1С: УНФ способствует снижению затрат и ресурсов на получение и переработку информации в предприятиях, работающих в сфере малого бизнеса. Главным документом, через который проходят все операции в УНФ, является «Заказ покупателя». На его основании производятся все операции связанные с планированием продаж, производства, закупок и резервирования ТМЦ на складах. Поэтому вокруг него формируется вся аналитическая база деятельности компании. Одним словом, заказ покупателя в УНФ является основой для определения затрат и финансового результата деятельности компании.

Характеристика документа

Главное предназначение документа «Заказ покупателя» – отражение в базе данных решения клиента совершить покупку товара или услуги. В нем отражены следующие данные:

• Реквизиты покупателя;
• Срок запланированной доставки;
• Список товаров для продажи;
• Зарезервированные позиции;
• Общая стоимость;
• График рассрочки товара.

Список заказов покупателей открывается в журнале по следующему пути: Продажи/Заказы покупателей.

Журнал заказов покупателей

В журнале документов «Заказы покупателей» содержится вся основная информация.

На верхней панели располагаются следующие функциональные клавиши:

• Создать;
• Создать копированием;
• Создать по шаблону;
• Установить напоминание;
• Отправить по почте (заказ покупателя, или счет на оплату);
• Распечатать (заказ покупателя, договор, коммерческое предложение, счет на оплату простой или с факсимиле);
• Создать на основании;
• Открыть отчет «связанные документы», из которого видно все связи текущего заказа с другими операциями в базе.

На основании заказа покупателя мы можем создать более двадцати различных видов документов. Все они отражаются во всплывающем списке, при нажатии клавиши «создать на основании».

Сам журнал состоит из нескольких колонок. Первая, с изображением коробочки сообщает состояние отгрузки, вторая, с монеткой – состояние оплаты. Пустые кружки означают, что ни отгрузки, ни оплаты еще не было. Если кружок окрашен в зеленый цвет, то процедура произведена в полном объеме. Частично закрашенный круг говорит нам о неполной отгрузке, или частичной оплате. Пустой круг красного цвета обозначает просрочку по заказу покупателя.

С правой стороны журнала УНФ «заказ покупателя» есть фильтр. Переключиться на него можно нажатием клавиш Ctrl+F. Здесь можно сделать выборку заказов по дате, контрагентам, виду и состоянию заказов, состоянию отгрузки или оплаты, а так же по ответственному за заказ менеджеру.

Заполнение документа «Заказ покупателя»

В УНФ 1С заказ покупателя можно создать двумя путями. Первый – на основании события. Для этого в левой основной панели открываем закладку «CRM», выбираем журнал «События». В открывшейся форме нажимаем кнопку «создать на основании» и выбираем из списка «Заказ покупателя».

Второй — создать в журнале заказов покупателей, используя функциональную клавишу «Создать». Откроется форма для заполнения.

Тут уже автоматически программа заполняет номер и дату, организацию, вид операции, вид и состояние заказа.

Вид заказа предназначен для компаний, имеющих несколько типов заказов. Если данная опция нужна, а в открывшейся форме ее нет, необходимо включить её, перейдя в раздел «Настройки», из левого меню «Продажи». Тут необходимо поставить галочку рядом с параметром «Виды заказов покупателей». Теперь «Вид заказа» появится в форме «Заказ покупателя».

Вид операции по умолчанию стоит «Заказ на продажу», но при необходимости, можно поменять его на «Заказ на переработку». В нижнем поле откроется дополнительная закладка «Материалы заказчика», где добавлением, или подбором из списка, можно внести материалы, которые будут перерабатываться.

Если все основные реквизиты, установленные по умолчанию, не требуют изменений, приступаем к заполнению полей формы УНФ «Заказ покупателя». Добавляем покупателя из списка контрагентов, или создаем нового.

Устанавливаем предполагаемую дату отгрузки. И приступаем к заполнению товаров/услуг/работ, которые заказывает данный покупатель. В нижней части формы в открытой вкладке «Товары, услуги» создаем позицию нажатием на клавишу «Добавить», либо «Подбор» (выбираем из открывшегося справочника).

При выборе из справочника указываем количество и цену. Нажимаем клавишу «Перенести в документ».

Если товар ставим на резерв, то заполняем вкладку «Дополнительно». Указываем в ней склад, с которого будет производиться отпуск товара и «Проект», если требуется связать несколько заказов.

Заполняем все реквизиты в закладке «Доставка», если осуществляем адресную доставку.

И заполняем раздел «Платежный календарь». Ставим галочку на позиции «заполнить оплату», выбираем форму оплаты, если безналичный платеж, программа заполнит «Банковский счет». Указываем дату и процент оплаты, остальное УНФ рассчитает сама.

Если оплата производится частичная, то справа нажимаем клавишу «Список», и добавлением позиций вводим те же данные.

Оплата покупателя может планироваться так же в документе «Счет на оплату». Важно составлять график платежей только в одном из них. Если оплата будет запланирована в двух документах, сумма платежа задвоится в программе.

После заполнения формы, нажимаем «Записать», затем «Провести». Теперь мы можем распечатать заказ покупателя, счет на оплату либо другой необходимый документ, из списка.

Сводный отчет

При необходимости можно получить сводный отчет по заказам покупателя в УНФ (Продажи/Аналитика/Отчеты/Отгрузка и оплата по заказам).

В правой части формы выбираем параметры, по которым необходимо посмотреть аналитику, и нажатием клавиши F5 формируем отчет. Тут же можно убирать или добавлять колонки, строки, ставить фильтры.

Чтобы отразить факт продажи товаров или оказания услуг, в программе « » существует документ «Реализация товаров и услуг».

Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как создать и заполнить данный документ, а также разберем, какие бухгалтерские проводки он формирует.

Откроется окно нового документа 1С Бухгалтерии. Приступим к его заполнению:

Обязательные поля для заполнения, как правило, подчеркнуты красным пунктиром. Нетрудно догадаться, что в первую очередь необходимо указать:

• Организацию
• Контрагента
• Склад
• Тип цен

Тип цен задает, по какой цене будет продаваться товар. Если тип цен указан в договоре контрагента, он установится автоматически (из установленных ранее значений в документах ). Если тип цен не указан и у ответственного за заполнение документа есть права на редактирование цен продаж, цена во время оформления табличной части указывается вручную.

Замечу, что если в программе 1С 8.3 ведется учет только по одной организации, поле «Организация» заполнять не нужно, его просто не будет видно. То же касается и склада.

Необходимые реквизиты в шапке документа мы указали, перейдем к заполнению табличной части.

Можно воспользоваться кнопкой «Добавить» и заполнять документ построчно. Но в этом случае мы не будем видеть остаток товара на складе. Для удобства набора товаров в табличную часть нажмем кнопку «Подбор»:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Откроется окно «Подбор номенклатуры», где мы видим остаток товара и можем смело его выбирать. При выборе той или иной строки программа запросит количество и цену (если не выбран тип цен) выбранного товара.

В нижней части окна отражаются выбранные и готовые к переносу в документ позиции. После того как все нужные позиции выбраны, нажимаем «Перенести в документ».

Теперь добавим в документ услугу. Услуги выбираются на закладке «Услуги». Перейдем в нее и также нажмем кнопку «Подбор». Я выбрал позицию «Доставка», указал количество, стоимость и перенес в документ.

Для оказания одной услуги множеству контрагентов удобно оформлять одним документом — . Это может быть особенно полезно для предприятий, который оказывают периодические «абонентские услуги»: например, в сфере ЖКХ.

Вот, что у меня получилось:

Теперь документ можно провести. При проведении сформируются проводки, которые отразят факт реализации товара в бухгалтерском учете.

Проводки по реализации товаров и услуг в 1С

Давайте посмотрим, какие проводки по продаже сформировал нам документ в 1С. Для этого нажимаем кнопку в верхней части документа. Откроется окно со сформированными проводками:

Сформировались следующие виды проводок:

• Дебет 90.02.1 Кредит 41 (43) — отражение себестоимости товаров (или );
• Дебет 62.02 Кредит 62.01 — так как перед этим покупатель внес предоплату, программа 1С зачитывает аванс;
• Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — отражение выручки;
• Дебет 90.03 Кредит 68.02 — ;

Проводки можно отредактировать вручную, для этого вверху окна есть флажок «Ручная корректировка». Но делать это не рекомендуется.

Наше видео по продаже товара в программе 1с 8.3:

Настройка счетов в проводках и документах 1С

Если проводки автоматически формируются неправильно, лучше разобраться в настройках, почему так происходит, или исправить счета учета в документе. Дело в том, что в соответствии с при заполнении документа счета подставляются в документ, а уж потом по ним формируются проводки.

Давайте посмотрим, где их можно посмотреть и отредактировать (опять же скажу, что лучше один раз правильно настроить, чем каждый раз исправлять в документе).

То же самое касается и услуг:

Напоследок скажу, что правильная настройка счетов учета — очень важная задача, так как от этого зависит правильность ведения бухгалтерского учета. Для нашего примера настройка счетов производится в справочниках « » и « «, но это тема уже для отдельной статьи.

Продажа услуг в 1с 8.3:

Оформление Заказа покупателя и резервирование запасов 1С: Управление небольшой фирмой 8

Чаще всего в программе нам требуется оформить продажу товаров или оказание услуг. Для продажи услуг регистрируем в базе документ Акт выполненных работ , а для реализации товаров - Расходная накладная . В документе Расходная накладная мы можем оформить реализация еще и услуг.

Работа с клиентами в конфигурации предусматривает следующие этапы:

регистрация клиента;
регистрация договора с клиентом;
регистрация Заказа клиента;
выполнение Заказа.

В данной статье мы оформим документ Заказ покупателя .

Заказ покупателя

Документ Заказ покупателя предназначен для регистрации намеренья покупателя приобрести у нас товар, работы или услуги.

Перечень Заказов покупателей находится в разделе Продажи → Заказы покупателей .

В журнале Заказов содержится информация о выполнении и состоянии заказов, а также о сумме и дате отгрузки.

Сам документ Заказ покупателя содержит информацию о номенклатурных позициях и их стоимости. В шапке указывается Контрагент, договор и вид операции. (Рис.1).

Рис.1

Также в документе можно отразить ручные или автоматические скидки на товар. В колонке % Скидки устанавливаем значение для ручных скидок, а нажав % Авт. Буду рассчитаны автоматические скидки. (Рис.2).

Рис.2

Реквизит Состояние у документа Заказ покупателя выбирается пользователем из списка.

Возможные состояния документа (Рис.3):

Открыт - заказ выполняет роль заявки, или предварительной калькуляции, документ не совершает движений по регистрам;
В работе - выполняемый заказ. Документ учитывается при расчете потребностей в запасах и отражается в платежном календаре;
Выполнен - устанавливается при выполнении заказа.

Если заказ в состоянии Открыт или В работе нужно отменить, то необходимо установить флажок Закрыт .

Рис.3

Для заказов в состоянии В работе или Выполнен, можно запланировать оплату. Для этого устанавливаем флажок Запланировать оплату , при этом на форме документа появится закладка Платежный календарь . Заполняем дату оплаты, процент оплаты, выбираем вариант оплаты и банковский счет. Если оплата планируется несколькими этапами, то нажимаем Список . Форма документа изменится и позволит нам разбить оплату на несколько этапов. (Рис.4).

Рис.4

Дата отгрузки может быть одна для всего документа и находиться в шапке документа, а может быть различной по каждой позиции (указываться в табличной части). Определяется это в Настройках документа , которые доступны по кнопке Еще . (Рис.5)

Рис.5

Резервирование запасов

Заказанный товар с видом Запас можно зарезервировать на складке, разместить в открытом Заказе поставщику или в Заказе на производство.

Для этот, на основании Заказа клиента нужно ввести документ Резервирование запасов . (Рис.6).

Рис.6

Документ Резервирование запасов будет доступен только если в настройках программы установлен соответствующий флажок. (Рис.7).

Рис.7

В колонках Исходное место и Новое место указывается структурная единица, в которой должен размещаться резервируемый товар до и после резервирования, или документы Заказ поставщику, Заказ покупателя, Заказ на производство.

Например, если нам необходимо зарезервировать под заказ покупателя товар, который находится на складе или заказанный у поставщика, то в колоне Исходное размещение ничего не указываем, а в Новом размещении указываем склад или Заказ поставщику. (Рис.8).

Зарезервировать товар на складке можно и непосредственно в Заказе клиента, для этого на закладке Дополнительно выбираем склад, а в колонке Резерв отражаем количество резервируемого товара. (Рис.9).

Многие торговые организации работают «под заказ». Т. е. организация сначала получает несколько заказов от покупателей. Потом находит поставщиков и у них приобретает необходимые товары. Как только товар приходит на склад от поставщика – он сразу отгружается покупателям.

В такой ситуации менеджеры по закупкам должны иметь удобные механизмы для формирования заказов поставщикам и отслеживания сроков поставки.

В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» менеджер по закупкам может сделать следующее:

• Посмотреть полный список товаров, которыми нужно обеспечить покупателей.
• Автоматически создать заказ поставщику по всем товарам, необходимым покупателям. При этом в заказе поставщику будет четко указано, под какие заказы покупателей сделан заказ поставщику. А в момент поступления на склад товар автоматически зарезервируется для клиента.
• Указать срок поступления товаров по всем заказам поставщикам.
• Проконтролировать сроки поступления товаров, при несоблюдении сроков аннулировать заказ поставщику.

Рассмотрим подробнее каждую из этих возможностей.

Для анализа товаров, которые необходимо закупить для клиентов, можно использовать отчет «Анализ заказов покупателей».

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ заказов – Анализ заказов покупателей

Отчет можно сформировать по еще не отгруженным заказам. Для этого установим флаг «Состояние отгрузки по заказу» и отметим значения «Не отгружено» и «Отгружено частично». Таким образом, мы получим отчет по заказам, которые еще не отгружены полностью:

В отчете показываются все неотгруженные заказы. По каждому заказу мы видим необходимые товары, в колонке «Осталось обеспечить» указывается необходимое количество. Если эта колонка не пустая, значит товар отсутствует на складе и не был зарезервирован – его нужно заказать у поставщика.

Создание заказа поставщику

Из отчета «Анализ заказов покупателей» мы выяснили, что для наших клиентов необходимо сделать заказ поставщику. Но нам необязательно запоминать, кому и какого товара не хватает. Прямо из отчета можно сформировать заказ поставщику на все недостающие товары!

Нажмем на кнопку «Заказ поставщику – Сформировать один заказ поставщику»:

Создается новый документ «Заказ поставщику», в который автоматически попали все необходимые для заказа товары:

Для каждого товара в колонке «Заказ» указан заказ покупателя, под который товар заказывается у поставщика. Благодаря этой информации в момент поступления товара на склад он будет зарезервирован для покупателя автоматически.

В заказе нужно выбрать поставщика, договор, заполнить цены покупки. Мы договорились с контрагентом «Мобил» о поставке данного товара 28.12.2011. Укажем предполагаемую дату поступления товара в поле «Поступление»:

По кнопке «ОК» проведем и закроем заказ поставщику.

После оформления заказа поставщику снова сформируем отчет «Анализ заказов покупателей». Теперь колонка «Осталось обеспечить» пуста, т. к. мы заказали все необходимые товары у поставщика. Информация о том, что товар заказан поставщику, отображается в колонке «Размещено в заказах»:

Контроль сроков поставки

Для контроля сроков поставки воспользуемся отчетом «Анализ заказов поставщикам».

Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ заказов поставщикам

Сделаем настройку, чтобы увидеть заказы, по которым нарушен срок поставки. Нажмем кнопку «Настройка».

В открывшейся форме настройки внизу в таблице добавим новый отбор «Заказ.Дата поступления меньше или равна текущей дате». Для этого нажмем кнопку «Добавить», в открывшемся окне выбора поля найдем поле «Заказ», развернем его по плюсу и выберем внутри поле «Дата поступления»:

В основной форме отчета также установим флаг «Состояние поступления» и отметим значения «Не поступило» и «Поступило частично».

Нажмем «Сформировать» и в результате увидим все заказы, которые должны были полностью поступить до текущей даты, но этого не произошло:

В колонке «Осталось закупить» будет указано количество не поступившего вовремя товара.

По результатам анализа менеджер может принять решение аннулировать заказ поставщику. Для этого оформляется документ «Закрытие заказа поставщику». Создать документ можно на основании заказа поставщику или вручную.

Меню: Документы – Закупки – Закрытия заказов поставщикам

Сделаем закрытие заказа на основании. Для этого можно найти нужный заказ поставщику в списке заказов:

Меню: Документы – Закупки – Заказы поставщикам

Или открыть заказ поставщику прямо из отчета.

Чтобы открыть заказ поставщику из отчета, нужно сделать по нему двойной клик мышью и в открывшемся списке действий выбрать пункт «Открыть заказ поставщику»:

В заказе поставщику воспользуемся кнопкой ввода на основании и выберем пункт «Закрытие заказов поставщикам»:

В открывшемся документе «Закрытие заказов поставщикам» уже будет указан закрываемый заказ, контрагент, сумма заказа:

Также можно указать причину закрытия заказа и потом анализировать причины закрытий заказов в отчете:

Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ причин закрытия заказов

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

После закрытия заказа поставщику программа уже не будет ожидать по нему никаких поступлений или оплат. Заказ поставщику теперь не будет показываться в отчетах:

Кроме того, если еще раз сформировать отчет «Анализ заказов покупателей», мы увидим, что товар снова появился в колонке «Осталось обеспечить»:

Теперь менеджеру по закупкам следует сформировать новый заказ поставщику на недостающие товары и ожидать поставку данного товара в срок.

Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.

Цепочка заказ покупателя – реализация

Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.

В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.

Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.

Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.

И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».

В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.

Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».

Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».

И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.

Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.

Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.

Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.

Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».

Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.

Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.

Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.

Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.