Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Нижегородский государственный педагогический университет им. Козьмы

Отделение среднего профессионального образования

О Т Ч Е Т

по технологической практике

Выполнил студент: Токмина М.А. Группа: ПКС - 11

База практики: Кантауровское сельпо, магазин №43

Руководитель от организации: Толчкова Ю.М.

Руководитель от НГПУ: Балунова С.А.

Нижний Новгород 2013

Введение

1. Описание предприятия

2. . Задания практики от предприятия

3. Индивидуальное задание

3.1 Постановка задачи

3.2 Алгоритм решения задачи

Заключение

Источники информации

Приложение №1.Список файлов на компакт диске, штрих-код, этикетка

Введение

Технологическая практика проходила на базе Кантауровского сельпо, в магазине №43 с 25.11.2013 по 22.12.2013 г. Директором учреждения является Полетаева Галина Валерьевна. Руководителем практики от учреждения была Толчкова Юлия Михайловна, оператор персонального компьютера.

Место нахождения магазина № 43: 606473 Нижегородская область, Борский район, село Каликино, ул. Октябрьская, д.18.

Развитие экономических и социальных отношений, расширение сети и предприятий и увеличение их размеров, возникновение новых связей между предприятиями и отраслями, увеличение потоков и объемов информации - все это привело к резкому усложнению управленческих задач.

Усложнение задачи, решаемых в сфере управления, обусловило в свою очередь изменение характера процессов управления.

Применение вычислительных машин значительно повышает оперативность управления, но при этом предполагается активное участие человека в процессе управления. Именно он принимает окончательное решение на основе оценки различных расчетных вариантов, учитывая имеющиеся в его распоряжение дополнительные данные.

Технологическая практика является органической частью учебного процесса и имеет цель закрепить и углубить знания, полученные в процессе теоретической деятельности, приобщить студента к общественно-полезному труду и увязать полученные теоретические знания с реальными условиями производства.

Технологическая практика должна проводиться на базовых предприятиях (организациях) под руководством опытных специалистов.

Во время прохождения технологической практики студенты-практиканты работают по режиму, установленному для данного предприятия и подчиняются правилам внутреннего распорядка этой организации.

Цель технологической практики является изучение студентами реального предприятия и условий работы на нем, получение прикладных навыков в разработке и сопровождении программ, изучении информационных потоков и документооборота, способов хранения и обработки информации, сбор материалов для отчета и предварительный выбор вероятной темы дипломного проекта.

Кроме того, во время прохождения практики студенты-практиканты должны также принимать активное участие в общественной жизни предприятия.

1. Описание предприятия

1.1 Общие сведения о предприятии

Компания зарегистрирована 6 февраля 1995 года регистратором Инспекция МНС России по Борскому району Нижегородской области. Председатель правления организации - Полетаева Галина Валерьевна. Компания КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО находится по адресу 606472, НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ, БОРСКИЙ РАЙОН, С КАНТАУРОВО, УЛ КООПЕРАТИВНАЯ Д 2, основным видом деятельности является «Розничная торговля в неспециализированных магазинах незамороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями». Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям: «Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями», «Аренда прочих машин и оборудования, не включенных в другие группировки», «Сдача внаем собственного недвижимого имущества». Основная отрасль компании - «Розничная торговля потребительской кооперации».

За предприятием закреплено 20 магазинов в праве собственности на отдельно стоящее нежилое здание, 2 из которых предназначены для продажи промышленных товаров, 2 магазина оснащены программным обеспечением, остальные магазины работают с кассовыми аппаратами, за предприятием закреплено складское помещение.

Весь коллектив предприятия имеет высшее или средне-профессиональное образование по своей специальности.

Так же данное предприятие занимается организацией курсов повышения квалификации.

Основная деятельность магазина №43 - розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями. В магазине установлена автоматизированная система учета данных. Данный магазин относится к группе само обслуживающих.

За магазином №43 закреплено 4 продавца, оператор ПК, уборщица.

19 июля 2011 года КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО заключила договор с компанией «1С-Рарус НН», где приобрели программные продукты «1С-Рарус:Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8», «1С:Бухгалтерию 8», а также необходимое торговое оборудование. В связи с этим в штат предприятия была введена новая должность оператор ПК.

На лицо в данной должности возложены обязанности:

· контроль за монтажом, эксплуатацией и обслуживанием средств

· охранно-пожарной сигнализации и системы видеонаблюдения магазина №43.

· администрирование локальной вычислительной сети учреждения;

· внедрение, настройка прикладного программного обеспечения;

· обеспечение компьютерной безопасности информационной системы;

На студента, проходящего технологическую практику на должности программиста были возложены обязанности:

· подержание вычислительной техники в работоспособном состоянии;

· установка, настройка и сопровождение операционных систем;

1.2 Виды программного обеспечения автоматизированных систем предприятия

Вся информация носит числовой или текстовый формат. Различные приказы, заявления, заявки на товар являются примером входной текстовой информации. На предприятие внедрена и функционирует информационная система «1С-Рарус: Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8».

Программное обеспечение позволяет не просто регистрировать все хозяйственные операции в магазинах, обмениваться необходимыми данными, но и контролировать процессы закупок товара, взаиморасчетов с поставщиками, оприходования товаров на складе, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками.

Весь документооборот между офисом и магазином осуществляется по сети Интернет.

Вся техника на предприятии постоянно обновляется, эти обязанности закреплены за компанией «1С Рарус - НН». Сейчас на всем предприятии установлены современные производительные компьютеры на базе процессора Intel Core - i3 2630 QM. Оперативная память - 4 Гбайт, объем жесткого диска-180 Гбайт.

«Звезда» - топология с явно выделенным центром в виде концентратора (коммутатора) к которому подключаются рабочие компьютеры и сервер. Сервер управляет всей сетью, регистрирует пользователей ставит различные ограничения, наблюдает за каждым шагом пользователей. Сервер - это «царь и бог» всей сети. Но она может работать и без сервера соединяемая только одним коммутатором. В этом случае настройки производятся на каждом компьютере индивидуально. Это самая надежная сеть из всех существующих. Если по каким-то причинам один из компьютеров не пилингуется, то это никак не отразится на производительности всей сети. Есть и небольшой минус такой сети, по-моему, не совсем весомый. После развертывания всей сети, ее будет не просто дооснастить новыми рабочими местами.

2. Задания практики от предприятия

2.1 Анализ выполнения задания практики от предприятия

Данное задание заключалось :

1. в формирование списка поступающих товаров от поставителей

2. осуществлять списание товара

3. Отправлять заявки на товар на сервер

4. Печатать штрих-код на товар

5. Записывать ключевой код для кассового аппарата

Требуется создать простейшую систему складского учета для нескольких складов, которая позволит приходовать и отпускать продукты, а также формировать отчет по остаткам продуктов.

Объекты конфигурации:

1. Справочники

· Продукты (количество уровней: 1)

· Склады

2. Документы

· Приход (реквизиты шапки: Склад)

· Расход (реквизиты шапки: Склад)

реквизиты табличной части: (Материал, Количество)

3. Журнал документов

· Складские

4. Отчет

· Остатки продуктов

5. Документ

· Приход, расход

Экранную форму документа Приход сформировать автоматически.

Для данного задания мне потребовались, записанные в период лекции. Первым этапом мы знакомимся со всей базой данной магазина № 43 (рис.1)

(рис. 1)

Второй этап заключается в формирование накладной на поступление товара. Для этого я использовала специальные возможности программы, которая позволяет мне быстро и безошибочно заносить товар по его штрих-коду в базу данных (рис.2)

(рис. 2)

автоматизированный программа информационный документооборот

Третий этап заключается в составлении штрих-кода для кассового аппарата (рис. 3)

(рис. 3)

Для выполнения данного задания уходило примерно 20-30 минут на одного поставщика. Задание очень интересное, существуют некоторые затруднения в нахождение товара в основной базе данных. Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, сидиромами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации.

Технология проектирования автоматизированной обработки экономической информации при решении любой экономической задачи подразделяется на 4 этапа:

· начальный;

· подготовительный;

· основной;

· заключительный.

Состав и структура операций каждого из этапов технологического процесса могут быть различными в зависимости от используемых средств ВТ, средств оргсвязи и требований к технологии преобразования информации. По своему назначению технологические операции бывают вспомогательными, основными и контрольными. Вторые составляют основу и относятся к операциям внутри машинной технологии обработки данных. Это операции упорядочения, корректировки, накопления и собственно обработки.

Упорядочение - произвольно расположенные данные размещаются в определенной последовательности значений ключевых слов.

Корректировка - процесс внесения изменений в уже сформированные файлы данных, позволяющий поддержать их в актуальном для обработки состоянии.

Накопление - процесс периодического добавления данных в существующие файлы с целью формирования исходных данных за определенный интервал времени.

Обработка - выполнение всех арифметических и логических операций по преобразованию исходной информации в результатную.

Существуют различные формы внутри машинной технологии обработки информации. Наиболее распространенными формами являются обработка данных в пакетном и диалоговом режимах.

Иногда автоматизированное решение задач должно согласовываться по времени с ходом управляемых процессов. Соответственно организация обработки информации для этих нужд получила название технологии обработки данных в режиме реального времени.

Важной характеристикой, определяющей область применения режима реального времени является скорость реакции системы управления на изменение состояний объекта управления.

В настоящее время прослеживается тенденция к максимальному приближению информационных и программных ресурсов к пользователю. ПЭВМ, работающие в сети, имеют существенное преимущество перед АРМ, работающими в режиме разделения времени. А, главное, средства интеллектуального интерфейса обеспечивают пользователя простыми и надежными способами решения своих профессиональных задач. Основной результат - это изменение интерфейса конечного пользователя с терминалом.

От метода "запоминай (состояние своих ресурсов) следующее:

· проектируй (необходимую последовательность действий в терминах команд)

· набирай (управляющий текст)" происходит переход к методу "смотри (на графическую модель состояния ресурсов)

· выбирай (необходимое действие из иерархического меню)".

Такой интерфейс поддерживается всеми средствами информационной технологии - составными частями базы знаний, включающей базу данных, прикладное программное обеспечение и опорной технологии, базирующейся на аппаратных средствах, системном и инструментальном программном обеспечении.

Возвращаясь к вопросу об этапах разработки технологических процессов, необходимо сказать, что на заключительном этапе производится контроль и выпуск результатных документов.

Все этапы разработки технологических процессов (предпроектная стадия, техническое проектирование, стадия рабочего проектирования, ввода в действие) документируются.

Документирование - оформление описания выбранных вариантов построения информационной технология с комментариями, обеспечивающими их использование в процессе эксплуатации системы.

Наличие документального обоснования позволяет проверить правильность варианта.

Этап проектирования программ оказывает влияние на стиль программирования, надежность, эффективность, отладку, тестирование и эксплуатационные свойства программ. Таким образом, это важнейшая часть любой программной разработки.

Небольшие программы не вызывают таких трудностей, как большие, так как с их составлением легко справится один человек. Но так невозможно организовать проектирование программ, которые так значительны по объему, что при их разработке одним человеком не обойдешься.

3. Индивидуальное задание

3.1 Постановка задачи

Программой практики по профилю специальности предусматривается необходимость выполнения студентом индивидуального задания, предложенного руководителем практики. Заданием может быть:

­ разработка программы;

­ создание моделей (чертежей, рисунков, схем) с использованием специализированного программного обеспечения;

­ создание Интернет-сайтов;

­ составление инструкции по работе с программным продуктом;

­ разработка или модификация баз данных.

Индивидуальное задание способствует углубленному изучению отдельных вопросов разработки и эксплуатации автоматизированных информационных систем, изучению теоретических разделов специальных дисциплин, развитию познавательной деятельности студента и навыков самостоятельной работы. Индивидуальное задание может содержать элементы научных исследований, которые определяются руководителем практики от вуза.

Материалом для индивидуальных заданий могут служить реальные производственные проблемные ситуации. Целесообразно, чтобы тематика индивидуального здания была актуальной и имела практическую значимость для предприятия, вуза.

Изучение предметной области темы задания на практику: изучение нормативной документации на существующую технологию обработки информации. Проработка документооборота задачи, правил составления (заполнения) первичных документов. Определение подразделений, участвующих в обработке информации по данной задаче, их функций, полномочий, разграничение ответственности.

Изучение постановки задачи. Определение аппаратной и программной конфигурации средств вычислительной техники на предприятии. Структура локальной сети предприятия. Проработка состава и структур баз данных, в которые заносится оперативная информация. Проработка состава и структур баз данных, в которых хранится нормативно-справочная информация. Изучение основных алгоритмов обработки информации в данной задаче. Доработка структур существующих баз данных, разработка структур новых баз данных (при необходимости) и разработка алгоритмов обработки информации для раздела задачи, предложенного для самостоятельной разработки. Разработка контрольного примера для данного раздела задачи.

Индивидуальным заданием является изучение пакета Illustrator и создание буклета про базу практики:

1. Техническое задание: изучение пакета иллюстратор, применение на практики, создание визитной карточки, применение знаний в Word для создания буклета.

2. Описание работы: описание структуры, описание поддерживаемых, список используемых шрифтов и других технических возможностей.

3.2 Алгоритм решения задачи

Алгоритм разработки буклета.

В настоящее время существует множество программ представляющие текстовые редакторы. Пакет Microsoft Office предназначен для создания документов и разработки общего дизайна и ориентирован на вывод готовых документов с высоким разрешением. Пакет позволяет создавать презентации и другие файлы произвольной формы, а затем масштабировать, вращать и деформировать их. Кроме того, Word содержит широкий спектр инструментов для работы с текстом и многостраничными документами. Алгоритм создания буклета:

Формирование требований;

Воплощение идей и исправление мелких недостатков;

Печать буклета.

Формирование требований

Буклет должн быть привлекательным, не иметь лишней информации, должны быть указаны заголовок, слоган компании, контактные данные.

Воплощение идей и исправление мелких недостатков

Согласно алгоритму создания буклета следующим шагом становится практическое воплощение в жизнь разработанных идей. Это может быть сделано не только текстовыми, но и графическими средствами. Однако не стоит забывать и об удобстве использования буклета, поэтому необходимо продумать не только внешнее оформление, но и структуру. Вполне возможно, что в процессе создания могут обнаружиться мелкие погрешности. Поэтому перед окончательным запуском буклетов в печать необходимо проверить, чтобы били устранены недочеты, которые могут вызвать негативную реакцию со стороны пользователя.

Заключение

В период прохождения технологической практики студент-практикант вела дневник, в котором ежедневно вносила записи о проделанной работе, план работы от руководителя практики.

Так же практикант закрепила полученные во время учебы теоретические навыки практическими. Познакомился с организацией, структурой и принципами функционирования предприятия. Развил коммуникативные навыки. Получил опыт работы в коллективе.

Во время прохождения практики показала себя, как способного и ответственного сотрудника. Вовремя справлялась с поставленными задачами. Индивидуальное задание, полученное на предприятии, было исполнено полностью и в срок.

Источники информации

Основная литература

1. Голицына О.А., Попов И.И. Основы алгоритмизации и программирования: Учебное пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. 432 с.

2. Дуванов А.А. Web-конструирование. HTML. СПб.: БХВ-Петербург,2003.

3. Инструкции предприятия по технике безопасности и пожарной безопасности.

4. Руководство пользователя программным продуктом 1С Рарус: Торговый комплекс (Продовольственные товары). Москва, 2007 год.

Дополнительные источники информации

5. Справочники и учебники по системам программирования, делопроизводству, бухгалтерскому учету, методологиям моделирования.

6. Шапошников И.В. Самоучитель HTML. СПб.: БХВ-Петербург, 2003. 288 с.

Электронные источники информации

7. http://www.nlr.ru/ - Российская национальная библиотека (РНБ).

8. http://www.rsl.ru/ - Российская государственная библиотека (РГБ).

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.

дипломная работа , добавлен 13.06.2017


Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.

курсовая работа , добавлен 06.11.2014


Общая характеристика и основные функции CAD-систем. Характерные особенности современных автоматизированных систем управления предприятием. Принципы управления документами и организации документооборота. Свойства систем делопроизводства на предприятии.

презентация , добавлен 27.10.2013


Процесс внедрения различных информационных систем на предприятии. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте. Показатели автоматизации предприятия. Непрерывность движения документа. Применение информационной системы электронного документооборота.

реферат , добавлен 26.06.2012


Анализ финансово-производственной деятельности предприятия и оценка его инновационного потенциала. Автоматизация производства, путем внедрения конфигурации "1С: Предприятие 8". Автоматизированный учет материалов с помощью маркиратора штрих-кода и сканера.

дипломная работа , добавлен 22.02.2015


Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

курсовая работа , добавлен 11.01.2011


Рассмотрение управления предприятием как составной части менеджмента. Автоматизация кадровой работы и задачи управления персоналом на базе информационных технологий. Изучение и создание недостающих элементов документооборота ЗАО "Тихвинского КЛПХ".

дипломная работа , добавлен 14.01.2012


Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 22.04.2014


Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

контрольная работа , добавлен 11.11.2010


Теоретические и методологические основы оперативного управления информационными потоками. Сущность коммуникационного процесса на предприятии. Характеристика службы информационного обеспечения. Правила организации, схема движения и обработки документов.

• Для чего осуществляется автоматизации процессов управления предприятием.
• Какие условия необходимо соблюсти для осуществления автоматизации процессов управления.
• Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации.

Автоматизация процессов управления предприятием – комплекс мероприятий, при реализации которых возникают следующие вопросы:

• какие измеряемые параметры являются критически важными для оценки деятельности компании и нуждаются в учете;
• какие иерархические модели целесообразно использовать для описания процессов управления и планирования;
• для каких целей будет обосновано и эффективно применение экономико-математических методов;
• как использовать технологии управления проектами.

Американское общество производством и запасами (APICS) в середине 60-х годов выработало подход, позволяющий ответить на основные вопросы, возникающие в ходе внедрения автоматизации. Были сформулированы принципы, пригодные для построения моделей предприятий в целом и ключевых производственных процессов на них. На данных принципах основана концепция MRP (планирование материальных ресурсов), которую впервые использовали для систем управления материальными запасами.

1. Процесс производства является потоком взаимосвязанных заказов.
2. Заказы всегда выполняются в условиях ограничения ресурсов.
3. Предусматривается сокращение технологических циклов и запасов.
4. Потребности производства и снабжения определяются объемами и графиками реализации.
5. Движение заказов соотносится с экономическими показателями.
6. Время, необходимое на исполнения заказа, строго определено.

Практическая ценность MRP, MRPII, ERP обусловлена:

• использованием результатов анализа деятельности работающих предприятий;
• поступательным развитием, каждая последующая система расширяла возможности предыдущей;
• доказанной результативностью применения;
• возможностью охватить все процессы управления предприятия в целом.

Для характеристики объема и вида решаемых задач управления возникла соответствующая терминология: система класса MRP, система класса ERP, или просто: ERP-система, MRP-система.

Широкое распространение, тем не менее, не позволяет считать утвержденными международными или национальными стандартами рекомендации MRP, ERP по организации производственных процессов и управления ими. Они так и остаются рекомендациями APICS, в отличие от стандартов ISO серии 9000 (9000-9004), регламентирующих создание программ управления качеством в промышленности и в сфере обслуживания (исключение составляет ряд АСУП класса MRP-APS, использование которых позволяет компаниям получать сертификат ISO).

Автоматизация управления предприятиями на базе экономико-математических моделей, информационных технологий и средств вычислительной техники практически для всех фирм является важнейшим этапом развития, выводящим бизнес на качественно новый уровень управления.

Распределенные вычислительные системы и сети, совершенствование систем управления базами данных и средств проектирования, внедрение функциональных подсистем способствуют созданию сложных интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления предприятием.

Среди подобных программных продуктов, представленных на российском рынке, большую долю составляют разработки крупнейших зарубежных фирм.

Внедрение интегрированной автоматизированной системы – это длительный, трудоемкий и дорогостоящий процесс.

Перед руководителем в данной ситуации стоят две основные задачи: определить цели, для которых планируется модернизация методов управления, и разработать правильную стратегию развития автоматизации предприятия , позволяющую этих целей достичь.

Должны учитываться:

• существующий на текущий момент уровень автоматизации управления;
• опыт потенциальных разработчиков;
• особенности организационной структуры конкретного предприятия;
• финансовые и кадровые ресурсы;
• зарубежный опыт и современные тенденции.

В ходе стратегического планирования часто возникает необходимость принятия обоснованного решения по выбору системы автоматизации. Руководители предприятий должны иметь представление о концепциях современных информационных технологий, способах их проектирования и внедрения.

Автоматизация процессов управления – алгоритм для руководителя

Проектный подход к автоматизации управления предприятием начинается с подготовки трех обязательных документов: технического задания, плана-графика и бюджета. Финансист не может написать грамотное техническое задание, а программист посчитать бюджет. Составлять документы должны специалисты, тесно взаимодействуя друг с другом, только это позволит успешно организовать работу.

Техническое задание (ТЗ) определяет цели, задачи проекта и способы их решения. В нем максимально подробно описываются все требования к системе управления, защите данных, архитектура программного комплекса и алгоритмы взаимодействия объектов, виды форм, справочников и отчетов, этапы работ по внедрению, а также порядок приемки готового продукта. Чем больше деталей учтено и зафиксировано, тем быстрее и качественнее будет реализация проекта.

Как правило, отвечает за разработку технического задания и представляет руководству итоговый вариант менеджер проекта. В нашей стране существует определенный стандарт – «ГОСТ на ТЗ по созданию автоматизированных систем», хотя в последние годы строгое следование ГОСТу не считается обязательным.

Стандартные требования к автоматизированным системам на сегодняшний день:

• совместимость со всеми программными продуктами, которые используются на предприятии;
• надежность – стабильная работа и обеспечение сохранности данных;
• адаптивность – возможность быстро перенастраивать систему при любых изменениях в компании;
• масштабируемость – возможность увеличения объема данных и количества пользователей;
• заложенный изначально потенциал развития – возможность расширения функционала, обновление версий без перерывов в эксплуатации, актуализация с учетом изменений в российском законодательстве;
• возможность работы с распределенными структурами (удаленными подразделениями и филиалами);
• соответствие требованиям информационной безопасности – разделение прав доступа и ролей пользователей в зависимости от должностей и обязанностей.

План-график – стандартный управленческий документ, на который ориентируются в ходе реализации любого проекта. В нем отражаются этапы работ со сроками их выполнения, ответственные лица, назначенные исполнители, количество задействованных сотрудников. Например, автоматизация процессов управления потребует подготовки определенной документации, обучения персонала, неоднократного тестирования системы перед запуском ее в эксплуатацию. Менеджер проекта консолидирует информацию из разных подразделений в единый план-график и актуализирует его с определенной периодичностью.

Бюджет отражает затратную часть проекта. Основные статьи расхода при внедрении новой системы управления – это покупка программного обеспечения, его настройка под нужды предприятия и техническое сопровождение.

Компаниям-разработчикам с маркетинговой точки зрения выгоднее презентовать «стоимость рабочего места». Например: ERP-система по цене пять тысяч рублей для двух пользователей или десять тысяч рублей для десяти пользователей. Как правило, в указанную стоимость не входят затраты на настройку и техническую поддержку.

При выборе программного обеспечения необходимо узнавать подобные детали заранее, чтобы правильно сформировать бюджет. Грамотно написанное техническое задание позволяет рассчитать затраты последующих периодов на основе стоимости часа работы специалиста компании, обеспечивающей дальнейшую поддержку продукта. Соблюдение бюджета – показатель качественной работы менеджера проекта, означающий, что все необходимые ресурсы были учтены.

Процесс автоматизации предприятия можно считать завершенным, когда в эксплуатацию передана стабильно работающая информационная система, а также полный набор регламентов и инструкций для пользователей с различными уровнями доступа и ролями.

Экономическая целесообразность проекта обычно оценивается на основе финансовых показателей: срок окупаемости, коэффициент возврата инвестиций, внутренняя рентабельность, чистая стоимость. В случае с внедрением программного обеспечения произвести точные расчеты по такой схеме проблематично. Если затраты отражены в бюджете, то соотнести какая часть прибыли получена именно за счет использования автоматизированной системы управления чаще всего невозможно.

Автоматизация предприятия, прежде всего, влияет на управленческие показатели, например, на производительность труда, количество обслуженных клиентов, скорость обработки заказов. Положительная динамика их изменения служит критерием успешной реализации проекта и показателем того, что человеческие ресурсы компании стали использоваться более эффективно за счет:

• оптимизации документооборота;
• увеличения скорости доступа к информации;
• консолидированного представления всех данных и документов;
• стандартизации бизнес-процессов;
• своевременной и быстрой актуализации нормативных документов;
• ускорение процесса обучения и адаптации новых сотрудников;
• интеграции с внешними информационными системами и повышения скорости обмена данными.

Принципы автоматизации процессов управления

Современные предприятия представляют собой сложные структуры, поэтому постепенно автоматизация систем производства нашла применение не только в промышленности, но и во многих других сферах деятельности. Банковский бизнес, страхование, ритейл, транспортные компании готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, позволяющее повысить эффективность их работы. Даже небольшие фирмы стремятся автоматизировать основные процессы управления.

Разные масштабы, уровни и виды процессов управления автоматизируются на основе единых принципов:

• принцип согласованности. Точка выхода одного действия внутри процесса всегда является точкой входа для другого. Рассогласование цепочки действий приводит к сбою или некорректному исполнению процесса;
• принцип интеграции. Автоматизированный процесс должен не существовать вне общей информационной среды предприятия, а взаимодействовать с ней. Степень интеграции может быть больше или меньше в зависимости от уровня автоматизации и решаемых с ее помощью задач, но этот принцип соблюдается всегда;
• принцип независимости исполнения. Суть автоматизированного процесса в том, что он исполняется без участия человека либо это участие минимально. Процесс, проистекающий корректно, в соответствии с установленными требованиями, не требует вмешательств извне.

Основополагающие принципы, перечисленные выше, разбиваются на более частные применительно к определенному уровню автоматизации и процессу управления.

Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации

1. Хороший продукт. Недоработанное программное обеспечение приводит к возникновению нежелательных последствий. Необходимость в дополнительных настройках, внесении изменений в программу, повторном тестировании мешают нормальной эксплуатации.
2. Квалифицированный консультант.
3. Энергичная команда внедрения, работающая на результат. Хороший консультант не решит поставленную задачу, если в компании отсутствуют квалифицированные сотрудники, способные говорить с ним на одном языке и обладающие необходимыми навыками и компетенциями.
4. Личный контроль генерального директора над процессом. Чтобы контролировать работу над проектом, не нужно глубоко погружаться в сферу информационных технологий и изучать азы программирования. Главное, чтобы информация о ходе процесса была всегда доступна и достоверна. Регулярные отчеты на основе составленного плана-графика дадут достаточно полное представление о текущей ситуации и позволят своевременно внести коррективы.
5. Работа сотрудников предприятия с автоматизированной системой. Установленное программное обеспечение должно использоваться большинством работников. И чем быстрее они начнут это делать самостоятельно в штатном режиме, тем быстрее будут выявлены и устранены возможные ошибки системы.

Уровни автоматизации процессов управления

В каждой компании существует определенная иерархия принятия решений, то есть уровней управления. Для более эффективной работы необходима автоматизация всех уровней управления предприятием.

Выделяют оперативный, тактический и стратегический уровни управления, а в соответствии с ними и уровни автоматизации:

1. Оперативный – уровень исполнителей. Автоматизируются стереотипные, регулярно выполняющиеся процессы, составляющие основу операционной деятельности компании. Например, производственный конвейер, осуществление торговых операций в рознице, поддержание заданных параметров инженерной системы.
2. Тактический – уровень менеджмента. За счет создания взаимосвязей между разными процессами предыдущего уровня автоматизируется управление производством. Например, процессы оперативного планирования, снабжения, реализации продукции, логистики, первичный документооборот.
3. Стратегический – уровень высшего звена руководства. Автоматизируются процессы управления предприятием в целом. Система позволяет решать аналитические задачи, строить прогнозы, направлена на финансово-хозяйственное и стратегическое планирование.

Для автоматизации управления предприятием используют несколько видов систем (CRM, ERP, OLAP и другие), которые подразделяются на три основных типа:

1. Неизменяемые системы. В них определенная жесткая последовательность операций настроена изначально под существующую конфигурацию оборудования или процесс.
2. Программируемые системы. В них последовательность действий изменяется в зависимости от текущей конфигурации или заданной программы. Настройка новых параметров работы происходит с помощью инструкций, к которым система обращается и выполняет их при смене условий.
3. Самонастраиваемые системы. Они осуществляют выбор необходимых операций в ходе функционирования на основании информации о текущем состоянии процесса.

Все три типа систем могут применяться на любом из уровней автоматизации как отдельно, так и в сочетании друг с другом.

Какие задачи решает автоматизация процессов управления производством

Для успешного ведения бизнеса необходимо поддерживать платежеспособность компании, повышать рентабельность производства или иной хозяйственной деятельности, правильно планировать и перераспределять финансовые ресурсы.

Крупные многопрофильные предприятия со сложной организационной структурой и развитой филиальной сетью с помощью автоматизации процессов управления решают проблемы, которые мешают достичь желаемых показателей:

1. Трудность согласования оперативных, текущих и долгосрочных планов разобщенных подразделений.
2. Проблему постановки и контроля исполнения задач для каждого подразделения и филиала.
3. Различия в организации работы и отсутствие единого понимания бизнес-процессов среди подразделений.
4. Отсутствие общей нормативно-справочной информации, унифицированных форм документов, единых методов .
5. Низкую скорость актуализации данных об оперативной хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, подразделений и компании в целом.
6. Большие трудозатраты на сбор, анализ и обобщение данных от филиалов и предприятий, входящих в состав фирмы. Особенно это значимо для бухгалтерского учета, когда необходимо сводить разрозненные балансы, поступающие из разных источников, чтобы получить полное представление о финансовом состоянии компании.
7. Проблема оперативного контроля над взаиморасчетами с потребителями, внешними и внутренними поставщиками. Получение некорректных данных по кредиторской и дебиторской задолженности.
8. Низкая достоверность и противоречивость информации, собранной по всем направлениям бизнеса, на основании которой невозможно произвести подсчет и получить верное представление о материальных и финансовых активах предприятия.

Автоматизация управления – это не цель, а инструмент, позволяющий сократить вышеизложенные проблемы. При этом система не перестраивает полностью работу предприятия, а поддерживает и повышает эффективность уже сложившихся процессов, соответствующих нуждам компании.

Большое значение имеет создание общей информационной базы организации в рамках комплексного подхода к автоматизации. Отдельные модули системы будут функционировать в одном информационном пространстве и оперировать едиными данными.

Внедрение автоматизированной системы и создание общей базы данных – поэтапный процесс, в ходе которого шаги совершаются в строго определенной последовательности. Сначала выполняются критические и базовые для предприятия действия. Каждый шаг характеризуется достижением конкретных результатов и служит основой для следующего этапа.

Для компании выгодно минимизировать затраты на автоматизацию, но экономия при выборе подходящего решения не должна приводить к выбору системы, которая за счет низкой эффективности работы не оправдает сделанные вложения.

Нельзя затягивать сроки внедрения, чтобы к окончанию процесса не возникли новые потребности и проблемы, не учтенные в техническом задании.

Управление проектной деятельностью предприятия имеет свои особенности автоматизации.

Автоматизация при этом охватывает два направления: функции (процедурная часть) и стандарты (документарная часть) управления проектами.

Стандарт – это совокупность документов, в которых прописаны последовательность действий, рекомендованные модели и время, которое необходимо затратить на их выполнение, в процессе управления проектом. Эти документы не принадлежат какому-то конкретному проекту, а являются методическим обеспечением всей проектной деятельности компании.

Одним из современных трендов является организация документарной части в виде базы знаний, в которой есть все требуемые сервисы по поиску и обновлению данных, куда вносятся все документы по осуществленным проектам, реализована взаимосвязь между документами в виде перекрестных ссылок.

Автоматизация процедурной части управления проектом производится с учетом того, что в проект вовлекаются как постоянные подразделения компании, так и временная структура – проектная группа. То есть появляются новые, не характерные для операционной деятельности фирмы взаимодействия.

В документарной части должны быть отражены требования к автоматизации управления проектом. В перспективе может возникнуть необходимость использования системы управления для ряда процессов, задействованных в конкретных проектах.

Подлежат автоматизации такие процессы, как:

• бюджетирование проекта;
• управление деловыми взаимодействиями, включая согласование документов проекта;
• календарно-ресурсное планирование проекта;
• управление документооборотом проекта.

Уточним еще раз, что в данном случае речь идет о документах и процедурах какого-то определенного проекта, но не о документах и процедурах стандарта.

Системы автоматизации управления проектами интегрируются с информационными системами предприятия, что требует создания дополнительных интерфейсов для связи между основными пакетами прикладных программ предприятия.

Создание стандарта управления проектами – большой шаг вперед в развитии информационной структуры компании. С одной стороны, он требует автоматизации методов управления проектами, а с другой – весь накопленный при этом опыт попадает в документы стандарта.

Автоматизации процессов управления персоналом

Главный ресурс любого предприятия – персонал. Стремление максимально эффективно использовать этот ресурс привело к широкому распространению систем автоматизации управления кадровыми процессами. Большинство разработчиков предлагают программные продукты, предназначенные для кадровых служб.

Изначально автоматизировались только основные процессы: расчет заработной платы, налогов, кадровое делопроизводство. Сегодня потребности рынка диктуют другой подход, и функционал систем управления персоналом постоянно расширяется. Он учитывает результативность и компетенции специалистов, позволяет разрабатывать сложные мотивационные схемы, эффективно проводить обучение при приеме на работу или с целью повышения квалификации действующих сотрудников. Методики подбора персонала, процесс формирования кадрового резерва и организационной структуры предприятия также стали более продуктивными за счет использования средств автоматизации. Новые системы предлагают не только доступ к кадровой информации и возможность формировать отчеты, но и возможность проводить аналитическую работу, что влияет на принятие кадровых решений. Фактически, столь объемный комплекс решаемых задач превращает деятельность кадровой службы в реальное управление человеческими ресурсами компании.

На российском рынке представлены отечественные и зарубежные разработки в сфере автоматизации процессов управления персоналом. Учитывая разные потребности и финансовые возможности фирм-потребителей, они очень вариабельны по стоимости и техническим характеристикам, но схожи по своей функциональности.

Многие системы могут дорабатываться до необходимого уровня. Крупные ИТ-компании в состоянии приобретать специализированные модульные решения других разработчиков, что позволяет им развивать собственные продукты.

При выборе и внедрении программного обеспечения для автоматизации кадровых процессов стоит учитывать несколько моментов.

Условно выделяют финансово-управленческие системы и системы электронного документооборота (СЭД). Их можно использовать по отдельности, но, как правило, они дополняют друг друга. Отличаются они методом обработки документов. В первом случае сформированный документ «проводится», и на этом работа с ним завершается. В СЭД документ не закрывается, а поддерживается его полный жизненный цикл.

Как и для большинства программных продуктов, для систем управления персоналом предлагаются «локальные» и «коробочные» решения. Существуют также ERP-системы (Enterprise Resource Planning), позволяющие планировать и управлять многими ресурсами предприятия, применяющиеся для автоматизации бизнес-процессов компании в целом.

Использовать ERP-системы целесообразно в крупных фирмах не только из-за высокой стоимости разработки и внедрения, но и из-за избыточности функционала для нужд среднего и мелкого бизнеса.

Небольшим компаниям обычно достаточно «коробочных» версий. Их стоимость существенно ниже ERP-систем, они быстро устанавливаются, легко настраиваются и не требуют серьезной технической поддержки. Естественно, это достигается за счет ограничения возможности внесения дальнейших изменений и доработок. Если фирма использует и другие информационные системы, то могут возникнуть сложности с интеграцией «коробочного» продукта. То есть принцип единого информационного пространства может быть нарушен.

Промежуточное место между «коробками» и ERP-системами занимают «интегрированные решения» – отдельные модули, позволяющие автоматизировать только определенную сферу деятельности. Функциональность модуля для решения задач в автоматизируемой сфере очень высока, а проблем с интеграцией в информационную систему компании не возникает.

Для чего нужна автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Большинство операций, совершающихся в компании, требуют документального подтверждения. С поставщиками и заказчиками заключаются договора, оплата оформляется платежками, отгрузка товара – накладными, выполнение работ или оказание услуг – актами и счетами-фактурами. Перечень документов можно продолжать дальше, при этом все они должны пройти определенный путь внутри предприятия, быть проверены, согласованы и утверждены.

Влияние человеческого фактора приводит к ошибкам, утере бумаг, задержкам согласования и прочим факторам, которые не способствуют быстрому прохождению документа по всем инстанциям и своевременному попаданию к адресату.

Подобные проблемы встречаются даже в маленьких компаниях с небольшими объемами деятельности, а в крупных фирмах это может носить катастрофический масштаб.

Чем крупнее компания, чем больше в ней обособленных подразделений и филиалов, тем ощутимее будут потери от работы исключительно с бумажными носителями на всех этапах жизненного цикла документов.

Часто генератором проблем с документооборотом является непосредственно первое лицо фирмы. Существует такой тип директоров, которые стремятся участвовать во всех процессах, происходящих в компании, и без их личной визы ни один документ не принимается в работу. Такой руководитель просто завален самыми разнообразными бумагами, причем не всегда действительно важные документы попадают ему под руку первыми. Этим умело пользуются и топ-менеджеры, и обычные сотрудники. В условиях нехватки времени для подробного ознакомления и анализа документа директор может согласовать сомнительные решения, принятые подчиненными, и ответственность уже будет благополучно перенесена на него.

Изменить ситуацию способна автоматизация документооборота. Когда все документы находятся в одной электронной базе, появляется возможность отслеживать движение и текущий статус каждой бумаги. В данном случае уже не придется подписывать их с «закрытыми» глазами. К директору попадают только документы, завизированные всеми заинтересованными службами (в зависимости от их предназначения), а иногда этих согласований достаточно, и в подписи руководителя предприятия вообще нет необходимости.

Автоматизация процесса документооборота жизненно важна для компаний, в которых:

• документы часто теряются или невозможно отследить их местонахождение;
• постоянно не соблюдаются сроки согласования;
• есть разветвленная сеть филиалов или удаленные подразделения, с которыми нужно обмениваться документацией;
• принципиален вопрос конфиденциальности информации.

Внедрение системы электронного документооборота позволит:

• автоматизировать процесс согласования документов;
• держать все документы в электронном архиве;
• контролировать статус исполнения документа.

В зависимости от масштабов компания может применять простые решения (Excel или Access) либо более сложные и дорогостоящие системы (1С, Microsoft Axapta, SAP и др.).

Плюсы:

• все подразделения фирмы используют единую базу данных, содержащую унифицированные формы документов;
• повышается скорость обращения информации внутри организации;
• существуют единые стандарты работы с документами, улучшается качество контроля их исполнения;
• увеличивается степень защиты информации;
• повышается производительность труда, нивелируется зависимость от квалификации работника.

Минусы:

• необходимость изменения привычной системы документооборота, сложность адаптации сотрудников к нововведениям;
• дополнительные затраты на внедрение программного обеспечения и возможное увеличение единиц компьютерной техники;
• материальные и временные затраты на обучение персонала;
• невозможность оценить прибыль или убыток от использования системы;
• проблемы безопасности данных, связанные с хранением всей информации в единой базе.

Этапы автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Инициатором проекта автоматизации должно быть одно из первых лиц компании: генеральный директор, финансовый или коммерческий директор. Если высшее руководство не придает большого значения этой задаче, то можно обоснованно сомневаться в ее успешной реализации.

Автоматизация документооборота состоит из двух частей: процесс и отчет (контроль). Если внедрение электронного документооборота сопровождается аудитом и оптимизацией действующих бизнес-процессов, то в написании технического задания должны принимать участие все руководители, ответственные за них. Без этого невозможно создать эффективно работающую версию электронного документооборота, а на этапе эксплуатации обязательно появятся «недовольные» подразделения, чьи интересы не были учтены.

Процесс происходит в несколько этапов.

Этап 1. Что автоматизировать.

Необходимо определить, какие подразделения больше всего нуждаются в автоматизации документооборота. Как правило, наиболее «бумагоемкими» являются бухгалтерия и финансовый отдел. Проведение платежей, согласование договоров происходит очень медленно, особенно в компаниях с филиальной структурой.

Такие же проблемы возникают с внутрикорпоративными документами (приказами, отчетами, регламентами), напрямую влияющими на результаты деятельности предприятия.

Этап 2. Описание бизнес-процессов.

Чтобы автоматизация не создала дополнительные сложности, а повысила эффективность работы, необходимо сначала провести аудит текущих бизнес-процессов отдела, подразделения или всей фирмы. Следует пошагово описать путь прохождения документа по компании и все процессы, которые с ним связаны. Только получив эти данные, можно четко сформулировать задачи, которые должно решить внедрение системы.

Этап 3. Планирование.

На этом этапе составляются план-график, сметы и перечень необходимых ресурсов.

Этап 4. Выбор IT-решения.

Предприятиям с малым объемом документооборота для решения проблемы может оказаться достаточным использование простой электронной базы данных (созданной в Excel или Access).

Собственный IT-отдел способен подготовить подобный ресурс и организовать к нему защищенный доступ. Если существует закрытый корпоративный сайт, то он прекрасно подойдет для размещения электронной базы данных, либо для этих целей можно использовать локальную сеть предприятия. Разграничение уровня доступа к документам также не представляет никакой сложности. То есть на малых предприятиях создание электронного документооборота не требует значительных материальных и трудовых затрат.

Крупные компании и холдинги должны быть готовы к длительному и дорогостоящему процессу автоматизации, даже если затрагивается только один из участков документооборота.

Этап 5. Реализация.

Координирует работы менеджер проекта. Генеральный директор определяет следующие моменты:

• критические точки в жизненном цикле документов – точки, в которых в них происходят явные изменения в процессе прохождения через систему;
• общее время, необходимое на электронное согласование во всех подразделениях компании.

Генеральный директор управляет процессом автоматизации по принципу выявления отклонений от нормального течения процесса, поэтому он должен видеть статистику задержки документов при прохождении через реперные (критические) точки, а также количество действий в системе, вызванных тем или иным документом.

Этап 6. Завершение.

Тестирование перед вводом в эксплуатацию. На этом этапе еще есть возможность выявить серьезные недостатки системы и внести исправления, поэтому активное участие в тестировании генерального директора обязательно.

Этап 7. Контроль использования системы.

Автоматизация процесса документооборота внедрялась для того, чтобы сотрудники ее использовали, а не как статичный набор файлов в базе данных. Следует контролировать работу персонала в системе после ее ввода в эксплуатацию и таким образом выявить и ликвидировать недочеты, пропущенные в ходе тестирования.

С помощью которых автоматизируются такие , как управление финансами, закупками и т. д., а также различным аспектам автоматизации: созданию моделей предприятий, описанию жизненного цикла систем, планированию и управлению процессом автоматизации управления предприятием, проблемам выбора системы. Изложены также современные подходы к построению систем управления предприятием, получивших в последнее время широкое распространение, а именно концепции MRP, MRPII, ERP и APS, а также основные экономико-математические , которые применяются в этих системах.

Автоматизация процессов управления предприятием является чрезвычайно сложной задачей, и ее решение наталкивается на следующие проблемы:

• какие параметры, характеризующие предприятия, надо измерять (учитывать);
• какой набор иерархических моделей наилучшим образом подходит для решения задач планирования и управления;
• для каких целей и каким образом наиболее эффективно можно применить экономико-математические методы;
• как использовать методы управления проектами.

Именно с целью оптимизации управления производством и возможного решения указанных выше проблем в середине 60-х годов Американское общество управления производством и запасами (APICS) сформулировало ряд принципов, по которым предлагалось строить как модели предприятия, так и основные производственные процессы на них. Впервые эти принципы были применены для решения задач управления материальными запасами предприятия и получили название концепции MRP (Material Requirements Planning - планирование материальных ресурсов), основные положения которой перечислены ниже:

• Модель производственного процесса описывается как поток взаимосвязанных заказов.
• При выполнении заказов учитываются ограничения ресурсов.
• Обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов.
• Заказы снабжения и производства формируются на основе заказов реализации и производственных графиков.
• Движение заказов увязывается с экономическими показателями.
• Выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.

В дальнейшем, по мере применения этого подхода к другим процессам или видам деятельности, появились концепции MRPII, ERP и т. д.

Методы или подходы MRP, MRPII и ERP - это формализованная совокупность и процессов, с помощью которой можно описать предприятия. Они имеют сугубо конструктивный характер, т. е. их можно воспринимать как набор инструкций (алгоритм): сделай это так, передай данные или материалы в таком-то виде туда, сделай запись о выполненных операциях там-то. Они интуитивно понятны любому управляющему или менеджеру. Их основная ценность заключается в следующем:

• они появились в деятельности реально работающих предприятий;
• их развитие происходило эволюционно, очередная концепция поглощала предыдущую;
• они доказали свою эффективность;
• они охватывают всю деятельность предприятия в целом. Концепции MRP, MRPII и ERP оказались чрезвычайно эффективными и удобными. Их направленность на решение практических проблем, связанных с деятельностью предприятий, и решение проблем управления привела к тому, что все ведущие производители систем управления предприятием стали активно их использовать. Причем для степени охвата направлений деятельности предприятия в практику вошли : система класса MRP или ERP, или коротко MRP- или ERP-система. Несмотря на широкое использование, рекомендации MRP - ERP по организации производственных процессов и управления ими не являются в каком-либо смысле в настоящее время: международным, национальным или какой-либо ассоциации. Они по-прежнему остаются рекомендациями APICS, в отличие от стандартов ISO серии 9000: 9000-9004, которые устанавливают по созданию программ управления качеством в промышленности и в сфере обслуживания (хотя внедрение некоторых класса MRP-APS позволяет предприятиям получать сертификат ISO).

Автоматизация управления предприятиями на основе экономико-математических методов, вычислительной техники и информационных технологий является неотъемлемой частью процесса совершенствования деятельности практически всех предприятий. В последнее время наметился качественно новый , который характеризуется стремлением к созданию интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления. Этому способствуют распределенные вычислительные системы и сети, средства ведения баз данных, средства проектирования и внедрения подсистем. Многие из новых информационных технологий, разработанные крупнейшими зарубежными фирмами, представлены сегодня на российском рынке.

Внедрение интегрированной автоматизированной системы для любого предприятия является одной из наиболее трудоемких и дорогостоящих программ развития.

В этих чрезвычайно велика роль руководителей предприятий, принимающих решения стратегического характера в области компьютеризации. Главное - выработка стратегии развития автоматизации предприятия , которая гарантировала бы достижение целей предприятия. Эта стратегия должна базироваться на достигнутом уровне автоматизации управления , опыте разработчиков, особенностях организации производства, финансовых и кадровых возможностях предприятия, мировых тенденциях. Наиболее важной составляющей этой стратегии является в ряде случаев обоснование и принятие решений по выбору системы автоматизации, имеющейся на российском рынке. Поэтому необходимо, чтобы руководители предприятий были знакомы с концепциями современных информационных технологий, способами их проектирования и внедрения.

Илья Воронцов

ГК «Современные технологии управления»

На сегодняшний день ведется много споров о правильности того или иного подхода к автоматизации предприятий. На настоящий момент наиболее правильным, грамотным подходом считается так называемый «западный». Изначально, он развился и оформился в более развитых (в области управления) странах, и теперь осуществляются попытки его применения на российских предприятиях.

За основу подхода можно взять следующее утверждение: Автоматизация процессов предприятия должна вытекать из стратегии развития предприятия и быть эффективной. Другими словами, автоматизировать нужно только те задачи, которые способствуют достижению цели предприятия. При этом каждая задача автоматизации должна быть оценена с позиции Цена/Эффективность.

Этот подход действительно можно назвать правильным, даже идеальным. Суть его заключается в следующем:

1. Исходя из целей и стратегии предприятия выделяются бизнес-процессы, требующие качественного улучшения;
2. Для каждого выделенного бизнес-процесса ставится задача автоматизации, позволяющая повысить эффективность работы процесса;
3. Предполагаемый эффект от задачи автоматизации оценивается заранее и сравнивается с величиной затрат на ее реализацию;
4. Реорганизация и автоматизация бизнес-процессов предприятия.

При таком подходе основными задачами, требующими автоматизации на предприятиях, будут те, эффект от реализации которых можно оценить наиболее явным образом:

• Задачи планирования ресурсов предприятия (материальных, трудовых, финансовых) — уменьшение затрат, связанных с использованием ресурсов;
• Управление отношениями с клиентами — привлечение новых и удержание существующих клиентов;
• Конструкторско-технологические процессы — уменьшение стоимости и повышение качества конструкторско-технологических разработок.

Понятно, что при этом подходе задачи учета и контроля будут являться вторичными, поскольку связать их с целями компании и оценить их эффект очень сложно. Задачи учета и контроля в этом случае скорее являются неотъемлемой частью задач планирования и анализа, чем-то, что подразумевается по умолчанию.

Именно на этих предпосылках основаны комплексные информационные системы, поддерживающие стандарты ERP (планирование ресурсов предприятия), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), CAD/CAM системы.

Все плюсы такого подхода вытекают из его описания. Теперь рассмотрим минусы этого подхода при применении его на российских предприятиях:

• На очень немногих российских предприятиях сформулированы цели и стратегия. Поэтому о согласованности задач автоматизации и целей предприятия говорить сложно. Значит, для применения обозначенного выше подхода к автоматизации на предприятии необходима разработка стратегии, возможно, с привлечением сторонних консультантов, и перестройки всей системы стратегического планирования. Как это ни печально, но менеджмент и собственники многих российских предприятий к таким преобразованиям пока не готовы;
• Реализация задач автоматизации планирования ресурсов, управления отношениями с клиентами на российских предприятиях зачастую требует серьезной перестройки бизнес-процессов предприятия (реинжиниринг), что, опять же, требует серьезных материальных, временных затрат и, конечно же, готовности к преобразованиям персонала и менеджмента предприятия;
• Стоимость применения комплексных средств автоматизация, направленных на автоматизацию задач планирования и управления пока что является «неподъемной» для Российских предприятий, особенно если учесть, что внедрение таких систем зачастую требуют огромной работы сторонних консультантов по перестройке бизнес-процессов предприятия.

Тем не менее, «западный» подход применяется на Российских предприятиях, однако зачастую он выражается во внедрении «дорогой» комплексной системы управления, без увязывания внедрения с целями предприятия и корректной оценки предполагаемой эффективности такой системы.

Как результат, достаточно небольшое количество проектов автоматизации оказывается удачно завершенными в полном объеме. Большая же часть либо «пробуксовывает», либо реализуется не полностью, в основном опять же в части учета, поскольку, «завтра мы можем посчитать вчера, а вот спланировать завтра невозможно».

Внедрение комплексной информационной системы зачастую является не осмысленной необходимостью, а всего лишь данью моде или желанием руководства не отставать от других компаний.

Как же тогда нужно подходить к процессу автоматизации российских предприятий?

Чтобы ответить на этот вопрос, опишем типовые «болезни», соответствующие многим Российским предприятиям:

• Отсутствие стратегического менеджмента;
• Пока еще низкая квалификация менеджмента в области управления. Да, договариваться с поставщиками, банками, клиентами могут, но грамотно управлять с применением информационных технологий — пока нет;
• Отсутствие политики клиентоориентированности;
• Неразвитость ИТ-инфраструктуры;
• Отсутствие четких методик планирования деятельности и ресурсов, в частности;
• Зачастую плачевное состояние конструкторско-технологической документации, расхождение ее с реальными технологическими процессами;
• Задачи автоматизации управления производством (планирования и учет) решены отдельными локальными задачками, которые ни развивать ни поддерживать зачастую уже некому.

Действительно, внедрение на таком предприятии комплексной информационной системы с большой степенью вероятности обречено на провал, по крайней мере, об ощутимом повышении эффективности работы процессов предприятия говорить сложно.

Исходя из российских реалий, следует также учесть жесткие требования со стороны государства в части ведения на предприятии бухгалтерского и налогового учета. Эти задачи отнимают много ресурсов у предприятия и не всегда адекватно поддерживаются комплексными системами управления предприятием.

Наша команда, более 10 лет работающая на рынке управления и автоматизации и реализовавшая достаточно большое количество проектов, свой подход к автоматизации Российских предприятий сформулировала в следующих тезисах:

• Постепенная автоматизация процессов предприятия;
• Автоматизация направлена первоначально на более понятные персоналу предприятия процессы — учет и контроль;
• Вовлечение руководства предприятия в процессы автоматизации;
• Мягкая и постепенная перестройка бизнес-процессов;
• Эволюционное развитие информационной системы.

Хотя и считается, что мы должны брать самое лучшие из западных технологий управления, но надо учесть, что мы в этом процессе очень сильно отстали и прохождение всех этапов эволюционным путем будет более эффективным и дешевым, нежели революционный путь.

Что дает такой подход:

• Предприятие не тратит огромных средств на комплексную автоматизацию;
• Автоматизация процессов учета и контроля позволяет решить задачи бухгалтерского и налогового учета (которые в нашей стране волнуют многих руководителей), и, как следствие, переориентироваться на решение задач планирования и управления;
• Постепенная автоматизация и вовлечение в процессы автоматизации руководства позволяет им прочувствовать связь между ИТ-решениями и процессами управления, повышает их квалификацию как управленцев;
• Повышается квалификация персонала — освоить отдельные участки автоматизации проще, чем комплексную систему;
• Получение точных и своевременных учетных данных позволяет выявлять проблемы, связанные затратами на использование ресурсов, проблемы в работе с клиентами, что подталкивает руководство к совершенствованию процессов управления и позволяет ставить новые задачи автоматизации, направленные на решение этих проблем.

Фактически предприятие таким образом готовится к освоению передовых технологий управления и внедрению комплексных систем управления предприятием. Через какой-то период руководство предприятия начинает отчетливо представлять, как связаны информационные технологии и эффективность бизнес-процессов предприятия, какие задачи автоматизации могут способствовать достижению целей бизнеса, перестройка некоторых бизнес-процессов становится очевидным фактом. Предприятие становится готово к внедрению комплексной автоматизированной системы, реально оценивая эффект от ее внедрения. Вероятность успеха внедрения комплексной системы в таком случае будет много выше, чем на неподготовленном предприятии.

Например, для производственного предприятия этот подход обычно выглядит следующим образом:

1. Автоматизация бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового учета
   Позволяет решить довольно ресурсоемкую задачу и обеспечить руководство предприятия сводной управленческой информацией. Руководство предприятия втягивается в процесс освоения информационных технологий и начинает формулировать требования по получению более детальной и оперативной информации о деятельности предприятия.
2. Автоматизация оперативного производственного, управленческого учета
   В ходе решения этой задачи происходит упорядочение технологической информации предприятия, налаживается оперативный производственный и складской, управленческий учет. Руководство начинает получать оперативную и детальную информацию о деятельности своего предприятия и может пересматривать механизмы планирования на предприятии. В свою очередь, детальная и оперативная управленческая информация является основной для точного и детального планирования деятельности предприятия.
3. Автоматизация натурального планирования ресурсов (материальных, трудовых)
   Решение этой задачи не обязательно должно быть глубоким и соответствовать стандартам MRP/ERP. Автоматизация натурального планирования позволяет руководству предприятия повысить качество и скорость процессов планирования деятельности, иногда позволяет сократить издержки по содержанию ресурсов. Наличие плановой и фактической управленческой информации позволяет анализировать и контролировать деятельность предприятия.
4. Автоматизация финансового планирования, бюджетирования
   Решение этой задачи позволяет планировать, оценивать и анализировать деятельность предприятия в финансовых показателях.
5. Комплексная автоматизация предприятия (система стандарта ERP)
   Интеграция и развитие решенных и новых задач с учетом целей и стратегии предприятия. Т. е. углубление или освоение новых задач автоматизации напрямую зависит от стратегии предприятия. При этом каждая задача оценивается по соотношению цена/эффективность.

Как показывает наш опыт, такой подход оправдывает себя на большинстве российских предприятий.

Предприятием - это именно то, в чем достаточно остро нуждается нынешняя промышленность. Автоматизация процесса способна значительно повысить производительность и эффективность работы организаций. Кроме того, это стало актуально еще и потому, что в настоящее время идет глобальная компьютеризация практически всех отраслей жизнедеятельности человека.

Общая характеристика

Предприятием (АСУП) на сегодняшний день применяется на территории Российской Федерации по методологии MRP и ERP. Оба эти направления являются признанными во всем мире.

Что касается появления первых систем автоматизации, то это были системы планирования материальных ресурсов, они же MRP. Данное направление было разработано и впервые использовано в США еще в 1960-е годы. Стоит отметить, что и на сегодняшний день оно вовсе не утратило своей актуальности.

Однако автоматизированная система управления предприятием (АСУП) в наше время распространена более всего, часто она называется информационной. Именно она и получила сокращение в виде ERP. Что касается общих сведений о внедрении таких технологий, то, как и в случае с любым другим крупным изменением, оно не могло пройти безболезненно. Однако на сегодняшний день справедливо будет сказать, что определенный ряд проблем был формализован, хорошо изучен, и были разработаны эффективные методы, которые позволят решить их без особого ущерба самому предприятию. Если изучить проблемы и позаботиться об их решении еще до того, как приступить к внедрению автоматизированной системы управления предприятием, то можно значительно облегчить данный процесс.

Общие сведения об АСУП

Если давать определение автоматизированной системе, то она представляет собой совокупность программных, технических, информационных и еще нескольких других комплексов, а также определенных действий специально подготовленного персонала. Действия работников обычно направлены на решение определенных задач планирования и управлениями различного рода деятельностью на предприятии.

Применение автоматизированной системы управления предприятием предназначается для того, чтобы оптимизировать и повысить эффективность работы управленческого состава на объекте. Кроме того, это же правило применяется и для работы некоторых других кадровых служб, которые осуществляют свою деятельность на предприятии. Специалисты данной области сходятся во мнении, что использование такого комплекса средств, который помогает эффективнее управлять любым предприятием, значительно увеличивает уже существующую конкурентоспособность, а также может, в принципе, вывести объект на приемлемый уровень, чтобы он мог составить конкуренцию другим компаниям.

Очень важную роль автоматизированные системы управления предприятием играют в эффективной работе менеджеров. Если верить данным статистики, то примерно 60 % рабочего времени менеджера уходит только на то, чтобы составлять отчеты и документарные задачи для окружающего персонала. Наличие автоматизированной системы позволит работнику получать быстрый доступ к нужной ему информации. Кроме этого, применять автоматизированную информационную систему управления предприятием можно еще и для того, чтобы достаточно быстро рассчитывать заработную плату для каждого сотрудника, исходя из множества факторов.

Классификация по оснащению

Можно выделить несколько групп автоматизированных систем, которые используются для управления предприятием в зависимости от их функционального оснащения:

• Первые - это многофункциональные системы, которые предназначены для того, чтобы выполнять полный спектр задач, необходимый для полного и эффективного управления объектом.
• Есть системы экспертного анализа. Данный комплекс направлен на то, чтобы следить за основными тенденциями и направлениями развития предприятия.
• Отдельно выделяются системы, которые позволят рассчитывать заработную плату персонала.
• Последними по функциональным особенностям являются программы, которые позволят управлять персоналом. Предназначаются они для того, чтобы эффективно решать любые проблемы, связанные именно с сотрудниками. Они могут хранить всю контактную информацию по каждому работнику в отдельности, график их работы, дату приема и увольнения, выплаченную зарплату и множество других важных сведений.

Задачи систем автоматизации

Здесь несколько подробнее стоит остановиться на основной задаче экспертной программы. Ее первостепенная цель - это поиск и сопоставление самых разных характеристик соискателя на необходимую должность. Использование данной автоматизированной информационной системы управления предприятием позволит без труда находить наиболее перспективных сотрудников в нужный департамент. Однако здесь стоит отметить, что применение таких экспертных программ обходится достаточно дорого, а потому будет целесообразно с экономической точки зрения применять их на уже достаточно крупных объектах.

Еще один достаточно важный факт. Лучше всего интегрировать автоматизированные системы только вместе с другими программами, которые будут использоваться для ведения бухгалтерского учета и другой деятельности данных работников, то есть бухгалтеров. Такая особенность обусловлена тем, что руководитель сможет принимать объективные решения только в том случае, если у него будет вся актуальная информация о состоянии предприятия и его работников.

Как уже стало ясно, автоматизированная система управления в составе системы предприятия - это комплекс множества программ. Однако они все не одинаковые и делятся еще на несколько групп, в зависимости от характера производства, на котором они применяются. Они могут быть непрерывного типа, дискретного, то есть единичное, мелкосерийное или среднесерийное производство, а также непрерывно-дискретного типа, то есть крупносерийное или же поточно-массовое производство.

Основные принципы создания

Автоматизированная система управления в составе системы предприятия начала активно использоваться еще в 1970-х годах. В то же время была подтверждена и ее эффективность.

Есть несколько основных принципов создания АСУП разных классов:

• Есть так называемый принцип новых задач. Если говорить другими словами, то это оптимальные задачи, которые поддаются решению при использовании обычной вычислительной техники.
• Второй принцип можно назвать комплексным. В данном случае во время разработки АСУП необходимо подходить к решению комплекса таких задач, как технические, экономические и организационные.
• Другой принцип можно назвать принципом первого руководителя. В данном случае имеется в виду, что разработка программ автоматизированной системы управления предприятием должна проводиться при участии и под контролем руководителя этого объекта. Это справедливо для разработки масштабной АСУП, которая будет управлять всем предприятием. Если ведется разработка одной из подсистем АСУП, то допускается участие не руководителя, а начальника функциональной службы, для которой и разрабатывается комплекс.
• Другой принцип часто называют непрерывным развитием системы. В данном случае подразумевается, что количество задач, которые нужно решать, будет постоянно увеличиваться, а значит, и система будет постоянно развиваться. Кроме того, новые задачи не будут заменять внедренные ранее.
• Следующий принцип - это модульность и типизация. Заключается он в том, что будет происходить выделение и разработка отдельных и независимых частей системы, которые будут использоваться в различного рода подсистемах.
• Последний принцип достаточно прост, и заключается он в автоматизации оборота документов, а также в создании единой информационной базы на всем предприятии.

Стоит отметить, что большинство принципов применимо даже к созданию автоматизированной системы управления гостиничным предприятиям. Особенно это касается последнего пункта, где общая база данных является ключевым элементом.

Основная проблема развития

Стоит рассмотреть несколько основных проблем, а также пути их решения, которые могут возникнуть при формировании АСУП, и начать стоит с главной.

Первая распространенная проблема - это отсутствие постановки конкретной задачи менеджмента на предприятии.

В литературе об автоматизированной системе управления предприятием данной проблеме отводится наиболее значимое место, так как она является достаточно сложной в решении. Кроме того, ее часто путают с другим пунктом, а именно с реорганизацией структуры предприятия. Однако подобная проблема является куда более глобальной, так как к ней относят еще и философские, и психологические аспекты, помимо методологии управления. Если говорить более подробно о проблеме, то она заключается в том, что многие руководители управляют своими предприятиями, исходя лишь из собственного опыта, видения и потребностей. При этом они достаточно часто пользуются фактически неструктурированными или же плохо структурированными данными о динамике роста и развития своего объекта.

Если обратиться к такому директору и попросить описать его структуру деятельности любого из ответственных ему отделений, то, скорее всего, дело зайдет в тупик. Именно по этой причине грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором успешного развития и внедрения автоматизированных систем управлениями проектами на предприятии.

Здесь важно отметить, что корректно поставленные задачи будут положительно влиять не только на развитие объекта в целом, но и на развитие самого процесса автоматизации в отдельности. Что касается решения данной проблемы, то здесь все достаточно плохо по некоторым причинам. Во-первых, на территории Российской Федерации все еще до конца не сложился особый национальный подход к постановке задач менеджмента. Поэтому используется опыт западного менеджмента, но при этом он во многих случаях не является адекватным по отношению к ситуации в России. Во-вторых, все еще применяется опыт российско-советских времен в постановке данных задач. В таком случае все несколько лучше, и многие принципы все еще гармонируют с жизненными реалиями, но при этом они все менее способны выдерживать общую рыночную конкуренцию.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать такой вывод: прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления ресурсами предприятия, необходимо максимально четко формализовать все те контуры управления, которые в общем-то и нужно автоматизировать. Чаще всего для этого приходится привлекать опытных консультантов со стороны, что приведет к лишним тратам. Однако они будут значительно меньше, чем потраченные деньги на проваленный проект автоматизации.

Другие проблемы

Вторая проблема, которая, как говорилось ранее, несколько напоминает первую, но она менее глобальная. Это необходимость в частичной реорганизации структуры, а также деятельности предприятия во время внедрения АСУП.

Еще одна часто возникающая проблема - это необходимость изменить подход в работе с поступающей информацией. Кроме того, придется пересмотреть принципы ведения бизнеса в целом. Многие руководители оказываются неподготовленными к такой проблеме, как сопротивление сотрудников на местах внедрению автоматизированной системы управления промышленным предприятием. А это, в свою очередь, может стать достаточно весомой проблемой. Еще одна трудность, которая также связана с сотрудниками - это временное увеличение нагрузки во время непосредственного процесса внедрения.

Помимо всего прочего, придется решить и такую проблему, как формирование специализированной группы, которая будет не только грамотно интегрировать систему, но и сопровождать ее. К тому же такой группе обязательно потребуется опытный руководитель.

Решение проблем с сотрудниками

Так как часто многие директора не готовы к возникновению этой проблемы, стоит рассмотреть ее более подробно.

Первое - это сопротивление на местах. Стоит сказать, что с этим сталкиваются гораздо чаще, а сама по себе проблема способна либо значительно затянуть процесс внедрения, либо даже полностью его сорвать, что недопустимо. Чаще всего это вызвано несколькими сугубо человеческими факторами.

Во-первых, многие люди, как ни странно, боятся нововведений и больше склонны к консерватизму. К примеру, человек, который многие годы работал на складе с бумажной картотекой, будет довольно болезненно переносить переход на компьютеризированную систему. Во-вторых, многие начнут переживать, что они могут потерять свою работу, так как их сможет заменить машина, хотя до этого они считались незаменимыми на данном предприятии. Кроме того, внедрение такой системы может увеличить ответственность за любые действия, которые сотрудники совершают на местах, что также может существенно давить на них.

Для того чтобы минимизировать ущерб от возникновения такой проблемы или вовсе свести его на нет, руководителю необходимо как можно больше содействовать группе, которая будет заниматься развитием АСУП. Кроме этого, нужно провести качественную разъяснительную работу с кадрами и решить еще несколько задач:

• Создать у каждого сотрудника предприятия понимание того, что интегрирование системы является неизбежным.
• Руководитель группы внедрения должен обладать достаточными полномочиями, так как возможно даже подсознательное сопротивление сотрудников, занимающих высокие посты (к примеру, топ-менеджеры).

Решение проблемы с нагрузкой на персонал

Далее стоит разобраться с тем, что интегрированные автоматизированные системы управления предприятием на стадии их установки будут значительно увеличивать нагрузку на работников. Естественно, это связано с тем, что, помимо выполнения своих ежедневных обязанностей, сотрудникам приходится осваивать еще и новое оборудование, заниматься самообразованием и т. д. Кроме этого, во время опытного внедрения, а также определенное количество времени после, сотрудникам придется работать как по старой системе, так и по новой. Из-за этого процесс интеграции может затягиваться, так как сотрудники будут говорить о том, что у них не хватает времени на изучение новых технологий, так как они все время заняты своими прямыми обязанностями.

В таких случаях хороший руководитель должен сделать следующее:

• Во-первых, стоит ввести временную систему поощрений и благодарностей, которая повысит мотивацию у сотрудников осваивать новые технологии.
• Во-вторых, следует принять определенные организационные меры, которые сократят сроки, отведенные на освоение новых знаний.

MRP- и ERP-технология

Как уже говорилось ранее, есть два направления АСУП, которые на сегодняшний день используются по всему миру. Однако и эти системы не лишены недостатков.

Если говорить о MRP, то основной минус системы заключается в том, что при расчете потребности в материалах не учитывается производственная мощность предприятия, загрузка этих мощностей, стоимость рабочей силы и прочее. Это стало толчком к развитию MRP II, предназначенной для планирования производственных ресурсов. С течением времени к ней прибавлялись системы по учету других затрат предприятия. Таким образом, в дальнейшем и сформировалась автоматизированная система управления предприятием, функция которой, заключается в учете всех тех отраслей, которые не рассчитывала первая MRP. Именно эта АСУП впоследствии и стала называться ERP-системой автоматизированного управления предприятием.

Если подводить итог всему вышесказанному, то можно с уверенностью сказать, что автоматизированные системы прошли длительный путь и сейчас являются эффективным средством управления предприятием, но при этом их нужно очень грамотно внедрять и руководить ими. Конечно, есть что совершенствовать и в самих системах.