Направление работника в служебную командировку: примерная пошаговая процедура

НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ:

ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

Один экземпляр уведомления вручается работнику под подпись. На уведомлении (экземпляре работодателя) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись. Вместо такой «согласительной записи» работник может написать отдельное заявление. Оно регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений.

Цель командировки определяется руководителем работодателя. Прежде цель командировки указывали в служебном задании . Теперь данный документ не является обязательным. Если работодатель по-прежнему оформляет служебное задание (в соответствии со своими локальными нормативными актами), то цель он указывает в данном документе. Служебные задания регистрируются в установленном у работодателя порядке. Работника знакомят со служебным заданием под подпись. Оформленное служебное задание в дальнейшем становится основанием для приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Основанием для приказа (распоряжения) может быть и иной документ, определяющий цель, срок и место командировки. Непосредственный руководитель командируемого работника может подать служебную (докладную) записку руководителю работодателя с указанием цели, места и срока командировки работника (работников). Такая записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

2. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку .

Если работодатель отказался от оформления служебных заданий, то в приказе рекомендуем детально указать цель командировки. Также в приказе указывают срок командировки, место командирования. Если работник направляется к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то это также необходимо зафиксировать в решении работодателя.

• Приказ о направлении работника в командировку. Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>

3. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку под подпись.

5. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» «для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

6. Фиксация выбытия работника в служебную командировку.

Данный шаг не обязателен, но во многих организациях учет работников, выбывающих в командировки, ведется. Работодатель вправе в своих локальных нормативных актах предусмотреть ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Шаги, которые проходят после отправления работника в командировку

7. Определение фактического срока пребывания работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" .

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Служебная записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

8. Дни служебной командировки работника отмечают в табеле учета рабочего времени.

• Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421, применяется органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями)

9. Отчет работника об израсходованной в связи с командировкой денежной сумме.

Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если согласно документам окажется, что работником обоснованно израсходована большая сумма, чем была выдана, то ему возвращается перерасход. Если у работника наоборот средства остались, то неизрасходованные суммы он возвращает в кассу работодателя. Если работник не вернет в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, то последний будет вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Примечание.

Оформлять и служебное задание, и командировочное удостоверение не запрещено, но эти документы перестали быть обязательными к применению.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 – 2019 году -вопрос весьма актуальный, учитывая количество сотрудников, которые ездят в командировки. Актуальные правила оформления и оплаты командировок освещены в настоящей статье.

Общие положения о служебных командировках

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это осуществленная работником на основании распоряжения работодателя поездка за пределы постоянного рабочего места в целях исполнения служебных поручений.

Требований к минимальному и максимальному срокам командировки закон не содержит. Главное, чтобы этот срок был определен соответствующим приказом или распоряжением. То же самое касается и удаленности места назначения от основного места работы.

Таким образом, служебной командировкой в равной степени признается как поездка сотрудника в пределах одного региона (или даже населенного пункта) продолжительностью в несколько часов, так и длительное пребывание по рабочим вопросам в дальнем зарубежье.

Единственное исключение из этого правила относится к работникам, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы. Постоянные поездки таких сотрудников служебными командировками не являются, независимо от их дальности и длительности.

Обязанности работодателя при направлении работника в командировку

Ст. 168 ТК РФ налагает на работодателя, отправляющего сотрудника в командировку, обязанность по возмещению ему ряда расходов. В число таковых входят:

• затраты на проезд, причем оплачиваться должны не только поездки к месту командировки и обратно, но и расходы на перемещение внутри места пребывания (при условии, что они связаны с исполнением служебного задания);
• затраты на аренду или наем жилого помещения (характер такого помещения определяется по договоренности между работником и работодателем — это может быть как гостиничный номер, так и съемная квартира);
• затраты на проживание (так называемые суточные, то есть расходы, обусловленные пребыванием сотрудника вне постоянного места проживания — сюда могут входить траты на питание, мобильную связь и т. д.). Подробнее читайте в статье Расчет суточных при командировках в 2018 - 2019 году (нюансы) .

Возмещение дополнительных расходов

Помимо обозначенных выше, компенсации подлежат и иные расходы работника, понесенные им в командировке, если это оговорено локальными нормативными актами предприятия-работодателя либо определено соглашением.

Классический пример — представительские расходы в случаях, когда их наличие обусловлено характером поручения, исполняемого работником в ходе командировки. Как правило, это касается ситуаций, при которых командировка связана с ведением переговоров.

К слову, именно представительские расходы вызывают больше всего споров на этапе их возмещения. Поскольку законом эта категория затрат не установлена, определение их целесообразности является исключительно прерогативой работодателя. Тем не менее судебная практика знает немало случаев, когда суд вставал на сторону сотрудника, несмотря на отсутствие в локальных актах организации-работодателя соответствующих положений.

В частности, коллегия по гражданским делам ВС Республики Башкортостан своим апелляционным определением по делу № А60-34890/2015 от 12.11.2015 оставила без удовлетворения иск работодателя к работнику о взыскании излишне уплаченных суточных расходов. Суд признал затраты, понесенные на оплату услуг, представительскими расходами, подлежащими возмещению работодателем.

В свою очередь, работник обязан документально подтвердить понесенные затраты и их целесообразность.

ВАЖНО: ВАС РФ в своем решении № 16141/04 от 26.01.2005 признал суточные доходом, не подлежащим налогообложению по НДФЛ. Аналогичный статус суд присвоил и остальным выплатам, предоставляемым работникам в связи с компенсацией расходов, понесенных в ходе командировки.

Командировки в 2018 - 2019 году: оформляем по упрощенным правилам

Решение о направлении в командировку

Начиная с января 2015 года, применяется упрощенная процедура оформления служебных командировок, в частности, упразднены обязательные ранее командировочные удостоверения и служебные задания. Однако в целом порядок направления сотрудника в командировку, оплаты суточных и возмещения иных понесенных расходов остался прежним.

Как правило, сотрудники, ответственные за оформление кадровой документации, используют приказ формы № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Это унифицированная форма документа, однако, соблюдение ее перестало быть обязательным еще с 01.01.2013. Поэтому по желанию работодателя или при возникновении такой необходимости приказ может быть составлен в свободной форме — главное, чтобы в нём присутствовали все положенные реквизиты:

• данные о работнике (анкетная информация, должность);
• место назначения;
• сроки командировки и т. д.

ВАЖНО: наличие письменного решения о направлении сотрудника в командировку сегодня является обязательным условием — это положение внесено в абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 (далее — ПП-749) в июле 2015 года (постановление Правительства РФ № 771 от 29.07.2015).

Определение срока командировки

Ранее фактический срок командировки определялся на основании командировочного удостоверения, в котором проставлялись отметки о прибытии и убытии сотрудника. Теперь всё значительно проще: согласно действующей редакции п. 7 Положения, утвержденного ПП-749, для того чтобы подтвердить время пребывания в командировке, сотруднику достаточно представить проездные документы (билеты на самолет, поезд, автобус и т. д.).

Этой же нормой урегулированы вопросы определения времени нахождения в командировке и в случаях, когда работник пользовался служебным, личным или иным автотранспортом. Здесь от сотрудника требуется предоставление служебной записки с приложением документов, подтверждающих время и маршрут следования.

В качестве таковых допускаются кассовые чеки (например, с автозаправочных станций), маршрутный или путевой лист и т. д.

Кроме того, подтвердить срок командировки можно посредством документов о проживании: договором об оказании гостиничных услуг, договором найма жилого помещения и пр. В этом случае также потребуется составление служебной записки.

Служебная записка о командировке

Конкретные требования к содержанию служебной записки не определены ни в ПП-749, ни в каких-либо иных нормативных актах. Единственное положение на этот счет касается необходимости указать в записке фактический срок командировки — время отправления и возвращения, а также непосредственного нахождения в месте назначения.

Что касается формы, нужно учитывать, что служебная записка в том числе является основанием для возмещения сотруднику понесенных им расходов. В связи с этим можно сделать вывод о том, что ее содержание должно отвечать требованиям, предъявляемым к документам первичного бухгалтерского учета, изложенным в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Служебная записка должна:

• включать наименование, дату и описание причины составления;
• пояснять, какие именно расходы и в связи с чем были произведены.

Как оформить сотруднику, прибывшему из командировки, возмещение расходов?

После того как вопрос, как оформить командировку в 2018 - 2019 году, успешно решен, и сотрудник вернулся на постоянное место работы, возникает другой не менее закономерный вопрос: как правильно произвести оплату.

Как и прежде, сотрудник обязан представить в бухгалтерию или кадровую службу документы, подтверждающие поездку: сроки пребывания, используемый транспорт, расходы и т. д.

Кроме того, согласно п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014, сотрудник, прибывший из командировки, в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с даты возвращения, должен предоставить авансовый отчет. Аналогичное требование выдвигает и п. 26 Положения, утвержденного ПП-749.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

• о найме жилья;
• о расходах на проезд;
• о прочих тратах, подлежащих возмещению или оплате.

На основании авансового отчета осуществляется расчет с работником. Иными словами, неизрасходованные остатки подлежат сдаче в бухгалтерию, а расходы, понесенные сверх аванса, — возмещению.

В соответствии с п. 11 Положения, утвержденного ПП-749, дополнительные затраты, связанные с направлением работника в командировку и нахождением его в месте назначения, возмещаются ему за каждый день пребывания. В этот срок включаются также выходные и праздники, время нахождения в пути.

ВАЖНО: в силу того же пункта суточные не выплачиваются работникам, направляемым в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться в место своего проживания. При этом определение целесообразности ежедневного возвращения домой решается в индивидуальном порядке с учетом следующих факторов:

• удаленности места командировки;
• характера служебного задания;
• транспортной доступности и т. д.

Изменения 2015 года, внесенные в положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», фактически возложили обязанность по урегулированию вопросов, связанных с определением размеров и целесообразности расходов, на работодателя. Поэтому во избежание конфликтов с перспективой судебных разбирательств имеет смысл закрепить все вероятные спорные моменты в локальных актах организации.

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое командировка
• Кого можно отправлять в командировку
• Что содержит Положение о командировках
• Как оформить командировку
• Как выглядит приказ на командировку
• Как составляется отчет о командировке
• Командировка директора - что стоит учесть
• Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
• Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
• Как оплачивается командировка
• Срок командировки

Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

Что такое командировка

Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

Служебное задание для направления в командировку.

Положение о командировках

Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

Оформление командировки

Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

В служебном задании на командировку обязательно указывается:

Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.

Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

Приказ на командировку

После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

Приказ о направлении работника в командировку.

Отчет о командировке

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.

Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

Выполнен ли объем работы.

Достигнуты ли главные цели.

Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

Авансовый отчет.

Командировка директора - что стоит учесть

Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

Приказ о передаче полномочий генерального директора.

Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

Отчитывается за перерасход средств в командировке.

Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

Проживание в другом городе во время командировки.

Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

Иные расходы - по согласованию с работодателем.

Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

Ездил на личном авто.

До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

Цена номера.

Длительность проживания (в сутках).

Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

Квитанция билета, в том числе и электронного.

Посадочный талон.

Багажная квитанция.

Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

Путевой или маршрутный лист.

Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:

Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

Табель учета рабочего времени.

Оплата командировки

Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .

Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.

Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.

2500 руб. - сутки пребывания за границей России.

Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

Как правильно оплатить дни командировки?

З = Зрп/Дрп х Д ком

С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

Однодневная командировка - особенности оплаты

Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

Издать приказ.

Выдать задание.

Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

Отметить в табеле рабочего времени командировку.

По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

Срок командировки

Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.

Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

Рассмотрим пример:

Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

Гарантии работнику во время пребывания в командировке

Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.

Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

Приказ об отзыве работника из командировки.

Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.

Оформление командировки начинается с подготовки задания и определения срока. После проверки возможности отправления сотрудника издаётся приказ, оформляется смета, выдаётся аванс под отчёт. Весь период отсутствия на рабочем месте командируемого отмечается в табеле особым образом. После возвращения утверждается авансовый отчёт и выполняется перерасчёт.

Что изменилось в оформлении командировки

Изменения законодательства в части оформления документов при командировании специалистов коснулись заполнения:

• командировочного удостоверения;
• журнала регистрации командировок;
• служебного задания;
• отчёта о командировке.

Теперь требования их заполнять отменены. ТК РФ и Положение о командировках про эти документы, ранее считавшиеся обязательными к оформлению, ничего не говорят.

Однако если руководитель компании считает необходимым ведение подобной документации и вводит такую норму во внутрифирменное положение о командировках, тогда должны готовиться:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• журнал регистрации командировок (делается запись о командируемом).

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о поездке.

Обязательно оформляются:

• приказ о направлении в командировку;
• авансовый отчёт о командировке.

Приказ издаёт руководитель, документ подписывает должностное лицо, уполномоченное отправлять работников в командировку. А авансовый отчёт оформляет командируемый после своего возвращения. Важный момент: если меняется срок поездки, то издаётся дополнительный приказ о продлении срока командировки или о её отмене.

Оформлять командировочное удостоверение теперь нет необходимости

С приказами о направлении в командировку, о продлении её срока или об отзыве из командировки сотрудник знакомится под роспись. Перед выпуском приказа работника уведомляют об изменении срока командирования.

Этап 1: подготовка к поездке

Подготовка к отправке в командировку начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в командировку сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, командировать их никак нельзя.

• женщины с детьми до 3 лет;
• женщины с медицинскими запретами на командировки;
• родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
• родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
• сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
• сотрудник-иностранец;
• высококлассный специалист;
• сотрудник с инвалидностью;
• сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, командирование специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться от командировки (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Видео: как направить сотрудника в командировку

Срок командировки

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

Этап 2: оформление документов на поездку

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме - приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников - форма № Т-9а).

В тексте приказа прописывают срок командировки

В тексте можно прописать цель и задачи поездки. Подписывать приказ вправе тот человек, у которого имеются полномочия отправлять сотрудников в командировку. Ещё нужно, чтобы командируемый ознакомился с приказом под роспись - очень полезно, особенно если сотрудник с низкой исполнительной дисциплиной.

Если внутрифирменное положение о командировках требует оформления служебного задания, то оно может заполняться в свободной форме или по унифицированной форме № Т-10а . В служебном задании указываются:

• фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;
• место и срок поездки;
• цель и задачи, которые требуется выполнить;
• содержание отчёта по её итогам.

В задании указывают цель и задачи командировки

Командировочное удостоверение оформляется по форме № Т-10 , в нём делаются записи:

• о работнике, отправляемом в командировку;
• о сроке командировки;
• о месте и цели поездки.

Здесь же делаются отметки о прибытии и убытии в пункты назначения.

В удостоверении проставляются отметки о прибытии (убытии) в место назначения

Завершающим этапом составляется смета на поездку, эта бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем. По ней оформляется кассовый ордер и выдаётся авансом сумма, необходимая на покупку билета, оплату жилья и проживание в течение всей поездки. Аванс выдаётся перед поездкой, невыдача денег до отправления считается нарушением законодательства.

В день убытия в журнале регистрации командировок делается запись об отправляемом сотруднике. Дата отправления и прибытия засчитываются в срок командировки, поэтому присутствие на рабочем месте в эти дни определяется по решению руководства.

В течение всех дней командировки в табеле учёта рабочего времени по форме № Т-13 проставляется отметка (К) или цифровой код (06), отработанные часы не ставятся. Табель на командированного работника заполняется на основании распоряжения о командировании. Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на даты командировки, отмечаются кодом РВ (или 03). Это необходимо при расчёте оплаты труда в выходные и праздники.

Рабочие дни командируемого отмечаются кодом (К), выходные и праздники (РВ)

Этап 3: продление срока командирования

Порядок действий при продлении срока командировки следующий:

• сотрудника уведомляют о продлении командировки;
• издают приказ;
• рассчитывают суточные;
• выплачивают сотруднику необходимую на дополнительный срок сумму.

Получить письменное согласие необходимо у тех сотрудников, которых отправляют в командировки с их письменного согласия.

О продлении командировки сотрудника уведомляют любым доступным способом

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1 . К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы - чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы - по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Командировка на собственном авто

Если работник уезжает в командировку на личном транспорте, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируется величина компенсации за использование авто, размер амортизации и другие компенсируемые компанией расходы. Вместе с этим указывается порядок компенсации расходов при командировании на личном транспорте. Так как решение руководителя о такой командировке должно быть письменным, этот момент может быть указан в приказе.

По итогам поездки сдаётся служебная записка, в которой следует указать срок командировки. К этому отчётному документу прикладываются маршрутный лист (путевой лист), кассовые чеки, счета, квитанции, подтверждающие маршрут движения авто. Также срок поездки можно определить по документам из гостиницы или договору найма жилья.

Заграничная командировка

Оформление заграничной командировки происходит так же, как и внутрироссийской с тем лишь дополнением, что деньги выплачиваются в иностранной валюте. Тут важно правильно определить, сколько дней оплачивается в валюте, сколько - в рублях. Время нахождения на территории иностранного государства и проезда вне России оплачивается в иностранной валюте, проезд по российской территории - в рублях. Дата пересечения государственной границы оплачивается по-разному: день выезда из России - в иностранной валюте, день въезда в нашу страну - в рублях. Командировочные могут выдаваться через кассу или зачисляться на банковскую карточку.

Командировка и отпуск: такое возможно?

Отпуск - это личное время сотрудника, которым он распоряжается по собственному усмотрению. И уж если возникла такая необходимость, то направлять в командировку можно только с письменного согласия сотрудника.

Важная оговорка - прервать можно лишь ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком экстремальном случае компания оформляет отзыв работника из отпуска, затем с его письменного согласия издаёт приказ о командировании.

Совместить по документам отпуск и командировку не получится: либо человек работает, либо отдыхает

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене командировок. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока командировки (или об отзыве из неё). Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место. Если деньги уже выданы, а командировку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Сколько хранить приказ о командировке

Командировочные документы хранятся 75 лет. Есть послабление для краткосрочных поездок, приказ о них должен храниться 2 года. Однако в законодательстве нет чётких указаний, какую командировку можно считать краткосрочной, поэтому имеет смысл хранить приказы обо всех командировках дольше одного дня в течение 75 лет.

Оформление документов на командируемого специалиста выполняется в пять действий. Вначале определяют, какие именно документы следует готовить (нужно ли командировочное удостоверение и служебное задание). Затем издают приказ. Потом выдают аванс, после этого фиксируют в журнале отправку сотрудника и отмечают в табеле командировочные дни. После возвращения утверждают авансовый отчёт и делают перерасчёт командировочных. Документы можно оформлять в произвольной форме, в том числе и по внутрифирменным стандартам, так как с 1 января 2013 года формы первичных документов для командировок не обязательны к применению.

Мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.

Приказ о направлении в служебную командировку

Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.

Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк

Командировочное удостоверение

Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.

Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии.

По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.

Командировочное удостоверение скачать бланк

Служебное задание

На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.

Служебное задание скачать бланк

Авансовый отчет

Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации.

В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.

Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки

Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:

• Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
• Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
• Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
• Отчет работника о результатах командировки;
• Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.

Если работник направлен в заграничную командировку

С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.

Если работник направлен в однодневную командировку

В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.

Если работнику возмещать питание вместо суточных

Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.