Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

• об исполнении взятых на себя обязательств,
• о соблюдении норм закона,
• о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

ФАЙЛЫ

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

• сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
• причину напоминания,
• а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
• Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
• Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
• В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

1. Вначале письма указывается отправитель , т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель : его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
3. Затем можно переходить к описательной части . Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
4. В завершение письмо нужно обязательно подписать , с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

• электронную почту,
• факсовым сообщением
• или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

• по почте;
• курьером;
• по и-мейл;
• факсом;
• передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

• обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
• название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
• краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
• условия, на которых предлагается взаимодействие;
• координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона - обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления , рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Читайте также:

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

• Считаем необходимым Вас уведомить;
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
• Обращаем ваше внимание;
• По причине задержки оплаты;
• Настоящее письмо имеет целью;
• Вынуждены Вас предупредить;
• Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

• Настаиваем на получении;
• Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
• Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о...

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

Пример письма напоминания

Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

Например, "О выполнении условий договора".

Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.

Письмо-напоминание: образец

Образец № 1. Письмо-напоминание о выполнении условий договора

Образец № 2. Письмо-напоминание об условиях акции

Друг или родственник одолжил немалую денежную сумму. Время уходит, а должник как будто забыл о своих обязательствах… Не хочется ни портить отношения, ни потерять собственные деньги. Как вежливо напомнить о долге? Придется побыть в роли дипломата и психолога!

Только спокойствие: как напомнить про долг без ссоры

Безответственное отношение должника выводит из себя. Но ваша цель – вернуть деньги, а не поссориться навечно. Поэтому соблюдайте «правило трех НЕ».

• Не используйте агрессию. Оскорбления, обвинения, скандалы не ускорят процесс. Наоборот, ситуация обострится. Некоторым неплательщикам ссора будет только на руку – как повод исчезнуть из вашей жизни вместе с деньгами.
• Не мучайте себя чувством вины. Это не стыдно – напомнить о долге. Заемщик попросил вас об услуге, вы сделали доброе дело. Но доброта не должна превращаться в бесхребетность.
• Не преследуйте должника ежедневными напоминаниями, звонками, упреками. Психологическое давление хуже открытой агрессии. Понятно, что, если человек не возвращает деньги, у него их просто нет.

Это правило позволяет кредитору и должнику выйти из неприятного положения, сохранив достоинство.

Как культурно напомнить о долге

Ситуация с невыплаченным долгом требует терпения и понимания. Важно удержать баланс между желанием восстановить справедливость и сохранением дружбы. Вопрос можно разрешить деликатно. Психологи предлагают следующие способы.

• Спокойно спросить. Когда срок платежа приблизится, задать родственнику или другу простой, но твердый вопрос: «Как ты думаешь, когда ты сможешь вернуть мне долг?»
• Усилить важность возврата. Спрашивая о долге, добавьте серьезную причину, почему вам важна уплата в срок. Например: «Мне скоро нужно везти сына в санаторий. Ты не могла бы вернуть долг до конца месяца?»
• Поинтересоваться тем, ради чего был взят долг. До того, как спросить о выплате, задать смягчающий вопрос: «Ну как твой новый телевизор, хорошо работает?»
• Уточнить сроки. Выбрать конкретную дату. За несколько дней до ее приближения встретиться с заемщиком, чтобы поговорить о возврате.
• Предложить рассрочку. Может случиться так, что друг или родственник не в состоянии отдать долг полностью. Нужно пойти навстречу и облегчить ему бремя. Скажите: «Может, ты будешь возвращать долг частями? Как насчет 3 тысяч в месяц?»
• Сделать замену. Стало понятно, что друг не сможет вернуть деньги. Может быть, у него есть какое-то ценное имущество? Предложите обмен сами: «От твоего дедушки осталась замечательная коллекция марок. Давай, ты отдашь ее мне вместо долга?» Доброжелательный тон и юмор скрасят ситуацию.

Выбрать способ действия нужно в зависимости от личности должника и ваших с ним отношений.

» Как в компьютере создать напоминания?

Как в компьютере создать напоминания?

Часто забываете о назначенной встрече или принять лекарство? С помощью стандартных инструментов операционной системы можно самостоятельно создавать “напоминалку” на компьютере.Такая функция есть во многих мобильных телефонах,а вот как эту функцию сделать активной на своём компьютере читайте в данной инструкции.

Для начала нажмите сочетание клавиш Win+R (Win – клавиша быстрого выхода в Windows) и в появившемся окне введите команду notepad.

После этого нажмите Enter для запуска Блокнота и в появившемся окне введите текст: Msgbox “Выпей лекарство”, а затем нажмите сочетание клавиш Ctrl+S для сохранения внесённых изменений.

Присвойте файлу следующее имя reminder.vbs и затем в раскрывшемся списке выберите пункт “Текстовые документы”. В завершение щёлкните по кнопкам “Сохранить” и “Закрыть”.

В стандартном планировщике заданий необходимо создать расписание, согласно которому будет запускаться “напоминалка”. Для этого в меню “Пуск” выберите “Все программы”\“Стандартные”\“Служебные”.

Дальнейшие действия различны для Windows XP и WindowsVista,Windows 7.

Windows XP : щёлкните по пункту “Назначенные задания” и затем в появившемся окне по значку “Добавить задание”. В окне “Мастер планирования заданий” нажмите по “Далее” и затем “Обзор…”, выбрав расположение файла,созданного в шаге 1: reminder.vbs. Далее укажите с какой периодичностью необходимо запускать “напоминалку”: ежедневно,еженедельно или ежемесячно. Для подтверждения выполненных действий нажмите “Далее”. А потом выберите параметры запуска “напоминалки”: время,дни недели и начальную дату запуска. После нажмите “Далее”,указав пароль используемой учётной записи и поочерёдно щёлкните “Далее” и “Готово”.

WindowsVista и Windows 7 : щёлкните по пункту “Планировщик заданий” и в следующем окне по пункту “Создать простую задачу…”, а затем присвойте задаче имя,например Имя: Напоминалка, а потом нажмите “Далее”. А после этого укажите периодичность выполнения задачи:ежедневно,еженедельно или ежемесячно и снова нажмите “Далее”. Задайте время запуска “напоминалки” и два раза нажмите “Далее”. После этого нажмите кнопку “Обзор…” выберите файл,созданный в шаге 1: reminder.vbs. В завершении нажмите “Далее” и “Готово”.

Если требуется запускать “напоминалку” каждый час или на протяжении определённого периода времени,то кликните правой кнопкой мыши по созданной задаче reminder,а после этого выберите в контекстном меню пункт “Свойства”. В появившемся окне перейдите во вкладку “Расписание” и нажмите “Дополнительно”. Настройте параметры запуска на своё усмотрение и нажмите “Ok”. Можно создавать несколько расписаний,поставив флажок(“галочку”) в пункте “Показывать несколько расписаний”. В завершении нажмите “Ok”.

В назначенное время на экране ПК будет появляться окно с напоминанием “Выпей лекарство”(или что Вы запланировали).Когда необходимость в напоминаниях отпадёт,откройте “Планировщик заданий”,выберите соответствующее задание и нажмите “Delete”,в появившемся окне подтвердите действия,нажав “Да”.

Создать напоминание можно в онлайн-сервисе, если вы не работаете постоянно на одном и том же компьютере. Чтобы установить напоминание в Интернете, зайдите на сайт такого сервиса, к примеру, портал yandex.ru поддерживает функцию напоминаний. Зарегистрируйтесь в системе, если у вас еще нет ящика на Яндексе. Перейдите по ссылке «Календарь», чтобы создать напоминание о событии. Нажмите кнопку «Создать событие» и заполните поля. Введите название события, его описание, место и время. Также укажите время, за которое вас надо оповестить о нем. Зайдите в настройки календаря и выберите тип оповещения: по почте или по смс.

Если вам необходимы удобные и эффективные напоминалки в Windows, то совсем не обязательно прибегать к помощи сторонних программ. Как вы знаете, в окнах есть такая штука под названием «Планировщик заданий». Она позволяет создавать простые напоминания в виде небольших окошек, но у них есть один большой недостаток.

Дело в том, что эти напоминания могут появиться под текущими открытыми окнами. Иными словами, если в данный момент вы работаете, к примеру, в проводнике, то напоминание может появиться за ним. В такой ситуации человек может просто не обратить на него внимание.

Альтернативный способ создания напоминаний использует всё тот же планировщик заданий в сочетании с командной строкой.

Итак, запускаем планировщик заданий (Пуск -> Программы -> Стандартные -> Служебные).

В появившемся окне выбираем Действие -> Создать задачу.

Во вкладке «Общие» указываем имя для нашего напоминания. Оно может быть любым, но в идеале должно хоть как-то идентифицировать свою функцию. Нужно удостовериться, что выбран пункт «Выполнять только для зарегистрированного пользователя», а также снята галочка с пункта «Скрытая задача».

Переходим на вкладку «Триггеры» и создаём новый триггер. Говоря проще, это условие, которое инициирует запуск нашего хитрого механизма. Назначаем задачу «По расписанию». Указываем время, в которое должно появиться напоминание. При необходимости дополнительно обозначаем интервалы для повторного появления напоминания. Ставим галочку в пункте «Включено».

Наконец, переходим на вкладку «Действия». Если раньше для создания стандартного напоминания мы выбирали действие «Вывод сообщения», то теперь нужно выбрать «Запуск программы». В поле «Программа или сценарий» пишем «cmd».

В поле «Добавить аргументы» копируем этот код:

/C TITLE Напоминалка Lifehacker&ECHO.&ECHO.&ECHO ПОРА ПОЧИТАТЬ LIFEHACKER&ECHO.&TIMEOUT -1

Как видите, код очень прост для понимания и вполне свободно редактируется под ваши конкретные нужды. TITLE - это заголовок окна командной строки, команда ECHO позволяет размещать текст после неё, а ECHO с точкой обозначает пустую строку. Поскольку код копируется как единая строка, значок & служит разделителем строк в окне. Значение параметра TIMEOUT, равное -1, означает, что окно закроется только при нажатии клавиши. Вы можете сделать закрытие окна автоматическим, указав положительное значение в секундах (если мы хотим, чтобы окно закрылось через 15 секунд, то пишем TIMEOUT 15). При этом возможность досрочного закрытия окна нажатием клавиши сохраняется.

При необходимости вы можете добавить в текст некоторую дополнительную необходимую информацию (к примеру, вставка %TIME% будет выводить в окне текущее системное время).

Теперь наше уведомление выглядит вот так:

Главным плюсом такого отображения оповещений является то, что окно уведомления всегда появляется поверх всех остальных окон и его гораздо сложнее пропустить.