Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

1.Общие положения

1. Отдел: кадров.

1.Полное наименование должности: секретарь отдела кадров.

2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.

4.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.

5.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

ГОСТ 6/30-97,

Устав ООО "Колпино" ,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Приказы (указания) прямого руководства,

Положение об отделе кадров,

Другие нормативные документы кадровой службы.

1.Требования к квалификации:

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Высшее, н/высшее образование (направление "Делопроизводство" или "Психология", "Социология")

Стаж работы по специальности не менее 1,5 лет.

1.Исполнитель этой должности должен знать:

Трудовое законодательство.

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

Кадровую политику и стратегию предприятия.

Основы кадрового делопроизводства.

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

Организацию табельного учета.

Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.

Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

Основы экономики, организации производства и управления.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MS Office, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).

Правила и нормы охраны труда.

Правила ведения телефонных переговоров.

Культуру труда и служебную этику.

1.Функции

На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.

Обеспечение эффективной работы сотрудников отдела.

Информационное обеспечение сотрудников отдела.

1.Должностные обязанности

Секретарь отдела кадров обязан:

1.Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями ООО "-".

2.Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.

3.Своевременно готовить документы для начальника отдела.

4.Вести протоколы совещаний отдела.

5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.

6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.

7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.

8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.

9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).

10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.

11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.

12.Готовить документы для составления бюджета отдела.

13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.

14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.

15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.

16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.

17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.

18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.

19.Участвовать в инвентаризации отдела.

20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме

21.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения

22.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений

23.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности

24.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

25.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы

IV. Права

Секретарь отдела кадров имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.

6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..

7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

1.Ответственность

Специалист (по отбору) несет ответственность за:

1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации

3.Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности - в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы - в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

1.Взаимоотношения

6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений и всеми сотрудниками отдела кадров.

2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров

1.Четкое, полное и своевременное исполнение распоряжений руководства.

2.Бесперебойное доведение необходимой для работы отдела информации до сотрудников отдела.

3.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.

4.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

Согласовано

Начальник отдела кадров __________________ В.Л. Павлов

Начальник юридического отдела __________________ А.Т. Михнева

Директор по персоналу __________________ Е.Р. Бондарчук

С инструкцией ознакомлена :

2001 г.

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи: - Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя; - Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация; - Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д. - Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников; - Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации; - Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря; - Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

отдела кадров

16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.

17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков. 18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.

начальника ОК. 9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные). 10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.

12.Готовить документы для составления бюджета отдела. 13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.

14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.

19.Участвовать в инвентаризации отдела.

20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме

Должностные обязанности секретаря

1. предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
2. получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
3. принимать решения в пределах своей компетенции.
4. запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
5. требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
6. требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;

Секретарь руководителя ответственен за:

1. несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
2. нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
3. невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;

обьясните чтоза должность секретарь-кадры.

1.Функции На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции: Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.

4.Вести протоколы совещаний отдела.

5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.

6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела. 7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.

8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам.

Должностная инструкция секретаря отдела кадров

9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные). 10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.

11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.

19.Участвовать в инвентаризации отдела. 20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме

Вход на сайт

1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется ____________________________________________________________________.

Должностная инструкция секретаря отдела кадров (рус.)

Правила и нормы охраны труда. - Правила ведения телефонных переговоров.

Культуру труда и служебную этику.

• Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
• Своевременно готовить документы для начальника отдела.
• Вести протоколы совещаний отдела.
• Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями Фирмы.
• Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
• Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам.
• Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
• Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.

Если секретарь еще и кадровик

Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда. Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации.

В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

Правила ведения делопроизводства;

Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

Основы организации трудовых процессов;

Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

Прием и отправка писем;

Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

Участие в общих собраниях и совещаниях;

Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Требования к инспектору по кадрам Основные требования к инспектору по кадрам состоят в следующем:

• опыт работы более 1 года;
• знание трудового законодательства, кадрового делопроизводства;
• высшее или среднее специальное образование;
• знание ПК (MS Office, 1С).

Образец резюме инспектора по кадрам Образец резюме. Как стать инспектором отдела кадров Для того чтобы стать инспектором по кадрам, нужно иметь высшее образование, желательно в юридической или экономической сфере. Получить необходимые навыки и знания можно также на семинарах или курсах по кадровому делопроизводству. Зарплата инспектора по кадрам Размер заработной платы инспектора по кадрам зависит от опыта работы и колеблется от 18 до 40 тысяч рублей в месяц. Средняя зарплата инспектора по кадрам составляет 30 тысяч рублей в месяц.

Инспектор по кадрам: обязанности и функции. инспектор отдела кадров

Что должен знать секретарь инспектр отдела кадров

В настоящее время вопросами делопроизводства занимаются инспекторы по кадрам, секретари отдела или делопроизводители. Обязанности инспектора по кадрам В должностные обязанности инспектора по кадрам входит:

• ведение кадрового делопроизводства;
• составление графика отпусков, табеля учета времени;
• оформление справок и документов (пенсионное страхование, доходы, командировки, нетрудоспособность, отпуска и т.п.);
• консультации сотрудников по различным кадровым вопросам;
• ведение базы данных в программе 1С.
• прием, перевод, увольнение сотрудников;
• ведение личных дел и трудовых книжек;
• участие в разработке должностных инструкций;

В функции инспектора отдела кадров также может входить архивирование документов, проведение собеседований с кандидатами, участие в организации корпоративных мероприятий.

Должностная инструкция секретаря отдела кадров

Вести протоколы совещаний отдела. 5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию. 6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела. 7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий. 8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК. 9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные). 10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы. 11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела. 12.Готовить документы для составления бюджета отдела. 13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками. 14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы. 15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами для принтеров.

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем. В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации.
Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции. Численность кадровых работников Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности.

«секретарь - инспектор по кадрам»

Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.. 7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции. 1.Ответственность Специалист (по отбору) несет ответственность за: 1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Профессия инспектор по кадрам

Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы IV. Права Секретарь отдела кадров имеет право: 1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности. 3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы. 4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков. 5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.

Должностная инструкция секретаря

• изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
• подготовку документов к сдаче в архив;
• контроль за трудовой дисциплиной;
• организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
• организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
• разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
• оформление служебных удостоверений и их выдачу;
• формирование и эффективное использование кадрового резерва.

Воинский учет Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г.

Обязанности инспектора отдела по кадрам.

Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно. Значение отдела кадров Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством.

Что должен знать секретарь инспектр отдела кадров

• работа с оргтехникой;

Скачать Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате.doc вы можетепо этой ссылке Все статьи Пример: Недавно оказал посредническую услугу как физическое лицо. Но все пошло не так.

Скачать образец Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

• приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
• ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
• приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
• подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
• работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
• ведение контрольной и регистрационной картотеки;
• печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
• выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
• подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
• организация приёма посетителей;
• ведение реестра входящих и исходящих документов;
• вежливое общение по телефону;
• другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

• осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
• принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
• если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
• организация телефонных переговоров руководителя;
• приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
• работа с оргтехникой;
• организация собраний, совещаний и заседаний;
• подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
• выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате.doc вы можете
по этой ссылке

1.Общие положения

1. Отдел: кадров.

1. Полное наименование должности: секретарь отдела кадров.

2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.

4.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.

5.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

ГОСТ 6/30-97,

Устав ООО "Колпино" ,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Приказы (указания) прямого руководства,

Положение об отделе кадров,

Другие нормативные документы кадровой службы.

1. Требования к квалификации:

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Высшее, н/высшее образование (направление УДелопроизводствоФ или УПсихологияФ, УСоциологияФ)

Стаж работы по специальности не менее 1,5 лет.

1. Исполнитель этой должности должен знать:

Трудовое законодательство.

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

Кадровую политику и стратегию предприятия.

Основы кадрового делопроизводства.

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

Организацию табельного учета.

Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.

Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

Основы экономики, организации производства и управления.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).

Правила и нормы охраны труда.

Правила ведения телефонных переговоров.

Культуру труда и служебную этику.

1.Функции

На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.

Обеспечение эффективной работы сотрудников отдела.

Информационное обеспечение сотрудников отдела.

1.Должностные обязанности

Секретарь отдела кадров обязан:

1.Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями ООО "Колпино".

2.Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.

3.Своевременно готовить документы для начальника отдела.

4.Вести протоколы совещаний отдела.

5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.

6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.

7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.

8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.

9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).

10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.

11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.

12.Готовить документы для составления бюджета отдела.

13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.

14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.

15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.

16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.

17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.

18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.

19.Участвовать в инвентаризации отдела.

20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме

21.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения

22.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений

23.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности

24.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

25.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы

IV. Права

Секретарь отдела кадров имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.

6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..

7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

1.Ответственность

Специалист (по отбору) несет ответственность за:

1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации

3.Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности Ц в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы Ц в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

1.Общие положения

1. Отдел: кадров.

1.Полное наименование должности: секретарь отдела кадров.

2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.

4.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.

5.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

ГОСТ 6/30-97,

Устав ООО "Колпино" ,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Приказы (указания) прямого руководства,

Положение об отделе кадров,

Другие нормативные документы кадровой службы.

1.Требования к квалификации:

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Высшее, н/высшее образование (направление "Делопроизводство" или "Психология", "Социология")

Стаж работы по специальности не менее 1,5 лет.

1.Исполнитель этой должности должен знать:

Трудовое законодательство.

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

Кадровую политику и стратегию предприятия.

Основы кадрового делопроизводства.

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

Организацию табельного учета.

Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.

Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

Основы экономики, организации производства и управления.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MS Office, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).

Правила и нормы охраны труда.

Правила ведения телефонных переговоров.

Культуру труда и служебную этику.

1.Функции

На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.

Обеспечение эффективной работы сотрудников отдела.

Информационное обеспечение сотрудников отдела.

1.Должностные обязанности

Секретарь отдела кадров обязан:

1.Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями ООО "-".

2.Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.

3.Своевременно готовить документы для начальника отдела.

4.Вести протоколы совещаний отдела.

5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.

6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.

7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.

8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.

9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).

10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.

11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.

12.Готовить документы для составления бюджета отдела.

13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.

14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.

15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.

16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.

17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.

18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.

19.Участвовать в инвентаризации отдела.

20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме

21.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения

22.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений

23.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности

24.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

25.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы

IV. Права

Секретарь отдела кадров имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.

6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..

7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

1.Ответственность

Специалист (по отбору) несет ответственность за:

1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации

3.Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности - в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы - в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

1.Взаимоотношения

6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений и всеми сотрудниками отдела кадров.

2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров

1.Четкое, полное и своевременное исполнение распоряжений руководства.

2.Бесперебойное доведение необходимой для работы отдела информации до сотрудников отдела.

3.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.

4.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

Согласовано

Начальник отдела кадров __________________ В.Л. Павлов

Начальник юридического отдела __________________ А.Т. Михнева

Директор по персоналу __________________ Е.Р. Бондарчук

С инструкцией ознакомлена :

2001 г.