Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать протокол - инструкции и примеры. Советы по составлению, структура, шаблоны (10+)
Протокол совещания. Пример, шаблон, образец
Структура, шаблон протокола совещания
- Дата, время и место проведения мероприятия
- Инициатор
- Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
- Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
- Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)
Перечень материалов, которые направлялись к совещанию
Стенограмма выступления первого докладчика
- Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
- Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
- Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на последний вопрос (Стенограмма)
Стенограмма выступления второго докладчика
Принятые решения
- Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
- Результаты голосования (обобщенные - при тайном, подробные - при поименном)
- Второе внесенное предложение
- Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
- Результаты голосования
- Принято / отклонено / направлено на доработку
Подпись секретаря (председателя секретариата)
Материалы к совещанию
Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.
Пример, образец протокола
Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.
Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна
Лицо, организующее собрание: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич ([email protected], вн. т. 07703)
Список участников
- Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
- Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)
- Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)
- Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)
Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич
К совещанию направлялись:
- Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
- Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
Доклад начальника службы безопасности
В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.
Вопросов по выступлению задано не было.
Доклад начальника службы информационных технологий
Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.
Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?
Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.
Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.
Ответ . Возражений нет.
Принятые решения
Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.
Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.
В чем отличия делового формата текста и речи? Формальная лексика...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник,...
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем...
Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру...
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя...
План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....
Инструкция
Подготовка. Зарегистрируйте всех участников заседания , укажите по возможности в алфавитном порядке их имена, должности. Вы должны максимально точно, без привычных сокращений отразить подобную информацию в протоколе.
Способы составления протокола. Тут все зависит от того, каким образом принято фиксировать информацию о заседания х комиссии в данной организации или компании: либо это стенография, либо звукозапись, либо записи от руки. В зависимости от этого вам придется составлять , расшифровывая стенограмму или звукозапись, плюс тезисное содержание докладов, которые были дня.
Обратите внимание на то, что все же в протокольном тексте есть вводная и основная части. Вводная часть одинакова для полного и краткого , и указываются в ней фамилии секретаря, ведущего протокол, и председателя комиссии , а также общее число участников заседания . Люди, которые не официальными членами комиссии , но присутствующие, тем не менее, на , отмечаются в проколе как «приглашенные».
Ни один протокол не имеет документальной силы, пока его не подпишут секретарь и председатель. Это обязательное условие.
Совершение очень многих хозяйственных и юридических действий сопровождается составлением . Характер содержащихся в нем сведений различается в зависимости от вида протокола , однако некоторые общие закономерности в написании данного документа выявить можно.
Инструкция
Сфера применения протоколов крайне широка: составляются протоколы об административных правонарушениях и о совершении отдельных следственных действий, ведутся протоколы разбирательств и собраний акционеров и т.д. Как же следует составлять протокол? Какие сведения в нем необходимо отразить?
В первую очередь протокол должен содержать наименование организации, которая его составляет: ООО «Рога и копыта», Н-ский районный суд и т.д. Далее следует наименование документа – собственно протокол и указание, какое событие протоколируется. Например, протокол собрания акционеров или протокол допроса свидетеля.
В обязательно указывают дату проведения протоколируемого действия (собрания, допроса и т.д.), его номер (или номер дела, по которому он ), а также время начала и окончания протоколируемого события.
После указанной информации необходимо перечислить лиц, участвующих в протоколируемом действии, с указанием роли, которую они выполняют. Например:«Судья Иванов И.И., при ведении
Протокол — документ, в кᴏᴛᴏᴩом фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Исключая выше сказанное, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.)
Протокол оформляется секретарем на базе записей, кᴏᴛᴏᴩые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Стоит сказать, для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.
Протокол оформляется на общем бланке .
Заголовок, дата и номер протокола
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . К примеру, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола будет дата заседания (протоколытрадиционно оформляются после заседания) В случае если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 — 24.07.2009 .
Номером (индексом) протокола будет порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Отметим, что текст протокола включает следующие части:
- вводную;
- основную.
Вводная часть
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
В случае если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в ϶ᴛᴏм случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня .
Она состоит из перечисления вопросов, кᴏᴛᴏᴩые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков) Отметим, что каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос)
Основная часть
В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.)
Стоит сказать - полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стоит сказать - полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4)
Рисунок № 3.3. Пример оформления краткого протокола
При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.
Стоит сказать, что каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), кᴏᴛᴏᴩые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в кᴏᴛᴏᴩой сформулировано решение.
В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Отметим, что текст доклада прилагается»)
В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.
В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику)
В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Отметим, что текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.
Отметим, что текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.
Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.
Выписка из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, ᴏᴛʜᴏϲᴙщегося к тому вопросу повестки дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5)
Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В ϶ᴛᴏм случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.
Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.
Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. К примеру, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.
Составление и оформление протоколов
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо
Можно выделить следующие этапы подготовки протокола:
1)своевременный сбор необходимых материалов к заседанию (повестки дня, списка участников заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и выступлений, проектов решений обсуждаемых вопросов);
2)составление протокола в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими его юридическую силу;
3)редактирование текста, согласование его с председателем и выступающими участниками заседания;
4)подписание протокола председателем и секретарем заседания;
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Дополнительно выделяют стенографический протокол. Форма протокола выбирается в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрированно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
· полное наименование организации или предприятия;
· название вида документа (ПРОТОКОЛ);
· регистрационный номер;
· место составления или издания документа;
· заголовок;
· подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
· наименование структурного подразделения;
· гриф утверждения;
· отметка о наличии приложений;
· место (помещение, офис) и время проведения заседания;
· фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
· дата подписания протокола;
· визы согласования (при необходимости);
· гриф утверждения (если протокол требует утверждения);
· отметка об исполнении и направлении в дело.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21–24.01.2013.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), затем – фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные».
При оформлении протокола расширенного заседания или заседания с числом присутствующих более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. Пофамильные списки присутствующих прилагаются к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается ).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».
В вводную часть протокола включается повестка дня. В нее включаются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения.
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений).
Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок?
1. Кому – что сделать – к какому сроку;
2. Что сделать – к какому сроку – кому (наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя).
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия – проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания:
¾ повестка дня;
¾ приглашение;
¾ списки участников заседания и списки приглашенных;
¾ доклады или тезисы выступлений;
¾ справочные материалы по обсуждаемым вопросам;
¾ проекты решений и итоговых документов.
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Повестка дня:
1. О... (о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание первого выступления по первому вопросу (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего). Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст выступления прилагается).
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание следующих выступлений от по данному вопросу.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме глагола, исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение в Д.п.), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляются второй и последующие пункты постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.
В дело 00-00 (подпись), дата
Макет оформления протокола
ПОСТАНОВИЛИ:
Отметка о наличии приложения
Повестка дня:
Отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года.
И. П. Козленко (генеральный директор) - доклад прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А. В. Петровский (член Совета директоров). В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.
И. С. Никоненко (член Совета директоров). Отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Премировать за ноябрь:
1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства - в размере 40 % от сдельного заработка.
1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40 % от окладов, тарифных ставок.
2. Лишить премии за ноябрь:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2004.
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники 23.11.2003.
В дело 00-00 (подпись), дата
Идентификатор электронной копии документа
Пример оформления протокола
О сохранности документов в Акционерном обществе и организации передачи их на государственное хранение.
2. Рекомендовать Управлению документационного обеспечения Акционерного общества (Криволапов В.Г.) провести семинар со специалистами структурных подразделений Акционерного общества по систематизации документов в делопроизводстве и передаче их на государственное хранение.
Пример оформления выписки из протокола (Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М. :Изд-во Омега-Л, 2006. –172 с.)
Раздел 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
ТЕМА 6
«ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РАЗЛИЧНЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА»
План:
1. Деловая переписка. Общие сведения.
