Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

• дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
• возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
• длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• табельный номер (если предусмотрен);
• название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• должность согласно штатному расписанию;
• количество дней положенного отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

• при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
• при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
• при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением , за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

• чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
• чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
• чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования и ;
• а также для других целей, определяемых самим работодателем.

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

1. Утверждение формы графика отпусков

2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

• в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
• в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

• лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
• круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
• сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.

3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
• отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

• Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
• Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

• согласие работника (например, в форме заявления);
• чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.

5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

• собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
• составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

• при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
• при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
• при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются :

• в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
• в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
• в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
• в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

• Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
• Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков :

1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ
2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
3. Письма Роструда

• от 30.07.2014 N 1693-6-1;
• от 22.03.2012 N 428-6-1;
• от 20.12.2011 № 3683-6-1

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Должно ли учитываться мнение работника при составлении графика отпусков? Сотрудники уходят в отпуска, а компания продолжает спокойно и размеренно трудиться, выпускать продукцию и не срывать сроки поставок. Причина этому – заблаговременно и тщательно составленный сотрудников фирмы. Именно он помогает руководителю распланировать отпуска коллектива так, чтобы один выходящий из отпуска работник сменял только собирающегося на отдых человека. Впрочем, люди предпочитают отдыхать летом, поэтому работодатель крайне заинтересован, чтобы отпуска сотрудников не вносили неразбериху в производственный процесс.

Как узнать пожелания сотрудников

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Обязан ли работодатель учитывать мнение работников при планировании отпуска?

Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя. При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов). Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу. График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия. На это руководство имеет полное право.

Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может без согласия работающего. Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга. При утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение непосредственного начальника работника (мастера, бригадира) о возможности предоставления отпуска именно в этот период.

Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.

Таким образом, вполне законно составление графика отпусков без учета мнения работника. Это факт.

Как справедливо распределить отпуск

Когда в компании работает большое количество сотрудников, имеющих законные льготы и право на выбор отдыха в более удобный период, некоторые сотрудники не смогут отдохнуть летом. Для справедливого распределения отпусков в благоприятное время года (июнь – сентябрь) рекомендуется работающим самим регулировать очередность летнего отдыха. Например, давать отпуск сотруднику раз в 1-3 года или разбивать отдых на несколько составляющих.

Как быть с льготными категориями

Льготные категории сотрудников находятся на особом положении. Отметим, что льготы для инвалидов не распространяются на приоритетное право по отдыху в удобное для них время. Но исключение составляют инвалиды войн или лица, принимавшие участие в боевых действиях (пп. 17 п. 1 ст. 14 № 5-ФЗ), которые имеют право выбирать время отпуска и чей отпуск составляет не менее 35 дней. По своему желанию отправляются в отпуск работники младше 18 лет, а их отпуск будет не менее 31 дня (ст. 267 ТК РФ).

Также сами планируют время ежегодного отпуска родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Отпуск в желаемое время положен и мужчинам, жена которых рожает или недавно родила (ст. 123 ТК РФ). В этом случае желание работника при составлении графика отпусков обязательно будет учтено без влияния фактически отработанного им за год времени.

Когда у сотрудника (льготника) есть возможность самим выбирать дату отпуска, перед составлением отпускных графиков рационально попросить их заполнить опросный лист для графика отпусков, образец нужного заявления можно скачать .

Какие правила надо соблюдать

Руководство предприятия обязательно должно соблюдать правила, касающиеся отпусков работающих:

• Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
• Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
• Сотрудника обязаны вовремя и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
• При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.

Если нарушен хотя бы один из вышеприведенных пунктов, это является основанием для подачи жалобы в суд (ст. 5.27 КоАП РФ). Составление утвержденного руководителем графика отпусков сотрудников – обязательное ежегодное действие на любом производстве. Это обязанность руководителя организации.

График отпусков - это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе "Утверждаю" ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе "Дата составления".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации - работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет , так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

График отпусков: подробности для бухгалтера

• Проверяем график отпусков по сотрудникам на 2018 год

  Утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников. Напомним, что график отпусков содержит... вносятся изменения в график отпусков. Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена... подпись. При получении выписок из графиков отпусков непосредственный руководитель ознакамливает подчиненных сотрудников... дней. * * * В заключение повторим, что график отпусков – документ, которым определяется очередность предоставления...

• Составляем график отпусков

  Учреждения 8». Порядок составления графика отпусков Отпуска работникам организации предоставляются, ... платы не отражаются в графике отпусков. График отпусков не только обеспечивает право... Создание документа «График отпусков» График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел... Перенос отпуска» После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск... «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку...

• Имеет ли право работающий инвалид 3 группы на отпуск в удобное для него время, а не согласно графику отпусков?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... работники независимо от содержания графика отпусков при наступлении определенных обстоятельств имеют... должен соблюсти работодатель при составлении графика отпусков, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск... устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти... предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков, и по соглашению сторон...

• При формировании графика отпусков на следующий год должны ли быть отражены остатки неиспользованных отпусков сотрудников за прошлые периоды?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения... . 123 ТК РФ). Коль скоро график отпусков составляется на календарный год, а... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо... взгляд, смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... , что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...

• Если работник не хочет идти в отпуск

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... сводный график. Составление проекта графика отпусков подразделения можно поручить руководителям этих... графиков кадровая служба составляет сводный график отпусков. Причем обязанность руководителей подразделений... уже составит единый график отпусков. Обратите внимание: При составлении графика отпусков следует учитывать... в ежегодном отпуске согласно утвержденному графику отпусков. Понятно, что привлечение к...

• Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

  Предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком отпусков. Кроме категорий работников, нужно учитывать... в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков. Напомним, что форма названного... года. Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков. Это нарушение трудового законодательства, ... . Например, если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение... применяются следующие способы: добавление в график отпусков графы, в которой работник...

• Можно ли отказать работнику в предоставлении отпуска по истечении 6-ти месяцев работы, если отпуск не предусмотрен графиком?

  Не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными... данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...

• Можно ли выплатить сотрудникам денежную компенсацию за неиспользованные отпуска прошлых лет

  Нужно ли включать в график отпусков, прописано ли в положении и... предоставлены работнику либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... , смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...

• Можно ли отказать работнику воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском, если он попросил его по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о... графика*(2). Устанавливая обязательность наличия графика отпусков, закон не определяет при... отпуска данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...

• Отпуск для совместителя

  Работника справку или выписку из графика отпусков с основного места работы нужно... : Нужно ли включать совместителя в график отпусков? Ответ: Этот вопрос Трудовым кодексом... из ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом и для... нужным включать внешнего совместителя в график отпусков, он может спокойно этого не... совместительству придется вносить изменения в график отпусков. Вопрос: Может ли работник, находясь...

• О чем не стоит забывать кадровику в конце года

  Работе. Задача № 1: утверждаем график отпусков Согласно ст. 123 ТК РФ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... РФ). Это значит, что график отпусков для них не является обязательным... числа работников все-таки составлять график отпусков. График отпусков – локальный нормативный акт, обязательный... о том, как составлять график отпусков, какие виды отдыха в... узнать из консультации « Пора составлять график отпусков ». Задача № 2: готовим статистическую...

• В каком месяце выгодно пойти в отпуск в 2019 году?

  То на 2019 год утвердить график отпусков нужно до 17 декабря 2018 ... составление с нарушениями требований законодательства) графика отпусков грозит компании штрафом: для должностных... типовой форме, могут не составлять график отпусков. Как рассчитываются отпускные? Порядок определения...