На сегодняшний день являет собой одну из концепций управления ими, отличительная черта которой – использование информационных технологий. Она предусматривает широкое применение ЭВМ и программного обеспечения и обеспечивает управление информацией, ресурсами и действиями с минимальным участием человека в данных процедурах либо без такового в принципе.
Главная задача, которую призвана реализовать проектирование автоматизации процессов – это вывод качественных показателей процессов на принципиально более высокий уровень. Достигается она главным образом благодаря тому, что основным преимуществом автоматизированного режима над ручным является его большая надежность.

Что, в свою очередь, способствует:

Росту производительности;
- ускорению;
- удешевлению;
- увеличению точности и стабильности.
На сегодняшний день автоматизация процессов в мире используется повсеместно – от координирования сложнейших производств до осуществления приобретений в супермаркетах. Направленность компании, равно как и ее масштабы, в данном случае не принципиальны: автоматика буквально пронизывает любую из них. А благодаря использованию процессорного подхода, для всей совокупности процессов применяются единые принципы автоматизации.

Принципы

Хотя автоматизация процессов и имеет возможность реализовываться на разных уровнях, ее принципы для каждого из них, равно как и для любого из процессов, являются едиными. Данное обстоятельство задает условия максимально эффективной реализации процессов, осуществляемых в автоматическом режиме и определяет принципы управления ими со стороны автоматики.
К таковым принципам относятся:
1. Согласованность. В процессе, который контролируется автоматикой, все операции должны быть согласованы как взаимно, так и с его входами и выходами. Невыполнение данного условия нередко приводит к сбоям в выполнении поставленной задачи.
2. Интеграция. Находящийся под управлением автоматики процесс должен иметь возможность встраиваться в общую систему организации. В соответствии с уровнем автоматизации подобная интеграция может быть реализована по-разному. Что, впрочем, не меняет сути самого принципа, которая остается без изменений. Цель автоматизации любого процесса – это обеспечение его взаимодействия со средой, которая является по отношению к нему внешней.
3. Независимость исполнения.

Любой процесс, реализуемый посредством автоматики, должен реализовываться без человеческого участия или же со сведенным к минимуму уровнем контроля, осуществляемого оператором. При выполнении условия, что процесс реализуется корректно, человеческое вмешательство в него не должно иметь места.
Стоит отметить, что перечисленные выше принципы могут быть существенно детализированы, что зависит от типа процессов и уровня автоматизации.

Так, автоматизация производственных процессов предусматривает такие принципы, как:

Непрерывность;
- специализация;
- пропорциональность и т.п.
Уровни
Автоматизация процессов является необходимым условием поддержки управления компанией, затрагивающим все ступени ее иерархии, а уровень автоматизации определяется в соответствии с уровнем управления. Основных уровней управления три:
- оперативный;
- тактический;
- стратегический.
На основании описанной выше классификации выделяют следующие уровни автоматизации:
1. Уровень исполнителей. Характерными процессами для него являются те, которые выполняются регулярно. Их автоматизация работает на достижение оперативных целей (пример – реализация одного из процессов производства), поддержание заданных параметров (пример – автопилот авиалайнера) и сохранение нужного режима функционирования (пример – температурные показатели котла).
2. Уровень управления производством. В данном случае целью автоматизации является корректное распределение задач между процессами, находящимися ниже по иерархической лестнице. В качестве примера можно привести осуществление планирования производства и обслуживания, а также процессы управления ресурсами, документацией и пр.
3. Уровень управления предприятием. Автоматизация, осуществляемая на данном уровне, решает задачи, связанные с анализом и прогнозированием. Способствование эффективной работе высшей ступени иерархии предприятия в финансово-хозяйственной области – вот главное ее предназначение.
Что касается осуществления автоматизации процессов на каждом из вышеперечисленных уровней, то оно возможно благодаря использованию таких систем, как:

- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами;
- OLAP – аналитическая обработка в реальном времени;
- ERP – управление ресурсами предприятия.

Каждую из систем автоматизации можно отнести к одному из трех основных их типов:

1. Неизменяемый. В ходе процесса заданная последовательность действий не подлежит никаким корректировкам.
2. Программируемый. В зависимости от используемой программы и особенностей процесса, последовательность действий может меняться. Выбор нужной последовательности зависит от набора инструкций, на который и ориентируется система.
3. Самонастраиваемый. Нужные варианты решения задачи могут выбираться на усмотрение системы во время работы. Изменение их последовательности и условий выполнения производится посредством мониторинга хода процесса.
Данные виды автоматизации процессов могут использоваться обособленно либо как часть комбинированной системы: здесь все зависит от ситуации.

Виды

В соответствии с местонахождением предприятий в цепочке обработки природных ресурсов, все они могут относиться к одной из трех категорий.
Первая – это «добытчики» и производители сырьевых ресурсов. В качестве примера здесь можно привести представителей сельского хозяйства либо отрасли добычи углеводородов.
Вторая – это те, кто добытое первыми сырье обрабатывает. К данной категории относятся автопроизводители, предприятия, занимающиеся выпуском электроэнергии, стали, электроники и т.д.
Третья – это представители сферы услуг: развлекательные, медицинские, образовательные, финансовые и иные заведения и учреждения.
Для любых предприятий, к какой бы из описанных групп они ни относились, имеются общие категории процессов, связанных с их деятельностью.

Таковыми процессами являются:

1. Деловые. Или бизнес-процессы, как их еще называют. Их задача – это обеспечение эффективного взаимодействия как внутри предприятия, так и с различными внешними заинтересованными сторонами (потребителями товаров или услуг, поставщиками продукции, контролирующими органами и т.д.). Типичными бизнес-процессами являются все виды планирования, маркетинга и учета, а также деятельность по осуществлению контактов с потребителями.
2. Проектирования и разработки. Подобные процессы предусматривают сбор и анализ исходной информации, реализацию проекта, обеспечение контроля за его выполнением и т.п.
3. Производства. Все процессы по осуществлению производства товаров либо услуг следует относить к данной категории. Это же можно сказать и о процессах, связанных с различными видами планирования, снабжения, сервиса и т.д.
4. Мониторинга и анализа. Сбор и обработка данных, касающихся выполнения процессов является основной задачей процессов из данной категории. Примеры – осуществление контроля качества товаров или услуг, управления, запасов.
Все, кто желает ознакомиться с примерами разнообразных технических заданий по автоматизации подсистем компании, могут просмотреть и купить их в интернет-магазине «Менеджмент качества».

Стратегия

Являясь непростой и довольно трудоемкой задачей, автоматизация процессов требует четкого следования определенной стратегии, что способствует росту эффективности деятельности и получению немалого количества очевидных преимуществ.
Дабы сформировать стратегию, процесс необходимо:
1. Понять. На основании тщательно проведенного анализа можно получить максимально полное представление о процессе, вплоть до мельчайших подробностей. Так, следует получить данные о его входах и выходах, последовательности операций, наличии связи с иными процессами, состав его ресурсов и т.д.
2. Упростить. Сделать это можно путем удаления операций, не представляющих ценности. Некоторые операции можно объединять, осуществлять параллельно и т.п. Здесь приветствуется все, что является наиболее рациональным – например, усовершенствование технологии реализации процесса либо ее полная замена.
3. Автоматизировать. К данному пункту следует подходить лишь после выполнения предыдущего. Причина этого проста: чем более простым является процесс, тем легче он подлежит автоматизации и тем стабильнее и эффективнее он будет выполняться.

Преимущества

Практика показывает, что автоматизация процессов в подавляющем большинстве случаев способствует ощутимому повышению качества – как продукции, так и управления ее производством. При внедрении менеджмента СМК она позволяет компании улучшить качественные показатели своей работы. Тем не менее, перед принятием окончательного решения, касающегося внедрения автоматизации, рекомендуется ознакомиться с основными ее преимуществами.
Итак, главные достоинства автоматизации процессов – это:
1. Ускорение выполнения операций, которые повторяются. Автоматика в процессе своей работы не подвержена усталости, что обеспечивает ее безошибочность, не зависящую от продолжительности деятельности. Помимо этого, однотипные задачи она реализует гораздо быстрее человека.
2. Улучшение качественных показателей деятельности. Главная причина этого – отсутствие человеческого фактора, что способствует снижению в разы количества различного рода ошибок.
3. Повышение точности управления. Благодаря применяемым информационным технологиям, объем данных о процессе может быть очень большим, что способствует более точному его исполнению.
4. Возможность одновременной реализации нескольких задач. Параллельное решение подобных действий с помощью автоматики значительно повышает производительность, при этом не нанося ущерба точности и качеству.
5. Увеличение скорости принятия решения в ситуациях, являющихся типовыми. Данное преимущество гарантирует отсутствие несоответствий на следующих стадиях процесса.

Когда автоматизация может быть неоправданной

Однако стоит принимать во внимание, что в некоторых ситуациях использование автоматизации процессов не является оправданным. Такое возможно, когда:
1. Выполняемые действия чересчур сложны технологически либо экономически.
2. Продукт имеет короткий жизненный цикл. В случае, если продукция создается и выводится на рынок максимально быстро, либо спрос на нее будет непродолжительным – автоматизация может оказаться менее рациональной, нежели ручное выполнение процессов.
3. Продукция является единичной, выполненной мастером вручную.
4. Спрос на продукт подвержен чрезмерным колебаниям. Данное обстоятельство приводит к изменениям объемов выпуска, что делает использование автоматики неоправданным.
В любом случае, перед принятием окончательного решения касательно целесообразности использования автоматизации следует провести как можно более тщательный анализ, дабы исключить вероятность некорректно сделанного вывода.

Руководители компаний зачастую прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимость решения на жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов – BPMS – обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивности сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании с единственной целью – успешное достижение поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи. Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса при приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как , маркетинг, и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей.

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс – которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли следовать. Наконец, должен быть определён результат с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Важно признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку только заложив правильную основу вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов – история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но, очевидно, что в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса, он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделении процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/ товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач, или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет оставаться сохранить свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

Под автоматизацией бизнес-процессов понимают передачу функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с Примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они понятно показывают, для чего нужна автоматизация, что это такое и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели , записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить .

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече.

В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас же, автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно, и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Автоматизация продаж

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе.

И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета, которые точно Вам показывают, какой клиент какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозирует будущий спрос.

Автоматизация логистики

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: Вы вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним , нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла – эффективно, не выросла – не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной , делать максимально персонализированные предложения и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе.

А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Автоматизация маркетинга

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную).

А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься – начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую – отчетность готова. Нажать третью – и все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Автоматизация бухгалтерии

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы – совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: “Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?”

Конкретнее

Приведу пример, вернемся опять к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься Вы нанимаете персонал, его обучаете, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

Вы после этого оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете и стратегические сессии, и анализируете прошлые показатели.

Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и тд.

Все, что я перечислил выше и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять какими они бывают. И выделяют 4 типа бизнес-процессов:

Виды процессов

1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, работа с клиентами и тд.
2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и тд.
3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, и т.д.
4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, и т.д.

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть ниже. Вам важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда ведь?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи и даже не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании, помимо последовательности, описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

Методы описания

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания.

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить – обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

Пример текста

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована, с помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым и описываются бизнес-процессы.

Пример таблицы

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек анализируя текстовую информацию в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно, бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Пример схемы

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно: надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

На самом деле, в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно читайте дальше.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно, при автоматизации ставят следующие :

1. Повысить производительность труда;
2. Минимизировать ошибки;
3. Увеличить точность производимых вычислений;
4. Привести бизнес в системный вид;
5. Выполнить несколько задач параллельно;
6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
7. Сократить издержки;
8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
9. Повысить качество ;
10. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация – помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. И для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения.

После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели Вы освобождаете время, путем автоматизации менее влиятельных действий.

Для того, чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались, а также убрать лишние действия;
3. Автоматизируем . И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача . Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного, могут и маркетингом управлять и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Битрикс24 , SalesapCRM . У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

– ERP-системы

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива.

Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно, 1С, куда без него.

– PM-системы

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций.

Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, ToDoist.Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

– Системы аналитики

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты от Яндекс и Google ( и Google Analytics соответственно).

Автоматизация бизнес-процессов – это очень важная задача для каждой компании, которая ориентирована на постоянный рост и развитие. Критерии, определяющие, что пора автоматизировать определенные процессы, развивать или интегрировать имеющиеся IT-решения, зависят от масштабов компании и стадии ее развития. На первом шаге большинство компаний внедряют CRM, потом – ERP, а когда бизнес подрастает, задумываются о BPM. Что скрывается за этими аббревиатурами и в какой момент каждое из решений пора применять в вашей компании?

Выстроить отношения с клиентами

CRM-система – пожалуй, одно из первых IT-решений, которые стоит внедрить компании, продающей товары или услуги клиентам. Если ваш бизнес – это не ларек с шаурмой у метро или производственная компания с единственным заказчиком, CRM вам точно пригодится. Хороший признак того, что пришла – тот факт, что вы уже не можете удержать в голове все договоренности и взаимодействия с текущими клиентами.

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management , так что это не просто база данных с адресами и телефонами клиентов и суммами сделок. В первую очередь это система, помогающая выстраивать стабильные отношения с вашими пользователями. А это включает в себя не только ведение клиента по воронке продаж – от заявки до сделки, – но и участие всей базы пользователей в email-маркетинге, триггерные рассылки, специальные акции и как результат – повторные продажи.

Без CRM-системы бизнес может в определенных пределах расти «вширь» (благодаря притоку новых клиентов), но ему будет довольно сложно увеличивать средний чек, прибыль с одного клиента и наращивать базу лояльных пользователей.

«У нас поэтапный подход к автоматизации: по мере увеличения количества заказов мы стандартизировали и переводили бизнес-процессы на автоматические рельсы с помощью представленных на рынке готовых решений. Первым делом мы максимально автоматизировали работу с клиентами, чтобы не терять время на поиск важной информации и давать как можно более оперативный отклик на запросы наших заказчиков. Мы внедрили CRM-систему, чтобы видеть и постоянно анализировать историю отношений с клиентом – звонки, заказы, переписка, обратная связь. Если вдруг нужно быстро поднять историю по заказам, а ответственный менеджер заболел, эти системы очень облегчают жизнь. Если нужно передать дела новому сотруднику, то это также не проблема », - говорит управляющий партнер компании «Кинодоктор» Евгений Непейвода.

Автоматизировать процессы внутри компании
В течение первых месяцев и даже лет жизни компания может расти и развиваться стихийно: появляются новые отделы и функциональные подразделения, дробятся задачи, нагрузка перераспределяется между различными сотрудниками. В этот момент может возникнуть путаница: кто отвечает за какие задачи? В какой срок должна быть выполнена эта работа?

Если подобные вопросы стали актуальными для вашей компании, значит, пора автоматизировать процессы внутри организации. Для этого используют ERP-системы (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) . ERP помогает интегрировать все отделы и функции компании в единую систему. В результате все сотрудники работают с единой базой данных, им проще обмениваться разного рода информацией, распределять задачи (как внутри отдела, так и между разными департаментами).

«Сигнал к тому, что пора заняться автоматизацией ресурсов внутри компании -проблемы с организацией процессов на уровне отдела и между отделами: процесс может не соблюдаться, тормозиться или быть непонятным исполнителям и руководству» , - говорит бизнес-аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер.

Углубиться в бизнес-процессы

Если основная задача ERP - оптимизировать бизнес-процессы в компании путем сокращения материальных и временных затрат, то системы BPM (Business Performance Management) решают задачи более высокого уровня. Можно сказать, что ERP-системы заточены под решение тактических вопросов, а BPM – это уже больше про стратегию. Если ERP отталкивается от ресурсов и текущего состояния бизнеса, BPM помогает посмотреть вглубь бизнес-процессов. BPM-система нужна тогда, когда в компании есть несколько нетривиальных бизнес-процессов (которые при этом могут постоянно меняться), и есть необходимость их ускорить, сделать более стандартизированными и прозрачными.

«Автоматизация бизнеса просто необходима на стадии активного роста компании. Без нее вы будете привязаны к своей компании толстым канатом, более того, достичь значительных масштабов бизнеса будет сложно.
Две мои компании сейчас автоматизированы полностью. Это значит, что без меня реализуются как функции продаж и маркетинга, так и управленческие функции принятия решений, в том числе стратегических.
Внедрять автоматизацию такого уровня можно, когда ты уже досконально знаешь свой бизнес. В какой момент стоит это делать?
● Когда компания начинает расти, и становится уже нереально управлять ей в «ручном» режиме
● Когда есть необходимость освободить свое время или время управляющих менеджеров
● Когда вы начали ощущать депрессию и полное отсутствие желания дальше самостоятельно развивать этот бизнес
● Когда вы хотите запустить новый проект
● Когда вам нужно время для того, чтобы придумать способ взрывного роста текущего бизнеса
Чтобы грамотно внедрить автоматизацию, необходимо очень чётко понимать все бизнес-процессы, последовательность действий, которые необходимо автоматизировать – именно поэтому сначала необходимо пройти путь «ручной» работы. Но важно не «зависать» в стадии ручного труда надолго. Соответствующие привычки и нормы настолько укореняются внутри бизнеса и коллектива, что автоматизация становится чужеродной и сложной для внедрения» , – говорит основатель сети фотошкол Like и сети городских кафе «Свитер» Галия Бердникова.

Свое или заводское?

На этапе автоматизации многие компании сталкиваются с дилеммой – писать ли собственное решение или воспользоваться «коробочным»?

Большинство крупных IT-компаний, таких как Microsoft, SAP и 1C, предоставляют готовые системы автоматизации для бизнеса. Есть также много небольших вендоров, которые предлагают заводские решения – благодаря меньшему масштабу при работе с такими поставщиками можно добиться большей кастомизации программ под ваш бизнес. Тем не менее, многие компании пытаются делать самописные решения.

«Когда я работал в одной небольшой SEO-компании, потребность в сервисе для выставления задач копирайтерам, контроля их исполнения и учета времени появилась при размере штата более пяти человек. Вначале использовали самописное решение. Но его стало трудно поддерживать, и оно исчерпало функциональность уже через полтора года, при штате в 15 человек: три продавца-аккаунта, четыре программиста и отдел копирайтеров. Приобрели годовую подписку на облачное решение, сочетающее в себе CRM, простейший workflow и учет рабочего времени.
Это типичный сценарий: сначала менеджеры думают «мы все сделаем сами», но потом возникает понимание, что на рынке есть готовые решения от вендоров, которые не зря разрабатывают и улучшают их годами.
Есть случаи, когда даже при штате более 20 человек фирмы обходятся самописными сервисами, но для этого нужен свой IT-специалист, который будет постоянно работать над данным решением – это обходится недешево», – рассказывает Максим Кайнер.
Но все же и готовые заводские программы не могут решить все проблемы заказчика – нужно всегда понимать, что их придется адаптировать под свои нужды.
«Будьте готовы к тому, что любая «коробочная версия» IT-продукта для автоматизации не сможет учесть всей вашей специфики, будет требовать дополнительной настройки под ваши процессы. И доработка системы будет продолжаться и впредь - по мере роста и усложнения вашего бизнеса» , - говорит управляющий партнер юридической фирмы Revera Дмитрий Архипенко.

Как выбрать систему автоматизации, подходящую вашему бизнесу на данном этапе? Оставьте свой email и мы пришлем вам список подходящих решений!

Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.

Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:

1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.

2. Определение фактических потребностей в автоматизации.

3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.

4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.

Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.

Начать стоит с определения. Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Обратите внимание: довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая автоматизация здесь не поможет.

Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

• Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).
• Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).
• Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).
• Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).
• Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

• переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
• проведение реформ или изменение принципов управления;
• неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
• подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные" процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.

Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на "ручной" процесс оказываются неоправданно большими.

Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.

Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.

Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.