Любая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной целью. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить интерес сторон, организуется встреча.

Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.

Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.

О деловой встрече принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренности и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программы встречи.

В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два-три дня. Запланированная за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже только по психологическим причинам.

Особой тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встречи нужно, безусловно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:

^ Порядок встречи;

^ Персональный состав участников;

^ Участие представителей прессы;

^ Вручения цветов;

^ Приветственные речи;

^ Размещение в гостинице;

^ Деловая часть;

^ Посещение культурных объектов; * г поездки по стране; ^ Неофициальные приемы; ^ Провода.

Об организации деловой встречи можно договариваться с помощью электронной почты, факса, телефона. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи, ведь если забыть то, выходить повторно на связь будет не совсем удобно.

Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:

Предмет деловой встречи;

Место проведения;

Временные рамки;

Количество участников;

Материалы для обсуждения и итоговые документы встречи.

Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться далее.

Местом проведения деловых встреч, переговоров является, как правило, служебное помещение их участников (в себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью средств коммуникации - дистанционно.

Большинство деловых людей предпочитают своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом, помощью юристов, экспертов и тому подобное.

Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, узнать больше о партнере, его фирму и условия ее функционирования.

Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждения вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот вариант при решении конфликтных ситуаций.

Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.

Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу на глаз необходимо принимать во внимание обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.

При большом количестве участников желательно быть в курсе дел, каждый и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать следующие моменты:

Не планировать встреча непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;

Не планировать ответственных встреч в понедельник (настроение на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных)

Обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;

Сформулировать тему и цель разговора;

Подготовить соответствующую информацию;

Отредактировать формулировки, понятия, суждения;

Подготовить аргументы и контраргументы;

Определить состав участников встречи;

Выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых неожиданностей;

В случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;

Оговорить количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон.

Обмениваются протокольными спискам в начале встречи. Если же списки заблаговременно не составлены, стороны обмениваются визитными карточками.

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов, в частности те, что отражают позицию участника встречи и содержат рекомендации по рассматриваемому вопросу; проекты различных соглашений, протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.

Автор знаменитого бестселлера "Как уцелеть среди акул" Харви Маккей отмечает, что знать то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. "Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и чертах характера, то у вас всегда будет основание для установления контакта с ними", - считает автор книги.

Специалистам, которые будут принимать участие во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, терпимость, тактичность, стремление к взаимопониманию.

Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатие). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.

Начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важным, принципиальным вопросам, а затем - к обсуждению вопросов, по которым можно легко прийти к согласию;

Задавать доброжелательны и прямые вопросы;

Ответы выслушивать;

Записывать ценную информацию;

Выражать желание понять позицию партнера;

Вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он - личность, имеет полное право на уважение к себе, на признание его как личности);

Ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;

Аргументировать свои предложения цифрами, фактами;

Проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;

Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение компании по этому вопросу пока не подлежит разглашению. Рекомендуют ответить так: "В настоящее время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно".

Задавать вопросов, которые подсказывают ответ;

Вести разговоры о религии и политике;

Давить на собеседника;

Заставлять партнера долго ждать встречи;

Обманывать партнера и постоянно требовать от него доказательств.

Приступать к разговору без тщательно продуманного плана. Большое значение имеет размещение деловых партнеров за столом,

дистанция между ними, положение относительно друг друга, дистанция в общении. Во время встречи можно много узнать о партнере (в этом помогут слова, жесты, позы, мимика).

Важно умело закончить встречу, то есть подвести итоги разговора, выработать общее решение, вовремя и корректно ЕЕ завершить.

Вопросы и Задания для самоконтроля

Задача 1. Представьте, что вы готовитесь к деловой встрече. Ответьте на следующие вопросы:

1. Четко я представляю свою цель в виде желаемого результата, то есть я хочу иметь в конце беседы?

2. Как можно будет оценить результат, то есть как вы узнаете, достигли ли вы желаемого?

3. Какие мои предположения о целях собеседника?

4. Какими средствами я владею для достижения поставленных целей?

5. Какова позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

6. Как я донесу к партнеру свою позицию?

7. Как я узнаю его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами я могу столкнуться?

9. Как подстраховать себя и уменьшить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они возникнут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если она неприятна, и учесть естественные различия в восприятии и оценке обсуждаемой проблемы?

12. Какие применять способы влияния на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Насколько раскрывать свои позиции?

16. Как управлять атмосферой разговора?

17. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение? 18. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

19. Какие интересы партнера и как их понять?

Задание 2. Прочитайте текст. Сформулируйте и запишите правила, которым нужно следовать, чтобы встреча прошла успешно.

Приятному человеку труднее отказать, поэтому старайтесь понравиться человеку, который вас принимает. Обращайтесь мудро и этично, верьте в успех. Чтобы деловая встреча прошла успешно, рекомендуют:

учитывать, что у вас будет одна возможность произвести первое впечатление. Ученые доказали, что 90% информации о человеке формируют первые 90 секунд общения с ним;

Время изменить впечатление о себе, что сложилось у партнера по деловому общению в течение первой встречи, бывает очень сложно. Деловой человек, работая над своим имиджем для первой деловой встречи, должна уделить особое внимание своему внешнему виду и эмоциональному состоянию;

впечатление о внешнем виде составляется на основе следующих показателей: физические данные (лицо, волосы, рост, телосложение, осанка), самопрезентация (умение себя подать, акцентировать внимание на своих достоинствах и нейтрализовать недостатки).

Эмоциональное состояние формируется под влиянием многих факторов. Эмоции, чувства, переживания могут найти свое отражение в поступках человека. Известно, что положительное первое впечатление производят люди, излучающие положительные эмоции: улыбающиеся, жизнерадостные, приветливые.

Замкнутость, настороженность, явная или скрытая тревога, разумеется, не способствуют установлению взаимопонимания.

С первым появлением перед партнером по общению ваши походка, осанка, поза должны продемонстрировать энергию, динамичность и уверенность в себе.

Будьте пунктуальны. На встречу придите вовремя. Опаздывать нельзя, потому что это свидетельствует о безответственности, ведь вы будете заставлять вашего делового партнера ждать и тратить свое личное время. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, позвоните тому, кто вас ждет.

Заранее продумайте свой костюм. Деловой имидж, аккуратность и опрятность очень важны для того, чтобы на встрече преподнести себя с лучшей стороны. Если вы придете на встречу с деловым партнером в неопрятной или неподходящей одежде, могут возникнуть сомнения в вашей деловой компетентности. Перед тем, как войти в приемную, еще раз проверьте: на месте галстук, или застегнуть пиджак, или начищенные ботинки, хорошо ли вы причесаны и тому подобное. Считают, что небрежный внешний вид говорит о неуважении к собеседнику.

Прибыв на встречу, назовите свое имя секретарю или другому сотруднику, ответственному за прием посетителей и сообщите о времени назначенной встречи. Вручите свою визитку, если она есть, секретарю, чтобы она отнесла руководителю. Если секретарь не предложила вам раздеться, спросите у нее, куда вы можете повесить пальто.

Если ожидания приема затягивается, вы можете договориться о переносе встречи на другой день. Независимо от того, насколько неприятным было поведение начальника с вами, вы должны с секретарем держаться вежливо. Когда вам разрешили войти в кабинет к тому, с кем назначена встреча, сначала представьтесь, если раньше вы не были знакомы. Установите контакт с помощью взгляда и улыбки.

Я кию вы уже знакомы, то обменяйтесь поздравлениями и пожмите друг другу руки. Взгляд, улыбка, рукопожатие сообщают партнеру по общению о вашей дружелюбие, готовность к сотрудничеству. Вы произносите приветствие и первые фразы. Здесь важны приветливая уважительная интонация и другие особенности звучания вашего голоса. Голос с своеобразной визитной карточкой личности. В деловом общении мощный голос неуместен: в общественных местах громко разговаривать не принято.

Громкая речь, конечно, эмоциональная, но воспитанные люди не дают воли своим эмоциям в деловой обстановке.

Слишком тихий голос также неуместен в деловом общении. Владельца тихого голоса считают робкой, неуверенной человеком. Постоянное переспрашивание накапливает раздражение. Слишком быстрый темп речи говорит о том, шо человек взволнован.

Этот темп требует напряжения, чтобы следить за содержанием высказывания, быстро утомляет. Когда собеседник во время разговора сбивается, то о нем складывается мнение как о нервной опрометчивого человека. Слишком медленный темп речи свидетельствует о том, что говорящий силой подбирает слова или по каким-то причинам не желает разговаривать.

Пол время деловой встречи лучше исключить некоторые позы и жесты, чтобы не подавать партнеру негативные сигналы. Например, такие жесты и позы подозрительности и скрытности, которые выражаются в составленных руках, отклоненном назад корпусе, скрещенных ногах, наклоненной вперед голове.

Жестами нервозности с покашливание, прочистки горла, частое курение.

Жестами неуверенности с переплетенные пальцы рук, при этом большие пальцы нервно двигаются, или пощипывание ладони, или почесывание боковой поверхности шеи.

О том, что собеседник скучает, говорят такие его жесты, как машинальное рисования на бумаге, постукивание по столу рукой или по полу ногой. Опущенные веки, почесывание головы, снятие очков и демонстративное их откладывание в сторону - это жесты, которые говорят о нежелании слушать. О том, что собеседник говорит неправду, могут свидетельствовать такие жесты, как почесывание шеи, оттягивание воротничка рубашки, прикосновение к носу, прикрытие рта рукой, покашливание.

Перейдя к сути дела, прямо и ясно расскажите тому, кто вас принимает, о том, что привело вас к нему. Когда закончите, ругайте возможность ему выразить то, что он считает нужным, и внимательно выслушайте его.

Старайтесь не перебивать собеседника. Напишите свое мнение. Если вам необходимо в чем-то убедить собеседника, сделайте это вовремя и тактично.

Держитесь уверенно, с чувством собственного достоинства. Уверенным мешают быть страхи и опасения за последствия, ожидания враждебности и негативных реакций со стороны партнера по общению, а также недооценка себя, когда чувствуешь за собой права занимать твердую позицию и требовать корректного и честного отношения к себе.

В поиске решения не останавливайтесь на первом приемлемом варианте.

Если вам задают много вопросов, то вы прекрасно знаете правила ответов.

Чем больше запрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее должны отвечать. Если тот, кто спрашивает, использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или предположения, не нужно повторять их в ответе. На сложные проблемные вопросы отвечайте, если есть продуманный вариант решения проблемы. Импровизировать здесь не требуется.

На вопрос провокационного характера не отвечайте, переводите разговор на того, кто спрашивает, или отвечайте шуткой. Почувствовав, что время встречи подходит к концу, встаньте, поблагодарите за беседу, за время, вам уделили, попрощайтесь и, выйдя из кабинета, попрощайтесь с секретарем.

Задача 3. Допишите предложения:

1. Готовясь к деловой встрече, нужно предусмотреть такие элементы...

2. Протоколы предусматривают следующие основные моменты: ...

3. Предметом деловой встречи является...

4. Местом проведения деловых встреч, переговоров является...

5. При большом количестве участников деловой встречи необходимо учесть...

6. Участникам деловой встречи должны быть присущи такие черты характера...

7. Чего нельзя делать во время деловой встречи?

Задание 4. Напишите небольшой рассказ-план на том "Как я буду готовиться к деловой встрече?"

Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

.Подготовка и проведение деловых встреч

1.1 Предмет деловой встречи

Эффективное проведение деловой встречи требует серьезной и тщательной подготовки.

Предметом деловой встречи является вопрос, проблемы, которые нужно рассмотреть во время встречи. Кроме встреч с целью решения деловых проблем проводятся также протокольные встречи, которые еще называют «визитами вежливости», поскольку они проводятся с целью личного знакомства или выявления внимания к партнеру по определенному поводу.

О деловой встрече следует договариваться заранее. В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за 2-3 дня. Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, по телефону.

Особенно тщательной должна быть подготовка к встрече с иностранцами. Нужно предусмотреть все элементы программы их пребывания: порядок встречи, персональный состав участников, участие представителей прессы, обмен сувенирами, приветственные речи, размещение в гостинице, деловая часть, культурная программа, неофициальные приемы, провода.

1.2 Место проведения деловой встречи

Место проведения встречи имеет важное значение для сторон переговорного процесса, ведь может стать важным аспектом эффективности встречи для одной или всех сторон переговоров. Существуют следующие варианты выбора места проведения деловых встреч: на своей территории, на территории партнера, на нейтральной территории и с помощью средств коммуникации (дистанционно).

Большинство деловых людей предпочитают проведению встреч на своей территории (в помещении своей фирмы).

Встреча на своей территории дает возможность выгодно для себя использовать статус хозяина. Ведь в этой ситуации очень часто срабатывает выражение «дома и стены помогают». Хозяин может набором соответствующих тактических приемов влиять на процесс течения переговоров. Это средства организационного плана: выбор и устройство помещения, размещение участников за столом переговоров, организация переговорного процесса (затяжки, перерыва), организация культурных и социальных программ.

Организационные средства связаны с психологическими. Ведь формы и уровень организации переговорного процесса создают соответствующую психологическую атмосферу (дружелюбия, давления, напряженности, манипуляции и т.д.). Примером может быть оформление офиса Размер стола, дистанция между хозяином и посетителем, форма, размер стула (кресла), который предлагается посетителю т.д.). Кроме того, уже сам статус гостя будет вызывать у человека определенную психологическую напряженность.

Важно также то, что хозяева не тратят время и силы на преодоление усталости после дороги и на адаптацию к среде. Они могут использовать имеющиеся возможности своего офиса: телефон, факс, Internet, секретарские услуги, комнаты для отдыха, помощь экспертов, юристов, вышестоящих лиц и др.

Подготовка помещения. При подготовке помещения к деловой встрече (переговоров) специалисты по научной организации труда советуют придерживаться следующих основных требований: чистота, порядок, проветренность, отсутствие шума, благоприятная для обеих сторон температура помещения, комфортное освещение.

Наиболее пригоден цвет стен для встреч - это светло-голубой цвет помещения.

Интерьер помещения для переговоров улучшится при наличии ваз с цветами, картин.

Территория партнера. Существуют случаи, когда лучше проводить переговоры на территории партнера. В первую очередь это возможность получить дополнительную информацию о партнере, его фирму.

Уже сам факт, что вы согласились провести переговоры на территории партнера, является элементом уважения к партнеру, демонстрирует серьезность ваших намерений и может убедить другую сторону в том, что с вами стоит иметь дело.

Эффективность выбора вариантов вышеприведенных встреч зависит от ситуации. Но лучшим является вариант организации попеременных встреч на «своей территории» и на «территории партнера».

Нейтральная территория. Важно то, что встреча на нейтральной территории не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективным этот вариант может быть при решении конфликтных ситуаций.

С этой целью в гостиницах, бизнес центрах создаются специально приспособленные для этого помещения. Во многих случаях для переговоров используются конференц-залы.

В случае необходимости неофициального общения встреч за рубежом используются загородные деловые клубы для бизнесменов. В случае отсутствия широкой сети подобных учреждений, в нашей стране используются рестораны (кафе).

Дистанционно. Развитие международной телефонной связи, фототелеграфа (факс), сотового телефона, сети Internet, видеокомуникаторив (конференц-видеосвязь) позволяет облегчить процесс организации и проведения переговоров и в значительной мере отказаться от организации очных встреч. Современные средства связи позволяют осуществлять прямой электронный контакт с передачей изображения и звука.

Временные границы. Важным шагом к успеху деловой встречи является правильный выбор времени и дня недели. Нужно учитывать обстоятельства деловой жизни, деловые привычки партнеров, часы их оптимальной работоспособности.

Так, некоторым людям лучше работается утром, их называют «жаворонками», другим вечером - это «совы», промежуточный тип называют «голубями». По исследованиям ученых «совы» составляют примерно 33%, «жаворонки» - 17%, а «голуби» - 50% от общего количества людей.

1.3 Время проведения деловых встреч

Психологи предлагают при организации переговоров учитывать такие факторы Не нужно планировать встречу непосредственно перед обедом. Мысли о еде мешать конструктивному общению. Но если встреча уже предусмотрено, будет хорошо в процессе переговоров предложить партнерам чашку кофе, чай, что-то немного поесть.

Не следует планировать встречу сразу же после обеда. Нужно предоставить партнерам собраться с мыслями и проверить необходимую информацию.

Понедельник, с одной стороны, не лучший день для встреч. Ведь людям нужно время, чтобы настроиться на рабочий ритм после выходных. Хотя, с другой стороны, в понедельник преимущество «свежей головы», в этот день встречаться для обсуждения важных проблем, планируя закончить их до конца недели.

Пятница, когда все уже ожидают выходных, не лучший день для того, чтобы начинать угодно.

Необходимо обсуждать продолжительность встречи. Ведь может случиться так, что ваш партнер, которого не предупредили о продолжительности встречи, через полчаса после начала встречи извинится и, сославшись на необходимость выполнения своих не менее важных дел, оставит вас. Обусловленного времени проведения встречи принято обязательно соблюдать.

Договорившись о времени проведения встречи, необходимо быть точным. Опоздание рассматривается как оскорбление принимающего лица и может отразиться на ходе переговоров. В случае допустимой задержки нужно найти возможность, пусть даже за короткое время, предупредить партнера и соответственно извиниться.

1.4 Состав делегации

Переговоры между двумя представителями проводятся очень редко. Поэтому элементом протокола деловой встречи является обусловливание состав ее участников. В состав делегации входят:

непосредственные участники переговоров;

компетентные консультанты (эксперты);

вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари и др.).

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием фамилии, имени и отчества, места работы и должности участника, заносятся в протокол.

Обмен протокольными спискам, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава и уровня участников переговоров зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров. Так, китайские делегации на переговорах отличаются численностью, а американцы предпочитают небольшим группам. Повышает имидж делегации наличие в ее составе представителя другого пола.

1.5 Материалы для обсуждения

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов. Существуют соответствующие категории документов, которые обсуждаются в ходе деловых отношений:

документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов и, как правило, содержат рекомендации по вопросам, которые будут рассматриваться;

проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые предлагаются в качестве основы для проведения переговоров;

проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Сложным, но важным элементом подготовительной работы является подбор различных документов по вопросам, которые предполагается рассмотреть. Это официальные справки и документы, вырезки и газет и журналов, которые содержат сведения о партнере и его бизнес, это данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке. Несмотря на то, что все это требует больших усилий, знаний и времени, в итоге такая работа себя оправдывает. Так, в своей работе «Как выжить среди акул» X. Маккей отмечает, что знать хоть что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. Если знаете своих клиентов, если известны их специфические интересы и черты характера, то всегда будет основа для установления контакта. Предлагает анкету из 66-ти пунктов, включает вопрос о личных данных клиента, образование, семейное положение, предыдущей деятельности, особые интересы, стиль жизни и др., И дает возможность лучше «узнать» клиента.

Оптимальным результатом договоренности является осознание каждым ее участником, что он получил определенную выгоду по сравнению с исходной ситуацией.

1.6 Расстановка и оборудование столов

Важным элементом подготовки помещения к деловой встрече является оборудование столов.

Психологический аспект влияния на участников встречи может носить форма стола. Так, по мнению австралийца Алана Пиза, квадратный стол не располагает к доверию и способствует созданию атмосферы соревнования. Такая форма стола пригодна для проведения коротких деловых переговоров. Переговоры за круглым столом предусматривают неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями. Небольшой журнальный столик помогает дружеской беседе и служит проведению визитов вежливости

На столах раскладываются для каждого участника блокноты, авторучки, карандаши, проспекты. Стулья или кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола для переговоров принято расставлять группами бутылки с минеральной водой и чистыми стаканами.

Желательно позаботиться о кофе или чай. Для этого необходимо предусмотреть на столах для переговоров самовар, несколько хороших сервизов, чай, кофе, печенье, фрукты, пирожные или кондитерские изделия.

Если поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, но прежде чем зажечь, необходимо спросить разрешения у присутствующих лиц. Если же курить нельзя, должно быть подготовлено помещение для курения во время перерыва.

1.7 Встреча делегации

Подготовкой помещений для деловых встреч обычно занимаются либо специально наемные работники фирмы, или приглашенные специалисты.

Важным элементом делового протокола является организация встречи делегации. В первую очередь, необходимо правильно определить уровень встречающих. Встречать должен тот, кто приглашал, подписывал письмо с приглашением, но как исключение - один из его заместителей.

При встрече делегации, особенно зарубежной, необходимо придерживаться определенных протокольных правил

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3-х человек.

Если гость приезжает вместе с женой, то председатель принимающей делегации встречает его также со своей женой.

Первым представляется глава, который принимает делегацию, и если на встречу приехала его жена, то он отрекомендовывает ее гостям.

Вторым представляется гость - глава иностранной фирмы, который отрекомендовывает также и свою жену.

Председатель принимающей делегации потом отрекомендовывает своих сотрудников - членов делегации, приехавшие встречать гостей, по рангам. Если среди встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает в первую очередь. Если женщин немного, то их рекомендуют по рангам, а затем мужчин - также по рангам.

Руководитель делегации, приехавшей после этого таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем женщинам - участникам делегации или прибывшим вместе с членами делегации. При встрече и проводах в аэропорту или на вокзале следует преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилейных дат).

Встреча делегации неизбежно связана с размещением в автомашинах. Знание правил посадки согласно международной протокольной практики необходимо каждому члену делегации. Их должен знать и водитель, и переводчик, и руководитель делегации, и его жена (Приложение 17).

Прежде, машина имеет подаваться так, чтобы правая дверь были обращены к тротуару. Первым и садится, и выходит пассажир, занимающий почетное место. Если условия не позволяют водителю подать машину правым боком к тротуару, то почетный пассажир садится в машину через левую дверь. Они также садятся через левую дверь.

Почетный пассажир занимает место на заднем сиденье с правой стороны по ходу автомобиля, у него - хозяин или руководитель встречающей делегации. Рядом с водителем может сесть охранник, репортер и, как исключение, переводчик. Лицо, занимающее почетное место, выходит через правую дверцу, а остальные, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте - через левую.

2. Подготовка и проведение приемов

2.1 Приёмы и их сущность

Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2.2 Назначение и подготовка проведения приёмов

Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского «начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками (» на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

мужа не сажают рядом с женой;

два иностранца из одной страны не сидят вместе;

последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Заключение

В ходе проведенной работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к деловой встрече или приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Деловые встречи и приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов:

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Список литературы

) Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002.-с. 208.

) Данкел. Деловой этикет - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 370.

) Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

) Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с. 354.

) Яшин В.В Деловая этика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Приложение

деловой встреча прием делегация

Раскладка на официальных приемах: 1 - 12 гости в порядке официального старшинства

Раскладка на официальных приемах с хозяйкой: 1 - 14 гости в порядке официального старшинства

Неофициальный прием. Стол П-образный, хозяин и хозяйка сидят напротив друг друга. Этого плана рассадки, хотя он и принят в международной практике, следует избегать, т. к. гости 7-12 практически не могут общаться с хозяином

На официальных завтраках и обедах рассадка гостей проводится в соответствии с их рангом в порядке протокольного старшинства.

Официальные должностные лица, имеющие ранг или титул, находящиеся в отпуске или не у дел, другими словами, не выполняющие своих функций, соответствующих своему рангу, уступают старшинство гостям того же ранга, находящимся в активной работе. Если гость выполняет обязанности более высокие, чем положено ему по рангу, он занимает положенное ему самое высокое место.

Поскольку женщины все чаще и чаще занимают высокое положение в выборных органах и на административных постах, на официальных завтраках и обедах женщины рассаживаются среди мужчин в зависимости от их ранга.

На неофициальных завтраках и обедах, где присутствуют мужчины и женщины, по возможности не рассаживаются рядом. В таких случаях, если только женщина не является главой представительства, женщины рассаживаются в соответствии со старшинством мужей.

Вдовы сохраняют ранг мужей. Женщины без сопровождения мужчины рассаживаются в соответствии с возрастом, положением или почетным званием. Замужние женщины имеют старшинство выше вдовствующих или разведенных. Все женщины по старшинству выше молодых девушек, если только их ранг и выполняемые обязанности или почетные звания не дают кому-либо из них особого предпочтения.

Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин в соответствии с рангом жены, если занимаемое им положение не дает ему право на более почетное место.

На встречах, где присутствуют как официальные должностные лица, так и выдающиеся деятели, неизбежны противоречия между старшинством по праву и старшинством по соображениям вежливости. В этих случаях необходимо учитывать следующие правила:

·всегда принимается во внимание относительное старшинство лиц, занимающих официальное положение;

·когда старшинство определено, почетные гости размещаются среди должностных официальных лиц, с отданием предпочтения по соображениям вежливости лицам, занимающим высокое положение и имеющим большее влияние в общественной жизни;

·преимущество иностранных гостей общепринято. Равные по рангу иностранные гости занимают более высокое место, чем граждане своей страны. Граждане, работающие за пределами своей страны, имеют более высший ранг, чем их соотечественники.

На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место справа от хозяйки (на неофициальном приеме) или справа от хозяина (на приеме официальном). Далее идут места слева от хозяйки и хозяина по мере удаления менее почетные.

На официальном приеме, где приглашенные присутствуют без жен или мужей, главному гостю предлагается место за столом напротив хозяина.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Чтобы установить позитивные взаимоотношения с партнерами, важно придерживаться не только правовых основ. Один из секретов успеха – ведение переговоров с соблюдением установленных обычаев и правил. Все эти нормы делового этикета вырабатывались на протяжении многих лет. И пренебрегать ими в среде деловых людей и дипломатов не принято.

Каждый человек время от времени участвует в переговорах – ходит на собеседования при поиске работы, заключает договоры, продает товары или договаривается об оказании услуги. Задача переговоров – обменяться мнениями и добиться запланированного результата.

Независимо от того, на каком уровне ведутся переговоры, будь то обсуждение рабочих вопросов начальника с подчиненным, встреча партнеров по бизнесу или даже глав государств, в деловом этикете предусмотрено три основных этапа ведения переговоров:

• подготовка;
• переговорный процесс;
• достижение согласия.

Подготовка переговоров

Успех переговорного процесса в значительной мере определяется его подготовкой.

К ней относятся как организационные, так и содержательные составляющие. Поскольку спорные ситуации нередко возникают и в бытовой, и в деловой, и в межгосударственной сфере, вопросы соблюдения этикета всегда остаются актуальными. Нарушение установленных норм влечет негативные последствия.

Для того чтобы не допустить ошибок, стоит учитывать, что этикет деловых встреч и переговоров требует от участников переговоров вежливости и тактичности, соблюдения дресс-кода, а также положительного настроя и доброжелательности. Инициативу должна проявлять принимающая сторона. Начало беседы, заполнение неловких пауз, общее руководство беседой – ее прерогатива. К гостям необходимо относится как к партнерам, а не врагам.

Определение места и времени

Деловой этикет требует, что дата и точное время переговоров было оговорено ее участниками заранее. Согласовав их с партнером, нельзя опаздывать. Это создает негативный имидж и демонстрирует неуважительное отношение. Если избежать опоздания по каким-либо причинам избежать не удалось, необходимо принести извинения.

Назначать рабочие переговоры рано утром или в позднее время, а также во время обеденного перерыва не стоит. Лучшим выбором считается первая половина дня. Кроме того, серьезные деловые встречи обычно не назначают в последние недели года, когда многие заняты подведением итогов работы и финансовыми вопросами. Место встречи, например, в неофициальной обстановке или в переговорной офиса, выбирается таким образом, чтобы оно отражало общую концепцию.

Сбор и анализ данных, необходимых для переговоров

Подготовка к переговорам требует всестороннего изучения их темы.

По этикету количество участников встречи с каждой из сторон, а также их статус должны быть соразмерными. Каждая делегация должна иметь главу – человека, который принимает окончательные решения.

В преддверии встречи стоит продумать, какие информационные материалы могут оказаться полезными, так чтобы важная информация в печатном виде всегда была под рукой у каждого участника. Проекты договоров также необходимо готовить заблаговременно.

Составление плана переговоров, определение цели

Этикет деловых переговоров предусматривает не только решение организационных моментов, но и проработку содержательной стороны.

Прежде всего, необходим тщательный отбор сведений, определение основных проблем и путей достижения соглашений. Готовясь к переговорам, целесообразно составить список интересов обеих сторон, распределяя их от самых важных до менее существенных.

Стоит выбрать наиболее подходящий вариант ведения переговорного процесса, а также план действий на случай неудачи. Это повышает шансы продолжить обсуждение проблемы в будущем.

Наконец, в ходе подготовки надо определить проблемы, постараться разобраться в них. Например, готовить новую сделку можно долго, однако решение о ее заключении необходимо принимать быстро и немедленно реализовывать. План деловой встречи должен максимально охватывать актуальные вопросы, не ограничиваясь установлением времени и места переговоров.

Ведение переговоров

Ведение деловых переговоров укладывается в следующую схему:

1. начало встречи;
2. обмен сведениями;
3. аргументация и контраргументация;
4. поиск и принятия решения;
5. завершающая часть.

Успешность этого процесса определяется умением собеседников задавать вопросы и слышать ответы , а также соблюдением норм делового этикета. Все участники встречи должны быть точны, честны, корректны и тактичны.

Представление и рассадка гостей

Все члены принимающей стороны к назначенному времени обязательно собираются в подготовленном для переговорного процесса помещении. За встречу гостей обычно отвечают сотрудники, не принимающие участия в мероприятии.

Первым приветствует собравшихся и представляется глава принимающей делегации, затем – руководитель делегации гостей. Затем хозяин предлагает всем занять места. Он же первым делает это. Остальные участники рассаживаются, ориентируясь на расставленные таблички. Чаще всего оба располагаются напротив друг друга, в центре. Представители каждой делегации размещаются вдоль своей стороны длинного стола.

После того, как все переговорщики заняли места, лидер принимающей стороны может начать представление своей команды. После этого, согласно деловому этикету, очередь переходит к главе гостей.

Если на встрече присутствует менее десяти участников, происходит обмен . Каждый вручает свою карточку тому, кто размещается напротив.

Определение списка вопросов и формирование повестки дня

Начало и ведение беседы – обязанность руководителя принимающей стороны. Его же задача – недопущение затянувшихся пауз, которые могут быть неверно истолкованы как сигнал к завершению беседы.

По этикету, приступать к обсуждению проблемы с места в карьер не следует. Сначала принято обмениваться фразами на отвлеченную тематику. Например, можно отметить уже имеющийся опыт плодотворного сотрудничества или хотя бы поговорить о погоде. А таких тем, как религия, национальные вопросы, спортивные предпочтения, лучше не касаться. Они могут стать причиной разногласий. Затем глава хозяев переходит к основной теме переговоров, может давать слово другим участникам, экспертам.

Деловой этикет предусматривает протоколирование встречи . Для этого применяются или запись на диктофон. Но для ее ведения необходимо проинформировать обе стороны и получить их одобрение.

Обсуждение спорных вопросов

Переговорные процессы не всегда заканчиваются успешно, интересы участников часто не совпадают. Стороны могут не прийти к согласию относительно основной темы обсуждения или же частных предложений и тезисов. В этом случае договариваются о следующем раунде переговоров, чтобы взять паузу и продолжить поиск вариантов решения по каждой задаче.

При возникновении спорных вопросов этикет требует сохранять и спокойствие.

Завершение переговоров

В конце встречи необходимо немного разрядить атмосферу. После завершения официальной части мероприятия руководитель принимающей стороны может предложить снять пиджаки. Но инициатива окончания переговоров должна оставаться за лидером гостей.

Достижение соглашений на встрече

Обсуждая то или иное решение проблемы, участники переговорного процесса стремятся к достижению конкретных результатов. Любые договора и соглашения могут приниматься только в рамках так называемого переговорного пространства. Это те допустимые решения, на которые могут согласиться оппоненты.

Достижение соглашений может осуществляться на основе принятия решений следующих типов:

• компромиссного – предполагающего взаимные уступки;
• асимметричного – при котором уступки одной стороны существенно превосходят уступки оппонентов;
• принципиально нового – максимально устраивающего обе стороны.

Подводим резюме встречи

Деловые встречи, как правило, завершаются принятием того или иного решения. Этикет переговоров требует, чтобы оно было закреплено документально. Уполномоченные представители обеих сторон подписывают итоговые документы и получают свои экземпляры.

По итогам встречи обязательно составляется письменный отчет . Его можно отправлять партнерам для утверждения.

Все достигнутые соглашения должны соблюдаться, независимо от того, были ли они устными или письменными. Важнейшее правило делового этикета – держать данное слово.

Анализ итогов переговоров

Переговоры считаются завершенными только тогда, когда их результат полноценно проанализирован, предприняты все меры для выполнения соглашений, а также сделаны выводы, которые помогут подготовиться к следующим мероприятиям.

Анализ проводится для того, чтобы сравнить цель переговоров и их конечный результат , определить те действия, которые вытекают из результатов.

Чтобы достичь взаимопонимания с , важно четко соблюдать общепринятые нормы делового этикета, а также знать национальные черты и психологию поведения. Для этого, готовясь к мероприятию, необходимо ознакомиться с культурой страны, откуда приезжают гости.

Например, переговоры с иностранными партнерами из требуют максимально прямого диалога, намеки они воспринимают как нечестность или неуверенность. В этикете молчание часто ценится выше, чем сказанное слово. Поэтому японцы оставляют предложения недосказанными до тех пор, пока точно не убедятся, как их воспримет собеседник.

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Что представляет собой деловая встреча

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

• дать либо принять информацию от собеседника. Обмен информацией одна из главных причин, по которой проводятся деловые встречи;
• предоставить ответы на появившиеся вопросы у партнеров;
• указать на то, что собеседник принял правильное либо неправильно решение относительно той или иной сложившейся ситуации;
• установить контакт между собравшимися людьми, обсудить совместную перспективу, а также подписать протокол, где будут отражены дальнейшие действия каждого из присутствующих;

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

• Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить
l&g t;

Виды деловых встреч

Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

Рассказывает практик

Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

Организация деловых встреч: основные требования

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

Деловая встреча должна быть запланирована заранее

Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

Выбор места для проведения переговоров

Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

Подготавливаем помещение

Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.

Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

Места проведения подобных встреч

Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

Разграничиваем время

Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

Оптимальное время для встреч

Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

Как приглашают на бизнес-встречу?

Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

Делегационный состав

Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

К делегационному составу относят:

• лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
• консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
• вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

Что обсуждается?

За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов , предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

• документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
• разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
• документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул» говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

Подготовка помещения

Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

Как выбрать свой образ на деловую встречу

Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру, тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

• Какая у меня цель?
• Насколько важна для меня данная деловая встреча?
• Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
• Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
• Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
• Насколько убедительна и естественна моя речь?
• Как я могу повлиять на своего собеседника?
• Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
• Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
• Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
• Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то, что хотели, необходимо использовать три варианта : максимальный, оптимальный, минимальный.

Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

• Что нас объединяет?
• Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
• Какие у него любимые темы для разговора?
• Как он относится к политике?
• Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
• Какое у него в данный момент положение?
• Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
• Какая у него тактика?
• Какие цели он преследует?
• Что он может у меня спросить?

После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

• начало диалога;
• полное информирование собеседника;
• аргументирование сказанного;
• принятие решения;
• завершение диалога.

Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

Техники эффективного начала диалога

Техника снятия напряжения

При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

Техника «зацепка»

Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

Техника стимулирования

В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

Техника «ближе к делу»

Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

1. Учитесь излагать свои мысли кратко, но при этом объективно.
2. Используйте язык собеседника.
3. Не стесняйтесь проявить к нему уважение.
4. Желательно обращаться к собеседнику по имени и отчеству - это также покажет, что вы интеллигентный человек.
5. Не лишним будет сказать несколько комплиментов относительно работы этого человека, в частности его организации, а также структуры самого предприятия.
6. Проинформируйте его о результатах, которых вам удалось достичь с момента вашей прошлой встречи, если, конечно, таковая была.
7. Подготовьте такой вопрос, чтобы он по-настоящему заинтересовал собеседника.
8. Помните, все ваши суждения должны быть обоснованы.
9. Не пренебрегайте вопросами «зачем?», «почему?», «как?». Чем больше вы зададите подобных вопросов, тем лучше поймете позицию человека.
10. Не упускайте ни единой мысли, что говорит собеседник. Можно даже уточнять: «Правильно ли я понял(а) вас, что…?», «Вы имеете ввиду…?».

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Правы те, кто считает, что встречаться надо чаще. Известная в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско) Рене Шимада Сигель говорит, что даже если вы работаете в IT-сфере, где виртуальное общение воспринимается естественно, успешными станете только в том случае, если не будете игнорировать личные встречи.

Мы позвали несколько независимых консультантов в офис и с еще несколькими общались в Skype, - рассказывает она в своем блоге. - Тема была одна и та же - бизнес-проект, в котором должны были участвовать компании этих людей. В первом случае мы намного лучше сориентировались в возможных проблемах. Жесты и мимика рассказали обо всех тонкостях. В личном разговоре участвуют эмоции, мы видим неприкрытые расстоянием страх, доверие, дружелюбие и искренность. Мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество.

В личном разговоре мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество

Не прячьте цели

О совещании как эффективном инструменте управления внутри компании мы уже говорили здесь. Деловая встреча в контексте данной статьи — это контакт с внешними партнерами: клиентами, контрагентами, подрядчиками. Поэтому она отличается от совещаний, хотя общие принципы ее подготовки и проведения те же:

• цель;
• план;
• резюме (протокол).

Нюансы обусловлены тем, что участниками встречи являются люди, которых мы не можем обязать и не можем им приказать. Можем лишь заинтересовать, обаять, убедить. Или наоборот — оттолкнуть или напугать.

О необходимости ставить цель много говорить не будем — и так понятно, что разумный человек не потащится по пробкам на другой конец города, не понимая, зачем. Отметим лишь, что цель не только должна быть определена, но и донесена до тех людей, с которыми вы хотите встретиться.

Чтобы не было разнотолков в трактовке, ее надо записать. Но без разных там «требуется», «назрела необходимость» и так далее. Это вам требуется и у вас назрело, а для партнера вашей проблемы может вообще не существовать в природе. Поэтому будьте тактичны, ставьте себя с партнером вровень, даже если в реальности вы выше его на голову.

Ищите женщину

Поставили цель — рисуем план. То есть на том же листочке, где тактично сформулировали цель, записываем вопросы, которые хотим обсудить. Тогда во время деловых переговоров и вы не упустите ничего важного, и партнеры будут знать, к чему готовиться. Обязательно укажите, что они могут дополнить или скорректировать ваш план. Только попросите уведомить вас о внесенных изменениях.

Далее надо продумать, кто с вашей стороны примет участие во встрече. Полезны носители эксклюзивной информации, специалисты по ведению переговоров, сотрудники, способные оперативно предлагать нестандартные решения в изменяющейся ситуации. Привлекательная женщина в составе группы тоже будет плюсом. Количество участников встречи с обеих сторон должно быть одинаковым. Оптимальный вариант — два человека: один ведущий, другой дополняет и фиксирует информацию.

Заранее обсудите с участниками цели и желаемые результаты встречи. Каждый должен понимать, какова его роль, и что от него ожидают. Мягко напомните коллегам, что инициатива в вашей компании, конечно, не наказуема, но неуместное ее проявление не приветствуется.

Если вы не первое лицо компании и не представляете планируемую встречу без участия руководителя, потрудитесь объяснить ему, зачем он будет нужен. Шеф, без сомнения, оценит ваш профессионализм, если вы изложите свои доводы за пару-тройку минут.

Получив согласие, в письменном виде снабдите босса максимальной информацией о второй стороне, предмете встречи и ожидаемых результатах его участия.

Памятуя, что лучше один раз увидеть, чем потом семь раз резать, подготовьте наглядные материалы: презентации, буклеты, проспекты, визитки.

Углы не располагают к доверию

Место встречи выбирается с учетом ее целей, задач, статуса участников и реалий ситуации. Возможны три варианта: на вашей территории, в офисе партнера и в «нейтральных водах».

Приглашая к себе, вы берете на себя роль гостеприимного хозяина и показываете свое хозяйство изнутри. Дома, конечно, даже стены помогают, но они должны произвести на гостей нужное вам впечатление.

Как утверждает австралийский писатель и психолог Аллан Пиз, даже форма стола влияет на настрой участников встречи. Квадратный или прямоугольный стол, говорит он, не располагает к доверию и создает атмосферу соревнования. Переговоры за круглым столом задают встрече неформальный характер и указывают на возможность свободного обмена мнениями. Небольшой журнальный столик располагает к дружеской беседе.

Принимая приглашение партнера приехать в его офис, вы оказываете уважение, которое будет особо оценено, если ваш статус в бизнес-среде выше. Вы, в свою очередь, сможете лучше понять, чем и как живет компания, с которой предстоит сотрудничать.

Нейтральная территория ставит участников в равные условия, поэтому она лучше всего подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска выхода из конфликтов.

Будет неплохо, если продумаете, как сесть за столом. Если расположитесь напротив друг друга, это добавит официальности. Сели рядом — значит, предлагаете дружеский диалог.

Футбол в помощь бизнесу

Продолжительность встречи оговоривается заранее. Затягивать рандеву можно лишь при наличии веских оснований.

Считается, что наименее продуктивны встречи, назначенные на понедельник (тяжелый день) и вторую половину пятницы (в мыслях уже банька и шашлыки).

Не стоит намечать встречу перед обедом, когда в мозгу доминируют сигналы от опустевшего желудка, и сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, а не обсуждать деловые вопросы.

А вот совместить обед с деловыми переговорами при наличии доброй воли обеих сторон вполне приемлемо.

Во время разговора показывайте свою открытость, готовность искать компромиссы, нацеленность на устраивающий всех результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику, жесты. Невербальная информация не менее ценна, чем словесная.

Допустимо разбавить деловую часть неформальным общением, например, обменяться впечатлениями от вчерашнего футбольного матча. Это позволит установить отношения, близкие к дружеским.

По результатам встречи следует подготовить резюме, в котором прописать достигнутые договоренности. Составляют его обе стороны, совместными усилиями оттачивая формулировки. Инициатор встречи отправляет готовый текст другой стороне и всем участникам со своей стороны.

Новые контакты, полученные на встрече, заносятся в единую базу компании.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.