Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем , так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите .

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

– в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется , запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если производится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о . Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета , которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

1. Сроки внесения записей.
2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
3. Отсутствие сокращений в записях.
4. Необходимость под роспись с вносимыми записями.
5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

1. Порядок внесения сведений о работе.
2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
3. Запись дат с применением арабских цифр.
4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
8. Отсутствие точек при внесении записей.
9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
10. Отсутствие печати при приёме на работу.
11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день . А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта;
• диплома или свидетельства;
• справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

№	дата			Сведения о приёме на работу, перевод …	Наименование № и дата документа …
	число	Мес.	год
1	01	10	2015	Служба в вооружённых силах Российской	Военный билет
				Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015	СТ № 987654
			Общество с ограниченной ответственностью
			«Гран» (ООО «Гран»)
2	01	10	2015	Принят помощником мастера по перетяжке	Приказ от 01.10.2015
				мягкой мебели	№ 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

• нигде не работал;
• не обучался;
• не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как , так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены , в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

• актами;
• докладными или служебными записками;
• объяснительными;
• решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

• по диплому;
• по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
• по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

1. По желанию работника.
2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Поскольку трудовая книжка является юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж каждого работника, к ее заполнению предъявляются повышенные требования. Правила заполнения трудовых книжек являются общими для всех работодателей, на которых и возлагается ответственность за ведение этих документов.

Из статьи вы узнаете:

• каковы основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году;
• какие правила установлены для заполнения трудовых книжек при приеме на работу;
• какие действуют правила заполнения трудовой книжки при увольнении;

Основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году

Трудовую книжку обязательно должен иметь каждый сотрудник предприятия, с которым заключен трудовой договор на временной или же постоянной основе. Если для сотрудника данная организация является первым рабочим местом, обязанность работодателя - завести на имя нового работника новую трудовую книжку и внести в нее все его личные сведения. Если данное рабочее место у человека уже не первое, при поступлении он должен в обязательном порядке предъявить работодателю полученную ранее трудовую книжку. Кадровик обязан проверить правильность уже внесенных в нее записей и принять документ на ответственное хранение.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

На первой странице трудовой указываются личные данные владельца, в том числе:

1. Фамилия, имя и отчество (они должны совпадать с данными, указанными в паспорте);
2. Дата рождения (пишется арабскими цифрами);
3. Сведения об образовании, специальности (на основании документов об образовании);
4. Дата заполнения трудовой книжки (нужно проверить, чтобы расхождение с датой приема на первое рабочее место было не более 5 дней);
5. Подписи ответственного сотрудника отдела кадров (с указанием должности) и владельца трудовой книжки с расшифровкой, разборчивым почерком;
6. Печать предприятия, заверяющая внесенные сведения.

Правила заполнения трудовых книжек в 2016 году, в том числе, их копий, дубликатов и вкладышей в них, а также внесения в них исправлений изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69, а также Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

Основная часть трудовой книжки состоит из двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о вознаграждениях», они поделены на графы, записи в которые вносятся в строго установленном порядке, ручкой с черными, фиолетовыми или синими чернилами, разборчивым почерком. Исправления не допускаются - при обнаружении ошибки запись признается недействительной и корректные данные вносятся отдельной записью под новым порядковым номером.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек, каждой записи присваивается очередной порядковый номер. Его необходимо занести в графу 1. В графу 2 вносится дата записи, которая должна соответствовать дате документа, на основании которого сведения вносятся. В графе 3 указываются сведения о работе владельца трудовой книжки - приеме на работу и увольнении с нее, повышениях и понижениях, переводах и перемещениях. Записи в этой графе производятся со ссылками на трудовое законодательство. В графу 4 необходимо вносить наименование и реквизиты документа, на основании которого сделана запись.

В раздел «Сведения о вознаграждениях» вносятся данные о полученных работником за период действия трудового договора с работодателем государственных наградах и почетных званиях. Правила заполнения трудовых книжек и порядок внесения записей для этого раздела установлены точно такие же, как и для раздела «Сведения о работе», только в этом случае в графе 3 следует указать, кем и за что был награжден работник, тип награды и поощрения.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование компании, ставится печать предприятия. Записи о приеме на работу присваивается очередной порядковый номер.

Обратите внимание! В графе «Сведения о работе» не указываются ни порядковый номер, ни дата, когда сделана соответствующая запись. Правила заполнения трудовой книжки устанавливают, что порядковый номер вносится только в графу 1 и един для всей записи в трудовую книжку, а дата вносится в специально отведенную для нее графу 2.

Таким образом, под наименованием в следующей строке в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу. В графе 3 запись нужно начинать с глагола: «Принят в…», «Избран в…», «Назначен в…», после которой следует наименование структурного подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывают наименование документа - основания и его реквизиты.

Правила заполнения трудовых книжек при увольнении

Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ работодателя. В графе 1 проставляется следующий порядковый номер в соответствии со сквозной нумерацией, установленной правилами заполнения трудовых книжек. В графе 2 дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении графы 3 допускается использование формулировок: «Уволен…», «Действие трудового договора прекращено…», «Трудовой договор расторгнут…», при этом основание увольнения должно быть сформулировано в точном соответствии положениям Трудового кодекса. В графе 4 после слова «Приказ» нужно указать его реквизиты.

Помните:

Если делается запись об увольнении, это означает, что сотрудничество работника и данного работодателя прекращается. Поэтому после записи об увольнении должна стоять подпись сотрудника отдела кадров с расшифровкой, заверенная печатью предприятия. Подтверждением согласия с внесенными записями и получения трудовой книжки служит подпись и расшифровка подписи, сделанная владельцем этого документа.

Вложенные файлы

• Трудовая книжка (бланк).xls
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (образец).doc

Трудовая книжка – официальный документ, главное предназначение которого состоит в отражении трудового стажа гражданина, в том числе общего, непрерывного и специального.

Учет осуществляется строго по датам. В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с заполнением, хранением и учетом данного документа.

Законодательное урегулирование ведения данного документа

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют вопросы хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, являются:

1. Трудовой Кодекс нашей страны со всеми его изменениями и поправками с момента принятия.
2. Постановление исполнительного органа – Правительства России под номером 225 «О трудовых книжках».
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, указанная в постановлении Правительства РФ под номером 69.

Зачастую в вышеперечисленных документах обнаруживается немалое количество противоречий. Если и вы столкнулись с подобной ситуацией, помните – руководствоваться следует главным актом – Трудовым Кодексом.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Согласно действующему российскому законодательству ответственность за вопросы, связанные с трудовыми книжками в организации, лежит на плечах работодателя . Непосредственную же ответственность за все вопросы, связанные с трудовыми книжками (ведение, хранение) отвечает назначенное им лицо – например, директор по персоналу. Таким образом, при отсутствии в организации данного сотрудника всеми кадровыми вопросами, в том числе и заполнением трудовых книжек, ведает руководитель.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Общие правила заполнения

Трудовая книжка – документ, который обязан иметь каждый сотрудник организации, входящий в на протяжении не менее 5-ти дней и для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовых книжек также должно осуществляться в отношении сезонных и временных работников и тех, кто подлежит социальному страхованию.

Сокращения при заполнении трудовой книжки не допускаются – все записи должны быть прописаны полностью. Кроме того, каждая запись нумеруется арабскими цифрами. Если необходимо проставить цифру до 10 – например, 7 марта, то перед ней ставится 0.

При приеме каждого сотрудника на работу ответственное лицо должно удостовериться в подлинности представляемого им документа. Во-первых, на титульном развороте трудовой книжки обязательно должна находиться печать – штамп первой организации, в которой трудился гражданин. Без данного элемента трудовая книжка считается недействительной. Также кадровику необходимо сверить паспортные данные. При ненадлежащем оформлении документа за счет работника оформляется его дубликат.

В трудовую книжку не допустимо внесение сведений о каких бы то ни было взысканиях со стороны руководства. Исключением из данного правила является пометка об увольнении.

Инструкция по правильному ведению

Рассматриваемый нами документ имеет простую структуру – он содержит всего три раздела :

• сведения о гражданине;
• сведения о его трудовом пути;
• сведения о награждениях.

Данные о сотруднике располагаются на титульном развороте трудовой книжки и представляют собой информацию об имени человека, его дате рождения, уровне образования и полученной профессии. Прописывать вышеперечисленные сведения можно только в полностью, сокращения не допускаются .

В качестве подтверждения используются соответствующие документы – оригинал паспорта или другого документа, удостоверяющего личность и диплом о профессиональном образовании. Закрепляется оформление главного листа трудовой книжки печатью организации, а также подписями работника и кадровика.

Второй раздел трудовой книжки – сведения о работе – предполагает проставление данных о приеме сотрудника на работу, переводах и факте увольнения. При этом обязательно должна быть проставлена дата, должность и юридическое название компании. Также все записи сопровождаются номером соответствующего документа – например, приказа и штампом юридического лица.

В третьем разделе менеджером по персоналу или другим ответственном лицом фиксируются все достижения работника, полученные им за период работы в данной компании. Указывается дата получения награды, ее наименование и номер приказа.
При окончании любого из вышеперечисленных разделов за счет работника оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку.

Правила и нюансы ведения трудовых книжек на предприятиях изложены в следующем видеоматериале:

Распространенные ошибки и неточности

К основным ошибкам , допускаемым сотрудниками службы по персоналу при заполнении трудовой книжки и последующем внесении записей в данный документ, являются:

1. Неточности в имени, фамилии и отчестве лица.
2. Ошибки при указании даты – например, указание месяца прописью, в то время как это необходимо делать арабскими цифрами.
3. Неполное указание информации об уровне образования гражданина – например, отсутствие сведений о получении гражданином второго диплома.
4. Отсутствие данных о специальности работника.
5. Отсутствие подписей – как самого сотрудника, так и ответственного лица за его прием на работу.
6. Отсутствие штампа организации.
7. Использование печати отдела кадров вместо печати юридического лица.
8. Путаница в разделах трудовой – например, внесение данных о работе в раздел о награждениях.

Образец заполнения трудовой книжки

Согласно существующим правилам зачеркивания для ошибок ни в одном из разделов трудовой книжки не допускаются. Исправить положение можно только путем признания неправильной записи недействительной и внесением новой.

Правила заполнения вкладыша

При окончании трудовой книжки вовсе не обязательно заводить новый документ – достаточно сделать вкладыш . Порядок его оформления абсолютно аналогичен порядку оформления трудовой книжки. В соответствии с правилами вкладыш обязательно должен быть , а вот каким образом это делать – в каком месте размещать, какими нитками пользоваться – законодательство не говорит.

Несмотря на то, что с технической точки зрения рациональнее всего вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, все же лучше сделать это в конце документа, так как в первом случае возможны неудобства с разбивкой записей. В подавляющем большинстве случаев для этого применяют суровые нитки и делают около 4-х проколов.

В самой трудовой книжке ответственное лицо обязано указать серию и номер вкладыша и поставить соответствующую печать. Штамп можно поставить в нескольких местах – например, на титульном развороте или на внутренней стороне оборота. Главное требование – ставить печать необходимо таким образом, чтобы она не перекрывала собой других надписей.

Обязанность оплаты расходов за оформление вкладыша в трудовую полностью ложится на работника. Однако в некоторых случаях, например, при порче документа не по его вине, внести денежные средства необходимо будет виновнику.

Дубликат: когда он необходим, порядок его оформления

К числу основных обстоятельств, при которых требуется выдача дубликата трудовой, можно отнести ее потерю и сильный износ, при котором дальнейшее пользование документом невозможно.

Согласно существующим правилам, в случае потери работником трудовой книжки сотрудник кадровой службы обязан в течении 15 рабочих дней выдать работнику новый документ. Отсчет данного срока начинается с того момента, как ответственное лицо получит заявление гражданина об утере трудовой книжки, где будут указаны все обстоятельства, при которых произошло данное происшествие.

При выдаче нового документа – дубликата – менеджеру по персоналу необходимо сделать пометку «Дубликат» на титульной странице вверху с правой стороны.

В том случае, если утеря трудовой книжки произошла до поступления человека в данную организацию, и он уже имел официальное место работы, то первым делом кадровик должен указать трудовой стаж гражданина. При этом работнику в качестве доказательства своего стажа потребуется представить справки, приказы и другие документы.

Хранение и учет

Трудовая относится к числу документов строгой отчетности, поэтому порядок их хранения и учета четко установлен на законодательном уровне.

Так, согласно одному из постановлений Правительства России в каждой компании обязательно должны присутствовать книги по учету трудовых книжек . Первая из них носит название приходно-расходной и предназначена для ведения контроля бланков и вкладышей рассматриваемого кадрового документа. Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обоих случаях требуется соблюдение определенных правил по ведению подобного рода документов – нумерации каждого листа, прошивки, заверения подписью ответственного лица (как правило, руководителя организации), скрепления соответствующей печатью или пломбировки.

При игнорировании руководством юридического лица требования по ведению книг учета и хранения трудовых книжек им грозит наказание в виде административного штрафа, величина которого колеблется от 1000 до 50 000 рублей.

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления. 2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов. 3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» . Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов. 4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» . Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: .

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано .

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Требования	Правила заполнения	Примечания
Порядковый номер	Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты	Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ - число, ХХ - месяц, ХХХХ - год	Например, при указании в документе даты 9 апреля 2017 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2017
Цвет чернил	Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля	Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения	Сокращения в персональных трудовых документах использовать нельзя. Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью
Язык	Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке	В республиках РФ в 2016-2017 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу	Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя: о приеме на работу, об увольнении, о переводе при смене должности либо места работы, об изменении квалификации специалиста, о поощрении, награждении	Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения	В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи. Если человек только начинает свою трудовую деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента начала трудовых отношений. Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения	При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору
Состав сведений	личные сведения, вид выполняемой сотрудником работы, перевод, увольнение, причина увольнения, информация о поощрениях, вознаграждениях
Ознакомление работников организации с записями	1. Сотрудники должны обязательно быть ознакомлены с внесенными в персональные трудовые книжки записями. После ознакомления с записями, сотрудник ставит подпись в личной карточке, где дублируются записи трудовой книжки 2. После того как отношения в рамках трудового договора завершены, записи, внесенные в ТК, заверяются. Далее ставится подпись руководителя, подпись сотрудника и печать организации 3. После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Роспись ставится также на титуле вкладыша и дубликата

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним . Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Оформление титульного листа

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

• Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации , то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• поставьте номер записи в первой графе;
• во второй графе укажите дату перевода;
• в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
• в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, .

Индивидуальный предприниматель (ИП) - это юридическое лицо или физическое? Разъясняем .

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: .

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
2. В первой графе поставьте номер записи.
3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

• 
  1. Как внести исправления в сведениях о работе
• 
  2. Как внести исправления на титульном листе
  ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Запишите номер записи в 1-й графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Уполномоченное лицо снимет копии со всех страниц документа, имеющих записи.

На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.

На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент .

Дубликат

Дубликат - это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам - это основа процветания и успеха бизнеса.