из пунктов имеет ключевое значение для дальнейшей продуктивной и комфортной работы, так как без них вы не сможете решить даже самые простые задачи электронного документооборота.

В качестве приятного дополнения вам могут предложить:

1. Возможность согласования документов внутри организации.
2. Автоматический поиск контрагентов и приглашение их к обмену электронными документами.
3. Оперативная передача отдельных документов и пакетов в Налоговую службу по мере необходимости.

Интеграция с системами учета

Веб-интерфейс удобен только при работе с небольшими объемами документации. Однако когда речь заходит об электронном документообороте, подразумевающем большой и регулярный поток данных, у пользователей должна быть возможность встроить систему ЭДО в свою учетную систему. Прежде, чем сделать выбор оператора ЭДО, неплохо было бы узнать, а как он решает эту задачу.

Если его система интегрируется с учетными системами, значит, у вас не будет проблем с любыми объемами документооборота.

Еще лучше, если ваш оператор сотрудничает с разработчиком используемой системы учета и другими.

Интеграция возможна даже в том случае, если вы используете нестандартную систему учета. Правда, в этом случае, она производится средствами API, предоставляемыми оператором.

Не забудьте уточнить, насколько отзывчивой является служба технической поддержки выбранного вами оператора. От этого будет зависеть оперативность устранения разного рода недоразумений. Чем больше вариантов связи — тем лучше.

В бизнесе говорят: когда ты бежишь – ты стоишь на месте, когда стоишь на месте – ты идешь назад. Это выражение отлично описывает стремительное развитие деловых отношений, появление новых практик, инструментов и понятий. Один из последних и поныне не всем понятных терминов – оператор электронного документооборота. Тем не менее, большинству компаний просто необходимо знать, кто такие операторы ЭДО, ведь в некоторых случаях работа без них невозможна.

Почему появились операторы ЭДО

Прежде всего, скажем, что оператор электронного документооборота – это коммерческая организация, которая предоставляет компаниям технические возможности для юридически значимого обмена документами в онлайн-режиме. Другими словами, эта организация предлагает сервис (это может быть ПО или онлайн-система), посредством которого юр. лица и предприниматели могут направлять и получать документы с сохранением их юридической силы. Основанием для обращения к оператору ЭДО является обмен электронными счетами-фактурами. Согласно изданному в 2012 году приказу Федеральной налоговой службы, налоговая выгода по электронному счету-фактуре может быть принята только в том случае, если документ был передан через оператора ЭДО. Второе требование – файл должен быть подписан ключом квалифицированной ЭП.

7 причин подключиться к оператору

Возможности здесь, однако, не ограничиваются обменом лишь счетами-фактурами. Через оператора электронного ДО направляют акты выполненных работ, накладные, выписки, счета и множество других документов. Почему компании и ИП предпочитают самостоятельной организации обмена документами платные услуги оператора? Мы выделили 7 значимых причин.

1. Сохранение документов и их юридической силы . По закону счета-фактуры должны храниться 5 лет. На сервере оператора сохраняются все передаваемые документы, при этом их значимость не утрачивается со временем. Автоматически решается и другой вопрос: файлы не нужно дублировать на бумаге, а значит, нет необходимости в бумажных архивах.
2. Выгода в денежном измерении . Самостоятельная организация ЭДО является процедурой сложной и достаточно дорогой. Так, онлайн-обмен файлами потребует специальных технических средств, а отправка бумажных документов – оплаты доставки и хранения. В противовес этому, операторы ЭДО предлагают разнообразные тарифные планы, а многие – бесплатное тестовое пользование.
3. Интеграция разных ИС . Практически у каждой компании есть своя информационная система или программа, которая с большей вероятностью не совпадает с КИС ее контрагента. Оператор найдет решение этой проблемы в виде интеграции или создания веб-клиента, похожего на электронную почту.
4. Отсутствие повторных соглашений. При передаче документов своему поставщику или партнеру по электронной почте потребуется подписать соответствующее соглашение. А теперь представьте компанию, которая имеет сеть поставщиков, состоящую из десятков контрагентов. Сколько времени уйдет на подписание повторных соглашений? При работе с оператором ЭДО пользователь присоединяется к Регламенту обмена всего один раз.
5. Техническая поддержка. Любая техника, в том числе ПО, может вызвать затруднение и вопросы. Услуги оператора предполагают оказание техподдержки своим клиентам.
6. Защита данных. Применение электронной подписи не только делает легитимным обмен документами, но и защищает сведения в файлах от доступа посторонних лиц.
7. Прогресс в технологиях и законе. Нельзя обойти стороной и вопрос о том, что все непрерывно меняется, и порой компаниям трудно успеть за новыми законами и технологическими решениями. Оператор, опять же, возьмет это на себя.

Почему организацию ЭДО передали в коммерческий сектор?

Часто возникающий вопрос – почему функции оператора не взяло на себя какое-либо госучреждение? Дело в том, что ношу финансирования работы в этом случае понесет на себе бюджет. Коммерческие компании, стремясь обойти конкурентов, совершенствуют свои услуги, а их стоимость при этом корректируется рынком.

Внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи ». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.

Так кто же они — операторы электронного документооборота?

В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота - это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого, во-первых, техническую возможность, во-вторых, безопасность передаваемых сведений, в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур, в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Какие компании могут быть операторами электронного документооборота?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

• уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
• иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
• обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.

Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

О функциях операторов электронного документооборота.

Число организаций и ИП, которые , ежеквартально увеличивается в полтора раза (о технологии и регламенте обмена документами можно прочитать в статьях « » и « »). Вместе со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). При таком богатстве выбора непросто найти того, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Мы выделим несколько критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

• отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
• просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
• ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
• распечатывать документы со штампом оператора;
• сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
• аннулировать и отзывать документ;
• легко и быстро находить документы в архиве;
• совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

• согласование документов внутри компании;
• поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
• передача электронных документов в ФНС по требованию (см. « »).

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. « » и « »). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например « »). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.