Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Расчет лимита кассы: копейка в копейку

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Лимит кассы - это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в организации после выведения в кассовой книге остатка на конец дня. Все наличные сверх лимита должны быть в тот же день сданы в банкп. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание) . Наша статья поможет вам проверить установленный у вас лимит, при необходимости верно рассчитать новый и избежать штрафа за накопление наличных в кассе сверх лимита. А штраф немаленьки йч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для директора - от 4000 до 5000 руб.

Почему важно правильно рассчитать и установить лимит

Плохо и занизить, и завысить лимит.

В первом случае придется чаще сдавать наличные в банк и/или чаще снимать деньги со счета. То есть вы ограничите собственную свободу по хранению денег в кассе, да еще и заплатите банку больше комиссий.

Во втором случае вам грозит штраф. Когда лимит из-за неверного расчета завышен, инспекторы при проверке, в зависимости от конкретных обстоятельств, поступают так:

• <или> делают свой расчет. Затем смотрят, превышал ли остаток в кассе получившуюся у них сумму хотя бы раз за последние 2 месяц ач. 1 ст. 4.5 КоАП РФ . Если да, то штрафую тПисьмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 (п. 4) .

Это находит поддержку в суда хПостановления 13 ААС от 23.12.2014 № 13АП-26404/2014 ; 11 ААС от 10.12.2014 № 11АП-16703/2014 . Правда, при отсутствии прочих отступлений от правил суд может расценить превышение лимита из-за неверного его расчета как малозначительное нарушение и отменить штра фПостановление 13 ААС от 16.10.2015 № 13АП-22253/2015 ;

• <или> приравнивают неверно рассчитанный лимит к отсутствию установленного лимита. А это означает, что в кассе на конец дня вообще не должны оставаться наличные. Соответственно, за любой остаток в кассе в течение последних 2 месяцев - штра фПостановление 9 ААС от 05.03.2015 № 09АП-1435/2015 (оставлено без изменения ) .

После расчета лимита его нужно установить, то есть утвердить приказом директора либо иного лица, у которого есть доверенность директора на утверждение лимит ап. 2 Указания ; статьи 53 , 185 ГК РФ ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ; п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ . Если такого приказа нет, то лимит считается неустановленным и оставлять деньги в кассе нельз яПостановления ВС от 12.09.2014 № 11-АД14-21 ; 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015 . В приказе нужно обозначить дату, с которой организация применяет этот лимит. Расчет его суммы можно привести непосредственно в приказе или сделать отдельным документом.

В течение дня в кассе может находиться любая сумма - даже если лимит не установлен.

Свой лимит должен быть у каждого обособленного подразделения. Если у какого-то ОП лимит не установлен, рассчитан неверно или не соблюдается, организацию оштрафуют за накопление наличных сверх лимит аПостановления 17 ААС от 14.05.2015 № 17АП-3750/2015-АК ; 9 ААС от 22.09.2014 № 09АП-35907/2014 .

Кто вправе работать без лимита

Это ИП и малые предприяти яст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ . Они вправе лимит не устанавливать, то есть хранить в кассе любую сумму наличных как угодно долг оп. 2 Указания ; Письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 (пп. 1 , ) .

Если малое предприятие пользуется правом не устанавливать лимит и у него есть одно или несколько ОП, то они тоже работают без лимита. ОП не является самостоятельным юрлицом, оно - часть организации. Поскольку организация лимит не устанавливает, то и ОП - тоже.

Когда у малого предприятия лимит установлен, то оно обязано его соблюдат ьПисьмо ЦБ от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698 , и за его превышение будет штраф. Поэтому, если в организации раньше издавался приказ о лимите (например, в те времена, когда она еще не соответствовала критериям МП или когда лимит для МП был еще обязательным (до 01.06.2014), либо просто по ошибке или незнанию), необходимо его отменить. Для этого директор издает приказ: с такой-то даты на основании п. 2 Указания установленный ранее лимит отменяется и организация пользуется своим правом хранить деньги в кассе без ограничения. При наличии обособленных подразделений такой приказ должен отменять и их лимиты - нужно сделать экземпляр для каждого подразделения и передать его туда на случай проверок.

Если этого не сделать и хранить в кассе больше лимита, то инспекция при проверке оштрафует - суды это поддержал иПостановление 9 ААС от 21.04.2015 № 09АП-11459/2015 . И не поможет приказ об отмене лимита, представленный в инспекцию только после составления акта проверки и вынесения постановления о штраф еПостановление 9 ААС от 27.11.2015 № 09АП-45890/2015 .

Ежегодно обновлять приказ об отмене лимита не нужно. Лимит отменяется навсегда, а не на какой-то срок. Если потом организация утратит статус МП, то лимит ей нужно будет установить с даты, на которую она превратилась в обычную организацию.

Организации, созданные начиная с 01.06.2014 и с «рождения» имеющие статус МП, вправе приказ об отмене лимита не издавать и по умолчанию пользоваться правом хранить в кассе деньги без ограничения. Однако мы рекомендуем все же написать приказ о том, что организация пользуется правом не устанавливать лимит. Это не сложно, зато при проверке вопросов о лимите уже не будет.

Есть судебные решения о том, что нельзя штрафовать некоммерческие организации за отсутствие утвержденного лимита и хранение денег в кассе без ограничений. Так, суд пришел к выводу, что входящие в расчет лимита показатели относятся только к коммерческой деятельности. И решил, что поскольку у НКО необходимых для расчета лимита показателей не было, то не было и возможности установить лимит. Соответственно, вины НКО в нарушении нет и штрафовать не за чтоПостановления 3 ААС от 18.08.2015 № А69-1064/2015 ; 13 ААС от 21.04.2016 № 13АП-3741/2016 .

Однако мы не советуем ориентироваться на такие решения. Никаких исключений для НКО в Указании нет. Кроме того, есть противоположное решение ВС. Со ссылкой на частные разъяснения ЦБ он указал, что НКО, у которой нет показателей для расчета лимита, должна все поступления сдавать в банк, а необходимые для наличных расходов деньги потом снимать со счет аПостановление ВС от 12.09.2014 № 11-АД14-21 . Так что лимит нужно установить и соблюдать. Поскольку поступлений от продаж у НКО нет, рассчитайте лимит по расходам из кассы. Если необходимых для расчета расходов нет, придется сдавать все деньги на конец дня в банк. Нет банковского счета - нужно его открыть.

Обойтись без лимита могут только НКО - потребительские кооперативы, являющиеся МП. Другие НКО не могут быть субъектами малого предпринимательств ач. 1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ .

Какой способ расчета лимита выбрать

В Порядке ведения кассовых операций приведены два способа расчета лимит ап. 2 Указания ; приложение к Указанию : первый - по суммам наличной выручки, второй - по объему расходования денег из кассы. И то и другое берется за какой-то период в прошлом. При этом сказано, что юридическое лицо самостоятельно определяет лимит «исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег».

Означает ли это, что вы вправе выбрать тот способ, который даст бо´ ль -шую величину лимита? В Указании об этом ничего не сказано. Поэтому советуем выбрать способ исходя из того, что у вас сейчас явно и устойчиво преобладает. Есть постоянная наличная выручка и обычно она ощутимо больше расходов из кассы - считайте лимит по выручке. Наоборот - делайте расчет по расходам.

Не советуем выбирать способ только исходя из потребности в наличных или желания избежать уплаты банку лишних комиссий за сдачу и снятие денег. Например, у ООО - розничная торговля и постоянная наличная выручка. Когда-то из кассы директору-учредителю была выдана крупная сумма дивидендов наличными - больше максимальной дневной выручки. Конечно, рассчитать лимит по расходам, взяв для расчета сумму, выданную из кассы за этот 1 день, выгоднее, чем по выручке. Но налоговики могут не признать такой расчет из-за того, что не учтен общий характер деятельности организации.

Выбор способа расчета лимита нужно обосновать. Приведите обоснование прямо в приказе об установлении лимита. Например, напишите, что вы рассчитываете лимит по расходам, потому что у вас объем расходования наличных превышает объем их поступления.

Общий принцип определения показателей для расчета

Общий подход, который заложен в правила расчета лимита, таков: установленный лимит не должен заставлять вас сдавать наличные в банк чаще, чем это необходимо именно вам при вашей обычной деятельности (с учетом характерных для нее пиков поступлений и/или расходов наличных). Из этого и нужно исходить при определении показателей, принимаемых вами в расчет лимита.

Но есть ограничение. В расчет нельзя заложить сдачу наличных в банк либо снятие наличных со счета реже одного раза в 7 рабочих дней (для населенных пунктов без банка - реже одного раза в 14 дней).

Рассчитываем лимит по выручке

Формула таков ап. 1 приложения к Указанию :

(1) Определяется за расчетный период.

Рассмотрим, как определить каждый из показателей.

Расчетный период

Это тот период, наличную выручку за который вы возьмете для расчета лимита. Вы сами решаете, какой период будет у вас расчетным.

Не оглядывайтесь на давность. Кризис продолжается, продажи падают. Даже с учетом выросших цен максимальные суммы наличной выручки у многих были давно - год, два, три назад. И если дневная выручка тех времен больше нынешней, вы можете взять расчетный периода оттуда, это не запрещен опп. 8, 9 Письма ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 . Однако на случай проверки у вас должны быть наготове документы, которые подтверждают величину наличных поступлений от продаж за каждый из выбранных в качестве расчетного периода дней. Не забывайте про характер деятельности организации - желательно, чтобы в расчетном периоде он был схож с нынешним, так безопаснее.

Чем меньше дней в расчетном периоде, тем больше лимит (при условии, конечно, что вы берете период с наибольшими наличными поступлениями). Ведь среднее, как известно, всегда меньше максимума, и чем длиннее период, тем больше оказывается «разбавлен» показатель объема поступлений. Чтобы лимит был максимальным, нужно взять в качестве расчетного периода 1 день с пиковой выручкой.

На деле расчет из 1 дня встречается нечасто. Многие опасаются, что инспекция не сочтет 1 день достаточным расчетным периодом. Однако у нас нет информации о том, что налоговики когда-либо к этому придирались. Но если вы все же хотите перестраховаться и при этом лимит сделать побольше - подберите пару следующих друг за другом рабочих дней, когда выручка будет максимальной.

Если вы берете не 1 день, а больше, подсчитывайте рабочие дни вашей фирмы, а не те, что являются рабочими по ТК. Так, одна компания взяла для расчета лимита наличную выручку за I квартал. В нем было 57 дней, которые являлись рабочими по ТК. Однако по кассовой книге, журналу кассира-операциониста и Z-отчетам налоговики увидели, что в I квартале организация проводила операции с наличными 61 день, то есть работала и в те дни, которые по ТК не были рабочими. Инспекторы пересчитали лимит, разделив наличную выручку за I квартал не на 57 дней, а на 61. В результате он получился меньше, чем по расчету организации, и инспекция оштрафовала ее за сверхлимитные остатки. Организация пыталась оспорить штраф, однако суд поддержал налоговико в ) .

Объем поступлений в кассу от продаж

Чем больше этот показатель, тем больше будет лимит. Но нельзя просто взять весь приход по кассовой книге за дни расчетного периода.

Выберите только поступления от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг. Кроме сумм, полученных наличными при передаче товаров или результатов работ и при оказании услуг, в расчет лимита также смело можно включить следующие поступления в кассу:

• суммы предоплаты - только те, по которым на дату утверждения лимита товар уже отгружен (работы выполнены, услуги оказаны). Авансы же, в счет которых на момент подписания приказа о лимите еще не было отгрузки, нельзя считать поступлениями от продаж;
• суммы постоплаты, в том числе деньги за товары (работы, услуги), которые были отгружены до начала выбранного вами расчетного периода. Например, расчетный период 28- 30 декабря 2015 г. В эти дни, среди прочего, поступила наличными оплата за товары, переданные покупателям ранее, 26- 27 декабря. Ее тоже можно включить в расчет лимита;
• у посредника - наличные, вырученные от продажи товаров комитента/принципала. Несмотря на то что эти суммы не являются доходом самого посредника, в расчет его лимита они входят. В Указании не сказано, что следует брать поступления от продажи только своих товаров.

Все остальное инспекция при проверке из расчета лимита выкинет.

Это, в частност иПостановления 11 ААС от 10.12.2014 № 11АП-16703/2014 ; 13 ААС от 16.10.2015 № А21-2495/2015 :

• займы, полученные вами как заемщиком и возвращенные вам как заимодавцу;
• проценты, полученные вами по займам. Заем - это не товар и не работа. Нельзя считать его и услуго йп. 1 ст. 779 , п. 1 ст. 807 ГК РФ ;
• договорные санкции и законная неустойка, например уплаченные вам контрагентом штрафы и пени за допущенную им просрочку исполнения обязательств;
• всяческие возвраты вам от контрагентов и работников: переплаты - от поставщиков, излишне выплаченной зарплаты и неизрасходованных командировочных, представительских и прочих подотчетных денег - от работников и т. п.;
• компенсация работниками стоимости трудовых книжек;
• наличные, принятые вами как платежным агентом;
• наличные, поступившие в кассу в рамках передачи денег между подразделениями организации;
• взносы в УК;
• безвозмездно полученные деньги;
• вклады в имущество ООО.

Количество дней между сдачами денег в банк (показатель Nc)

Это интервал между сдачами денег в банк на момент установления лимита (а не тот интервал, который был в выбранном вами расчетном периоде).

Поэтому, кстати, можно взять такой расчетный период, в котором деньги в банк вообще ни разу не сдавались.

Определяя этот показатель, опирайтесь на документы, в которых закреплено, как часто вы сдаете деньги в банк (договор с банком или со службой инкассации), а не на фактический интервал сдачи, так как последний нередко «плавает».

Если вы сами отвозите деньги в банк (например, сдаете через банкомат) или вообще еще ни разу выручку в банк не сдавали, директор должен в приказе об установлении лимита утвердить показатель Nc именно в целях расчета лимита. Можно взять максимальные 7 (14) дней.

Здесь тоже исходите из рабочих дней вашей фирмы, а не из тех дней, которые являются рабочими по ТК.

Чем больше Nc, тем больше лимит. Но мало кто сдает выручку через одинаковые промежутки времени. Обычно интервалы в договоре с инкассаторской службой или с банком неравные. И многие выбирают для расчета лимита наименьший промежуток, считая, что так безопаснее. Но это неправильно. Ведь тогда лимита будет хронически не хватать. Поэтому выбирайте наибольший интервал. Например, организация работает 7 дней в неделю, а деньги сдает в банк в четверг и в понедельник. С понедельника до четверга - 3 дня, с четверга до понедельника - 4 дня. Для расчета лимита берем Nc 4 дня.

Будьте осторожны с правилом о том, что при отсутствии банка в том населенном пункте, в котором находится организация, Nc можно установить больше 7 рабочих дней - до 14 включительно.

Во-первых, это можно сделать, если в населенном пункте вообще нет ни одного банка, а не именно того, с которым у вас договор на обслуживани еПостановление 17 ААС от 10.09.2014 № 17АП-10243/2014-АКу .

Во-вторых, формальный подход тут опасен. Если в границах населенного пункта ни одного банка нет, но от организации до обслуживающего ее отделения банка всего несколько километров, есть дорога и регулярное транспортное сообщение, то расчет лимита исходя из интервала от 8 до 14 дней может не признать не только инспекция, но и судРешение АС Калининградской области от 03.10.2014 № А21-4264/2014 (Внимание! PDF-формат) (оставлено в силе Постановлением 13 ААС от 23.12.2014 № 13АП-26404/2014 ) .

И максимальное ограничение 7 (14) дней, и утвержденный вашим директором Nc - только для расчета лимита. Это не означает, что вы в любом случае обязаны сдавать все наличные в банк один раз в 7 (14) рабочих дней либо с указанной в приказе о лимите периодичностью. Пока остаток в пределах лимита, вы вправе держать у себя деньги как угодно долго. А в дни выдачи зарплаты лимит может быть и превышен - на сумму предназначенных для выплаты зарплаты дене гп. 2 Указания .

И наоборот, если остаток в кассе на конец дня превысил лимит раньше указанного в приказе о лимите срока, вы обязаны в этот же день излишек сдат ьп. 2 Указания . Ждать истечения 7 (14) дней либо соответствующего вашему показателю Nc срока сдачи денег нельзя.

Рассчитываем лимит по расходам

Вот формул ап. 2 приложения к Указанию :

(1) Определяется за расчетный период. В этот показатель не включается сумма зарплатных и социальных выплат из кассы.

(2) Минимум - 1, максимум - 92.

Расчетный период

Это тот период, сумму выданных из кассы денег за который вы возьмете для расчета лимита.

С ним все так же, как и в формуле расчета лимита «по выручке». Максимальный лимит получится, если принять за расчетный период 1 день с пиковыми суммами таких расходов из кассы, которые учитываются при расчете лимита.

Объем выдач из кассы

Чем больше этот показатель, тем больше лимит. В него входят любые выдачи наличных из кассы работникам, ИП, представителям юрлиц, кроме следующих (исключите их из расчет а!)п. 2 Указания , п. 2 приложения к Указанию :

• суммы выданной работникам зарплаты, стипендий;
• все те выплаты работникам, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера. Последними, в частности, являются матпомощь, возмещение платы за детский сад, выходные пособия, суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации, единовременные пособия при выходе на пенсию. Полный перечень зарплатных и социальных выплат - в пп. 86- 88, 90 Порядка заполнения формы № П-4;
• вознаграждение физлицам - не ИП по договорам подряда и оказания услуг. Дело в том, что в целях кассовой дисциплины они приравнены к работника мп. 5 Указания . А по правилам заполнения форм статотчетности вознаграждения по ГПД входят в фонд зарплат ып. 88 Порядка заполнения формы № П-4, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 .

Зарплатные и социальные выплаты исключаются из расчета лимита потому, что на их суммы лимит может быть превышен в дни выплаты зарплат ып. 2 Указания ;

• суммы, выданные из одной кассы организации для передачи в другую ее кассу, например из обособленного подразделения в головное или в другое обособленное.

Выплаты работникам, не относящиеся к зарплатным и социальным, перечислены в п. 91 Порядка заполнения формы № П-4утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 - включите их в расчет лимита. Это, в частности:

• соцстраховские пособия, оплата санаторно-курортного лечения, в том числе и в части, возмещаемой ФСС;
• возмещение командировочных и представительских;
• компенсации за использование в работе личного имущества;
• алименты;
• дивиденды (из кассы их могут выплачивать только ООО, АО это не позволен оп. 8 ст. 42 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ).

Также в объем выдач, среди прочего, входят следующие выплаты из кассы (независимо от того, кто получатель - работник или стороннее лицо):

• авторские вознаграждения;
• вознаграждения по любым гражданско-правовым договорам с ИП;
• выплаты физлицам - не ИП по всем гражданско-правовым договорам (кроме договоров подряда и оказания услуг), в том числе арендная плата, выдача и погашение займов, проценты по полученным займам;
• выдачи под отчет, причем независимо от того, когда подотчетник потратил эти деньги - в расчетном периоде или позже. Нужно ли вычесть из них суммы, которые подотчетники не использовали и впоследствии вернули в кассу? Нет, Указание этого не требует. И это справедливо, потому что нередко необходимо выдать деньги подотчетнику с запасом и величина лимита должна учитывать такую потребность. Однако это не означает, что можно искусственно раздуть лимит, выдав под отчет несколько крупных сумм, которые позже будут возвращены как неиспользованные. Налоговики наверняка попытаются оспорить такой расчет.

Количество рабочих дней между днями получения наличных в банке (показатель Nn)

Чем оно больше, тем большим получится лимит.

Часто этот показатель определяют так: берут все промежутки между получениями наличных за тот период, который выбрали как расчетный, и выводят среднее арифметическое. Не делайте так, это неправильно. Правильно - подставить в формулу текущее, то есть на момент установления лимита, количество дней между снятиями наличных.

Однако вряд ли кто-то получает деньги в банке по графику, строго в определенные дни. Обычно деньги снимают со счета по мере того, как в них возникает потребность, и какого-то единого интервала не существует. Поэтому директор должен установить Nn специально для расчета лимита. Можно взять максимальные 7 дней - это не помешает вам при надобности снимать деньги чаще.

С правом взять интервал от 8 до 14 дней, если в населенном пункте нет банка, здесь все так же, как и при расчете лимита по наличным поступлениям.

Частая ошибка: в расчете лимита по расходам в качестве Nn взят не промежуток между снятиями денег со счета, а промежуток между сдачами наличных в банк (то есть Nc из формулы расчета «по выручке»). Не повторяйте ее.

Есть ли у лимита срок годности

ЦБ разъяснил, что при изменении объема поступлений/объема выдач наличных организация сама решает, нужно ли ей пересчитывать лими тПисьмо ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 . Поэтому при существенном падении объема наличной выручки/расходов вы не обязаны пересчитывать лимит - можете работать с прежним.

Понятно, что решение о пересчете лимита исходя из новых объемов целесообразно принять, когда наличная выручка или расходы выросли, прежнего лимита уже не хватает и приходится чаще сдавать деньги в банк. Например, при росте продаж в пик сезона. Вы вправе с любого момента ввести новый лимит, рассчитав его исходя из новых реалий.

Внимание

Ежегодно устанавливать лимит не обязательно. Удобно сделать его бессрочным и менять по мере необходимости - так часто, как сочтете нужным, хоть ежедневно.

Например, организация отказалась от розничных продаж, оставив только оптовую торговлю. В результате у нее больше нет постоянной наличной выручки, но остались наличные расходы. Лучше установить новый лимит, рассчитав его по расходам - чтобы учитывался характер деятельности.

И наоборот: если наличной выручки раньше не было и ваш лимит рассчитан по расходам, то при ее появлении на постоянной основе безопаснее пересчитать лимит по выручке - после того как суммы выручки за какой-либо период (например, за неделю) регулярно будут больше расходов из кассы.

Лимит для новеньких: считаем и пересчитываем

У только что зарегистрированной организации нет ни выручки, ни расходов из кассы. Но на дату первой операции с наличными (нередко это внесение УК) лимит ей уже нужен - без него весь остаток кассы пришлось бы ежедневно сдавать в банк.

Поэтому новая организация должна рассчитать лимит исходя из ожидаемого объема наличных поступлений от продаж или ожидаемого объема выдач из касс ы. Расчетный период, соответственно, тоже будет условным (но не больше 92 дней). Показатель Nc/Nn директор установит сам в приказе о лимите.

Проследите, чтобы дата приказа об утверждении лимита «по ожиданиям» была близкой к дате регистрации юрлица. Если же такой лимит утвержден, например, через полгода после создания организации, то инспекция может посчитать, что к этому моменту организация уже не являлась новой и не имела права брать для расчета ожидаемые величины.

И нигде в кассовых правилах не сказано, что при появлении наличных выручки или расходов такие организации обязаны лимит пересчитать исходя из фактических показателей. Получается, что установленным сразу после создания юрлица лимитом можно пользоваться сколь угодно долго. Однако налоговики против этого. Если на момент проверки у организации есть регулярные поступления в кассу и/или расходы из кассы и исходя из них лимит получается меньше лимита «по ожиданиям», то инспекция может сделать свой расчет и оштрафовать за превышение лимита.

Так, один суд соглашается с тем, что лимит следует пересчитать после регистрации ККТ и появления принимаемой с ее применением постоянной наличной выручк иПостановления 9 ААС от 27.11.2015 № 09АП-45890/2015 , от 05.03.2015 № 09АП-1435/2015 (оставлено без изменения Постановлением ВС от 24.11.2015 № 305-АД15-11785 ) . Еще известный нам по сообщениям читателей случай: инспекторы решили, что установить лимит исходя из фактических показателей нужно было с начала года, следующего за годом создания организации. Поскольку этого не было сделано, налоговики сочли лимит неустановленным, то есть равным нулю. Чем инспекторы руководствовались, сказать сложно: в Указании таких требований нет. До судов подобные дела, насколько нам известно, не доходили, и результат оспаривания непредсказуем.

ВЫВОД

При появлении постоянных продаж за наличные или регулярных расходов из кассы безопаснее лимит «по ожиданиям» заменить лимитом «по факту». По мере того как наличные поступления/расходы будут увеличиваться, вы сможете увеличивать и лимит, устанавливая его исходя из возросших объемов.

Если лимит получается нулевым, а деньги в кассе нужны

Это случается, если операции с наличными проводятся, но какой-нибудь из показателей формулы равен нулю. В частности, когда у организации:

• <или> есть поступления в кассу, но все они не являются поступлениями от продаж товаров (работ, услуг). Например, работники получают подотчетные деньги на карты, а неизрасходованное возвращают в кассу. Или руководство получает от организации займы на карты, а возвращает их наличными в кассу. Нулевой результат дадут и первый способ расчета лимита - так как поступления от продаж равны нулю, и второй - так как деньги из кассы не расходовались. Однако ездить с каждой возвращенной работниками тысячей в банк как минимум неудобно. Нужна возможность сдавать деньги хотя бы раз в несколько дней, а для этого необходим лимит;
• <или> есть только расходование наличных из кассы, но оно попадает в исключаемые из расчета расходы (то есть зарплатные и социальные выплаты). При этом необходимо хранить в кассе некоторую сумму (например, на выдачу «внезапных» отпускных), да и неполученную зарплату не всегда удается в тот же день отвезти в банк.

При таких показателях не получится установить ненулевой лимит. Остается создать объем выдач наличных из кассы, необходимый для расчета лимита по второму способу. Для этого покупают что-нибудь нужное (канцелярские товары, инструменты, расходные материалы и т. п.) за наличные, разово сняв деньги в банке и выдав их подотчетнику. Вот и расходы из кассы. Количество дней между снятиями наличных в банке устанавливают равным 7 (показатель Nn утверждается директором в приказе о лимите). Это не обяжет вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Приобретая что-либо за наличные, помните о другом лимите - расчетов наличными с участием юрлица, он составляет 100 тыс. руб. по одному договор упп. 1, 2 , 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У .

Когда операции с наличными есть, а лимит получается нулевым, то его, строго говоря, тоже необходимо закрепить приказом. Ведь лимит должен быть установлен у каждой организации, у которой есть кассовые операции (то есть прием и/или выдача наличных), исключение сделано только для малых предприяти йпп. 1, 2 Указания . Однако штрафа за отсутствие приказа о лимите в тех случаях, когда в кассе не остается наличных, не предусмотрено.

Расчет лимита, если есть обособленные подразделения

У каждого ОП, работающего с наличными, должны быть:

• свой лимит остатка наличных в кассе;
• своя кассовая книга - в ней и отражается тот самый остаток на конец дня, который не должен превышать лими тпп. 2 , 4.6 Указания .

Обособленным в рамках кассовых правил считается любое подразделение, в котором оборудовано (неважно, на какой срок) хотя бы одно рабочее мест оп. 2 Указания . Чтобы правильно установить лимиты, разделите все свои ОП на две группы - для каждой в Указании предусмотрено свое правило расчета лимита.

ГРУППА 1. ОП, которые сверхлимитные наличные сдают в банк для зачисления на счет организации (далее - ОП-1)

Здесь не имеет значения, выделен ли ОП отдельный счет и есть ли у руководителя ОП полномочия распоряжаться средствами на нем или нет. То есть даже магазин (или точка продаж), работник которого зачисляет наличные на счет организации по корпоративной карте через банкомат, относится к этой группе ОП.

К указанной группе относятся и ОП, которые сдают наличные и на счет, и в другие кассы организации.

Каждому такому ОП лимит устанавливается по правилам, предусмотренным для юрлица, - исходя только из показателей и характера деятельности этого ОП. При этом способ расчета (по поступлениям или по расходам), расчетный период, интервал времени между обращениями в банк могут и не совпадать с выбранными для расчета лимитов самой организации и каждого из других ОП-1.

Наличную выручку и наличные расходы ОП-1 нельзя учитывать при подсчете лимита «остальной» организации.

Возьмем для примера такую ситуацию. У организации есть головное подразделение и одно ОП-1. Поэтому у нее два лимита:

• лимит самой организации, в данном случае он сводится к лимиту ГП;
• лимит ОП.

При этом у ГП лимит рассчитан по расходам за март 2015 г., так как выручки у него не бывает, а наибольшая сумма выдач из кассы была как раз в этом месяце. А у ОП-1 есть наличная выручка и почти нет расходов. Вы вправе рассчитать этому ОП лимит по выручке, причем не за март 2015 г., а за другой расчетный период - с наибольшими поступлениями от продаж. Понятно, что и значения третьего показателя формулы тоже могут различаться. А когда для организации и для ОП-1 выбран одинаковый способ расчета лимита, то разными могут быть расчетный период и Nc/Nn.

Лимит каждому ОП-1 должен быть утвержден приказом:

• <или> директора организации;
• <или> другого лица, которому директор по доверенности передал полномочия установить лимит именно этому конкретному ОП. Таким лицом может быть и руководитель этого ОП.

Если же такой приказ подписан руководителем ОП, у которого нет на это доверенности директора, то лимит не установлен и любой остаток в кассе - нарушени еп. 2 Указания ; п. 129 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25 .

ГРУППА 2. ОП, которые сдают излишки наличных в другую кассу организации (далее - ОП-2)

Этим ОП лимиты определите так.

ШАГ 1. Рассчитайте единый лимит по совокупной выручке/совокупным расходам (смотря какой способ выберете) всех ОП-2 и головного подразделения за единый расчетный период. Получится общий лимит - лимит организации.

Расчетный период, напомним, определяют в рабочих днях. День будет считаться рабочим, если работало хотя бы одно подразделение - ГП или какое-то из ОП-2. Например, у организации головной офис, который закрыт в субботу и воскресенье, и два магазина, которые работают без выходных. Максимальная наличная выручка, которая даст наибольший лимит, у организации была 26 и 27 декабря 2015 г. Для головного офиса эти 2 дня нерабочие. Несмотря на это, их можно взять в качестве расчетного периода.

Тут может появиться вопрос о том, какой способ расчета лимита взять, если характер деятельности у подразделений различается. Вы не обязаны брать способ расчета исключительно по показателям ГП - смотрите в целом по ГП и ОП-2.

Например, если у ГП вообще нет наличной выручки, а у ОП-2 она есть, то ничто не мешает вам выбрать расчет по объему поступлений.

Еще пример. Есть ГП и несколько ОП-2. «Голова» в основном расходует деньги из кассы, в том числе и принятые от «обособок». А «обособки» в основном получают деньги, это точки продаж. Поперебирайте совокупные поступления от продаж и совокупные выдачи в кассах ГП и всех ОП-2 за разные расчетные периоды и посмотрите: чего окажется больше - то и даст максимальный лимит. Осторожный подход - рассчитать по тому показателю, который преобладает в настоящее время.

Можно взять расчетный период из тех времен, когда какого-то из ОП-2 еще не было, - конечно, только если его появление не изменило характер деятельности организации.

ШАГ 2. Из суммы этого общего лимита выделите каждому ОП-2 свой лимит. Кому и сколько - решите сами, никаких ограничений тут нет. Исходите из потребности каждого ОП-2 в наличных и его возможностей оперативно сдать деньги в другую кассу организации. И уж конечно, вовсе не обязательно распределять лимиты между ОП-2 пропорционально «вкладу» каждого такого ОП в объем поступлений/объем выдач, использованный в расчете лимита.

ШАГ 3. Результат распределения закрепите приказом директора (уполномоченного им лица). Удобно это сделать в приказе об установлении лимита организации. Сделайте несколько экземпляров приказа - по одному для каждого ОП-2 и для ГП. Каждому ОП (руководителю или, если у ОП его нет, кассиру) передайте его экземпляр под роспись.

В отношении лимита ГП в кассовых правилах есть неясность. Должен ли быть у ГП свой фиксированный лимит? Или же оно может оставлять в кассе сумму, определяемую как общий лимит организации за минусом фактических остатков во всех ОП-2 на конец каждого конкретного дня?

Например, у организации есть одно ОП-2. По общей выручке ГП и этого ОП лимит получился 300 000 руб., из них 200 000 руб. выделено как лимит ОП. На конец дня остаток в кассе ОП составил 150 000 руб. Сколько может оставить у себя в кассе ГП до следующего дня: только 100 000 или 150 000?

Безопасно зафиксировать лимит ГП, в нашем случае это будет 100 000 руб. Да это и удобно, когда касса в ГП закрывается раньше кассы в ОП-2.

Если ОП-2 сдает деньги в кассу ОП-1

Тогда вы можете определить лимиты иначе. Лимит организации рассчитайте без учета денег этих двух ОП. Лимит ОП-1 определите с учетом выручки/расходов ОП-2, то есть по их совокупной выручке или совокупным расходам за единый расчетный период. Часть получившегося лимита ОП-1 (какую - решите сами) закрепите за ОП-2 как его собственный лимит.

Проще говоря, в целях расчета лимита эти два подразделения выступают как отдельная организация с «головой» в ОП-1. И лимит этому тандему определяется по тем же правилам, что и для ГП и ОП-2 ().

Так можно сделать, даже если характер деятельности у ОП-1 и ОП-2 разный: например, ОП-2 только получает наличные (от продаж) и передает их ОП-1, а ОП-1 только расходует эти деньги и сдает излишки в банк.

Обоснование такое. У ОП-1 лимит определяют по правилам, установленным для организаций. Для организаций есть правило о том, что они определяют свой лимит с учетом лимитов «обособок», сдающих деньги в их кассу. Получается, что раз ОП-2 сдает деньги в кассу ОП-1, то лимит у ОП-1 можно установить с учетом лимита ОП-2.

Приказ о лимите ОП-2 в этом случае должен подписать тот же, кто подписывает приказ о лимите ОП-1.

Если в ГП нет операций с наличными, а в ОП есть

Если ГП не принимает и не выдает деньги, то кассы у него нет и лимит ему не нужен. Такое может быть, когда у организации имеются:

• <или> только ОП-1 (одно или несколько). Тогда у каждого из ОП-1 будет свой лимит, рассчитанный исходя из его показателей, а у организации лимита не будет. И это не нарушение;
• <или> ОП-1 и ОП-2, но все ОП-2 сдают деньги в кассу какого-либо из ОП-1. Тут два равноправных варианта. Первый: лимит каждому ОП-2 нужно выделить из лимита того ОП-1, в чью кассу оно сдает деньги, рассчитав их общий лимит так, как описано выше. Второй: по совокупным показателям всех ОП-2 рассчитать их общий лимит - как лимит организации - и полностью распределить его между ними, ничего не оставив на ГП.

Если ОП не сдает деньги ни в ГП, ни в другое ОП, ни в банк

Например, ОП находится далеко от всех остальных подразделений. У него столь незначительная наличная выручка, что руководство не видит смысла сдавать ее в банк, а оставляет ее в кассе на мелкие текущие расходы. Нередко такая ситуация ставит бухгалтера в тупик: как установить лимит такому ОП, если для него правил не предусмотрено?

На самом деле такое положение дел само по себе - нарушение. Без лимита ОП просто не имеет права оставлять деньги в кассе (за исключением сумм, предназначенных для зарплатных и социальных выплат, в дни выдачи зарплаты, но не больше 5 рабочих днейпп. 6.5 , 2 Указания ). Любой остаток в кассе на конец дня оно обязано сдать - или в банк, или другую кассу организации. Если еще ни разу не сдавало - составьте приказ о том, куда в принципе должно сдавать (если в банк, то заодно установите, с какой периодичностью). Основываясь на этом приказе, выберите способ расчета лимита. Если на деле предполагается, что все наличные ОП все равно будут оставаться в нем, выделите такой лимит, чтобы его всегда хватало.

Если открыли новое ОП

Зависит от того, к какой группе оно относится:

• <если> это ОП-1, установите ему лимит исходя из его ожидаемой выручки или его ожидаемых расходов. Поскольку таким ОП лимит следует устанавливать по правилам, предусмотренным для лимита организации, то и правило о расчете «по ожиданиям» для нового ОП-1 тоже действует. Лимит организации при этом переустанавливать не нужно;
• <если> это ОП-2, то выделите ему часть существующего на этот момент лимита организации. При этом лимит организации нельзя увеличить на ожидаемые в ОП-2 объемы выручки или расходов. Как только ОП начнет работать с наличными, можно будет с учетом его объема поступлений или выдач увеличить лимит для всей организации.

Если в новом подразделении планируются сразу большие объемы, дайте руководителю ОП или другому его сотруднику полномочия сдавать деньги в банк. Тогда новому подразделению можно будет установить лимит «по ожиданиям».

Если закрыли ОП

Пересчитывать ли лимит организации? Важно, каким было закрытое ОП:

• <если> ОП-1, то ничего с лимитом организации делать не нужно. Ведь лимит этого ОП был рассчитан только по его собственным показателям, которые не учитывались при расчете лимита организации;
• <если> ОП-2, то ранее ему была выделена часть лимита организации, который определялся по совокупным показателям всех подразделений. Чтобы эта часть не пропадала, можно распределить ее между ГП и остальными ОП-2. То есть отдельным приказом директора установить им новые лимиты, не пересчитывая и не переустанавливая лимит самой организации. Но помните, что расчет лимита должен учитывать характер деятельности организации. Например, лимит организации рассчитан по выручке, а львиную ее долю приносило закрытое ОП-2 и никакому другому подразделению его функции не будут переданы. Тогда на дату его закрытия безопасно лимит организации пересчитать - так, чтобы в расчет не входили показатели закрытого ОП.

А теперь о копейках. Лимит устанавливают в рубля хпп. 1, 2 приложения к Указанию . Поэтому результат расчета можно округлить по правилам математик иПисьма ЦБ от 24.09.2012 № 36-3/1876 ; ФНС от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116@ : сумму менее 50 коп. отбросить, а сумму 50 коп. и более округлить до полного рубля.

• Что такое кассовая дисциплина
• Какие документы нужны для ведения кассовой дисциплины
• Кто осуществляет проверку кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина – это правила оформления кассовых операций. Говоря простым языком, правила приема, хранения и выдачи наличных денег. Для понимания термина «Кассовая дисциплина» следует четко понимать различия в определениях «Кассовый аппарат» и «Касса».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Их может быть как один так и несколько и зависит от потребности в ККТ вашего бизнеса, а также количества торговых точек. Однако по каждому установленному аппарату должна вестись соответствующая требованиям законодательства отчетность.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. Каких-то особых требований по содержанию кассы предприятия законодательством не оговорено, поэтому в этой роли может выступать как коробка от обуви, так и целый кабинет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

Правила кассовой дисциплины:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины возлагается на все субъекты административно-хозяйтсвенного сектора, которые работают с наличными деньгами. И не важно, принимаются они по ККМ или БСО. Используемая система расчета налогов в компании также не влияет на необходимость соблюдения кассовой дисциплины.

Правда для индивидуальных предпринимателей с середины 2014 года эти правила немного упрощены. В частности, упразднено оформление приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Требуется только оформление документов при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Кроме того, лимит остатка кассы не устанавливается для индивидуальных предпринимателей и предприятий, имеющих до ста работников, при условии, что общий размер годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей.

Все правила кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от и Указание от ).

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Для соблюдения кассовых правил на предприятии должно быть отдельное уполномоченное лицо – кассир. Однако это может делать и директор или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. В случае, когда предприятие имеет нескольких кассиров, обязательно назначается старший кассир. Также должно быть назначено лицо, ответственное за . Обычно это главный бухгалтер, но в зависимости от ситуации, может быть и кассир или непосредственно сам ИП. Также это может быть организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета.

С 2015 года необходимо оформлять следующие документы по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде.

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

• Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

В арбитражной практике по этому вопросу нет единого мнения.

Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе. Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок. Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

• Оптимизация продаж: 4 проблемы, которые решит мобильное приложение

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия. Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Важно! Наличные деньги из кассы нельзя использовать на погашение займов, оплату аренды и выплату дивидендов.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины. На что обращают внимание налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

• правильность ведения учета наличности в кассе;
• информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
• любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
• своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Действия, которые не относятся к описанным в данных статьях, не могут квалифицироваться проверяющими как правонарушения, соответственно, за них не может быть выписан штраф. Именно поэтому следует знать, за что могут наказать при выявлении фактов несоблюдения кассовой дисциплины, а за что нет.

1. Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц - от 3000 до 4000 рублей;
• на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Например, за время отсутствия администратора в салоне красоты, парикмахер не пробил чек клиенту. Несмотря на то что эти обязанности не входят в полномочия парикмахера, представители налоговой выписали штраф в 30 тысяч. В суде решение опротестовать не удалось, так как ООО признали виновным в необеспечении соблюдения требований о применении ККТ работниками предприятия. Президиум Высшего арбитражного суда РФ также поддержал налоговую и оставил решение в силе. Постановлением от 3 августа 2004 г. № 6902/04 виновной была признана организация, несмотря на доводы представителей организации о виновности непосредственно кассира.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник. Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

2. Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Как показывает практика, представители налоговой часто не соблюдают срок, установленный для наложения ответственности за это нарушение. Поэтому, если истекло 2 месяца с момента нарушения, и такой штраф все-таки наложили, смело идите в суд.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Например, за 2012 и 2013 год компания получала выручку в размере 500 млн руб. ежегодно. Это превышает установленные на то время лимиты (500 млн> 400 млн). Поэтому в указанные годы предприятие нельзя было относить к малым. За 2014 год организация получила 700 млн руб. выручки.

И с 25 июля 2015 года компания должна соблюдать новый лимит – не более 800 млн. Соответственно, есть все основания относить предприятие к числу малых, если, конечно, его численность за предыдущий год не более 100 человек, и в уставном капитале фирмы не более 49% доли крупных организаций.

Поэтому фирма имеет законное основание отменить лимит остатка кассы любой датой после 25.07.2015 г.

3. Хранение наличных денежных средств

Кассовая дисциплина 2016 года определяет правила хранения наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Основным нарушением этих правил обычно является отсутствие кассовой комнаты, согласно правилам, которая должна представлять собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за такое нарушение может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 рублей на предприятие.

Однако суд может отменить данный штраф в случае непредоставления полных и достоверных доказательств представителями налоговой. Соответственно контролеры должны в обязательном порядке:

• обнаружить свободные наличные денежные средства организации и точно определить их количество;
• зафиксировать достоверный факт их ненадлежащего хранения;
• указать конкретные нормы законодательства, которые были нарушены;
• указать дату и точное место совершения правонарушения.

В случае, если контролеры не смогут определить точное помещение, в котором находится касса и не смогут предоставить других доказательств, то суд будет на стороне организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 октября 2005 г. № А33-5576/05-Ф02-4795/05-С1).

4. Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.). Пример такого дела, решение по которому было принято в пользу налоговой, - постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 марта 2007 г. № Ф04-1084/2007(32053-А70-27). Кроме того, попавшись на таком нарушении очень велик риск привлечь выездную проверку. Так как это является основанием допускать факт уклонения от уплаты налогов путем занижения сумм выручки.

5. Превышение лимита расчетов наличными

Также популярное нарушение кассовой дисциплины. С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

В соответствии с п. 3 ст. 434 ГК РФ договор не обязательно заключается в виде единого документа. Согласно п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, лимит устанавливается в пределах одного договора. Но договоры далеко не всегда оформляются письменно. К примеру, если предприятие получает товар по накладной и оплачивает на основании выставленного счета, то лимиты нужно считать в рамках каждой отгрузки.

Счет, оформленный надлежащим образом и содержащий наименование и количество приобретаемого товара, может являться офертой. А оплата, согласно п. 1 ст. 435, ст. 438 ГК РФ, является акцептом этой оферты. Отсюда и возможность заключения разовых сделок купли-продажи, не превышающих разовый лимит в 100 00 рублей (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу № А75-4466/2013).

Соответственно, если сумма по одной накладной менее 100 000 рублей, допускается ее оплата наличными денежными средствами из кассы предприятия. Однако, в случае наличия долгосрочного договора поставки, претензии проверяющего будут вполне обоснованы. Но в случае отсутствия ссылки на этот договор в накладных, есть все основания для оспаривания решения в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу № А33-18496/2012).

Бытует мнение, что лимит ограничен сутками. Однако, это ошибочное мнение. Лимит ограничивает сумму только в рамках одного договора. Периодичность платежей эта норма не регулирует. Если компания имеет разные договоры, суммы которых не превышают 100 000 рублей, то по ним вполне можно производить оплаты в течение одного дня.

От грамотного ведения бухгалтерии на предприятиях зависит очень многое. Квалифицированный бухгалтер, профессионально и точно выполняющий свои служебные функции, способен оградить организацию от претензий со стороны контролирующих органов: налоговой службы, трудовой инспекции и др. Среди прочих обязательных процедур, которые должен проводить бухгалтер, входит соблюдение кассовой дисциплины, в том числе установка лимита кассы.

Расшифровываем понятие «лимит кассы»

Если говорить простым языком, то словосочетание «лимит кассы» расшифровывается довольно просто: это максимально допустимая величина наличных средств в денежном хранилище, сейфе или кассе коммерческой компании на конец дня. Данная норма введена Центробанком РФ, и устанавливать этот предел бухгалтерия предприятия должна в индивидуальном порядке в начале каждого календарного года.

Установка и соблюдение кассового лимита – головная боль многих бухгалтеров. Для того, чтобы избежать излишков, им приходится постоянно следить за наличностью, и если в кассе вечером денег вдруг становиться больше установленной нормы, то представителю бухгалтерии нужно ехать в банк, чтобы . В противном случае при какой-либо проверке избежать административного наказания вряд ли получится.

Как было раньше

Ранее абсолютно все предприятия и организации, имеющие дело с наличными деньгами должны были лимитировать остаточные средства в кассе. С июня 2014 года эта практика изменилась: теперь некоторые представители бизнеса могут не устанавливать лимитов. Неудивительно, что многие захотели воспользоваться этим правом.

Однако, проведенные налоговиками проверки обнаружили некоторые нарушения, вызванные недостаточным знанием законодательной базы в части безлимитного содержания денежных остатков и, как следствие, применили штрафные санкции к целому ряду предприятий и организаций.

Именно поэтому для того, чтобы избежать претензий со стороны налоговых служб, реализовывать право на безлимитную кассу нужно грамотно и с четким пониманием всех правил данного процесса.

В каких случаях превышение лимита в кассе допустимо

Как прописано в законе, в строго определенные дни, предприятия и организации могут вполне правомерно допускать кассовые излишки. В частности:

1. Если предполагается выплата заработной платы, социальной, материальной помощи, стипендий и т.п., но не больше пяти рабочих дней с момента снятия денег на эти цели с расчетного счета компании;
2. Если кассовые операции ведутся в нерабочие праздничные или выходные дни, в кассе также могут быть суммы выше предельных значений.

Любые другие обстоятельства не могут служить оправданием для превышения лимита и неизбежно повлекут за собой административное наказание в виде наложения штрафов.

Штрафы за превышение финансового предела в кассе

Денежные взыскания за превышение суммы выручки, хранящейся в кассе довольно существенны:

• Юридические лица (предприятия и организации) могут быть оштрафованы на сумму от 40 до 50 тыс. руб.
• Индивидуальные предприниматели , а также должностные лица (бухгалтера или руководители) коммерческих компаний подвергаются штрафу в размере от 4 до 5 тыс. руб.

Если нельзя, но очень хочется: право на отказ от кассового лимита

Воспользоваться этим правом могут коммерческие компании, относящиеся к сфере малого бизнеса, а также все индивидуальные предприниматели, причем независимо от применяемого ими налогового режима.

Отказ от лимита в кассе не подразумевает под собой каких-то специальных действий, вполне достаточно просто соответствовать определенным параметрам:

• предельный доход – не более 800 тысяч без НДС за выполненные услуги и проданные товары;
• ограниченность персонала – за последний календарный год число сотрудников на предприятии не должно быть выше 100 человек;
• участие в уставном капитале — не более четверти доли других юридических лиц.

Если фирма подпадает под эти требования, то она смело может хранить в кассе неограниченные финансовые средства.

В тех случаях, если право на отсутствие лимита по кассе возникает не с момента регистрации предприятия, а, по каким-то другим причинам, в процессе его деятельности, то для того, чтобы им воспользоваться, руководству предприятия нужно предпринять следующие шаги:

1. В письменном постановлении отменить ранее изданный приказ об установлении кассового лимита;
2. Выпустить новый приказ, где будет прописано, что с такого-то числа кассовый лимит отсутствует.

Установка кассового лимита: порядок и правила

Как уже было сказано выше, все крупные предприятия и организации обязаны вводить кассовые ограничения. Если это не проведено, то по закону кассовый лимит считается нулевым. Для того, чтобы установить предел финансов, хранящихся в кассе, руководителю предприятия или организации нужно выпустить соответствующий приказ. Никаких заявлений или уведомлений в налоговую инстанцию подавать не нужно.

Внимание! По собственной инициативе установить кассовый лимит могут ИП или юридические лица, работающие в области малого и среднего предпринимательства.

Как правило, обоснованием таких действий служит желание обеспечить контроль за сохранностью наличных денег. При этом, надо понимать, что если соответствующий приказ издан и кассовый лимит установлен, то бухгалтерия предприятия или ИП обязаны его соблюдать, а весь излишек отвозить в банк. При обнаружении в ходе проверки каких-либо нарушений, специалисты налоговой инспекции непременно прибегнут к административному наказанию.

Как рассчитать кассовый лимит

Именно этот вопрос больше всего интересует начинающих бухгалтеров. Ломать над ним голову не нужно – варианты расчета предусмотрены законом::

• По объему поступлений наличных денежных средств по формуле:

  Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни

• По объему выдачи налички (если нет наличной выручки) по формуле:

  Лимит = Выдачи /Расчетный период х Дни

Пояснения:

Выручка – сумма средств от реализации услуг и продажи товаров. Если предприятие только создано, то здесь нужно указать предполагаемый размер поступлений;

Расчетный период – от 1 до 91 дня включительно. Выбран он может быть абсолютно произвольно;

Дни – от 7-14 рабочих дней между сдачей наличности. Следует помнить, что чем меньше количество дней, тем меньше в кассе должно оставаться денег.

Таким образом, если предприятие в силу установленных законом обстоятельств обязано строго соблюдать кассовую дисциплину, проводить ежевечерний подсчет дневной выручки и сдачу остатков в банк, то делать это нужно по всем правилам и нормам, установленным законодателем. В противном случае, избежать административных санкций со стороны контролирующих структур вряд ли получится.

Кассовая дисциплина в 2018–2019 годах предусматривает строгое соблюдение правил ведения кассовых операций, установленных для фирм и ИП, имеющих дело с наличными расчетами. Какие правила и нюансы нужно знать при работе с ККМ? Кто, как и когда проводит контроль за соблюдением кассовой дисциплины? Какая ответственность возникает за нарушение ведения кассовых операций? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы в материале далее.

Контрольно-кассовая дисциплина в 2018-2019 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона "О ККТ..." от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП, находящимися на ЕНВД, и ИП, применяющими ПСН. Им достаточно оформить для покупателя любой документ, подтверждающий прием денег. По содержанию он схож с обычным товарным чеком. Однако с 01.07.2018 эти лица (кроме занятых определенными видами деятельности) утратили возможность таким образом оформлять получение денежных средств и обязаны применять онлайн-кассы (п. 7 ст. 7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Ведение таких видов деятельности, как оказание услуг населению, торговля в розницу, услуги общепита и ряд других, дает плательщикам ЕНВД и ИП, применяющим ПСН, право отложить применение онлайн-касс до 01.07.2019 (п. 7.1 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2018-2019 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций» .

• Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ, основные этапы внедрения которых приходятся на 2017-2019 годы.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

• «Онлайн-кассы с 2017 года - закон принят» ;
• «Актуальные поправки к закону об онлайн-кассах» .

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, - ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)» .

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте в материале «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?» .

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).

О действующем порядке выдачи денег по отчет читайте .

• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в материале «Как рассчитать лимит остатка кассы?» .

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

• «Валютные операции: понятие, виды, классификации» ;
• «Изменения в валютном законодательстве с 2018 года» .

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2018-2019 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2017 такой вид касс стал обязательным для использования всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?» .

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ» .

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы)» .

Для лиц, имеющих возможность отсрочить начало работы с онлайн-кассами, остаются в силе правила, позволяющие выдавать при получении денег за осуществленную у них покупку документ любой формы, свидетельствующий о получении средств. Поэтому форму необходимых им бланков (в частности, бланков БСО, применяемых, например, при оказании услуг населению) фирма или ИП вправе разработать самостоятельно, если такой бланк не утвержден на законодательном уровне. Обязательные реквизиты таких БСО приведены в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Корешки бланков БСО, подтверждающих сумму полученной за день выручки, следует сдать вместе с деньгами в операционную кассу в конце рабочего дня.

Подробнее о применении БСО старого образца читайте в материале «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?» .

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» ;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?» .

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2018-2019 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2018-2019 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти и контрольные ленты ККТ - по технике старого образца.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО, - для тех их видов, которые продолжают оформляться по старым правилам.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней с 15.07.2016 увеличен до 1 года со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Ранее срок давности за административные нарушения составлял 2 месяца. Так что разовое нарушение кассовой дисциплины в 2019 году может остаться безнаказанным.

Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2018-2019 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения 2-месячного срока с момента совершения правонарушения), то радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. С 01.07.2017 обязательными для применения стали ККТ нового типа - онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

Существуют лица, не обязанные применять ККТ, а также лица, обладающие правом начать делать это позднее (с 01.07.2018 или с 01.07.2019). Они вправе выдавать при приеме денег любой документ, подтверждающий факт приема. Этот документ может иметь самостоятельно разработанную форму, если его бланк не утвержден законодательно. Здесь можно руководствоваться правилами оформления старых БСО.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2018-2019 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), - ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.