Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Всем, привет. Профессию Вы, скорее всего, избрали от безысходности. Ну что, я угадала? Зарплата небольшая, частые штрафы и офисные проверки.

А еще воровство. Но Вы отвечаете только за кассу. То есть, за деньги. Если в минус, платите из собственного кошелька. В конце каждой смены.

Ну не пугайтесь Вы так. Я дослужилась до старшего кассира. В общем, поехали.

* Вы должны научиться быстро и безошибочно считать крупные и мелкие деньги, сканировать товар и давать сдачу. Не забывайте про чеки. Упаковывайте селедку (и не только) в бесплатные целлофановые пакеты.

* Ничего сложного в освоении кассового аппарата нет. Иногда требуется сделать возврат. Вот тут и начинается первая суматоха.

* Научитесь спокойствию. Без железной выдержки ничего у Вас не получится. Работа кассира производится в нескончаемом потоке покупателей, среди которых встречаются недовольные, злобные, конфликтные и сварливые. И если Вы станете реагировать на каждую тварь, то не продержитесь даже и недели.

* Внимательно следите за тем, что пробиваете. Особо прыткие, станут отвлекать, заговаривать зубы, аккуратно продвигая коляску у себя за спиной. Ненавязчиво в нее загляните. Если послышатся возмущения, просто не обращайте внимания. Могут обозвать, унизить, оскорбить. Опытный кассир выполнит свою работу, помня о том, что магазин, как бы Вам полегче сказать, это стойло, где головы бывают разные. Грубо, но доходчиво. Если покупатель Вас отругал, представьте себя врачом-психиатром, перед которым стоит обостренный пациент. Я так делала, становилось легче работать.

* Чтобы научиться работать на кассе, надо понимать, что в магазине никто Вас не похвалит и не отблагодарит. Администратор считает, что Вы обязаны делать то, что он говорит. Не нравится, милости просим на биржу труда.

* А вот и самое главное. Подружитесь со сменщицей. Во что бы то ни стало! В случае чего, она Вас подменит, но и Вы ее не подводите. Помните о том, что Вы работаете в одной упряжке. Разлаетесь, значит придется кому-то уволиться. Хорошо, если без подстав. А то еще будете выплачивать недостачу. Я все это прошла, когда начинала работать кассиром.

* Иногда Вас попросят заменить продавца. Вы также выкладываете штучный товар на стеллажи, расположенные рядом с кассами. Не забудьте распечатать актуальные ценники.

* В магазине “кухня” своя. Со временем, Вас в нее посвятят. Но для этого надо научиться держать язык за зубами.

У меня норковая шуба, средней паршивости иномарка, дача в Подмосковье и забитый до отказа холодильник. Несмотря на то, что живу я без мужа, в трехкомнатной квартире.

Если появились вопросы, Вы задавайте. Отвечу сполна.

Варвара Дмитриевна Пономарь.

Материал подготовил я- Эдвин Востряковский.

Лекция №1. Кассовый аппарат « POS -терминал».

1. Устройство ККМ и правила эксплуатации.

ККМ – это контрольно кассовая машина. Название ККМ – «POS-терминал», программа – Ягуар.

ККМ состоит из следующих основных элементов:

Монитор

Клавиатура

Принтер (фискальный регистратор «Штрих-ФР-К»)

Дисплей для покупателей

Системный блок

Денежный ящик

Сканер (объемный)

Источник бесперебойного питания

Источник бесперебойного питания позволит кассе работать еще 20 минут в случае отключения электроэнергии. Кассир в этом случае обслуживает последнего покупателя, закрывает чек, всех остальных покупателей просят оставить покупки и покинуть магазин.

Правила эксплуатации и техники безопасности:

К работе на ККМ допускаются кассиры, прошедшие подготовку, проверку знаний и инструктаж по технике безопасности. Запрещается:

Устанавливать ККМ на открытом воздухе, в местах, не защищенных от влаги, пыли и прямых солнечных лучей, вблизи электронагревательных приборов, мощных электродвигателей и других источников электрических помех;

Включать машину в одну розетку с другими приборами;

Оставлять без присмотра кассовый аппарат, выключать, перезагружать кассу, вытаскивать шнуры (перезагружать может только администрация);

Протирать кассовый аппарат и сканер влажной тряпкой;

Работать с мокрыми руками;

Тянуть ленту в противоположном ее движению направлении - это может вызвать поломку механизма принтера;

Нажимать одновременно две кнопки лент напринтере;

Класть железную монету, купюры и другие посторонние предметы на принтер;

Работать на неисправном кассовом аппарате.

Основные правила эксплуатации ККМ, технические требования к ККМ, требования к работе кассира определяются «Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением» (30.08.93 г. №104). В организациях допускается применение только исправных ККМ с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти.

Фискальная память - это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих ежесменную регистрацию и энергонезависимое хранение итоговой информации в целях правильного исчисления налогов. (Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) от 22.05.2003 №54-ФЗ) В фискальную память записываются суммы продаж по ККМ.

2. Неисправности ККМ.

При работе на ККМ, могут возникнуть сбои кассы. Кассиру необходимо уметь определить неисправность кассы, и доложить о возникшем сбое администрации.

Существуют следующие неисправности:

1. Съезжающие суммирующие счетчики (неправильно считается сумма).

2. ККМ не позволяет получить фискальные отчеты.

3. Расхождение реального времени с текущим (± 5 минут – штрафная санкция магазину).

4. Принтер печатает, а чек не печатается (необходимо перевернуть заправленную ленту).

5. Засыпает сканер (необходимо нажать кнопку «Сканер-Гудок» на клавиатуре).

6. Буфер чека переполнен (необходимо закрыть чек, попросить покупателя рассчитаться, а остальное пробить в следующем чеке).

Сбои 4, 5, 6 кассир моет поправить самостоятельно, а для устранения сбоев 1, 2, 3 кассир о сбое сообщает КЗП, КЗП сообщает ЗУМ, а ЗУМ вызывает по телефону СИ (сервис-инженера).

3. Режимы работы на ККМ, штрих-коды персонала.

У кассового аппарата «Пос-терминал» есть три режима доступа:

1. Режим администратора (снятие X и Z отчетов, аннуляция, коррекция, работа со справочником товаров, внесение и выплата, распечатка копии чека);
2. Режимконтролера (КЗП) (работа со справочником товаров, распечатка копии чека, коррекция);

3. Режим кассира (продажа товара).

Система работы с терминалом связана со штрих-кодами, с помощью
которых можновойти в определенный режим работы и выполнять
определенные функции.

Штрих-код кассира позволяет работать в режиме кассира. У каждого кассира имеется свой индивидуальный штрих-код.

Штрих-коды контролера, БМ, УМ, ЗУМ позволяют работать соответственно в режимах контролера и администратора.

Сотрудники, имеющие бейджи со штрих-кодами: УМ, ЗУМ, БМ, КЗП, КО.

4. Назначение клавиш клавиатуры.

«РЕГИСТРАЦИЯ» - регистрация бейджем, вход и выход из рабочего окна

«ВЫХОД» - выход из определенной операции

«X» - снятие X, Z отчетов

«КОЛИЧЕСТВО» - умножение, вес

«КОР» - коррекция

«АНН» - аннулирование чека

«СПРАВКА» - работа со справочником товара

«КОД ТОВАРА» - подтверждение локального и штрих-кода

«ДА» - подтверждение

«ПОВТОР» - повторное пробитие товара

«ВНЕСЕНИЕ» - внесение денег в кассу

«ВЫПЛАТА» - выплата денег из кассы

«ДЯ» - открытие денежного ящика

«ОТМЕНА» - нет или сброс

«НАЛИЧНЫЕ» - подсчет сдачи, ввод суммы

«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - закрытие чека

«--→» - стереть

«ПРОДОЛЖЕНИЕ ПЕЧАТИ» - продолжить печать

«КОПИЯ ЧЕКА» - распечатка копии чека

«СКАНЕР-ГУДОК» - разбудить сканер.

Из данных кнопок есть несколько опасных, нажимать на которые необходимо осторожно, предварительно подумав. Это клавиши:

«ВЫХОД» - можно выйти из рабочего окна,

«ПОВТОР» и «КОЛИЧЕСТВО» - можно сделать магазину недостачу или пересортицу. (Эту кнопку лучше не использовать, а все продавать через сканер),

«ВП» и «ВН» - их можно перепутать,

«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - если чек закрыт, а покупатель откажется от товара, в чеке уже ничего не изменить, не сделать ни аннуляцию, ни коррекцию.

Лекция №2. Система продажи товара на ККМ « POS – терминал».

1. Понятия локальный и штрих-код.

В наших магазинах кодовая система и товар можно пробить по штрих-коду или по локальному коду. Со стоимостью товара кассиры не работают.

Штрих-код - это маркировка товара, которую наносит производитель на упаковку своей продукции. Состоит из набора цифр и вертикальных штрихов. Штрих-код может отсутствовать у какого-либо товара.

Локальный код - состоит из четырех или пяти цифр и присваивается товару в Центральном офисе Компании «Пятерочка» (отдел ценообразования). Локальный код товара можно найти на ценнике данного товара, в справочнике, в планшете кассира, может быть нанесен этикет-пистолетом, у БМ. Независимо есть ли у товара штрих-код или нет, каждому товару присвоен свой локальный код. Если у товара присутствует штрих-код, то товар пробивается через сканер, при отсутствии штрих-кода он пробивается по локальному коду.

Существует правило: если локальный код начинается с нулей, нули на кассе не набираются.

При продаже, набор цифр штрих-кода и локального кода на клавиатуре подтверждается кнопкой «КОД ТОВАРА».

2. Реквизиты кассового чека и ценника на товар.

На выдаваемом покупателю чеке должны отражаться следующие реквизиты:

Наименование организации,

Адрес и номер магазина,

Идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН),

ФИО кассира,

Заводской и регистрационный номера ККМ,

Порядковый номер чека,

Дата и время покупки,

Локальный код и наименование купленного товара,

Стоимость покупки,

Сумма полученных денег, сдача,

Признак фискального режима.

На ценнике , которыми обозначается товар в торговом зале присутствуют следующие реквизиты:

Наименование организации,

Номер магазина,

Наименование товара,

Страна изготовитель,

Пометка «за шт», «за уп», «за кг»,

Локальный код товара,

Дата печати ценника,

С оборотной стороны ценника:

Печать магазина,

Подпись БМ.

Существует несколько видов ценников, которые различаются по цвету и по размерам.

По цвету:

Белый (обычный ценник)

Оранжевый (товар индикатор)

Желтый (товар акции и товар, на который действует скидка по дисконтной карте)

Зеленый (новинки товара).

По размерам бывают ценники :

Гигантский,

Двойной,

Маленький,

Дополнительный,

Средний,

Сигаретный,

Цена по карте.

3. Система продажи штучного товара, продажа товара через умножение.

Штучный товар – это товар со стандартным весом, расфасованный в стандартные, одинаковые упаковки.

Любой штучный товар можно продать 3 способами:

).

3. через локальный код (по схеме:

набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

Продажа через умножение.

Если необходимо продать несколько штук какого-либо одинакового товара, используем схему:

число – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - 1 из способов продажи штучного товара.

При закрытии чека используется следующая схема:

Кнопка «НАЛИЧНЫЕ» - вводится сумма денег покупателя – кнопка «ЗАКРЫТЬ ЧЕК».

4. Система продажи весового товара.

Весовой товар делится на два вида:

Весовой товар от «Пятерочки»,

Весовой товар от производителя.

Система продажи весового товара от «Пятерочки».

Весовой товар от «Пятерочки» - это товар расфасованный в магазине (фрукты, овощи, деликатесный отдел, некоторые виды конфет, печенья и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка.

Любой весовой товар от «Пятерочки» можно продать 3 способами:

1. через сканер (поднести товар штрих-кодом к сканеру).

2. через набор штрих-кода вручную (по схеме:

набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

3. через локальный код с набором веса (по схеме:

).

Локальный код и вес можно найти в штрих-кода товара на термо-этикетке:

28 08444 001248

Обозначение цифр штрих-кода:

28 – номер весовой секции «Пятерочки»,

08444 – локальный код (ноль не набирается),

00124 – вес товара (набирать на кассе отделяя граммы от килограммов запятой, например: 0,124),

8 – контрольная цифра, для кассира никакую информацию не несет.

Так расписать штрих-код можно только весового товара от «Пятерочки».

Система продажи весового товара от производителя.

Весовой товар от производителя - это товар расфасованный на производстве, в магазин его привозят уже расфасованным (весь товар в вакуумных упаковках: рыба, сыр, колбасные нарезки и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка производителя, но также этот товар перевешивается в магазине и наклеивается термо-этикетка от «Пятерочки».

Если товар по какой-либо причине не был перевешан, его можно продать следующими способами.

Любой весовой товар от производителя можно продать 2 способами:

1. через набор штрих-кода вручную с набором веса (по схеме:

набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

2. через локальный код с набором веса (по схеме:

набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

Обязательно набирать ВЕС при продаже через локальный код, иначе будут продаваться килограммы.

Лекция №3. Проблемные ситуации и порядок их решения.

1. Операция коррекция.

Коррекция – это отмена в начале, в середине, в конце чека одной или нескольких позиций в чеке. Делается в режиме доступа КЗП или администрации, делается только при открытом чеке.

Причины коррекции:

1. ошибка кассира,

2. отказ покупателя,

4. сбой ККМ.

После корректировки касса автоматически переходит в

режим кассира. Поэтому, если из чека нужно убрать несколько различных товаров, перед каждым товаром нужно переходить в режим контролера.

Схема проведения коррекции:

регистрация бейджем – кнопка «КОРР» - 1 из способов продажи товара.

При коррекции используется тот же способ, что и при продаже товара. Корректировка проходит только попозиционно.

После закрытия чека, в котором проведена корректировка, выходит 2 чека:

Первый чек отдается покупателю, на нем будет написа позиция «СТОРНО» = ОТМЕНА (та позиция, которую отменили, из чека не исчезнет, а запишется со словом СТОРНО).

Второй чек – это отчет о коррекциях. Эти отчеты передаются контролеру закассового пространства, на их основании КЗП заполняет журнал коррекции. Чеки подкалываются в журнал.

2. Операция аннуляция.

Аннуляция – это отмена чека полностью.

Аннуляция делается только в режиме администрации и только при открытом чеке.

Причины аннуляции:

1. ошибка кассира,

2. отказ покупателя,

3. неправильно промаркирован товар,

4. сбой ККМ.

Схема проведения аннуляции:

регистрация бейджем – кнопка «АНН».

После этого выйдет кассовый чек, на котором будет написано: ЧЕК АННУЛИРОВАН. На основании этого чека ЗУМ заполняет журнал аннуляции, чек подкалывается в журнал.

Если аннуляция сделана по грубости кассира, кассир пишет объяснительную записку и платит штраф за некачественное обслуживание покупателей.

3. Операция копия чека.

Копия чека делается по просьбе покупателя по схеме:

вводится номер чека – кнопка «КОПИЯ ЧЕКА».

Иногда копия чека по ККМ не делается, в этом случае КЗП выписывает копию вручную. Бланк берет у БМ. На чеке обязательно ставится печать магазина.

4. Работа со справочником товара.

Справочник товара – это вся ассортиментная матрица товара, а именно тот товар, который оприходован у БМ. Если товар не находится в режиме продажи. То в справочнике его тоже нельзя будет найти.

К справке имеют доступ КЗП и администрация. В справке можно работать независимо от того, закрыт чек или нет.

В справке можно найти: штрих-код, локальный код, наименование товара, цену товара, пометку штучный товар или весовой.

Схема работы в справочнике:

регистрация бейджем – кнопка «СПРАВКА» - 1 из способов продажи товара.

Чтобы выйти из справочника товара нужно нажать клавишу «ВЫХОД», но касса может автоматически выходить из окна справки. Для продолжения работы необходимо перейти в режим кассира.

Лекция №4. Открытие и закрытие операционного дня по ККМ.

1. Подготовка к открытию дня.

Время прихода КО в магазин – 8.00. Утром кассир приводит рабочее место в порядок, проверяет работу кассового аппарата, сверяет время на кассе. От ЗУМа КО утром получает 5 вещей:

1. ключи от ККМ,
2. дисконтные карты,
3. ККЛ (контрольно кассовые ленты)
4. именной бейдж,
5. размен.

За получение размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы и пересчитывает размен в главной кассе.

Также утром КО и КЗП проверяют наличие товара, который продается на кассе: сигареты, пакеты, кофе одноразовый.

2. Открытие дня по ККМ.

1. Проведена подготовка к открытию дня, кассир заправляет ККЛ в принтер.

2. ЗУМ снимает Х-отчет:

Этот Х-отчет должен быть нулевым. На основании этого отчета ЗУМ заполняет журнал кассира – операциониста.

3. ЗУМ делает внесение денег кассу:

регистрация бейджем – кнопка «ВП» - вводится сумма размена - кнопка «НАЛИЧНЫЕ».

4. КО или ЗУМ подписывают ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на начало дня.

Все отчеты забирает ЗУМ и вкладывает в журнал, хранит до вечера.

3. Закрытие дня по ККМ.

В 21.00 начинают по одной закрывать все кассы. Приходит на кассу ЗУМ, перекрывает очередь (встает в конце очереди и просит, чтобы за ним не занимали очередь покупатели). ЗУМ подзывает охранника. Все денежные перемещения делаются только в присутствии охранника.

1. ЗУМ снимает Х-отчет:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «1».

2. ЗУМ делает выплату денег из кассы:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «2» - высвечивается сумма – кнопка «НАЛИЧНЫЕ».

3. Кассир собирает все деньги: достает монетницу, на нее складывает крупные деньги, оборачивает в холщевый мешок и в сопровождении ЗУМа спереди и охранника сзади идет в главную кассу. Охранник в главную кассу не заходит, идет на свое рабочее место. В главной кассе закрываются ЗУМ и КО. КО считает деньги: составляет размен на следующий день и делает таксировку по купюрам. Разменный фонд бывает фиксированный и нефиксированный. Если на объекте разменный фонд не фиксированный, то он составляется таким образом: берется вся железная мелочь и купюры достоинством по десять рублей, таксируются (в таксировке указывается наименование, количество, общая сумма каждой монеты или купюры, общая сумма размена, дата, фамилия кассира) и вкладываются в пакет. Все остальные деньги считаются отдельно и на них тоже составляется покупюрная ведомость.

Когда на объекте разменный фонд фиксированный, например 500 рублей, то в пакетик нужно положить ровно 500 рублей (ни монетой больше, ни монетой меньше).

За сдачу размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы, за расхождения – в журнале учета недостач и излишков при сдаче денежных средств кассирами.

4. После подсчета денег ЗУМ с Х-отчетом идет к БМ сверить показания Х-отчета с реализацией по компьютеру. БМ дает разрешение на снятие Z-отчета, если сумма сошлась.

5. ЗУМ и КО идут на кассу, ЗУМ снимает Z-отчет:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «3» - кнопка «ДА».

На основании Z-отчета заполняется журнал кассира-операциониста.

6. КО подписывает ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на конец дня.

7. Лента отрывается и сдается в архив ЗУМу в главную кассу. Заправляется новая лента на следующий день.

После закрытия операционного дня кассир приводит рабочее место в порядок и помогает в выкладке товара.

Понятия Х и Z -отчеты.

Х-отчет – это не фискальный финансовый отчет, отчет без гашения, снимается несколько раз в день.

Z-отчет - это фискальный финансовый отчет, отчет с гашением, снимается один раз в операционный день.

4. Инструкция по расхождениям при сдаче денежной наличности кассирами.

Допустимые расхождения между наличными деньгами и показанием отчета ± 5 рублей.

Если при подсчете денег выявлена недостача или излишек денежных средств на сумму от 5,01 рублей до 19,99 рублей, кассир в течение рабочего дня обязан написать объяснительную. Недостачу кассир возмещает из собственных средств. Излишек приходуется по усмотрению Управляющего объектом. Трехкратное повторение такого расхождения – основание для увольнения КО.

В том случае если сумма расхождений от 20 рублей до 100 рублей - информацию о кассире, сумме недостачи или излишка, Заместитель управляющего магазином сообщает Супервайзеру, сразу после проверки. Объяснительная пишется кассиром сразу же. Повторение дважды – основание для увольнения.

Если сумма расхождения составляет от 100 рублей и больше, то это может быть основанием для увольнения кассира. Информация сообщается Супервайзеру и НКИД.

Тренинг. Заправка ленты в принтер.

Кассирам объясняются правила заправки контрольной и чековой лент в принтер, дается время попробовать самостоятельно заправить ленты.

Следующее задание – заправка ККЛ на время. Норматив 35 секунд.

б онлайн-кассах сегодня не говорит разве что ленивый. Опытные предприниматели делятся друг с другом опытом внедрения и использования, новички в бизнесе узнают о них впервые. Следит за ситуацией всевидящее око бдительного министерства финансов, своевременно разъясняя спорные моменты закона 54 ФЗ. А мы рассказываем простым языком - что такое онлайн-кассы, для чего и кому нужны, какие предусмотрены штрафы и прочее.

Эта статья нужна в первую очередь тем, кто впервые столкнулся с нововведением властей и начал свою деятельность уже в новых условиях. Опытным бизнесменам прочтение материала тоже не повредит — ведь правила игры наша власть часто меняет прямо на ходу и вы, возможно, не уследили за очередными обновлениями.

• ремонтируете обувь. Можете спокойно менять подошвы у туфель и ставить набойки на босоножки — онлайн-касса для этого не обязательна;
• разливаете лимонад, квас или другие безалкогольные напитки на улице из цистерн и бочек;
• продаете мороженое в рамках уличной торговли;
• сдаете в аренду личную квартиру, комнату или койко-место;
• занимаетесь торговлей на стихийных необустроенных рынках. Таких остается все меньше, но кое-где еще попадаются;
• работаете на рынке ценных бумаг или выдаете кредиты населению;
• являетесь религиозной организацией. Ну тут все понятно — зачем государству контролировать того, кто не платит налоги?
• содержите комбинат питания в школе, детском саду или лицее;
• занимаетесь перевозкой пассажиров. Кондукторы в маршрутках тоже освобождаются от использования ККТ нового образца;
• работаете в труднодоступных или удаленных районах нашей необъятной родины. Тут нужно пояснить, что даже если вы работаете за Уральским горным хребтом, это не освобождает от использования новых касс. Перечень удаленных районов внесен в реестр правительства, если вы нашли свою область в этом списке — можете спать спокойно. Онлайн-кассы вам будут только сниться. Например, для Московской области этот список выглядит так .

Остальным предпринимателям применение контрольно-кассовой техники нового образца обязательно, и мы продолжаем. Но сначала напомним, кого правительство обязало применять новые аппараты кассового учета.

Кому не нужно использовать онлайн-кассы

Кто должен применять новые кассовые аппараты

• ИП на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) или на упрощенке (УСН);
• продавцы продукции, подлежащей акцизному учету;
• все интернет-магазины;
• все компании по оказанию услуг любого направления;
• организации на ПСН (патентной системе);
• предприниматели, применяющие бланки строгой отчетности;
• все, кто уже применяет ККТ.

Что такое онлайн-касса?

Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства. Это такая штуковина, которая печатает чеки на бумажной ленте. Этот чек отдают покупателю, а в памяти устройства остается информация о покупке. В конце смены кассир или старший продавец заносят данные в специальный Z-отчет. Помните выражение «снять кассу»? Оно как раз об этом.

В конце отчетного периода данные передаются в Федеральную налоговую службу — ФНС. Таким образом государство контролирует прибыль продавцов. Исходя из данных рассчитываются налоги. Выражение «мимо кассы» значит в обход всех налогов. Так было раньше, до эпохи повсеместного распространения интернета и появления онлайн-касс. Новые правила исключают это явление в принципе. При использовании онлайн-касс информация о каждой совершенной покупке автоматически «улетает» в ФНС по сети. Мгновенно, без какого-либо участия сторон. Правда, это происходит через посредника — оператора фискальных данных. Его еще называют ОФД.

В этом и состоит первое и самое главное отличие кассы нового образца от всего, что было прежде.

Помимо этого, умная касса умеет:

• печатать кассовый чек нового образца. На нем отображается QR-код, информация о продавце и ссылка на официальный сайт налоговой. Еще одно отличие нового чека от старого — обязательное указание названия товара;
• высылать электронную версию кассового чека покупателю. По новому закону клиент имеет право требовать у вас электронную версию чека. За несоблюдение этого требования придется заплатить штраф, но об этом чуть ниже. Покупатель имеет возможность загрузить электронный чек на свое мобильное устройство;
• хранить чек в специальном устройстве — фискальном накопителе. Продается отдельно или в составе аппарата.

Немного об операторе фискальных данных. Он занимается не только передачей информации в налоговую инспекцию, но и за ее хранение. И электронный чек покупателю отправляет именно ОФД. Все чеки сохраняются на серверах оператора и доступны в течение пяти лет.

Есть одна тонкость, о которой обязательно нужно знать всем предпринимателям — работать можно только с аккредитованным ФНС оператором данных. Список их всех есть на официальном сайте налоговой. Выбираете свой регион и смотрите. Опять же для Москвы он выглядит так.

Как и где взять ККТ нового образца

Существует два основных способа заполучить онлайн-кассу. Первый — это покупка нового оборудования. Для вновь созданного бизнеса это единственный вариант, если не считать покупки кассы б/у. Стоимость изделия начинается с отметки 18 тысяч рублей. На сайтах типа “Авито” и других есть большой выбор техники, бывшей в употреблении. Вполне живой аппарат можно купить за 10 тысяч рублей.

Если вы работаете с использованием кассовых аппаратов, не спешите в магазин за новой техникой. Для начала проверьте, нет ли возможности модернизировать ваши кассовые аппараты под новые требования. Для этого пригласите представителей сервисной службы, которая обслуживает ваши кассы. Правда, нужно учесть нюанс — зачастую такая переделка стоит дороже, чем приобретение нового оборудования.

Если вам удалось переделать кассовый аппарат под требования нового налогового закона — пройдите перерегистрацию в ФНС. Процедура та же, что и регистрация новой кассы. А если этого сделать не удалось, снимите его с учета, написав соответствующее заявление.

И самое главное. Работать можно только с кассами, одобренными налоговой службой. Поэтому не лишним будет убедиться, что ваша касса есть в реестре, опубликованном на сайте ФНС. Для Москвы реестр .

Начинаем работу с новой кассой. Регистрация в налоговой

Получив в распоряжение онлайн-кассу, нужно поставить ее на учет в налоговых органах и только потом начинать работать. Есть три способа регистрации:

1. Воспользоваться услугами сайта www.nalog.ru . Вы проходите регистрацию на портале, получаете электронную подпись в отделении Минкомсвязи и регистрируете кассу.

Плюсы способа : быстро и не выходя из дома.

Минусы — придется раскошелиться на 1500 рублей — именно столько в среднем стоит электронная подпись.

2. Посетить отделение налоговой инспекции. После заполнения заявления и оплаты госпошлины аппарат поставят на учет. Правда, в ФНС придется принести и показать и саму кассу — собственно как и раньше.

Плюсы регистрации в налоговой — бесплатно и надежно.

Минусы — очереди, бюрократия, черточка не там, галочка не тут — в общем, вы поняли.

3. Обратиться к профессионалам. На рынке услуг появилась много сервисных центров, за небольшую плату готовых взять заботы по постановке ККТ на учет на себя. Вы оплачиваете их работу в размере около 1000 рублей и получаете полный пакет документов на руки. Этот способ — самый предпочтительный. Он отнимает мало времени, а ответственность за все ошибки несет работник сервисного центра.

Лайфхак от : После покупки оборудования и его регистрации обязательно оформите налоговый вычет и верните себе часть затрат. Средний чек при покупке кассы под ключ равен 25 000 рублей, что само по себе немало. А если учесть, что затрат на старте бизнеса и без этого хватает, то экономия придется очень кстати. Правда, льгота распространяется только на тех, кто раньше никогда не работал с применением ККТ.

Штрафы за нарушение закона об онлайн-кассах

А теперь о неприятном — за отступление от требований закона предпринимателям грозят серьезные штрафы. Сумма наказания зависит от формы собственности (ИП или ООО), тяжести нарушения и других факторов. Например, наказание при повторном нарушении ужесточается многократно.

Самая плохая идея — работать без онлайн-кассы вообще. Это грозит конфискацией до 50 процентов продаж, но не менее 10 тысяч рублей, если речь идет о ИП. ООО придется расстаться уже с 30 тысячами, или до 100 процентов продаж. Повторное нарушение грозит приостановкой на срок до трех месяцев деятельности предпринимателя.

Работаете с техникой, которая не отвечает требованиям нового закона? Заплатите штраф 3 тысячи, если вы ИП, и 10, если ООО. Например, если ваш аппарат не внесен в реестр налоговой.

Не отправленный электронный чек также влечет наложение штрафа. Сумма составляет 10000 рублей.

Примечание. Переход на новую ККТ сопровождался ажиотажем на сами кассовые аппараты, фискальные накопители и услуги сервисных центров. Имели место перебои и задержки, случившиеся не по вине предпринимателей. Поэтому если вы докажете, что сделали все для того, чтобы соблюсти закон, но все-таки нарушили какой-то пункт независящим от вас причинам, то штраф наложен не будет. Об этом не раз писал Минфин.

Кто и когда обязан начать работать по новым правилам

Сейчас завершается последний этап перехода на онлайн-кассы. До 30 июня 2018 года начать работать с новой ККТ должны все, кто использует систему ЕНВД и ПСН. После этой даты все должны будут работать по новому закону. Напомним, во сколько этапов совершался переход.

Все, кто вновь покупал и регистрировал новую ККТ с февраля 2017 года, сразу начинали с онлайн-касс. Именно с этого момента поставить на учет аппарат старого типа стало невозможно.

С 1 июля 17-го оснастить свой бизнес новой ККТ должны ИП и ООО, и раньше применявшие кассовую технику.

Подводим итоги

Понятно, что основной профит от нового закона получит государство. Вырастет собираемость налогов, сократится число теневых схем. Снизится нагрузка на налоговых инспекторов — теперь, чтобы проверить организацию, достаточно кликнуть мышкой.

Как ни странно, многие предприниматели тоже оценили плюсы от введения новых правил игры, а те, кто говорит обратное, просто не видит за деревьями леса. Ваш бухгалтер или вы сами теперь гораздо реже бываете в налоговой. А налоговая реже бывает у вас. Не сомневаемся, что большинство инспекторов — милые и приятные люди, но их визит обычно заканчивался гибелью энного числа нервных клеток.

Нечестные на руку конкуренты лишились своих преимуществ. Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом. Кроме того, хорошие дорогие кассовые аппараты легко интегрируются с системой ЕГАИС, позволяют анализировать финансовые потоки и делать другие полезные вещи.

Те, кто начинали свой бизнес в 90-е, отмечают, насколько проще сейчас стало работать. Раньше для того, чтобы зарегистрироваться в качестве ИП, нужно было потратить несколько дней — стоять в очередях, увлеченно носить бумажки в окошечки и ждать, ждать, ждать. Теперь же эта операция занимает пару часов, а то и того меньше. А при желании услуги можно получить вообще не выходя из дома и прийти только забрать готовые документы.

Будем надеяться, что введение онлайн-касс будет еще одним шагом на пути к переходу документооборота в онлайн. Чем меньше времени и ресурсов отнимает бумажная волокита, тем больше внимания можно уделить повышению качества обслуживания клиента. И с этой позиции новый закон — выход на качественно новый уровень ведения бизнеса.

Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом

Конечный пользователь онлайн-кассы - кассир. Именно он принимает все ключевые решения, связанные с практическим применением кассовой техники при расчетах с покупателем.

Каковы условия допуска сотрудника торгового предприятия на столь ответственную позицию? Каковы особенности применения онлайн-касс в современной рознице на конечном участке пользования данными устройствами?

Научим пользоваться ККТ за 1 день!

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К приему платежей от покупателей допускается сотрудник, который:

1. Изучил Типовые правила эксплуатации ККТ, установленные Минфином России от 30.08.1993 № 104.

Строго говоря, юрисдикция данного нормативного акта (ССЫЛКА) не распространяется на инновационные онлайн-кассы (даже с поправкой на более новые нормы, которые применяются в первую очередь в случае конкуренции с теми, что установлены в 1993 году). В Письме от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 (ССЫЛКА) представители Минфина указали, что использование кассовой техники должно осуществляться только лишь в соответствии с Законом № 54-ФЗ и принятыми в целях его исполнения нормативными актами. Типовые правила не поименованы Минфином в перечнях актуальных нормативных актов, которые обязательны к применению торговыми предприятиями.

Однако, указанные Типовые правила характеризуются весьма сбалансированной структурой и проработанной логикой регламентации основных действий продавца при расчетах с покупателем. Поэтому, изучить их полезно в любом случае, и ориентироваться на них в случаях, не описанных действующим федеральным законодательством.

Руководство магазина может, основываясь на рассматриваемых Типовых правилах, разработать собственный локальный регламент работы с ККТ и обязать сотрудников ознакомиться с ним перед началом работы с контрольно-кассовой техникой.

Наряду с Типовыми правилами, существует ряд иных правовых актов, регламентирующих применение ККТ. Следование их положениям в общем случае рекомендуется регулирующими ведомствами. Речь идет, в частности, о Методических рекомендациях, утвержденных Госналогслужбой РФ № ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993 года (ССЫЛКА). Их также имеет смысл изучить кассиру.

1. Заключил с работодателем соглашение о полной материальной ответственности.

Подобный договор возможен, только если продавцу есть 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Заключить его желательно уже при подписании трудового договора, поскольку уже приступивший к работе сотрудник вправе отказаться от возложения на себя полной материальной ответственности, если она изначально не предусмотрена контрактом.

Еще один вариант - прописать в трудовом договоре, что работник обязуется подписывать соглашения о полной материальной ответственности при необходимости (в целях выполнения трудовых обязанностей). Если он откажется это делать, то у работодателя появятся основания для применения к сотруднику мер дисциплинарной ответственности вследствие неисполнения им обязанностей по договору. В свою очередь, наличие дисциплинарных взысканий может привести к увольнению.

При отсутствии договора о материальной ответственности с работодателем сотрудник в случае инцидентов с кассой будет нести лишь ограниченную материальную ответственность, по которой компенсация ущерба не может быть выше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Отметим, однако, что в ст. 243 ТК РФ поименованы случаи, при которых на человека возлагается полная материальная ответственность и в отсутствие договора, о котором идет речь.

ТК РФ Статья 243. Случаи полной материальной ответственности

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

1. Изучил инструкцию по работе с кассовым аппаратом конкретной модели.

Онлайн-кассы - инновационное техническое решение. Многие из аспектов его применения на практике достаточно унифицированы (например, в части установления форматов и , порядка их выдачи покупателям). Но эксплуатация каждого кассового аппарата по существу может иметь нюансы. Как правило, они достаточно детально отражаются в документации (инструкция кассира, инструкция по эксплуатации), которая прилагается к онлайн-кассе. Ее и нужно изучать перед началом работы по приему платежей.

Видео - инструкция для кассира - как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 115Ф:

В обязанности кассира по трудовому договору или по дополнительным соглашениям к нему может входить мониторинг технического состояния онлайн-кассы, слежение за соблюдением условий ее эксплуатации. В сферу материальной ответственности кассира может входить обеспечение сохранности оборудования - с учетом установленных норм его эксплуатации.

Так, на уровне локальных нормативных актов может быть прописан ряд запрещающих действий при работе с ККТ. Например:

• запрет на открытие корпуса онлайн-кассы;
• запрет на проведение очистки тех или иных аппаратных компонентов с помощью химических веществ;
• запрет на воздействие на печатающую головку термопринтера;
• запрет на допуск неустановленных лиц к эксплуатации (ремонту) онлайн-кассы;
• запрет на оставление онлайн-кассы без присмотра.

Хотите обучить кассира обращаться с ККТ? Мы знаем, как!

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Начало работы с онлайн-кассой

Работу с ККТ продавец начинает с получения в служебное пользование:

• ключей от денежного ящика;
• разменных денежных средств;
• чековой ленты и иных необходимых аксессуаров для обеспечения работы онлайн-кассы.

Приступив к работе, кассир открывает смену. Данную процедуру необходимо отразить в перечне тех, что регистрируются на онлайн-кассе. В этих целях на кассовом аппарате необходимо распечатать отчет об открытии смены. Как и любой другой фискальный документ, он будет передан в электронном виде в ОФД. В нем отражаются сведения о самом устройстве и о работнике, который открыл смену.

Если кассиру выданы разменные денежные средства, то их учет ведется вне регистров онлайн-кассы, но с применением специальных учетных форм - например, Кассовой книги, расходных и приходных ордеров на кассе (далее в статье мы изучим их особенности подробнее).

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

В ходе расчетов с покупателем кассир:

1. Открывает чек, делает подсчет суммы чека (с учетом скидок) и называет сумму покупателю.

1. Берет от покупателя денежные средства (платежную карту). Готовит сдачу (проводит ).

1. Закрывает чек, отдает сдачу покупателю и распечатанный чек.

Если покупатель до момента получения чека выразил желание получить на e-mail или на сотовый телефон электронный кассовый чек, то данную просьбу кассир обязан выполнить. В кассовых программах, прилагающихся к онлайн-кассам производителями, предусмотрены опции для ввода соответствующих контактных данных от покупателя.

Электронный адрес или телефон покупателя при формировании кассового чека отправляются в обслуживающий торговую точку ОФД, который, в свою очередь, направляет на указанные контакты электронную копию чека.

Распространен еще один способ сообщения кассиру контактных данных - с помощью QR-кода на экране мобильного гаджета, где открыто . Рассматриваемый способ позволяет, с одной стороны, ускорить ввод контактов покупателя в кассовую программу (и избежать ошибок при этом), с другой - сохранить конфиденциальность данных покупателя (которые в данном случае будут зашифрованы в QR-коде).

Определенными нюансами характеризуется прием оплаты от покупателя 2 способами - наличными и по карте, одновременно (например, если на карте оказалось недостаточно средств, и человек готов доплатить недостающую сумму наличными). Как правило, современные кассовые программы позволяют провести оплату 2 разными способами при формировании одного кассового чека. Данная процедура обычно предполагает указание в кассовой программе 2 разных сумм - той, что будет оплачиваться картой, и той, что будет оплачиваться наличными.

С точки зрения Закона № 54-ФЗ не имеет никакого значения, каким именно способом покупатель расплатился с магазином, и в какой пропорции применены те или иные платежные методы, если речь идет о полной оплате перед отпуском товара. В свою очередь, если товар полностью или частично отпускается в кредит, то для закрытия чека необходимо наличие заключенного между магазином и покупателем кредитного договора.

Видео - как работать с онлайн-кассой в «1С»:

Так или иначе, Законом № 54-ФЗ и корреспондирующими нормативными актами (в числе которых - Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА)) предусмотрены 2 важнейших реквизита кассового чека - «признак расчета » и «признак способа расчета ». В ходе расчетов с покупателем кассиру необходимо обеспечить - используя интерфейсы кассовой программы (и следуя инструкции по эксплуатации кассы), присутствие на кассовых чеках нужных реквизитов.

Обучим работе с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Признак расчета

Реквизит «признак расчета» может отражать:

1. Факт получения денежных средств от посетителя магазина (выбирается признак «приход»).

Данную операцию, очевидно, следует рассматривать как наиболее регулярную при взаимодействии кассира с покупателями. Она соответствует приему денежных средств в счет выбранных товаров или услуг.

1. Факт возврата денежных средств посетителю магазина (признак - « »).

1. Факт выдачи денежных средств посетителю магазина (признак - «расход»).

Такой чек выдается магазином, если он сам что-то покупает у физических лиц. Например - плодоовощную продукцию у фермеров.

1. Факт возврата посетителем магазина ранее полученной наличности (признак - «возврат расхода»).

Данный реквизит в кассовом чеке фиксируется, если купленные у физлица вещи по тем или иным причинам возвращаются ему).

Рассматриваемый реквизит - «признак расчета», обязателен для отражения как в электронном, так и в бумажном кассовом чеке. Отметим, что в компетенцию кассира обеспечение данного требования может и не входить - поскольку за настройку онлайн-кассы (алгоритмы проставления реквизитов в чеках прописываются на уровне программных настроек), как правило, отвечает другой специалист с нужной квалификацией. Например - представитель фирмы-поставщика онлайн-касс или штатный программист торгового предприятия.

Признак способа расчетов

Еще один важнейший реквизит - «Признак способа расчетов».

Он может отражать следующие операции:

1. Получение магазином аванса за конкретный товар (с известными характеристиками).

В бумажном кассовом чеке реквизит приводится в значении ПРЕДОПЛАТА 100% (или цифрой 1), в электронном - с применением кода 1.

1. Получение торговой точкой частичного аванса за конкретный товар.

В бумажном чеке он отражается надписью ПРЕДОПЛАТА или цифрой 2, в электронном - кодом 2.

1. Получение аванса за неопределенный товар (с неизвестными на тот момент характеристиками).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении АВАНС или цифрой 3, в электронном - кодом 3.

1. Получение магазином оплаты за товар в обычном порядке (либо с учетом уже внесенных предоплат либо авансов).

В бумажном чеке приводится значение ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ либо цифра 4, в электронном - код 4.

1. Отпуск товара с частичной оплатой (в то время как по остальной сумме предоставляется кредит).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ либо цифра 5, в электронном - код 5.

1. Отпуск товара полностью в кредит.

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ либо цифрой 7, в электронном - кодом 6.

1. Получение магазином оплаты за кредит.

В бумажном чеке приводится значение ОПЛАТА КРЕДИТА или цифра 9, в электронном - код 7.

В бумажном чеке рассматриваемый реквизит указывается по желанию магазина. В электронном - аналогично (за исключением схемы, при которой на онлайн-кассах реализована поддержка формата фискальных данных в версии 1.1, когда указание реквизита «признак способа расчета» обязательно).

Применение чека коррекции

Прежде всего, следует принципиально отличать чек коррекции от чека, формируемого в ситуациях, когда:

1. Кассир допускает ошибку при формировании чека (например, указав в нем неверную сумму).

Если ошибка обнаружена до того, как покупатель, расплатившись с магазином, вышел из него, то формируется 2 обычных чека:

• сначала - чек с признаком «возврат прихода» на полученную сумму (отражающий тот факт, что денежные средства, принятые от покупателя, полностью возвращаются ему);
• затем - чека с признаком «приход» уже с корректной суммой (за вычетом разницы - в пользу магазина или покупателя).

Если исходная сумма по чеку больше, чем должна быть, то покупателю возвращается разница, если меньше - он доплачивает нужную сумму магазину.

Очевидно, что при отражении в чеке суммы, меньшей, чем нужно в соответствии с ценниками, проведение указанных операций после того, как покупатель уйдет, возможно только с согласия последнего (поскольку потребуется доплата) - при последующем его визите. Либо - при личном обращении продавца к данному покупателю иными доступными способами.

1. Кассир по ошибке включает в чек лишний товар.

В этом случае он формирует обычный чек с признаком «возврат прихода» и возвращает покупателю денежные средства за излишне пробитый товар.

В свою очередь, собственно, чек коррекции применяется:

• если кассир в конце смены обнаруживает в кассе неучтенные денежные средства;
• если касса при расчете с покупателем не применена в силу сложившихся обстоятельств.

Формирование корректировочного чека осуществляется, как и в случае с обычными чеками, с применением программных интерфейсов кассовой программы. При этом, в их составе возможно указание только 2 реквизитов - «приход» и «расход».

Таким образом, основной сценарий, при котором может быть сформирован чек коррекции - вынужденное неприменение онлайн-кассы непосредственно при расчете с покупателем. Далее в статье мы рассмотрим подобные сценарии, но пока что изучим то, каким образом осуществляется штатное завершение смены кассира.

Закрытие смены

Закрыть смену на онлайн-кассе нужно не позднее, чем спустя 24 часа после того, как она открыта. Если данное условие не будет соблюдено, то ККТ автоматически заблокируется и перестанет выдавать чеки.

Как и в случае с открытием смены, формируется специальный фискальный документ - отчет о закрытии, отправляемый в ОФД. Данный отчет содержит сведения, в частности:

• о количестве сформированных чеков в течение смены;
• о количестве чеков, сформированных на онлайн-кассе, но не переданных в ОФД;
• о кассире.

После формирования отчета о закрытии смены кассир сдает выручку ответственному сотруднику или человеку, отвечающему за инкассацию. Затем - выключает онлайн-кассу и сдает ранее полученное имущество для пользования ККТ.

Проконсультируем, как работать с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Дискуссионный момент - ведение журнала кассира-операциониста при применении онлайн-кассы. Ранее, когда задействовались ККТ старого образца с ЭКЛЗ, ведение такого журнала было обязательным. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 (ССЫЛКА), при использовании онлайн-кассы рассматриваемый журнал необязателен. Все те сведения, которые приводятся в нем, так или иначе, отражаются в фискальных документах, передаваемых в ОФД.

Вместе с тем, по ряду формальных признаков применение журнала, о котором идет речь, все же правомерно при определенной интерпретации правовых норм считать обязанностью, сохраняющей юридическую силу. Дело в том, что в п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н (ССЫЛКА) сказано, что специалисты ФНС обязаны оказывать услуги по заверению журнала кассира-операциониста от налогоплательщика.

Отметим, что в Типовых правилах пользования ККТ сказано о том, что журнал кассира-операциониста заверяется подписью инспектора ФНС.

Кроме того, существует довольно старое, но не утратившее правовых функций Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@, в котором сказано, что организации вправе истребовать в ФНС заверения журнала подписью. Форму журнала можно использовать как унифицированную - КМ-4, так и собственную (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482 (ССЫЛКА)).

Отметим, что применение журнала кассира-операциониста предусмотрено п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Таким образом, журнал кассира-операциониста правомерно охарактеризовать как традиционный документ кассового учета, который привычен, вероятно, большинству современных торговых предприятий. Но с внедрением онлайн-касс необходимость в его применении отпадает.

Хотя, безусловно, руководство магазина в локальных регламентах вправе обязать работников отражать необходимые сведения в рассматриваемом журнале - например, в целях оценки эффективности работы кассиров.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Другой важный нюанс - порядок применения еще одной традиционной категории кассовых документов - кассовой книги и ордеров (приходных и расходных). Здесь главный источник права - Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Данный нормативный акт предписывает торговым предприятиям, осуществляющим кассовые операции, пользоваться указанными ордерами и заносить сведения о них в кассовую книгу во всех случаях, когда совершается оборот наличных денежных средств через кассу хозяйствующего субъекта - даже если используется инновационная онлайн-касса. Унифицированные формы РКО, ПКО и Кассовой книги должны использоваться те, что утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА).

От обязанности вести Кассовую книгу, РКО и ПКО, освобождены индивидуальные предприниматели. Но они вправе вести рассматриваемые кассовые документы по желанию . При этом, ИП не освобождены от ведения специального документа - Книги учета доходов и расходов. По существу она схожа с Кассовой книгой, поскольку в ней должны отражаться все операции по приему и выдаче наличных денежных средств. Можно отметить, что если ИП использует в своей работе ККТ, то он вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов в конце рабочего дня. В иных случаях - по мере поступления выручки.

На практике заполнение РКО и ПКО осуществляется обязанными хозяйствующими субъектами как раз по окончании рабочего дня. Кассир, закрыв кассу, заполняет ПКО и РКО (соответствующие операциям с признаком «приход» и «расход») и Кассовую книгу на основании сформированного онлайн-кассой отчета о закрытии смены. При формировании ПКО нужно иметь в виду, что:

1. Нужно оформить столько ПКО, сколько в отчете о закрытии смены отражено разновидностей кассовых операций (соотносительно с реквизитами «признак расчета» и «признак способа расчета»).

То есть - для операций, отражающих полную оплату за товар на кассе, заполняется один ПКО, а для авансов - другой.

1. При возврате товара (признак «возврат прихода») не оформляется РКО. Но факт возврата денежных средств покупателю отражается в кассовой документации посредством составления ПКО, уменьшенного на суммы возврата прихода.

Кассирам, работающим в торговых организациях, которые отнесены к среднему и крупному бизнесу, не нужно забывать о том, что остаток денежных средств в кассе не должен быть больше лимита, который установлен фирмой (с учетом Указаний № 3210-У). ИП и малые бизнесы могут оставлять в кассе любую сумму наличных средств.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

Применение РКО и ПКО осуществляется и в том случае, если кассир осуществляет прием и сдачу разменных денежных средств. Данная процедура не относится к юрисдикции Закона № 54-ФЗ, но, вместе с тем, ее правомерно отнести к неотъемлемым составляющим работы кассира, использующего инновационную онлайн-ККТ.

Распространено правило, по которому разменные средства - монеты и купюры, перед началом каждой смены выдаются кассирам ответственными работниками. В этих целях выписываются РКО, в которых фиксируются суммы размена (а в основании проведения расчетов - формулировка «Для размена»). Сведения о разменных суммах также фиксируются в Кассовой книге и Книге учета полученных денежных средств кассира.

Следующая масштабная группа нюансов, которые полезно рассмотреть, связана с определением порядка действий кассира при возникновении различных проблем при проведении оплаты за товар через кассу.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

Речь может идти о таких сценариях как:

1. Отсутствие связи с интернетом в момент проведения оплаты .

Данный сценарий, по сути, не предполагает никаких проблем. Дело в том, что кассовый чек, сформированный на онлайн-кассе, в любом случае прописывается в памяти фискального накопителя, и только после этого отправляется через интернет в ОФД. Если связь с сетью отсутствует, то чек отправляется Оператору при первом же следующем соединении онлайн-кассы с интернетом.

Главное, чтобы такое соединение было обеспечено в течение 30 дней после формирования кассового чека. Иначе - онлайн-касса заблокируется, а ФНС, не получив к тому моменту никаких фискальных документов от кассы, всерьез задумается о проведении проверки хозяйствующего субъекта.

1. Отключение электроэнергии (при том, что онлайн-касса работает без аккумулятора), поломка онлайн-кассы .

Данный сценарий предполагает невозможность применения онлайн-кассы на практике. По закону в такой ситуации прием платежей от покупателей - нарушение. Поэтому, в общем случае при отключении электричества либо поломке онлайн-кассы следует незамедлительно прекратить торговлю.

Исключение - сценарии, когда неприменение онлайн-кассы при отключении электричества может привести к крайне нежелательным социальным последствиям. Например, если в магазин забежал человек, чтобы срочно купить воды прохожему, которому на улице стало плохо - к примеру, от перегрева на солнце - лучше, безусловно, отпустить ему воду незамедлительно без чека.

Появление на кассе выручки, не пробитой на ККТ вследствие невозможности ее применения - как раз тот случай, когда кассир обязан при первой возможности сформировать кассовый чек коррекции. Данный документ будет включать сумму неучтенной выручки без детализации на товары и содержать признак «приход» (либо, если, наоборот, денежные средства в период неработающей кассы выдавались магазином, признак «расход»).

К кассовому чеку коррекции может потребоваться приложить доказательства того факта, что не осуществление приема платежей имело крайне нежелательную альтернативу. Данные доказательства пригодятся при последующей проверке ФНС.

В середине декабря 2017 года ведущие СМИ страны всколыхнула новость о масштабном сбое онлайн-касс у десятков крупнейших ритейлеров в различных отраслях рынка. ФНС отреагировала на инцидент довольно оперативно - разрешив магазинам принимать в экстренной ситуации оплату без ККТ, но с последующим составлением чеков коррекции и без каких-либо доказательств нежелательности отказа от применения ККТ. Таким образом, порядок действий кассира может зависеть еще и от масштабов проблемы. Если они, фактически, общенациональные - реагировать на ситуацию может быть значительно проще с точки зрения обеспечения соответствия кассовых операций требованиям законодательства.

1. Возникновение локальных технических сбоев при эксплуатации онлайн-ККТ .

Такие сбои могут быть самыми разными - как и способы реагирования на них. К числу самых распространенных локальных технических проблем с онлайн-кассами можно отнести:

3.1. Обрыв чековой ленты при печати фискального документа .

В таких случаях в программных алгоритмах управления ККТ, как правило, прописываются указание на чековой ленте, что формируемые документы недействительны и активация режима работы без бумаги. Дальнейшая эксплуатация ККТ становится возможной при замене рулона чековой ленты. Для этого кассиру обратиться к ответственному сотруднику для оформления процедуры получения новой чековой ленты. Возможно, в этих целях потребуется временно закрыть кассу.

Для последующей активации работы ККТ в обычном режиме может потребоваться передача на процессор онлайн-кассы специальной команды. Данное действие производит сам кассир - в соответствии с имеющимися инструкциями, либо приглашает другого сотрудника магазина с нужными компетенциями.

3.2. Отсутствие связи между кассовым компьютером и онлайн-кассой .

Это может быть обусловлено:

• обрывом соединительных кабелей;
• отключением питания отдельных компонентов кассовой инфраструктуры;
• сбоями в работе отдельных аппаратных компонентов ПК либо онлайн-кассы.

В зависимости от конкретной причины возникновения неисправности, меры реагирования могут быть как в компетенции кассира - например, если речь идет о простом переподключении кабелей, так и в компетенции специалистов с узкой квалификацией. В данном случае порядок действий кассира - предполагающий осуществление действий своими силами или обращение к коллегам, должен быть прописан в локальных нормативных актах либо закреплен в должностной инструкции сотрудника.

Узнайте, нужен ли журнал кассира-операциониста?

Закажите звонок, и мы Вам все расскажем!

Видео - как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 130Ф: